La nuova era della

conservazione digitale

Linformatica sta mutando le modalit di produzione, gestione, archiviazione e conservazione dei documenti sia nella Pubblica
Amministrazione che nelle aziende private.
Il piano E-Gov ha di fatto spinto alla progressiva dematerializzazione dei documenti nellottica di un graduale miglioramento
dellefficienza e del contenimento dei costi dovuti alla tradizionale gestione analogica.
Linnovazione cambiamento, e come tale apporta alcune criticit, ma soprattutto significativi benefici.
Per beneficiare totalmente di questa spinta innovativa legata alla gestione e conservazione dei documenti occorre adottare un approccio multidisciplinare che contempli aspetti giuridici, tecnologici, informatici e archivistici.

Delibera CNIPA n.11/2004: le origini della dematerializzazione

Questa norma, tuttoggi in vigore, definisce la natura di un documento informatico e regolamenta la sua conservazione a norma con
lo scopo di garantire integrit, immodificabilit e autenticit.
Conservare digitalmente significa quindi sostituire i documenti cartacei, con l'equivalente documento in formato digitale che viene
"bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

Gli Standard OAIS, UNI SiNCRO e Dublin Core: levoluzione della conservazione digitale
Archivisti e conservatori si sono interrogati con una lunga disamina sui limiti della Delibera CNIPA, che ha portato ad alcune riflessioni.
Operativamente ognuno ha interpretato le disposizioni di legge realizzando soluzioni diverse non interoperabili che comportano
alcune criticit:

per la conservazione nel lungo periodo

in caso di evoluzione dei sistemi o di passaggio a sistemi di fornitore diverso

Si prospetta un nuovo scenario, nato dal lavoro collaborativo svolto nellambito dei gruppi di lavoro sulla conservazione digitale, istituiti dallallora DigitPA (ora AgID), che hanno visto operare insieme Amministrazioni e Operatori di mercato per definire:

glossario/definizioni

formati

misure, standard, specifiche tecniche

specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione metadati

Le emanande regole tecniche introducono il concetto di processo di conservazione dei documenti informatici attuato mediante un
sistema di conservazione che, con ladozione di norme, standard, procedure e tecnologie, assicura:

la conservazione, integrata ai documenti, delle informazioni di contesto (metadati) generate nelle fasi di gestione e di conservazione del documento stesso;
la conservazione:
- del software di gestione, consultazione e conservazione,
- degli strumenti di ricerca,
- dei manuali di gestione e dei manuali operativi, utilizzati nei sistemi di gestione dei documenti,
- del manuale di conservazione;
lindividuazione delle responsabilit per tutte le fasi di gestione del sistema.

Le emanande regole tecniche, si basano sui seguenti standard:

OAIS: ISO 14721 Open Archival Information System

UNI SInCRO: UNI 11386 Supporto all'Interoperabilit nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali
Dublin Core: ISO 15386 The metadata element set

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OAIS
il pi importante standard per la conservazione digitale a lungo termine.
Si tratta di un modello strettamente logico che non dipende da nessuna implementazione.
Descrive un archivio come un'organizzazione all'interno della quale deve arrivare l'informazione creata dal produttore, quali fasi di
trattamento sono necessarie per l'archiviazione a lungo termine e come si pu accedere alle informazioni per metterle a disposizione di un insieme di utenti.
Il modello definisce:

un Pacchetto di versamento (SIP = Submission Information Package) che creato da un produttore (Producer) viene integrato
(Ingest) nel sistema di conservazione.

dopo l'integrazione l'oggetto trasformato in un Pacchetto d'archiviazione (AIP = Archival Information Package) e depositato
nel sistema di conservazione (Archival Storage).

la gestione del Pacchetto informativo avviene nel modulo di gestione (Data Management).

il Pacchetto di archiviazione viene fornito all'utente (Consumer) come Pacchetto di distribuzione (DIP = Dissemination Information Package) attraverso il modulo di utilizzazione (Access) nel rispetto di tutte le restrizioni giuridiche.

la conservazione di lungo periodo sotto forma di una migrazione e di un'emulazione degli oggetti prevista nel modulo di
conservazione (Preservation Planning).

la gestione dell'insieme del sistema di conservazione passa dal modulo di amministrazione (Administration).

