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Guida Operativa AlexPro

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi

Manuale d'uso del Software Guida Operativa AlexPro di Gestione Studio Professionale. © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi

lunedì 1 febbraio 2010


Guida Operativa AlexPro
Software di Gestione Studio Professionale

by El Saidi Software di Karim El Saidi

Questo manuale è dedicato agli utenti del Software AlexPro


per la Gestione dello Studio Professionale.

Altre informazioni, lezioni multimediali e guide passo passo


sono disponibili nella Guida Online consultabile direttamente
dall'applicativo e sulle diverse pubblicazioni su internet;
come ad esempio nel BLOG di AlexPro: blog.alexpro.it
Guida Operativa AlexPro

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi

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Stampato nel mese di: febbraio 2010

Il presente manuale è relativo alla Versione 2008.0.0 di AlexPro


Guida Operativa AlexPro

Indice
Introduzione 0

Part I Installazione 12

Part II Attivazione del Software 25

Part III Come Iniziare 28

Part IV L'Interfaccia di AlexPro 31


1 Spazio di Lavoro
................................................................................................................................... 32
2 Scorciatoie da
...................................................................................................................................
Tastiera 35
3 Ricerca delle...................................................................................................................................
Informazioni 38
4 Ricerca Contestuale
................................................................................................................................... 41
5 Visualizzazione
...................................................................................................................................
Personalizzate 43

Part V Gestione delle Pratiche 49


1 La Scheda Anagrafica
...................................................................................................................................
delle Pratica 50
2 Chi può Creare
...................................................................................................................................
le Pratiche 59
3 Creare una Pratica
...................................................................................................................................
da Modello 59
4 Sotto Schede
...................................................................................................................................
della Pratica 59
Sezione Riferimenti
.......................................................................................................................................................... 61
Sezione Dettagli
.......................................................................................................................................................... 64
Sezione Scadenze
.......................................................................................................................................................... 65
Sezione Registrazioni
.......................................................................................................................................................... 68
Sezione Fatture
.......................................................................................................................................................... 73
Sezione Parti .......................................................................................................................................................... 77
Sezione Documenti
.......................................................................................................................................................... 79
Sezione Statistiche
.......................................................................................................................................................... 82
Sezione Tariffe
.......................................................................................................................................................... 83
Sezione Note .......................................................................................................................................................... 87
5 Modificare e...................................................................................................................................
Aggiornare la Pratica 88
6 Cancellare una
...................................................................................................................................
Pratica 89
7 Chiudere una
...................................................................................................................................
Pratica 90
8 Cambiare lo...................................................................................................................................
Stato della Pratica 91
9 Cercare le Pratiche
................................................................................................................................... 92
10 Gestire le Parti
...................................................................................................................................
di una Pratica 93
11 Cambio Cliente
................................................................................................................................... 95
12 Campi Aggiuntivi
...................................................................................................................................
Personalizzati 97
13 Pratiche Ferme
................................................................................................................................... 98

Part VI Gestione dei Contatti 101


1 La Scheda ...................................................................................................................................
Anagrafica 101
2 Chi può Creare
...................................................................................................................................
i Contatti 115

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4
Contents

3 Modificare ...................................................................................................................................
la scheda "Contatto" 115
4 Eliminare la...................................................................................................................................
scheda "Contatto" 115
5 Importazione
...................................................................................................................................
dei Contatti da Outlook Express 115
6 Importazione
...................................................................................................................................
dei Contatti da Altre Fonti 119
7 Esportazione
...................................................................................................................................
dei Contatti in Outlook 119
8 Esportazione
...................................................................................................................................
dei Contatti in Excel 122
9 Esportazione
...................................................................................................................................
dei Contatti in altri Formati 122
10 Impostazione
...................................................................................................................................
Lingua 122
11 Dati di Identificazione
...................................................................................................................................
per L'Antiriciclaggio 125
12 Individuare...................................................................................................................................
o Cercare un Contatto 127

Part VII Lavorare con l'Agenda 130


1 L'Agenda ................................................................................................................................... 131
2 L'Agenda e...................................................................................................................................
Outlook 137
3 Compiere una
...................................................................................................................................
scadenza 139
4 Dall'Agenda
...................................................................................................................................
alla Parcella 143
5 Modificare ...................................................................................................................................
una scadenza 144
6 Spostare una
...................................................................................................................................
scadenza 145
Illustrazione..........................................................................................................................................................
Multimediale 145
7 Eliminare una
...................................................................................................................................
scadenza 145
8 Calcolare una
...................................................................................................................................
Data 146
9 Ottimizzazione
...................................................................................................................................
del lavoro 148
Scadenze per
..........................................................................................................................................................
Più Pratiche 148
Scadenze per
..........................................................................................................................................................
Più Persone 150
Scadenze Ricorrenti
.......................................................................................................................................................... 153
10 Gestione delle
...................................................................................................................................
Macro Scadenze 154

Part VIII Lavorare con La Tariffa 158


1 La Tariffa della
...................................................................................................................................
Professione 159
2 Creare Nuove
...................................................................................................................................
Voci di Tariffa 160
3 Modificare ...................................................................................................................................
una Voce di Tariffa 165
4 Eliminare una
...................................................................................................................................
Voce di Tariffa 165
5 Tipologie delle
...................................................................................................................................
Voci di Tariffa 166
6 Rapporto Tariffa
...................................................................................................................................
e Valore della Pratica 167
7 Gli Acconti................................................................................................................................... 167
8 La Tariffa a...................................................................................................................................
Tempo 168
9 Le Macro Tariffa
................................................................................................................................... 177
10 Gli Scaglioni
...................................................................................................................................
della Voce di Tariffa 179
11 Caratteristiche
...................................................................................................................................
Avanzate delle Voci 182
12 Rapporto Tariffa
...................................................................................................................................
e Operatore 185
13 Tariffa Rivalutabile
................................................................................................................................... 187
14 Rapporto Tariffa
...................................................................................................................................
e Cliente 188
15 Traduzione...................................................................................................................................
delle Descrizioni delle Voci 188

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5
Guida Operativa AlexPro

16 Tariffa Personalizzata
................................................................................................................................... 190

Part IX Lavorare con Le Procedure 199


1 Che cos'è una
...................................................................................................................................
Procedura 200
2 Chi può Gestire
...................................................................................................................................
le Procedure 200
3 Le Procedure
...................................................................................................................................
dell'Agenda 200
4 Procedure ...................................................................................................................................
Semplici 205
5 Procedure ...................................................................................................................................
Composte 205
6 Le Procedure
...................................................................................................................................
e Outlook 208
7 Le Procedure
...................................................................................................................................
e le Festività 209

Part X Gestione degli Operatori 212


1 Chi può Gestire
...................................................................................................................................
gli Operatori 213
2 Gestione Operatori
................................................................................................................................... 213
3 Livelli di Accesso
...................................................................................................................................
al Programma 220
4 Classifica degli
...................................................................................................................................
Operatori 220
5 Disattivare ...................................................................................................................................
la Scheda di un Operatore 221
6 Eliminare la...................................................................................................................................
Scheda Operatore 222
7 Dettaglio Contatto
................................................................................................................................... 223
8 L'Operatore...................................................................................................................................
e Outlook 224

Part XI Anagrafiche e Tabelle 227


1 Livelli Sconto
...................................................................................................................................
e Maggiorazione 228
2 Mezzi di Comunicazione
................................................................................................................................... 231
3 Materie ................................................................................................................................... 234
4 Tipi Pratiche
................................................................................................................................... 236
5 Lingue ................................................................................................................................... 240
6 IVA ................................................................................................................................... 243
7 Stati Pratiche
...................................................................................................................................
e Scadenze 245
8 Gruppi Operatori
................................................................................................................................... 247
9 Casse e Banche
................................................................................................................................... 249
10 Condizioni ...................................................................................................................................
di Pagamento 250
11 Ruoli Amministrativi
................................................................................................................................... 253
12 Modelli Documenti
................................................................................................................................... 257

Part XII Gestione dei Documenti 261


1 Collegare Documenti
...................................................................................................................................
alle Pratiche 262
2 Incorporare...................................................................................................................................
Documenti nelle Pratiche 265
3 Automazione
...................................................................................................................................
Documenti 267
4 Ricerca dei...................................................................................................................................
Documenti 268
5 Come Creare
...................................................................................................................................
un Modello di Documento 271
Modello Interno
.......................................................................................................................................................... 272
Modello Microsoft
..........................................................................................................................................................
Word 275

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6
Contents

6 Come Creare
...................................................................................................................................
un Documento da Modello 277
7 Copia e Spostamento
...................................................................................................................................
del Documento 280
8 Nota di Iscrizione
...................................................................................................................................
a Ruolo 281
Operazioni Preliminari
.......................................................................................................................................................... 281
Preparazione..........................................................................................................................................................
della nota 285
Domande Frequenti
.......................................................................................................................................................... 287
9 AlexPro4Word
................................................................................................................................... 289
Installazione..........................................................................................................................................................
AlexPro4Word 290
Lavorare con..........................................................................................................................................................
AlexPro4Word 293
10 AlexPro4Outlook
................................................................................................................................... 294
Installazione..........................................................................................................................................................
AlexPro4Outlook 295
Lavorare con..........................................................................................................................................................
AlexPro4Outlook 297
11 AlexPro4Excel
................................................................................................................................... 301
Installazione..........................................................................................................................................................
AlexPro4Excel 302

Part XIII Anagrafe Fatture / Proforma e NC 307


1 Visualizzazione
...................................................................................................................................
e Reperimento 308
2 La Scheda ...................................................................................................................................
Anagrafica 312
3 Come Eliminare
...................................................................................................................................
un Documento 318

Part XIV Registrazioni / Parcellazione 321


1 Registrazione
...................................................................................................................................
delle Prestazioni 322
2 Registrazione
...................................................................................................................................
del Tempo 337
3 Come Modificare
...................................................................................................................................
una Registrazione 342
4 Come Eliminare
...................................................................................................................................
una Registrazione 342
5 Registrazioni
...................................................................................................................................
per più Pratiche 343

Part XV Preparazione e Stampa Fatture 347


1 Parametri di
...................................................................................................................................
Selezione 353
2 Fattura Non...................................................................................................................................
Soggetto I.V.A. 355
3 Acconti ................................................................................................................................... 355
4 Nota Spese................................................................................................................................... 355
5 Esempi di stampe
................................................................................................................................... 355

Part XVI Stampe e Consultazioni 362


1 Stampa Agenda
................................................................................................................................... 363
2 Stampa Pratiche
................................................................................................................................... 374
3 Stampa Lista
...................................................................................................................................
Corrente 385
4 Stampa Scheda
...................................................................................................................................
Corrente 387
5 Stampa Prima
...................................................................................................................................
Nota Cassa 388
6 Stampa Rapporti
................................................................................................................................... 390
7 Stampa Ricavi
................................................................................................................................... 400
8 Analisi Clienti
................................................................................................................................... 413
9 Stampa Anagrafe
...................................................................................................................................
Contatti 415

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7
Guida Operativa AlexPro

10 Stampa Voci
...................................................................................................................................
della Tariffa 417
11 Stampa Tabelle
................................................................................................................................... 418
12 Stampa Solleciti
................................................................................................................................... 418

Part XVII Strumenti e Impostazioni 424


1 Calcola Acconto
................................................................................................................................... 425
2 Allineamento
...................................................................................................................................
Agenda con Outlook 427
3 Calcolatore...................................................................................................................................
Termini 431

Part XVIII Amministrazione AlexPro 433


1 Impostazione
...................................................................................................................................
dei Solleciti 433
2 Impostazione
...................................................................................................................................
del Calendario 436
3 Gestione Licenze
................................................................................................................................... 438
4 Manutenzione
...................................................................................................................................
e Utilità 440
Apri e Esegui ..........................................................................................................................................................
Script 442
Apri query analyzer
.......................................................................................................................................................... 444
Operazioni sulle
..........................................................................................................................................................
registrazioni 446
Cancellazione
.........................................................................................................................................................
delle Registrazioni 447
Ripristino.........................................................................................................................................................
Fatturato 449
Cambio .........................................................................................................................................................
Cliente 450
Copia Registrazioni
......................................................................................................................................................... 451
Cambio .........................................................................................................................................................
Responsabile 452
Ricalcolo......................................................................................................................................................... 453
Cambio .........................................................................................................................................................
Voce 455
Modifica.........................................................................................................................................................
Stato 456
Verifica Agenda
.......................................................................................................................................................... 457
Cancellazione ..........................................................................................................................................................
Scadenze 458
Cancellazione ..........................................................................................................................................................
Contatti Duplicati 460
Azzera file temporaneo
.......................................................................................................................................................... 461
5 Variazione ...................................................................................................................................
tariffa 462
6 Importazione
...................................................................................................................................
ed Esportazione Dati 464
Importazione..........................................................................................................................................................
Contatti da Outlook 465
Importazione..........................................................................................................................................................
Dati da Altre Fonti 469
Importazione..........................................................................................................................................................
Dati da Il Sole 24 Ore 472
Importazione..........................................................................................................................................................
Dati da Quick Organizer 475
Aggiunta Tabella
..........................................................................................................................................................
Tariffa Professionale 479
Esportazione..........................................................................................................................................................
Dati 481
7 Gestione Utenti
...................................................................................................................................
e Aree di Lavoro 484
Gestione Utenti
..........................................................................................................................................................
(versioni precedenti 2008.0.3) 485
Gestione Filiali
..........................................................................................................................................................
/ Studi Multipli 487
8 Dati Studio...................................................................................................................................
ed Impostazione Fattura 491
Personalizzazione
..........................................................................................................................................................
della Fattura 492
Impostazione..........................................................................................................................................................
per altre Lingue 501
Impostazione..........................................................................................................................................................
Dati dello Studio 504
Impostazione..........................................................................................................................................................
del Logo 504
9 Opzioni Comuni
................................................................................................................................... 507
Opzioni per ..........................................................................................................................................................
Outlook, Palmari e Exchange 509
Tipi e Colori..........................................................................................................................................................
di Font 513
Numerazione..........................................................................................................................................................
Pratiche 515
Impostazioni..........................................................................................................................................................
delle Cartelle 517

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8
Contents

Definizione Ruoli
..........................................................................................................................................................
delle Parti 520
Sezione TelePro
.......................................................................................................................................................... 524
10 Opzioni Autocomposizioni
................................................................................................................................... 525
Caso pratico.......................................................................................................................................................... 534

Part XIX Utilità e Funzioni Supplementari 537


1 Controllo ortografico
................................................................................................................................... 538
2 Esportazione
...................................................................................................................................
Dati Visualizzati 539
3 Atto di Precetto
................................................................................................................................... 541
4 Lavorare su
...................................................................................................................................
più Server 545
5 File Impostazioni
...................................................................................................................................
di Configurazione 547

Part XX Domande frequenti 551


1 Registrazioni
...................................................................................................................................
Duplicate 552
2 Cambio Cliente
...................................................................................................................................
di una pratica 553
3 Fatture e Proforma
...................................................................................................................................
dell'anno precedente 553
4 Copia locale
...................................................................................................................................
del documento 554
5 Errori di scrittura
...................................................................................................................................
sulle cartelle 555
6 Errore nel filtro
...................................................................................................................................
testo 557
7 Errori e Messaggi
...................................................................................................................................
SQL server 557

Part XXI Domande e Risposte 561


1 Domande e...................................................................................................................................
Risposte sull'Agenda 561
2 Domande e...................................................................................................................................
Risposte su Aggiornamento Online 564
3 Domande e...................................................................................................................................
Risposte su Componenti Office 564

Part XXII Manutenzione e Aggiornamenti 567


1 BackUp e Ripristino
...................................................................................................................................
Archivi 568
2 Trasferimento
...................................................................................................................................
o Copia Archivi 572
3 Aggiornamenti
...................................................................................................................................
OnLine 573
Installazione..........................................................................................................................................................
Utilità di Aggiornamenti 574
Avviamento ..........................................................................................................................................................
dell'Aggiornamento 581

Part XXIII Note di rilascio delle versioni 593


1 Versione 2008.1.1
................................................................................................................................... 593
2 Versione 2008.1.0
................................................................................................................................... 597
3 Versione 2008.0.99
................................................................................................................................... 597
4 Versione 2008.0.98
................................................................................................................................... 598
5 Versione 2008.0.97
................................................................................................................................... 599
6 Versione 2008.0.96
................................................................................................................................... 600
7 Versione 2008.0.9
................................................................................................................................... 600
8 Versione 2008.0.5/6/7/8
...................................................................................................................................
2008 604
9 Versione 2008.0.3/4
...................................................................................................................................
2008 605
10 Versione 2008.0.1
...................................................................................................................................
Febbraio 2008 606

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9
Guida Operativa AlexPro

11 Versione 2008
...................................................................................................................................
Gennaio 2008 608
12 Versione 3.7.1
...................................................................................................................................
Dicembre 2007 610
13 Versione 3.6.7
...................................................................................................................................
Maggio 2007 612
14 Versione 3.6.4
...................................................................................................................................
- Marzo 2007 613
15 Versione 3.6.3
...................................................................................................................................
- Febbraio 2007 613
16 Versione 3.6.2
...................................................................................................................................
Gennaio 2007 614

Part XXIV Risoluzione Problemi 618


1 Connessione
...................................................................................................................................
al Server 619
2 Come disabilitare
...................................................................................................................................
il UAC in Windows VISTA 622
3 Più Barre AlexPro4Word
...................................................................................................................................
in Word 625
4 Componenti
...................................................................................................................................
Aggiuntivi per Office 626

Indice 627

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10
Capitolo

I
Installazione
1 Installazione
All’inserimento del CD nel lettore sarà avviata la procedura guidata per l’installazione del
Software AlexPro, come nella seguente figura:

Per Installare su Windows VISTA Professional disabilitare la UAC (Controllo di


accesso utente): vedi Come disabilitare il UAC in Windows Vista

Installazione Server

SQL Server è il motore che gestisce i dati di AlexPro sul computer centrale. Questa
fase è la prima che deve essere eseguita, anche per l’installazione in monoutenza.

12 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Installazione

La fase “Installazione Strumenti Server”, presente nel Menù del CD, deve essere avviata dopo l’
installazione di SQL Server sullo stesso computer.

Alla fine dell’installazione sarà eseguita, automaticamente, la procedura di creazione dei dati
di AlexPro come di seguito illustrata. Ad ogni caso, questa procedura può anche essere avviata
manualmente dal menù Start di Windows selezionando “Programmi -> El Saidi Software ->
AlexPro -> Creazione Database AlexPro“

Il campo “nome del Server” fa riferimento al computer sul quale è stato installato SQL Server.
Se l’installazione di SQL Server è stata eseguita dal cd originale di AlexPro, i parametri di
connessione al server, e quelli per la creazione del database sono i seguenti:

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Nome Server: nome_del_pc\alexpro
User ID: sa
Password: ap92071sa
Database: Alexpro

In caso di utilizzo di un Server SQL già esistente, fare riferimento ai dati di autenticazione
utilizzati per accedere. Spuntare la casella “Avanzate” per impostare tali dati

Installazione Client
L’installazione “Client” si riferisce all’installazione del programma AlexPro sulle varie
postazioni di lavoro. Effettuare tale installazione su tutti i computer che utilizzeranno
AlexPro.

Attivazione del Software


All’avvio di AlexPro sarà richiesta l’attivazione del software come da figura seguente

14 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Installazione

Fare click sul pulsante “Invia Richiesta” – la richiesta di attivazione sarà visualizzata tramite
una pagina Web, come da figura seguente

Indicare, nella pagina Web, il nome esatto dello studio così come indicato nella fattura di
acquisto; l’indirizzo valido di posta elettronica sul quale si desidera ricevere la chiave di
attivazione ed eventuali note e fare click sul pulsante “Richiedi Attivazione”

Riceverà la chiave di attivazione tramite email sull’indirizzo indicato al più presto possibile. Il
servizio di attivazione è disponibile dal Lunedì al venerdì dalle 09.00 alle 18.00

ALL’ARRIVO DELLA RISPOSTA:


§ Salvare il file allegato sul computer (desktop/penna usb e/o altra locazione);
§ Fare clic sul tasto “(2) Inserisci da File” e selezionare il file salvato per attivare il software

Installazione AlexPro4Word
· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.
· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione

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· Selezionare "Installazione Client"
· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Word"

· Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura), fare click sul pulsante quadrato grande
per avviare l’installazione.

16 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Installazione

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Installazione AlexPro4Outlook
· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.
· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione

· Selezionare "Installazione Client"


· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Outlook"

18 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Installazione

Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura seguente), fare click sul pulsante quadrato
grande per avviare l’installazione.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 19


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Installazione AlexPro4Excel
· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.
· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione

20 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Installazione

· Selezionare "Installazione Client"


· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Excel"

Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura seguente), fare click sul pulsante quadrato
grande per avviare l’installazione.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 21


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22 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Installazione

Vedi anche:
Attivazione del Software

Domande Frequenti
- Installo SQL Server 2000 ma mi compare il messaggio “Impossibile aprire il pacchetto di
installazione..” che faccio?
- Significa che esiste già una precedente installazione di SQL Server. Passare direttamente all’
installazione dei Componenti Server.
- Dopo aver installato il server, i componenti server e ho eseguito la fase di creazione del
database Non trovo l'icona di AlexPro sul Desktop!
- Infatti, non deve apparire l'icona di AlexPro sul Desktop finché non viene installata, anche, la
parte chiamata "Client". L'installazione del Client su un Server NON è necessaria per il
funzionamento del server; si può installare la parte "Client" sul Server solo se il Server viene
utilizzato ANCHE come postazione di lavoro.

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 23


Capitolo

II
Attivazione del Software
Attivazione del Software

2 Attivazione del Software

Attivazione del Software AlexPro e delle aggiunte per Word,


Outlook ed Excel

All’avvio di AlexPro sarà richiesta l’attivazione del software:


Fare clic sul pulsante “Copia Dati”;
Creare un nuovo messaggio di posta elettronica indirizzato ad attivazione@alexpro.it;

a) Nel campo oggetto del messaggio, scrivere “Attivazione Software AlexPro”


b) Nel corpo del messaggio premere i seguenti due tasti contemporaneamente: Ctrl+V e
saranno incollati i dati relativi alla licenza da attivare;

c) Inviare il messaggio;
d) Riceverà, a mezzo e-mail, una risposta con un file allegato che permette di attivare il
software (si può ricevere anche lo stesso file che contiene l’attivazione per più postazioni);
e) IL FILE ALLEGATO ALLA EMAIL DI RISPOSTA NON DEVE ESSERE APERTO MA SALVATO
f) Salvare il file allegato sul computer (desktop, documenti, penna usb e/o altra locazione);

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 25


g) Fare clic sul tasto “Inserisci da File” e selezionare il file salvato per attivare il software

Per chiudere la finestra di attivazione senza attivare nello stesso momento il software fare clic
su ‘Annulla’ (Si potrà eseguire l’attivazione in un secondo momento, una volta ricevuta la
chiave).

I dati di attivazione inviati saranno validi anche dopo una eventuale re-installazione
del sistema operativo mentre saranno richiesti nuovamente a seguito di una nuova
formattazione. In caso si voglia trasferire una licenza ad un altro computer è
necessario eliminare dapprima la licenza dagli strumenti di amministrazione di
AlexPro e poi attivare la nuova postazione come descritto sopra.

26 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Capitolo

III
Come Iniziare
3 Come Iniziare

Al primo avvio di AlexPro®, sarà proposto il nome dello Studio come "Utente
Amministratore" e senza alcuna password. Fare clic sul pulsante "OK" per accedere
ad AlexPro ed iniziare

Al primo avvio di AlexPro®, sarà proposto il nome


dello Studio. Accedere senza alcuna password. Fare
clic sul pulsante "OK" per accedere ad AlexPro ed
iniziare

Prima di iniziare:

AlexPro® si basa sui seguenti elementi, in tutta la procedura:

a. schede anagrafiche degli operatori dello Studio (almeno uno deve essere
inserito);
b. schede anagrafiche delle voci della tariffa (Le Voci di tariffa professionale
di base sono fornite con il Software);
c. schede anagrafiche dei Clienti (chiamati Contatti);
d. una o più Pratiche per ogni cliente;
e. schede anagrafiche delle attività "Procedure di agenda".

Per iniziare ad inserire prestazioni e spese:


Vedi: Registrazione delle Prestazioni

Per iniziare ad inserire adempimenti, scadenze ed udienze:


Vedi: L'Agenda

Per configurare e personalizzare AlexPro®:


Questa fase è necessaria prima di iniziare a preparare per le stampe delle fatture:

28 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Come Iniziare

Dati Studio ed Impostazione Fattura


Personalizzazione della Fattura
Impostazione per altre Lingue
Impostazione Dati dello Studio
Impostazione del Logo

Per stampare una Fattura / Proforma / Nota Credito o Nota Spese:


Vedi: Stampa Fatture

Vedi anche:
Per maggiori dettagli sulla gestione degli Utenti, vedi “Gestione Operatori”.

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 29


Capitolo

IV
L'Interfaccia di AlexPro
L'Interfaccia di AlexPro

4 L'Interfaccia di AlexPro

Indice della Sezione


Spazio di Lavoro
Scorciatoie da Tastiera
Ricerca delle Informazioni
Ricerca Contestuale

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 31


4.1 Spazio di Lavoro

Barra del Menù Classico


Menù accessibile con il puntatore del mouse o attraverso combinazione tra il tasto Alt e la
lettera sottolineata nel menù. Questo menù contiene tutte le fasi del programma ed è
suddiviso come segue:

Voci Permanenti:
· Gestione
· Anagrafe
· Stampe
· Visualizza
· Inserisci
· Strumenti
· Finestre
· ?

Voci di contesto:
· Documenti
· Azioni

32 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


L'Interfaccia di AlexPro

Barra degli Strumenti (Menù Rapido)

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 33


Barra del Menù Laterale
Sezione Anagrafiche

Sezione Attività

34 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


L'Interfaccia di AlexPro

Sezione Stampe
La sezione stampe contiene i pulsanti necessari per effettuare le seguenti stampe :
· Anteprima e stampa della fattura, proforma, nota di credito e nota spese.
· Anteprima e stampa dell'agenda
· Anteprima e stampa dei rapporti sulle prestazioni registrate
· Anteprima e stampa elenchi delle pratiche secondo diversi criteri di ricerca
· Anteprima e stampa analisi statistici sul fatturato
· Anteprima e stampa solleciti di pagamento
· Anteprima e stampa analisi delle attività svolte e della situazione complessiva del cliente.

Barra di Stato
La barra di stato indica la data del giorno e il numero dei record contenuti nella lista.

4.2 Scorciatoie da Tastiera

Tasti Funzione Icona del Menù


F1 Guida in linea
Maiuscolo+F1 Guida rapida di contesto
F2 Modifica
F3 Visualizza l'elenco delle Pratiche Aperte

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 35


F4 Zoom - Ricerca

Alt+F4 Chiudere AlexPro


Ctrl+F4 Chiudi Scheda
Ctrl Chiudi tutte le schede aperte
+Maiuscolo
+F4
F5 Visualizza l'elenco dei Contatti
F6
F7 Salva
Maiuscolo+F7 Controllo ortografico
Ctrl+F7 Salva e Chiudi
F8 Apri la scheda della Pratica (Solo in
visualizzazione Agenda)
F9 Apri la scheda del Contatto (Solo in
visualizzazione Agenda)
F10 Accede al menù
F11
F12
Ctrl+G Grassetto (Solo nei campi abilitati per
la formattazione)
Ctrl+I Corsivo (Solo nei campi abilitati per la
formattazione)
Ctrl+S Sottolineato (Solo nei campi abilitati
per la formattazione)
Maiuscolo Elimina
+CANC
Ctr Stampa Fattura / Proforma / Nota
+Maiuscolo Spese
+F12
Ctrl Nuova Scheda Contatto
+Maiuscolo+A
Ctrl Stampa Fattura / Proforma / Nota
+Maiuscolo+C Spese

36 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


L'Interfaccia di AlexPro

Ctrl Nuovo documento Vuoto


+Maiuscolo+D
Ctrl Converti a Euro
+Maiuscolo+E
Ctrl Nuova Pratica da modello
+Maiuscolo+M
Ctrl Nuovo
+Maiuscolo+N
Ctrl Apri
+Maiuscolo+O
Ctrl Nuova Pratica
+Maiuscolo+P
Alt+Ctrl+R Nuova prestazione per più pratiche
Ctrl Nuova Prestazione / Spese
+Maiuscolo+R
Ctrl Nuova Voce di tariffa
+Maiuscolo+V
Ctrl Nuova Scadenza (Udienza /
+Maiuscolo+Z Adempimento)
Alt+Ctrl+Z Nuova Scadenza per più pratiche
Ctrl+1 Seleziona Procedura D'Udienza Disponibile solo
in gestione
Agenda
Ctrl+2 Seleziona una procedura di tipo " Disponibile solo
Adempimento" in gestione
Agenda
Ctrl+3 Seleziona una procedura composta di Disponibile solo
tipo "Udienza" in gestione
Agenda
Ctrl+4 Seleziona una procedura composta di Disponibile solo
tipo "Adempimento" in gestione
Agenda

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 37


4.3 Ricerca delle Informazioni

Tecniche e metodi per la ricerca delle informazioni


AlexPro® include una serie di tecniche e metodi per la ricerca delle informazioni, attraverso
due tipi di barre di interrogazione.

La barra di ricerca delle informazioni

1. Barra di ricerca, illustrata nella seguente figura, sarà presente in tutte le liste, ad eccezione
delle liste delle parcelle, delle registrazioni e quelle dell’agenda. Per distinzione, sarà
chiamata “Barra di Ricerca Libera”

Barra di ricerca libera


2. Barra di ricerca, illustrata nella seguente figura, sarà incontrata nelle liste delle Fatture,
delle Registrazioni delle Prestazione e dell’Agenda. Per distinzione, sarà chiamata “Barra di
Ricerca Guidata”.

Barra di ricerca delle Fatture e delle Registrazioni delle Prestazioni

Barra di Ricerca dell'Agenda

La Barra di Ricerca Libera:


Attraverso questo tipo di barra di ricerca, l’utente può effettuare delle ricerche su un solo
campo della lista correntemente aperta.

Ad esempio, la ricerca di tutti i contatti nella provincia “VT”, oppure tutte le pratiche
aperte dopo il 25/03/2004.

38 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


L'Interfaccia di AlexPro

La Barra di Ricerca Guidata:


Attraverso questo tipo di barra di ricerca, l’utente può effettuare delle ricerche limitate nel
tempo con un secondo parametro di limitazione (il campo “Stato”).

Ad esempio, la ricerca di tutte le scadenze della settimana, limitata a quelle “non


effettuate”, oppure di tutte le fatture emesse nel mese corrente, limitata a quelle non
ancora incassate.

Inoltre, la barra di ricerca complessa, contiene un pulsante intitolato “Trova” che permette di
effettuare delle ricerche complesse su più campi e con più valori.

Ad esempio, la ricerca di tutte le scadenze che soddisfino un complesso criterio, come il


seguente:

· Scadenze effettuate;
· Tra il 15/03/2004 e il 21/06/2004;
· Eseguite da un determinato Operatore;
· Relativamente ad una determinata Pratica;
· Che contengano una determinata frase nella loro Descrizione.

La Struttura della barra di ricerca Aperta

Le modalità di ricerca con la barra Aperta

Per trovare, ad esempio, una Pratica che contiene nel suo campo “Oggetto” la parola
“Consulenza”:

· Selezionare dalla lista “Ricerca” l’elemento “Oggetto”;


· Selezionare dalla lista successiva l’elemento “Contiene”;
· Introdurre la parola “Consulenza” o una parte di essa; ad esempio “Consul”;
· Fare click sul pulsante <Esegui>.

Le Pratiche trovate, che contengono la parola o la frase specificata, saranno visualizzate


nell’elenco. Per aprire una scheda dall’elenco, cliccare due volte sulla riga corrispondente
oppure una sola volta sull' icona “Apri” .

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 39


L’utilizzo dei caratteri Jolly nella ricerca
I caratteri cosiddetti “Jolly”, sono:
· Il segno della percentuale %;
· Il trattino di sottolineatura _;
· Il segno matematico ^;
· Le parentesi quadre [ ].

L’utilizzo dei caratteri “jolly” permette di effettuare ricerche specifiche, secondo un modello
particolare di composizione. I seguenti esempi illustrano l’utilizzo di tali caratteri:
· Il simbolo “%” significa “Tutto”; quindi, cercando i contatti nella “Città” che “Contiene” “%
ie%” , verrebbero visualizzati tutti i contatti nella città di Rieti, Chieti e Siena.
· Il Simbolo della sottolineatura indica un carattere qualsiasi nella posizione dove esso si trova.
Per cercare, quindi, una serie di pratiche il cui codice contenga “04V” come quinto, sesto e
settimo carattere, rispettivamente, si può introdurre la ricerca come segue: Il campo Codice
Inizia con ____04V e fare clic su <esegui>. Il risultato includerà tutte le Pratiche il cui
codice abbia come quinto carattere “0”, sesto “4” e settimo “V”.
· Il simbolo “^” indica l’esclusione, quindi la ricerca delle città il cui nome sia così composto
“__e[^t]”, significa tutte le città il cui nome contenga la lettera “e” nella terza posizione,
ma non contenga la lettera “T” nella quinta. Il risultato sarà: Brescia, Blera, Amelia,
Treviso ecc., ma non “Rieti” in quanto il quarto carattere è la lettera “T”.
· La ricerca di tutte le pratiche il cui codice “Inizi con” “[^0-9]”, significa tutte le pratiche il
cui “Codice” non inizi con i numeri da 0 a 9 e viceversa.

Nota Bene: Questi esempi sono espressi solo a scopo illustrativo, per spiegare
l’utilizzo degli strumenti di ricerca.

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40 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


L'Interfaccia di AlexPro

4.4 Ricerca Contestuale


Dovunque si trova un riferimento ad uno dei seguenti elementi:
· Contatto,
· Pratica,
· Voce di Tariffa,
· Procedura di Scadenza

Sarà presente un meccanismo di ricerca contestuale, nel quale sono disponibili i seguenti
elementi:
· Un campo per il dato da selezionare con sfondo di color giallo
· Icona singola di un binocolo, oppure una con il binocolo e un'altra con una pagina bianca. La
prima serve per avviare la ricerca mentre la seconda è per l'introduzione di un nuovo dato.

Per individuare un nominativo di un contatto:


· Introdurre una parte qualsiasi del nominativo
· Fare clic sulla icona "Zoom"

· Selezionare il nominativo dalla lista che sarà subito attivata, e clic sul pulsante "Seleziona"

Metodo di ricerca tramite il pulsante "Trova" o "Zoom"

Per individuare una Pratica


· Introdurre una parte qualsiasi dell'Oggetto o del Codice della Pratica
· Fare clic sulla icona "Zoom"

· Selezionare la Pratica dalla lista che sarà subito attivata, e clic sul pulsante "Seleziona"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 41


Per individuare una Procedura
· Introdurre una parte qualsiasi della descrizione o del Codice della Procedura
· Fare clic sulla icona "Zoom"

· Selezionare la Procedura dalla lista che sarà subito attivata, e clic sul pulsante "Seleziona"

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42 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


L'Interfaccia di AlexPro

4.5 Visualizzazione Personalizzate

Obiettivo:
L'obiettivo di questa fase è quello di dare la possibilità all'utente di AlexPro di personalizzare le
liste di visualizzazione in un mondo compatibile con il suo gusto e esigenze.

La personalizzazione delle visualizzazioni potrà essere applicata sugli elenchi di visualizzazione


dei dati in AlexPro:
· elenchi di visualizzazione delle anagrafiche o delle registrazioni, come ad esempio l'elenco
delle Pratiche, l'elenco dei contatti e l'elenco delle voci di tariffa,

· le liste di visualizzazione incluse all'interno delle schede anagrafica, come ad esempio la


lista delle registrazioni nella scheda anagrafica della pratica.

Liste di visualizzazione incluse nelle


schede anagrafiche

Come funziona:
Personalizzare una lista comprende:
· lo spostamento delle colonne da un posto ad un altro,
· il ridimensionamento della larghezza di ciascuna colonna,
· il ridimensionamento dell'altezza delle righe,
· la formattazione di dati inclusi in ogni colonna,
· l'allineamento dei dati inclusi in ogni colonna,
· il tipo e la dimensione del carattere (font) che sarà utilizzato per visualizzare i dati nella
lista,
· e la possibilità di escludere dalla visualizzazione una o più colonne.

per spostare una colonna da una posizione ad un'altra:


· fare un clic, con il pulsante sinistro del mouse, sul titolo della colonna come è illustrato nella
seguente figura,

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 43


· lasciare il pulsante sinistro del mouse e, poi, fare un secondo clic tenendo premuto il
pulsante sinistro,
· trascinare la colonna selezionata verso la posizione desiderata e lasciare il pulsante del
mouse.

Come ridimensionare la larghezza della colonna:


· avvicinare il puntatore del mouse verso il divisore destro che separa la colonna dalla colonna
seguente,
· il puntatore del mouse assumerà una forma diversa della freccia bianca e sarà simile ad una
barra verticale con due frecce che puntano verso destra e sinistra,

Ridimensionare la colonna
· tenere premuto il pulsante sinistro del mouse spostandosi verso sinistra per diminuire la
larghezza della colonna oppure verso destra per aumentare tale larghezza,
· lasciare il pulsante sinistro del mouse.

Come ridimensionare l'altezza della riga


· avvicinare il puntatore del mouse verso il divisore inferiore che separa la riga dalla riga
seguente,
· il puntatore del mouse assumerà una forma diversa della freccia bianca e sarà simile ad una
barra orizzontale con due frecce che puntano verso l'alto e verso il basso,

44 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


L'Interfaccia di AlexPro

Ridimensionare la riga
· premere, e tenere premuto, il pulsante sinistro del mouse spostandosi verso l'alto o verso un
basso per ottenere l'altezza desiderata della riga, e lasciare quindi il pulsante del mouse.

Come cambiare il formato di visualizzazione di dati contenuti nelle liste:


· fare clic con il pulsante destro del mouse sulla lista da personalizzare,
· selezionare la voce personalizza visualizzazione corrente,

· dalla finestra seguente, chiamata "personalizzazione della visualizzazione", individuale la


colonna desiderata e cambiare il formato dalla colonna "formato",
· si può inoltre modificare la modalità di allineamento dalla colonna "allineamento"
selezionando "sinistra", "destra" o "centrato",
· per escludere la colonna dalla vista disattivare la rispettiva casella nella colonna " visibile ",
o viceversa,
· dal quadro " tipo di carattere da utilizzare in tutte le liste ", selezionare il nome del
carattere desiderato e le dimensioni del carattere,
· fare clic sul pulsante " Ok ".

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 45


Come cambiare il formato di visualizzazione di dati contenuti nelle
liste

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46 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


L'Interfaccia di AlexPro

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 47


Capitolo

V
Gestione delle Pratiche
Gestione delle Pratiche

5 Gestione delle Pratiche

Indice della Sezione


Creazione di Nuove Pratiche
Chi può Creare le Pratiche
Creare una Pratica da Modello
Sotto Schede della Pratica
Sezione Riferimenti
Sezione Dettagli
Sezione Scadenze
Sezione Registrazioni
Sezione Fatture
Sezione Parti
Sezione Documenti
Sezione Statistiche
Sezione Tariffe
Sezione Note
Modificare e Aggiornare la Pratica
Cancellare la Pratica
Chiudere una Pratica
Cambiare lo Stato della Pratica
Cercare le Pratiche
Gestire le Parti di una Pratica
Cambio Cliente
Campi Aggiuntivi Personalizzati

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 49


5.1 La Scheda Anagrafica delle Pratica

Come Arrivare:
· Clic sul menu laterale "Pratiche"
· Clic sul pulsante "Nuovo" dalla barra degli strumenti in alto per creare una nuova pratica,
oppure
· Individuare la pratica tramite le modalità di ricerca disponibili e fare clic sul pulsante "Apri"

La scheda anagrafica
La scheda anagrafica della pratica è composta, inizialmente (al momento dell'inserimento) da
tre sezioni:
1. La sezione "Generale" per l'inserimento dei dati di base
2. La sezione "Riferimenti" per l'inserimento dei riferimenti giudiziali
3. La sezione "Note" per introdurre e gestire

I campi obbligatori da compilare sono:


· il campo Cliente,
· il campo "Responsabile" e "Titolare", se esistono più di un operatore
nella tabella "Operatori",
· il campo "Studio" in caso di gestione multistudio

50 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

Descrizione dei campi da compilare:


Il campo “Codice o Numero”:
Un codice alfanumerico (unico ed irripetibile) che identifica la pratica. Il valore di questo
campo, può essere inserito direttamente dall’Utente, oppure lasciato vuoto per essere
creato automaticamente da AlexPro. (Facendo clic sul pulsante , il programma suggerisce il
codice successivo). L’Utente è libero di stabilire il criterio di codifiche delle pratiche; tutti i
caratteri sono ammessi, ad eccezione dei seguenti: (%,?,’,*).
Il codice della pratica rappresenta una chiave per la ricerca della pratica in tutte le fasi del
programma (Prestazioni, Agenda, Fatturazione, Stampe ecc.), ma non è l’unica chiave. La
pratica potrà essere ricercata comunque attraverso altri elementi, come il nome del Cliente, il
nome della Controparte, l’Oggetto, ecc.
Descrizione delle icone che si trovano a destra del campo "codice":

Il campo “Data apertura”:


Rappresenta la data di apertura della pratica. Questo campo potrà essere compilato
manualmente, quindi introducendo giorno/mese/anno, oppure attraverso la scelta dal
calendario abbinato al campo, facendo clic sul pulsante a destra .
Il campo “Cliente”:
Corrisponde al nominativo del Cliente principale nella pratica. Sarà comunque possibile inserire
altri nominativi, una volta creata la scheda della nuova pratica.

Introdurre una parte della denominazione del Cliente e fare clic sul pulsante "Zoom" ,
(oppure premere il tasto [F4]) per selezionare il nominativo dall'elenco dei contatti). Per
introdurre un nuovo nominativo, invece, fare clic sul pulsante "Nuovo" posizionato a destra
della casella di testo.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 51


Il campo “Controparte”:
Questo campo è denominato "Controparte" nella figura precedente; ciononostante l'utente può
selezionare un ruolo diverso da attribuire al nominativo introdotto in questo campo.

Le regole (di selezione o introduzione) precedentemente menzionate per quanto concerne il


campo Cliente, si applicano anche sul presente campo, salvo il fatto che la compilazione di
questo campo non è obbligatoria.

La gestione di questo campo permette i seguenti vantaggi:


· La possibilità di ricerca delle pratiche attraverso il nome della
Controparte;
· Il controllo sul conflitto d’interesse all’inserimento di una nuova
pratica: (AlexPro avvisa l’utente qualora il cliente della pratica sia
stato precedentemente trattato come Controparte o viceversa).
· La possibilità di stampare le liste delle pratiche nelle quali è coinvolta
una certa Controparte.

Per poter selezionare un ruolo diverso per il nominativo introdotto, fare clic sul pulsante e
selezionare

52 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

Il campo “Corrispondente”:
Il Corrispondente rappresenta l’Avvocato che ha consegnato la pratica allo Studio, oppure colui
che cura la pratica dello Studio presso il suo in un’altra città. Questo campo rappresenta un
riferimento di un terzo nella gestione della pratica ed ha una importanza notevole nelle
ricerche e nelle statistiche gestionali.
Le regole precedentemente menzionate per quanto concerne il campo Cliente, si applicano sul
campo Corrispondente, salvo che questo campo non è obbligatorio.
Nelle fasi di ricerca e visualizzazione, le pratiche potranno essere ricercate anche attraverso il
nome del Corrispondente o una parte di esso.

Fare clic sul pulsante (oppure premere il tasto [F4]) per avere l'elenco dei Corrispondenti e
fare doppio clic su quello desiderato per inserirlo nel campo.
Fare clic sul pulsante per scegliere tra i diversi campi:

N.B: Per inserire altre parti relative alla pratica, vedi: Sezione Parti

Campo “Oggetto”:
E' un campo che riassume la Pratica stessa (come ad esempio "risarcimento danni", "recupero
crediti" "sinistro stradale" ecc...). Nella presenza del nome della Controparte, AlexPro
suggerisce automaticamente il nome della pratica nel formato "Nome del Cliente / Nome della
Controparte"; in caso contrario, è l’utente che introduce l’oggetto della pratica.
Nelle fasi di ricerca e visualizzazione, le pratiche potranno essere ricercate anche attraverso il
loro oggetto o una parte di esso.
Campo “Descrizione”:
È un campo descrittivo aggiunto all’oggetto e potrà essere utilizzato appunto per descrivere al
meglio la pratica.
Durante la compilazione di questo campo, l’utente può selezionare la formattazione del
carattere e del paragrafo a piacere. Per maggiori informazioni sulla formattazione e sul
controllo ortografico, vedi i capitoli “Formattazione del Testo” e “Il Controllo Ortografico”.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 53


Campo “Procedimento”:

Nel secondo campo basta fare clic sul pulsante "Zoom" per selezionare il procedimento
dall'elenco.

Campi “Responsabile” e “Titolare”:


Il Responsabile è il professionista che cura principalmente una pratica all'interno dello Studio.
Il Titolare, invece, è il responsabile della gestione della pratica oppure colui che l’ha acquisita.
Il professionista titolare della pratica, sarà proposto nella fase di fatturazione come titolare
della fattura. Inoltre, questi due campi potranno essere utilizzati sia nella ricerca delle
pratiche che nelle stampe delle analisi e delle statistiche.
Per assegnare un Responsabile o un Titolare ad una pratica è necessario inserire prima le
schede anagrafiche Operatori, poi sarà sufficiente fare clic sul pulsante a destra per avere
l'elenco completo.

Campo “Valore (Euro)”:


Rappresenta il valore monetario della pratica. Tale campo viene utilizzato da AlexPro per
l’applicazione delle tariffe a scaglioni nella fase Prestazioni.

Campo “Livello”:
Il livello è inteso come livello di difficoltà della pratica. Per assegnare un livello ad una

pratica, introdurre il codice del livello, oppure fare clic sul pulsante "Zoom" (in alternativa
premere il tasto [F4]) per selezionare dall'elenco dei Livelli.
Per maggiori informazioni sulla gestione dei livelli, vedi Anagrafe Livelli.
Campo “Posizione”:
Tale campo è inteso come ubicazione fisica della pratica, ma potrà essere utilizzato
liberamente dall’utente per altri scopi.
Il campo Posizione rende più rapida e facile la ricerca e l’individuazione della pratica sia a
livello fisico che a livello logico. Non esiste una tabella da gestire relativa alle posizioni, ma è
un campo da gestire manualmente introducendo parole o codici che abbiano significato
particolare per l’utente stesso: ad esempio, I0115 potrà essere un codice che indica che la
pratica si trova nel primo piano, stanza 01 scaffalatura 15.

