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Manuale Sintetico Protocollo Lite

Versione 1.0

Manuale Sintetico Protocollo: Lavorazione Pratica

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Indice
1.1
Premessa .............................................................................................................. 3
1.2
Come fare per accedere allapplicazione Protocollo .............................................. 3
1.3
La pagina Attivit di protocollo ............................................................................ 3
1.3.1
Come accedere al Dettaglio di un documento ............................................. 4
1.3.2
Come fare la Presa in carico di un documento ............................................ 5
1.3.3
Come Lavorare un documento ..................................................................... 5
2 Modulo Protocollazione ................................................................................................ 5
2.1.1
Come fare per Protocollare un documento .................................................. 5
2.2
La pagina Protocollazione ................................................................................... 5
2.2.1.1 La scheda Inserimento................................................................................ 6
2.2.2
Come fare per Salvare un protocollo ........................................................... 8
2.2.3
Come avviare una Nuova protocollazione.................................................... 8
2.2.4
Come fare per Accedere alla pagina delle Stampe ...................................... 9
2.2.5
Come fare per stampare una Ricevuta ........................................................ 9
2.2.6
Come fare per stampare un Etichetta ......................................................... 9
2.2.7
Come fare un Assegnazione successiva..................................................... 9
3 Modulo Consultazioni ................................................................................................. 11
3.1.1
Come fare per Ricercare un protocollo ...................................................... 11
3.1.2
Come visionare le Assegnazioni ................................................................ 12
4 Le attivit di protocollo ................................................................................................ 13
4.1
Per lavorare una pratica ...................................................................................... 13
4.1.1
Come effettuare loperazione di Rifiuta Lavorazione .................................... 13
4.1.2
Come effettuare loperazione di Chiudi Lavorazione .................................... 13
4.1.3
Come effettuare loperazione di Chiudi e Riassegna .................................... 13
4.2
Verifica Rifiuto ..................................................................................................... 14
4.2.1
Come effettuare loperazione di Chiudi Senza Riassegnare ........................ 14
4.2.2
Come effettuare loperazione di Riassegna Pratica ...................................... 14
4.3
Scansione Documento ........................................................................................ 14
4.3.1
Come allegare un file da disco ..................................................................... 15
4.3.2
Come allegare un documento da scanner .................................................... 15
4.3.3
Come effettuare loperazione di Archivia e Chiudi .................................... 15

Manuale Sintetico Protocollo: Lavorazione Pratica

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1.1 Premessa
Questo documento una sintesi del manuale utente dellapplicazione Protocollo della
Suite EGOV di Metoda e ha come obiettivo formare loperatore per unimmediata
operativit. Si rimanda, per gli approfondimenti, alla consultazione del manuale completo.

1.2 Come fare per accedere allapplicazione Protocollo

Cliccare sullicona MFlow presente sul desktop e attendere lavvio della pagina Accedi:
Inserire le proprie credenziali di
caselle di testo Login e Password;

accesso

nelle

Selezionare il pulsante Accedi.

Se richiesto selezionare il profilo dalla pagina Selezione profilo:

Scegliere il

profilo dalla lista Profilo Ufficio;

Selezionare il pulsante Accedi.

Attendere lapertura della pagina Dashboard > Scrivania Virtuale:

Selezionare il menu Applicazioni per la

sua apertura.

Selezionare la voce Protocollo.

Attendere lapertura della pagina Attivit di protocollo dellapplicazione Protocollo.

1.3 La pagina Attivit di protocollo

La pagina Attivit di protocollo ha due schede (Pratiche Assegnate ,Pratiche in Carico).
Inizialmente visualizzata la prima che possibile cambiare tramite la scelta del Tab.

Manuale Sintetico Protocollo: Lavorazione Pratica

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La barra dei menu funzionali,

Il titolo della pagina.
I Tab di selezione delle schede.
La work list Lista delle
pratiche con le righe che
rappresentano i documenti del
protocollo censiti nel sistema.
I pulsanti di paginazione e il
numero configurabile di righe
visibili per pagina.