UNI SiNCRO
La commissione tecnica SInCRO di UNI (Ente Nazionale Italiano di Unificazione), composta da CNIPA (ora AGID), Beni Culturali e operatori del settore, tra cui Ifin Sistemi, ha individuato uno standard nazionale per la struttura dellinsieme dei dati a supporto del processo di conservazione sostitutiva.
Lo standard UNI SInCRO individua il file di chiusura o indice di conservazione, previsto dalla deliberazione CNIPA 11/2004. Gli operatori del settore, grazie a questo standard e a questa procedura unificata, saranno favoriti nellinteroperabilit tra differenti sistemi di
conservazione, garantendo un buon livello di qualit dei loro applicativi.

Dublin Core
Il Dublin Core Metadata Element Set (DCMES), sviluppato in ambito OCLC (Online Computer Library Center) ha stabilito un vocabolario semantico per descrivere informazioni sulle caratteristiche "core" di un oggetto informativo e categorizzarlo ai fini di una ricerca
semplificata da parte dell'utente.
Si caratterizza per:

semplicit di utilizzo in quanto si rivolge sia a non catalogatori che a specialisti;

interoperabilit semantica, stabilendo una comune rete di dati concordati nel loro significato e valore;

promozione di uno strumento utile per una infrastruttura a livello anche internazionale;

flessibilit, in quanto permette di integrare e sviluppare la struttura dei dati con significati semantici diversi ed appropriati al
contesto di applicazione.

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DocPA 4: la soluzione di conservazione digitale compliant agli standard

Ifin Sistemi azienda che da 30 anni opera con successo nel campo della gestione documentale, dal 2004 ha basato il proprio core
business sulla conservazione digitale.
Ifin Sistemi, sceglie di adeguare la propria suite di conservazione digitale agli standard OAIS, UNI SiNCRO e Dublin Core, con la nuova
versione DocPA 4.
Lobiettivo quello di proporre ai propri clienti un preciso allineamento agli standard delle emanande regola tecniche dellAgenzia
per lItalia Digitale, per garantire laccessibilit e intellegibilit dei dati digitali nel tempo.
Questo importante aggiornamento stato reso possibile grazie ad una community di specialisti informatici, archivisti, consulenti in
materia normativa, che operano allinterno di Ifin Sistemi e che supportano il Cliente nella corretta formazione, archiviazione e conservazione del documento digitale.
Dallanalisi di progetto, allindividuazione e formazione del Responsabile della Conservazione, allinstallazione e personalizzazione
del software, fino alla redazione della contrattualistica necessaria per lavvio del progetto di conservazione, Ifin Sistemi assiste il
cliente passo dopo passo.
DocPA 4 la soluzione di conservazione legale sviluppata in ottemperanza alle emanande regole tecniche e pensata per rispondere alle esigenze dellutente. Un software dinamico, capace di adattarsi velocemente al continuo cambiamento normativo e al contempo uno strumento di supporto al lavoro dellutente.

Autenticazione
Laccesso alle funzionalit offerte da DocPA 4 regolato da un sottosistema di autenticazione e autorizzazione che permette di
suddividere lutenza in gruppi ai quali possibile assegnare permessi di esecuzione di specifiche operazioni. Ogni utente potr accedere ad uno o pi Soggetti Produttori e avere visibilit su uno o pi descrizioni archivistiche .

Validazione pre-conservazione
Sui documenti versati al sistema di conservazione possibile avviare unattivit di validazione della documentazione stessa rispetto
alle regole ed agli standard previsti dalle classi documentali di appartenenza. I risultati della convalida sono allegati al documento
oggetto della convalida per essere eventualmente portati in conservazione insieme al documento. Il processo di convalida include:

la verifica dellintegrit del documento memorizzato sul supporto rispetto allimpronta associata allo stesso;
la verifica che il formato del contenuto binario sia coerente con quanto dichiarato nei suoi metadati;
la verifica delle eventuali firme digitali apposte su di esso, comprensiva di convalida del certificato rispetto ad uno store
locale ed alle liste di revoca on-line;
leventuale verifica della presenza in archivio sostitutivo di un documento identico (i.e.: stessa impronta e/o metadati).

Il risultato della convalida riepilogato da un esito che pu essere positivo o negativo. I documenti per i quali lesito della convalida
risultato positivo possono quindi essere inseriti in un pacchetto di archiviazione.

Scarto dei documenti

I documenti che non sono risultati validi in seguito al processo di convalida o che hanno superato il tempo massimo di conservazione
previsto per la classe documentale di appartenenza possono essere eliminati dal sistema di conservazione. Gli estremi delloperazione, ovvero i riferimenti dellutente esecutore, del documento e del momento di esecuzione, sono opportunamente registrati in un
apposito file e mantenuti per un periodo di tempo configurabile.