Campo “Tipo”:
La tabella Tipi Pratiche dovrà essere compilata prima di assegnare un Tipo ad una pratica.
Il campo Tipo Pratica corrisponde ad una sua tipologia definita dall’utente stesso, quindi non ci
sono peculiarità standard da applicare. Il Tipo delle pratiche può essere, ad esempio:
stragiudiziale, collegio sindacale oppure pareri, consulenza periodica ecc. Il Tipo della pratica
non dovrebbe essere confuso con la Materia della pratica.
L’utilizzo del campo Tipo è finalizzato al raggruppamento delle pratiche sotto tipologie
diverse. Tale raggruppamento sarà di grande utilità nelle fasi di stampa, di analisi gestionali e
analisi del fatturato.
Inoltre, il Tipo definisce l’azione da fare all’apertura di una qualsiasi pratica di tale modello,
in forma di scadenza o di registrazione di attività e spesa.

54 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

Il Tipo, inoltre, consente di gestire informazioni relative ad esso inerenti. Ad esempio, una
pratica di tipo “incidente stradale”, potrà gestire campi d’informazioni relative al luogo del
sinistro, al nome della compagnia assicurativa, ai dati delle polizze assicurative e così via;
mentre una pratica di tipo “recupero crediti”, potrà gestire campi d’informazioni relative al
totale, alla tipologia e all’età del debito. I campi di input personalizzati nella pratica vengono
stabiliti nella scheda anagrafica del tipo della pratica.
Per assegnare un Tipo ad una pratica, selezionare quello desiderato facendo clic sul pulsante
; per introdurne uno nuovo, fare clic sul pulsante situato a destra dell’elenco e fare clic
su <Aggiungi>.

Per maggiori Informazioni, vedi il capitolo Tabelle Tipi.

Campo “Materia”:
Il campo Materia si riferisce ad una delle materie trattate dallo Studio (ad esempio Diritto
Internazionale, Proprietà Intellettuale, Controversie Civili, ecc).
Per assegnare una Materia ad una pratica, fare clic sul pulsante ; per introdurne una nuova,
fare clic sul pulsante situato a destra dell’elenco e fare clic su <Aggiungi>.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 55


La compilazione di questo campo è facoltativa, ma ha importanza nell’analisi del fatturato e
delle prestazioni in generale, dove è possibile ottenere statistiche relative alle prestazioni,
oppure al fatturato classificato per materia.

Elenco “Studio / Filiale”:

Questo campo sarà attivo solo se:


· si utilizza l'Edizione Enterprise o l'Edizione Standard con l'opzione "Multi-Studio",

56 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

· è stata attivata la gestione "Studi Multipli" dall'Amministrazione di AlexPro

La selezione dello Studio o della Filiale da questo elenco attribuisce la titolarità della Pratica
allo Studio selezionato.

Di conseguenza:
· Avranno diritto di accesso a questa Pratica solo gli Utenti appartenenti allo Studio
selezionato (vedi: Gestione Utenti)
· La Pratica può essere fatturata solo dallo Studio selezionato e da operatore
appartenente a tale Studio
· Le Fatture, le Proforma e le Note Credito avranno un numero progressivo autonomo
relativo allo Studio selezionato
· Le attività in agenda, le registrazioni finanziarie ed i documenti relativi a questa Pratica
saranno visibili solo agli utenti appartenenti allo Studio selezionato
Vedi anche: Gestione Utenti

Campo “Ultima Parcella”:


È un campo gestito automaticamente da AlexPro ed è riservato al numero, al tipo e alla data
dell’ultima parcella emessa relativa alla pratica in corso di visualizzazione. Questo campo,
quindi, non è modificabile dall’utente.
Campo “Prossima Udienza”:
è un campo di solo lettura e viene automaticamente aggiornato da AlexPro e rappresenta la
data della prossima (o l'ultima) udienza inserita nell'agenda.
Campo “Data di Chiusura”:
Tale campo dovrà essere attivato e compilato (inserendo la data della chiusura della pratica),
al momento dell’archiviazione della pratica stessa. Attivando il campo Data di Chiusura, si
porta la pratica dall’elenco delle pratiche aperte all’elenco delle pratiche chiuse. Una pratica
chiusa non è più fatturabile, nè gestibile attraverso le fasi Prestazioni e Scadenze.
All’attivazione del campo “Data di Chiusura”, AlexPro effettuerà una verifica ed avviserà
l’utente in caso di esistenza di prestazioni o spese non ancora fatturate.
Una pratica chiusa può essere riaperta disabilitando il campo data di chiusura.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 57


Area“Revisione”:
Alcune pratiche potranno essere soggette a revisione perché si trovano in uno stato di fermo
per un lungo tempo. In ambienti lavorativi vasti, con un grande numero di professionisti e di
pratiche, la pianificazione delle revisioni potrebbe essere fondamentale. (vedi anche “Pratiche
Ferme” e “Stampa Pratiche raggruppata per Revisore”).
Il campo “Revisione” rappresenta lo stato di revisione della pratica, sia fisicamente che a
livello informatico. Lo stato di revisione della pratica ha due possibili valori:
1. Da revisionare: in questo caso, si dovrebbe selezionare il revisore dall’elenco;
2. Revisionate: in questo caso, viene indicato il revisore e la data di revisione.

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58 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

5.2 Chi può Creare le Pratiche


L'utente amministratore o un utente con restrizioni potranno inserire modificare e cancellare
le schede anagrafiche delle pratiche. per maggiori informazioni sulla gestione degli utenti vedi
operatori e gestione utenti
L'utente standard non ha la facoltà né di inserire né di modificare o cancellare le schede
anagrafiche delle pratiche.

5.3 Creare una Pratica da Modello

Come creare una pratica modello


La creazione di una nuova scheda anagrafica della pratica comporta la compilazione di diversi
campi, come ad esempio il responsabile, il titolare, lo studio, la materia, il tipo e l'oggetto. Se
la tua attività comporta la creazione di pratiche standard, che condividono le stesse
impostazioni, puoi utilizzare "I Modelli" per creare facilmente e velocemente nuove pratiche
basate su tali modelli.

Come creare un modello:


Apri una la scheda anagrafica di una Pratica già compilata che rappresenta in pieno il modello
desiderato
1. Clicca sulla icona "modifica"
2. Clicca sulla linguetta "Riferimenti"
3. In fondo alla sezione "Riferimenti", spunta la casella "Utilizza questa pratica come modello"
4. Assegna un nome indicativo per il modello
5. Salva la modifica cliccando sull'icona "Salva e chiudi"

Come creare una pratica basata su un modello:


1. Dal menù "Gestione" seleziona "Nuovo"
2. Seleziona "Pratica da modello"
3. Seleziona il modello e clicca su "Seleziona"
4. La scheda anagrafica della pratica ora è già compilata
5. Assegnare il nome del cliente e compila la scheda anagrafica della Pratica

5.4 Sotto Schede della Pratica

La scheda anagrafica della pratica è organizzata in diverse sotto schede per facilitare la
gestione e la consultazione dei dati e delle attività ad essa relativi; (vedi immagine). Le sotto
schede sono anche chiamate "Sezioni" e "Linguette".

La sezione "Generale" contiene i dati anagrafici elementari della pratica. La gestione di tale
sezione è spiegata nell'articolo "Creazione di Nuove Pratiche". Per ogni successiva sezione è
stato dedicato un articolo, come meglio di seguito dettagliato.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 59


Le sotto schede (sezioni) della scheda anagrafica "Pratica"
Riferimenti
Dettagli
Scadenze (Udienze e Adempimenti)
Registrazioni
Fatture
Parti
Documenti
Statistiche
Tariffe
Note

· Alcune sotto schede non saranno visibili agli "Operatori Standard" e agli
"Operatori con Restrizioni"

· Alcune sotto schede non saranno visibili se l'edizione del software acquistato non
contiene le caratteristiche adatte;

Vedi anche
Operatori
Gestione Utenti

60 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

5.4.1 Sezione Riferimenti

Sezione Riferimenti

Riferimenti giudiziali:

Sezione riferimenti
Autorità, Sezione, Giudice e numero di ruolo

Come selezionare l'autorità giudiziale

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 61


Dati del procedimento:

Come attivare la selezione guidata dell'autorità giudiziale

Campo “Posizione Assistito”


Tale campo si riferisce alla posizione che ha l'assistito nella pratica in questione.
Campo “Tipo Procedimento”
Può essere una Citazione, un Ricorso o nessuno dei due.
Il campo “Grado”
Per selezionare il grado di processo, ad esempio: primo grado, appello ecc.
Il Campo “Autorità”:
In questo campo potranno essere introdotte le informazioni attraverso una procedura guidata
per la selezione dell'autorità competente da una banca dati precompilata in AlexPro.
Selezionare la regione, il comune e poi l'ufficio di competenza.

Campo “Sezione”:
Tale campo fa riferimento alla sezione specifica dell'autorità competente. selezionare la
sezione dall'elenco oppure, se necessario, introdurre una nuova sezione attraverso il pulsante
"nuovo" situato a destra del campo in questione.
Campo “Ruolo”:
Indicare, in questo campo, il numero di ruolo attribuito al fascicolo di causa.

62 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

Campo “Giudice”:
Indicare, in questo campo, il nome del giudice istruttore inerente la pratica.

Elenco “Tabella Tariffa”:


È una lista che contiene le diverse tabelle tariffarie applicabili. La selezione di una tabella
tariffaria, insieme ad una valore determinato o indeterminato della Pratica, abilita lo
scaglionamento del valore della prestazione in fase di parcellazione.
La selezione di una tabella e l’introduzione del valore della pratica, sono elementi obbligatori
qualora l’utente volesse quantificare i valori dei diritti e degli onorari, automaticamente,
secondo la tariffa professionale.
Campo “Codice Unificato”:
Solo nel caso di gestione congiunta della pratica con altri studi o altri professionisti esterni e se
tale gestione comporta lo scambio di parcelle tra gli studi coinvolti, sarà necessario introdurre
un codice unico della Pratica, che la contraddistingue fra le parti. Questo campo è
fondamentale per l’emissione e/o l’accettazione di fatture elettroniche (eBill o eInvoice). Lo
stesso codice, deve essere utilizzato da entrambi gli studi che trattano la stessa Pratica,
mentre il Codice o Numero della Pratica sarà utilizzato all’interno di ogni Studio.

Nota sui riferimenti:


L’autorità giudiziale, il nome del giudice ed il numero di ruolo, di solito,
non sono noti al momento dell’apertura della pratica; perciò, tali campi
vengono compilati dopo un po’ di tempo. Nel frattempo, alcune scadenze
ed adempimenti relativi alla pratica potranno aver preso luogo. Al
momento della compilazione di uno o più di questi campi, AlexPro chieder
à all’utente se le scadenze (a venire) inserite precedentemente dovranno
essere automaticamente modificate per evidenziare tali informazioni. In
caso di risposta positiva, AlexPro modificherà, automaticamente i dati
relativi al giudice, all’autorità e al numero di ruolo per tutte le scadenze
a venire. Lo stesso meccanismo si attiva ad ogni modifica apportata ad
uno o più di questi tre campi.

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5.4.2 Sezione Dettagli

Sezione “Dettagli”:
L’obiettivo di questa sezione è quello di gestire i campi informativi aggiuntivi creati dall'utente
stesso ed associati ai vari tipi di pratica.

Oltre ai campi standard forniti da AlexPro, l’utente può aggiungere campi personalizzati alla
scheda anagrafica della Pratica. Tali campi, sono gestiti tramite la tabella “Tipi Pratica”

Questa sezione non è visibile in due casi:


1. durante l’inserimento di una nuova pratica;
2. Se la Pratica non appartiene ad alcun “Tipo”, o se il Tipo Pratica non ha “Campi
Personalizzati dall’Utente”

Per maggior dettaglio sui “Tipi delle Pratiche” vedi:


Tabella Tipi Pratica

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Gestione delle Pratiche

5.4.3 Sezione Scadenze

Sezione "Agenda"
La sezione "Agenda", mostra un elenco di tutte le udienze e gli adempimenti relativi alla
Pratica in corso, già effettuati o ancora da effettuare.

Utilizzare la barra di strumenti locale nella scheda anagrafica per gestire la griglia
visualizzata:

Questo esempio fa riferimento a tutte le sotto schede


presenti nell'anagrafica della Pratica e del Contatto.

Alternative:
· per ordinare la visualizzazione fare clic con il pulsante destro del mouse
selezionando "Ordina per"
· per aprire il contenuto di una riga, posizionarsi, con il mouse, fare doppio clic
sulla riga interessata.
· per inserire un nuovo elemento, fare clic, con il pulsante destro del mouse, e
selezionare la voce "Nuovo" e poi la sottovoce desiderata.

Descrizione delle voci di menù "Altre operazioni"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 65


· la voce "Apri" sta per aprire il record selezionato nella griglia,
· la voce "Nuovo" apre a sua volta una serie di voci di menù per l'introduzione di
quanto segue:

· "Registrazione", per introdurre una registrazione di Parcella


· "Scadenza", per introdurre delle nuove Udienze o dei nuovi adempimenti
nell'agenda di AlexPro
· "Fattura / Parcella Proforma", per iniziare la preparazione per la stampa della
fattura o della proforma di parcella,
· "Pratica", per introdurre una nuova scheda anagrafica per una nuova "Pratica",
· "Pratica da modello", per introdurre una nuova Pratica basandosi su un modello
di Pratica esistente,
· "Contatto", per introdurre una nuova scheda anagrafica per un nuovo "Contatto",
· "Voce / Tariffa", per introdurre una nuova scheda anagrafica di una nuova Voce
di Tariffa,
· "Nuova Voce Glossaario", per introdurre una nuova scheda anagrafica di una
nuova Voce di Glossario,
· "Nuovo Documento", per creare un nuovo documento vuoto con l'editor di
AlexPro,
· "Registrazione per + Pratiche", per introdurre una registrazione di Parcella per
più di una sola Pratica,
· "Scadenza per + Pratiche", per introdurre delle nuove Udienze o dei nuovi
adempimenti per più di una sola Pratica nell'agenda di AlexPro.

66 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

· la voce "Ordina per", da la possibilità di cambiare l'ordinamento degli elementi


visualizzati nella "Griglia". facendo clic su questa voce, sarà possibile
selezionare la modalità di ordinamento da applicare sulla visualizzazione in
corso. L'esempio seguente mostra l'utilizzo della voce "Ordina per" nella sezione
"Documenti" presente nella scheda anagrafica della Pratica:

Al primo clic della voce "Ultima modifica" fa sì che i "Documenti" vengono


ordinati secondo la loro data di "Ultima Modifica" in modo crescente; quindi i
più vecchi prima e poi quelli più recenti. Selezionando la stessa voce "Ultima
Modifica" una seconda vola i documenti saranno visualizzati secondo l'ordine
inverso; ossia decrescente; quindi i più recenti prima e poi quelli più vecchi.
· la voce "Copia ...", da la possibilità di copiare (come copia / incolla) il
contenuto di una delle celle presenti nella riga selezionata dalla visualizzazione
corrente. Il seguente esempio mostra l'utilizzo della funzione "Copia ..." nella
sezione "Registrazioni" presente nella scheda anagrafica della Pratica:

In questo esempio, il clic sulla voce "Importo Euro" copia l'importo della
registrazione selezionata nella visualizzazione corrente, per poterlo incollare
successivamente in un documento o registrazione ecc.

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5.4.4 Sezione Registrazioni

Sezione Registrazioni
La sezione Registrazioni, contiene un elenco di tutte le registrazioni delle prestazioni e delle
spese relative alla Pratica in corso.

Utilizzare la barra di strumenti locale nella scheda anagrafica per gestire la griglia
visualizzata:

Questo esempio fa riferimento a tutte le sotto schede


presenti nell'anagrafica della Pratica e del Contatto.

Alternative:
· per ordinare la visualizzazione fare clic con il pulsante destro del mouse
selezionando "Ordina per"
· per aprire il contenuto di una riga, posizionarsi, con il mouse, fare doppio clic
sulla riga interessata.
· per inserire un nuovo elemento, fare clic, con il pulsante destro del mouse, e
selezionare la voce "Nuovo" e poi la sottovoce desiderata.

68 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

Descrizione delle voci di menù "Altre operazioni"

· la voce "Apri" sta per aprire il record selezionato nella griglia,


· la voce "Nuovo" apre a sua volta una serie di voci di menù per l'introduzione di
quanto segue:

· "Registrazione", per introdurre una registrazione di Parcella


· "Scadenza", per introdurre delle nuove Udienze o dei nuovi adempimenti
nell'agenda di AlexPro
· "Fattura / Parcella Proforma", per iniziare la preparazione per la stampa della
fattura o della proforma di parcella,
· "Pratica", per introdurre una nuova scheda anagrafica per una nuova "Pratica",
· "Pratica da modello", per introdurre una nuova Pratica basandosi su un modello
di Pratica esistente,
· "Contatto", per introdurre una nuova scheda anagrafica per un nuovo "Contatto",
· "Voce / Tariffa", per introdurre una nuova scheda anagrafica di una nuova Voce
di Tariffa,
· "Nuova Voce Glossaario", per introdurre una nuova scheda anagrafica di una
nuova Voce di Glossario,
· "Nuovo Documento", per creare un nuovo documento vuoto con l'editor di
AlexPro,
· "Registrazione per + Pratiche", per introdurre una registrazione di Parcella per
più di una sola Pratica,
· "Scadenza per + Pratiche", per introdurre delle nuove Udienze o dei nuovi
adempimenti per più di una sola Pratica nell'agenda di AlexPro.

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· la voce "Ordina per", da la possibilità di cambiare l'ordinamento degli elementi
visualizzati nella "Griglia". facendo clic su questa voce, sarà possibile
selezionare la modalità di ordinamento da applicare sulla visualizzazione in
corso. L'esempio seguente mostra l'utilizzo della voce "Ordina per" nella sezione
"Documenti" presente nella scheda anagrafica della Pratica:

Al primo clic della voce "Ultima modifica" fa sì che i "Documenti" vengono


ordinati secondo la loro data di "Ultima Modifica" in modo crescente; quindi i
più vecchi prima e poi quelli più recenti. Selezionando la stessa voce "Ultima
Modifica" una seconda vola i documenti saranno visualizzati secondo l'ordine
inverso; ossia decrescente; quindi i più recenti prima e poi quelli più vecchi.
· la voce "Copia ...", da la possibilità di copiare (come copia / incolla) il
contenuto di una delle celle presenti nella riga selezionata dalla visualizzazione
corrente. Il seguente esempio mostra l'utilizzo della funzione "Copia ..." nella
sezione "Registrazioni" presente nella scheda anagrafica della Pratica:

In questo esempio, il clic sulla voce "Importo Euro" copia l'importo della
registrazione selezionata nella visualizzazione corrente, per poterlo incollare
successivamente in un documento o registrazione ecc.

70 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

Questa sezione, inoltre, dispone di una serie di “filtri” per una rapida consultazione:

Opzione "Fatturato":
Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare solo le registrazioni fatturate relative alla
pratica in corso.
Opzione "Non Fatturato":
Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare solo le registrazioni non fatturate relative
alla pratica in corso.
Opzione "Tutto":
Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare tutte le registrazioni relative alla Pratica
in corso, fatturate e non.
Opzione "Fatturabili":
Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare tutte le registrazioni fatturabili relative
alla pratica in corso.
Opzione Non Fatturabili:
Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare tutte le registrazioni non fatturabili
relative alla pratica in corso.

Per ulteriore dettaglio sui termini "Fatturabile" e "Non Fatturabile"; vedi: "Creare
nuove voci di tariffa"

Inoltre, in questa sezione, viene visualizzato un riepilogo semplice della situazione della
Parcella della Pratica:

· il totale generale delle registrazioni della Pratica;


· il totale delle registrazioni fatturate;
· il totale delle registrazioni ancora da fatturare;
· la somma degli importi non fatturabili.

vedi anche:
· Come inserire una nuova registrazione di Parcella (Registrazioni / Parcellazione)

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 71


· Come preparare per la stampa della Fattura / Proforma (Preparazione e Stampa Fatture)

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Gestione delle Pratiche

5.4.5 Sezione Fatture

Sezione Fatture
In questa sezione, viene visualizzata una lista delle Fatture, Proforma e Note di Credito
appartenenti alla Pratica in corso di visualizzazione.
Utilizzare la barra di strumenti locale nella scheda anagrafica per gestire la griglia
visualizzata:

Questo esempio fa riferimento a tutte le sotto schede


presenti nell'anagrafica della Pratica e del Contatto.

Alternative:
· per ordinare la visualizzazione fare clic con il pulsante destro del mouse
selezionando "Ordina per"
· per aprire il contenuto di una riga, posizionarsi, con il mouse, fare doppio clic
sulla riga interessata.
· per inserire un nuovo elemento, fare clic, con il pulsante destro del mouse, e
selezionare la voce "Nuovo" e poi la sottovoce desiderata.

Descrizione delle voci di menù "Altre operazioni"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 73


· la voce "Apri" sta per aprire il record selezionato nella griglia,
· la voce "Nuovo" apre a sua volta una serie di voci di menù per l'introduzione di
quanto segue:

· "Registrazione", per introdurre una registrazione di Parcella


· "Scadenza", per introdurre delle nuove Udienze o dei nuovi adempimenti
nell'agenda di AlexPro
· "Fattura / Parcella Proforma", per iniziare la preparazione per la stampa della
fattura o della proforma di parcella,
· "Pratica", per introdurre una nuova scheda anagrafica per una nuova "Pratica",
· "Pratica da modello", per introdurre una nuova Pratica basandosi su un modello
di Pratica esistente,
· "Contatto", per introdurre una nuova scheda anagrafica per un nuovo "Contatto",
· "Voce / Tariffa", per introdurre una nuova scheda anagrafica di una nuova Voce
di Tariffa,
· "Nuova Voce Glossaario", per introdurre una nuova scheda anagrafica di una
nuova Voce di Glossario,
· "Nuovo Documento", per creare un nuovo documento vuoto con l'editor di
AlexPro,
· "Registrazione per + Pratiche", per introdurre una registrazione di Parcella per
più di una sola Pratica,
· "Scadenza per + Pratiche", per introdurre delle nuove Udienze o dei nuovi
adempimenti per più di una sola Pratica nell'agenda di AlexPro.

74 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

· la voce "Ordina per", da la possibilità di cambiare l'ordinamento degli elementi


visualizzati nella "Griglia". facendo clic su questa voce, sarà possibile
selezionare la modalità di ordinamento da applicare sulla visualizzazione in
corso. L'esempio seguente mostra l'utilizzo della voce "Ordina per" nella sezione
"Documenti" presente nella scheda anagrafica della Pratica:

Al primo clic della voce "Ultima modifica" fa sì che i "Documenti" vengono


ordinati secondo la loro data di "Ultima Modifica" in modo crescente; quindi i
più vecchi prima e poi quelli più recenti. Selezionando la stessa voce "Ultima
Modifica" una seconda vola i documenti saranno visualizzati secondo l'ordine
inverso; ossia decrescente; quindi i più recenti prima e poi quelli più vecchi.
· la voce "Copia ...", da la possibilità di copiare (come copia / incolla) il
contenuto di una delle celle presenti nella riga selezionata dalla visualizzazione
corrente. Il seguente esempio mostra l'utilizzo della funzione "Copia ..." nella
sezione "Registrazioni" presente nella scheda anagrafica della Pratica:

In questo esempio, il clic sulla voce "Importo Euro" copia l'importo della
registrazione selezionata nella visualizzazione corrente, per poterlo incollare
successivamente in un documento o registrazione ecc.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 75


La Sezione Fatture dispone di una serie di “filtri” per una rapida consultazione:
· Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare le fatture definitive
nella lista e vice versa.
· Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare le fatture proforma nella
lista e vice versa.
· Visualizza Originale: facendo clic su questo pulsante "PDF" sarà possibile visualizzare la copia
originale della fattura in formato PDF. È necessario che l’utente abbia il software “Adobe
Acrobat Reader” per poter effettuare correttamente tale funzione di AlexPro®.
Inoltre, nella sezione "Fatture", viene visualizzato – in fondo alla sezione - un
riepilogo dei totali che indica:
· Il numero dei documenti emessi,
· Il valore netto globale dei documenti (totale da incassare),
· Il totale delle somme incassate,
· Il saldo ancora da incassare,
· Il totale dell’imponibile,
· Il totale delle somme non imponibili,
· Il totale delle somme dedicate alla cassa di previdenza,
· Il totale della ritenuta d’acconto relativo alle fatture appartenenti alla pratica in corso di
consultazione.

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76 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

5.4.6 Sezione Parti

Sezione Parti
La sezione Parti, è dedicata alla visualizzazione e alla gestione delle Parti correlate alle
Pratiche.

Per definire i vari Ruoli delle Parti; vedi: Amministrazione di AlexPro, Opzioni
Comuni , "Definizione Parti"

La compilazione della sezione "Parti" non è obbligatoria, ma utile e presenta i seguenti


vantaggi:

· Il controllo automatico del conflitto d’interesse – eseguito da AlexPro,


· La facilità di ricerca, ad esempio “tutte le Pratiche relative ad un certo Avversario”,
· Il raggruppamento delle Pratiche secondo il Corrispondente,
· La possibilità di redazione automatica dei documenti (lettere, atti, fax ecc) dove è possibile
includere i dati anagrafici di una Parte qualsiasi collegata alla Pratica.
· Facilitare il riconoscimento della Pratica per l'addebito del traffico telefonico destinato a, o
proveniente da, una delle Parti collegati alla Pratica.
· Facilitare l'archiviazione della Posta Elettronica proveniente da, o destinata ad una delle
Parti collegate alle Pratiche. Vedi: AlexPro4Outlook

Per Gestire le Parti:

Le Parti corrispondono a delle schede anagrafiche già inserite nell'anagrafica dei


Contatti.

· Aprire la Pratica desiderata


· Attivare la fase modifica, premendo il tasto [F2] o facendo clic sul pulsante Modifica ;
· Fare clic sulla etichetta della Sezione "Parti"
· Introdurre una parte della denominazione del Contatto desiderato e premere il tasto [F4],

oppure fare clic sul pulsante "Trova" ;


· Selezionare la denominazione del Contatto desiderato dall’elenco fare clic sul pulsante
"Seleziona",
· Selezionare, dall'elenco sottostante, il ruolo della Parte;

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 77


· Fare clic sul pulsante "Aggiungi";

Nota Bene: Per escludere un nominativo dall’elenco delle Parti, selezionare il


nominativo desiderato dalla lista e fare clic sul pulsante "Rimuovi".

Nota Bene: Nella sezione "Pratiche" presente nella scheda anagrafica del Contatto
collegato appariranno riferimenti alle Pratiche alle quali è stato correlato.

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78 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

5.4.7 Sezione Documenti

Sezione Documenti
La sezione Documenti, contiene un elenco di tutti i documenti relativi alla Pratica. Tali
documenti possono essere di qualsiasi tipo e in qualsiasi formato e sono distinti in tre gruppi
principali:
· Documenti esterni, riferiti come “Collegamento” . Questo gruppo di documenti,
rappresenta documenti memorizzati in una cartella su un computer condiviso (Server),
· Documenti incorporati : questo gruppo di documenti rappresenta documenti memorizzati
all’interno della Pratica.
· Collegamento a "Cartelle" : questo gruppo rappresenta un riferimento ad una Cartella presente
su un computer condiviso (Server).

Come collegare un documento alla pratica:


· Aprire la pratica desiderata;
· Fare clic sul pulsante "nuovo" dalla barra di strumenti locale

· Dalla finestra di dialogo che sarà visualizzata, individuare e selezionare il documento


desiderato e fare clic sul Pulsante "Apri";
· Compilare le proprietà del documento nell'apposito modulo; come dalla seguente figura:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 79


· fare clic sul Pulsante "OK".

Nota Bene:
· il documento deve trovarsi su una cartella condivisa (se non si lavora in
mono utenza);
· non è possibile fare collegamenti a documenti che si trovano sul
proprio personal computer, ove altri utenti del software non hanno la
possibilità di accedere;
· non è possibile fare collegamenti a documenti residenti su server http;
ad esempio: http://www.elsaidi.com/index.htm

Per maggior dettaglio sulla creazione e la gestione dei documenti, vedi:


Gestione dei Documenti
Collegare Documenti alle Pratiche
Incorporare Documenti nelle Pratiche
Automazione Documenti
Ricerca dei Documenti
Come Creare un Modello di Documento
Modello Interno
Modello Microsoft Word
Come Creare un Documento da Modello
Copia e Spostamento del Documento
AlexPro4Word
Installazione AlexPro4Word
Lavorare con AlexPro4Word
AlexPro4Outlook
Installazione AlexPro4Outlook
Lavorare con AlexPro4Outlook

80 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

AlexPro4Excel
Installazione AlexPro4Excel
Lavorare con AlexPro4Excel

Come creare un nuovo documento interno:


Un documento interno, è un documento creato dall’elaboratore dei testi nativo di AlexPro. I
documenti creati con il gestore interno, non sono memorizzati in cartelle personali, nè
condivise, ma nel database stesso di AlexPro.
Creare un documento direttamente dalla pratica:
· Aprire la pratica richiesta dall’elenco,
· Fare click sulla linguetta "Documenti"
· Dal menù "Documenti", selezionare "Nuovo" e poi "AlexPro Vuoto"
· Iniziare la redazione del documento,
· Fare clic sul pulsante "Salva" per assegnare un nome al documento e salvarlo nella pratica.

Vedi anche
Gestione Documenti

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 81


5.4.8 Sezione Statistiche

Sezione Statistiche
La sezione Statistiche mostra un rapporto statistico relativo alla Pratica. Tale rapporto indica:
· Le ore lavorate da ogni operatore sulla pratica in corso,
· La percentuale di partecipazione di ogni operatore,
· Il numero delle ore fatturate,
· Il numero delle ore ancora da fatturare,
· Il numero delle ore lavorate non fatturabili,
· Il valore complessivo del tempo lavorato sulla pratica,
· La somma dei diritti, degli onorari e delle spese,
· Il totale degli acconti ricevuti dal cliente, sia fatturati che ancora da fatturare,
· Dati relativi all’ultima parcella emessa,
· Grafico che rappresenta la partecipazione di tutti gli operatori nella gestione della pratica in
corso.

Il rapporto visualizzato può essere stampato o esportato in un formato diverso e


salvato sul disco o inviato per posta elettronica, attraverso la barra degli strumenti
visualizzata nel rapporto.

vedi anche:
Inserimento delle Prestazioni e delle Spese / Parcellazione
Lavorare con la tariffa
La tariffa a tempo
Gestione degli operatori

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82 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

5.4.9 Sezione Tariffe

Sezione Tariffe
In questa sezione, vengono visualizzate le tariffe personalizzate e non la tariffa standard
della professione. Un elenco vuoto rappresenta l'assenza di una tariffa personalizzata nella
pratica.

Questa sezione è disponibile solo nella Edizione Enterprise di AlexPro.

Utilizzare la barra di strumenti locale nella scheda anagrafica per gestire la griglia
visualizzata:

Questo esempio fa riferimento a tutte le sotto schede


presenti nell'anagrafica della Pratica e del Contatto.

Alternative:
· per ordinare la visualizzazione fare clic con il pulsante destro del mouse
selezionando "Ordina per"
· per aprire il contenuto di una riga, posizionarsi, con il mouse, fare doppio clic
sulla riga interessata.
· per inserire un nuovo elemento, fare clic, con il pulsante destro del mouse, e
selezionare la voce "Nuovo" e poi la sottovoce desiderata.

Descrizione delle voci di menù "Altre operazioni"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 83


· la voce "Apri" sta per aprire il record selezionato nella griglia,
· la voce "Nuovo" apre a sua volta una serie di voci di menù per l'introduzione di
quanto segue:

· "Registrazione", per introdurre una registrazione di Parcella


· "Scadenza", per introdurre delle nuove Udienze o dei nuovi adempimenti
nell'agenda di AlexPro
· "Fattura / Parcella Proforma", per iniziare la preparazione per la stampa della
fattura o della proforma di parcella,
· "Pratica", per introdurre una nuova scheda anagrafica per una nuova "Pratica",
· "Pratica da modello", per introdurre una nuova Pratica basandosi su un modello
di Pratica esistente,
· "Contatto", per introdurre una nuova scheda anagrafica per un nuovo "Contatto",
· "Voce / Tariffa", per introdurre una nuova scheda anagrafica di una nuova Voce
di Tariffa,
· "Nuova Voce Glossaario", per introdurre una nuova scheda anagrafica di una
nuova Voce di Glossario,
· "Nuovo Documento", per creare un nuovo documento vuoto con l'editor di
AlexPro,
· "Registrazione per + Pratiche", per introdurre una registrazione di Parcella per
più di una sola Pratica,
· "Scadenza per + Pratiche", per introdurre delle nuove Udienze o dei nuovi
adempimenti per più di una sola Pratica nell'agenda di AlexPro.

84 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

· la voce "Ordina per", da la possibilità di cambiare l'ordinamento degli elementi


visualizzati nella "Griglia". facendo clic su questa voce, sarà possibile
selezionare la modalità di ordinamento da applicare sulla visualizzazione in
corso. L'esempio seguente mostra l'utilizzo della voce "Ordina per" nella sezione
"Documenti" presente nella scheda anagrafica della Pratica:

Al primo clic della voce "Ultima modifica" fa sì che i "Documenti" vengono


ordinati secondo la loro data di "Ultima Modifica" in modo crescente; quindi i
più vecchi prima e poi quelli più recenti. Selezionando la stessa voce "Ultima
Modifica" una seconda vola i documenti saranno visualizzati secondo l'ordine
inverso; ossia decrescente; quindi i più recenti prima e poi quelli più vecchi.
· la voce "Copia ...", da la possibilità di copiare (come copia / incolla) il
contenuto di una delle celle presenti nella riga selezionata dalla visualizzazione
corrente. Il seguente esempio mostra l'utilizzo della funzione "Copia ..." nella
sezione "Registrazioni" presente nella scheda anagrafica della Pratica:

In questo esempio, il clic sulla voce "Importo Euro" copia l'importo della
registrazione selezionata nella visualizzazione corrente, per poterlo incollare
successivamente in un documento o registrazione ecc.

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Vedi anche
La Tariffa Personalizzata

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86 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

5.4.10 Sezione Note

Sezione Note:
È una parte dedicata alle libere annotazioni relative alla Pratica in cui si possono inserire testi
formattati, incollare disegni ed immagini o creare collegamenti a filmati, registrazioni audio o
file su cartelle di rete.

Questo quadro non ha una lunghezza massima, quindi potrà contenere una grande quantità di
dati e di oggetti.

Il contenuto di questo campo è chiamato “Rich Text”, ossia “Testo Ricco”; per maggiori
informazioni sulla modalità della gestione dei campi simili, vedi “Gestione Campi RTF”.

Esempio campo memo della scheda anagrafica

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5.5 Modificare e Aggiornare la Pratica

Per modificare i dati di una pratica esistente:


1. Selezionare la pratica dall’elenco Pratiche;
2. Fare clic sul pulsante "Apri" ;
3. Fare clic sul pulsante "Modifica" ;
4. Apportare le modifiche richieste
5. Fare clic sul pulsante "Salva" .

Modificare il nome del Cliente:


Non è possibile cambiare il cliente della Pratica direttamente dalla sua scheda anagrafica. Per
cambiare il Cliente attribuito alla Pratica utilizzare l'utilità "Cambio Cliente" disponibile nella
procedura "Amministrazione AlexPro" dal menù "Strumenti"

Modificare i nomi delle parti nella sezione "Generale"


Anche questi nominativi non potranno essere modificati direttamente dalla sezione "Generale"
ma dalla sezione "Parti"

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88 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

5.6 Cancellare una Pratica

Per eliminare una pratica esistente:


1. Per eliminare una pratica selezionare la pratica dall’elenco Pratiche;
2. Fare clic sul pulsante Apri ;
3. Fare clic sul pulsante Modifica ;
4. Fare clic sul pulsante Elimina .

Non sarà possibile eliminare una Pratica se questa pratica abbia:


· Registrazioni fatturate, non fatturate, fatturabili o non fatturabili,
· Scadenze effettuate o non effettuate,
· Fatture, Proforma o Note di Credito.
· Documenti collegati

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5.7 Chiudere una Pratica
Chiudere la Pratica significa spostare la scheda dall'archivio delle Pratiche aperte all'archivio
delle Pratiche chiuse ed impedire agli utenti di eseguire qualsiasi operazione ad essa relativa.
Una Pratica chiusa non può avere scadenze ne addebiti in parcella.

Per chiudere una pratica:

1. Selezionare la Pratica desiderata dall’elenco delle Pratiche aperte;


2. Fare clic sul pulsante "Apri" ;
3. Fare clic sul pulsante "Modifica" ;
4. Attivare la casella della data di chiusura
5. Selezionare la data di chiusura della pratica,
6. Fare clic sul pulsante "Salva" .

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90 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

5.8 Cambiare lo Stato della Pratica

è possibile attribuire un particolare stato alla pratica sia quando viene effettuata una scadenza
dall'agenda oppure manualmente modificando la scheda anagrafica della Pratica.

Cambiare lo stato della Pratica dall'Agenda:

Cambiare lo Stato della Pratica dalla sua scheda anagrafica:

Assicurarsi di aver inserito i diversi Stati richiesti nella tabella "Stati". Per maggior
dettaglio vedi: "Tabella Stati della Pratica"

1. Selezionare la pratica dall’elenco Pratiche;


2. Fare clic sul pulsante "Apri" ;
3. Fare clic sul pulsante "Modifica" ;
4. Selezionare lo stato desiderato dall'elenco;
5. Fare clic sul pulsante "Salva" .

Vedi anche:

Tabella Stati della Pratica

Compiere una scadenza

Stampa Pratiche

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5.9 Cercare le Pratiche

Per aprire o consultare una delle Pratiche aperte:


· Fare Clic sulla icona "Pratiche" situata sulla barra del menù laterale

· Sarà visualizzata la lista delle Pratiche aperte come nella seguente figura:

· Utilizzare la barra di ricerca per introdurre i valori di ricerca e fare clic sul pulsante "Esegui",
oppure premere il tasto <Invio> dalla tastiera:

· Per aprire la scheda anagrafica della Pratica, fare doppio clic sulla riga contenente i dati
della Pratica desiderata, oppure fare clic sulla icona "Apri"
· La scheda anagrafica della Pratica sarà aperta in modalità di "Sola Lettura"; quindi non sarà
possibile modificare alcun dato prima di entrare nella modalità "Modifica"
· Per modificare la scheda anagrafica della Pratica, fare clic sulla icona "Modifica" .

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92 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

5.10 Gestire le Parti di una Pratica


Le Parti sono Nominativi di contatti correlati alla pratica.

Per aggiungere nuovi parti relativi ad una pratica:


· Apri la scheda anagrafica della pratica desiderata,
· Clicca sul pulsante modifica , oppure il tasto F2 dalla tastiera,
· Clicca sull'etichetta della sezione "Parti",
· Digita una parte del nominativo del contatto da aggiungere nella casella "Nominativo",
· Clicca sul pulsante "Zoom",
· Seleziona il nominativo desiderato e clicca sul pulsante "Seleziona"
· Dall'elenco seguente chiamato "Ruolo", seleziona il ruolo del contatto in questa pratica,
· Clicca sul pulsante "Aggiungi"

Per rimuovere un nominativo di una Parte dalla pratica:


· Apri la scheda anagrafica della pratica desiderata,
· Clicca sul pulsante modifica , oppure il tasto F2 dalla tastiera,
· Clicca sull'etichetta della sezione "Parti",
· Selezionare il nome da rimuovere dall'elenco
· Clicca sul pulsante "Rimuovi" situato sotto la lista,

I Ruoli delle parti che si vedono nell'elenco chiamato "Ruolo" potranno essere
personalizzati tramite la gestione delle "Opzioni Comuni" dagli "Strumenti di
Amministrazione" disponibile nel menù "Strumenti"

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Qualsiasi nominativo riferito come Parte in una Pratica deve essere prima inserito
nell'anagrafica dei Contatti.

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94 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione delle Pratiche

5.11 Cambio Cliente


Non si può cambiare l'anagrafica cliente attribuita ad una pratica direttamente dalla scheda
anagrafica della pratica stessa. Invece, si deve utilizzare l'utilità di "Cambio Cliente" attraverso
lo strumento "Amministrazione AlexPro"

· Seleziona il menu "Strumenti",


· Seleziona la voce "Amministrazione AlexPro"

· Esegui l'Autenticazione Utente


· Seleziona la voce "Utilità Registrazioni"
· Dalla lista situata a sinistra, seleziona "Cambio Cliente"

· Selezionare la Pratica interessata nel quadro "Dati Pratica da Cambiare"


· Indicare il "Nuovo Nominativo" al quale si deve assegnare la pratica nel campo "Dati Nuovo
Cliente"
· Fare clic sul pulsante "Conferma" per effettuare il cambio oppure "Annulla" per tralasciare.

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Nota Bene che il cambiamento avverrà solo per la Pratica e le Registrazioni delle
Prestazioni non ancora fatturate. Le registrazioni già fatturate rimarranno
attribuiti al nominativo del Cliente precedente prima del cambiamento.

Vedi anche:
Gestione dei Contatti

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Gestione delle Pratiche

5.12 Campi Aggiuntivi Personalizzati


I campi aggiuntivi sono gestibili nella sottoscheda "Dettagli" solo se il "Tipo" della Pratica è
stato impostato per fornire tali campi.

I campi aggiuntivi saranno visualizzati verticalmente, uno dopo l'altro, nella colonna
denominata "Campo". I rispettivi dati debbono essere introdotti nella stessa riga nella colonna
denominata "Valore", come nella seguente figura:

Nota Bene: AlexPro non effettua alcun controllo, ne sulla congruenza ne sulla
correttezza dei dati inseriti in questa griglia.

Per memorizzare i dati introdotti, fare clic sul pulsante "Salva" dalla barra degli strumenti
in alto.

Vedi anche:
Tabella "Tipi Pratiche"
Sezione Dettagli della Pratica

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5.13 Pratiche Ferme

Obiettivo:
L'obiettivo di questa fase del programma è di individuare le Pratiche che appartengono ad uno
dei seguenti casi:
1. Pratiche senza alcuna registrazione di prestazione o di spese per un determinato periodo di
tempo (Pratiche senza prestazioni),
2. Pratiche senza scadenze per un determinato periodo di tempo,
3. Pratiche senza Fatture / Proforma emesse da un determinato periodo di tempo,
4. Pratiche senza Fatture ne Proforma (Pratiche mai fatturate).

Per visualizzare l'elenco delle Pratiche ferme:


· Selezionare l'icona "Pratiche Ferme" dalla barra del menù laterale a sinistra

· Introdurre l'intervallo di tempo richiesto (numero di giorni) nella casella "Da oltre n. giorni"

· Selezionare la voce del menù desiderata


· Senza Prestazioni,
· Senza Fatturazione,
· Senza Scadenze
Per visualizzare l'elenco delle Pratiche "Mai fatturate", non è necessario indicare il numero dei
giorni.

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Gestione delle Pratiche

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Capitolo

VI
Gestione dei Contatti
Gestione dei Contatti

6 Gestione dei Contatti

Indice della Sezione


La Scheda Anagrafica
Chi può Creare i Contatti
Modificare la scheda "Contatto"
Eliminare la scheda "Contatto"
Importazione dei Contatti da Outlook Express
Importazione dei Contatti da Altre Fonti
Esportazione dei Contatti in Outlook
Esportazione dei Contatti in Excel
Esportazione dei Contatti in altri Formati
Impostazione Lingua
Dati di Identificazione per L'Antiriciclaggio
Individuare o Cercare un Contatto

6.1 La Scheda Anagrafica

Per inserire un nuovo contatto:


Dal menù "Gestione", selezionare la voce "Nuovo" e poi la sottovoce "Contatto"

oppure
Per visualizzare un elenco di tutte le schede anagrafiche dei contatti già inserite, selezionare
l’icona "Contatti" dalla barra laterale.

Sarà visualizzata una lista di tutti i "Contatti" inseriti nell'anagrafica:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 101


Con la lista dei "Contatti" visualizzata, il pulsante "Nuovo" permette di introdurre un nuovo
contatto (la stessa operazione è ottenibile attraverso il pulsante destro del mouse,
selezionando Nuovo, oppure [CTRL+N]).

La scheda di gestione è suddivisa in 8 sezioni di seguito dettagliate:

Sezione Dati base


Questa sezione permette l’inserimento dei dati di base relativi al Contatto.

102 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

Il campo “Natura Giuridica”:


Per contraddistinguere tra le persone fisiche, le aziende e altro. La mancata compilazione di
questo campo influenzerà la compilazione automatica della nota di iscrizione al ruolo.

Il campo “Codice Identificativo”:


E' un campo gestito totalmente dalla procedura e rappresenta un numero progressivo della
scheda anagrafica inserita. Tale campo è stato reso visibile per fornire all’utente un elemento
ulteriore per la distinzione tra due schede anagrafiche uguali.
Il campo “Ragione Sociale”:
La denominazione completa della persona fisica o la ragione sociale di un'azienda.
I campi “Cognome”, “Nome”, “Sesso”:
La compilazione di questi campi è fondamentale per la costruzione del codice fiscale in
automatico.
I campi “Indirizzo”, “CAP”; “Città”, “Provincia”:
Introdurre il CAP e premere il tasto "Invio" dalla tastiera per ottenere una lista completa di
tutti i comuni che condividono lo stesso codice. La stessa cosa può essere applicata sul campo
"Città", introducendo una parte del nome della città e con il tasto "Invio" sio può visualizzare
una lista completa di tutte le città che contengono la parte introdotta.
Il campo “Nazione”:
Si compila solo in caso di un Contatto non Italiano.
I campi “Data di Nascita”, “Luogo di Nascita”:
Compilare (oltre al Cognome, al Nome e al Sesso) anche per la formazione del Codice Fiscale.
Il campo “Codice Fiscale”:
Nel caso di persone fisiche, si può generare il codice fiscale in modo automatico,
attraverso il pulsante , solo se i dati personali sono correttamente inseriti. Si
applica su questo campo un controllo di conformità, sia per la correttezza dei dati
che per la duplicazione.
Il campo “Partita Iva”:
E' un campo controllato dal programma, sia a livello di correttezza della
composizione, che a livello di verifica (con controllo sulla duplicazione di
inserimenti). In caso di aziende dove la partita I.V.A. e il codice fiscale sono uguali,
il pulsante copia la partita I.V.A. nel campo Codice Fiscale.
Verifica di coerenza formale del codice:
Il software verifica la correttezza della Partita I.V.A., secondo le norme della
Comunità Europea e visualizza lo stesso campo barrato in colore rosso in caso di
errore. E’ consigliabile l’introduzione della sigla del paese all’inizio della Partita I.V.A.
Ad esempio, IT per Italia, FR per Francia, ecc.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 103


Verifica di casi di duplicazione della scheda anagrafica:
All’introduzione della Partita I.V.A., e/o il Codice Fiscale, il software verificherà
l’esistenza di una scheda anagrafica che abbia lo stesso codice e notificherà l’utente
in caso di duplicazione. L’utente, comunque, ha la facoltà di forzare l’inserimento
della scheda duplicata.
Il campo “Forma di Cortesia”:
E' inteso come la frase che dovrà precedere il nome del contatto nelle varie stampe
(come ad esempio: "Spettabile", "Egregio Signore", "Gentile Signora").
Si può selezionare, dall'elenco, una forma precedentemente inserita oppure inserirne
altri.
Il campo “Presentato da”:
Per indicare il nome della persona che ha presentato il Contatto o la fonte di provenienza.
Il campo “Classe/Gruppo”:
E' un campo utilizzato al fine di raggruppare diverse schede anagrafiche in un insieme
chiamato Gruppo o Classe. Il raggruppamento sarà utile nella fase di analisi del fatturato,
stampa rapporti e stampa solleciti di pagamento, ove sarà possibile effettuare tali operazioni
su un Gruppo, anzichè su una singola scheda anagrafica.