La lista della prima scheda contiene i documenti assegnati alloperatore e non ancora
presi in carico, la seconda quella dei presi in carico e in lavorazione.
In figura, una riga corredata delle Informazioni e dei Link a funzioni:

Le Informazioni sono: Attivit (Lavorazione Pratica, Scansione Documento,

Verifica Rifiuto, Verifica Lavorazione), Protocollo (identificativo della pratica nel
sistema), Tipo (Ingresso, Uscita, Interno),Oggetto, Stato (Assegnata, Preso in
carico).
Le Funzioni sono:

Lavorazione Pratica (Processo) ,

La scheda Pratiche Assegnate si completa con il pulsante

Dettaglio Pratica.
.

La scheda Pratiche in Carico con il pulsante

Procedura per la lavorazione di un documento

A seguito dellassegnazione di una pratica la work list delle pratiche in carico si aggiorna
con una riga che la rappresenta. Procedere con la sua presa in carico e, quindi, con la
sua lavorazione (processa) tramite laccesso alle pagine dallapplicazione con il link
1.3.1

Come accedere al Dettaglio di un documento

Scegliere da una work list

la riga del documento

e selezionare il relativo link

Dettaglio Pratica.
Attendere lapertura della pagina Dettaglio.

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1.3.2

Come fare la Presa in carico di un documento

Posizionarsi sulla scheda Pratiche Assegnate, scegliere dalla work list

documento e selezionare il relativo link
Per pi prese in carico spuntare i check

la riga del

Lavorazione Pratica (Processo).

delle righe dei documenti scelti e, al termine,

selezionare il pulsante
I documenti selezionati sono spostati nella work list della scheda Pratiche in Carico.
1.3.3

Come Lavorare un documento

Posizionarsi sulla scheda Pratiche in Carico, scegliere dalla work list la riga del
documento e selezionare il relativo link
Alternativamente spuntare il check

Lavorazione Pratica (Processo).

della riga e il pulsante

Attendere, in entrambe i casi, lapertura della pagina di lavoro predisposta per lattivit.

2 Modulo Protocollazione
Il modulo Protocollazione consente di registrare nel sistema la documentazione
dellente in: ingresso, uscita e interna.
2.1.1

Come fare per Protocollare un documento

Posizionarsi sulla pagina Attivit di protocollo.

Selezionare dalla barra dei menu funzionali la voce
Protocollazione ed attendere la sua apertura.
Selezionare la voce di menu corrispondente alla tipologia
di documento da protocollare.

Attendere lapertura della pagina Protocollazione.

2.2 La pagina Protocollazione

La pagina Protocollazione ha tre schede (Inserimento, Assegnazione scansione e Altri
Dati). E possibile navigare le schede tramite la selezione dei Tab.

Ogni scheda raggruppa i dati in sezioni e indica quelli obbligatori con *.

In figura la pagina cos come appare per linserimento di un nuovo protocollo in ingresso:

Manuale Sintetico Protocollo: Lavorazione Pratica

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Titolo della pagina

Tab per il cambio delle schede.
Le sezioni della scheda
Inserimento con le caselle di
testo, le liste multi voce, i link
funzionali alle altre pagine
dellapplicazione.
La barra delle Azioni con i
pulsanti abilitati in base
alloperativit:
Indietro, Duplica, Nuovo,
Assegna, Protocolla, Stampe.

2.2.1.1 La scheda Inserimento

Di seguito sono descritte le sezioni della scheda e come completarle in inserimento.
La sezione Protocollo
Questi dati identificano univocamente il documento protocollato nel sistema (Anno,
Numero, Data e ora registrazione, Tipologia : In Ingresso, In Uscita o Interna) :
La casella Anno
completata in automatico dal
sistema.

La sezione Classificazione
Questi dati classificano il documento in base al Titolario (Codice e Descrizione):
Completare a mano le caselle
editabili con dei valori di
classificazione validi o
ricercarli nel titolario.