Costruzione dei pacchetti di archiviazione

I pacchetti di archiviazione vengono costituiti lottizzando i documenti. La lottizzazione di un documento consiste nellassegnazione
del documento ad un pacchetto di archiviazione non ancora chiuso. In ogni momento pu esistere uno solo pacchetto di archiviazione aperto per classe documentale (i.e.: Definizione Archivistica). Loperazione di lottizzazione attua le politiche di lottizzazione specificate dalla classe documentale del documento ed in particolare quelle inerenti alla numerosit ed alla dimensione massima totale
dei documenti contenuti da un pacchetto. Quando, ad esempio, un documento supera la dimensione massima totale prevista per il
pacchetto in quel momento aperto, tale lotto viene chiuso ed il documento assegnato ad un nuovo pacchetto aperto.

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Chiusura di un pacchetto di archiviazione

La chiusura di un pacchetto di archiviazione pu avvenire nellambito delloperazione di lottizzazione di un documento oppure pu
essere richiesta indipendentemente da questa per attuare i vincoli di periodicit della conservazione imposti dalla classe documentale di appartenenza. La chiusura di un pacchetto di archiviazione implica la generazione di un documento di chiusura come specificato dallo standard UNI 11386 (SInCRO), contenente sia le informazioni descrittive, che quelle inerenti al processo di conservazione
dei documenti cui il pacchetto di archiviazione si riferisce.

Pacchetto di Archiviazione (AIP)

Il pacchetto di archiviazione, consiste nellapposizione della firma digitale del responsabile della conservazione allindice di conservazione (evidenza) generato in fase di chiusura del pacchetto di archiviazione. Opzionalmente, la firma digitale pu essere seguita
dallapposizione di una marca temporale fornita da uno dei Time-Stamp Provider supportati (Actalis, Cedacri, Infocert, Namirial, Postecom e Telecom). Con ogni documento sar conservato il file di controllo associato e verr generata una nuova cartella numerata
progressivamente per ogni pacchetto di archiviazione.

Verifica dellintegrit
La funzionalit di verifica, permette di verificare lintegrit del documento dal momento della sua conservazione, confrontando limpronta attuale con quella contenuta nellIndice di Conservazione. Tale funzionalit risulta utile nellassolvimento dei requisiti di verifica periodica della leggibilit dei documenti, come enunciati dalla normativa vigente. Opzionalmente, questa funzione pu includere
la verifica dellintegrit e della firma digitale apposta al relativo lndice di Conservazione. In qualsiasi momento a seguito di una ricerca, possibile effettuare una verifica sul singolo file o insieme di file.

Esibizione secondo lo standard OAIS

Il sistema gestisce un archivio dei software eseguibili utili a visualizzare i documenti conservati. Tramite unapposita operazione
possibile scaricare il pacchetto di distribuzione, associarne una descrizione ed unimpronta. I software dellarchivio possono quindi
essere associati ad una Definizione Archivistica in modo che, al momento della generazione del pacchetti di distribuzione dei documenti da esibire, vengano inclusi anche i software necessari alla loro visualizzazione. Inoltre, nei pacchetti di distribuzione possibile
inserire tutta la catena di documentazione necessaria a rispondere alle esigenze dello standard OAIS.

DocPA 4: linteroperabilit del sistema di conservazione digitale

DocPA 4 il sistema di conservazione digitale che pu dialogare con qualsiasi gestionale o documentale in maniera semplice e
non invasiva, grazie allintegrazione via File System e/o via Web Services.
Per realt aziendali pi semplici, DocPA 4 pu utilizzare il File System (NFS e/o NTFS) come modalit di versamento dei documenti
da altri applicativi. Con DocPA 4 possibile impostare regole differenti di conservazione a seconda della cartella nella quale sono
depositati i documenti da conservare.
Per strutture aziendali tecnologicamente pi avanzate, DocPA 4 mette a disposizione un insieme di Web Services che permettono
di interfacciare il sistema di conservazione attraverso operazioni di ricerca e/o versamento di documenti.
DocPA 4, in grado di dialogare con lapplicativo Business Gateway Suite che permette lintegrazione con i sistemi fatturanti per
lelaborazione della fattura elettronica vero la pubblica amministrazione secondo il DM 3 aprile 2013 , n. 55. Business Gateway Suite
infatti possiede tutti i servizi web utili allinvio e monitoraggio della fattura al Sistema dInterscambio.
Per un approfondimento

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