I campi “Telefono”, “Fax”, “Cellulare”:


Sono disponibili 20 campi diversi per ogni tipologia; quindi 20 numeri di telefono fisso, 20 di

numero di telefax e così via.


Selezionare dall'elenco, dal lato sinistro della griglia, la tipologia del numero telefonico, ed
introdurre il numero sulla stessa riga nel lato destro. Con la stessa sono anche gestiti i numeri
di cellulari e telefax e le indirizzi di posta elettronica.

Per introdurre un nuovo "mezzo di comunicazione", aprire la lista cliccando sulla linguetta
destra e selezionare la voce "nuovo tipo".

Introdurre la denominazione del "mezzo" e premere il pulsante "OK".

104 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

Nota Bene: La presenza del maggior numero di numeri telefonici, cellulari e fax
semplifica l'utilizzo del componente "TeleCheck" per l'addebito istantaneo del tempo
delle chiamate telefoniche nell rispettive Pratiche.

Nota Bene: La presenza del maggior numero di indirizzi email semplifica l'utilizzo
del componente "AlexPro4Outlook" per il salvataggio dei messaggi Outlook di posta
elettronica nelle rispettive Pratiche

I campi “Categoria”, “Attività”:


Sono altri due campi, facoltativi, che saranno utilizzati al fine di raggruppare diverse schede
anagrafiche in insiemi chiamati "Categoria" e "Attività". Il raggruppamento sarà utile nella
fase di analisi del fatturato, stampa rapporti e stampa solleciti di pagamento, ove sarà
possibile effettuare tali operazioni su una "Categoria" o "Attività", anzichè su una singola
scheda anagrafica.

Il campo “Lingua”:
E' necessario solo per le schede dei Contatti che dovranno essere gestite nella loro
lingua originaria. I documenti contabili (fatture ecc.) ed i solleciti di pagamento,
potranno essere stampati utilizzando la lingua originaria del destinatario.

Vedi anche:
Traduzione della Tariffa
Opzioni solleciti
Tabella lingue
Le opzioni “Soggetto ad I.V.A. / Soggetto alla Ritenuta d’Acconto”:

· Attivare la spunta nella casella "I.V.A." se il Contatto è soggetto all'IVA e


viceversa.
· Attivare la spunta nella casella "Ritenuta d'Acconto" se il Contatto è soggetto alla
ritenuta d'acconto e viceversa.
È consigliabile impostare questi due campi per facilitare la fase di fatturazione.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 105


Sezione "Altri dati"
In questa sezione sono presenti 4 sotto-schede:
· Annotazioni
· Referenti
· Pagamento e Dati Bancari
· Identificazione

Scheda "Note":
È una parte dedicata alle libere annotazioni relative al Contatto in cui si possono inserire testi
formattati, incollare disegni ed immagini o creare collegamenti a filmati, registrazioni audio o
file su cartelle di rete.

Questo quadro non ha una lunghezza massima, quindi potrà contenere una grande quantità di
dati e di oggetti.
Il contenuto di questo campo è chiamato “Rich Text”, ossia “Testo Ricco”; per maggiori
informazioni sulla modalità della gestione dei campi simili, vedi “Gestione Campi RTF”.

Scheda "Referenti"
è Disponibile nella edizione Enterprise o con l'acquisto della estensione "Multi-Studio".
Questa scheda permette l'assegnazione di diversi "Ruoli Amministrativi" a diversi "Operatori"
nelle diverse "Filiali" (o Studi).

L'utilizzo di questa scheda è utile per Studi Professionali con diversi filiali (o settori di
specializzazione); dove il Cliente potrebbe, ad esempio, essere assistito da persone diverse
secondo la filiale (o il settore) in un argomento specifico.

L'esempio illustrato nella figura seguente indica che il Cliente:


· è stato presentato dall'operatore "TA" nella filiale denominata "ESS",
· è stato presentato dall'operatore "AE" nella filiale denominata "SL"
· sarà assistito dall'operatore "KE" nella filiale "ESS"
· sarà assistito dall'operatore "LR" nella filiale "SL"

106 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

Utilizzare la barra verticale posizionata a sinistra della scheda per "Aggiungere o Togliere"
"Ruoli" e per "Aggiungere o Togliere" "Operatori"
Utilizzare questo pulsante per:
· Aggiungere un "Ruolo amministrativo" alla "Filiale o lo Studio" selezionato
· Assegnare un "Operatore" al "Ruolo amministrativo" selezionato
Utilizzare questo pulsante per:
· Rimuovere un "Ruolo amministrativo" dalla "Filiale o lo Studio" selezionato
· Rimuovere un "Operatore" dal "Ruolo amministrativo" selezionato

Utilizzare questo pulsante per espandere la visualizzazione ad "albero"

Utilizzare questo pulsante per comprimere la visualizzazione ad "albero"

A che cosa serve l'assegnazione dei referenti?


Questa scheda è presente ed attiva solo se esistono più "Filiali, Studi o Aree di
specializzazione" impostati e configurati attraverso la "Gestione utenti e Sezioni".

In ogni "Pratica" si può determinare al massimo 3 operatori:


1. Il Titolare della Pratica,
2. Il Responsabile predefinito della Pratica,
3. Il Revisore della Pratica
Come si vede, questi nominativi fanno riferimento alla "Pratica" e non al "Cliente". In alcuni
casi è necessario distinguere tra il "Titolare", il "Responsabile", il "Revisore" e - anche - la
persona che ha "Presentato" il Cliente in una "Filiale" o "Studio"; che per esigenze
amministrative e statistiche è diverso dal "Titolare" della "Pratica". Perciò, AlexPro offre
questa estensione nella gestione della scheda anagrafica del "Cliente" per poter attribuire
diversi "Ruoli" amministrativi a quest ultima.

Tali "Referenti" sono disponibili come "Criteri" di analisi e ricerca nelle seguenti fasi di analisi e
ricerca:

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· Analisi del fatturato, vedi la figura seguente:

· Consultazione delle Pratiche:

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Gestione dei Contatti

· Consultazione delle Analisi delle Prestazioni:

Scheda "Pagamento e Dati bancari"

In questa scheda, sarà possibile introdurre i dati relativi alle condizioni di pagamento e alle
coordinate bancarie del contatto.

Quadro "Condizioni di pagamento"


Nel primo quadro "Condizioni di pagamento", selezionare dall'elenco le condizioni da
applicare per l'incasso della Fatture emesse al Cliente selezionato. Assicurarsi prima di
aver inserito diverse condizioni di pagamento nell'apposita fase di gestione.

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Quadro "Dati Bancari"
Introdurre i dati, oppure
Introdurre solo la città nel campo "Città" e fare clic sul pulsante "Zoom" per selezionare la
banca e compilare tutti i campi automaticamente. Il campo relativo al numero conto del
conto corrente deve essere compilato comunque manualmente.

Scheda "Identificazione"

Come arrivare:
· Individuare ed aprire la scheda anagrafica del Contatto,
· Fare clic sulla linguetta "Altri Dati"
· Nella sezione "Altri Dati" sono presenti quattro schede, come dalla seguente figura: "Note",
"Referenti", "Pagamento e dati bancari" e "Identificazione".

Come funziona:
· Fare clic sulla scheda "Identificazione" per introdurre i dati personali relativi al Contatto

110 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

· L'attivazione della casella "Identificazione necessaria" indica quanto segue:


1. che i dati di identificazione del Contatto sono disponibili per essere introdotti in
questa parte della scheda anagrafica,
2. che il Contatto è soggetto alle norme di antiriciclaggio
3. che, da questo momento in poi, ogni Pratica che sarà aperta o modificata per conto
di questo contatto potrà essere registrata nell'Archivio Unico dell'Antiriciclaggio
"AUI"
· Compilare tutti i dati della scheda segnalando il nominativo del professionista che ha
eseguito l'identificazione dalla lista "Identificato da".
· Si può, inoltre, inserire una copia del documento di identificazione utilizzando il pulsante
"Inserisci" indicato nella seguente figura:

NOTA BENE: I formati accettabili della copia del documento sono "JPG" e "BMP".

Vedi anche:
Stampa Contatti
Archivio Unico Informatico

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 111


Sezione "Pratiche"
È una sezione dedicata alla visualizzazione delle Pratiche inserite relativamente a
quel Contatto, a prescindere dal suo ruolo nella Pratica (cliente, riferimento,
corrispondente ecc). Da questa sezione, si può selezionare ed aprire una Pratica
facendo doppio clic sulla pratica selezionata.

Per creare una nuova Pratica per il Contatto in corso, utilizzare il pulsante "Nuova
Pratica" in fondo a questa sezione.

Sezione Udienze
È una sezione dedicata alla visualizzazione delle udienze inserite relativamente a quel
Contatto. Da questa sezione, si può selezionare ed aprire una registrazione, facendo doppio
clic sul record selezionato.

Sezione "Adempimenti"
È una sezione dedicata alla visualizzazione delle scadenze inserite relativamente a quel
contatto. Da questa sezione, si può selezionare ed aprire una registrazione di scadenza,
facendo doppio clic sul record selezionato.

112 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

Sezione "Registrazioni"
È una sezione dedicata alla visualizzazione delle registrazioni (prestazioni, competenze, spese
ecc) inserite relativamente a quel contatto. Da questa sezione, si può selezionare ed aprire
una registrazione, facendo doppio clic sul record selezionato.

Sezione "Fatture"
È una sezione dedicata alla visualizzazione delle Fatture / Proforma / Note Credito relative a
quel Contatto. Da questa sezione, si può selezionare ed aprire la scheda anagrafica della
fattura, facendo doppio clic sul record selezionato.

Sezione "Correlati"
I Contatti correlati e le Parti (che si trovano nella scheda anagrafica delle Pratiche) sono la
stessa cosa. Questa sezione contiene una lista di tutte le Parti correlate alle diverse Pratiche
dello stesso Contatto.
Ad esempio diversi "Avversari", "Controparti", "CTU" ecc correlati alle Pratiche di un Cliente.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 113


Sezione "Correlati" nella scheda anagrafica del Contatto

Vedi anche:
Sezione "Parti" nella gestione della Pratica

Sezione Tariffe
È una sezione dedicata alla visualizzazione delle tariffe personalizzate relativamente al
Contatto. Questa caratteristica è disponibile nella Edizione Enterprise o come estensione da
acquistare in aggiunta all'edizione Standard.

Vedi anche:
Tabella Lingue
Tabelle Mezzi di Comunicazione
Tabella Condizioni di pagamento
Tabella Ruoli Amministrativi
Stampa Contatti
Importazione Esportazione Contatti

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114 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

6.2 Chi può Creare i Contatti


L'utente amministratore o un utente con restrizioni potranno inserire modificare e cancellare
le schede anagrafiche dei contatti. per maggiori informazioni sulla gestione degli utenti vedi
operatori e gestione utenti
L'utente standard non ha la facoltà né di inserire né di modificare o cancellare le schede
anagrafiche e dei contatti.

6.3 Modificare la scheda "Contatto"

Per modificare una scheda anagrafica:


· Individuare il contatto attraverso le fasi di ricerca disponibili nella procedura e, con la lista
dei contatti visualizzata, fare doppio clic sul nominativo per aprire la scheda da
modificare (oppure, dopo aver selezionato il contatto, fare clic sull'icona Apri )
· Selezionare l’icona Modifica dalla barra orizzontale, oppure premere il tasto
[F2];
· Effettuare le modifiche desiderate. Per memorizzare i dati introdotti o modificati
nella scheda in corso, fare clic sulla icona Salva dalla barra orizzontale oppure
premere il tasto [F7].

N.B.: Per salvare le modifiche e chiudere la scheda corrente fare clic sul pulsante
Salva e chiudi , oppure premere i tasti [Ctrl+F7]

6.4 Eliminare la scheda "Contatto"

Per eliminare una scheda anagrafica:


· Individuare il contatto attraverso le fasi di ricerca disponibili nella procedura;
· Fare doppio clic sulla scheda da eliminare, oppure premere il tasto Apri ;
· Fare clic sul pulsante Modifica ;
· Fare clic sul pulsante Elimina ;
· Confermare l’eliminazione.

Non sarà possibile eliminare una scheda di un contatto se questa scheda ha:
· Registrazioni fatturate, non fatturate, fatturabili o non fatturabili,
· Scadenze effettuate o non effettuate,
· Fatture, Proforma o Note di Credito,
· Documenti collegati,
· Registrazioni nell'archivio unico informatico

6.5 Importazione dei Contatti da Outlook Express

Importazione Contatti da Outlook Express ad AlexPro


Inizia con l'esportazione dei contatti dalla Rubrica di Outlook Express:
· Aprire la Rubrica di Outlook Express;

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 115


· Dal Menù File, selezionare "Esporta...";
· Dal sotto-menù, selezionare “Altra Rubrica...”;

· Dalla finestra Esporta Rubrica, che apparirà dopo la selezione, fare clic sulla la voce “File di
testo (Comma Separated Values)";

· Fare clic su Esporta;

· Dalla finestra "Esportazione CSV" selezionare un percorso e un nome di file per l'esportazione
dei dati, ad esempio " C:\Documents and Settings\nome \Documenti\addressbook.csv

· Fare clic sul pulsante <Avanti>;


· Dalla finestra successiva, assicurarsi di "spuntare" tutte le caselle di selezione, come nella
figura seguente;

116 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

· Fare clic sul pulsante <Fine>;


· Attivare la procedura “Importa/Esporta” dalle utilità di amministrazione di AlexPro (Menù
Strumenti/Amministrazione AlexPro);

· Dall’elenco, selezionare “File Testo .CSV di Outlook Express”;


· Fare clic sul pulsante <Avanti>;
· Fare clic sul tasto <Sfoglia> per selezionare il file da importare, lo stesso file creato nel
punto 6;

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 117


· Selezionare la casella adatta per quanto concerne la creazione di nomi duplicati;
· Fare clic sul pulsante <Avanti>;
· Attendere la fine della procedura di importazione, dove sarà visualizzato un messaggio che
contiene il numero delle schede importate.

Vedi anche:
Gestione dei Contatti

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118 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

6.6 Importazione dei Contatti da Altre Fonti

Vedi:
Importazione Contatti da Outlook
Importazione Dati da Altre Fonti

6.7 Esportazione dei Contatti in Outlook

Esportazione Contatti in Microsoft Outlook

Questa procedura è valida per Outlook 2000, Xp, 2003 e 2007

Come arrivare:

· Menu Strumenti
· Amministrazione AlexPro
· Importa e Esporta

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 119


Come funziona:
· Selezionare, dalla lista, "Esporta Contatti in Outlook" e fare clic sul pulsante "Avanti"

· Sarà aperta una finestra di Microsoft Outlook per poter selezionare la Rubrica di
destinazione

· Selezionare la Rubrica nella quale si vuole esportare i contatti di AlexPro, oppure creare una
nuova Rubrica utilizzando il pulsante "Nuova ...", come da figura precedente.
· Spuntare la casella "Solo nomi e indirizzi email" se l'esportazione è destinata alla creazione di
una Mailing List (Lista di Distribuzione)

120 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

· Fare clic sul pulsante "Avanti"


· Sarà aperta una scheda per determinare "Quali Contatti debbono essere esportati",
· Impostare i criteri di selezione, se necessario:
· Dal lato sinistro, selezionare il campo sul quale si vuole applicare una determinata
selezione; ad esempio il campo "Classe"
· Dalla colonna centrale "Condizione" selezionare la condizione di confronto; ad
esempio "Contiene", "Simile a", "=" ecc.
· Dal lato destro, nella colonna "Valore di confronto", introdurre il dato che sul quale
sarà applicata la condizione di confronto per il campo selezionato,
· L'esempio illustrato nella successiva figura applica la seguente condizione di
selezione:
Selezionare tutti i contatti
La cui "Classe" è uguale a "alexpro", e
La cui "Città" è uguale a "Roma", e
La cui "Categoria" è uguale simile a "Avvocat" (quindi avvocati, avvocato,
avvocatura, avvocata ecc)

· Fare clic sul pulsante "Ok"


· Tornando sulla finestra di esportazione, per avviare l'operazione, fare clic sul pulsante "Fine"

· Attendere la fine dell'operazione.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 121


Per esportare i Contatti di AlexPro ad altri formati; ad esempio, Excel, Access,
o altro:
· Esportare i Contatti in una Rubrica di Outlook
· Aprire la Rubrica
· Selezionare dal menù File di Outlook stesso la voce "Importa ed esporta"
· Proseguire con la procedura di Microsoft Outlook.

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6.8 Esportazione dei Contatti in Excel


Vedi: Esportazione dei Contatti in Outlook

6.9 Esportazione dei Contatti in altri Formati


Dopo aver esportato i dati dei Contatti in Outlook, utilizzare Outlook stesso per esportare la
Rubrica in altri formati.

Vedi anche:
Esportazione dei Contatti in Outlook
Importazione dei Contatti da Outlook Express

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6.10 Impostazione Lingua

L'assegnazione di una lingua nella scheda anagrafica del contatto è


necessaria solo nei seguenti casi:
· Se la lingua è diversa dall'Italiano,
· Se le Fatture e le Proforma debbono essere stampati con un tracciato personalizzato per
questa lingua,
· e se le voci di tariffa hanno (o avranno) corrispondenza anche nella lingua del contatto

Se tali requisti non sono disponibili, o non hanno importanza, la lingua attribuita alla scheda
avrà un mero ruolo informativo.

122 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

Per attribuire una lingua alla scheda anagrafica del contatto:


· Aprire la scheda anagrafica e fare clic sul pulsante "Modifica"
· Selezionare la lingua dall'elenco (come nella figura precedente)
· Fare clic sul pulsante "Salva" o "Slava e chiudi"

Per introdurre una nuova lingua

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 123


· Fare clic sul pulsante "Nuovo" situato a destra dell'elenco delle lingue (vedi figura precedente)

· Fare clic sul pulsante <Aggiungi>


· Introdurre la descrizione della lingua
· Fare clic su <Seleziona> oppure sul pulsante <Annulla>

Ogni volta che viene creata una nuova lingua, vengono creati nuovi spazi per i seguenti
elementi:
· Nuovo spazio, dedicato alla nuova lingua, per la personalizzazione delle descrizioni delle fatture e le
proforma,
· Nuovo spazio per la traduzione delle voci di tariffa nella nuova lingua inserita

Vedi anche:
Tabella Lingue
Traduzione delle Descrizioni delle Voci di Tariffa
Impostazione della Fattura / Proforma per altre Lingue

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124 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

6.11 Dati di Identificazione per L'Antiriciclaggio

Come arrivare:
· Individuare ed aprire la scheda anagrafica del Contatto,
· Fare clic sulla linguetta "Altri Dati"
· Nella sezione "Altri Dati" sono presenti quattro schede, come dalla seguente figura: "Note",
"Referenti", "Pagamento e dati bancari" e "Identificazione".

Come funziona:
· Fare clic sulla scheda "Identificazione" per introdurre i dati personali relativi al Contatto

· L'attivazione della casella "Identificazione necessaria" indica quanto segue:


1. che i dati di identificazione del Contatto sono disponibili per essere introdotti in
questa parte della scheda anagrafica,
2. che il Contatto è soggetto alle norme di antiriciclaggio
3. che, da questo momento in poi, ogni Pratica che sarà aperta o modificata per conto
di questo contatto potrà essere registrata nell'Archivio Unico dell'Antiriciclaggio
"AUI"
· Compilare tutti i dati della scheda segnalando il nominativo del professionista che ha
eseguito l'identificazione dalla lista "Identificato da".
· Si può, inoltre, inserire una copia del documento di identificazione utilizzando il pulsante
"Inserisci" indicato nella seguente figura:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 125


NOTA BENE: I formati accettabili della copia del documento sono "JPG" e "BMP".

Vedi anche:
Stampa Contatti
Archivio Unico Informatico

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126 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Contatti

6.12 Individuare o Cercare un Contatto


Utilizzare i metodi di "Ricerca delle Informazioni" spiegati nella sezione "L'Interfaccia di
AlexPro"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 127


128 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi
Capitolo

VII
Lavorare con l'Agenda
7 Lavorare con l'Agenda

Indice della Sezione


L'Agenda
Compiere una scadenza
Dall'Agenda alla Parcella
Modificare una scadenza
Spostare una scadenza
Illustrazione Multimediale
Eliminare una scadenza
Calcolare la Data
Ottimizzazione del lavoro
Scadenze per Più Pratiche
Scadenze per Più Persone
Scadenze Ricorrenti
Gestione delle Macro Scadenze
Gestione delle Procedure Collegate

130 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

7.1 L'Agenda

Come Funziona L'Agenda di AlexPro:


Una scadenza in AlexPro è il risultato dei seguenti elementi obbligatori messi insieme:
1. Un termine, ossia una data di scadenza e facoltativamente un'ora,
2. Una Pratica,
3. Un Operatore (colui che dovrà eseguire l'attività assegnata)
4. Un'attività da eseguire (chiamata anche "Procedura")

La scadenza può contenere, anche, altri dati supplementari:


· Una data di provenienza,
· Una data di preavviso,
· Un luogo di svolgimento dell'attività
· Delle annotazioni,
· Un colore distintivo

Nota Bene: é importante notare sin dall'inizio, che NON si possono gestire
scadenze NON collegate ad una specifica Pratica. Per tutte le scadenze o gli
appuntamenti che non sono realmente attribuibili ad una determinata Pratica, si
può creare un'apposita Pratica generica a tale scopo.

Come inserire una nuova udienza o un nuovo adempimento:

Suggerimento:
Il miglior modo per introdurre un'udienza o un adempimento è quello di
iniziare dalla scheda anagrafica della Pratica interessata.

· Fare clic direttamente sul pulsante Scadenza sulla barra orizzontale

· Oppure, dal menù Gestione, selezionare la voce Nuovo e poi la sottovoce Scadenza

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 131


· La seguente scheda sarà proposta per compilare i dati necessari:

Il campo “Apri la Scadenza Numero”:

Questo campo viene utilizzato per visualizzare, modificare o cancellare una scadenza,
attraverso il suo numero di registrazione. Il numero di registrazione è dichiarato in tutte le
stampe dell’Agenda.

Data di Provenienza

Campo in formato data e ora, con la visualizzazione del giorno della settimana. Questo campo
è espandibile, attraverso la linguetta posizionata a destra del campo, per aprire un calendario
completo e selezionare la data appropriata.

132 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

Data e Ora scadenza:

La data di provenienza è una data indicativa. Essa serve per indicare all’utente la provenienza
della scadenza e, in particolare modo, dell’udienza. Questa data viene compilata
automaticamente da AlexPro in caso di rinvio dell'udienza.

Il Simbolo della calcolatrice "Calcola Termini"

Vedi: Calcolare la Data


Giorni e Data di Preavviso:

La data di preavviso, fa riferimento alla data in cui l’utente vuole essere avvisato prima della
data di scadenza. Il campo "Giorni di preavviso" serve per calcolare la data di preavviso
indicando il numero dei giorni richiesti.
I campi “Codice Pratica” e "Oggetto della Pratica":

Sono due campi che indicano la Pratica per la quale si sta registrando una udienza o un
adempimento
Il primo campo, si riferisce al codice / numero della Pratica, mentre il secondo campo si
riferisce al suo oggetto. AlexPro attende l’introduzione del codice di una pratica aperta nel
campo codice. Si può, comunque, introdurre una parte del codice e premere il tasto “Invio”,
per ottenere una finestra di selezione che contiene tutte le pratiche il cui codice contiene
tale parte.
È possibile, inoltre, ignorare il campo “Codice Pratica” e passare direttamente al campo
“Oggetto della Pratica”, dove è possibile introdurre una parte dell’oggetto della pratica

desiderata e premere il tasto “Zoom” per selezionare.

(vedi: Ricerca Contestuale)

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 133


La figura precedente rappresenta la finestra di selezione che
appare quando si premere il tasto F4 o si fa clic sul pulsante

"Zoom"

Il campo “Denominazione Cliente”:

La denominazione del Cliente, relativo alla Pratica selezionata, sarà visualizzato


automaticamente alla selezione della Pratica stessa.
È possibile utilizzare il campo “Denominazione Cliente” per la ricerca della Pratica
richiesta nel seguente modo:
· Introdurre la denominazione del cliente o una parte di essa nel campo "Denominazione
Cliente";

· Fare clic sul pulsante “Zoom” per visualizzare la lista di selezione;


· Selezionare il Cliente desiderato e fare clic su “Seleziona”;
· Sarà visualizzata, automaticamente, una lista di tutte le Pratiche appartenenti al Cliente
selezionato; selezionare la Pratica desiderata e fare clic sul pulsante “Seleziona”.

(vedi: Ricerca Contestuale)

134 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

Elenco “Scadenza Assegnata A”:

È un elenco di selezione. Di solito, la scadenza è assegnata all’utente stesso; in alcuni casi,


però, dove vengono assegnati mansioni da parte di un supervisore, quest'ultimo dovrà
selezionare il nome del responsabile al quale sarà assegnato il compito di eseguire tale
scadenza.
I campi “Codice Procedura” e "Descrizione Procedura / Attività":

Indicare il codice di attività al quale fa riferimento la scadenza in corso. Introdurre il codice


completo, oppure una parte di esso, seguita dal tasto “Invio”, per ottenere una lista di tutte le
attività che corrispondono al codice o alla parte di esso introdotta.

L’attività è ricercabile anche attraverso la sua descrizione; per fare ciò:

· Introdurre una parte della descrizione dell’attività;

· Fare clic sul pulsante “Zoom” per visualizzare la lista di selezione;


· Selezionare l’attività desiderata e fare clic su “Seleziona”.

(vedi: Ricerca Contestuale)


È possibile individuare un’attività attraverso il suo tipo, facendo clic sull'etichetta “Attività”
per selezionare o inserire una nuova scheda anagrafica di attività.
Il campo Annotazioni:

è un campo libero per aggiungere dettaglio all'attività selezionata. Cliccando sul menù
si può ingrandire e ripristinare il campo e salvare le annotazioni in un file
RTF o incollare annotazioni già pronte da file in formato RTF.
A proposito di questo campo, vedi anche:
Tipi e Colori di Font
Il Glossario
Ottimizzazione del lavoro
La casella "Colore di visualizzazione in agenda":

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 135


Fare clic sulla casella del colore per selezionare il colore desiderato con la quale verrà
visualizzata tale scadenza nell'elenco a video delle scadenze. Si può inoltre preimpostare il
colore per ogni tipo di scadenza direttamente nella scheda anagrafica delle procedure.

La casella "Registra in Outlook":

Questa casella NON sarà visibile nel caso in cui la rispettiva opzione non è stata impostata
nelle "Opzioni Comuni".

Attivando questa casella, prima di salvare i dati, consente ad AlexPro di trasferire la scadenza
nel calendario di Outlook.

Nota Bene: è necessario utilizzare Microsoft Outlook 2000 o maggiore per poter
sfruttare tali caratteristiche dell'agenda di AlexPro.

Osservazioni sull’inserimento delle scadenze:

1. L’attività contiene dei parametri che regolano il comportamento di AlexPro. Per maggior
dettaglio su tali parametri, vedi: "Procedure"
2. Le attività composte (Macro), sono composte da una serie di attività correlate e saranno
inserite dopo aver salvato la scadenza principale, vedi: "Gestione delle Macro Scadenze".

Osservazioni:
La differenza tra Udienze e Adempimento (o scadenza), sta nella
configurazione dell’anagrafica della “Procedura”.
La distinzione tra “Udienze” e “Adempimenti“ comporta quanto segue:
· Nella stampa dell’agenda – stile “Agenda Legale” –, verranno esposti i
record dell’agenda provenienti da procedure contrassegnate come
“Udienze” e non saranno inclusi record relativi ad adempimenti;
· Il compimento di una attività inerente una procedura di tipo “Udienza”
nell'Agenda, consente l’utilizzo di una prassi guidata di “Rinvio”.
· Le attività dell’Agenda di tipo “Udienza”, sono visualizzate in una
sezione distinta nella scheda anagrafica della Pratica.

Vedi anche:
Allineamento Agenda con Outlook
Opzioni Comuni

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136 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

7.2 L'Agenda e Outlook

Come funziona il collegamento tra l'Agenda e Microsoft Outlook:

Nota Bene: Si deve abilitare la funzione "Sincronizza Agenda AlexPro con Outlook"
nelle "Opzioni Comuni".

All'inserimento di nuove scadenze, è possibile abilitare la funzionalità di registrazione in


Outlook per trasferire la scadenza nel calendario di Outlook in tempo reale attraverso la
casella "Registra in Outlook". Tale casella NON sarà visibile sul modulo di inserimento se
l'opzione non è stata abilitata nelle "Opzioni Comuni"

Casella REGISTRA IN OUTLOOK

Per evitare l'impostazione manuale per ogni inserimento, si può predisporre alcune procedure,
ovvero, tutte le procedure per essere trasferiti nel calendario di Outlook ad ogni inserimento di
scadenza.

La scadenza sarà trasferita al calendario di Outlook relativo alla postazione di


lavoro che effettua l'inserimento. Quindi, anche se la scadenza non appartiene al
titolare di Outlook, sarà comunque trasferita nel suo calendario.

Per impostazioni predefinite, AlexPro permette il trasferimento delle scadenze al calendario di


Outlook. Ciononostante, l'utente può cambiare l'impostazione per distinguere tra Udienze e
Adempimenti per indirizzare un tipo nel calendario e l'altro nelle attività. Per maggior
dettaglio sui parametri di personalizzazione, consultare il seguente articolo:
Opzioni per Outlook e Palmari

La differenza tra Il Calendario e le Attività di Outlook:


Il trasferimento nella categoria Appuntamento di Outlook è diverso dal trasferimento della
categoria Attività.
La categoria Appuntamento permette di impostare Data e ora di inizio, data e ora di fine e
numero di minuti per la promemoria come si vede dalla seguente figura:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 137


La categoria "Attività", invece, permette di impostare una Data di Scadenza, Una Data di
Inizio e una Data e Ora per la promemoria, come si vede dalla seguente figura:

Secondo le impostazioni introdotte nelle "Opzioni Comuni", quando AlexPro trasferisce una
scadenza ad Outlook applica la seguente logica:

Appuntamento Outlook Scadenza AlexPro


Data e Ora Inizio Appuntamento = Data e Ora Scadenza
Data e Ora Scadenza + Durata Standard
Data e Ora Fine Appuntamento =
(impostata in Opzioni Comuni)
Data di Preavviso (s'è precedente alla
Promemoria = data di scadenza)
oppure

138 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

La promemoria predefinita di Outlook

Attività Outlook Scadenza AlexPro


Scadenza = Data Scadenza
Data Inizio = Nessuna impostazione
Data di Preavviso (s'è precedente alla
data di scadenza)
oppure
Promemoria =
Un numero di minuti equivalente alla
durata predefinita impostata nelle
Opzioni Comuni.

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7.3 Compiere una scadenza

Come segnare un adempimento come già effettuato

Per indicare il compimento di una scadenza:


1. Aprire la scadenza (o l'udienza) :
· attraverso il suo numero di riferimento;
· o, facendo doppio clic sulla riga interessata nella lista generale
dell'Agenda
2. Attivare la modalità di modifica [F2] o fare clic sull’icona “Modifica” ,
3. Spuntare la casella con l’etichetta “Effettuata” ,

4. Selezionare, se necessario, lo stato / esito adatto dalla lista “Stato”

5. Confermare l’avvenuta modifica con il tasto [F7] o con un clic sull'icona "Salva" .

Scorciatoia:
1. Premere il pulsante destro del mouse sulla riga contenente la scadenza da espletare,

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 139


2. Selezionare la voce "Considera come effettuata"

3. Conferma

Collegamento tra registrazioni in Agenda ed effetti finanziari


Vedi:
Dall'Agenda alla Parcella

Come effettuare il Rinvio dell'Udienza


Dopo aver eseguito i passaggi precedenti fino al punto numero (3), sarà automaticamente
attivato un nuovo pulsante "Rinvia "sulla scheda.

Cliccando sul pulsante "Rinvia" apparirà una scheda per raccogliere i dati relativi al rinvio,
come nella seguente figura:

140 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

· Indicare la data della prossima udienza nel campo "Rinvio alla data"

· Indicare l'ora se necessario

· Indicare i giorni di preavviso, se necessario

· Indicare il motivo del rinvio, o selezionare un motivo memorizzato nel glossario di AlexPro

· Indicare, se necessario, le annotazioni che dovranno essere incluse nel campo annotazioni
della prossima udienza, o selezionare un dal glossario di AlexPro

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 141


Effetti del rinvio:
· L'udienza di partenza sarà segnata come "effettuata" e al posto del campo "Stato" sarà
indicato "Rinviata al"
· Sarà inserita automaticamente una nuova udienza con indicazione della data di provenienza,
il motivo del precedente rinvio e le annotazioni richieste
· Se la procedura utilizzata lo permette, sarà aperta anche la scheda per la registrazione dei
diritti, degli onorari e/o delle spese relativi alla partecipazione all'udienza. (La procedura
deve essere collegata ad una voce di tariffa per ottenere questo risultato)
· Se la procedura utilizzata lo permette, sarà preparato un documento informativo per
informare il Cliente dell'esito dell'udienza. (La procedura deve essere collegata ad un
modello di lettera informativa per ottenere questo risultato)

Vedi anche:
Le Procedure
Dall'Agenda alla Parcella
Modificare una scadenza

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142 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

7.4 Dall'Agenda alla Parcella

Collegamento tra registrazioni in Agenda e effetti finanziari


Ogni “Attività” può avere degli effetti sulla parcella, o al momento della sua emissione
nell’agenda, oppure al momento del suo compimento. Tali effetti potranno essere attivati o
disattivati nella scheda anagrafica dell’Attività (Procedura).
Per maggiori dettagli, vedi: Lavorare con le Procedure

AlexPro, secondo le impostazioni dell’Attività, proporrà la scheda di parcellazione già


compilata per l’inserimento delle prestazioni e attenderà la conferma dell’utente.

· Il modulo sarà proposto dopo la prima introduzione della scadenza, se nella scheda
“Attività” il parametro è stato impostato nel seguente modo:

· Oppure, presenterà il modulo per l’inserimento delle prestazioni dopo il compiemento della
scadenza, se nella scheda “Attività” il parametro è stato impostato nel seguente modo:

· Il modulo di registrazione delle prestazioni non sarà proposto in nessun caso, se nella
scheda “Attività” il parametro è stato impostato nel seguente modo:

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 143


7.5 Modificare una scadenza

Per modificare una scadenza/udienza:


Individuare la scadenza da modificare, dalla scheda anagrafica della Pratica, dalla scheda
anagrafica del Cliente oppure dall'elenco delle scadenze generale.
Con la lista delle udienze / adempimenti,
· Fare doppio clic sulla riga interessata per aprire la scheda,
· Clic sull’icona "Modifica" dalla barra degli strumenti,
· Apportare le modifiche desiderate e fare clic sull'icona “Salva” dal menù degli strumenti.

Nota Bene: Se si modifica la data di scadenza, di una scadenza composta (Macro)


AlexPro chiederà se la stessa modifica deve essere applicata anche sulle successive
scadenze dello stesso gruppo macro.

Vedi anche:
Gestione delle Macro Scadenze
Le Procedure Composte

144 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

7.6 Spostare una scadenza

Ci sono due modi per spostare una scadenza da una data ad un'altra:

Modificare la scadenza:
· Individuare la scadenza
· Aprire la scheda della scadenza
· Fare clic sul pulsante "Modifica"
· Cambiare la data di scadenza (e quella di provenienza se necessario)
· Fare clic su "Salva"

Trascinare la scadenza da una data ad un'altra:


Vedi: Illustrazione Multimediale

· Aprire la "Tutta L'Agenda" dal menù laterale sinistro


· Selezionare la data nella zona delle scadenze correnti, o fare clic su "Oggi"
· Posizionarsi, con il mouse, sulla scadenza richiesta nella finestra delle attività scadute e non
effettuate
· Selezionare la riga interessata (che dovrà essere spostata)
· Trascinare la riga verso l'alto nell'elenco delle attività del giorno selezionato
· lasciare il pulsante sinistro del mouse.

7.6.1 Illustrazione Multimediale

Fare clic qui per vedere l'illustrazione multimediale

7.7 Eliminare una scadenza

Per eliminare una scadenza/udienza:


Individuare la scadenza da eliminare, dalla scheda anagrafica della Pratica, dalla scheda
anagrafica del Cliente oppure dall'elenco delle scadenze generale ("Tutta L'Agenda").
Con la lista delle udienze / adempimenti,
· Fare doppio clic sulla riga interessata per aprire la scheda,
· Clic sull’icona "Modifica" dalla barra degli strumenti,
· Fare clic sul pulsante "Elimina"
· Conferma l'eliminazione

Oppure
· Individuare e selezionare la scadenza da eliminare, dall'elenco delle scadenze generale
("Tutta L'Agenda")
· Premere il tasto "CANC"
· Confermare la cancellazione

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 145


7.8 Calcolare una Data

Come arrivare:
· Direttamente dal modulo di gestione delle scadenze, cliccando sulla icona "Calcola data",
come nella seguente figura:

Oppure
Dal menù "Strumenti" selezionando la voce "Calcolatore termini"

146 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

Come funziona:
· Selezionare la base di calcolo dal quadro denominato "Calcola in termine di"; quindi In
termini di giorni, settimane, mesi, anni o giorni lavorativi
· Impostare la data di partenza dal calendario denominato "Data (base di calcolo),
· Impostare il segno di calcolo "+" o "-",
· Introdurre il numero da aggiungere o sottrarre, a secondo del segno selezionato (nel
precedente esempio è 90 giorni),
· Il risultato del calcolo sarà visualizzato nel calendario denominato "Risultato"
· Fare clic sul pulsante "Utilizza Risultato" per inserire il risultato nel campo "Data e ora di
scadenza" del modulo di gestione scadenze, s'è aperto; oppure fare clic sul pulsante chiudi
per chiudere la finestra.
Opzioni da applicare:
· Deselezionare la casella "Conta i fine settimana" se il calcolo deve essere applicato
escludendo tali giorni. Vedi anche "Impostazione Calendario e festività"
· Selezionare la casella "Conta i giorni di sospensione feriale" se il calcolo della data NON
deve considerare il periodo di sospensione feriale
· Selezionare la casella "Includi nel conteggio il giorno iniziale e finale" per includere conteggio
il giorno iniziale e finale.
· Selezionare il segno negativo "-" per effettuare il calcolo inverso, ossia 23/11/2008 meno
132 giorni ad esempio.

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 147


7.9 Ottimizzazione del lavoro

indice della sezione


Scadenze per Più Pratiche
Scadenze per Più Persone
Scadenze Ricorrenti

7.9.1 Scadenze per Più Pratiche

Per introdurre la stessa scadenza per più di una Pratica:


· Selezionare dal Menù "Gestione" la voce "Nuovo" e fare clic sulla linguetta posizionata a
destra

· Selezionare la voce "Scadenza per + Pratiche"

148 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

· Oltre alla scheda normale di introduzione dati dell'Agenda sarà presentata anche una
seconda scheda per selezionare le Pratiche per le quali sarà introdotta la nuova scadenza

· Selezionare le Pratiche richieste utilizzando i criteri di ricerca disponibili nella "Barra di


Ricerca"
· Utilizzare i pulsanti ">", ">>", "<" e "<<" rispettivamente per aggiungere una pratica
selezionata dal lato destro al lato sinistro, tutte le pratiche, per rimuovere una Pratica o per
rimuovere tutte
· Fare clic sul pulsante "Ok"
· Completare i dati della scadenza nella scheda dell'agenda
· Salvare con il pulsante "Salva"

Nota Bene: La scadenza sarà introdotta per tutte le Pratiche selezionate, nella
stessa data di scadenza e per lo stesso operatore selezionato.

Nota Bene: La cancellazione di una di queste scadenze registrate NON ha effetto


alcuno sulle altre.

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 149


7.9.2 Scadenze per Più Persone

Per introdurre la stessa scadenza per più di un Operatore (Responsabile):


Di solito, la scheda di introduzione dati permette di introdurre una scadenza assegnata ad un
operatore alla volta. Per poter introdorre la tessa scadenza (attività) a più di un responsabile si
deve utilizzare l'elasticità inclusa nelle "Procedure Composte" (Le Macro Scadenze).

· Per questo esempio creeremo una nuova Procedura (Attività) nell'anagrafica delle procedura;
con il codice "ToDo", ad esempio e senza descrzione

· Salviamo la nuova scheda di Procedura con il pulsante "Salva e Chiudi"


· Creeremo, ancora con la stessa modalità, una nuova Procedura e sarà chiamata "Da.Fare", ad
esempio
· Dalla lista delle procedure apriamo ora la scheda della Procedura "ToDo" appena creata e
faremo clic sulla linguetta "Regole Macro"

150 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

· Nel quadro di pianificazione, aggiungeremo tante procedure "Da.Fare" quanti sono le


operatori, in questo esempio metteremo 4

· Chiuderememo la scheda della Procedura Composta, anche senza salvare perché le regole
sono state salvate al momento della loro inclusione.
· Proviamo adesso ad inserire una nuova scadenza utilizzando la nuova Procedura Composta
"ToDo" per assegnare la stessa scadenza a più persone
· Introdurre una nuova scadenza, come meglio spiegato nell'articolo principale e conferma
l'inserimento cliccando sulla icona "Salva"
· Sarà presentata, subito dopo l'avviso di inserimento, la tabelle per compilare le "Regole /
Macro"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 151


· Fare clic sul pulsante Registra in fondo alla tabella

Nota Bene: La cancellazione di una di queste scadenze registrate NON ha effetto


alcuno sulle altre.

Vedi anche:
Gestione Operatori
Le Procedure dell'Agenda
Procedure Semplici
Procedure Composte

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152 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

7.9.3 Scadenze Ricorrenti

Come inserire una scadenza ricorrente


1. Introdurre una scadenza come meglio chiarito nella sezione "L'Agenda"
2. Selezionare la frequenza di ricorrenza dal quadro "Ricorrenza"
3. Introdurre il numero di ricorrenze da inserire nel campo "Numero"
4. fare clic Su "Salva"

5. La stessa scadenza, secondo l'esempio illustrato, sarà inserita 52 due volte, per lo stesso
operatore e la stessa pratica a partire dal 03/12/2007 e fino al 01/12/2008

Nota Bene: Le scadenza ricorrenti vengono inseriti nell'agenda secondo il numero


specificato e NON si rinnovano di periodo in periodo. Per l'applicazione della stessa
ricorrenza, nell'esempio illustrato, sarà necessario inserirne altre 52 a partire dal
08/12/2008 ad esempio.

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7.10 Gestione delle Macro Scadenze

Cosa sono le Procedure Composte (ossia le Attività Composte o


Macro Scadenze)
Una Procedura (anagrafica di un'attività da svolgere) composta, è un Procedura da registrare
nell'agenda e nello stesso tempo registrare altre Procedure (attività o scadenze) collegate
pianificate e dipendenti dalla prima. La Procedura Composta contiene, quindi, delle regole che
dovranno essere osservate o delle attività che dovranno essere svolte prima e/o dopo lo
svolgimento dell'attività principale.
Per maggior dettaglio, vedi: Procedure Composte

Come funziona:
l'introduzione di una scadenza composta non è diverso dall'introduzione di una semplice
scadenza. Partiamo dalla pratica, facciamo un clic sul pulsante scadenza dalla barra di
strumenti di AlexPro per introdurre una nuova scadenza.

· Impostare la data di scadenza, la data di provenienza e la data di preavviso se necessario,


· Individuare la procedura da utilizzare tramite il codice oppure tramite la descrizione della
procedura desiderata con l'ausilio del pulsante "Trova",
· Per individuare le procedure composte inserite nell'anagrafica delle procedure fare clic sul
menu "Azioni", la voce "Seleziona Procedura", e poi "Procedure Composte"

· Selezionare dall'elenco la procedura desiderata è fare clic sul pulsante "Seleziona",


· Fare clic sull'icona "Salva" per memorizzare la prima parte della scadenza,

Introduzione di scadenze con una Procedura Composta

· Subito dopo il salvataggio della prima parte saranno visualizzati tutte le regole collegate,
come nel seguente esempio

154 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con l'Agenda

Registrazione del dettaglio della procedura composta


· Variare l'impostazione, se necessario; includere o escludere elementi; aggiungere
annotazioni nella colonna note se necessario, cambiare il numero di giorni o la data di
preavviso, selezionare uno specifico operatore per ogni riga
· fare clic un pulsante "Registra" per memorizzare la serie di scadenze visualizzate.

Nota Bene:
Per confermare la registrazione fare clic sul pulsante "Registra" in fondo alla maschera di
registrazione e non l'icona "Salva" utilizzata di solito per confermare le registrazioni.

Vedi anche:
Lavorare con Le Procedure
Che cos'è una Procedura
Chi può Gestire le Procedure
Le Procedure dell'Agenda
Procedure Semplici
Procedure Composte
Le Procedure e Outlook
Le Procedure e le Festività

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156 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi
Capitolo

VIII
Lavorare con La Tariffa
8 Lavorare con La Tariffa

Che cos'è la Tariffa?


La tariffa è il "listino prezzi" che dovrà essere addebitato sul conto del cliente per le attività
professionali prestate. Il valore della tariffa, quindi, cambia secondo uno o più dei seguenti
elementi:
· Il valore della pratica
· La tabella tariffaria selezionata per la pratica
· I valori minimi e massimi della voce di tariffa, se presenti
· La persona che effettua l'attività
· Eventuali personalizzazione della tariffa per il cliente o per la singola
pratica
è importante notare che la parcellazione dipende dalla presenza di una tariffa da
utilizzare. Non si può parcellare ne prestazioni ne spese senza l'utilizzo di una voce di
tariffa.