Il valore # classifica genericamente un documento. Il link

apre la pagina Titolario.

La sezione Riferimento Interno

Questi dati relazionano il documento con uno o pi protocolli del sistema (Anno e Numero):
Completare a mano le caselle di testo con dei
protocolli gi censiti nel sistema o ricercarli
nellarchivio dei protocolli censiti.

Il link

apre la pagina di Ricerca Protocollo.

La sezione Mittente
Questi dati relazionano il documento con il protocollo del mittente (Numero e Data
Riferimento):
Completare, se necessario, le caselle con i dati del
protocollo dellente di provenienza del documento.

La sezione AOO
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Questi dati relazionano il documento ad una AOO (Area Organizzativa Omogenea):

Selezionare, se richiesto, un elemento dalla lista.

La sezione Dati Pratica

Questi dati definiscono il tipo di pratica del documento (Tipo Pratica, Iter e Spedizione):
Impostare dei valori
in ogni singola lista

La lista Tipo Pratica alimentata con la tabella Impostazioni Protocollazione, la lista

Iter dagli iter della pratica (es. Iter predefinito, Fattura) e la lista Spedizione con i
mezzi (es. Ufficiale giud., Raccomandata, Corriere).
La sezione Dati Protocollo
Questi dati di definiscono il dati di protocollo ( Codice Oggetto, Oggetto, Se riservata, Se
Minuta Torni, Composizione allegati, Scansione):
Completare le caselle delloggetto o
ricercarlo nellarchivio oggetti.
Eventualmente spuntare le altre
informazioni del protocollo.

Il link

apre la pagina di gestione degli oggetti.

ATTENZIONE: alcuni di questi valori sono utilizzati dallapplicazione per la lavorazione della
pratica. Il Si per la Fase di scansione abilita la scheda Scansione ed il pulsante
Scansione\Upload sulla pagina di stampa.

La sezione Scrivente
E presente solo se il protocollo In uscita o Interno e identifica loperatore scrivente e
gli uffici di provenienza della documentazione:
Completare la casella COD. UFFICIO
con un codice (se noto) e
selezionare il link
per conferma.
Oppure ricercare un valore nella
pagina Selezione Uffici.

Il link

apre la pagina di Selezione Uffici.

La sezione Destinatario
E presente solo se il documento In uscita e contiene la lista dei destinatari della
documentazione protocollata:
Completare la casella ID Utente
con un codice (se noto) e
selezionare il link
per conferma.
Oppure ricercare un valore nella
pagina Rubrica

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Il link

apre la pagina Rubrica.

La sezione Mittente
E presente solo se il documento In Ingresso e presenta i mittenti della
documentazione.
La sezione Assegnazione Pratica
Ospita i dati di assegnazione:

Selezionare, se necessario, il check

per visionare la pratica nella pagina
Pratiche in visione (per eventuali
assegnazioni successive).
Procedere con lattivit di assegnazione
oppure effettuarla successivamente.

ATTENZIONE: loperazione di spunta possibile solo in questa sezione.

ATTENZIONE: per avviare il flusso di lavorazione della pratica necessario completare
questa sezione. Si pu effettuare loperazione successivamente tramite loperazione di
Assegnazione successiva. Le procedure di assegnazione in questa fase e successiva
sono identiche.

2.2.2

Come fare per Salvare un protocollo

Completare le schede presenti nella pagina Protocollo e selezionare il pulsante

Attendere eventuali messaggi dal sistema o lapertura della pagina delle Stampe:
Procedere eventualmente con
le operazioni di stampa.

Loperazione di inserimento si conclude con laggiornamento della barra delle Azioni :

Le operazioni possibili dopo il salvataggio sono: Eseguire la scansione della

documentazione se cartacea, Stampare letichetta del protocollo, Rilasciare la ricevuta,

Effettuare lassegnazione successiva della pratica per la sua lavorazione, Procedere
con le altre azioni per effetto dellabilitazione dei pulsanti.
2.2.3

Come avviare una Nuova protocollazione

Selezionare il pulsante

dalla barra delle Azioni.

