FACULTAD DE INGENIERIA

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

Desarrollo de un Sistema
De Información
Administrativo
(Prototipo)

Profesor: Miguel Carrasco

Asignatura: SIA

Integrantes: Juan Basualdo

Mauricio Meneses

Pablo Rivera
Índice
 Introducción

En esta etapa del desarrollo del proyecto a la empresa Mecomp Ltda se busca
realizar el prototipo del sistema de información administrativa. En trabajo conjunto
con Danilo acuña jefe de administración y logística de la empresa se logró
desarrollar este prototipo no funcional.

Se diseño un sistema automatizado, el cual muestra entradas y salidas antes

expuestas en etapas anteriores. La finalidad de este sistema es entregar
información en forma fácil que permita llevar un seguimiento al cliente y agilizar los
procesos de cotizaciones con listas de precios de servicios actualizadas y en la
base de datos en contraste con la forma anterior y manual de búsqueda de estos.

Una vez realizado este se procede a entrar en la etapa de aprobación en donde se

toma en cuenta la opinión de los usuarios quienes a su vez colaboran con
nosotros en realizar modificaciones si son necesarias las cuales se verán
reflejadas en el prototipo final.
 1. Prototipo No Operacional

1.1 Versión original

Este prototipo tiene como finalidad realizar el primer bosquejo por llamarlo así.
Pasará por una etapa de evaluación de los usuarios escogidos por el jefe del
departamento de administración. Luego se estudiaran los resultados, sugerencias y
posibles cambios.

1.1.1 Prototipo de Entrada

Referidos a los formatos de todas las entradas necesarias para el correcto

funcionamiento del SIA. Almacenadas por medio de SPO para obtener en
consecuencia las salidas respectivas por entradas.

Menú principal Mecomp Ltda

En el menú principal se pueden identificar 4 opciones para ejecutar mediante

botones de comando. Estos dirigirán al usurario a la sección que escogió.
Ingreso Cliente

Esta sección del menú principal nos dirige a esta ventana de opciones de búsqueda
de información sobre el cliente. Tenemos mediante el botón de comando la opción
de ingresar datos de algún cliente nuevo del que no tengamos registro y buscar o
modificar información relacionada a los clientes registrados previamente en nuestra
base de datos.

Ficha Mecomp Cliente Nuevo

Al ingresar en la opción de Cliente Nuevo podremos ingresar sus datos importantes

para generar el contacto durante la duración del proyecto con ellos y también a
futuro para seguimiento al cliente.

En Nombre representante se registra el nombre de la persona de contacto de la

empresa a la cual se le está prestando el servicio. Con esta persona se hacen las
gestiones, se acuerdan plazos o cualquier imprevisto.

Luego van datos más asociados a la empresa en sí. Nombre empresa, Rut
empresa, Dirección, Ciudad, Fono (que puede ser directamente el de la empresa,
el del representante, o ambos) y el E-mail donde sucede lo mismo que en los datos
de teléfono.
Tenemos además los comandos de uso.

Limpiar: Se borran todos los datos introducidos.

Guardar: Los datos registrados se guardan en la base de datos del sistema.

Atrás: se procede a volver al menú de selección de cliente en Ingreso Cliente.

Luego de seleccionar el comando Guardar el sistema le asigna automáticamente
un número de ficha. Este número luego puede ser usado para una búsqueda
rápida de los registros de los clientes.

Volviendo al menú de registro cliente tenemos la segunda alternativa de elección

que es buscar información de un cliente ya registrado en nuestra base de datos.

Cliente Registrado: Comando que nos lleva a ubicar al cliente por dos
alternativas.
Se realiza una búsqueda de la ficha de cliente registrado. Podemos buscarla
mediante el Nombre de la Empresa en Nombre Empresa o por el Número de
ficha de esta que fue previamente asignada automáticamente en orden
cronológico de guardado.

Limpiar: Borra todos los datos colocados en las comandos de escritura.

Buscar: Se procede a buscar en la base de datos el registro del cliente de

acuerdo con el nombre ingresado o el número de ficha.

Atrás: Volvemos al menú de registro Cliente.

Luego de seleccionar la opción Buscar el sistema entregara la ficha de registro
cliente con los datos ya almacenados. La diferencia es que se puede modificar o
editar algún dato que necesite ser actualizado.

Modificar: Permite editar los comandos de escritura para actualizar datos de la

ficha de registro del cliente.

Guardar: Se almacena en la base de datos los datos de cliente que se

modificaron. Se mantiene el número de ficha del cliente.

Atrás: Se vuelve al menú de registro cliente.

Cotización
Opción de comando en el menú principal de Mecomp con la finalidad de realizar
cotizaciones a empresas y además revisar cotizaciones anteriores. Va de la mano
con la opción Servicios que revisaremos más adelante otorgando datos de precios
actualizados por trabajos de mantención de reparación de elementos o
estructuras.

Se pueden realizar una cotización y revisar las anteriores en caso de necesitarlas

y con precios actualizados que pueden hacer variar el valor total de la cotización
anterior.