Indice della Sezione


La Tariffa della Professione
Creare Nuove Voci di Tariffa
Modificare una Voce di Tariffa
Eliminare una Voce di Tariffa
Tipologie delle Voci di Tariffa
Rapporto Tariffa e Valore della Pratica
Gli Acconti
La Tariffa a Tempo
Le Macro Tariffa
Gli Scaglioni della Voce di Tariffa
Caratteristiche Avanzate delle Voci
Tariffa Rivalutabile
Rapporto Tariffa e Operatore
Rapporto Tariffa e Cliente
Traduzione delle Descrizioni delle Voci
Tariffa Personalizzata

158 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

8.1 La Tariffa della Professione

Anagrafe Voci della Tariffa


Le prestazioni professionali (giudiziale o stragiudiziale) hanno il loro valore di base e la loro
rivalutazione, secondo:
· la complessità dell'argomento;
· l'esperienza del professionista;
· il tempo impiegato dai collaboratori;
· patti e accordi stabiliti con il cliente.

AlexPro è fornito con la tariffa ufficiale della professione in vigore. È possibile, comunque,
aggiungere, modificare o eliminare voci di tariffa personalizzate. Inoltre è possibile creare
meccanismi di personalizzazione relativi alla pratica o al cliente (vedi “Tariffa
Personalizzata”).

Per visualizzare un elenco completo della Tariffa:


Dal menù laterale, selezionare la sezione anagrafiche e fare clic sulla icona "Tariffa". Verrà
visualizzato un elenco completo di tutte le voci registrate, come nella seguente figura:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 159


8.2 Creare Nuove Voci di Tariffa

Come arrivare:
Dal menù Gestione selezionare "Nuovo" e poi "Voce / Tariffa"

Compilare la scheda anagrafica della voce, almeno la sezione "Generale" e fare clic sulla icona
"Salva e Chiudi"

Come compilare la scheda anagrafica della Voce di tariffa:

Sezione Generale
Questa sezione permette la gestione dei dati di base della Voce:
· il codice,
· la descrizione
· i suoi vari attributi

160 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

Il campo “Codice”:
Codice da attribuire a piacere per assegnare un codice identificativo alla voce. È consigliabile
l’uso di codici alfanumerici in quanto AlexPro utilizza i codici numerici per la tariffa ufficiale
fornita ed aggiornata dalla “El Saidi Software”. Il codice ammesso è alfanumerico con
lunghezza massima di 10 caratteri.

Il campo “Descrizione”:
È un campo descrittivo aggiunto e potrà essere utilizzato per descrivere al meglio la voce di
tariffa.

Opzioni della Voce:


E’ possibile assegnare alla voce le seguenti opzioni:
· Fatturabile;
· Voce Composta;
· Giudiziale.

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· Selezionando l’opzione “Fatturabile”, le registrazioni effettuate con tale voce
verranno proposte nel totale della fattura al momento della sua emissione. Le voci
non fatturabili, non vengono prese in considerazione al momento dell’emissione
della fattura. È comunque possibile cambiare tale attributo al momento della
registrazione della prestazione o della spesa.
· Selezionando l’opzione “Giudiziale”, si attribuisce alla voce il carattere giudiziale,
quindi sarà possibile ricercarla attraverso tale attributo. Al momento dell’emissione
di una nota spesa, saranno proposte solo le voci giudiziali.
· Selezionando l’opzione “Composta” si indica che la voce è composta da altre voci, quindi al
momento della registrazione di una prestazione o di spese composta, verranno proposti tutti
i componenti di tale voce, ad esempio:

CONCILIAZIONE GIUDIZIALE LAVORO composta da:


4029 Richiesta alla cancelleria di copia di atti
4002 Disamina
4114 Redazione Atto
4006 Autentica di firma
4009 Costituzione in giudizio
4017 Formazione del fascicolo
4018 Partecipazione all'udienza
4020 Consultazione con il Cliente
4021 Corrispondenza informativa con il cliente

La registrazione della prestazione effettuata utilizzando la voce composta, sopra


illustrata, comporta l’introduzione di tutti i suoi componenti.

Tale caratteristica di AlexPro, permette all’utente di creare voci composte (chiamate


internamente “Macro”) per accelerare e controllare la corretta registrazione delle prestazioni
e delle spese.
Semplice, a Scaglioni o Rivalutabile:
Una voce può essere considerata “Semplice”, “Tariffa a Scaglioni” oppure come voce
“Rivalutabile a livelli”:
· La voce "Semplice", indica che il suo valore standard non subirà cambiamenti nè per causa
del valore della pratica nè secondo il suo livello;
· La voce "A Scaglioni", è una voce di tipo “Onorario” e/o “Diritto”, e indica che il suo valore
standard sarà tra un “Valore Minimo” ed un “Valore Massimo”, mutabile a secondo dello
scaglione del valore della pratica al momento della registrazione dell’onorario e/o del
diritto;
· La voce "Rivalutabile", ha un valore standard mutabile (rivalutabile), secondo il livello
attribuito alla Pratica.

Per maggior dettaglio sulla gestione degli scaglioni vedi:

Gli Scaglioni della Voce di Tariffa

Il Campo “Categoria”:
È un campo (alfanumerico lungo 10 caratteri) facoltativo per il raggruppamento di un insieme
di voci nella stessa categoria, ad esempio:
· T-Studio per “Tempo di Attività in Studio”;

162 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

· T-Città per “Tempo di attività in città”;


· T-Viaggio per “Tempo di attività fuori città”;
· qualsiasi codice di raggruppamento ideato dall’utente.

La griglia dei valori della Voce:

Una voce può essere di un solo tipo (Tempo, Onorario, Diritto, Spesa o Fondo Spese "Acconto")
e può essere mista composta da diversi tipi (escluso il tipo "Fondo Spese o Acconto)

Attraverso la griglia dei valori della voce, è possibile selezionare il tipo di voce (Tempo,
Onorario, Diritto, Spesa o Fondo Spese), introdurre il valore standard della voce e, infine,
l’imponibilità IVA (Imponibile, non imponibile o esente IVA).
· Selezionare il tipo della voce, facendo clic sul pulsante
· Introdurre il valore unitario di ogni tipo se necessario
· Selezionare il campo di applicazione dell’IVA

Osservazioni sulla gestione delle Voci:


· Una voce di tipo “Tempo”, “Diritto” o “Onorario” non imponibile o esente non sarà mai
calcolata nel totale della parcella; la voce può apparire come prestazione nella parcella,
ma il suo valore non sarà preso in considerazione.
· Una voce di "Acconto / “Fondo Spese”, se viene fatturata con altre voci, sarà espressa con il
segno negativo e detratta dal totale.
· Le registrazioni effettuate con voci di "Acconto" / “Fondo Spese” potranno essere fatturate
come Fattura di “Acconto”. Tale Fattura verrà automaticamente detratta dalla Fattura
emessa successivamente come “Acconti già fatturati”.
· Le voci “a scaglioni” sono relative a Pratiche che hanno un valore determinato o
indeterminato e un riferimento ad una specifica tabella tariffaria. Il valore standard della
voce verrà considerato “valido” in mancanza dell'indicazione della "Tabella Tariffaria" nella
Pratica al momento della registrazione della prestazione.
· Le voci "Rivalutabile" sono relative a Pratiche che hanno un livello selezionato dalla Tabella
Livelli. Il valore standard della voce verrà considerato “valido” in mancanza di valore o di un
determinato livello della Pratica al momento della registrazione della prestazione.
· Il valore di una voce senza un importo predefinito, è gestibile al momento dell’introduzione
della prestazione.

Nota Bene: Solo per la tariffa forense precedente a quella di Giugno 2004: Il valore
minimo e massimo di base, rappresentano i valori di base utilizzati nella costruzione
della tariffa forense. Ad esempio, sono quelli relativi alle pratiche con valore fino a
Lit. 10.000.000 (€ 2.582,28). Al momento dell’applicazione di tale voce, nella fase
di registrazione delle prestazioni, e a secondo del livello della pratica, tali valori
(minimo e massimo) saranno moltiplicati per i coefficienti stabiliti nella tariffa e
gestiti attraverso la fase Livelli.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 163


Sezioni "Scaglioni Onorari" e "Scaglioni Diritti"

Queste due sezioni non sono visibili al momento della creazione della scheda
anagrafica della voce per la prima volta. Saranno visibile, solo dopo aver aperto la
scheda per modifica e selezionato l'opzione "Tariffa a Scaglioni":

Per maggior dettaglio sulla gestione degli scaglioni vedi:

Gli Scaglioni della Voce di Tariffa

Sezione Istruzioni per l'uso:

Questa sezione facoltativa, fornisce un aiuto in linea per visualizzare istruzioni relative al
corretto utilizzo della voce.

Cosa controlla AlexPro nella fase d’inserimento di una nuova voce:


a. L’esistenza di un codice unico e valido (non utilizzato precedentemente);
b. La selezione di almeno un tipo di voce (Tempo, onorario, diritto, spese o acconti);
c. Che ogni tipo sia contrassegnato come: imponibile, non imponibile o esente.

Vedi anche:
La Tariffa della Professione
Modificare una Voce di Tariffa
Eliminare una Voce di Tariffa
Tipologie delle Voci di Tariffa
Rapporto Tariffa e Valore della Pratica
Gli Acconti
La Tariffa a Tempo
Le Macro Tariffa
Gli Scaglioni della Voce di Tariffa
Caratteristiche Avanzate delle Voci

164 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

Tariffa Rivalutabile
Rapporto Tariffa e Operatore
Rapporto Tariffa e Cliente
Traduzione delle Descrizioni delle Voci
Tariffa Personalizzata

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8.3 Modificare una Voce di Tariffa

Per modificare una voce:


· Fare clic sulla icona "Tariffa" dalla barra laterale del menù
· Con la lista delle voci visualizzata, fare doppio clic sulla voce da modificare; oppure fare clic
sulla icona "Apri"
· Si apre la scheda anagrafica della voce
· Fare clic sulla icona "Modifica" , oppure premere il tasto [F2]
· Introdurre le modifiche desiderate e fare clic sulla icona "Salva e Chiudi" oppure premere
i tasti [Ctrl+F7]

Note sulla modifica e la cancellazione di una Voce di Tariffa


· Non è possibile eliminare una voce già utilizzata nelle registrazioni delle prestazioni.
· La modifica delle caratteristiche di una voce non comporterà modifiche alle registrazioni già
effettuate.
· Le voci composte non possono includere una voce di tipo “Fondo Spese / acconto”.
· Una voce composta non può includere altre voci composte.

8.4 Eliminare una Voce di Tariffa

Per eliminare una voce:


· Fare clic sulla icona "Tariffa" dalla barra laterale del menù
· Con la lista delle voci visualizzata, fare doppio clic sulla voce da modificare; oppure fare clic
sulla icona "Apri"
· Si apre la scheda anagrafica della voce
· Fare clic sulla icona "Modifica" , oppure premere il tasto [F2]
· Fare clic sulla icona "Elimina" oppure premere i tasti "Maiuscolo+CANC"

Non è possibile eliminare una voce già utilizzata nelle registrazioni delle
prestazioni.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 165


8.5 Tipologie delle Voci di Tariffa
Le tipologie di tariffa gestite da AlexPro sono cinque:
1. Onorari
2. Diritti
3. Spese (Imponibili, Non Imponibili e Esenti)
4. Acconti / Fondo Spese (Imponibili, Non Imponibili e Esenti)
5. Onorari a Tempo (Imponibili e Non Imponibili)

Particolarità delle tipologie delle voci di tariffa:


La denominazione delle tipologie è modificabile tramite l'Amministrazione di AlexPro
Onorari e Diritti:
· Voci imponibili per difetto
· Possono essere rivalutati al momento del loro utilizzo secondo uno dei seguenti criteri:
· Applicando il loro valore (prezzo) semplice senza rivalutazione alcuna.
· Applicando il valore di uno degli scaglioni secondo il valore della
pratica e la tabella tariffaria associata ad essa associata.
· Applicando il valore della voce moltiplicato per il coefficiente di
rivalutazione associato al livello della pratica.
· Applicando il valore della voce moltiplicato per il coefficiente di
rivalutazione associato all'operatore che registra la prestazione.
· Applicando il valore personalizzato della voce associato alla Pratica
nella sezione "Tariffa" della scheda anagrafica della pratica. Questa
caratteristica è valida solo nella versione Enterprise.
· Oppure, applicando un valore che si introduce di volta in volta al
momento della registrazione della prestazione.
Spese:
· Una voce di spese può essere impostata come imponibile, non imponibile o esente
· Al momento della registrazione (la parcellazione) non sarà possibile cambiare l'imponibilità
da esente a imponibile o da non imponibile a imponibile. Quindi si debbono creare voci
separati per le spese imponibili, quelli non imponibili e le spese esenti.
· Le voci di spese potranno essere raggruppate nel riepilogo della fattura (o della proforma
fattura) oppure stampate in dettaglio. Sarà possibile fare ciò al momento della stampa della
fattura (o della proforma)
· Le voci di spese, anch'essi potranno essere rivalutati secondo un dei seguenti criteri:
· Applicando il loro valore (prezzo) semplice senza rivalutazione alcuna.
Ad esempio: Costo copie Euro 0,52
· Applicando il valore personalizzato della voce associato alla Pratica
nella sezione "Tariffa" della scheda anagrafica della pratica. Questa
caratteristica è valida solo nella versione Enterprise.
· Oppure, applicando un valore che si introduce di volta in volta al
momento della registrazione della prestazione.
Gli Acconti:
Voci impostati per la registrazione degli acconti ricevuti anticipatamente dal Cliente e che
debbono essere fatturati. Gli acconti sono disponibili in due tipi:
· Acconti Imponibili
· Acconti Esenti
Per creare una Fattura (o una Proforma) di acconto è consigliabile utilizzare la procedura
guidata di AlexPro "Calcola Acconto"

166 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

Onorari a Tempo:
Sono tratte in modo uguale agli altri voci di "Onorario" ma non hanno scaglioni correlati al
valore della Pratica. Gli onorari a tempo sono rivalutabili se:
· Esiste una tariffa personalizzata relativa alla Pratica o al Cliente,
· Esiste un coefficiente di moltiplicazione nella scheda anagrafica dell'operatore e un Livello
nella scheda della Pratica
In assenza di parametri per la rivalutazione, sarà applicato il prezzo orario relativo
all'operatore se impostato, altrimenti il valore dovrà essere introdotto manualmente al
momento della registrazione della prestazione.

Denominazione delle tipologie delle voci:


Le tipologie: Onorari, Diritti, Spese, Tempo e Fondo Spese potranno
essere denominati in modo diverso secondo le esigenze dell'utente.
Per personalizzare le denominazione di tali tipologie, selezionare il
menu Strumenti > Amministrazione AlexPro > Autenticazione
Utente > Menù File > Dati Studio e Impostazione Fattura. Per
accedere a questa fase, l'utente deve avere la qualità di
amministratore di AlexPro

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8.6 Rapporto Tariffa e Valore della Pratica


La voce di tariffa viene rivalutata al momento della registrazione della prestazione secondo i
seguenti fattori:
· La tipologia della voce stessa
· Il valore della Pratica per la quale viene effettuata la registrazione della prestazione
· La Tabella Tariffaria associata alla Pratica interessata
· Il Livello di difficoltà della Pratica (solo per onorari a scaglioni)
· Il Livello di coefficienti di moltiplicazione associato alla Pratica interessata (se impostato)
· L'operatore associato alla registrazione
· La Tariffa personalizzata associata alla Pratica, al Cliente o all'operatore in questione.

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8.7 Gli Acconti


Si intende per acconti (o fondi spese) "Importi ricevuti dal cliente in anticipo a titolo di
acconto".
La registrazione degli acconti deve essere effettuata utilizzando una Voce di Tariffa di tipo
"Acconti / Fondo Spese".

Per calcolare e fatturare gli acconti è consigliabile utilizzare la fase guidata di "
Calcola Acconti" disponibile nel menù "Strumenti"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 167


8.8 La Tariffa a Tempo
La voce tariffa a tempo svolge il compito di registrazione del tempo trascorso nello
svolgimento di un'attività, con o senza un valore associato.
La registrazione della prestazione può essere:
· Indicativa senza valore dove sarà registrato solo il tempo senza valore monetario,
· Indicazione del costo dello svolgimento dell'attività,
· Indicazione del tempo ed il suo valore al fine di fatturarlo, o
· Indicazione del tempo ed il suo valore non imponibile per far sì che le descrizioni dell'attività
svolte viene apportato nelle fatture senza un valore specifico.

Qualsiasi voce di tariffa, all'eccezione delle voci di Acconto, potrà essere associata
alla registrazione del tempo

La voce di tariffa a tempo è rivalutabile al momento della registrazione dell'attività secondo


uno dei seguenti criteri:
1. La tariffa oraria indicata nella scheda dell'operatore, oppure
2. Il valore della voce stessa moltiplicato per il coefficiente indicato nella scheda anagrafica
dell'operatore, oppure
3. Il valore della voce stessa moltiplicato per il coefficiente indicato nella scheda anagrafica
della Pratica, oppure
4. Il Valore personalizzato della Categoria della voce nella scheda anagrafica del Cliente,
oppure
5. Il Valore personalizzato della Categoria della voce nella scheda anagrafica della Pratica
6. Il Valore personalizzato della voce nella scheda anagrafica del Cliente, oppure
7. Il Valore personalizzato della voce nella scheda anagrafica della Pratica.

Nota Bene: La priorità di applicazione è discendente, ossia, sarà applicata la


regola numero 7 se ce, altrimenti la numero 6 e così via fino alla regola numero 1.
In assenza di tutte le regole nessuno valore sarà proposto al momento della
registrazione dell'attività.

Solo l'edizione Enterprise di AlexPro permette l'applicazione di tutti i criteri;


l'edizione standard, invece, permette l'applicazione dei criteri da 1 a 3.

Casi illustrativi:
In questo caso illustrativo studieremo le diverse modalità di applicazione delle voci di tariffa a
tempo.
Caso 1 (Applicazione del valore standard assegnato all'operatore)
La voce da utilizzare in questo esempio, è una voce illustrativa a titolo di esempio.

Il valore standard della voce è di € 125,00 per ogni ora e proporzionale per ogni frazione
d'ora.

168 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

La pratica utilizzata in questo esempio non indica un valore specifico ne livello di


rivalutazione.

L'operatore selezionato per questo caso ha un valore orario di € 100,00 per ogni ora e
proporzionalmente er ogni frazione d'ora.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 169


Utilizzando la voce "C027" per la pratica "10600001" eseguita dall'operatore "Alessandro
Mazzotta", il risultato sarà come di seguito illustrato, € 150,00 per 01:30 ore moltiplicate per
il valore orario dell'operatore e NON della voce

Caso 2 (Applicazione del valore standard della voce)


In questo caso, la scheda anagrafica dell'operatore è priva di valore specifico di tempo, come
si vede dalla seguente figura:

170 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

Utilizzando la voce "C027" per la pratica "10600001" eseguita dall'operatore "Alessandro


Mazzotta", il risultato sarà come di seguito illustrato, € 187,50 per 01:30 ore moltiplicate per
il valore standard della voce.

Caso 3 (Applicazione del livello della Pratica)

In questo esempio, assoceremo la Pratica "10600001" al livello "40" di seguito illustrato.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 171


Il coefficiente di moltiplicazione per questo livello, come si vede, è 3. Quindi i valori delle voci
a tempo, in assenza di altre impostazioni, saranno moltiplicati per 3

Nella sezione "riferimenti" della scheda anagrafica della Pratica, impostiamo il livello a "40",
come dalla seguente figura. Il numero "40" è solo un codice che fa riferimento ad un livello
specifico.

Cambiamo anche la scheda anagrafica della voce "c027" impostando il modo di rivalutazione a
"Rivalutabile a livelli", come illustrato dalla seguente figura:

Ora proviamo a registrare la stessa prestazione di "Alessandro Mazzotta" nella stessa pratica "
10600001" dopo questa modifica:

172 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

Il valore unitario è stato rivalutato a € 375,00 (il valore standard della voce € 125,00 x 3,00 il
coefficiente "40" attribuito alla pratica)

Caso 4 (Applicazione della tariffa personalizzata della Pratica)

Questo esempio potrà essere applicato solo nell'Edizione Enterprise o in presenza dell'opzione
"Tariffa Personalizzata".

In questo esempio sarà creata una tariffa personalizzata per la pratica "10600001", relativa
alla voce "c027" ad un valore assoluto di € 150,00 per chiunque degli operatori la eseguisse.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 173


La sezione "Tariffa" nella scheda della Pratica sarà simile alla seguente:

Ora proviamo a registrare la stessa prestazione con la tariffa "c027" eseguita da "Andrea CC"
nella stessa pratica "10600001" dopo questa modifica:

174 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

Si nota che la voce "c027" è stata rivalutata a € 150,00 anziché € 18,00 impostata nella
scheda dell'operatore. Si nota, inoltre, che il valore standard della voce € 125,00 è stato
sovrapposto dal valore personalizzata impostato nella scheda anagrafica della Pratica €
150,00.

In questo esempio, non è stato impostato alcun livello nella scheda anagrafica della Pratica.
Impostando il livello a "40" risulterebbe in un valore unitario di € 450,00; cioè l'importo
personalizzata € 150,00 moltiplicato per il coefficiente del livello applicato 3,00 (150 x 3 =
450)

Caso 5 (Applicazione della tariffa personalizzata della Pratica a


percentuale)

Questo esempio potrà essere applicato solo nell'Edizione Enterprise o in presenza dell'opzione
"Tariffa Personalizzata".

In questo esempio sarà creata una tariffa personalizzata per la pratica "10600001", relativa
alla voce "c027" ad un valore con maggiorazione del 200% per chiunque degli operatori la
eseguisse.

La sezione "Tariffa" nella scheda della Pratica sarà simile alla seguente:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 175


Ora proviamo a registrare la stessa prestazione con la tariffa "c027" eseguita da "Andrea CC"
nella stessa pratica "10600001" dopo questa modifica:

Come si vede da questo esempio, il valore del tempo dell'operatore è stato ignorato ed è stato
sostituito da € 375,00 che rappresenta il risultato dell'applicazione della maggiorazione
impostata nella scheda anagrafica della Pratica.
Valore standard della voce € 125,00 + (125,00 x 200% maggiorazione personalizzata) = €
375,00

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176 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

8.9 Le Macro Tariffa

Sezione “Macro”:

La sezione “Macro” non è visibile se la voce non è contrassegnata come voce “Composta”.
Tale sezione, visualizza e permette di gestire i componenti di una voce composta.

Che cos’è una voce composta (Macro):


Una voce composta permette di addebitare una serie di prestazioni e di spese su una Pratica,
anziché addebitarle una alla volta. I singoli valori di ogni prestazione e/o di spesa, sono
comunque modificabili al momento della registrazione.
La voce composta, in se' stessa non ha valore nè tipo. Essa è un insieme di voci, che saranno
addebitate in parcella nell’ordine stabilito nella sezione “Macro”.

Per creare nuova voce composta:


· Creare la scheda anagrafica della voce, come voce "Semplice", attribuendo un codice, una
descrizione ed il tipo "onorario" . Per maggior dettaglio sull'inserimento vedi: "Creare nuove
voci di tariffa"
· Aprire la scheda anagrafica della voce appena inserita
· Fare clic sulla icona "Modifica" e spuntare la casella "Composta"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 177


· Fare clic sulla linguetta "Macro"

Selezionare la voce da aggiungere e fare clic sul pulsante "Aggiungi"


Come sarà utilizzata la voce composta nella voce di registrazione:
Utilizzeremo in questo esempio la voce "6119" - "Nota spese - Iscrizione Ipotecaria"

Come si può vedere dall'esempio illustrato, l'utente può escludere alcuni voci togliendo la
spunta nella colonna "Voce", può cambiare il numero delle prestazioni nella colonna "N°.", può
cambiare il valore unitario di ogni voce e aggiungere descrizioni ad ogni riga.

178 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

Per maggior dettaglio vedi:


Registrazione delle Prestazioni

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8.10 Gli Scaglioni della Voce di Tariffa

Sezioni “Scaglioni”:
Tali sezioni sono attive solo per voci contrassegnate come “Tariffa a scaglioni”.

Le voci a scaglione sono fornite con AlexPro, sia al momento della prima installazione che dopo
ogni aggiornamento o modifica della tariffa di professione.
Il valore di una voce di onorario da applicare è determinato da due fattori:
a. Il valore della Pratica;
b. La tabella tariffaria associata alla Pratica
Entrambi sono da impostare nella scheda anagrafica della Pratica

È comunque importante notare quanto segue:


· Ogni scaglione si riferisce ad un “Valore Pratica Fino a”;
· Lo scaglione con valore -1,00, fa riferimento a Pratiche con "Valore Indeterminabile";

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· Lo scaglione con valore -2,00, fa riferimento a Pratiche con "Valore Indeterminabile di
Particolare Importanza";
· Lo scaglione con valore fino a 10.000.000.000,00, rappresenta lo scaglione per oltre €
5.164.600,00;
· Nel caso di una voce di tipo “Onorario”, ogni riga contiene:

Il valore massimo della Pratica per l'applicazione, ossia lo Scaglione;

Il valore minimo dell’onorario da applicare

Il valore massimo dell’onorario da applicare

Valore predefinito da impostare secondo la preferenza dell’utente. Il valore standard


fornito da AlexPro è quello minimo.

· Nel caso di una voce di tipo “Diritto”, gli importi minimo, massimo e predefinito sono uguali,
salvo rari casi ove specificato dalla tariffa stessa (ad esempio: la Voce 4082 – Diritto di
collazione, con impiego della dattilografia (per ogni foglio) – per le pratiche con particolare
importanza o di valore indeterminabile - esiste un diritto minimo e uno massimo da
applicare.);
· La voce di tipo “Diritto” è soggetta solo al valore della pratica e non all’autorità giudiziale.

Codifica delle voci:


Le voci fornito con AlexPro, per la tariffa del 2004, sono codificate secondo il seguente
criterio:
· 4000 - 4300 per le voci di diritti e di onorari;
· È aggiunto .1, .2, .3 e così via per le voci che hanno la stessa natura, ma con applicazione
diversa, come ad esempio:
o 4050.1 – Pignoramento Navi;
o 4050.2 – Pignoramento Automobili;

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Lavorare con La Tariffa

o 4050.3 – Pignoramento Aeromobili.


· E101 – E200 per le voci di spese;
· FI e FN, rispettivamente per le voci di fondo spese imponibile e fondo spese non imponibile o
esente;
· S01 – S09 per gli onorari ed i diritti stragiudiziali.

L’uso di tali codici facilita l’aggiornamento della tariffa, quindi è raccomandabile di


non alterare tale codifica, se non per motivi imprescindibilmente validi. Per inserire
ulteriori voci da utilizzare, l’utente potrà utilizzare codici personali e, comunque,
diversi da quelli sopra illustrati.

Campo “Data Inizio Applicazione”:

Questo campo indica la data di inizio applicazione della tariffa, per poter differenziare tra la tariffa
del 2004, quella del 1995, quella del 1994 e le precedenti tariffe. AlexPro riesce a decidere qual'è il
valore da applicare, attraverso la data della registrazione della prestazione.

Lista "Tabella Tariffaria"


Indica la tabella da visualizzare nella griglia sottostante

Quadro “Valori”:

Tale quadro, con due opzioni, si riferisce ai valori minimi e massimi: se sono espressi in valore
assoluto (ad esempio € 12,00), oppure in percentuale (ad esempio 12% dal valore della
Pratica).
La maggior parte delle voci con scaglioni è impostata come “Valore Assoluto”. Salvo i seguenti
casi, il valore da applicare è in percentuale:
· S02.7 Redazione di contratti, Statuti, Regolamenti, Testamenti, o per l'assistenza alla
relativa stipulazione e redazione;
· S02.8 Redazione di contratti di locazione o per l'assistenza alla relativa stipulazione e
redazione.

Quadro “Modalità di calcolo”:

Tale quadro, con due opzioni, si riferisce alla modalità con la quale viene determinato il
valore minimo o massimo da applicare:
· Fisso, ossia l'unico da applicare;
· Cumulativo, ossia il valore da applicare a cui vanno aggiunti tutti i valori degli scaglioni
precedenti.

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Colonna "Codice"
Questa colonna fa riferimento al codice originale della voce secondo la pubblicazione ufficiale
della tariffa.

8.11 Caratteristiche Avanzate delle Voci

La sezione "Avanzata" nella scheda anagrafica della Voce, permette di specificare ulteriori
parametri di calcolo, di classificazione e/o di automazione. Attraverso questa sezione, inoltre,
si può rendere "Obsoleta" una determinata voce di tariffa per impedire il suo utilizzo nelle
registrazioni delle prestazioni.
I parametri relativi ai quadri "Limite di addebito" e " Intervalli di maggiorazione" sono già
impostati nella tariffa professionale fornita con AlexPro al momento dell'installazione. Tali
parametri possono essere, comunque, introdotti o variati dall'utente per applicare maggiore
flessibilità o restrizione nella fase di registrazione delle prestazioni.

Quadro "limite dell'addebito":

182 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

Questo quadro permette di specificare limiti, sia per l'importo sia per il numero delle
prestazioni da addebitare. Nell'esempio illustrato, la prestazione che sarà registrata utilizzando
questa voce deve avere un valore minimo di € 77,47.

Nell'esempio illustrato, la prestazione che sarà registrata utilizzando questa voce deve avere
un valore minimo di € 154,94 ma non deve superare 4 ore giornaliere e un massimo di € 600,00.

Quadro "intervalli di maggiorazione e/o di riduzione"

Questo quadro permette di specificare altri parametri relativi alla maggiorazione e alla
riduzione del compenso. Tali valori saranno selezionati al momento della registrazione della
prestazione.
Nell'esempio illustrato nella figura precedente, il quadro indica che l'utente potrà, secondo
l'esigenze, applicare sul valore calcolato della voce, una maggiorazione tra il 10 e il 50%
OPPURE una riduzione tra il 20 e il 40%.
Per avere accesso a queste indicazioni durante la fase di registrazione delle prestazioni, se
deve selezionare "Riconciliare" dall'elenco dei valori minimi e massimi della voce, come dalla
seguente figura:

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Quadro "Riclassificazione e Gestione Task"
Questo quadro permette di assegnare una "Finalità" alla voce della tariffa, chiamata anche
"Task". Alle voci "Redazione Atto" e "Parere Scritto" si può attribuire la finalità "Redazione e
revisione".

Avere tutti le voci riclassificati, da la possibilità di ottenere analisi gestionali del


tempo trascorso nello svolgimento delle varie attività per ogni "Finalità / Task". Ad
esempio il tempo impiegato in "Redazione e revisione", quello impiegato in
"Pianificazione e preparazione" e così via.

Il campo “Finalità della spesa”:


È un campo facoltativo, selezionabile da un elenco standard all’interno di AlexPro (non ha una
tabella specifica da gestire).

La finalità della spesa viene utilizzata per le analisi delle registrazioni e nella procedura di
fatturazione elettronica in formato "LEDES" tra Studi professionali che l’accettano.

Le classifiche applicano il sistema “UTBMS (Uniform Task-Based Management System).

Le finalità delle spese standard sono:


· E101 - Copie;
· E102 - Stampe esterne;
· E103 - Elaborazione testi;
· E104 - Trasmissione Fax;
· E105 - Addebiti telefonici;
· E106 - Ricerca on-line;
· E107 - Trasporto e corrieri;
· E108 - Postali;
· E109 – Viaggi Urbani;
· E110 – Viaggi interurbani;
· E111 – Pasti;
· E112 – Tasse o diritti giudiziali;
· E113 – Spese di notifiche o di comparizione;
· E114 – Spese relative ai testimoni;
· E115 – Trascrizione;
· E116 – Trascrizione processuale;
· E117 – Documenti prodotti in giudizio;
· E118 – Fornitori di supporto nel giudizio;
· E119 – Esperti;
· E120 - Investigatori Privati;
· E121 - Arbitrato/mediatore;
· E122 – Avvocati locali;
· E123 – Altri professionisti;
· E124 – Altro;
· E125 – Traduzione.

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Lavorare con La Tariffa

Il campo “Finalità dell’attività”:


Campo facoltativo, utilizzabile sia per la fatturazione elettronica che nella stampa dei
rapporti. È applicabile sulle voci di tipo “Onorari”, “Diritti” e “Prestazioni a tempo”.

La finalità delle attività viene utilizzata per le analisi delle registrazioni e nella procedura di
fatturazione elettronica in formato "LEDES" tra Studi professionali che l’accettano.

Le classifiche applicano il sistema “UTBMS (Uniform Task-Based Management System).

Le finalità dell’attività standard sono:


· A101 - Pianificazione e preparazione;
· A102 - Ricerca;
· A103 - Redazione e revisione;
· A104 - Recensire e Analizzare;
· A105 - Comunicazione (in studio);
· A106 - Comunicazione (con il cliente);
· A107 - Comunicazione (con altri avvocati esterni);
· A108 - Comunicazione (con esterni);
· A109 - Comparsa o assistenza ad udienze;
· A110 - Gestione dati e archivi;
· A111 - Altro.

Il campo “Procedura collegata alla voce corrente”:

Campo facoltativo, in cui è possibile selezionare una scadenza correlata alla voce in modo
che, al momento dell’inserimento della prestazione o delle spese, venga automaticamente
proposto da AlexPro il modulo per l’introduzione di tale procedura nell’agenda.

8.12 Rapporto Tariffa e Operatore

è possibile specificare un valore atempo per ogni Operatore registrato nell'anagrafica degli
operatori di AlexPro. Tale valore può riflettere uno di due casi:
· il compenso (onorario) a tempo per ogni ora, oppure
· il costo del lavoro a tempo per un'ora lavorativa

Tale valore sarà proposto, anche secondo l'impostazione della tariffa personalizzata, come
valore unitario per ogni registrazione di prestazioni a tempo associata all'operatore.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 185


è possibile, in alternativa, impostare coefficienti di moltiplicazione per ogni tipologia di
tariffa:
· Un coefficiente di moltiplicazione per gli onorari,
· un coefficiente di moltiplicazione per i diritti,
· e un coefficiente di moltiplicazione per le tariffe a tempo.
con questo sistema, di coefficienti, il valore della voce di tariffa nella fase di registrazione
delle prestazioni, sarà moltiplicato per il coefficiente determinando per l'operatore selezionato
in a registrazione

Vedi anche:
Tariffa Personalizzata
La Tariffa a Tempo

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186 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

8.13 Tariffa Rivalutabile


Il valore di una voce di tariffa rivalutabile (a livelli) sarà moltiplicato per il rispettivo
coefficiente assegnato al tipo della voce secondo il livello assegnato alla Pratica. Quindi, il
valore della voce rivalutabile NON cambierà se nella Pratica NON c'è alcun riferimento ad un "
Livello (Tabella di coefficienti)".

La tariffa forense precedente a quella del 2004 è una tariffa rivalutabile. Ogni
voce di onorari o di diritti in quella tariffa ha un valore minimo di base e un valore
massimo di base, e a secondo del livello attribuito alla Pratica, tale valore viene
moltiplicato per un determinato coefficiente come si vedrà nel seguente esempio.

Per facilitare la spiegazione, ipotizziamo il seguente caso:


Alla Pratica "123" è stato attribuito il livello "06", ecco sono le due figure che rappresentano,
rispettivamente, la Pratica "123" e il livello "40":

Il Quadro "Impostazione Tariffa" nella sezione "Riferimenti" della scheda anagrafica della
Pratica

La scheda anagrafica del livello che indica i coefficienti che debbono essere applicati per la
rivalutazione della voce:

In questo esempio:
Qualsiasi voce di tariffa, Rivalutabile, di tipo "Onorario" sarà rivalutata moltiplicando il suo
valore minimo di base per 0,50 e il suo valore massimo di base per 2,00 per ottenere il
minimo ed il massimo da applicare per la Pratica interessata (in questo caso la "123")

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 187


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8.14 Rapporto Tariffa e Cliente

Vedi:
Tariffa Personalizzata

8.15 Traduzione delle Descrizioni delle Voci

Sezione "Traduzione in Lingue Straniere"


Attraverso questa sezione è possibile gestire la descrizione della voce, secondo le varie lingue
inserite nella tabella Lingue.

Se la scheda anagrafica del Cliente indica una lingua diversa dalla lingua Italiana, al
momento dell’introduzione della prestazione nella fase Registrazioni, la descrizione
della voce nella lingua del Cliente, sostituirà la descrizione italiana.

Per introdurre una descrizione di una voce con una lingua diversa:

· Fare clic sulla linguetta nella scheda anagrafica della Voce;

188 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

· Selezionare la lingua dall’elenco ;


· Introdurre la descrizione nel campo “Descrizione”;
· Fare clic sul pulsante <Salva Descrizione Lingua>.

Vedi anche:
Lingue
Contatti
Preparazione e Stampa Fatture

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 189


8.16 Tariffa Personalizzata

Cos'è una Tariffa Personalizzata


Una tariffa personalizzata è una modifica al percorso naturale del calcolo del valore di una
Voce di tariffa, per una determinata Pratica o per un determinato Cliente.

Una voce di tariffa di tipo “prestazione a tempo”, ad esempio, ha un valore relativo


all’operatore che rende le prestazione e viene applicato su tutte le Pratiche. La tariffa
personalizzata, permette di modificare tale valore, solo per una determinata Pratica o per un
determinato Cliente, maggiorando o diminuendo il valore orario da applicare.

Perchè utilizzare una Tariffa Personalizzata

È una maggiore flessibilità per l’applicazione del valore delle prestazioni e delle spese. È
particolarmente importante in ambienti dove vengono applicate tariffe o prezzi diversi,
secondo il grado del professionista, il tipo della Pratica e gli accordi con il Cliente. Alcune
voci della tariffa a tempo, con l’ausilio della personalizzazione, potranno essere applicate
in modi diversi, secondo i parametri di personalizzazione usati. Accordi con un cliente, per
una certa pratica, portano a determinare una regola diversa dallo standard per il prezzo
delle prestazioni; ad esempio:

· la prestazione a tempo degli operatori di classe “Soci” ha un valore


orario standard di € 200,00;

· la prestazione a tempo degli operatori di classe “Collaboratore” ha un


valore orario standard di € 65,00;

· gli accordi con il cliente, in generale o per una particolare Pratica,


determinano un valore generico di € 75,00 per tutte le prestazioni
rese, a prescindere dalla classe o il nome del professionista.

Come creare una Tariffa Personalizzata


Dal menù classico a tendina, selezionare "Anagrafe" e poi "Tariffa Personalizzata"

190 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

Oppure
· Dalla scheda anagrafica della Pratica interessata, fare clic sulla linguetta "Tariffe"
· Fare clic sulla icona "Nuovo" che si trova all'interno della sezione (vedi figura)

· Compilare la scheda della tariffa personalizzata e confermare cliccando sul pulsante "Salva"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 191


Scheda Gestione Tariffa Personalizzata
Di seguito sono analizzati tutti i campi che compongono la scheda della nuova Tariffa
Personalizzata da creare:

Il campo "Voce / Tariffa":


Introdurre il codice della voce da personalizzare, oppure selezionare dalla lista facendo clic sul
pulsante “Voce / Tariffa”:

Se la personalizzazione NON dovesse essere relativa ad una specifica voce, lasciare vuoto il
campo “Voce / Tariffa” e posizionarsi nel campo “Categoria voce”.
Campo “Categoria Voce”:
La categoria è un insieme di voci che hanno una caratteristica in comune. Per maggior
dettaglio vedi: Creare Nuove Voci di Tariffa
Selezionare una categoria di voci, (solo se la personalizzazione non è relativa ad una sola

voce), facendo clic sul pulsante "Zoom" e selezionare la "Categoria" desiderata premendo il
tasto <Seleziona>.

192 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

Le opzioni "Gruppo", "Professionista", "Tutti":

· Attivare l’opzione "Dal Gruppo" e selezionare il gruppo dalla lista se la personalizzazione è


dedicata ad un gruppo di operatori. Per dettaglio sui gruppi vedi: "Gestione Operatori"
· Attivare l’opzione "Dall'Operatore" e selezionare un nominativo dalla lista se la
personalizzazione è specifica per il nominativo selezionato.
· Attivare l'opzione "Da Chiunque" se la personalizzazione dovrà essere applicata su tutti gli
operatori.

Le opzioni "Pratica" e "Cliente":

· Attivare l'opzione "Per Questa Pratica" e selezionare la Pratica per la quale verrà applicata la
tariffa personalizzata.
· Se, invece, la tariffa personalizzata dovrà essere applicata su tutte le Pratiche di un
determinato Cliente, selezionare l’opzione "Per Questo Cliente" e selezionare il nominativo
interessato.

Campo “Valore Standard”:

Questo campo visualizza il valore standard della voce selezionata. Esso rimarrà vuoto nel caso
della selezione di una Categoria Voce e non di una voce specifica.
· Selezionare l'opzione "Valore Personalizzato" ed introdurre nel campo adiacente il
valore “numerico” del prezzo da applicare.
· Oppure, selezionare l'opzione "% Maggiorazione" e introdurre nel campo
adiacente la percentuale di maggiorazione da applicare.

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La griglia "Tariffa Oraria", "Onorario", "Diritti", "Spese":

· Introdurre i valori come importi o come percentuali (secondo la scelta precedente)


· Fare clic sul pulsante "Salva"

Osservazioni sulla tariffa personalizzata:


· Una tariffa personalizzata avrà la precedenza nella fase “Registrazione delle Prestazione” e
sovrapporrà il valore standard della “Voce”. La personalizzazione della tariffa, non è altro
che l’associazione della voce o della categoria di voci ad un responsabile o gruppo di
responsabili per le prestazioni verso una particolare pratica od un particolare cliente.
· Al momento della registrazione di una prestazione, AlexPro seguirà la ricerca del prezzo da
applicare, secondo la seguente priorità:
1. PVO (Valore associato alla Pratica, alla Voce di tariffa e ad uno specifico Operatore
)
2. PVG (Valore associato alla Pratica, alla Voce di tariffa e ad uno specifico Gruppo di
Operatori)
3. PV (Valore associato alla Pratica e alla Voce di tariffa)
4. PTO (Valore associato alla Pratica, al Tipo di Voce di tariffa e ad uno specifico
Operatore)
5. PTG (Valore associato alla Pratica, al Tipo di Voce di tariffa e ad uno specifico
Gruppo di Operatori)
6. PT (Valore associato alla Pratica e al Tipo di Voce di tariffa)
7. PCO (Valore associato alla Pratica, alla Categoria di tariffa e ad uno specifico
Operatore)
8. PCG (Valore associato alla Pratica, alla Categoria di tariffa e ad uno specifico
Gruppo di Operatori)
9. PC (Valore associato alla Pratica e alla Categoria di tariffa)
10.CVO (Valore associato al Cliente, alla Voce di tariffa e ad uno specifico Operatore)

11.CVG (Valore associato al Cliente, alla Voce di tariffa e ad uno specifico Gruppo di
Operatori)
12.CV (Valore associato al Cliente e alla Voce di tariffa)
13.CTO (Valore associato al Cliente, al Tipo di Voce di tariffa e ad uno specifico
Operatore)
14.CTG (Valore associato al Cliente, al Tipo di Voce di tariffa e ad uno specifico
Gruppo di Operatori)
15.CT (Valore associato al Cliente e al Tipo di Voce di tariffa)
16.CCO (Valore associato al Cliente, alla Categoria di tariffa e ad uno specifico
Operatore)

194 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con La Tariffa

17.CCG (Valore associato al Cliente, alla Categoria di tariffa e ad uno specifico


Gruppo di Operatori)
18.CC (Valore associato al Cliente e alla Categoria di tariffa)

VOCE DI TARIFFA TIPO DI VOCE CATEGORIA VOCE


per per per per per per per per per
operat gruppo tutti operat gruppo tutti operat gruppo tutti
ore operat ore operat ore operat
ori ori ori

PRAT 01 02 03 04 05 06 07 08 09
ICA

CLIEN 10 11 12 13 14 15 16 17 18
TE

Modifica/Elimina
Per modificare o eliminare la Tariffa Personalizzata dalla scheda della Pratica:
· Selezionare la pratica dall’elenco generale delle Pratiche;
· Fare clic sulla linguetta "Tariffe";
· Selezionare la tariffa da modificare (o da eliminare) e fare doppio clic con il mouse;
· Effettuare le modifiche dei dati;
· Fare clic sul pulsante "Salva" o "Elimina", secondo il caso.
Modifica/Elimina
Per modificare o eliminare la Tariffa Personalizzata dall'elenco delle tariffe personalizzate:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 195


· Dal menù principale di AlexPro, selezionare Anagrafe e poi la voce Tariffa personalizzata:
sarà visualizzato un elenco di tutte le tariffe personalizzate esistenti;

· Cercare la tariffa da modificare o da eliminare, attraverso i criteri di ricerca;


· Selezionare il record desiderato;
· Fare doppio clic con il mouse, oppure fare clic sul pulsante Apri ;
· Apportare le modifiche desiderate;
· Fare clic sul pulsante "Salva" o "Elimina", secondo il caso.

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Lavorare con La Tariffa

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Capitolo

IX
Lavorare con Le Procedure
Lavorare con Le Procedure

9 Lavorare con Le Procedure

Indice della Sezione


Che cos'è una Procedura
Chi può Gestire le Procedure
Le Procedure dell'Agenda
Procedure Semplici
Procedure Composte
Le Procedure e Outlook
Le Procedure e le Festività

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9.1 Che cos'è una Procedura
La procedura è una descrizione di un'attività (impegni, scadenza, appuntamento,
adempimento o una udienza). Per inserire attività da compiere, pianificare e gestire scadenze
e adempimenti, sarà necessario specificare i seguenti elementi:
· La data di scadenza entro la quale si deve compiere l'attività,
· La pratica per la quale si deve compiere l'attività,
· La persona (l'operatore) che dovrà compiere l'attività,
· L'attività da svolgere che, in AlexPro, denominata "Procedura"

Non sarà possibile introdurre alcuna attività da svolgere nell'agenda di AlexPro senza un
riferimento ad una specifica procedura. Ciononostante, non sarà necessario creare una
procedura per ogni attività, è possibile creare una sola procedura generica per utilizzarla
nell'assenza di una specifica.

Vedi anche:
Procedure Semplici
Procedure Composte

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9.2 Chi può Gestire le Procedure


Le schede anagrafiche delle procedure potranno essere creati, modificati e/o eliminati solo da
utenti amministratori di AlexPro.

Vedi anche:
Operatori
Livelli di Accesso al Programma

9.3 Le Procedure dell'Agenda

Vedi anche:
Che cos'è una Procedura
Chi può Gestire le Procedure
Procedure Semplici
Procedure Composte

Per visualizzare la lista delle procedure (le attività) dell’agenda


· Fare clic sull'icona "Procedure" dal menù laterale, oppure selezionare dal menù Anagrafe la
voce "Procedura Agenda".