La pagina Protocollo si predispone allinserimento pulita dai dati.

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2.2.4

Come fare per Accedere alla pagina delle Stampe

dalla barra delle Azioni.

Selezionare il pulsante

Attendere lapertura della pagina Stampe.

2.2.5

Come fare per stampare una Ricevuta

barra delle Azioni.

Selezionare il pulsante

Attendere lapertura della pagina Stampe.

2.2.6

Come fare per stampare un Etichetta

dalla barra delle Azioni attendere lapertura della pagina.

Selezionare il pulsante
2.2.7

Come fare un Assegnazione successiva

dalla barra delle Azioni.

Selezionare il pulsante

Attendere lapertura della pagina di Assegnazione Successiva.

In figura limmagine della pagina:

Lista Assegnazioni precedenti dove

ogni riga rappresenta un
assegnatario precedente.
Lista Nuove assegnazioni dove ogni
riga rappresenta un nuovo
assegnatario.
Parametri aggiuntivi di
assegnazione.

Pulsanti di assegnazione.

Ogni riga della lista Assegnazioni precedenti ha le seguenti informazioni:

1. Stato dellassegnazione;
2. Mittente (definisce loperatore che ha effettuato lassegnazione);
3. Destinatario (definisce loperatore assegnatario della lavorazione che pu essere un
singolo operatore o un intero ufficio. Licona

indica unassegnazione singola, licona

indica unassegnazione ad un ufficio);

4. Data Assegnazione e Data Completamento;
5. Link alle funzioni di Dettaglio e Rimuovi (questultimo abilitato solo se il destinatario non
ha effettuato la presa in carico).

Manuale Sintetico Protocollo: Lavorazione Pratica

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Ogni riga della lista Nuove assegnazioni ha le seguenti informazioni:

1. check di selezione

2. Icona di assegnazione (come sopra);

3. Ufficio;
4. Ruolo;
5. Assegnazione (pu essere Per lavorazione, Per conoscenza, Visione).
ATTENZIONE :loperativit sulla pagina molto importante perch avvia il flusso della
pratica. E possibile inserire una pratica ma lavvio del flusso di lavorazione subordinato
alla sua assegnazione.

I passi da eseguire per lassegnazione di un protocollo sono:

1. Inserire il nominativo dellutente nella lista delle nuove assegnazioni;
2. Stabilire la tipologia di assegnazione;
3. Stabilire i parametri di assegnazione;
4. Selezionare il pulsante Assegna;
Passo 1
Completare manualmente il campo COD. UFFICIO in
selezionare il link

per conferma oppure ricercare nelle pagine tramite i link

e
.

Loperazione aggiorna la lista Nuove assegnazioni con gli operatori selezionati.

Passo 2
Scegliere la tipologia di assegnazione (Per lavorazione a Per conoscenza) da assegnare
ad ogni operatore presente nella lista Nuove assegnazioni.
Selezionare il campo Assegnazione nella riga e ottenere lapertura della lista multi voce:
Selezionare uno dei due valori proposti.

Passo 3
Stabilire i parametri di assegnazione (validi per tutti gli elementi presenti nella lista Nuove
assegnazioni) selezionando il link Parametri per aprire il secondo settore:

Manuale Sintetico Protocollo: Lavorazione Pratica

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Settare i parametri nel seguente modo:

Avvalorare il check Richiedi se si prevede la Verifica della Lavorazione ;

Spuntare il check Si se si prevede la Lavorazione Obbligatoria della pratica;

Avvalorare la relativa casella se si prevede la Scadenza per la Lavorazione;

Inserire eventualmente delle note di assegnazione nellapposita casella.

Passo 4
Confermare la lista Nuove assegnazioni con la selezione del pulsante Assegna.
Attendere laggiornamento della lista Assegnazioni precedenti con i nuovi assegnatari.
NOTA : inserire pi di un Destinatario nella lista assegnatari equivale ad avviare pi flussi
distinti e indipendenti sulla pratica, uno per ogni destinatario.
I destinatari, a loro volta, possono assegnare la pratica ad altri per lavorazioni successive.