Cotizaciones Realizadas

Se comienza ingresando el nombre de la empresa o el número de ficha de esta.

Nos aparecerá la cotización asociada a la empresa. En el caso de requerir revisar
todas las cotizaciones realizadas a todas las empresas que hayan solicitado
alguna podemos revisar el listado completo por el recuadro de selección inferior.
Los comandos nos permiten limpiar la información antes puesta, Buscar de
acuerdo a los datos que pusimos y volver al menú de cotizaciones mediante el
botón Atrás.

Luego de seleccionar el comando Buscar llegamos a la sección Cotización

realizada para empresa. Se denominó “x” a cualquier empresa a la cual se le haya
realizado una cotización.
Las columnas que aparecen nos entregan datos necesarios para que el sistema
nos entregue en forma detallada si se trata de una reparación o de una
mantención programada.

Tipo de elemento a reparar o someter a mantención. Qué servicio específico se

está entregando y que tipo de reparación. En esta sección se incluyen el valor de
los repuestos usados y mano de obra. Tiempo de duración del servicio y la
cantidad de elementos a reparar o mantener si es que fuesen más de uno.

Por último se entrega el precio total con IVA incluido.

Se mantienen los comandos usuales Limpiar, Guardar y Atrás.

Imprimir: Nos da la alternativa de imprimir la cotización y tener además un

registro físico para un timbre empresarial o firma oficial de representantes.
Realizar Cotización

Volviendo al menú de Cotización ahora podemos seleccionar Realizar

Cotización.

Se procede a iniciar el proceso de cotización poniendo el nombre de la empresa

que solicita el documento y el sistema nos entrega el número de ficha automático.

Luego podemos mediante los comandos Guardar la información o volver Atrás al

menú de cotización.
Al Guardar los datos se procede a abrir la ventana para realizar la cotización a la
empresa de acuerdo a los detalles descritos anteriormente.

En esta luego de definir cada requerimiento de datos podemos Guardar de forma

definitiva la cotización en la base de datos asociado al número de ficha y empresa
de esta. Imprimir el documento y volver Atrás al menú.
Servicios
Comando destinado a entregar información detallada y actualizada de cada precio
por servicio que entrega Mecomp. Diferenciadas en reparaciones y mantenciones.
Además de entregar detalles sobre qué tipo de trabajo se hace y el elemento a
reparar. En caso de necesitar modificar los precios se puede hacer y luego
guardar estas actualizaciones.

Utilizando los mismos comandos anteriores para aquellas funciones.

1.1.2 Prototipo de Salida

Ahora nos referiremos a las distintas salidas relacionadas a nuestro sistema de

información asociada a la empresa Mecomp Ltda. Esto gracias a la información
que entrega la base de datos mediante el SPO.

Informes
En esta sección podemos obtener información asociada a la Reparación y
mantención más solicitada dentro de un periodo mensual o anual. Y que cliente
de Mecomp es el que más cotiza en la empresa. Estos datos ayudan a identificar
futuras necesidades y seguimiento a los clientes.

Seleccionamos los botones con las opciones para que el sistema nos arroje datos
estadísticos.
Reparación/Mantención más solicitada

Luego de arrojado el grafico solicitado podemos definir en el periodo de tiempo

seleccionado que empresa envía más cotizaciones y trabajos a Mecomp. Así
llevar ofertas y tener un seguimiento detallado de las necesidades de cada una y
aumentar nuestras opciones de nuevos proyectos.
Servicio Mas requerido

El grafico nos entrega información asociada al servicio que más se solicita a

Mecomp. Puede ser reparación o mantención de por ejemplo camas turbos o
piezas pequeñas.
 1.2 Evaluación por parte de los usuarios

En esta etapa el prototipo pasa a ser utilizado por distintos usuarios con el fin de
ser evaluado y recibir comentarios asociados a agregar o modificar detalles del
prototipo.

1.3 Hallazgos de los usuarios frente a la evaluación

De acuerdo a la evaluación surgió la necesidad de modificar el prototipo en su

menú inicial referente a las opciones de comando disponibles a los Registro de
cliente.

1.4 Prototipo Modificado

En la sección de Registro cliente se añadirá la opción de comando que nos dé la

posibilidad de Imprimir el documento de ficha Cliente y el comando para Enviar
por correo electrónico la ficha a algún departamento interno o para su respaldo
físico en caso de necesitarlo.
 Conclusión

El prototipo final sin duda logro el objetivo por el cual se propuso hacer un sistema
de información. La necesidad de llevar registros de precios actualizados además
de hacer un seguimiento de clientes apropiado y hacer no perder las
oportunidades de hacer proyectos futuros con las empresas con las cuales
Mecomp Ltda hizo tratos de mantención y reparación de elementos mecánicos.

La idea es que bajo la tutela de Danilo Acuña jefe de Administración se pueda

llevar avances de los métodos de preparación y recopilación de documentos para
así luego ser llevados a la base de datos.