200 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con Le Procedure

Una procedura risponde alle seguenti domande:


1. Quale dicitura dovrà essere portata nell’agenda all’introduzione di un codice di
abbreviazione. Per esempio, per il codice “UDI” verrà riportata la dicitura "Udienza";
2. Se l’introduzione della procedura nell’agenda di AlexPro dovrà o meno implicare
l’introduzione della stessa nel calendario di Outlook®;
3. Se questa procedura è relativa ad un’attività giudiziale, oppure è relativa ad un
adempimento;
4. Se la procedura è una semplice procedura, oppure una scadenza complessa (pianificata) che
comporta delle attività prima della data di scadenza e altre dopo tale data;
5. Se lo svolgimento o l’introduzione della procedura comporta un effetto economico da
addebitare alla relativa pratica, e come.

Per inserire Nuova Procedura

Se la lista delle procedure e aperta al momento basterebbe cliccare sulla icona nuovo in
alto a sinistra dello schermo.
Si può anche selezionare nuova procedura dal menu anagrafe.

La scheda anagrafica della Procedura è suddivisa in due Sezioni:

Sezione Dati Base dell'Attività

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 201


Completare i dati come segue:
a. Introdurre un codice ed una descrizione dell’attività. Il codice è un dato obbligatorio alfa-
numerico. Ogni procedura dovrà avere un codice unico.
b. Impostare il tipo di attività (Udienza);
c. Specificare se l’attività dovesse risultare in Outlook (necessita la presenza di Microsoft
Outlook 2000 o superiore)
d. Specificare se l’attività dovesse essere pubblicata su una calendario pubblico di Microsoft
Exchange Server;
e. Facoltativamente, si può indicare un colore che contraddistingue le scadenze che utilizzano
questa procedura. Il colore standard è il nero. Indicando un colore diverso, la scadenza
apparirà in tale colore sia nelle liste a video sia nella stampa su carta. Il colore della
scadenza non ha alcun effetto sulle scadenze esportate in outlook.
f. Impostare il comportamento del software, nel caso il giorno di scadenza coincidesse con un
giorno non lavorativo, selezionando (dalla lista) una delle quattro opzioni disponibili:
· Posticipa la scadenza al primo giorno lavorativo successivo
· Anticipa la scadenza al primo giorno lavorativo precedente
· Chiedere all'utente
· Lascia la scadenza com'è
g. Impostare l'effetto "Parcellazione" relativo alla scadenza. L'azione che una attività può
produrre, potrà essere una dei seguenti azioni:
· Nessun effetto sulla parcella
· L'Inserimento della prestazione in parcella dopo aver svolte l'attività
scadenzata. In questo caso in questo caso si deve indicare la voce di
tariffa che dovrà essere applicata di conseguenza in parcellazione.
· L'Inserimento della prestazione in parcella subito dopo aver inserito la
scadenza in agenda. Anche in questo caso in questo caso si deve
indicare la voce di tariffa che dovrà essere applicata di conseguenza in
parcellazione.
Per selezionare la voce di tariffa che dovrà applicare, indicare una parte del codice
o della descrizione della voce e fare clic sul pulsante zoom per selezionare la voce
desiderata.
h. Si può indicare, inoltre, una procedura diversa da attivare dopo aver effettuato la
procedura in corso di impostazione. Questo significa che la scadenza registrata nell'agenda
utilizzando, ad esempio, la procedura "A" può essere seguita da una procedura "B" dopo aver
svolto / effettuato l'attività relativa alla procedura "A".

Per selezionare la procedura che dovrà applicare, indicare una parte del codice o
della descrizione della procedura e fare clic sul pulsante zoom per selezionare la
procedura desiderata.

g. Allo svolgimento di ogni scadenza si possono creare documenti auto-compilati secondo


uno specifico modello al fine di informare il cliente dell'avvenuto svolgimento dell'attività o
per qualsiasi altro motivo. Per ottenere tale meccanismo, indicare nella scheda anagrafica
della procedura il nome del modello da utilizzare per generare il documento desiderato.
Tale documento sarà auto-compilato da AlexPro, in base al modello indicato, con i dati della
relativa pratica.
h. Salvare l’impostazione, facendo clic sul pulsante Salva (o premendo il tasto [F7]).

202 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con Le Procedure

Sezione Regole / Macro


Questa sezione non è visibile al primo inserimento della scheda. Si deve creare prima la scheda
anagrafica della procedura, e poi aprirla per poter gestire le regole.

Per gestire le regole, aprire la scheda grafica della procedura, fare clic sul pulsante modifica
, i poi clic sulla sezione "regole / macro".

Per comporre la lista delle regole


· Dalla lista "procedura pianificata" selezionare la procedura da includere,
· Impostare il numero dei giorni prima dei quali si dovrà registrare la scadenza relativa a tale
attività indicando il segno meno prima del numero.
· in alternativa indicare il numero di giorni dopo i quali si dovrà registrare la scadenza relativa
a tale attività senza indicare il segno prima del numero.
· Indicare il numero di giorni necessari per il preavviso e fare clic sul pulsante "aggiungi alla
lista".
· Per eliminare una riga, selezionare la riga e fare clic sul pulsante "elimina la procedura
selezionata".
· Per rettificare una riga nell'elenco, selezionare la riga, cambiare l'impostazione dei giorni o
dell'attività e fare clic sul pulsante "rettifica selezione".

Come modificare una scheda anagrafica di una procedura:


· Con la lista delle procedure visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da modificare.
· Fare clic sul pulsante modifica ,
· Apportare le modifiche desiderate e fare clic sul pulsante "salva" oppure salva e chiudi.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 203


Per eliminare una scheda anagrafica di una procedura:

· Con la lista delle procedure visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da eliminare.

· Fare clic sul pulsante Modifica ;


· Fare clic sul pulsante Elimina ;
· Confermare l’eliminazione.

Non si possono eliminare procedure già utilizzate per l'inserimento di scadenze


nell'agenda in AlexPro. Prima a di poter eliminare la scheda anagrafica della
procedura si deve eliminare tutte le scadenze che utilizzano tale procedura, anche
se le scadenze sono già effettuate.

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204 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con Le Procedure

9.4 Procedure Semplici


La procedura semplice e una procedura che non contiene regole o macro. Per maggiori
informazioni sulle regole e le macro vedi "procedure composte"

Una procedura semplice indica un'attività da svolgere senza osservazione di regole o attività
ne precedente ne successive al suo svolgimento. La procedura composta, invece, contiene
delle regole costo Luigi da altre procedure per lo svolgimento di alcune attività prima e dopo
lo svolgimento di questa attività.

9.5 Procedure Composte

Cosa sono le Procedure Composte (ossia le Attività Composte)


Una Procedura (anagrafica di un'attività da svolgere) composta, è un Procedura da registrare
nell'agenda e nello stesso tempo registrare altre Procedure (attività o scadenze) collegate
pianificate e dipendenti dalla prima. La Procedura Composta contiene, quindi, delle regole che
dovranno essere osservate o delle attività che dovranno essere svolte prima e/o dopo lo
svolgimento dell'attività principale.

Esempio: (ha solo lo scopo illustrativo. La terminologia, i termini e il numero di regole


debbono essere decisi dall'utente esperto nella materia specifica)

L'attività è:
· Adempimenti Rinvio Udienza ex. art 183 cpc
Le altre attività (Regole) dipendenti sono:
· Deposito memorie ex. art 183 cpc entro 30 gg (quindi +30 dalla data del rinvio)
· Ritiro memoria avversaria entro 30 gg (quindi +30 dalla data del rinvio)
· Deposito repliche entro 60 gg (quindi + 60 dalla data del rinvio)
· Ritiro replica avversaria entro 60 gg (quindi + 60 dalla data del rinvio)

Per creare una simile Procedura:


1. Inserire una nuova procedura semplice per la prima attività "Adempimenti Rinvio Udienza
ex. art 183 cpc" (vedi: Le Procedure dell'Agenda)
2. Inserire una nuova procedura semplice per ogni "Regola"
3. Aprire la scheda anagrafica della procedura "Adempimenti Rinvio Udienza ex. art 183
cpc", e fare clic sulla sezione "Regole / macro"
4. Dall'elenco "Procedura Pianificata" selezionare la prima "Regola", ad esempio "Deposito
memorie ex. art 183 cpc"
5. Nel campo "+/- Giorni" digitare 30
6. Nel campo "Giorni di preavviso" digitare 15 (o un altro numero secondo le esigenze)
7. Fare clic sul pulsante "Aggiungi"
8. Ripetere i passaggi dal dal punto 4 al punto 7 per le altre tre regole
9. Chiudere la scheda (anche senza salvare)

Simile scheda in AlexPro:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 205


Un altro esempio di una procedura composta:

206 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con Le Procedure

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9.6 Le Procedure e Outlook
Com'è stato precedentemente chiarito, una procedura non è altro che un'attività da svolgere;
una scheda grafica di tale attività che descrive l'attività stessa e alcuni parametri necessari sia
della collocazione dell'attività nell'azienda che per gli effetti che potrà produrre su altri
elementi all'interno di AlexPro oppure all'esterno come nel caso dell'allineamento con Microsoft
Outlook.

Quando una procedura viene utilizzata per inserire una scadenza nell'agenda di AlexPro l'utente
può attivare o di disavvisare una casella sulla maschera di gestione per allineare o meno la
scadenza nel calendario di Outlook. Questo comportamento può essere gestito manualmente,
quindi attivare o disattivare l'alleniamento secondo la necessità del momento, oppure
impostare l'anagrafica della procedura per essere registrata o meno in Outlook in modo
automatico.

Per poter gestire l'allineamento delle scadenze con Outlook sia dall'anagrafica della
procedura sia dalla geslatione delle scadenze, si deve prima impostare i parametri
corretti nelle opzioni comuni tramite gli strumenti di amministrazione di AlexPro.

Si rammenta che il parametro che indica l'allineamento con il calendario di


Outlook, intende il calendario personale dell'utente stesso sul suo proprio
computer.

Vedi anche:
Lavorare con L'Agenda
Allineamento Agenda con Outlook

208 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Lavorare con Le Procedure

9.7 Le Procedure e le Festività


Nella creazione dell'anagrafica delle procedure, viene impostato il parametro relativo al
comportamento di AlexPro in caso la scadenza accada in un giorno non lavorativo.
L'impostazione delle festività e i giorni non lavorativo i avviene attraverso l'amministrazione di
AlexPro nel menù "Impostazioni Festività".

Vedi anche:
Impostazioni Festività

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 209


210 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi
Capitolo

X
Gestione degli Operatori
10 Gestione degli Operatori
Gli operatori fanno riferimento agli utenti che usano il software AlexPro. Potranno essere
utenti interni oppure utenti esterni.

Indice della Sezione


· Chi può gestire gli operatori
· Dettaglio della Gestione degli Operatori
· Livelli di accesso al programma
· Classifica degli operatori
· Come Disattivare la scheda di un operatore
· Come Eliminare la scheda operatore
· Dettaglio del contatto
· L'operatore è Outlook.

212 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione degli Operatori

10.1 Chi può Gestire gli Operatori


L'utente amministratore o un utente con restrizioni potranno inserire modificare e cancellare
le schede anagrafiche degli operatori. per maggiori informazioni sulla gestione degli utenti
vedi gestione utenti
L'utente standard non ha la facoltà né di inserire né di modificare o cancellare le schede
anagrafiche degli operatori.

10.2 Gestione Operatori

Per anagrafe Operatori, si intende la scheda anagrafica relativa ad un professionista,


collaboratore oppure corrispondente esterno, dove sono memorizzati alcuni parametri
necessari per una gestione avanzata delle prestazioni.
La scheda anagrafica Operatore è suddivisa in quattro sezioni, di seguito dettagliate:

Come Arrivare
· Menù Strumenti di AlexPro
· Amministrazione AlexPro
· Voce Gestione Utenti

Sezione Generale
Questa sezione, permette la gestione dei dati di base: nome, gruppo di appartenenza,
classificazione, valore orario delle prestazioni a tempo, coefficienti di moltiplicazione.

Il minimo indispensabile per la creazione di una scheda operatore sono il campo


“Codice” ed il campo “Nome”.

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Il campo “Codice”:
Tale campo permette di assegnare un codice identificativo all’operatore (Sigla), normalmente
le lettere iniziali del nome e del cognome.
Il campo “Nome”:
E' il campo principale, in cui vanno inseriti i dati principali del Operatore.
Il campo “Valore tempo”:

Tale campo, permette di introdurre il valore orario (rate per hour) delle prestazioni a tempo
svolte dall’operatore. Questo valore può rappresentare il costo orario, se la gestione del tempo
è utilizzata per il calcolo del "Costo delle risorse umane"; oppure, la tariffa oraria che sarà, in
modo o in un altro, fatturata al cliente.

Il valore qui introdotto, ha la precedenza e sovrappone il valore standard della "


Voce" a tempo nella fase di introduzione delle prestazioni, quindi se l'anagrafica
della voce di tariffa indica un valore a tempo di € 50,00 e la tariffa oraria
dell'operatore indica € 75,00; nella fase di registrazione delle prestazioni, il
programma suggerirà € 75,00 sovrapponendo il valore standard.

I campi “Valore Tempo, Coefficiente Onorari, Coefficiente Diritti, e


Coefficiente Tempo”:
Coefficienti (Facoltativi raramente utilizzati) che vengono moltiplicati da AlexPro, nella fase di
introduzione delle prestazioni e delle spese su Voci “Rivalutabili/a livello”. Questi coefficienti
potranno essere utilizzati per creare automatismi di rivalutazione di alcune voci particolari. Ad
esempio: se il valore della Voce di spesa “X” è di € 0,20 all’interno dello Studio, ma costa €
0,35 (se viene effettuata dall’operatore della Filiale dello Studio in un’altra città) il
coefficiente di spesa di tale operatore sarà di 1,75 e verrà applicato su tutte le spese
rivalutabili effettuate da questo operatore.
Il campo “Codice Fiscale”:
Per specificare il codice fiscale dell'Operatore ed è necessario per la preparazione e la stampa
della nota di iscrizione a ruolo.

214 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione degli Operatori

Sezione Membro di

Questa sezione è disponibile solamente nella Edizione Enterprise di AlexPro attraverso la quale
sarà possibile attribuire l'appartenenza del singolo operatore ad una o più sezioni / filiali /
Studi. Un operatore che NON appartiene ad una specifica Sezione / Filiale / Studio NON potrà
gestire le Pratiche attribuite a tale Sezione / Filiale / Studio. Quindi, per abilitare l'accesso
dell'operatore ad un insieme di Pratiche appartenenti ad una Sezione / Filiale / Studio,
l'operatore deve essere impostato come Membro di essa.
Per maggior dettaglio consultare l'articolo Gestione Filiali / Studi Multipli

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 215


Sezione Gruppi

Specificare a quale gruppo appartiene l’operatore. Il raggruppamento degli operatori, facilita


l’applicazione delle tariffe personalizzate, dove si può decidere di applicare una tariffa
specifica per un gruppo di professionisti, anziché per il singolo professionista. Per il dettaglio
sulla gestione dei gruppi, vedi Tabella Gruppi.

Sezione Profilo

216 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione degli Operatori

Il campo “Classificazione”:
Tale campo, permette di specificare la qualifica o il grado dell’operatore. La classifica è
utilizzata nella protezione dei documenti e nella distribuzione delle quote del fatturato ai soci.
Le classifiche (gradi) valide sono:

Il campo Cartella Pubblica di Exchange”:


Solo nell'Edizione Enterprise di AlexPro. Attraverso tale funzione è possibile impostare una
Cartella Pubblica Exchange, di tipo Calendario, dedicata all'operatore. Questo campo è
facoltativo.

Per impostare la Cartella, quest ultima deve essere già presente tra le cartelle pubbliche di
exchange ed abbia i permessi di
Quadro “Nascondi in gestione”:
Da selezionare nel caso in cui un operatore non deve avere delle
scadenze;
Da selezionare in caso in cui un operatore che non deve avere
registrazioni di onorari, diritti, spese ecc.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 217


Sezione Statistiche

E’ una sezione per la visualizzazione delle pratiche sulle quali l’operatore ha registrato almeno
una prestazione o ha imputato una voce di spese, e delle pratiche nelle quali l’operatore
risulta come titolare della pratica.

Per inserire un nuovo operatore:


· Dal menù a tendina "Utenti", selezionare "Nuovo"
· Introdurre i dati relativi al nuovo operatore e fare clic sul pulsante Salva.

Per modificare una scheda operatore:


· Con la lista degli operatori visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da modificare,
· Apportare le modifiche desiderate
· Fare clic sul pulsante per memorizzare le modifiche.

Per eliminare una scheda operatore:


· Con la lista degli operatori visualizzata,
· Dal menù a tendina "utenti" selezionare la voce "Elimina";
· Confermare l’eliminazione.

Osservazioni relative al modulo “Operatore”:


· Non sarà possibile eliminare la scheda di un operatore che:

218 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione degli Operatori

· Ha delle registrazioni fatturate o non fatturate;


· Ha delle scadenze effettuate o non effettuate;
· È titolare di parcelle o di pratiche aperte o chiuse.
· È possibile attribuire restrizioni di accesso ad ogni operatore attraverso la fase “Gestione
Utenti”,
· È possibile attribuire una Sezione / Filiale / Studio ad ogni operatore attraverso la fase
“Gestione Sezioni”, accessibile dall’amministratore dal menù “Strumenti”.
· Ogni operatore può creare una sua password di accesso dalla finestra di login iniziale.
· L’utilizzo del software (AlexPro) è ammesso solo per gli operatori registrati nella anagrafica
Operatori.
· Il nome dell’utente richiesto all’ingresso nel Software AlexPro non corrisponde
necessariamente al nome dell’utente del Computer, ne la password è necessariamente la
stessa.
· Il primo nominativo introdotto nella finestra di autenticazione, al primo lancio del
Software viene considerato ed inserito automaticamente come utente "Amministratore"

Finestra di Autenticazione
· Non sarà possibile RECUPERARE una Password persa

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 219


10.3 Livelli di Accesso al Programma
Vedi Gestione Utenti e Aree di Lavoro

10.4 Classifica degli Operatori


Gli operatori in AlexPro possono essere Classificati e Raggruppati in diverse classifiche e
gruppi.

I Gruppi:
I gruppi possono essere creati e gestiti dall'utente amminstratore direttamente nella scheda
anagrafica dell'operatore oppure tramite il menù anagrafe, tabelle, gruppi.

L'utilizzo dei gruppi facilità la visualizzazione e la stampa dell'agenda dove si possono


visualizzare e/o stampa le scadenze per gruppo di utenti.

Lo scopo dell'utilizzo dei gruppi e di poter consultare l'attività di più di un operatore


direttamente tramite il gruppo di appartenenza.

L'operatore può appartenere ad un solo gruppo.

La Classificazione dell'operatore:

Le classi non sono gestiti dall'utente ma sono standard predefiniti nel software e sono:
Soci, Associato, Consulente, Assistente e Altro

L'utilizzo delle classi di operatori facilita la gestione dell'accesso ai documenti ed è anche


coinvolto nella gestione delle quote delle fatture emesse.

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220 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione degli Operatori

10.5 Disattivare la Scheda di un Operatore


Se non è possibile eliminare una scheda anagrafica di un operatore è possibile, comunque,
nascondere il suo nominativo dalle liste disponibili al momento di introduzione di nuovi
registrazioni o scadenze.

· Per impedire l'inclusione del nominativo dell'operatore nelle liste durante l'introduzione di
nuove registrazioni, metti il segno di spunta sulla casella "Nuova Registrazione"
· Per impedire l'inclusione del nominativo dell'operatore nelle liste durante l'introduzione di
nuove scadenze, metti il segno di spunta sulla casella "Nuova Scadenza"

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10.6 Eliminare la Scheda Operatore

Come eliminare la scheda anagrafica di un operatore


· Seleziona "Operatori" dal menù laterale a sinistra
· Individua l'operatore tramite la barra di ricerca se necessario
· Apri la scheda anagrafica dell'operatore
· Attiva la fase di modifica premendo il tasto "F2" o cliccando sulla icona "Modifica"
· Clicca sulla icona "Elimina"
· Conferma

Un operatore assegnato ad una o più pratiche, assegnato ad una o più scadenze


oppure assegnato ad una o più registrazioni di parcella NON può essere
eliminato.

Per risolvere una situazione dal genere, assegnare le pratiche ad un altro


operatore e così anche per le scadenze e le registrazioni prima di tentare la
cancellazione.

NON si può eliminare una scheda di un professionista registrato nell'archivio


unico informatico.

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Gestione degli Operatori

10.7 Dettaglio Contatto


Il pulsante "Dettaglio Contatto" presente nella scheda anagrafica dell'operatore assegna o apre la scheda
anagrafica completa dell'operatore presente nell'anagrafica dei contatti.

Dettaglio contatto:
Per conoscere i dati anagrafici dettagliati dell'operatore; indirizzo,
telefoni ecc.

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10.8 L'Operatore e Outlook

Ogni utente di AlexPro è un operatore registrato nell'anagrafica degli operatori. Se


l'impostazione del programma permette la registrazione delle scadenze in Outlook, ogni utente
avrà la possibilità di trasferire la scadenza nel calendario di outlook tempestivamente al
momento dell'inserimento. Per maggiori informazioni sull'impostazione e l'attivazione
dell'opzione outlook vedi "Opzioni Comuni" nell'Amministrazione di AlexPro.

AlexPro inoltre permette di sincronizzare l'agenda personale di ogni operatore in un calendario


pubblico di Microsoft exchange. Per maggiori informazioni su Microsoft Exchange consultare il
sito della Microsoft.

Questa opzione non può essere utilizzata senza la presenza di Microsoft outlook e
Microsoft ex change server.

Per associare un calendario pubblico relativo all'operatore, fare clic sul pulsante sfoglia per
selezionare il calendario pubblico adatto dalle cartelle pubbliche di Exchange.

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224 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione degli Operatori

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 225


Capitolo

XI
Anagrafiche e Tabelle
Anagrafiche e Tabelle

11 Anagrafiche e Tabelle

Indice della Sezione

I Livelli
Mezzi di Comunicazione
Materie
Tipi Pratiche
Lingue
IVA
Stati Pratiche e Scadenze
Gruppi Operatori
Casse e Banche
Condizioni di Pagamento
Ruoli Amministrativi
Il Glossario di AlexPro
Modelli Documenti

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11.1 Livelli Sconto e Maggiorazione

Cos'è un livello:
Per livello si intende il livello di sconto e/o maggiorazione sui prezzi da attribuire alla pratica.
Ogni livello contiene dei parametri (chiamati "Coefficienti") da applicare sui valori delle
prestazioni al momento del loro inserimento.

La scheda “Livello”, costituisce un parametro associabile alle pratiche per il calcolo


automatico dei diritti e degli onorari, per le tariffe precedenti a quelle del 2004.

È possibile utilizzare tali parametri per creare coefficienti di onorari, spese e prestazioni a
tempo.

Come funzionano i “Livelli”:

I livelli di sconto e/o maggiorazione si applicano sulle voci di tariffa "Rivalutabili" al momento
del loro addebito su una Pratica attribuita ad un livello esistente.

Ogni livello include, oltre il codice e la descrizione, quattro parametri:


· Coefficiente Onorario (minimo e massimo) per i quali verranno moltiplicati i valori delle voci
di tipo “Onorario” al momento della registrazione della prestazione;
· Coefficiente Diritti per il quale verranno moltiplicati i valori delle voci di tipo “Diritto” al
momento della registrazione della prestazione;
· Coefficiente Spese per il quale verranno moltiplicati i valori delle voci di tipo “Spese” al
momento della registrazione della spesa;
· Coefficiente Tempo per il quale verranno moltiplicati i valori delle voci di tipo “Tempo” al
momento della registrazione della prestazione a tempo.
Esempio (1).
È stato attribuito il livello “07” alla pratica “ABC”.
Il livello “07” ha i seguenti coefficienti:
Diritti = 1,75;
Onorari, Spese = 1;
Tempo = 2,0
Il valore standard di una voce di diritto è € 4,00.
Al momento dell’addebito del diritto alla pratica “ABC”, il valore verrà automaticamente
convertito da AlexPro da € 4,00 a € 7,00, come risultato della moltiplicazione "Valore della
voce € 4,00 X Coefficiente del Livello 1,75 = € 7,00".
I valori delle registrazioni di tipo Tempo verranno moltiplicati per 2.

La tabella livelli, fornita con il software, contiene i coefficienti dei diritti della tariffa forense
in vigore dal 1 Aprile 1995, come segue:

Livello / Coefficiente
00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
0,8 1,0 1,7 2,0 2,5 3,0 4,0 5,0 7,0 9,0 10, 12,
0 0 5 0 0 0 0 0 0 0 00 00

228 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

Per inserire un nuovo livello pratica:


Dal menù Anagrafe, selezionare la voce "Tabelle" e poi "Livelli Sconto e Maggiorazione";

Menù Tabelle (Livelli Sconto e


Maggiorazione)

Con la lista dei livelli visualizzata, il pulsante Nuovo Record permette di introdurre un
nuovo livello (la stessa operazione è ottenibile, attraverso il pulsante destro del mouse,
selezionando Nuovo oppure CTRL+N).
La scheda è formata dai seguenti campi, di seguito dettagliati:
Il campo “Codice”:

Permette di assegnare un codice identificativo al livello. Il codice è lungo 2 caratteri


alfanumerici ed è gestibile dall’utente osservando le seguenti regole:
· non inserire codici uguali per due livelli diversi;
· non alterare i livelli standard forniti con il software, se non è indispensabile;
· studiare attentamente l’effetto di moltiplicazione che verrà prodotto dall’utilizzo del livello,
in associazione alla pratica;
· il cambiamento di un livello esistente non altera le registrazioni precedentemente inserite.
Per ottenere tale effetto, l’utente dovrà utilizzare la procedura “Utilità Registrazioni” dal
menù “Strumenti - Amministrazione AlexPro”;
· il livello non è associabile alla pratica in modo automatico secondo il suo valore, ma
selezionabile dall’utente stesso in fase di introduzione o modifica della scheda anagrafica
della pratica;
· la descrizione del livello serve per illustrare, in breve, il suo meccanismo: ad esempio,
“Diritti per valori tra € 1549,00 e € 2.582,00”, oppure “Stragiudiziale Tipo CA” ecc.;
· è consigliabile l’uso della tariffa personalizzata per le voci di tipo “Tempo”, in quanto offre
più elasticità di quanto può offrire il coefficiente del livello.

I campi “Coefficiente”:
In tali campi è possibile inserire i relativi coefficienti per ogni livello. È un campo numerico e
gestisce fino a 4 cifre decimali.

Per modificare un livello pratica:


Con la lista dei livelli delle pratiche visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da modificare.
Selezionare l’icona (Modifica) dalla barra orizzontale oppure premere il tasto F2.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 229


Per memorizzare i dati modificati nella scheda selezionare l'icona Salva oppure premere il
tasto F7.

Per eliminare un livello pratica:

· individuare la voce attraverso le fasi di ricerca disponibili nella procedura;


· selezionare la scheda con un clic del mouse e poi aprirla con un doppio clic, oppure
attraverso il menù “Apri”;
· fare clic sul pulsante “Modifica”;
· fare clic sul pulsante “Elimina”;
· confermare l’eliminazione.

Osservazioni sulla gestione dei livelli:

Non è possibile eliminare un livello già associato ad una o più pratiche.


Per attribuire un livello ad una pratica, vedi “Anagrafe pratiche”

Vedi anche:
· Lavorare con la tariffa
· Tariffa rivalutabile
· Tariffa personalizzata

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230 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

11.2 Mezzi di Comunicazione


É una semplice tabella che indica i quattro mezzi di comunicazione utilizzati nell'anagrafica
dei Contatti:

Come arrivare:

· Dal menù a tendina selezionare "Anagrafe"


· Selezionare "Tabelle"
· Selezionare"Mezzi di comunicazione"
Sarà visualizzata una lista di tutti i mezzi registrati in AlexPro.

Mezzi di comunicazione

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 231


Per introdurre un nuovo mezzo:
· Fare clic sul pulsante "Nuovo" dalla barra degli strumenti di AlexPro
· Si aprirà una piccola scheda per l'introduzione dei dati, come dalla figura precedente,
· Selezionare il tipo dall'elenco "Tipo mezzo"; Ad esempio "Cellulare"
· Introdurre la descrizione del mezzo; ad esempio "Cell. Privato"
· Seleziona dall'elenco successivo - "Etichetta Outlook" - il campo corrispondente nella rubrica
di Outlook, se necessario. Tale operazione è necessaria solo per l'importazione e
l'esportazione dei contatti da e a Outlook.
· Fare clic sul pulsante "OK"

Nota Bene: Per poter trasferire i contatti dalla rubrica di Outlook alla rubrica di
AlexPro è necessario creare una giusta corrispondenza tra le denominazioni
personalizzati dei mezzi di comunicazione in AlexPro e gli stessi gestiti nella rubrica
di Outlook.

Corrispondenza campi tra AlexPro e Outlook

232 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

Per modificare un mezzo esistente:


· Selezionare la riga interessata dall'elenco
· Doppio clic sulla riga oppure clic sul pulsante "Apri"
· Effettuare le modifiche e clic sul pulsante "Ok"

Per eliminare un mezzo esistente:


· Selezionare la riga interessata dall'elenco

· Fare clic sulla icona "Elimina" dalla barra degli strumenti di AlexPro

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 233


Vedi anche:

Gestione contatti
Importazione ed esportazione contatti da/a Outlook

11.3 Materie

Obiettivo:
Le materie sono associabile alle Pratiche per classificarele dal tale punto di vista. Non è
obbligatorio, ma utile, attribuire una materia alla Pratica. Le Materie saranno utilizzate nelle
stampa dei rapporti relativi alle Pratiche, alle attività svolte e al fatturato.

Come gestire le Materie


Dal menù Anagrafe, selezionando la voce Tabelle e poi Materie e sarà possibile visualizzare
tutte le Materie inserite.

234 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

Per introdurre nuove Materie:


Premere il tasto <Aggiungi>;
Introdurre la nuova voce e premere il tasto "Invio".
Per modificare o eliminare schede esistenti:
Per modificare o eliminare una Materia, selezionare la riga interessata e fare clic sul tasto
<Modifica> oppure <Elimina>, a seconda dei casi.

Si può introdurre nuove materie, modificare e eliminare altre direttamente


dalla scheda anagrafica della Pratica.

Vedi anche:
Stampa Pratiche
Stampa Rapporti
Stampa Ricavi

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 235


11.4 Tipi Pratiche

Obiettivo:
Il Tipo
La gestione dei Tipi permette di introdurre diversi Tipi da collegare alle Pratiche.
della Pratica non è collegato in alcun modo con la "Materia". Il Tipo della
Pratica, oltre a determinare un ulteriore modalità di distensione fra le
Pratiche, permette le seguenti caratteristiche nella gestione delle Pratiche:
· Abbinare ad ogni Tipo, una procedura di Agenda da scadenzare al momento
della creazione di una nuova Pratica,
· Abbinare ad ogni Tipo, una Voce di tariffa da registrare al momento della
creazione di una nuova Pratica,
· Abbinare una serie di campi aggiuntivi da includere nella scheda anagrafica
di tutte le Pratiche appartenenti ad un determinato Tipo.

Come Arrivare
· Menù Anagrafe
· Tipi di Pratiche

Come introdurre un nuovo Tipo:


· Fare clic sul menù "Anagrafe"
· Seleziona "Tipi Pratiche"
· Verrà visualizzata una lista dei tipi inseriti, se ci sono,

236 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

· Fare clic sul pulsante "Nuovo" dalla barra degli strumenti

· Introdurre il nome da attribuire al Tipo da creare,


· Selezionare dall'elenco, se necessario, la "Procedura" da applicare ad ogni
creazione di una nuova Pratica di questo tipo,
· Selezionare dall'elenco, se necessario, la "Voce di tariffa" da applicare ad
ogni creazione di una nuova Pratica di questo tipo
· Salvare e chiudere la scheda

Per gestire i campi personalizzati:


· Apri la scheda anagrafica del "Tipo"
· Fare clic sul pulsante "Modifica", oppure premere il tasto "F2" dalla tastiera

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 237


· Fare clic sul pulsante "Aggiungi", per aggiungere nuovi campi che saranno
collegati alla Pratica

· Introdurre il nome del campo e premi il tasto "Invio" dalla tastiera.


Le Pratiche di questo Tipo avranno una sezione aggiuntiva (chiamata "Dettagli
") nella scheda per gestire i nuovi campi aggiuntivi:

Nota Bene: I campi aggiuntivi NON sono disponibili per l'inserimento uno ad uno nei
modelli di documento; possono comunque essere inseriti TUTTI in formato lista.

Vedi anche:
Gestione delle Pratiche
Creazione di Nuove Pratiche
La Scheda Anagrafica delle Pratica
Chi può Creare le Pratiche
Creare una Pratica da Modello
Sotto Schede della Pratica
Sezione Dettagli
Campi Aggiuntivi Personalizzati

238 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

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11.5 Lingue

Obiettivo
È la lista delle varie lingue da attribuire alle schede anagrafiche dei contatti di lingua
madre non italiana.
Attribuire una lingua ad un contatto permette di fatturare al cliente utilizzando la lingua
definita nel campo lingua della scheda anagrafica. La stessa lingua sarà utilizzata per la
stampa dei solleciti di pagamento.

Nota Bene: Attribuire una lingua ad un contatto non basta per sviluppare testi in
lingua estera.; è necessario che le voci di tariffa, l'impostazioni della fattura e
quelli dei solleciti siano altrettanto replicati utilizzando le diverse lingue introdotte.

Vedi anche:
Traduzione delle Descrizioni delle Voci
Impostazione Fatture: Impostazione per altre Lingue
Impostazione dei Solleciti

Per inserire una nuova Lingua:


Selezionare dal menù Anagrafe la voce Tabelle e poi Lingue;

240 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

Premere il tasto <Aggiungi>;


Introdurre la nuova voce e premere il tasto "Invio".

Si può introdurre nuove lingue direttamente dalla scheda anagrafica del contatto.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 241


242 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi
Anagrafiche e Tabelle

11.6 IVA

Tabella Esenzione IVA


È la lista degli articoli di esenzione I.V.A. da applicare nei casi di fatturazione a soggetti esenti
IVA.

Per inserire una nuova voce di esenzione IVA:


Selezionare dal menù Anagrafe la voce Tabelle e poi "Esenzione IVA";

Premere il tasto <Aggiungi>;


Introdurre la nuova voce e premere il tasto "Invio".

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D. Dove sarà utilizzata la voce di esenzione?
R. Nella Fase di fatturazione a soggetti esenti dall'applicazione dell'imposta del valore aggiunto

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Anagrafiche e Tabelle

11.7 Stati Pratiche e Scadenze

A cosa serve!:
Al compimento di ogni attività (Udienza / Adempimento) nell'agenda di AlexPro verrà attivata
una lista denominata "Stato", che fa riferimento allo stato della scadenza e/o allo stato della
Pratica in relazione all'attività svolta. Si può, quindi, attribuire uno "Stato" che indica l'esito
della scadenza (ad esempio: "Annullata") oppure uno "Stato" che indica il cambiamento della
condizione della Pratica stessa in conseguenza all'attività svolta (ad esempio: "in attesa di
decisione").

La definizione degli "Stati" non è obbligatoria; ciononostante tale assegnazione


potrà avere un ruolo importante nelle varie fasi di ricerca delle Pratiche e delle
Udienze e/o Adempimenti effettuate che abbiano un determinato "Stato" assegnato
al momento del compimento.

Gli "Stati" sono suddivisi in due principali categorie in AlexPro:


1. Stati che hanno un Impatto sullo stato della pratica
2. Stati che NON hanno un Impatto sullo stato della pratica

La prima categoria sarà assegnata all'attività scadenzata, al momento del suo compimento, e
contemporaneamente sarà anche assegnata come stato della Pratica. La seconda, invece, sarà
assegnata solamente all'attività e NON allo stato attuale della Pratica. Quindi, fare attenzione
alla casella "Impatto" durante l'inserimento nella tabella "Stati".

Per inserire un nuovo Stato:


· Selezionare dal menù Anagrafe la voce "Tabelle" e poi "Stati delle Scadenze"
· Fare clic sul pulsante "Aggiungi"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 245


· Introdurre lo "Stato" e premere il tasto "Invio"
· Spuntare o meno la rispettiva casella situata a sinistra per indicare se lo "Stato" introdotto
abbia, o meno, un impatto sullo "Stato" della Pratica

Vedi anche:
Compiere una scadenza

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Anagrafiche e Tabelle

11.8 Gruppi Operatori

Obiettivo:
È la lista dei vari "Gruppi" da attribuire agli Operatori registrati in AlexPro.
La gestione dei "Gruppi" non è obbligatoria, ma da la possibilità di visualizzare, consultare e
stampare l'agenda di un gruppo di Operatori: ad esempio "Segretarie", "Collaboratori" ecc.

Come arrivare
Dal menù "Anagrafe", selezionare "Tabelle" e poi "Gruppi"

Per inserire un nuovo


· Fare clic sul pulsante "Aggiungi"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 247


· Introdurre il nome del "Gruppo"
· Premere il tasto "Invio"

Vedi anche:
Gestione degli Operatori
Chi può Gestire gli Operatori
Gestione Operatori
Livelli di Accesso al Programma
Classifica degli Operatori
Disattivare la Scheda di un Operatore
Eliminare la Scheda Operatore
Dettaglio Contatto
L'Operatore e Outlook

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248 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

11.9 Casse e Banche

Obiettivo:
È la lista delle Casse e delle Banche da abbinare ad ogni registrazione di "Anticipazione" o di
"Fondo Spese" in fase di gestione delle "Prestazioni". Sarà possibile consultare un resoconto di
ogni singolo "Conto" o dell'insieme dei conti attraverso la voce "Registro Cassa" dal menù
"Stampe"

Come arrivare:
Dal menù a tendina "Anagrafe", selezionare "Tabelle" e poi "Casse e Banche"

Per inserire una nuova Scheda:

Selezionare dal menù Anagrafe la voce Tabelle e poi Casse e Banche


Premere il tasto <Aggiungi>;
Introdurre la nuova voce e premere il tasto "Invio" dalla tastiera.

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11.10 Condizioni di Pagamento

Obiettivo:
L'obiettivo attuale di questa fase è di fornire dati informativi relativi sia alle condizioni di
pagamento assegnate al Cliente che i dati della banca d'appoggio. L'obiettivo futuro di questa
gestione è di abilitare l'emissione DELLE RICEVUTE BANCARIE (RIBA).

L'unico collegamento, per ora, tra questa gestione e la gestione della fatturazione e l'utilizzo in
fattura della descrizione delle istruzioni di pagamento dichiarate in questa parte del
programma.

Come arrivare:

· Fare clic sul menù a tendina "Anagrafe"


· Selezionare "Tabelle"
· Selezionare "Condizioni di pagamento"

Sarà aperta una lista di visualizzazione delle condizioni già inseriti, se ci sono; come nella
seguente figura.

250 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

Per introdurre una nuova condizione:


· Dopo aver aperto la lista di visualizzazione delle condizioni di pagamento,
· Fare clic sul pulsante "Nuovo" dalla barra degli strumenti di AlexPro
· Si aprirà un modulo per l'introduzione dei dati, come nella seguente figura:

· Selezionare la lingua da impostare, se esistono altre lingue diverse dall'Italiano,


· Introdurre un nome alla condizione di pagamento campo "Descrizione"
· Introdurre la descrizione che sarà stampata nella fattura per i Clienti ai quali sarà applicata
tale condizione di pagamento
· Fare clic sul pulsante "Ok".

Nota Bene: Per ora, i campo: "N°. Rate", "Fine Mese" e "Ri.Ba" non sono utilizzati da
AlexPro ma sono impostati in previsione dell'applicazione della generazione "Ri.Ba".

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 251


Per modificare o eliminare una condizione presente:
· Aprire la lista di visualizzazione delle condizioni di pagamento,
· Individuare la condizione desiderata, utilizzando i metodi di ricerca di AlexPro (vedi: "
Ricerca delle informazioni"
· Fare doppio clic sulla riga interessata,
· Modificare i dati nel modulo e fare clic sul pulsante "OK"

Per eliminare:
Dopo aver individuato la Condizione desiderata, fare clic sulla icona "Elimina" dalla barra degli
strumenti di AlexPro

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252 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

11.11 Ruoli Amministrativi


Questa gestione è presente ed attiva solo se esistono più "Filiali, Studi o Aree di
specializzazione" impostati e configurati attraverso la fase di "Gestione utenti e Sezioni".

Obiettivo:
Per conoscere meglio l'obiettivo e l'importanza della gestione dei "Ruoli Amministrativi", è
consigliata la consultazione della sezione "Altri Dati" relativa alla scheda anagrafica del
Contatto in questa guida

In breve:
In ogni "Pratica" si può determinare al massimo 3 operatori:
1. Il Titolare della Pratica,
2. Il Responsabile predefinito della Pratica, e
3. Il Revisore della Pratica
Come si vede, questi nominativi fanno riferimento alla "Pratica" e non al "Cliente". In alcuni
casi è necessario distinguere tra il "Titolare", il "Responsabile", il "Revisore" e - anche - la
persona che ha "Presentato" il Cliente in una "Filiale" o "Studio"; che per esigenze
amministrative e statistiche è diverso dal "Titolare" della "Pratica". Perciò, AlexPro offre
questa estensione nella gestione della scheda anagrafica del "Cliente" per poter attribuire
diversi "Ruoli" amministrativi a quest ultima.

Tali "Referenti" saranno disponibili come "Criteri" di analisi e ricerca nelle seguenti fasi di
analisi e ricerca:
· Analisi del fatturato, vedi la figura seguente:

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· Consultazione delle Pratiche:

· Consultazione delle Analisi delle Prestazioni:

254 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

Come Arrivare

· Fare clic sul menù a tendina "Anagrafe"


· Selezionare "Tabelle"
· Selezionare "Ruoli Ammonistrativi"

Sarà aperta una lista di gestione dei ruoli già inseriti, se ci sono; come nella seguente figura.

Per aggiungere un nuovo "Ruolo":


· Fare clic sul pulsante "Aggiungi"
· Introdurre la denominazione del "Ruolo" seguito dal tasto "Invio" della tastiera

Per modificare un "Ruolo"


· Individuare il "Ruolo" desiderato dalla lista,

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 255


· Selezionare il "Ruolo" con il mouse,
· Fare clic sul pulsante "Modifica"
· Apportare le modifiche necessarie e premere il tasto "Invio" dalla tastiera.

Per eliminare un "Ruolo"


· Individuare il "Ruolo" desiderato dalla lista,
· Selezionare il "Ruolo" con il mouse,
· Fare clic sul pulsante "Elimina"
· Conferma l'eliminazione

Attenzione: Non sarà possibile "Eliminare" un "Ruolo" già utilizzato nelle schede
anagrafiche dei "Contatti"

Nota Bene: La modifica del "Ruolo" influenzerà tutte le schede anagrafiche dei
"Contatti" che la utilizzano nella loro scheda "Referenti"

Vedi anche:
Gestione Contatti
Gestione Operatori
Gestione Filiali e Studi Multipli

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256 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

11.12 Modelli Documenti

Obiettivo:
L'obiettivo di questo archivio è di raggruppare tutti i modelli utilizzati dal gruppo di lavoro in
unica scheda di selezione dove ogni modello è associato ad un nome chiaro, una descrizione
dettagliata e una categoria.
Sarà, quindi, molto semplice e facile selezionare un modello senza effettuare ricerche lunghe
sul disco.

Come Arrivare:
· Menù a tendina "Anagrafe"
· Voce "Modelli documenti"

Menù Modelli Documento

Guida all'uso
Alla selezione della voce "Modelli Documento" verrà visualizzata una lista di tutti i modelli
inseriti, come nella seguente figura:

Lista dei modelli dei documenti

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 257


Nota Bene: in questa fase NON saranno creati i modelli, ma solo registrati
nell'anagrafica dei modelli. Per informazioni sulla creazione dei modelli interni
vedi: Modelli Interni , per informazioni sulla creazione dei modelli Word vedi:
Creazione Modello Word

Per creare nuova scheda di modello di documento


· Fare clic sul pulsante "Nuovo" dalla barra degli strumenti
· Fare clic sul pulsante "Sfoglia" (vedi figura) per selezionare il modello da qualsiasi disco fisso
(locale, condiviso o esterno). I modelli validi debbono essere file Word con l'estensione .DOT
o .DOTX
· Introdurre un nome rappresentativo facile nella casella "Nome del modello da visualizzare"
che non deve, necessariamente, essere uguale al nome del documento.
· Descrivere il modello nel campo "Descrizione" per aiutare gli utenti a capire lo scopo e la
modalità d'uso del modello.
· Selezionare oppure aggiungere una nuova categoria da attribuire al documento. Le categorie
sono utili per raggruppare i documenti sotto gruppi diversi; ad esempio: Ricorsi, Contratti,
Lettere, Fax ecc. La categoria sarà molto utile nella ricerca dei modelli registrati.
· Fare clic sul pulsante "Salva" presente nella stessa scheda per memorizzare i dati, oppure
"Annulla" per abbandonare l'inserimento.

Scheda Anagrafica Gestione Modelli

Nota Bene: Per aggiungere i modelli creati utilizzando l'editor interno di AlexPro;
aprire il documento (menù "Gestione", Voce "Apri Documento") e salavarlo con nome
(Menù File, Salva con nome). Dopo il salvataggio sarà proposta la stessa scheda
anagrafica per registrare il modello nell'anagrafica dei modelli.

258 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafiche e Tabelle

AlexPro distingue in modo automatico i modelli interni (da utilizzare all'interno del
programma) dai modelli esterni (da utilizzare con Microsoft Word)

Vedi anche:
Come creare un documento da modello
Come abbinare un modello da compilare ad una attività dell'agenda

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Capitolo

XII
Gestione dei Documenti
Gestione dei Documenti

12 Gestione dei Documenti

Indice della Sezione


Collegare Documenti alle Pratiche
Incorporare Documenti nelle Pratiche
Incorporare Documenti nelle Pratiche
Automazione Documenti
Ricerca dei Documenti
Come Creare un Modello di Documento
Modello Interno
Modello Microsoft Word
Come Creare un Documento da Modello
Copia e Spostamento del Documento
AlexPro4Word
AlexPro4Outlook

Vedi Anche:
Sezione Documenti nella scheda anagrafica della Pratica

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 261


12.1 Collegare Documenti alle Pratiche
Collegare un documento ad una Pratica è esattamente come creare un collegamento Desktop.
Il documento rimarrà nella sua posizione attuale e all'interno della Pratica sarà creato un
"puntatore" che contiene l'esatto indirizzo e nome del documento per poterlo sempre
raggiungere e aprire.

La cancellazione del documento principale dal disco lascia un collegamento orfano


all'interno della Pratica

La cancellazione del collegamento dalla Pratica NON ha alcun effetto sul


documento principale che rimarrà intatto nella sua posizione attuale sul disco.