3 Modulo Consultazioni
Il modulo Consultazioni consente lattivit di ricerca delle pratiche di protocollo censite
nel sistema.
Da qui possibile : Ricercare un protocollo, Gestire le pratiche in visione,
3.1.1

Come fare per Ricercare un protocollo

Posizionarsi sulla pagina Attivit di protocollo.

Selezionare il menu Consultazioni e la voce Ricerca Protocollo per ottenere
lapertura dellomonima pagina.
Questultima presenta due sezioni: Filtri, Lista dei risultati.
La prima sezione consente di immettere delle condizioni di ricerca nel sistema, la seconda
ospita la lista dei documenti protocollati che le soddisfano.
Su ogni riga della lista possibile eseguire delle azioni (es. stampare, esportare,
assegnare).
Per avviare la ricerca configurare i filtri (cos come successivamente descritto) e
selezionare il pulsante

Attendere laggiornamento della lista.

Per configurare i filtri
I filtri sono configurabili come un elenco variabile di liste multi voci ottenibile.
Per aggiungere una nuova lista selezionare il pulsante
della lista multi voce dei filtri.
Manuale Sintetico Protocollo: Lavorazione Pratica

e attendere laggiunta

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Scegliere un elemento di filtro dalla lista e completare il parametro scelto con i valori (se
richiesto) che lapplicazione utilizzer come condizione nella ricerca.
In figura un esempio di ricerca per anno e numero di protocollo:

La procedura di configurazione dei filtri comune a tutte le pagine in cui si prevede di

effettuare delle ricerche.
Per compiere azioni su un documento della lista
Selezionare con il tasto sinistro del mouse il pulsante

presente sulla riga che lo

rappresenta.
Attendere la sua apertura:

Selezionare la voce dellazione per accedere alla

relativa pagina di gestione.

3.1.2

Come visionare le Assegnazioni

Posizionarsi sulla pagina Attivit di protocollo.

Selezionare il menu Consultazioni e la voce Assegnazioni per ottenere lapertura
dellomonima pagina.
Questultima presenta le seguenti schede: Pratiche Assegnate per lavorazione, Pratiche per
conoscenza e Pratiche Inviate.

La scheda Pratiche Assegnate per lavorazione propone una sezione con dei filtri di
ricerca e la lista dei risultati con le pratiche da lavorare.
Le altre due schede, identiche per struttura alla prima, consentono di visualizzare le
pratiche inviate per conoscenza alloperatore e che lui stesso ha inviato ad altri.
Per rimuovere unassegnazione
Posizionarsi sulla scheda Pratiche Inviate, ricercare lassegnazione ed in seguito
selezionare il link

presente sulla riga.

Lapplicazione propone il messaggio di conferma delloperazione.

Confermare con lopzione Si ed attendere lesito delloperazione.

Manuale Sintetico Protocollo: Lavorazione Pratica

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4 Le attivit di protocollo
In questo paragrafo sono riassunte le principali attivit che un operatore chiamato a
svolgere nel sistema.
Attenzione: per svolgere una qualsiasi attivit su di un documento necessario effettuare
la sua Presa in carico cos come descritto nel paragrafo della pagina Attivit di
protocollo.

4.1 Per lavorare una pratica

Lavorazione Pratica

Selezionare la riga corrispondente nella work list, il link

(Processo).

Attendere lapertura della pagina di Lavorazione Pratica organizzata in sezioni.

In alto le sezioni informative: Dettaglio Pratica, Dettaglio Assegnazioni, Procedimenti (da cui
possibile avviare o associare un nuovo procedimento alla pratica).

Al centro le sezioni per la lavorazione: Sotto fascicoli Personali, Note

In basso i pulsanti di gestione.
4.1.1

Come effettuare loperazione di Rifiuta Lavorazione

Selezionare il pulsante Rifiuta lavorazione.

Lapplicazione aggiorna lo stato dellassegnazione delloperatore che rifiuta in Rifiutata e
fa avanzare il flusso sulla prossima attivit che Verifica Rifiuto.
4.1.2

Come effettuare loperazione di Chiudi Lavorazione

Selezionare il pulsante Chiudi lavorazione.

Lapplicazione propone un messaggio di conferma.
Confermare loperazione con la scelta dellopzione Si.
Lapplicazione fa avanzare il flusso e lo stato dellassegnazione delloperatore diventa
Completata oppure In Attesa di Verifica.
4.1.3

Come effettuare loperazione di Chiudi e Riassegna

Selezionare il pulsante Chiudi e Riassegna.

Lapplicazione propone la pagina di assegnazione.
Procedere allassegnazione successiva e confermare.
Al

termine

dellassegnazione

lapplicazione

fa

avanzare

il

flusso

dellassegnazione delloperatore diventa Completata oppure In Attesa di Verifica.

Manuale Sintetico Protocollo: Lavorazione Pratica

lo

stato

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Attenzione: nel caso lo stato diventa In Attesa di Verifica lapplicazione attende il

completamento dellattivit di verifica prima di avviare i flussi legati alle nuove assegnazioni
inserite.

4.2 Verifica Rifiuto

La struttura della pagina Verifica Rifiuto del tutto simile a quella prevista per la
lavorazione con delle differenze per la gestione delle motivazioni e nella tipologia di
pulsanti:

4.2.1

Come effettuare loperazione di Chiudi Senza Riassegnare

Selezionare il pulsante Chiudi Senza Riassegnare.

Lapplicazione mostra un messaggio di conferma e alla scelta dellopzione Si termina il
flusso.
4.2.2

Come effettuare loperazione di Riassegna Pratica

Selezionare il pulsante Riassegna Pratica.

Lapplicazione propone la pagina di assegnazione.
Procedere cos come descritto nel paragrafo Loperazione di assegnazione
successiva.
Al termine lapplicazione fa avanzare il flusso e con lo stato delle nuove assegnazioni a
Assegnata.

4.3 Scansione Documento

Lattivit ha lo scopo di acquisire la documentazione ufficiale di una pratica di protocollo
censita con lopzione Fase di scansione a Si.
Per avviare la scansione selezionare la riga corrispondente nella work list e il link
Lavorazione Pratica (Processo).
Attendere lapertura della pagina Scansione/Acquisizione Documento che presenta
due sezioni: Dettaglio pratica e Scansione\Acquisizione Documento

Manuale Sintetico Protocollo: Lavorazione Pratica

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La prima ha i dati di dettaglio

della pratica navigabili con il

La seconda sezione consente

seguenti le seguenti operazioni:
Definire se la fase sia
completata per far avanzare
il flusso,
Acquisire i documenti
della pratica,
Inserire delle note,
Confermare o annullare le
modifiche

4.3.1

Come allegare un file da disco

Selezionare dalla lista multi voce Seleziona una sorgente il valore Carica File .
Con il pulsante

aprire la finestra di dialogo e cercare il file sul disco.

Selezionare il nome del file e il pulsante Apri e attendere laggiornamento della lista con
il nome del file:

4.3.2

Come allegare un documento da scanner

Accertarsi del collegamento allo scanner e scegliere l'opzione relativa allo scanner dalla
combo box della sorgente dei file.
A seguito di tale scelta la pagina si aggiorna:

Per acquisire un documento:

Scegliere lo scanner connesso alla stazione di lavoro (il sistema funziona solo se lo
scanner fisicamente connesso credo anche uno di rete- da verificare,

Aggiungere le pagine acquisite dallo scanner (eseguire pi di una scansione) ,

Completare la scansione ed inviare il file al server.

4.3.3

Come effettuare loperazione di Archivia e Chiudi

Acquisire la documentazione e selezionare lopzione Si (per indicare che la fase

completa).

In seguito selezionare il pulsante Processa.

Attenzione : questa operazione fa avanzare il flusso ed irreversibile.
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