Come collegare un documento esistente ad una Pratica:


Ci sono diversi modi per collegare un documento alla pratica:
· Tramite il menù a tendina
· Tramite la barra degli strumenti locale all'interno della scheda anagrafica della Pratica
· Trascinando il documento sulla scheda anagrafica della Pratica

Dal menù a tendina


1. Aprire la scheda anagrafica della Pratica
2. Fare Clic sulla sezione "Documenti"
3. fare clic sulla voce "Documenti" del menù generale a tendina (come nella seguente figura)
4. Selezionare "Nuovo documento" e poi "Collegato..."

262 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

5. Selezionare il documento da collegare e fare click su "Apri"

6. Compilare la scheda "Proprietà del documento" e fare clic su "Ok"

Dalla barra di strumenti locale presente nella sezione Documenti


1. Fare clic sulla freccia accanto al simbolo della pagina bianca
2. Selezionare "Collegato..." come dalla seguente figura
3. Procedere come descritto sopra

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Con il trascinamento
1. Aprire la scheda anagrafica della Pratica
2. Dalla finestra di "Gestione Risorse" del computer posizionare il puntatore del
mouse sul documento da collegare
3. Fare clic con il pulsante sinistro del mouse e, tenendolo premuto,
trascinare il documento finché non arrivi alla scheda anagrafica della
Pratica
4. Lasciare il pulsante sinistro del mouse
5. Procedere come descritto sopra

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264 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

12.2 Incorporare Documenti nelle Pratiche

Come incorporare un documento all’interno della Pratica:


Un documento incorporato all’interno della Pratica, perde il collegamento con il documento
originale esistente. Qualsiasi modifica al documento originale, non comporta modifiche a
quello incorporato e qualsiasi modifica al documento incorporato, non avrà esito sul
documento originale. Incorporare un documento, quindi, sarà come creare una copia
indipendente dal documento originale integrata all'interno della scheda anagrafica della
Pratica.

Per incorporare un documento esistente nella scheda anagrafica della Pratica,


si può seguire uno dei seguenti modi:
· Trascinare il documento dalla cartella originale (in questo caso, non deve necessariamente
essere una cartella condivisa) sulla scheda anagrafica della Pratica desiderata e compilare i
dati richiesti relativi al documento. Assicurarsi di aver attivato la casella "Incorpora il file
nel database";
· Oppure, aprire la scheda anagrafica della Pratica e dal menù "Azioni", selezionare "Nuovo
Documento" e poi "Incorporato". Selezionare quindi il documento utilizzando la maschera di
selezione e compilare i dati richiesti relativi al documento.

Come incorporare un messaggio di posta elettronica all’interno della


Pratica:

Nota Bene: Utilizzare la seguente procedura solo se non si utilizza l'Add-In "
AlexPro4Outlook". Con AlexPro4Outlook sono disponibili pulsanti per l'archiviazione
della posta elettronica nella pratica. Con AlexPro4Outlook si può sia collegare il
messaggio alla Pratica sia incorporarlo all'interno di essa.

Si possono incorporare messaggi di posta elettronica solo da Outlook 2000, Xp, 2003 o 2007.

Nota Bene: Non è possibile gestire i messaggi di Outlook Express, nè di altri gestori
di posta elettronica con AlexPro4Outlook. Ciononostante, è possibile salvare il
messaggio su disco e poi seguire le istruzioni precedenti.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 265


Per includere un messaggio, inviato o ricevuto, all’interno di una Pratica:

· Aprire la scheda anagrafica della Pratica desiderata;


· Aprire Outlook
· Selezionare il messaggio desiderato dall posta in arrivo o dalla posta inviata;
· Trascinare il messaggio, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, sulla finestra della
pratica (o sull'icona di AlexPro se ridotto ad icona);
· Rilasciare il pulsante sinistro del mouse sulla scheda anagrafica della Pratica;
· Compilare i dati relativi all'archiviazione del messaggio e premere OK.

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266 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

12.3 Automazione Documenti


L'automazione dei documenti è la creazione di un nuovo documento partendo da un modello
(uno schema di documento).

Uno schema / modello è composto da due parti:


1. Dati Standard Fissi: "i dati standard ripetitivi che saranno quasi sempre presenti in tutti i
documenti basati su tale modello o schema; come ad esempio l'intestazione, frasi standard
di apertura, frase standard di chiusura, la firma ecc."
2. Dati Variabili: "i dati relativi alla pratica, al cliente e/o ad altri contatti collegati alla
pratica stessa"

AlexPro compila i modelli, sia interni che quelli di Microsoft Word, sostituendo i dati variabili
con quelli corrispondenti relativi alla Pratica dalla quale è stata data l'azione per la creazione
del nuovo documento.

Struttura di un modello / schema Documento Compilato

<Data_odieran> 12/12/2005

<Cliente: Nome> Mario Rossi

<Cliente: Indirizzo> Via Po, 1

<Titolare Pratica: Nome> Avv. Mario Bianchi

Si possono creare nuovi documenti, in modo automatico,


subito dopo lo svolgimento di un'attività registrata nell'Agenda
di AlexPro.
Per ottenere tale modalità di automazione:
Associare la "Procedura" (la voce di scadenza) utilizzata per
l'inserimento della scadenza, ad un modello da compilare allo
svolgimento dell'attività. Lo svolgimento dell'attività scatterà
quando si salva la scadenza con la spunta nella casella "
Effettuata"

Come ad esempio, la creazione di una lettera informativa


subito dopo lo svolgimento di una certa attività
precedentemente registrata nell'agenda di AlexPro.

Vedi anche:
Opzioni Autocompilazione

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 267


12.4 Ricerca dei Documenti

Ricerca dei Documenti


Tutti i documenti sono rintracciabili attraverso la Pratica alla quale sono stati collegati o nella
quale sono stati incorporati. Esiste, comunque, un modo globale per cercare e gestire i
documenti precedentemente creati, attraverso l’icona “Documenti” del menù laterale.

Utilizzare la barra di ricerca per individuare i documenti desiderati:

268 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

Si possono ricercare i documenti memorizzati secondo uno dei seguenti criteri:


· Per Pratica (Codice o Oggetto)
· Per Nome del documento
· Per Contatto
· Per Parola Chiave
· Per Tipologia del documento
· Per Categoria del documento
· Per Classe, Categoria o Attività del contatto
· Per Cartella (Percorso di memorizzazione del documento)
· Per Autore del documento
· Per Origine (Emesso / Ricevuto)
· Secondo una ricerca libera su tutti i campi del documento;

Individuato il documento desiderato, fare doppio clic sulla riga che lo contiene per aprire la
sua scheda di proprietà. Da tale scheda fare click su "Apri" per aprire il documento.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 269


270 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi
Gestione dei Documenti

12.5 Come Creare un Modello di Documento

Indice della sezione


Modello Interno
Modello Microsoft Word

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 271


12.5.1 Modello Interno

Come creare un Modello di Documento Interno


La parola "Interno" significa che il modello è dedicato all'elaboratore interno dei testi incluso
in AlexPro. Il documento interno è un documento in formato RTF ed è compatibile con
Microsoft Word (qualsiasi versione), con Open Office e qualsiasi elaboratore di testi che
supporta tale formato.

Nota Bene: Mentre i modelli utilizzati da AlexPro per il suo elaboratore interno
vengono salvati sul disco con l'estensione ".RTF", i modelli di Microsoft Word
debbono essere memorizzati con l'estensione ".DOT" (".dotx" per Word 2007)

L’elaboratore di testi di AlexPro è un gestore semplice per la redazione di documenti che non
necessitano elaborazioni sofisticate. Ciononostante, è possibile utilizzarlo per la produzione di
documentazioni necessarie allo svolgimento dell’attività professionale.

Per semplificare la lettura del Manuale, l’elaboratore dei testi interno di AlexPro
verrà denominato “Editor”.

L'Editor ha numerose caratteristiche e funzionalità, simili a quelle presenti in qualsiasi altro


elaboratore di testi (Word Perfect, Microsoft Word, OpenOffice e WordPad). L’interfaccia
grafica è simile e le funzionalità di base sono disponibili.

Per esaminare il funzionamento dell“Editor”: dal menù a tendina "Gestione", selezionare


"Nuovo …" e poi “Nuovo Documento”.

1. Impostare l’intestazione della pagina ed i dati di pie' di pagina, se necessario;

272 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

2. Introdurre le parti standard nel documento (i testi che saranno quasi sempre statici; ad
esempio l’apertura, i saluti, la firma e l’introduzione);
3. Inserire un riferimento alle parti variabili nel documento, utilizzando la seguente procedura:
· Dal menù "Inserisci" selezionare “Campo”;
· Dalla finestra di selezione, vedi figura, selezionare il campo desiderato
e fare clic su "Inserisci";

· Inserire uno spazio tra un campo ed un altro e continuare ad inserire i


campi necessari nei posti desiderati.

4. A lavoro compiuto, selezionare dal menù "File" la voce "Salva con nome... ";

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 273


5. Se la cartella dedicata ai modelli è stata precedentemente impostata (vedi "Opzioni Comuni
"), AlexPro posizionerà la finestra di salvataggio del file su tale cartella, in caso contrario,
salvare il documento in una cartella condivisa ed impostare successivamente il percorso
della cartella "Modelli".
6. Dare un nome idoneo al documento e fare clic sul pulsante "Salva";
7. Ora il modello è pronto per essere utilizzato da tutti gli utenti di AlexPro.

274 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

12.5.2 Modello Microsoft Word

Come creare un Modello di Documento Microsoft Word

Nota Bene: I modelli di Microsoft Word sono memorizzati sul disco con
l'estensione ".DOT" (".dotx" per Word 2007)

La seguente operazione NON può essere compiuta in assenza di AlexPro4Word.

Per creare un nuovo modello Word, si possono effettuare una delle seguenti operazioni:
Creazione di un modello sulla base di un documento esistenteScegliere Apri dal menu File.
Aprire il documento desiderato.
Creazione di un nuovo modello sulla base di un modello esistenteScegliere Nuovo dal menu
File.Nel riquadro attività Nuovo documento scegliere In questo computer in Modelli.
Selezionare un modello simile a quello che si desidera creare, selezionare Modello nella
casella di gruppo Crea nuovo e quindi fare clic su OK.

· Selezionare Salva con nome dal menu File.


· Nella casella Tipo file fare clic su Modello di documento.
· La cartella predefinita Modelli verrà specificata nella casella Salva in, passare invece alla
cartella condivisa dei modelli specificata in "Opzioni Comuni"
· Nella casella "Nome file" digitare un nome per il nuovo modello, quindi fare clic su Salva.
· Aggiungere gli elementi di testo o grafica che si desidera inserire in tutti i nuovi documenti
creati sulla base del modello ed eliminare gli elementi non necessari.
· Apportare le modifiche desiderate alle impostazioni dei margini, della dimensione e
dell'orientamento della pagina, degli stili e di altri formati.
· Fare clic sull'icona "Salva"

Nota Bene: per un maggior dettaglio sulla creazione dei modelli Word, consultare
la guida in linea di Microsoft Word e/o visitare il sito Web Microsoft Office Online
http://office.microsoft.com/it-it/word/HA100307541040.aspx

· Introdurre le parti standard nel documento (i testi che saranno quasi sempre statici; ad
esempio l’apertura, i saluti, la firma e l’introduzione);
· Inserire un riferimento alle parti variabili nel documento, utilizzando la seguente procedura:
· Dalla barra degli strumenti di AlexPro4Word, selezionare "Inserisci Campo"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 275


· Dalla finestra di selezione, vedi figura, selezionare il campo desiderato e fare
clic su "Inserisci";

· A lavoro compiuto, fare clic sull'icona "Salva" di Microsoft Word;

Vedi anche:
Opzioni Autocomposizioni
http://office.microsoft.com/it-it/word/HA100307541040.aspx

276 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

12.6 Come Creare un Documento da Modello

indice della sezione

Come Creare un Nuovo Documento basandosi su un Modello AlexPro


Come Creare un Nuovo Documento basandosi su un Modello Word

Come Creare un Nuovo Documento basandosi su un Modello AlexPro


1. Aprire la pratica per la quale si desidera creare il nuovo documento
2. Dal menù "Azioni" selezionare "Nuovo Documento" e poi "Da Modello"

Nuovo documento da modello

3. Selezionare il modello dalla lista dei modelli


4. Fare click su Apri
5. Sarà creato e, eventualmente, compilato un nuovo documento basato sul modello
selezionato
6. Apportare le aggiunte e/o le modifiche necessarie e salvare il documento selezionando
l'icona "Salva" dalla barra degli strumenti

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 277


7. Attribuire un nome al documento e compilare le altre proprietà se necessario e fare clic su
OK

Come Creare un Nuovo Documento basandosi su un Modello Microsoft


Word

Nota Bene: Questa procedura è valida solo in presenza di Microsoft Word


(versione XP o superiore) e il componente aggiuntivo AlexPro4Word.

1. Aprire la pratica per la quale si desidera creare il nuovo documento


2. Dal menù "Azioni" selezionare "Nuovo Documento" e poi "Da Modello"

Nuovo documento da modello

278 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

3. Selezionare il modello dall'elenco oppure fare click sulla voce "__Sfoglia__" per selezionare
un modello dal computer locale o dalle risorse di rete.
4. Microsoft Word sarà attivato per la creazione del nuovo documento
5. Sarà creato e, eventualmente, compilato un nuovo documento basato sul modello
selezionato
6. Apportare le aggiunte e/o le modifiche necessarie e salvare il documento selezionando
l'icona "Salva" dalla barra degli strumenti di Microsoft Word.
7. Rispondere "Si" sulla domanda per l'archiviazione del documento in AlexPro

8. Dopo aver attribuito un nome e salvato il documento sarà visualizzata la finestra delle
proprietà del documento per compilare i suoi dati di classificazione se necessari. Fare clic su
OK per collegare o incorporare il documento nella rispettiva Pratica.

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 279


12.7 Copia e Spostamento del Documento

Per copiare o spostare un documento da una Pratica ad un'altra:


1. Aprire la Pratica che contiene il documento, oppure
2. Cercare il documento attraverso la lista dei documenti
3. Fare clic sulla Sezione "Documenti" nella scheda anagrafica della Pratica,

4. Dal menù a tendina "Documenti" selezionare "Copia in un'altra Pratica" o "Sposta in un'altra
Pratica" secondo le esigenze

5. Indicare la Pratica di destinazione e fare clic su "Seleziona"

Nota Bene: Copiare un documento crea una nuova copia del documento che sarà
archiviata nella pratica di destinazione; spostare il documento invece, cancella il
documento dalla Pratica di origine e lo crea nella Pratica di destinazione.

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Gestione dei Documenti

12.8 Nota di Iscrizione a Ruolo

Indice della sezione


Operazioni Preliminari
Preparazione della nota

12.8.1 Operazioni Preliminari

Elementi necessari per la preparazione e la stampa della "Nota di


Iscrizione a Ruolo"

1. Creare, nei contatti, una scheda anagrafica per ogni operatore che dovrà apparire nelle Note
di iscrizione a Ruolo con lo stesso nome assegnato come Operatore,
2. Impostare i dati del Titolare e dello Studio nell' amministrazione di Alexpro. (Strumenti -
Amministrazione AlexPro - Impostazione Fattura e Dati Studio.
Come Creare una scheda anagrafica per l'operatore:
· Gestione -> Nuovo -> Contatto
· Inserire una nuova scheda anagrafica per l'operatore mettendo nel campo
"Ragione Sociale" il nome esatto inserito nella scheda Operatore
· Assicurarsi di compilare anche i seguenti dati: natura giuridica, nome, cognome,
sesso, indirizzo, cap, città, provincia, luogo di nascita, data di nascita e codice
fiscale
· Confermare l'inserimento (con salva o salva e chiudi). Non è necessario creare
pratica per il nuovo contatto appena inserito

NOTA BENE: Nel campo ragione sociale deve esserci scritto il nome
dell'operatore così com'è stato inserito in Alexpro (Rispettando maiuscole e
minuscole).

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 281


· Aprire la scheda dell'operatore :
· Fare clic sul tasto 'Dettaglio Contatto' e selezionare dall'elenco il nome appena salvato

Impostazione collegamento Operatore / Contatto

282 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

Selezione della scheda contatto

· Salvare la scheda operatore cliccando sul dischetto in alto o premendo F7 sulla tastiera.

Come impostare i dati del titolare dello studio


· Selezionare Strumenti -> Amministrazione Alexpro ed eseguire l'accesso come utente
amministratore del programma.
· Selezionare la voce 'Impostazione fatture e studio' e posizionarsi sulla scheda 'Titolare'.

NOTA BENE: Nelle le 'sezioni / studi multipli' sono attivi si deve effettuare la
stessa procedura per ogni sezione / studio.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 283


Dettaglio Titolare

· Inserire tutti i dati richiesti e fare clic sul tasto 'applica' e poi 'ok' per salvare le modifiche
apportate alla scheda.

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284 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

12.8.2 Preparazione della nota

Preparazione della Nota di Iscrizione a Ruolo


Per poter emettere la Nota di Iscrizione a Ruolo, aprire la scheda anagrafica della relativa
Pratica
· Impostare l' autorità nella sezione 'Riferimenti' se non è ancora impostata. Per impostare
l'autorità, posizionarsi nel campo "Autorità" e poi fare clic sull'icona 'Binocolo' che comparirà
sulla destra per selezionare.
· Salvare le modifiche (se ci sono) prima di preparare la nota,
· Fare click sul menù "Azioni" in alto

· Selezionare la voce "Nuovo documento" e poi "Nota di Iscrizione a Ruolo"

· Comparirà la prima schermata di selezione della nota :

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 285


· Selezionare il tipo di nota, fare click su il pulsante "Avanti" e procedere con la compilazione
guidata
· Terminata la fase di compilazione la nota sarà proposta come documento interno di AlexPro
· Salvare, se necessario, la nota all' interno della Pratica
· Oltre alla possibilità di stampa della nota, AlexPro consente l' esportazione della nota di
iscrizione a ruolo in formato PDF; fare quindi click sul menù file e selezionare la voce
esporta per salvare la nota in formato PDF sul disco.

NOTA BENE: Per ogni parte deve essere specificata la natura giuridica e tutti i dati
attinenti (es. Ragione Sociale nel caso delle società o Nome e Cognome per le
Persone fisiche, indirizzo, cap, provincia e città, codice fiscale e partita iva).

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286 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

12.8.3 Domande Frequenti


Le frequently asked questions, meglio conosciute con la sigla FAQ, sono letteralmente le
"domande poste frequentemente"; più esattamente sono una serie di risposte a proposte
direttamente dall'autore, in risposta alle domande gli vengono poste, o che riterrebbe gli
verrebbero poste, più frequentemente dagli utilizzatori di AlexPro.

Elenco delle F.A.Q. :

· Quando provo ad emettere la Nota di Iscrizione a Ruolo ottengo l'errore '380 - Valore di
proprietà non valido'
· Quando devo visualizzare la nota mi compare l'errore 'Errore 339 - Il componente MrvBarCd.
dll o una delle relative dipendenze non sono registrati correttamente. Un file non è stato
trovato o non è valido.'
· Non riesco ad impostare i dati della scheda 'Procedimento' della pratica
· Quando emetto la Nota di Iscrizione a Ruolo nella prima schermata non mi fà vedere il nome
dell'avvocato che voglio selezionare
· Quando stampo la Nota di Iscrizione a Ruolo e la porto in cancelleria mi dicono che non è
leggibile
· Ho trovato un errore nella redazione della Nota di Iscrizione a Ruolo per un particolare
procedimento, come posso segnalarvelo?

Analisi delle F.A.Q. :

D. Quando provo ad emettere la Nota di Iscrizione a Ruolo ottengo l'errore '380 - Valore
di proprietà non valido'
R. E' necessario creare una scheda dedicata all'operatore, fare riferimento alle operazioni
preliminari

D. Quando devo visualizzare la nota mi compare l'errore 'Errore 339 - Il componente


MrvBarCd.dll o una delle relative dipendenze non sono registrati correttamente. Un file
non è stato trovato o non è valido.'
R. L'aggiornamento di Alexpro e/o il programma di installazione non è riuscito a registrare
correttamente una libreria in windows. Accedere alla macchina come utente amministratore
locale oppure amministratore di dominio ed eseguire il seguente comando dalla voce 'Esegui'
che trovate sotto il pulsante 'Start' di windows :

regsvr32 %windir%\system32\MrvBarCd.dll

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 287


D. Non riesco ad impostare i dati della scheda 'Procedimento' della pratica
R. I dati della scheda procedimento vengono impostati al termina della procedura della Nota di
Iscrizione a Ruolo. E' necessario che la scheda della pratica non sia in modalità modifica
quando si emette la nota.

D. Quando emetto la Nota di Iscrizione a Ruolo nella prima schermata non mi fà vedere il
nome dell'avvocato che voglio selezionare
R. E' necessario creare una scheda anagrafica ed assegnarla all'operatore come spiegato nelle
operazioni preliminari.

D. Quando stampo la Nota di Iscrizione a Ruolo e la porto in cancelleria mi dicono che non
è leggibile
R. Quando si stampa il documento bisogna stamparlo senza rimpicciolire e/o ingrandire (es.
esportazione in formato acrobat pdf) il documento poichè i codici PDF417 diventano illeggibili.

D. Ho trovato un errore nella redazione della Nota di Iscrizione a Ruolo per un particolare
procedimento, come posso segnalarvelo?
R. Può effettuare una segnalazione sul nostro helpdesk facendo una descrizione dettagliata del
tipo di problema

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288 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

12.9 AlexPro4Word

Indice della sezione

Installazione AlexPro4Word
Lavorare con AlexPro4Word

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 289


12.9.1 Installazione AlexPro4Word

Installazione AlexPro4Word
· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.
· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione

· Selezionare "Installazione Client"


· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Word"

290 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

· Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura), fare click sul pulsante quadrato grande
per avviare l’installazione.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 291


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292 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

12.9.2 Lavorare con AlexPro4Word

Che cos'è AlexPro4Word


AlexPro4Word è un componente attivabile all'interno di Microsoft Word che fornisce un gruppo
di funzionalità per facilitare la gestione dei documenti, la loro compilazione e archiviazione
.

Come Funziona AlexPro4Word?


Le funzionalità svolte da questo componente sono:
· L'assegnazione di una Pratica ad ogni documento (creazione di un collegamento tra il
nuovo documento e la Pratica). Questa funzione avviene in modo automatico se si
richiede la creazione di un nuovo documento dall'interno della scheda anagrafica della
Pratica.
· L'indirizzamento ed il salvataggio del documento nella cartella specifica della Pratica
· La preparazione del documento per l'invio via posta elettronica ad una o più parti
collegati alla Pratica assegnata
· Il calcolo del tempo di redazione del documento ed il suo addebito nella Pratica, come
costo o come compenso orario secondo l'impostazione della Voce di tariffa utilizzato
· Il calcolo del compenso (diritto e/o onorario) da addebitare nella Pratica assegnata
· o, l'assegnazione di più destinatari, selezionati dalla rubrica dei contatti di AlexPro per
la spedizione di un documento indirizzato a più persone (Mail Merge - Stampa Unione)

Per poter sfruttare tutte le potenzialità offerte da AlexPro4Word è molto


importante, prima di tutto, conoscere la differenza tra i Documenti di Word (.doc)
ed i Modelli di Word (.dot o .dotx). vedi: Modello Microsoft Word

La barra degli strumenti di AlexPro4Word:

Funzioni della barra di strumenti

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 293


Vedi anche:
Gestione dei Documenti
Collegare Documenti alle Pratiche
Incorporare Documenti nelle Pratiche
Automazione Documenti
Ricerca dei Documenti
Come Creare un Modello di Documento
Modello Interno
Modello Microsoft Word
Come Creare un Documento da Modello
Copia e Spostamento del Documento

AlexPro4Word
Installazione AlexPro4Word
AlexPro4Outlook
Installazione AlexPro4Outlook
Lavorare con AlexPro4Outlook
AlexPro4Excel
Installazione AlexPro4Excel
Lavorare con AlexPro4Excel

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12.10 AlexPro4Outlook

Indice della sezione

Installazione AlexPro4Outlook
Lavorare con AlexPro4Outlook

294 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

12.10.1 Installazione AlexPro4Outlook

Installazione AlexPro4Outlook
· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.
· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione

· Selezionare "Installazione Client"


· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Outlook"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 295


Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura seguente), fare click sul pulsante quadrato
grande per avviare l’installazione.

296 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

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12.10.2 Lavorare con AlexPro4Outlook

Come Funziona:

La barra di strumenti di AlexPro4Outlook (si trova all'interno di Microsoft


Outlook) permette di svolgere le seguenti operazioni:
1. Operazioni di archiviazione elementi Outlook (Messaggi e Contatti)
2. Operazioni di invio di posta elettronica utilizzando la Rubrica dei Contatti di AlexPro e gli
allegati archiviati nelle Pratiche

La barra degli strumenti AlexPro4Outlook

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 297


1. Operazioni di archiviazione degli elementi di Outlook:
· Archiviare un messaggio di posta elettronica inviato o ricevuto tra i documenti di una
determinata Pratica in AlexPro,
· Copiare una scheda di un Contatto registrato nella Rubrica di Outlook, nell'anagrafica dei
Contatti di AlexPro

Per archiviare un messaggio di posta elettronica tra i documenti di una


determinata Pratica:
· Selezionare il messaggio da salvare in AlexPro, e fare clic sulla icona "Salva in AlexPro"

. L'elemento selezionato può essere un messaggio di posta elettronica,


inviato o ricevuto oppure un Contatto dalla Rubrica di Outlook.
· In caso di archiviazione di un messaggio: AlexPro4Outlook tenterà di individuare il contatto
dalla rubrica dei contatti di AlexPro utilizzando l'indirizzo di posta del mittente (in caso di
un messaggio ricevuto) o l'indirizzo di posta del destinatario (in caso di un messaggio
inviato). Se l'indirizzo di posta del mittente / destinatario è registrato nella rubrica dei
contatti di AlexPro, all'utente sarà proposto il nome del contatto e le rispettive sue pratiche;
in caso contrario, sarà chiesto all'utente di specificare la Pratica o il Contatto tramite una
finestra dedicata (vedi figura seguente)

Selezione della Pratica o del Contatto

· Selezionare la modalità di archiviazione del messaggio


· Collegato alla Pratica: per salvare una copia del messaggio (allegati inclusi) nella
cartella di rete dedicata alla Pratica sul disco centrale;
· Integrato: per salvare una copia del messaggio (allegati inclusi) all'interno della Pratica
stessa e NON sul disco fisso.

Selezione della tipologia di archiviazione del messaggio

Nota Bene: in ogni caso l'originale del messaggio ricevuto o inviato rimane
comunque all'interno di Microsoft Outlook e NON viene spostato.

298 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

2. Operazioni di invio di posta elettronica:


Preparazione di un messaggio di posta elettronica da indirizzare ad uno o più parti di una
determinata Pratica:

· Fare clic sulla icona "Nuova email" dalla barra degli strumenti di
AlexPro4Outlook

Selezione della Pratica o del Contatto

· Indicare la Pratica, oppure il Contatto, utilizzando la scheda denominata "Assegnazione


pratica", utilizzando gli stessi metodi di ricerca validi in AlexPro, e fare clic sul pulsante OK
· Selezionare i nominativi che saranno inclusi nelle caselle "A", "CC" e "CCN" del messaggio
email
· Fare clic sul pulsante "Imposta" per creare il messaggio.

Scheda di selezione dei destinatari

Nota Bene: I nominativi e gli indirizzi di posta che saranno visualizzati sono quelli
relativi alle Parti registrati nella Pratica selezionata.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 299


L'utilizzo dei modelli già preparati per l'invio di posta elettronica:
L'utilizzo dei modelli per l'invio della posta elettronica, in particolar modo per i messaggi rapidi
di comunicazione (come ad esempio un invito, una conferma di appuntamento ecc), è un
ottimo elemento di "Risparmio Tempo".

Il modello sostituisce la redazione ripetitiva dei messaggi tipici


o consueti.

· Un modello può essere preparato utilizzando Outlook stesso oppure utilizzando Microsoft
Word. Per maggior dettaglio sulle nozioni fondamentali per la creazione dei modelli; vedi:
Modello Microsoft Word

Un taglio del documento che mostra l'impostazione


dell'area dedicata ai dati del destinatario.

· Utilizzare il pulsante sfoglia, presente nella finestra di selezione destinatari, per indicare il
modello da utilizzare per l'invio del messaggio.
· Attivare la casella di controllo denominata "In formato HTML" per indicare che il modello
selezionato sarà utilizzato per la spedizione di un messaggio di posta elettronica in formato
HTML.

Sezione "Allegati":
Nella sezione allegati, sono presenti tutti i documenti e le Fatture emesse archiviati nella
Pratica selezionata. Si può selezionare uno o più documenti e/o una o più fatture per allegarli
al messaggio di posta elettronica, attivando le rispettive caselle di controllo di ogni documento
o fattura.

300 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

Selezionare i documenti e/o le fatture da allegare al messaggio di posta


elettronica.

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12.11 AlexPro4Excel

In questa sezione
Installazione AlexPro4Excel
Lavorare con AlexPro4Excel

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 301


12.11.1 Installazione AlexPro4Excel

Installazione AlexPro4Excel
· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.
· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione

· Selezionare "Installazione Client"


· Dalla maschera successiva selezionare "Installa AlexPro4Excel"

302 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura seguente), fare click sul pulsante quadrato
grande per avviare l’installazione.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 303


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304 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Gestione dei Documenti

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 305


Capitolo

XIII
Anagrafe Fatture / Proforma e NC
Anagrafe Fatture / Proforma e NC

13 Anagrafe Fatture / Proforma e NC

Indice della Sezione


Visualizzazione e Reperimento
La Scheda Anagrafica
Come Eliminare un Documento

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 307


13.1 Visualizzazione e Reperimento

Come arrivare
Dal menù laterale sinistro, clic sul pulsante "Fatture" e dal menù a discesa selezionare
"Fatture", come dalla seguente figura

Menù laterale "Anagrafe Fatture"

Nota Bene: La stessa modalità si applica per il reperimento delle Fatture, delle
Parcelle Proforma e delle Note di Credito.

AlexPro mostrerà un elenco delle Fatture emesse relativo all'anno in corso.

308 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafe Fatture / Proforma e NC

Utilizzare la barra di ricerca, se necessario, per individuare la fattura o le fatture richieste.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 309


Come effettuare una ricerca libera secondo criteri multipli:
· Fare clic sul pulsante ricerca della barra di ricerca
· Introdurre le informazioni necessarie per la ricerca
· Fare clic su trova

Esempio di Ricerca:

310 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafe Fatture / Proforma e NC

In questo esempio si ricerca tutte le fatture emesse ed Incassate dal 01/11/2007 al


23/11/2007. Premere il pulsante trova per visualizzare il risultato della ricerca.

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 311


13.2 La Scheda Anagrafica

Come arrivare

Menù laterale "Anagrafe Fatture"

1. Dal menù laterale sinistro, clic sul pulsante "Fatture" e dal menù a discesa selezionare il tipo
di documento da reperire (Fatture, Proforma o Nota di Credito)
2. Dall'elenco dei documenti emessi, individuare il documento nella lista o attraverso la barra
di ricerca
3. Fare doppio clic sulla riga interessata, per aprire la scheda del documento richiesto.

Dati generali della scheda anagrafica della fattura

312 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafe Fatture / Proforma e NC

Descrizioni dei campi ed il loro utilizzo

Nota Bene: La scheda anagrafica delle fatture / proforma / nota di credito può
essere modificata solamente per quanto concerne i dati relativi all'incasso. Non si
può, quindi, modificare ne la denominazione del Cliente, gli importi ne qualsiasi
altro dato. Per poter apportare delle modifiche relative a tali dati, si deve
eliminare la scheda anagrafica e eseguire la procedura di stampa della documento
da capo.

Sezione "Anagrafe"
Questa sezione illustra i dati riepilogativi del documento emesso:
· Tipo, Numero, Data e Provenienza (se ce)
· Riepilogo delle somme
· Lo Studio / Filiale mittente (solo se attiva la gestione Multi-Studio)
· Dati relativi alla scadenza e all'incasso del documento
Solo i dati relativi alla scadenza, all'incasso e alla contabilizzazione del documento possono
essere modificati.

Campo Studio:
Lo Studio / Filiale che ha emesso il documento con la sua numerazione progressiva e la sua
partita IVA
Campo "Data Scadenza"
La data entro la quale si dovrebbe incassare il documento. Trascorsa tale data, AlexPro
considererà il documento come "Insoluto" e sarà elencato nelle lettere di sollecito di
pagamento
Casella "Incassata in Data"
Spuntare questa casella per indicare che il documento è stato incassato per intero; inoltre è
necessario indicare la data di incasso.

Nota Bene: La sola spunta non indica il pagamento se non è associata ad una data
di incasso; l'utilizzo di questo metodo è sconsigliabile; è presente solo per
compatibilità con le versioni precedenti.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 313


Per registrare incassi parziali e/o per definire il conto
contabile relativo alla somma incassata, vedi sezione "
Cronologia Incassi", soluzione consigliabile.

Campo "Codice cassa / banca"


Codice indicativo (tra 0 e 2) che indica la destinazione delle somme incassate:
0 = Cassa
1 = Banca numero 1
2 = Banca Numero 2

Questi valori potranno essere utilizzati nella fase di ricerche o stampe dell'elenco
delle fatture incassate per cassa o per banca.

Campo "Chiave / ID"


Questo campo è facoltativo e libero e potrà essere utilizzato per attribuire (oltre al numero
della fattura) un altra identificazione ai fini di ricerca dei documenti.
Casella "Documento Contabilizzato"
Questa casella verrà aggiornata automaticamente da AlexPro attraverso la fase di "
Trasferimento delle fatture in contabilità". Si può, comunque, impostare questa casella
manualmente se non si utilizza le caratteristiche di trasferimento.
Casella "Incasso Contabilizzato"
Questa casella verrà aggiornata automaticamente da AlexPro attraverso la fase di "
Trasferimento degli incassi in contabilità". Si può, comunque, impostare questa casella
manualmente se non si utilizza le caratteristiche di trasferimento.
Casella "Certificazione R.A. ricevuta"
Si utilizza facoltativamente per indicare la ricezione della certificazione della Ritenuta
d'Acconto relativa alla fattura.
Casella "% Anche su Diritti"
Se spuntata, indica che la percentuale di rimborso forfetario, di questa fattura o proforma, è
stata applicata anche sui diritti oltre gli onorari.

314 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafe Fatture / Proforma e NC

Sezione "Dettagli"

Sezione "Dettaglio" della scheda anagrafica della Fattura

La sezione "Dettagli" presenta due tabelle, nella prima ci sono le Pratiche relative al
documento emesso, nella seconda il dettaglio delle registrazioni fatturate.
Per consultare una Pratica o una registrazione, fare doppio clic sulla riga interessata

Sezione "Quote"
La sezione "Quote" è disponibile solo nella Edizione Enterprise di AlexPro.
All'interno della Sezione "Quote" si può gestire la distribuzione del ricavo della singola fattura
ai vari soci e/o collaboratori secondo percentuali attribuibili all'interno della tabella.

· Per iniziare la distribuzione fare clic sul pulsante "Distribuisci Quote"

· Il tipo di ricavo sarà (o non sarà) soggetto alla distribuzione attraverso l'attivazione o la
disattivazione delle piccole caselle ( ) nella respettiva colonna

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 315


Griglia di distribuzione delle quote di una Fattura

· Selezionare il nominativo della persona dall'elenco

· ed introdurre la percentuale della quota nella casella accanto "%"

· Per confermare la distribuzione e registrala, fare clic sul pulsante "Salva" che si trova sulla
stessa scheda

Conferma distribuzione delle quote

316 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafe Fatture / Proforma e NC

Sezione "Cronologia Incassi"

Griglia di gestione degli incassi.

Come registrare l'incasso relativo ad una Fattura:


· Aprire la scheda anagrafica della Fattura,
· Attivare la modalità di "Modifica" cliccando sulla omonima icona ,
· Clic sulla sezione "Cronologia Incassi",
· Introdurre la data dell'avvenuto incasso nella colonna "Data",
· Introdurre l'importo incassato nella colonna "Importo",
· Selezionare il conto (o la contropartita) dall'elenco nella colonna "Cassa / Banca",
· Opzionalmente, aggiungere una descrizione relativa all'incasso.

Nota Bene:
· La colonna "Saldo" si aggiorna automaticamente secondo la somma totale degli importi
incassati.
· Per eliminare una riga ed escluderla dalla cronologia degli incassi, fare clic sul
corrispondente pulsante "Elimina" della stessa riga.

Vedi anche:
Come Eliminare una Fattura / Proforma / Nota Credito
Trasferimento delle fatture in contabilità

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 317


13.3 Come Eliminare un Documento
· Individuare il documento da eliminare utilizzando il modo adatto per la ricerca
· Fare clic sulla icona "Apri"
· Quando si apre la scheda anagrafica del documento, fare clic sulla icona "Modifica"
· Fare clic sulla icona "Elimina"
· Confermare la cancellazione

· Confermare inoltre il ripristino delle registrazioni relative al documento che sta per essere
eliminato.

Nota Bene: Si deve accettare il ripristino delle registrazioni per poter rifare il
documento cancellato o perlomeno rendere modificabili e fatturabili tali
registrazioni.

AlexPro non effettua alcun controllo sui numeri dei documenti cancellati, Per
riutilizzare il numero, se non era l'ultimo stampato, si deve impostarlo
manualmente durante la preparazione per la stampa.

318 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Anagrafe Fatture / Proforma e NC

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 319


Capitolo

XIV
Registrazioni / Parcellazione
Registrazioni / Parcellazione

14 Registrazioni / Parcellazione

Indice della Sezione


Registrazione delle Prestazioni
Registrazione del Tempo (Timesheet)
Come Modificare una Registrazione
Come Eliminare una Registrazione
Acconti
Esempi di stampe
Fattura Non Soggetto I.V.A.
Nota Spese
Filmati Formativi
Inserimento delle Spese

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 321


14.1 Registrazione delle Prestazioni

Gestione delle prestazioni e delle Spese

Obiettivo:
Attraverso tale fase saranno introdotte le registrazioni di spese, onorario, competenze, tempo
e acconti. Questa fase è la base indispensabile per la creazione delle parcelle.

Come arrivare:

· Attraverso la barra dei collegamenti rapidi

Oppure

· Attraverso il menù classico (Gestione, Nuovo, Registrazione)

Si può, inoltre, arrivare alla scheda di gestione delle prestazioni attraverso le seguenti vie:
· Premendo la combinazione dei tasti Ctr+Shift+R
· In modo automatico, al compimento di una scadenza o di una udienza;
· Dalla maschera di gestione pratiche.

Come Registrare una Prestazione o delle Spese


1. Individuare ed aprire la Pratica per la quale si desidera parcellare,
2. Fare clic sulla icona "Nuova Prestazione / Spese" dalla barra degli strumenti,
3. Se necessario, selezionare l'operatore se diverso da quello proposto dalla lista "Eseguita da",
4. Introdurre la voce di tariffa da applicare nel campo "Codice Tariffa" o "Descrizione Voce
della Tariffa",

322 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Registrazioni / Parcellazione

5. Introdurre il numero delle prestazioni, il valore unitario se non è presente oppure il valore
totale della singola tipologia (Onorari, Diritti, Spese),
6. Aggiungere dettaglio se necessario
7. Fare clic sul pulsante "Salva"

Struttura della scheda di gestione:


La scheda è suddivisa in 3 sezioni:

1. Scheda dedicata alla gestione della registrazione


2. Scheda per visualizzare il riepilogo delle registrazioni effettuate in data odierna
3. Scheda per "Istruzioni d'Uso (se presenti nella anagrafica della voce di tariffa)

Sezione “Registrazione attività

In questa sezione, è possibile registrare tempi, onorari, diritti e spese per una pratica
specifica.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 323


Per creare una nuova registrazione, l’utente dovrà compilare i campi richiesti e fare click
sull'icona “Salva” , oppure premere il tasto "F7" dalla tastiera.
Per modificare una registrazione esistente, individuare la registrazione da modificare (dalla
scheda anagrafica della pratica) oppure introdurre il numero della registrazione nel campo
“Numero” e premere “Invio”; apportare le modifiche richieste e fare click sull'icona “Salva”
, oppure premere il tasto "F7" dalla tastiera.
Per eliminare una registrazione esistente, introdurre il numero della registrazione nel campo
“Numero” e premere “Invio”; assicurarsi che si tratti della registrazione giusta e fare click
sulla icona “Elimina” .

Descrizione dei campi di gestione della sezione:


Il campo “Data prestazione”:

Non è obbligatorio ed è impostata come data odierna in automatico. Questo campo


rappresenta la data nella quale è stata resa la prestazione che si vuole registrare.
Si può ignorare la data di registrazione, se non riveste importanza nel contesto della
registrazione stessa; ad esempio, nel caso di registrazione di una voce del tipo “Per l’intero
giudizio”. Per ignorare la data di registrazione, fare click sulla casella situata a sinistra del
campo data:
Campo data attivo:
Campo data inattivo:

Il campo data è gestibile sia manualmente, digitando il giorno, il mese e l'anno da tastiera, sia
con il mouse, attivando il calendario dal pulsante situato a destra del campo.

Osservazioni:

· AlexPro non effettua alcun controllo sulla


congruenza del campo “data registrazione”;
· La data di registrazione viene considerata come
parametro per l’applicazione della tariffa forense. Le
registrazioni precedenti al 02/06/2004, saranno
calcolate secondo la tariffa del 1995 (se tale tariffa
è presente e configurata);
· Le registrazioni saranno collocate in parcella
secondo le loro date in modo cronologico

324 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Registrazioni / Parcellazione

· Le registrazioni effettuate senza data, saranno


collocate prime nella parcella;
· Il valore delle voci di registrazioni effettuate senza
data, non potrà essere calcolato in automatico. In
caso di necessità: completare prima la registrazione
con una data adatta e poi disattivare il campo data,
prima di confermare.

Il campo “Codice Pratica”:

Questo campo indica la pratica per la quale sarà effettuata la registrazione. Introdurre il
codice della pratica o una parte di esso nel primo campo e premere il tasto Invio:
· se è stato introdotto l'intero codice della pratica, saranno visualizzati: l’oggetto della
pratica, il cliente, il valore, la tabella tariffaria ed il responsabile assegnato;
· se, invece, è stata introdotta una parte qualsiasi del codice, AlexPro visualizzerà un elenco
di tutte le pratiche i cui codici contengono tale parte. In tal caso, selezionare la pratica
desiderata dall’elenco e fare click sul pulsante “Seleziona”.

Il campo “Oggetto Pratica”:

· Se può utilizzare anche questo campo per individuare la pratica: introdurre qualsiasi parola o

frase contenuta nell’oggetto della pratica desiderata e fare click sul pulsante “Zoom” .
AlexPro visualizzerà un elenco di tutte le pratiche il cui oggetto contiene le parole o la frase
digitata; selezionare la pratica giusta dall’elenco e fare click sul pulsante “Seleziona”.
Se, nè il codice, nè l’oggetto, sono presenti al momento della registrazione, lasciare i campi
(codice e oggetto) vuoti e passare al campo cliente.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 325


Osservazioni:

· Ill pulsante “Zoom” è presente a destra del


campo quando ne sarà consentito l'utilizzo.
· In caso di gestione delle sezioni (filiali), l’elenco
delle pratiche disponibile rappresenterà le pratiche
della sezione o delle sezioni al quale è permesso
accedere all’utente di AlexPro (per dettagli sulla
gestione della sezioni, vedi Gestione utenti e
sezioni a pagina 151)

Il campo “Cliente”:

La denominazione del cliente, viene visualizzato automaticamente se la Pratica è stata


selezionata precedentemente, e, in questo caso, non sarà possibile apportare cambiamenti a
tale campo.

Solo nel caso che entrambi, il codice e l’oggetto della Pratica, non siano presenti, lasciandoli
vuoti sarà possibile selezionare prima il cliente e poi selezionare una delle sue Pratiche.

Per Selezionare una Pratica tramite la denominazione del Cliente:


· Introdurre una parte della denominazione del cliente nel campo “Cliente” e fare clic sul

pulsante “Zoom” , oppure premere il tasto “F4”.


· AlexPro visualizzerà un elenco di tutti i contatti il cui nome contiene la parte digitata.
· Selezionare il cliente desiderato e fare clic sul pulsante “Seleziona”;
· AlexPro visualizzerà una lista di tutte le Pratiche appartenenti al cliente scelto, oppure una
lista vuota, se tale contatto non ha nessuna Pratica.
· Selezionare la pratica desiderata e fare click sul pulsante “Seleziona”.

Elenco di selezione “Eseguita Da” :

326 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Registrazioni / Parcellazione

L’elenco di selezione del “Responsabile” è una lista dei nomi di tutti gli operatori già inseriti
nella anagrafica "Operatori". Viene proposto in automatico il nome del responsabile assegnato
alla pratica, ma si può selezionare un nome diverso per la registrazione in corso.

La selezione di un responsabile per una registrazione, determina quanto segue:


· Che la registrazione è stata effettuata da tale Operatore o, per conto suo, da un'altra
persona;
· Saranno applicati la tariffa oraria e/o i coefficienti di moltiplicazione impostati nella scheda
anagrafica dell'operatore;
· Sarà applicata la tariffa personalizzata assegnata in relazione alla Pratica, al Cliente,
all'Operatore e/o alla Voce di Tariffa (se esiste tale personalizzazione)

Osservazioni:
· Nella lista, non saranno presenti i nomi degli
operatori nella cui scheda anagrafica è stato
attivato il contrassegno “Nascondi in
prestazioni”;
· Una volta selezionato un Operatore dall’elenco,
rimarrà selezionato per tutta la sessione di
registrazione e fino alla chiusura della scheda;
anche se le registrazioni successive sono
relative ad altre pratiche, alle quali sono
assegnati nomi di responsabili diversi. Questa
caratteristica rende più facile il lavoro
d’inserimento di registrazioni multiple, da una
persona sola.

Comunque, è possibile disattivare questo


meccanismo, attraverso il cambiamento di un
parametro nel file di impostazione e
configurazione (AlexPro.ini): il parametro
“Cambio Responsabile=0” indica il caso
precedentemente spiegato, mentre “Cambio
Responsabile=1” significa: proporre il
responsabile assegnato alla pratica per ogni
registrazione. (vedi: File Impostazione di
Configurazioni)

Elenco di selezione "Tabella Tariffaria"


Solo nel caso di utilizzo di Tariffe Profossionali.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 327


Ogni Pratica dovrebbe avere un "Valore" ed essere associata ad una tabella tariffaria (Vedi
Gestione Pratiche per maggior dettaglio). Di norma la combinazione tra il Valore, La Tabella
Tariffaria e la Voce di tariffa selezionata influenza l'importo da addebitare nella fase di
registrazione delle prestazioni.

Si può, comunque, selezionare un'altra tabella per applicare i valori ad essa associati durante
la fase di registrazione, come ad esempio nel caso di prestazioni "Stragiudiziali" per una
Pratica associata alla tabella "Tribunale".

Il campo “Codice Tariffa”:

La determinazione del codice della Voce di Tariffa da utilizzare in questo


campo, potrà avvenire in diversi modi:
· Attraverso l’introduzione del codice della Voce completo nel primo campo, seguito dal tasto
“Invio” o dal tasto “Tab”;
· Attraverso l’introduzione di una parte del codice, lasciando ad AlexPro il compito di cercare
tutte le voci che contengono la parte introdotta e, di seguito, selezionando dalla lista
visualizzata;
· Attraverso la descrizione della Voce di tariffa; introducendo una parte della descrizione nel

secondo campo e premendo il tasto “F4” o ciccando sul tasto “Zoom” , per selezionare
dalla lista la Voce di Tariffa che corrisponde alla descrizione introdotta;
· Attraverso la scelta del tipo di voce desiderata; facendo clic sulla etichetta "Elenco Tariffa":
AlexPro cercherà di visualizzare le voci più adatte alla Pratica selezionato; ad
esempio, nel caso di “Onorari”, saranno visualizzate le voci applicabili secondo la
tabella tariffaria attribuita alla pratica; e così anche per i Diritti.

Osservazioni:

· Se la voce selezionata non visualizza valori, nonostante i valori siano


inseriti nello scaglione giusto, significa che la tabella tariffaria alla quale
fa riferimento la pratica non è quella dello scaglione giusto.
· Le voci di tariffa, non visualizzeranno il valore calcolato per una pratica
con valore superiore a € 2.600,00 dinanzi al giudice di pace, in quanto lo
scaglione massimo delle cause qui è di € 2.600,00.

328 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Registrazioni / Parcellazione

· Per le pratiche con tabella tariffaria “Penale”, al valore della pratica dovrà
essere "Indeterminato".
· Non si può introdurre una registrazione, senza l’utilizzo di una voce
precedentemente impostata nella tabella “Voci di Tariffa”.
Per potersi svincolare da tale limite, creare una voce semplice fatturabile
con un codice qualunque (ad esempio “LIBERA”) e senza descrizione.
Attribuire a tale voce il tipo adatto: (Onorario, diritto, spese) e la giusta
posizione IVA (Imponibile, non imponibile o esente). Per maggior
dettaglio vedi (La Tariffa)

La tabella dei valori

La tabella dei valori è composta da 5 colonne e 5 righe per l'introduzione dei valori della
registrazione in parcella.

Le colonne:
1. Colonna “Tempo (hh.mm)”, per le voci che rappresentano prestazioni a tempo. Tale colonna
sarà disattivata (apparirà di colore grigio) se la voce non contiene un elemento di tempo. La
sigla (hh.mm) fa riferimento al modo di introduzione del tempo in ore e minuti; ad esempio:
02.10 per due ore e dieci minuti;
2. Colonna “Onorari”, per le voci che rappresentano prestazioni per le quali è dovuta una parte
di onorari;
3. Colonna “Diritti”, per le voci che rappresentano prestazioni per le quali è dovuta una parte
di diritti;
4. Colonna “Spese”, per le voci che rappresentano prestazioni per le quali è dovuta una parte
di spese;
5. Colonna “Acconti”, per introdurre l'acconto di fondo spese ricevuto dal cliente.

Le righe:
1. La riga “Prestazioni” fa riferimento al numero delle prestazioni da registrare; ore e minuti
nel caso di prestazioni a tempo e numero intero negli altri casi. Ad esempio, introdurre in
questo campo, sotto la colonna diritti, il numero 60 se si vuole indicare il diritto di
collazione per 60 fogli;
2. La riga “Valore unitario” rappresenta il valore per ogni unità di prestazione ed è,
normalmente, suggerito da AlexPro, secondo la tariffa;
3. La riga “Importo totale” rappresenta il risultato della moltiplicazione (prestazione X valore
unitario);
4. La riga “Stato” indica se l’importo sarà fatturato o meno;

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 329


5. La riga “Totale / Sel.”: La sigla “Sel” fa riferimento a “Selezionare”, per i casi di onorari
con minimi e massimi. Su questa riga (come nella figura seguente), appare un elenco a
discesa qualora il valore sia selezionabile tra minimo e massimo. La riga rappresenta anche il
totale complessivo della registrazione come somma dei valori di tutte le colonne.

Osservazioni:

· Nella colonna “Tempo”, il numero massimo delle


ore che potrà essere introdotto è di 23 ore e 59
minuti;
· Il tempo introdotto, viene arrotondato secondo i
parametri di preferenza impostati nella fase “Dati
Studio e Impostazione Fattura”;
· Non è necessario digitare il punto di separazione
delle cifre, mentre si può utilizzare la virgola per i
decimali;
· L’importo nella riga “Valore unitario”, rappresenta
il valore per ogni prestazione, ora di prestazione o
unità di spese e verrà moltiplicato per il numero
indicato nella riga precedente (“Prestazioni”) per
produrre il risultato nella riga “Importo Totale”;
· L’utente può introdurre direttamente “l’importo
totale” per ogni colonna, anziché creare
moltiplicazione tra valore unitario e numero di
prestazioni.
· Rientrano nel “Non Fatturabile” i lavori svolti che,
di regola, non potranno o non dovranno essere
fatturati al cliente ma, nello stesso tempo,
dovranno essere evidenziati nel resoconto della
pratica. Ad esempio, tempo di studio e ricerca o
spese di partecipazione a congressi o corsi, che in
qualche modo sono inerenti la pratica;
· Le colonne “onorari” e “diritti”, prevedono un
elenco a discesa sull’ultima riga, se la voce
selezionata comporta la selezione tra “Massimo” e
“Minimo”. AlexPro, propone un valore chiamato
“Scelto”, ma l’utente può comunque selezionare tra
“Massimo”, “Minimo”, “Scelto”, “Medio” oppure
introdurre il valore manualmente.
· Le colonne “Spese” e “Acconti” presentano un
elenco a discesa che contiene le varie “Casse” dal
quale si può selezionare la “Cassa” dalla quale è
stato pagato l’importo o nella quale è stato
incassato il fondo spese in questione. Non è

330 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Registrazioni / Parcellazione

obbligatorio utilizzare l’elenco delle casse, ma se lo


si volesse, la tabella delle “Casse” dovrà essere
compilata precedentemente. Per dettaglio, vedi (Le
Tabelle).
· Il valore unitario delle colonne, cambia in caso di
variazione della “Voce” selezionata. La selezione di
un’altra “Voce”, dopo aver introdotto dei valori,
causerà la perdita degli stessi.
· Non si può inserire il valore delle spese; ad
esempio, se la “Voce” selezionata non prevede una
colonna spese nel suo anagrafe.
· Per poter fare una fattura di acconto, utilizzare lo
strumento "Calcola Acconto" dal menù
"Strumenti".
· Si può, comunque, inserire registrazioni di acconti
imponibili utilizzando una “Voce” di fondo spese;
ad esempio FI o FN, che sono forniti con AlexPro e
rappresentano rispettivamente “Fondo Spese
Imponibile” e “Fondo Spese Non Imponibile o
Esente”. Per maggiori dettagli sulla parcella
d'acconto vedi (Stampa Parcelle).
· Per introdurre una registrazione libera, non legata
ad una voce con delle descrizioni predefinite,
creare prima una voce del tipo desiderato
(Onorario, Diritto, Spese, o Fondo Spese) con tutti
i parametri necessari, senza una descrizione
predefinita (campo descrizione voce bianco).
· Il totale generale della registrazione, appare
sull’ultima riga della griglia e contiene la somma di
tutti gli importi fatturabili e non fatturabili,
imponibili e non imponibili. Saranno, però, portati
sulla parcella solo gli importi contrassegnati come
“Fatturabili”.

Il Menù "Elenco Tariffa":

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 331


Registrazione delle Spese e delle Prestazioni secondo un modello predisposto,

Finestra per la selezione del Modello

332 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Registrazioni / Parcellazione

Modulo di gestione delle Spese e delle Prestazioni

Come utilizzare la griglia


· Fare clic sul menù "Elenco Tariffa"
· Selezionare "Da Modello"
· Selezionare dalla finestra seguente il modello da applicare
· Attivare o disattivare la spunta accanto al codice della voce per includere o escludere alcuni
voci dalla lista
· Doppio clic sulla cella degli onorari per selezionare tra minimo / massimo o medio; oppure,
introdurre manualmente il valore unitario degli onorari
· Introdurre il numero delle prestazioni nelle colonne "N°" se necessario.
· Introdurre il valore unitario di ogni voce di spese, se non è impostato e premere sempre
invio dopo ogni introduzione di dati
· è possibile navigare da una cella all'altra utilizzando le frecce di direzione della tastiera
· Aggiungere dettaglio, se necessario, per ogni riga di registrazione nella colonna "Note"
· Dopo aver terminato l'impostazione delle celle e revisionato il totale complessivo che appare
in fondo della colonna "Totale"; fare clic sulla icona "Salva" o "Salva e Chiudi" per
memorizzare la registrazione.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 333


Nota Bene: è possibile esclude delle voci dalla lista del modello nella fase di
registrazione, ma non si può aggiungere altre voci. Per aggiungere altre spese,
diritti o onorari; introdurre una nuova registrazione dopo aver terminato la
registrazione dal modello.

Sarà possibile modificare ogni riga di quelle registrate separatamente. Vedi "Come
Modificare una Registrazione"

Cancellando la registrazione principale, quella relativa alla voce 6113 utilizzata


nell'esempio sarà anche possibile cancellare tutte le registrazioni che la
compongono.

Il Campo “Dettaglio”
Questo campo è dedicato ad eventuali aggiunte alla descrizione standard della “Voce”.

334 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Registrazioni / Parcellazione

Osservazioni:

· Questo campo è illimitato e può contenere testo


formattato con vari stili di caratteri e colori, che
verranno stampati sulla parcella mantenendo tali
formattazioni e stili. Nonostante l’inserimento di
immagini in questo campo, sia ammissibile, tali
immagini non verranno stampate in fase di
parcellazione o di stampa delle analisi gestionali.
· Mentre il tasto “TAB” della tastiera, causa l’uscita
da un campo ed il posizionamento in un altro, nel
campo “Dettaglio” esso funziona come in un
qualsiasi “Elaboratore di testi”, come Microsoft
Word ad esempio. Per abbandonare questo campo,
sarà necessario utilizzare il Mouse; oppure, se il
Mouse non è presente o non è utilizzato, premere il
tasto “Bloc Scroll” due volte di seguito; il cursore si
posizionerà nel primo campo della finestra (il
campo “Numero”).
· Visto che questo è l’ultimo campo da gestire per
ogni registrazione, sarà anche sufficiente premere il
tasto “F7” per confermare la registrazione ed
iniziarne una nuova, partendo dal campo “Codice
Tariffa”.
· Se la capacità di formattazione presente in AlexPro
per gestire questo campo non arriva a soddisfare
particolari esigenze, sarà possibile importare
all’interno di questo campo paragrafi o documenti
interi, creati e formattati con un qualsiasi
elaboratore di testi, utilizzando la funzione
“Inserisci File” dal menù "Inserisci" attivabile anche
con il pulsante destro del mouse.

I pulsanti del “Timer”

L’utilizzo del pulsante “inizia timer”, consente di attivare un cronometro per il conteggio del
tempo impiegato in una certa attività: ad esempio, durante una conversazione telefonica o
durante la redazione di un atto.
· Per azionare il cronometro, fare clic su “inizia timer”.
· Per interrompere il conteggio, in modo temporaneo, fare click sul pulsante “pausa”.
· Per riprendere il conteggio del tempo, fare click sul pulsante “continua”.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 335


· Per terminare e concludere il conteggio del tempo, fare click sul pulsante “Stop Timer”.
· Il tempo calcolato dal cronometro, verrà visualizzato nella casella “prestazioni” della
colonna “Tempo”.
Osservazioni:

· Accanto alle etichette “Pratica” e “Cliente” ci sono delle icone di una


cartella aperta , per indicare la possibilità di aprire la scheda anagrafica
relativa alla Pratica o al Cliente, tramite un click sulla icona stessa. Tale
meccanismo non potrà funzionare, se non esiste ancora una Pratica
selezionata.
· Se la pratica richiamata risultasse già “Chiusa”, AlexPro notificherà il
fatto, avvertendo che le registrazioni fatte per pratiche chiuse non
saranno fatturabili finché non viene riaperta la pratica.
· Non si può effettuare una registrazione, se non esiste una Pratica; quindi,
non basta la presenza della scheda anagrafica del cliente per poter
iniziare ad effettuare registrazioni di competenze, ecc.

Sezione “Registrato oggi"


È una sezione per la visualizzazione di tutte le attività registrate per tutte le pratiche nella
giornata.
Da questa sezione sarà possibile doppio cliccare sulla registrazione per poterla visualizzare,
modificare o cancellare.

Sezione “Istruzioni per l'uso"


Questa sezione sarà attiva solo se la Voce di tariffa selezionata contiene particolari istruzioni
per l'utilizzo della Voce in registrazioni.

Vedi anche:
Come Eliminare una Registrazione
Stampa Registro delle Fatture

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336 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Registrazioni / Parcellazione

14.2 Registrazione del Tempo

Obiettivo:
L'obiettivo delle registrazioni del tempo è "L'addebito della durata dello svolgimento di una
singola attività ed il suo rispettivo valore monetario".
Tale addebito potrà essere eseguito ad uno dei seguenti titoli:
· a titolo di "Ricavo" che sarà eventualmente fatturato al Cliente,
· a titolo di "Ricavo" ipotetico al fine di stimare un valore di onorario complessivo da
addebitare nella Parcella
· oppure, a titolo di costo delle risorse umane.

Registrazione del Tempo

Come funziona:
Per effettuare qualsiasi addebiti in Parcella o sul conto di una Pratica si deve utilizzare una
Voce di Tariffa e assegnare un Operatore. Il valore che sarà addebitato può essere di una
sola natura, ad esempio "Spese", oppure di nature multiple "Spese", "Onorario fisso o a
scaglioni", "Diritto" oppure "Onorario a Tempo". Nel presente articolo, ci occuperemo di
quest'ultimo, ossia L'"onorario a Tempo".

Nota Bene: Per ottenere le descrizioni delle attività a Tempo nella Fattura e/o
nella Proforma di Fattura; le Voci di Tariffa utilizzate debbono essere del tipo
"Fatturabile" e debbono essere registrati come tali nella fase di registrazione della
Prestazione. Le Voci NON Fatturabili o le Prestazioni registrate come tali, NON
hanno ne posto ne effetto nella Fattura ne nella Proforma di Fattura.

Come addebitare valori a tempo e, successivamente, fatturarli al

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 337


Cliente:

Nota Bene: per poter fatturare gli onorari a tempo è necessario impostare AlexPro
per attivare tale caratteristiche; vedi: Impostazione Fatture e Dati Studi

Addebito di Onorari a Tempo con un valore orario unico per tutti gli
operatori:
Secondo questa ipotesi, esiste una sola tariffa a tempo con un valore orario fisso a
prescindere da chi svolge l'attività, oppure diverse Voci di tariffa a tempo con valori fissi
uguali o diversi, ma sempre non collegate all'operatore.

Ad esempio: Consultazione telefonica € 65,00 per ogni ora (a prescindere da chi la svolge)

Nota Bene: Il valore unitario della voce, in questo esempio, sarà impostato a €
65,00 e il valore associato ad ogni Operatore sarà impostato a zero.

Addebito di Onorari a Tempo con un valore orario unico per tutti gli operatori

Addebito di Onorari a Tempo con un valore orario Variabile per Ogni

338 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Registrazioni / Parcellazione

Operatore:

Secondo questa ipotesi, il valore da Parcellare è strettamente legato all'operatore e non alla
voce di tariffa.

Ad esempio: Qualsiasi prestazione a tempo, effettuata dall'operatore (A) sarà addebitata €


50,00 per ogni ora; e € 35,00 per ogni ora, se viene svolta dall'operatore (B).

Impostazione Valore Operatore (A)

Impostazione Valore Operatore (B)

Addebito di Onorari a Tempo con un valore orario Variabile per Ogni


Operatore Secondo la Tariffa Personalizzata della Pratica o del
Cliente:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 339


Vedi dettaglio in: Tariffa Personalizzata

Come addebitare le prestazioni a Tempo a titolo di "Ricavo" ipotetico al


fine di stimare un valore di onorario complessivo da addebitare in
Parcella
In questo caso l'addebito del valore del tempo sulla Pratica, non sarà al fine di fatturare gli
importi addebitati, ma solo per avere un indicatore della somma da Fatturare; conservando
la facoltà di elencare le attività svolte nella Fattura finale senza calcolo o indicazione delle
somme nei totali.

Questa ipotesi funziona esattamente come quella precedente, salvo due piccoli dettagli:
1. Le voci di tariffa a tempo sono impostati come "Valori NON IMPONIBILI". Con questa
impostazione sarà sempre possibile includere le descrizioni delle attività svolte nelle
fatture, senza che tale inclusione influenzi il totale degli onorari registrati.
2. L'importo degli onorari da Fatturare sarà registrato manualmente e NON sarà
necessariamente la somma algebrica dei valori a tempo addebitati.

Come addebitare le prestazioni a Tempo a titolo di "Costo" al fine di


controllare il costo della gestione delle Pratiche:
In questo caso l'addebito del valore del tempo sulla Pratica, NON sarà al fine di fatturare gli
importi addebitati, ma solo per avere un indicatore del Costo delle risorse umane che ha
partecipato nello svolgimento delle attività relative ad una o più Pratiche.

Questa ipotesi funziona esattamente come le due precedenti, salvo i seguenti dettagli:
1. Le voci di tariffa a tempo sono impostati come "Valori NON FATTURABILI", e saranno
addebitati come tali sulle diverse Pratiche. Con questa impostazione NON sarà possibile
includere le descrizioni delle attività svolte nelle fatture.
2. L'importo degli onorari da Fatturare sarà registrato manualmente e NON sarà
necessariamente la somma algebrica dei valori a tempo addebitati.

Osservazioni:
· Mentre per le Voci di Tariffa "NON Fatturabili" è possibile alterare il loro stato durante la
registrazione delle Prestazioni, quindi renderle "Fatturabili", e vice versa; il cambiamento
della "Imponibilità" all'IVA non è modificabile al momento della registrazione delle
Prestazioni.
· Le registrazioni di Prestazioni a Tempo "Fatturabili" avranno un posto nelle Fatture e nelle
Proforma di Fatture, solo se i rispettivi parametri sono stati correttamente configurati nella
fase di "Impostazione Fatture e Dati Studio"

Vedi anche:
Gestione Operatori
Lavorare con La Tariffa
La Tariffa della Professione
Creare Nuove Voci di Tariffa
Modificare una Voce di Tariffa
Eliminare una Voce di Tariffa
Tipologie delle Voci di Tariffa
Rapporto Tariffa e Valore della Pratica

340 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Registrazioni / Parcellazione

Gli Acconti
La Tariffa a Tempo
Le Macro Tariffa
Gli Scaglioni della Voce di Tariffa
Caratteristiche Avanzate delle Voci
Tariffa Rivalutabile
Rapporto Tariffa e Operatore
Rapporto Tariffa e Cliente
Traduzione delle Descrizioni delle Voci
Tariffa Personalizzata
Sezione Tariffe nella Scheda Anagrafica della Pratica

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 341


14.3 Come Modificare una Registrazione

Come modificare una Registrazione di Prestazione / Spese:


1. Individuare la registrazione attraverso le fasi di ricerca disponibili in AlexPro;
2. Selezionare la riga con un clic del mouse e poi aprirla con un doppio clic, oppure attraverso
il pulsante “Apri” ;
3. Fare clic sul pulsante “Modifica” oppure premere il tasto "F2";
4. Apportare le modifiche richieste
5. Clic sul pulsante "Salva" (oppure premere il tasto F7) per memorizzare le modifiche

Nota Bene: Non si può modificare ne eliminare una registrazione Fatturata.

14.4 Come Eliminare una Registrazione

Per eliminare una Registrazione di Prestazione/Spese:


1. individuare la registrazione attraverso le fasi di ricerca disponibili nella procedura;
2. selezionare la riga con un click del mouse e poi aprirla con un doppio click, oppure
attraverso il menù “Apri” ;
3. fare click sul pulsante “Modifica” ;
4. fare click sul pulsante “Elimina” ;
5. confermare l’eliminazione.

Nota Bene: Non si può eliminare una registrazione Fatturata.

Quando il sistema risponde che "Non è possibile cancellare" anche


dopo aver eliminato la relativa fattura/proforma:
Durante la cancellazione della fattura, il programma chiede se si vuole ripristinare le
registrazioni. In caso di una risposta negativa (quindi NO) le registrazioni rimangono "marcati"
come "Fatturati" e non sono cancellabili.
Per ripristinare tali registrazioni:
· Menu Strumenti
· Amministrazione AlexPro
· Utilità Registrazioni
· Ripristino Fatturato
· Selezionare l'opzione "Secondo le date di registrazioni"
· Indicare data e pratica
· e Confermare

342 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Registrazioni / Parcellazione

14.5 Registrazioni per più Pratiche

Obiettivo:
L'obiettivo di tale operazione è quello di addebitare una prestazione su più di una sola Pratica
.
Come arrivare:
· Menù "Gestione"
· "Nuovo"
· "Registrazione per + Pratiche"

Come funziona:
Insieme alla solita finestra di registrazione delle spese e delle prestazioni, sarà aperta una
finestra per la selezione delle Pratiche che saranno soggetto all'eddebito; vedi figura seguente.

Finestra per la selezione delle Pratiche che saranno soggetto all'eddebito

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 343


· Cercare le Pratiche che saranno soggetto all'addebito tramite i criteri di ricerca disponibili
nell'elenco
· Selezionare le Pratiche dall'elenco sinistro e fare clic sul pulsante ">" per includere una
Pratica alla volta; oppure sul pulsante ">>" per includere tutte le Pratiche trovate
· Fare clic sul pulsante OK
· Tornando alla finestra di registrazioni, selezionare il nome dell'Operatore dall'elenco indicato
come "Eseguita da:"
· Indicare la Voce di tariffa da applicare
· Fare clic sulla icona "Salva"

Nota Bene: Il valore che sarà applicato dipende dalla personalizzazione della Voce
selezionata per ogni Pratica coinvolta o per ogni Cliente coinvolto. In assenza di
valori personalizzati della Voce di Tariffa selezionata, sarà applicato il valore
standard della voce o il valore a tempo associato all'operatore selezionato.

Non è possibile utilizzare le Voci composte per effettuare una Registrazione per
più Pratiche.

Vedi anche:
Gestione Operatori
Lavorare con La Tariffa
La Tariffa della Professione
Creare Nuove Voci di Tariffa
Modificare una Voce di Tariffa
Eliminare una Voce di Tariffa
Tipologie delle Voci di Tariffa
Rapporto Tariffa e Valore della Pratica
Gli Acconti
La Tariffa a Tempo
Le Macro Tariffa
Gli Scaglioni della Voce di Tariffa
Caratteristiche Avanzate delle Voci
Tariffa Rivalutabile
Rapporto Tariffa e Operatore
Rapporto Tariffa e Cliente
Traduzione delle Descrizioni delle Voci
Tariffa Personalizzata
Sezione Tariffe nella Scheda Anagrafica della Pratica

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Registrazioni / Parcellazione

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 345


Capitolo

XV
Preparazione e Stampa Fatture
Preparazione e Stampa Fatture

15 Preparazione e Stampa Fatture

Come arrivare
Menù: Stampe
Voce: Proforma / Fattura / N.C.

Prima di iniziare

Nota Bene: Non si può stampare parcelle proforma ne fatture definitive senza avere
introdotto prima le registrazioni delle prestazioni e/o delle spese.

L’utente può selezionare di fatturare:


· Le prestazioni di un determinato periodo di tempo;
· le sole prestazioni rese da un certo Operatore;
· le sole spese imponibili o non imponibili;
· solo gli acconti;
· una combinazione di vari parametri, secondo le esigenze del momento.
Tramite la stessa interfaccia, sarà possibile stampare le parcelle o visualizzare un'anteprima,
cambiare impostazioni, destinatario, percentuali oppure cambiare totale netto e ricalcolare il
totale della parcella.

L’operazione di preparazione della parcella, può essere effettuata in una delle seguenti tre
modalità:
1. selezionando, dal menù Gestione, la voce Nuovo e poi la sottovoce Parcella;
2. selezionando, sulla barra orizzontale, il pulsante Parcella;
3. selezionando, dalla barra laterale, il menù Stampe poi la voce Parcellazione.

La stessa procedura è da utilizzare sia per la preparazione delle fatture, delle proforma, delle
note di credito, che per la redazione della nota spese.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 347


Preparazione per la stampa
· Per stampare / visualizzare una Fattura oppure una Proforma di parcella, le rispettive
registrazioni di onorario, diritto e spese debbono essere già introdotti attraverso la
procedura di "Registrazione delle Prestazioni"
· Per stampare / visualizzare una Fattura di acconto (Parcella di Fondo Spese) almeno una
registrazione di fondo spese (Imponibile o non imponibile, secondo il caso) deve essere già
registrata attraverso la procedura "Calcola Acconti".

1. Selezionare lo Studio o la filiale dalla quale verrà preparata la proforma (solo se la gestione
delle filiale è abilitata - "Edizione Enterprise")
2. Selezionare il modello del documento da stampare:
ü Modello a 2 colonne - Imponibile / Non Imponibile
ü Modello a 2 colonne - Competenze / Spese
ü Modello a 4 colonne - Onorari / Diritti /Spese
Imponibili / Anticipazioni
ü Modello a 2 colonne con Riepilogo Orizzontale

3. Fare clic sul tipo di documento da stampare;


ü Fattura definitiva,
ü Progetto di parcella (Proforma Fattura),
ü Fattura definitiva da precedente Proforma Fattura
(già precedentemente stampata da AlexPro e
confermata),
ü Proforma di acconto
ü Fattura di acconto
ü Nota di credito,
ü Nota spese.

4. Fare clic sul pulsante “Avanti”.

348 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Preparazione e Stampa Fatture

Preparazione stampa della fattura / proforma

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 349


5. Indicare la singola Pratica per la quale sarà preparato il documento, oppure il
Nominativo del Cliente per fatturare più di una sola Pratica.
Successivamente, cliccare sul pulsante “Avanti”;

6. Dalla seguente finestra si può cambiare il destinatario del documento o accettare il nome
proposto,
7. Cambiare se necessario le Condizioni di Pagamento proposte e fare
clic sul pulsante “Avanti”,
8. Impostare, se necessario, i Parametri di Selezione ed i
Riferimenti da Stampare e fare click su "Avanti",

350 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Preparazione e Stampa Fatture

9. Selezionare, se necessario, la Lingua con la quale sarà stampato il documento ed attribuire


un titolare al documento e fare clic su "Avanti" (L'opzione è disponibile solo per l'Edizione
Enterprise di AlexPro o L'Edizione Standard con l'Aggiunta "Gestione Lingue")
10.Verificare i totali calcolati da AlexPro, e se necessario, aggiungere e/o rimuovere opzioni
relativi al rimborso forfetario delle spese, all'IVA, alla cassa di previdenza o alla ritenuta
d'acconto. AlexPro propone tali opzioni secondo le impostazioni introdotte sia nella scheda
anagrafica del Cliente che quelli Generali
11.Per consultare le righe di registrazioni che saranno incluse nella stampa del documento,
fare clic sulla Sezione "Dettaglio Registrazioni"
12.Per cambiare il totale “Netto” del documento, fare clic sul pulsante “Nuovo Totale” ,
introdurre il nuovo importo e premere “Invio”. Per confermare il cambiamento dell’importo
netto, fare clic sul pulsante “Accetta Nuovo Totale”, che apparirà automaticamente al
cambio del totale;

Il calcolo del nuovo totale ricalcola le sole voci di onorai. In caso Fatture /
Proforma prive di voci di onorari, l'icona “Nuovo Totale” non sarà presente nella
scheda.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 351


13.Compilare l’ultimo quadro, prima di visualizzare l’anteprima di stampa del documento o
prima di stamparlo

Si può modificare la data del documento e la data di scadenze, oppure


contrassegnare il documento come già incassato. Si può, inoltre, introdurre il
numero del documento manualmente togliendo la spunta dalla casella "Assegna il
numero automaticamente".

Osservazioni:
· Le descrizioni delle righe di dettaglio, vengono stampate secondo la formattazione
selezionata durante l’inserimento del dettaglio nella fase “Registrazione”. Per modificare le
impostazioni predefinite, vedere i capitoli : “Strumenti di amministrazione di AlexPro” –
“Opzioni Comuni”.
· Per eliminare una parcella già stampata e ripristinare le sue registrazioni di dettaglio,
vedere “Anagrafe Fatture”.
· I documenti stampati da questa fase sono memorizzati nel loro formato originale, sia nella
scheda anagrafica della Pratica che nella scheda anagrafica del documento stesso in formato
Adobe PDF file.

Vedi anche:
Per la personalizzazione della stampa: “Strumenti di amministrazione di AlexPro” -
"Personalizzazione della Fattura".
Impostazione delle percentuali (IVA, Ritenuta, Previdenza)
Opzioni Comuni
Anagrafe Fatture

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352 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Preparazione e Stampa Fatture

15.1 Parametri di Selezione

Obiettivo:
Nella sezione denominata "Parametri di selezione", è possibile includere o escludere alcuni
registrazioni nel documento (Fattura / Proforma) e indicare o meno alcuni riferimenti relativi
alla Pratica in corso di fatturazione.

Come funziona:
Dal quadro denominato "Periodo", sarà possibile indicare un determinato periodo di
registrazioni; ad esempio: impostando la data finale a "31/03/2008" saranno fatturate le
registrazioni, che non sono ancora fatturate, che hanno la data di registrazione uguale o
inferiore al "31/03/2008"

Quadro di selezione "Prestazioni da includere"

Sezione "Prestazioni e spese da includere"


Per escludere un determinato tipo di registrazioni dalla Fattura (o dalla Proforma), togliere il
segno di spunta dalla corrsipettiva casella di controllo.

Ad esempio: per fare una fattura relativa solo ed esclusivamente alle spese esenti, togliere
tutti i segni di spunta dalle caselle di controllo, lasciando solamente quello relativo alla
casella "Spese esenti"

Per escludere completamente le registrazioni a tempo dalla Fattura, togliere il segno di


spunta dalla casella di controllo "Prestazioni a tempo". Per indicare, invece, le prestazioni a
tempo, senza i relativi valori e/o senza le relative durate, togliere secondo il caso la spunta
dalla casella di controllo "Includi la DURATA ..." e/o "Includi il VALORE ...", lasciando attiva la
spunta nella casella "Prestazioni a tempo"; come meglio illustrato nella seguente figura:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 353


Elenco "Solo registrazioni eseguite da:"
Selezionando un nominativo da quest'elenco, fa sì che la Fattura porti solo le registrazioni
associate a tale Operatore.

Quadro di selezione "Riferimenti da stampare"

Sezione "Riferimenti da stampare"


Per escludere un determinato Riferimento dalla Fattura (o dalla Proforma), togliere il segno di
spunta dalla corrispettiva casella di controllo.

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354 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Preparazione e Stampa Fatture

15.2 Fattura Non Soggetto I.V.A.


Per preparare una fattura destinata ad un cliente non soggetto all'IVA; oppure di solo spese
esenti con indicazione, in fondo alla fattura, dell'articolo di esenzione:
· Nella pagina dei totali, della procedura guidata di stampa fattura, deselezionare la casella
IVA
· Selezionare l'articolo di esenzione dalla lista che apparirà a destra

Vedi Anche:
· IVA

15.3 Acconti
Vedi Menù Strumenti "Calcola Acconti"

15.4 Nota Spese

Come Preparare una Nota Spese:


La procedura per la creazione di una Nota Spesa non è diversa dalla creazione di una Fattura o
Proforma, salvo per i seguenti punti:
· la nota spesa contiene solo le voci Giudiziali;
· la nota spesa non avrà un numero progressivo e non richiede conferma dopo la stampa;
· l’archiviazione delle note stampate nella pratica deve essere eseguita manualmente
dall’utente;
· Il formato di stampa della nota spesa è diverso da quello della fattura.

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15.5 Esempi di stampe

Fattura a Quattro Colonne

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 355


Lo stesso modello sarà applicato anche per la proforma e la nota di credito.

Tutti i dati del modello potranno essere personalizzati e/o modificati ma non il Tracciato.

Fattura di Acconto

356 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Preparazione e Stampa Fatture

La fattura / Proforma di acconto è a Tre Colonne a prescindere dal modello selezionato.

1. Colonna Acconti Imponibili


2. Colonna Acconti Esenti
3. Colonna Rimborso Spese Esente

Fattura a Due Colonne (Imponibili / Esenti) o (Competenze e Spese)

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 357


Questo modello è composto da due colonne per gli importi (Imponibili / Esenti oppure
Competenze e Spese) e due colonne per il numero delle prestazioni (Ore e Numero).
Questo è il modello raccomandabile per chi fattura onorari a tempo o per chi vuol indicare il
tempo in fattura.

Le denominazioni delle colonne può essere personalizzato tramite gli Strumenti di


Amministrazione di AlexPro sotto la voce "Dati Studio e Impostazione Fattura"

Lo stesso modello sarà applicato anche per la proforma e la nota di credito.

Nota Spese

358 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Preparazione e Stampa Fatture

Il modello di stampa della Nota Spese è composto da 3 colonne per gli importi (Onorari,
Diritti e Spese) e 3 rispettive colonne per il numero delle prestazioni. Il modello della Nota
Spese può essere prodotto su un documento di testo, tramite l'editor di testo di AlexPro
con impostazioni simili a quelle dell'atto di precetto.

Nota Bene: L'intestazione e/o le pie di pagina possono essere inclusi o meno nella
stampa della nota spese abilitando o disabilitando l'apposita casella "Intestazione
Studio" come dalla seguente figura.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 359


Vedi anche:
Impostazione e personalizzazione della Fattura
Calcolo e Scorporo degli Acconti

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360 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Capitolo

XVI
Stampe e Consultazioni
16 Stampe e Consultazioni

Indice della Sezione

Stampa Lista Corrente


Stampa Scheda Corrente
Stampa Prima Nota Cassa
Stampa Pratiche
Stampa Agenda
Stampa Rapporti
Stampa Ricavi
Analisi Clienti
Stampa Anagrafe Contatti
Stampa Voci della Tariffa
Stampa Tabelle
Stampa Solleciti

362 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

16.1 Stampa Agenda

Obiettivo
Consultazione in anteprima di stampa e stampa dell’agenda

Come Arrivare
Dal menù laterale "Stampe" cliccando sulla icona "Agenda", oppure dal menù a tendina
"Stampe" selezionando la voce "Agenda"

Oppure

Come funziona:
Al clic sull'icona “Agenda” – dal menù laterale di stampa – sarà visualizzato un modulo per
impostare criteri di ricerca per la visualizzazione / stampa dell'Agenda, come nella seguente
figura.

I criteri che saranno impostati in questa scheda saranno utilizzati da AlexPro per
visualizzare un rapporto che contiene tutte le Scadenze che soddisfano tutti i
criteri introdotti.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 363


Dettaglio del modulo di selezione

Quadro "Periodo"

Questo quadro è dedicato alla selezione del periodo da consultare. Tale periodo può essere
inteso come intervallo tra:
· due date di Scadenze
· due date di Preavviso
· due date di Rinvio

364 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Qualora se seleziona l'opzione "Preavviso", ad esempio, saranno considerate solo le scadenze il


cui data di preavviso è inclusa tra le due date specificate nel quadro a prescindere dalle loro
date di scadenze. Quindi, in un quadro di selezione per data di preavviso tra il 2 marzo e il 10
marzo, verranno considerate registrazioni con scadenze di marzo, aprile,maggio ecc. la cui
data di preavviso è inclusa nell'intervallo selezionato.

La selezione dell'opzione "Rinvio", invece, indica implicitamente che si tratti di scadenze già
effettuate. Il risultato di una selezione di un intervallo di date di Rinvio tra il 2 marzo e il 4
marzo sarebbe un elenco di udienze effettuate e rinviate ad una data tra il 2 marzo ed il 4
marzo.

Il quadro “Stato delle scadenze”

È dedicato all’impostazione della scelta di stampa tra:


· Le scadenze da effettuare;
· Le scadenze già effettuate;
· Oppure tutte le scadenze.

Vedi anche: Compiere una scadenza

Le Sezioni del Modulo:

Sezione "Generale":

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 365


L'Elenco "Studio"

Questo elenco sarà disponibile solo se l'opzione "Multi-Studio" è attiva. Per maggior dettaglio
vedi: "Gestione Filiali e Studi".
Selezionare da questo elenco lo Studio / la Filiale per la quale si desidera consultare l'Agenda.
Nell'esempio rappresentato nella precedente figura, la stampa dell'agenda sarà relativa
solamente alle Pratiche dello Studio "RM"

L'Elenco "Stile"
Selezionare, da quest elenco il tipo di Agenda da consultare secondo le esigenze:
La stampa dell'agenda offre i seguenti Stili di stampa:

· Stile Agenda Legale; contiene solo Udienze o scadenze registrate con Procedure
contrassegnate come "Udienze"
· Stile Agenda Legale Dettagliata; è uguale al precedente stile ma con più dettaglio
· Stile Elenco degli Adempimenti; NON contiene le Udienze ne le scadenze registrate con
Procedure contrassegnate come "Udienze"
· Stile Lista di Controllo; contiene una lista semplice delle scadenze.

366 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Stile Agenda Legale Classico Stile Agenda Legale Dettagliata

Stile Lista di Controllo


Stile Adempimenti

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 367


Quadro "Stato Udienze / Scadenze"

Attraverso questo quadro, sarà possibile ottenere una stampa delle Udienze e degli
adempimenti effettuati e contrassegnati con un determinato Stato di compimento. Ad
esempio, tutte le udienze in “Riserva”.

Vedi anche:
Tabella Stati
Come Compiere una Scadenze

Il quadro “Ordina per / Raggruppamento”


Questo quadro sarà denominato "Ordina per" in caso di selezione dello stile "Agenda Legale" o
"Agenda Legale Dettagliata"; sarà, altrimenti, denominato "Raggruppa per".
Lo scopo di questo quadro è quello di dare la possibilità all'utente di selezionare uno schema
di raggruppamento nella presentazione o la stampa dell'Agenda. Lo schema implicito di
presentazione dell'Agenda è "Cronologico per data"; ossia, attività dopo attività, secondo la
data.

368 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Si può, invece, ottenere una presentazione o stampa dell'Agenda ordinata o raggruppata


secondo uno dei seguenti schemi:
· Raggruppamento per Attività; in tal caso, le scadenze saranno presentate in gruppi, uno per
ogni attività, con ordinamento cronologico per data all’interno del blocco.
· Raggruppamento per Responsabile; con questo schema, le scadenze saranno presentate in
gruppi distinti per ogni incaricato (responsabile).
· Raggruppamento per Preavviso; le scadenze saranno presentate in gruppi, secondo il giorno
di preavviso determinato per le scadenze.

· Raggruppamento per Pratica; questo tipo, produce una presentazione con gruppi di
scadenze distinti per ogni Pratica.

· Raggruppamento per Cliente; le scadenze saranno presentate in gruppi, uno per ogni
Cliente con ordinamento cronologico per data all’interno del blocco.

· Raggruppamento per "Autorità e Sezione";le scadenze saranno presentate in gruppi, uno


per ogni "Autorità e Sezione" con ordinamento cronologico per data all’interno del gruppo.

· Sono, inoltre, disponibili, i seguenti schemi di raggruppamento:


· Classe Cliente

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 369


· Categoria Cliente
· Tipo Pratica
· Titolare Pratica
· Responsabile della Pratica (Non è lo stesso responsabile della scadenza)
· Luogo di svolgimento dell'attività
· Udienze / Adempimenti; secondo questo schema l'Agenda sarà presentata in due
gruppi distinti: uno per Le Udienze e l'altro per gli Adempimenti.

Quadro "Operatori"

Tramite questo quadro si può selezionare "Operatori" secondo il loro ruolo, sia nello
svolgimento dell'attività scadenzata sia nella Pratica interessata. Per difetto, il modulo da la
possibilità di consultare l'agenda a prescindere dal "ruolo" dell'operatore. Selezionando uno
specifico, dalle tre liste presenti, limita la presentazione dell'agenda a tale selezione.
Si può, ad esempio, selezionare tutte le scadenze assegnate ad uno specifico operatore
selezionando il suo nominativo dalla lista denominata "Attività assegnata a:", ovvero tutte le
scadenze relative a Pratiche il cui "Titolare" è l'operatore selezionato dalla lista denominata
"Titolare Pratica".

La selezione della casella di cui la figura precedente, limita gli elenchi ai soli operatori attivi.

Per dettaglio sull'attivazione o disattivazione degli operatori, vedi: "Operatori"

Sezione "Attività da analizzare"


Questa sezione elenca le “Procedure” inserite nell’anagrafica delle procedure. Da questo
elenco si possono selezionare le Attività (le procedure) per le quali si vuole stampare l’agenda.
I pulsanti <Seleziona tutto> e <Deseleziona tutto> sono, rispettivamente per selezionare o
deselezionare le righe riportate nell’elenco. In ogni caso, almeno un’attività deve essere
selezionata per poter stampare l’Agenda.

370 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Questa sezione permette di selezionare solo alcune attività (Procedure) da considerare per la
presentazione e la stampa dell'Agenda.
Non tutte le attività (Procedure) saranno presenti nella lista; saranno presenti solo:
· Le Procedure effettivamente utilizzate per l'inserimento di scadenze nell'Agenda di
AlexPro. Quindi, anche se esistono altre Procedure nell'anagrafica delle Procedure, ma
non sono state mai utilizzate per l'inserimento di almeno una scadenza, non saranno
presenti nell'elenco;
· Le procedure compatibili con lo "Stile" di Agenda richiesto dall'elenco "Stile". Quindi, solo
Procedure di tipologia "Udienze" per lo stile "Agenda Legale", "Agenda Legale
Dettagliata"

Sezione "Altre Sezioni"

In questa sezione sarà possibile limitare la presentazione o la stampa dell'Agenda alle scadenze
relative a:
· Un determinato Cliente,
· Una determinata Pratica,
· Delle Pratiche con un determinato "Riferimento 1"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 371


· Delle Pratiche con un determinato "Riferimento 2"

Si rammenta che i campi "Riferimento 1", "Riferimento 2" e "Riferimento 3" sono
personalizzabili dalla fase "Opzioni Comuni"

Quadro Opzioni:
Questo quadro non è abilitato quando se seleziona il primo o il secondo Stile d'Agenda

Descrizione delle opzioni


· L'opzione "Nascondi Cliente", se attiva, la denominazione del Cliente NON sarà inclusa nella
presentazione dell'Agenda;
· L'opzione "Nascondi Pratica", se attiva, l'oggetto della Pratica NON sarà incluso nella
presentazione dell'Agenda;
· L'opzione "Elenco Sintetico", se attiva, la parte relativa ai Riferimenti della Pratica
non sarà inclusa nella presentazione dell'Agenda;
· L'opzione "Visualizza Città e Cap", se attiva, i dati "Città" e al "CAP" del Cliente saranno
inclusi nella presentazione dell'Agenda;
Pulsante "Imposta come predefinito"
Le impostazioni opzionali potranno essere considerate come “Preferite” dall’utente, cliccando
sul pulsante .
Avvia la prsentazione o la stampa dell'agenda

Dopo aver compilato i campi necessari, fare clic sul pulsante oppure sul

pulsante , per abbandonare il modulo.


Dopo aver visualizzato l'agenda in anteprima, si può avviare la stampa, cliccare sul
pulsante "Stampa" presente in alto a sinsitra nella pagina dell'anteprima.

Come memorizzare i criteri di ricerca per successivo utilizzo:


Non è necessario compilare tutti i campi necessari per la presentazione o la stampa
dell'agenda; una volta effettuata una impostazione con esito soddisfacente, i criteri
di ricerca possono essere memorizzati sul disco locale del computer per utilizzarli
successivamente.

372 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Per memorizzare una ricerca:


· Dopo aver impostato tutti i criteri necessari per la ricerca, fare clic sul pulsante "Salva
Ricerca"
· Attribuire un nome unico alla ricerca
· Fare clic sul pulsante "Salva"

Nota Bene: Tutti i criteri saranno salvati, così come sono stati impostati salvo i
campi relativi all' intervallo delle date.

Per riutilizzare le ricerche salvate, selezionare semplicemente la ricerca dall'elenco


"Modello di ricerca"

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 373


16.2 Stampa Pratiche

Come Arrivare
Selezionare, dalla sezione "Stampe" della barra laterale, la voce "Pratiche."

Obiettivo:
Attraverso questo modulo, si possono ottenere una vasta gamma di rapporti relativi alle
Pratiche (Aperte e/o Chiuse). Come ad esempio:
· Il numero ed il dettaglio delle Nuove Pratiche aperte in un intervallo di tempo,
· Il numero ed il dettaglio delle Pratiche Chiuse in un arco specifico di tempo contrassegnate
da uno specifico "Stato",
· Il numero ed il dettaglio delle Pratiche aperte e/o chiuse di un determinato Cliente o Gruppo
di Clienti,
· L'elenco delle Pratiche alle quali NON è stato ancora assegnato un "Giudice"
· ecc.

Come Funziona
Al clic sull'icona “Pratiche” – dal menù laterale di stampa – sarà visualizzato un modulo per
impostare criteri di ricerca per la visualizzazione / stampa del rapporto, come nella
seguente figura.

I criteri che saranno impostati in questa scheda saranno utilizzati da AlexPro per
visualizzare un rapporto che contiene tutte le Pratiche che soddisfano tutti i criteri
introdotti.

374 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Descrizione dei campi della scheda:

Sezione "Generale"
L'elenco “Gruppo” e “Sottogruppo”
Il rapporto richiesto, può essere prodotto in forma semplice (quindi una pratica dopo l'altra
ordinate per codice), oppure in formato elenco classificato in uno o due livelli.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 375


376 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi
Stampe e Consultazioni

Attraverso l'utilizzo del “Gruppo” e del “Sottogruppo”, l’utente può ottenere diversi formati di
stampa secondo l’esigenza del momento.
Le caselle "Pagina Nuova dopo ..."

Attivando la prima casella "Pagina nuova dopo ogni gruppo" il rapporto di stampa inizierà una
nuova pagina per ogni "Gruppo", lasciando il resto della pagina precedente vuoto (e viceversa).
Attivando la seconda casella "Pagina nuova dopo ogni Sottogruppo" il rapporto di stampa
inizierà una nuova pagina per ogni "Sottogruppo", lasciando il resto della pagina precedente
vuoto (e viceversa).

Queste due caselle non sono attive per la stampa dell'elenco semplice (senza
raggruppamenti)

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 377


L'elenco "Tipo Contatto / Parte"

Per difetto, questo elenco fa riferimento alla figura del Cliente; vale a dire che stiamo
preparando un rapporto di stampa delle Pratiche con riferimento al Cliente e non ad altri
"Parti" ad esse correlati.

Da questo elenco si possono selezionare qualsiasi altra figura di un contatto (queste figure sono
definiti e personalizzabili tramite la fase "Definizione Parti" dal menù "Strumenti",
"Amministrazione AlexPro", "Opzioni Comuni", "Definizione Parti").
La scelta di un'altra tipologia di contatto diversa da "C", ossia "Cliente", deve essere
giustificata:
· O perché si sta cercando tutte le Pratiche alle quale è correllato uno specifico
nominativo,
· O perché si sta cercando tutte le Pratiche raggruppate per "Corrispondente",
· O perché si sta cercando tutte le Pratiche nelle quale NON è stato assegnato il nome
della "Controparte" o dell' "Avversario", ad esempio. In quest ultimo esempio si deve
attivare la casella "NON Assegnato".

Quindi, si consiglia di lasciare questo elenco posizionato su "C:Cliente" se non si


verifichino altre necessità.

Nella seguente figura, è stato selezionato il raggruppamento per "Parte" (parte correlata alla
pratica), quindi, si deve specificare da questo elenco, il tipo della "Parte" intesa.

Per maggior dettaglio sulla Gestione della Parti Vedi: Sezione Parti
Campi "Data":
Questa parte della scheda è dedicata alla determinazione dell'intervallo di tempo come criterio
di ricerca.
Nell'esempio seguente, saranno estratte solo le pratiche aperte che abbiano la data di
apertura tra il primo gennaio 1990 e il 29 dicembre 2007 e non saranno considerate le
Pratiche chiuse.

Selezione delle date

Nel seguente esempio, invece, verranno estratte le Pratiche chiuse solamente che sono state
chiuse nell'anno 2006 a prescindere dalla data di apertura.

378 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Nel seguente esempio, saranno estratte tutte le pratiche aperte nel 2005 e chiuse nel 2006.

Selezione pratiche chiuse

Campo "Valore da, a":


Questi due campi potranno essere utilizzati per limitare i dati del rapporto ad uno specifico
parco delle Pratiche che abbiano un determinato valore.

Il seguente esempio illustra i criteri di ricerca per visualizzare tutte le Pratiche che abbiano un
valore tra € 5.000,00 e € 15.000,00

Il seguente esempio, illustra i criteri di ricerca per ottenere un rapporto che contiene le
pratiche di un valore indeterminato o di indeterminato di particolare importanza:

I valori espressi nell'esempio precedente sono (-2) e (-1) e sono i valori utilizzati da
AlexPro per indicare, rispettivamente, "Valore indeterminato con particolare
importanza (-2)" e "Valore indeterminato (-1).

Lasciando questi due campi vuoti, saranno inclusi tutte le Pratiche a prescindere del
loro valore.

Quadro "Opzioni di Stampa"

Tramite i parametri racchiusi in questo quadro, si può selezionare, o meno, quanto segue:
· Includere, o meno, il campo "note" della scheda anagrafica della Pratica nel rapporto
richiesto.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 379


· Indicare un solo riepilogo dei totali del numero delle pratiche che soddisfano i criteri
di ricerca. In tal caso il rapporto sarà visualizzato senza alcun dato anagrafico, ma
solamente totali. Vedi il seguente esempio delle Pratiche aperte nel 2005 e chiuse
nel 2006:

· Tramite il quadro "Opzioni di stampa" sarà anche possibile includere, o meno, nel
rapporto richiesto un elenco dettagliato dei documenti collegati ed incorporati nelle
Pratiche richieste; utilizzando l'opzione "Lista documenti delle pratiche".
· Attivando la casella "Somma dei valori delle pratiche" sarà possibile avere la somma
algebrica dei valori attribuiti alle Pratiche selezionate. In questo caso, se incluse,
saranno sommati anche i valori (-1) e (-2) precedentemente citati.
· Indicare, o meno, nel rapporto richiesto i nominativi delle Prati correlati alle
Pratiche tramite la casella di selezione "Indica le parti correlati"
· Indicare, o meno, nel rapporto richiesto i nominativi dei responsabili e dei titolari
attribuiti alle Pratiche tramite la casella di selezione "Indica responsabili"
· Indicare, o meno, nel rapporto richiesto il contenuto del campo "Posizione" delle
Pratiche tramite la casella di selezione "Indica posizione".
Opzione "Web":

Opzione Web

La selezione di tale opzione permette di preparare un database Access che contiene i dati da
pubblicare sul proprio sito web per permettere ai clienti di accedere, ognuno ai suoi dati, per
consultare la pratica e i relativi documenti.

380 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Quadro "Pratiche Ferme"

Tutti gli altri criteri di selezioni saranno ignorati se si utilizza questo quadro come criterio di
ricerca. La sola indicazione del numero dei giorni attiva questo criterio di selezione. Per
ignorare questo quadro, cancellare il contenuto del campo "Pratiche ferme da".
In questo quadro si può selezionare di ottenere un rapporto relativo alle Pratiche ferme in
quanto non sono state movimentate (ossia senza addebito alcuno ne di spese ne di
prestazioni), ovvero alle Pratiche ferme in quanto non è stata emessa fattura alcuna
riguardante le prestazioni e le spese in essa registrati.

Sezione "Contatti"
Tramite questa sezione si può selezionare uno o più contatti, dall'archivio anagrafico dei
contatti, ed aggiungerli alla lista come criterio di selezione per far si che il rapporto prodotto
includesse le Pratiche relative a tali nominativi.

Nella sezione contatti, si può selezionare uno o più nominativi di "Clienti" per avere un
rapporto relativo alle loro Pratiche. Si può, invece, selezionare uno o più nominativi relativi a
"Corrispondenti" per avere un rapporto relativo alle loro Pratiche.

Nota bene: Se i nominativi selezionati in questa sezione, non sono "Clienti" si


rammenta di indicare ciò dall'elenco "Tipo Parte / Contatto" nella sezione generale
precedentemente discussa.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 381


Sezione "Operatori":

Questo quadro permette di definire ulteriori criteri di selezione; criteri, questa volta, relativi
agli operatori. Nell'esempio raffigurato in alto, è stato richiesto di considerare le Pratiche il cui
revisore è "Andrea".

382 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Quadro Classifiche:

Questo quadro permette di definire ulteriori criteri di selezione; criteri, questa volta, relativi
alle diverse classifiche e tipologie utilizzati in AlexPro:
· Le Classi dei Contatti
· Le categorie dei Contatti
· Le Attività dei Contatti
· Gli Stati delle Pratiche
· I Tipi delle Pratiche, e
· Le Materie attribuite alle Pratiche.
Nell'esempio raffigurato in alto, è stato richiesto di considerare le Pratiche il cui "Tipo" è
"Proprietà Intellettuale" e la cui "Materia" è "Consulenza".
Utilizzare i pulsanti "Includi tutto" e "Escludi tutto" per velocizzare la selezione. Per ogni lista
sono dedicati due pulsanti.

Almeno un elemento deve essere selezionato in ogni lista. La prima riga in ogni lista
indica l'assenza dell'elemento: ad esempio, quando se seleziona "nessuno" nella lista
"Tipo" significa che si vuole includere solo le Pratiche il cui "Tipo" non è ancora
assegnato.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 383


Sezione "Studi / Filiali"

Questa sezione è disponibile solo se le caratteristiche "Multi-Studio" sia attivata in AlexPro, ed


è dedicata alla selezione dello Studio (o la Filiale) al quale appartengono le Pratiche.

Nell'esempio illustrato nella figura precedente, saranno incluse nel rapporto soltanto le
Pratiche di competenza dello Studio "AC" relativi a Clienti "Presentati da" "Alessandro
Alessandri"

Lasciando questa sezione senza parametri, significa includere tutte le Pratiche di tutti gli
Studi.

Sezione "Riferimenti Pratica"


Questa sezione permette di selezionare ulteriori criteri di ricerca inerenti ai riferimenti della
Pratica. La sezione è formata da diversi campi con corrispettivi elenchi per la selezione della
modalità di ricerca e corrispettivi campi di testo per impostare i valori di ricerca.

Nel seguente esempio, verranno aggiunti altri tre criteri di selezione:


1. Le Pratiche il cui "Giudice" non è ancora assegnato (le Pratiche senza dati nel
campo "Giudice")
2. Le Pratiche la cui "Autorità Giudiziale" non contiene la parola "Milano", e
3. Le Pratiche la cui "Posizione" inizia con "A06"

384 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Lo stesso concetto è valido per i seguenti campi:


· Giudice
· Curia
· Posizione
· Oggetto
· Codice

Si può, inoltre, aggiungere ai criteri di selezione altri relativi allo stato di revisione della
pratica (Disponibile solo nella edizione Enterprise) e inerenti il livello della Pratica.
La precedente figura rappresenta un esempio il cui scopo è di selezionare le Pratiche NON
revisionate sin dal 31/12/2005.

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16.3 Stampa Lista Corrente

Obiettivo:
Stampa della lista visualizzata sullo schermo; ad esempio la lista di visualizzazione delle
"Pratiche Aperte", dei "Contatti" o delle "Registrazioni delle prestazioni".

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 385


La lista viene prima proposta in anteprima e poi potrà essere stampata su carta direttamente
dalla finestra di visualizzazione.
· Selezionare il menù a tendina "Stampe",
· Selezionare la voce "Stampa lista corrente",
· Sarà proposto il seguente modulo

· Impostare, se necessario, i margini e l'orientamento del foglio e fare clic sul pulsante "Ok"

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386 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

16.4 Stampa Scheda Corrente

Obiettivo:
Questa voce di menù è disponibile solamente all'apertura di una scheda anagrafica di una
Pratica per ottenere una stampa / anteprima del contenuto della scheda.

Come arrivare:
· Menù Stampe
· Voce "Stampa Scheda Corrente"

Stampa scheda corrente (solo Pratiche)

Esempio:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 387


Anteprima Stampa Scheda Corrente

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16.5 Stampa Prima Nota Cassa

Obiettivo:
La stampa "Prima nota cassa" fornisce un rapporto sulle "Entrate" e "Uscite" di un determinato
conto "Cassa".
Ogni volta che viene inserita una registrazione di "Spese" o "Fondo spese", c'è la possibilità di
assegnare una contropartita di Cassa o di Banca per indicare la fonte o la destinazione della
registrazione.

Vedi anche:
Tabella Casse e Banche
Registrazione delle prestazioni e delle spese

Come arrivare:
· Menù "Stampe"

388 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

· Voce "Prima nota cassa"

Consultazione della prima nota "Cassa"

Come funziona:
· Selezionare "il conto" da consultare dalla lista
· Indicare l'intervallo delle date da consultare
· Fare clic sul pulsante "OK"

Stampa Prima Nota Cassa

Vedi anche:
Tabella Casse e Banche
Registrazione delle Prestazioni

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 389


16.6 Stampa Rapporti

Obiettivo
Per ottenere rapporti gestionali analitici o cumulativi, sia a livello di valutazione del tempo
delle attività, che a livello di valutazione della situazione monetaria delle Pratiche, dei clienti
e/o del fatturato complessivo dello Studio.

Come arrivare:
Per creare rapporti relativi alle movimentazioni finanziarie (spese, onorari, diritti e prestazioni
a tempo), selezionare “Rapporti” dal menù laterale sotto la sezione “Stampe”.

Oppure

· Menù "Stampe"
· Voce "Rapporti"

Menù "Stampa Rapporti"

390 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Come funziona:

Scheda di selezione per la stampa delle "Analisi delle Prestazioni"

Per ottenere un rapporto di "Analisi delle prestazioni e delle spese" occorre


selezionare il tipo di rapporto desiderato, il contenuto del rapporto e la modalità
di presentazione di tale rapporto.

Selezione del "Tipo" del rapporto richiesto


La selezione del "Tipo" dipende dalla finalità per la quale è richiesto il rapporto di analisi. I
vari tipi di rapporto disponibili sono elencati nel quadro "Tipo stampa".

Tipo del rapporto richiesto


· Un rapporto con "Dettaglio" contiene il dettaglio delle registrazioni una ad una,
· Un rapporto del tipo "Totali" o "Riepilogo" contiene somme dei valori secondo il
raggruppamento richiesto,
· Il "Riepilogo delle Attività Giornaliere" è simile ad un foglio presenze che dimostra il giorno
e il numero delle ore addebitate sulle diverse Pratiche, come nella seguente figura:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 391


Riepilogo delle Attività Giornaliere

· Il "Riepilogo delle Attività Settimanale" è uguale al precedente ma con totali settimanali


delle ore addebitate

Riepilogo delle Attività Settimanale

· Il "Riepilogo delle Attività Mensile" è uguale ai precedenti ma con totali mensili delle ore
addebitate

Riepilogo delle Attività Mensile

· Il rapporto chiamato "Costi Vs. Ricavi" è valido per chi utilizza le registrazioni a tempo
come indicatori del costo di gestione delle Pratiche; per maggior dettaglio, vedi:
Registrazione del tempo

392 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Rapporto Costi / Ricavi

Selezione "Periodo":

Il periodo da selezionare per la preparazione del rapporto può essere uno dei seguenti:
1. quello relativo alla data della prestazione. In questo caso il rapporto prenderà in
considerazione le registrazioni che hanno la data di prestazione incluso nell'intervallo
selezionata
2. quello relativo alla data della fattura. In questo caso il rapporto prenderà in
considerazione le registrazioni fatturate durante l'intervallo di date specificato.
3. quello relativo alla data d'incasso. In questo caso il rapporto prenderà in
considerazione le registrazioni fatturate ed incassate nell'intervallo specificato.
Quadro "Raggruppamento"
Raggruppare un rapporto significa presentare i dati del rapporto Classificati e Totalizzati
secondo un determinato criterio; ad esempio: un rapporto raggruppato per "Cliente" presenta
le registrazioni delle prestazioni e delle spese Classificati e Totalizzati Cliente per Cliente.

Quadro Raggruppamento

La figura precedente rappresenta un esempio un rapporto raggruppato e totalizzato per


"Responsabile", "Pratica" e poi "Tipo Voce".

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 393


Esempio Rapporto con Raggruppamento

Criteri di ricerca e di presentazione del rapporto:


Per default, la scheda dei criteri di ricerca è impostata per offrire un Rapporto su tutte le
prestazioni e le registrazioni delle spese non ancora fatturate. L'utente, comunque, può
filtrare (o stringere) tali parametri per ottenere un Rapporto specifico e personalizzato
tramite l'assegnazione di parametri specifici in ogni "Sezione" della scheda.

Di seguito saranno esaminati le sezioni della scheda di ricerca per spiegare l'utilizzo e lo scopo
di ognuna di loro.

394 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Sezione "Generale"

Rapporto: Sezione Generale

Nella sezione "Generale" si possono impostare parametri di ricerca relativi allo stato della
registrazione, alla sua situazione dal punto di vista di incasso, alla sua natura, al suo tipo e,
inoltre, alle informazioni da includere nel Rapporto.
Quadro "Stato"
Tramite tale quadro si possono selezionare le registrazioni "Non fatturati", "Fatturati con
Proforma", "Fatturati con Fatture Definitive" o tutte le registrazioni a prescindere dal loro
stato.

Anche le registrazioni chiamate "non fatturabili", in quanto rappresentano un mero


costo di gestione, potranno essere considerate fatturati o non fatturati, ossia,
associati o meno ad una fattura od ad un periodo già fatturato. Quindi, ad esempio
se possono chiedere un rapporto su tutte le registrazioni dei ricavi (Fatturabili) e
dei costi (non fatturabili) che fanno riferimento ad un periodo fatturato.

Quadro "Incasso"
L'incasso, naturalmente è relativo alla singola fattura e non alla singola registrazione.
Ciononostante, la funzione "Rapporti" di AlexPro permette di individuare, ad esempio tutte le
registrazioni di prestazioni e/o di spese, svolte da uno o più operatori, fatturati ed anche
incassati.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 395


Come si vede dalla figura precedente, il quadro "Incasso" è disabilitato per le
richieste delle prestazioni "Non fatturati".

Quadro "Natura"
La natura di una registrazione la distingue da tre punti di vista:
1. a livello di imponibilità (se o meno soggetta all'IVA)
2. a livello giudiziale
Quadro "Tipo"
Questo quadro è dedicato alla scelta del tipo di prestazione / spese da analizzare. Quindi,
selezionare i tipi da analizzare e deselezionare quelli che ignorare nel percorso di analisi.
Quadro "Includi nel rapporto"
Questo quadro permette di impostare i riferimenti da includere nel rapporto (quindi anche i
riferimenti da escludere).

Quadro "Includi nel Rapporto"

Nell'esempio raffigurato in alto, il risultato della ricerca non apporterà le "Caratteristiche


delle prestazioni"; o meglio: la tipologia della prestazione (Diritti, Onorari, Spese, Tempo,
Acconti, Imponibile, Esente, Fatturato ecc)

Esempio di rapporto che include le "Caratteristiche


delle prestazioni"

396 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Sezione "Contatto"

Rapporti: Sezione Contatto

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su un un numero specifico di


contatti.

Per selezionare i contatti da considerare nelle analisi:


· Digitare una parte del nome del contatto (che può essere un cliente oppure un
corrispondente)

· Fare click sul pulsante "Zoom"


· Selezionare il nominativo desiderato dall'elenco che apparirà successivamente
· E fare click sul pulsante "Aggiungi".
· Il nominativo selezionato verrà aggiunto alla lista sottostante.
· Ripetere tale procedura per tutti i nominativi da includere per le analisi richieste.

Per rimuovere un nominativo dalla lista:


· Selezionare il nominativo nella lista
· Fare click sul pulsante "Rimuovi"

Sezione "Classi e Categorie"

Rapporti: Sezione Classi e Categorie

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su una Classe specifica di
contatti.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 397


Sezione "Operatori"

Rapporti: Sezione Operatori

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su uno o più operatori in qualità
di "Titolare della Pratica" e/o assegnatario della prestazioni.

Sezione "Pratiche"

Rapporti: Sezione Pratiche

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su una o più pratiche.

Attraverso tale quadro, si può selezionare di effettuare le analisi su:


· Le Pratiche "Aperte". In questo caso non saranno considerate le Pratiche "Chiuse"
· Tutte le pratiche, quindi, chiuse e aperte.
· Le Pratiche "Chiuse". In questo caso non saranno considerate le Pratiche "Aperte"

Per determinare un gruppo specifico di pratiche:


· Introdurre il codice nel piccolo campo successivo all'etichetta "Pratica", oppure una parte

dell'oggetto e fare click sul pulsante "Zoom"


· Selezionare la Pratica desiderata dall'elenco che apparirà successivamente
· E fare click sul pulsante "Aggiungi".
· La Pratica selezionata verrà aggiunta alla lista sottostante.
· Ripetere tale procedura per tutte le Pratiche da considerare nelle analisi richieste.

Per rimuovere una Pratica dalla lista:


· Selezionare la Pratica desiderata nella lista

398 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

· Fare click sul pulsante "Rimuovi"

Per determinare un gruppo specifico di pratiche tramite "Tipo" e


"Materia":
Sono, inoltre, disponibili - nella stessa sezione "Pratica" - altre due sotto sezioni per la
selezione di un gruppo omogeneo di Pratiche che condividono la stessa "Materia" e/o lo stesso
"Tipo".

Sezione "Voci e Tariffa"

Rapporti: Sezione Voci Tariffa

Sezione "Referenze"

Rapporti: Sezione Referenze

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 399


Sezione "Avanzata"

Rapporti: Sezione Avanzata

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16.7 Stampa Ricavi

Come arrivare:
Dal menù laterale “Stampe”, selezionare la voce "Ricavi".

Obiettivo:
Tale fase è dedicata alla stampa di un registro di tutti i documenti emessi dallo Studio,
quindi include: le fatture emesse, le Parcelle Proforma e le Note di Credito.

400 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Struttura della scheda di selezione:

La scheda utilizzata per avviare la stampa è suddivisa in 5 sezioni:


1. Generale: per l’introduzione dei parametri generali di selezione;
2. Materie e Tipi: per la selezione delle materie e dei tipi delle pratiche per le quali si desidera
stampare l’elenco delle parcelle;
3. Classi e Categorie: per la selezione delle classi e delle categorie dei clienti per i quali si
desidera stampare l’elenco delle parcelle;
4. Cliente: per selezionare il cliente / i clienti per il quale si desidera stampare l’elenco delle
parcelle;
5. Referenze: (Disponibile solo nella Edizione Enterprise) per la selezione delle classi dei clienti
per i quali si desidera stampare l’elenco delle parcelle;

Per visualizzare un’anteprima di stampa, selezionare il tipo di stampa desiderato,


compilare i campi e le sezioni di selezione e fare clic sul pulsante <Anteprima>.
Dalla finestra che segue, si potrà effettuare la stampa od esportare i risultati in
altri formati.

Sezione Generale

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 401


Quadro di scelta del formato di stampa:
Attraverso questo quadro, sarà possibile determinare il tipo di stampa ed il modo di
raggruppamento (totalizzazione).

I tipi o i formati di stampa disponibili sono:

· Elenco Parcelle: per la stampa di un elenco dettagliato delle parcelle;


· Totali Parcelle: per la stampa di un rapporto cumulativo delle parcelle con solo totali per
mese, per cliente, per materie ecc;
· Attività per Responsabili: per la stampa di un rapporto analitico, fattura per fattura, con
indicazione delle quote di partecipazione di ogni professionista nella generazione del relativo
reddito;
· Attività su Excel: come il precedente, ma in formato compatibile Microsoft Excel;
· Per Riferimento: per la stampa di un rapporto cumulativo delle fatture, con totalizzazione
per referente (Corrispondente);
· Comparativo Annuale: per la stampa di un resoconto del fatturato, con raffronto tra due
anni;
· Quote per Responsabil: per la stampa di un resoconto delle quote distribuite sui vari
professionisti;
· Quote per Parcella: per la stampa di un resoconto delle quote distribuite per ogni fattura;
Raggruppamento / Totalizzazione
I vari modi di raggruppamento, o totalizzazione, disponibili per la stampa sono:
· Raggruppamento per Numero documento: per stampare un elenco dei documenti emessi, in
ordine cronologico, secondo il numero del documento;
· Raggruppamento per Cliente: per stampare un elenco dei documenti emessi dettagliato o
cumulativo, con un raggruppamento e sotto-totali per ogni cliente;
· Raggruppamento per Titolare: per stampare un elenco dei documenti emessi, con
raggruppamento e sotto-totali per ogni titolare di fattura (normalmente è il titolare della
pratica, se non viene cambiato al momento dell’emissione della fattura);

402 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

· Raggruppamento secondo le varie materie delle pratiche: per stampare un elenco dei
documenti emessi, con raggruppamento e sotto-totali per ogni materia relativa alle pratiche
fatturate;
· Raggruppamento per Corrispondente: per stampare un elenco dei documenti emessi, con
raggruppamento e sotto-totali per ogni corrispondente coinvolto nelle pratiche fatturate;
· Raggruppamento per classe cliente: per stampare un elenco dei documenti emessi, con
raggruppamento per ogni classe relativa ai clienti fatturati.

Opzione di stampa salto pagina:


Attivare questa opzione con un clic del mouse, per ottenere un resoconto con un’interruzione
di pagina dopo ogni sotto-totale. Se, ad esempio, viene scelto di stampare il formato “Elenco
Parcelle” con raggruppamento e sotto-totali “per cliente”, tale opzione permette di stampare
iniziando una nuova pagina per ogni cliente.
Il quadro “Periodo”:

Questo quadro permette di selezionare l’intervallo di date di emissione o di incasso delle


fatture. Se viene selezionato il “periodo di emissione”, saranno stampate tutte le fatture, le
proforma e le note di credito emesse nell’intervallo delle date selezionato; se, invece, viene
selezionato il “periodo incasso”, saranno stampati i documenti incassati durante tale
intervallo, anche se la data di emissione non è inclusa in tale intervallo.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 403


Il quadro “Numero documento”:

Questo quadro permette di stampare solo una fila di documenti, compresi tra il numero iniziale
e il numero finale. L’uso di questo quadro è consigliato solo per il formato “Elenco Parcelle” o
“Quote per Parcelle”, con la selezione della data di emissione e non la data di incasso nel
quadro precedente.

Il quadro “Oggetto Parcella”

404 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Utilizzare questo quadro solo per filtrare l’elenco da stampare, onde estrarre solo i documenti
emessi che contengono, nel loro oggetto, le parole dichiarate nel campo “Oggetto Parcella”. È
consigliabile utilizzare questo quadro nei casi di ricerca di fatture per le quali si ignora tutto,
fuorché una parte del loro oggetto.
Quadro “Titolare / Chiave”:

Questo quadro è dedicato alla selezione di un titolare di parcelle, di una parola chiave e/o
della sezione, relativi alla stampa richiesta. La selezione di un titolare, fa sì che l’elenco
stampato includa solo i documenti in cui il nome selezionato risulta in qualità di titolare del
documento (per dettaglio, vedi Capitolo 16 (La Parcellazione) pagina 89).

La chiave è quella inserita al momento della stampa del documento. Si può selezionarne una
dall’elenco, per limitare la stampa a tutti i documenti che comprendono tale chiave (per
dettaglio sulla gestione della chiave in fatturazione, vedi Capitolo 16 -La Parcellazione- pagina
89).

La sezione è intesa come reparto indipendente o filiale che emette fatture con numerazione
autonoma. Solo nel caso in cui è stata abilitata la gestione delle sezioni (vedi menù strumenti,
gestione utenti), l’utente potrà selezionare la sezione di fatturazione.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 405


Quadri “Stato”, “Tipo” e “Incasso” :

Questi tre quadri consentono l'uso di ulteriori filtri: per stampare tutte le parcelle, solo quelle
incassate o solo quelle non incassate, attivando i rispettivi pulsanti nel quadro “Stato”.

Si può, inoltre, stampare l’elenco che contiene solo le fatture definitive, solo le proforma, solo
le note di credito, tutti e tre i tipi o una combinazione fra di loro, attraverso l’attivazione o la
disattivazione dei pulsanti di scelta presenti nel quadro “Tipo”.

Nel quadro “Incasso”, in combinazione con il quadro “Stato”, si può scegliere di stampare i
documenti incassati per cassa, con la prima banca “Banca (1)”, e/o con la seconda banca
“Banca (2)”. Queste scelte avranno effetto se la selezione attiva riguarda le fatture incassate.

Tale quadro, è utile per verifiche contabili e conciliazioni / quadrature di estratti conto
bancari.

406 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Il Quadro “Ritenuta d’acconto”

Il quadro “Ritenuta d’acconto”, abilita l’estrazione dei documenti emessi, soggetti e/o non
soggetti alla ritenuta d’acconto ed i documenti per i quali è stata ricevuta la certificazione dal
cliente. È una stampa scopo contabile o di verifica.

L’opzione “Stampa su file”:


L’attivazione di questa opzione fa sì che il pulsante <Anteprima> diventi <Stampa>.
Cliccando sul pulsante <Stampa>, verrà attivata una finestra per determinare il formato e la
destinazione del file, come dalla figura seguente.

Selezionare il formato del file da stampare e la destinazione, poi fare clic sul pulsante <OK>
per eseguire, oppure sul pulsante <Annulla> per abbandonare l’operazione.

I formati disponibili sono:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 407


Formato Descrizione
Per esportare i dati stampati su un file in formato
Acrobat Format (PDF)
Adobe Acrobat PDF.
Utilizzare solo se richiesto dai tecnici dell’assistenza
Crystal Reports (RPT)
tecnica.
Per esportare i dati stampati in una pagina web
HTML 3.2
semplice.
Per esportare i dati Stampati in una pagina web
HTML 4.0
avanzata.
Per esportare i dati stampati in una cartella Excel,
MS Excel 97-2000
compatibile con le versioni 97, 2000, Xp e 2003.
Per l’esportazione dei soli dati stampati, senza il
MS Excel 97-2000 (Data only)
layout di stampa, in una cartella di lavoro Excel.
Per esportare i dati richiesti, insieme al layout di
MS Word stampa, in un file formato Microsoft Word (qualsiasi
versione).
Per esportare i dati richiesti, insieme al layout di
stampa, in un file formato WordPad, Microsoft Word
Rich Text Format
(qualsiasi versione) o qualsiasi software che lo
richiede.
Per esportare i dati richiesti in un File di testo con
spazio divisore tra un dato e l'altro. Questo formato è
Tab-separated text utilizzato normalmente per interscambio di dati fra
due programmi diversi. Questo formato è anche
importabile da Microsoft Excel.
Per esportare i dati richiesti in un file di testo
Text leggibile dal programma “Blocco Notes” di Windows e
da qualsiasi programma di elaborazione testi.
Per esportare i dati richiesti in formato XML
(Extended Markup Language). Solo per utenti esperti
XML
che hanno l’intenzione di apportare ulteriore sviluppo
ai dati ottenuti.

Sezione Materie:
La compilazione di questa sezione è facoltativa; in assenza di specifiche la stampa
comprenderà tutti i documenti emessi. Per stampare l’elenco dei documenti emessi,
relativamente a materie specifiche, selezionare le materie desiderate dall’elenco, "spuntando"
la casella corrispondente.

Sezione Tipo Pratiche

408 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

La compilazione di questa sezione è facoltativa; in assenza di specifiche la stampa


comprenderà tutti i documenti emessi. Per stampare l’elenco dei documenti emessi
relativamente a tipi specifici, selezionare i tipi desiderati dall’elenco, "spuntando" la
casella corrispondente.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 409


Sezione Cliente:

Compilare questo quadro, solo se si desidera stampare l’elenco dei documenti emessi relativi
ad un solo cliente. Introdurre, quindi, il nome del cliente o una parte di esso, fare clic sul
pulsante <zoom> e selezionare il cliente dall’elenco. Per stampare l’elenco dei documenti
emessi per un gruppo di clienti compilare, invece, i quadri “Classe” o “Categoria”.

Sezione "Classi e Categorie":


Questo quadro elenca tutte le classi utilizzate per classificare i clienti. Selezionare o
deselezionare le classi da includere o da escludere dalla stampa. Anche questo quadro è
facoltativo e, per default, tutte le classi sono incluse.

Dopo aver compilato i campi interessati dalle varie sezioni, fare clic sul pulsante <Anteprima>.
Dalla finestra dell’anteprima, si può stampare o esportare i dati su file, nei formati
precedentemente descritti.

Alcuni esempi di stampa:


Descrizione Formato e miniatura dell’anteprima di stampa
Formato Elenco
Parcelle
Raggruppamento per
numero

Questo stile di
stampa, si presenta in
3 gruppi:
1. Note di Credito
2. Fatture

410 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

3. Proforma
Sotto ogni gruppo è
presente un elenco
dei documenti
emessi, in ordine
cronologico, secondo
il numero del
documento.
Totali e sotto-totali:
· Sotto-totale
mensile nell’ambito
del gruppo
· Sotto-totale per
ogni gruppo (note
credito, fatture e
proforma)
· Totale generale
· Totale generale
dell’incasso
· Totale dei
documenti ancora
da incassare
Percentuali:
Sono presenti le
percentuali del
fatturato mensile per
ogni sotto-totale
mensile.
Grafica:
Essendo un elenco
cronologico, questo
stile di stampa non
presenta nessuna
rappresentazione
grafica.

Formato Totali
Parcelle
Raggruppamento per
numero

Come sopra, ma
senza dettaglio.
Questa stampa
presenta il totale del
fatturato mese per
mese

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 411


Formato Elenco
Parcelle
Raggruppamento per
cliente
Questo stile di
stampa si presenta
con una sezione per
ogni cliente, in ordine
alfabetico. Ogni
sezione contiene tutti
i documenti emessi al
cliente, in ordine
cronologico di
emissione.
Totali e sotto-totali:
· Sotto-totale per
ogni cliente
· Sotto-totale
mensile per ogni
cliente
· Totale generale
· Totale generale
dell’incasso
· Totale dei
documenti ancora
da incassare
Percentuali:
Sono presenti le
percentuali del
fatturato mensile per
ogni cliente.
Grafica:
Alla fine della
rapporto, viene
stampata una
rappresentazione
grafica dei top 10
clienti in ordine di
fatturato.

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412 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

16.8 Analisi Clienti

Come arrivare
Dal menù laterale “Stampe”, selezionare l’icona “Analisi clienti”.

Obiettivo
Stampa dettagliata della situazione del Cliente da tutti i punti di vista

Per preparare un rapporto di “Analisi Cliente”, sarà richiesta la compilazione del seguente
modulo:

Il campo “Cliente”:

· Selezionare una parte della denominazione del e fare clic sul pulsante “Zoom” ,
selezionare il nominativo e fare clic su "Seleziona".
· Fare clic sul pulsante <Aggiungi> per aggiungere il nominativo selezionato alla lista in basso.
· Ripetere la stessa procedura per tutti i nominativi per i quali è richiesto il rapporto
analitico.

Il campo “Classe”:
In alternativa, dopo aver abilitato l'opzione Classe, quindi sul vicino campo vuoto, selezionare

una “Classe di Clienti” dall’elenco che appare cliccando sul pulsante “Zoom” .

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 413


E’ possibile selezionare, o meno, le opzioni "ignora pratiche chiuse" e "Dettaglio parcelle", per
scegliere rispettivamente di:
1. Ignorare le Pratiche chiuse, quindi eseguire le analisi solo sulle pratiche aperte;
2. Apportare il dettaglio di tutte le Fatture emesse al Cliente. Se tale opzione è stata attivata,
saranno inclusi nel rapporto i dettagli relativi alle Fatture, alle Parcelle proforma e alle Note
di Credito.

Dopo aver compilato i campi appropriati della Scheda “Analisi Clienti”, fare clic sul pulsante “
Anteprima” per visualizzare l’anteprima di stampa del rapporto richiesto.

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414 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

16.9 Stampa Anagrafe Contatti

Come Arrivare
Selezionare dal menù Stampe la voce Contatti.

Per effettuare la stampa delle schede anagrafiche dei Contatti, all’utente sarà
richiesto di compilare il modulo di selezione illustrato nella seguente figura:

Quadro "Filtro di selezione"


· Dalla colonna "Campo" selezionare il campo sul quale sarà effettuata la ricerca, nella
precedente figura è stato selezionato il campo "Classe"
· Selezionare dalla colonna "Operatore", il modo di confronto da eseguire per la ricerca; ad
esempio "Uguale", "Non uguale" o "Contiene"
· Introdurre nella colonna "Valore di confronto", la parola o la frase che sarà utilizzata per la
ricerca.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 415


Nella figura precedente, la stampa dell'elenco dei contatti conterrà solo i nominativi che sono
classificati, come appartenenti alla classe "AlexPro", e il cui campo "Categoria" contiene la
parola "PROF"

L'Elenco "Raggruppa per"


La stampa può essere fatta in gruppi (blocchi), secondo uno dei seguenti criteri:
· Raggruppamento per Città; le schede anagrafiche saranno esposte nella stampa raggruppate
secondo la città e il loro indirizzo; quindi Contatti di Ancona, Contatti di Bari, Contatti di
Como ecc. All’interno di ogni gruppo, le schede anagrafiche, saranno ordinate
alfabeticamente secondo la loro denominazione.
· Raggruppamento per Provincia; come sopra, ma secondo la Provincia.
· Raggruppamento per Classe; come sopra, ma secondo il campo “Classe”, presente nella
scheda anagrafica del Contatto.
· Raggruppamento per Categoria; come sopra, ma secondo il campo “Categoria”, presente
nella scheda anagrafica del Contatto.
· Raggruppamento per Attività; come sopra, ma secondo il campo “Attività”, presente nella
scheda anagrafica del Contatto.

E’ possibile personalizzare la stampa, selezionando le caselle:


· Dettagliata; per includere nella stampa tutti i dati inseriti nella scheda anagrafica.
· Salto pagina dopo ogni gruppo.
· Stampa Note, per stampare o meno le annotazioni relativi ad ogni scheda anagrafica.
· Selezionare "Speed list per il centralino" per caricare i nominativi selezionati in una lista
(Speed Dial-List) da trasmettere al centralino telefonico. Consultare la documentazione
tecnica del centralino telefonico in dotazione per conoscere il formato richiesto e la
compatibilità con il formato prodotto da AlexPro.

L'elenco "Solo i contatti identificati da"


Questo elenco contiene tutti i nominativi registrati nell'anagrafica degli Operatori.
Selezionando un determinato nominativo da tale elenco, la stampa dei contatti sarà limitata
solo ai contatti che risultano "Identificati" dalla persona selezionata.

Nota Bene: L'identificazione dei contatti è necessari per le norme di antiriciclaggio.


Per maggior dettaglio, vedi: "Sezione Altri dati" nella scheda anagrafica del Contatto
.

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416 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

16.10 Stampa Voci della Tariffa

Come arrivare
Per la stampa dell’anagrafe voci. selezionare dal menù (o dalla barra laterale) Stampe la voce
Voci.

Compilare il modulo per effettuare la selezione delle voci da stampare.

Dopo aver compilato tutti i campi interessati, fare clic sul pulsante Anteprima.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 417


16.11 Stampa Tabelle

Come Arrivare:
Dal menù "Stampe" di AlexPro, selezionare "Liste Tabelle".

Obiettivo:
Stampa delle seguenti liste:
· Responsabili;
· Livelli;
· Articoli di esenzione dell'IVA;
· Materie;
· Tipi delle pratiche;
· Tabella stato dell'agenda;
· Tabella gruppi dei responsabili;
· Tabella delle lingue;
· Le procedure dell'agenda.

Selezionare la tabella interessata e fare clic sul pulsante Anteprima.

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16.12 Stampa Solleciti

Obiettivo
L'obiettivo della presente fase è quello di ottenere una serie di lettere di sollecito di
pagamenti relative alle Fatture e alle Proforma ancora non incassate o un rapporto
complessivo degli insoluti.

418 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Come arrivare:
Dal menù Laterale "Stampe" e poi clic sulla icona "Solleciti", oppure dal menù a tendina
"Stampe" e poi clic sulla voce "Solleciti di pagamento".

Menù Stampe

Come funziona:
1. Preparazione delle lettere di sollecito:

Impostazione dei criteri di stampa dei Solleciti

· Selezionare, dal quadro "Formato Stampa", la voce "Solleciti per documenti scaduti"
· Selezionare lo "Studio o la Filiale", se ce

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 419


· Attivare la casella "Visualizza Numero di Telefax" per ottenere anche i numeri dei fax nelle
lettere di sollecito,
· Impostare il periodo secondo una delle seguenti alternative:
· Selezionare l'opzione "Data scadenza fino a:" per includere le fatture e le proforma
che hanno una data di scadenza NON inferiore alla data selezionata,
· Oppure, selezionare l'opzione "Documenti dal:" per indicare un intervallo di tempo
compreso tra le due date ("dal" e "al"). Per includere tutti i documenti a partire dalla
prima fattura emessa, togliere la spunta dal campo data iniziale,
· Oppure, selezionare l'opzione "Scaduti da oltre n giorni" (ad esempio: scaduti da oltre
30 giorni), indicando il numero dei giorni nel campo successivo alla opzione
selezionata.
· Per limitare la preparazione ad uno o più clienti in particolare:
· Fare clic sulla sezione "Clienti" e aggiungere i clienti desiderati,
· E/O, fare clic sulla sezione "Classi" e selezionare le Classi dei Clienti da sollecitare,
· E/O, fare clic sulla sezione "Categorie" e selezionare le Categorie dei Clienti da
sollecitare.
· Dal quadro "Tipo documenti", selezionare, se necessario, la tipologia dei documenti da
sollecitare (Fatture Definitive, Proforma e/o Note Credito)
· Fare clic sul pulsante "Anteprima" per visualizzare in anteprima le lettere di sollecito
preparate secondo i criteri impostati.

Nota Bene: è necessario impostare il testo iniziale ed il testo finale che saranno
utilizzati nella preparazione della lettera di sollecito prima di iniziare. Vedi:
Impostazione dei Solleciti

Facsimile di un sollecito di pagamento

2. Stampa rapporto degli importi insoluti

420 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Stampe e Consultazioni

Impostazione dei criteri di consultazione della situazione degli


insoluti

· Selezionare, dal quadro "Formato Stampa", la voce "Elenco documenti scaduti"


· A differenza della "Preparazione delle Lettere di Sollecito", attraverso questa fase sarà
visualizzato un elenco dei documenti insoluti (Fatture e Proforma al netto delle Note di
Credito) che potranno essere raggruppati e sotto-classificati, secondo uno dei seguenti
metodi:
· Raggruppamento per Cliente (per avere le fatture scadute raggruppate per Cliente)
· Raggruppamento per Titolare (per avere le fatture scadute raggruppate per Titolare
della Fattura)

· Raggruppamento per età del credito (per avere le fatture scadute raggruppate per
età di scadenza; ad esempio: oltre 6 mesi, oltre 3 mesi ecc.)

Vedi anche:
Opzioni Solleciti
Impostazione Fattura e Dati Studio

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 421


422 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi
Capitolo

XVII
Strumenti e Impostazioni
17 Strumenti e Impostazioni

Indice della Sezione


Strumenti e Impostazioni
Calcola Acconto
Allineamento Agenda con Outlook
Calcolatore Termini
Opzioni Controllo Ortografico
Archivio Unico Informatico
Amministrazione AlexPro
Impostazione dei Solleciti
Impostazione del Calendario
Manutenzione e Utilità
Apri e Esegui Script
Operazioni sulle registrazioni
Verifica Agenda
Cancellazione Scadenze
Cancellazione Contatti Duplicati
Azzera file temporaneo
Trasferimento in Contabilità
Definitzione Conti e Causali
Trasferimento In Contabilità
Importazione ed Esportazione Dati
Importazione Contatti da Outlook
Importazione Dati da Altre Fonti
Importazione Dati da Il Sole 24 Ore
Importazione Dati da Quick Organizer
Aggiunta Tabella Tariffa Professionale
Importa Dati da DB AlexPro
Esportazione Dati
Gestione Utenti e Aree di Lavoro
Gestione Utenti
Gestione Filiali / Studi Multipli
Dati Studio ed Impostazione Fattura
Personalizzazione della Fattura
Impostazione per altre Lingue
Impostazione Dati dello Studio
Impostazione del Logo
Opzioni Comuni
Opzioni per Outlook, Palmari e Exchange
Tipi e Colori di Font
Numerazione Pratiche
Impostazioni delle Cartelle
Definizione Ruoli delle Parti
Opzioni Autocomposizioni

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424 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Strumenti e Impostazioni

17.1 Calcola Acconto

Obiettivo
Questo strumento è dedicato alla composizione degli elementi da fatturare per la somma netta
ricevuta (o da ricevere) dal Cliente a titolo di Acconto. Lo strumento calcolerà l'importo
imponibile da fatturare in modo che, insieme alle anticipazioni già effettuate e ai vari
percentuali di IVA e Ritenta di Acconto ecc, l'importo netto risulti uguale a quello indicato
dall'utente.

Come Arrivare:
Dal menù "Strumenti" seelzionare "Calcola Acconto"

È consigliabile attivare questa voce di menù dopo aver aperto la scheda anagrafica
della Pratica interessata.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 425


Indicare la Pratica per la quale si vuole calcolare gli elementi dell'acconto e premere il tasto
<Invio> dalla tastiera
· Se esistono anticipazioni, lo strumento proporrà la somma totale delle spese esenti
nell'apposito campo (come nell'esempio € 3.560,00). Lo strumento inoltre proporrà un
importo nella casella "Importo Ricevuto".
· Indicare la somma netta ricevuta o da ricevere come acconto nella casella "Importo
Ricevuto"
· Cambiare se necessario i parametri relativi alla percentuale di previdenza ad esempio.
· Fare clic su "Calcola"
· L'importo imponibile da fatturare sarà proposta nel campo "Acconto Imponibile da fatturare",
in questo esempio € 2.382,52.
· Aggiungere le descrizioni che dovranno essere apportate nella fattura o la proforma
· Fare clic su "Registra".
· Una registrazione sarà effettuata automaticamente da AlexPro e sarà proposta subito la
scheda di preparazione della stampa della fattura o la proforma.
· Procedere per la stampa come meglio dettagliato in "Preparazione Stampa Fatture"

Nota Bene: Questo strumento utilizza una Voce di Tariffa di tipo "Acconto
Imponibile". Una voce di tariffa di questo tipo è fornita nelle tabelle di base di
AlexPro. Se per qualsiasi motivi, tale voce non si trovi, si deve prima inserire una
nuova voce simile prima di utilizzare questo strumento di calcolo.

Vedi anche:
· Preparazione Stampa Fatture
· Lavorare con le Tariffe
· Le Tipologie delle Voci di Tariffa

426 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Strumenti e Impostazioni

· Personalizzazione della Fattura

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17.2 Allineamento Agenda con Outlook

Obiettivo:
L'obiettivo di questa operazione è importare appuntamenti ed attività registrate in Outlook
nell'Agenda di AlexPro.
Gli elementi che saranno importati potranno essere:
· Appuntamenti o Attività inseriti direttamente dall'utente stesso in Outlook o nel suo Palmare
sincronizzato a sua volta con Outlook,
· Appuntamenti o Attività trasferiti dall'Agenda di AlexPro ad Outlook e al Palmare
sincronizzato con Outlook

Come arrivare:
· Clic su Menù Strumenti
· Selezionare "Sincronia Agenda con Outlook"

Come Funziona:
Il primo utilizzo di questa fase:
Al primo utilizzo di questa fase, AlexPro chiederà l'impostazione dei parametri necessari per il
corretto trasferimento dei dati da Outlook all'Agenda di AlexPro, quindi la finestra di gestione
che sarà attivata, presenterà i seguenti campi da compilare:

Indicare, quindi, le due procedure da utilizzare per registrare gli elementi importati da
Outlook:
· Nel primo campo, si deve indicare una procedura già presente nell'anagrafica delle Procedure di
Agenda che abbia il contrassegno "Udienza" . (vedi "Lavorare con le Procedure")

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 427


· Nel secondo campo, si deve indicare una procedura già presente nell'anagrafica delle Procedure di
Agenda che NON abbia il contrassegno "Udienza" . (vedi "Lavorare con le Procedure")
· Fare clic sul pulsante "Applica" per memorizzare l'impostazione

AlexPro utilizzerà la prima Procedure per registrare le scadenze provenienti dal Calendario degli
Appuntamenti di Outlook. Utilizzerà, invece, la seconda Procedura per registrare le scadenze
provenienti dall'elenco delle Attività di Outlook.

Outlook 2003

Come allineare (sincronizzare) l'Agenda tra Outlook e AlexPro


· Assicurarsi di aver correttamente impostato i parametri richiesti nella sezione
"Impostazione"; vedi spiegazione precedente.
· Assicurarsi di avere Outlook attivo prima di iniziare,
· Fare clic sul pulsante "Connetti a Outlook" per dare la possibilità ad AlexPro di leggere il
calendario e le attività registrate in Outlook,
· Consentire l'accesso di AlexPro ad Outlook se tale consenso Vi sarà chiesto da Outlook, vedi
figura seguente.

428 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Strumenti e Impostazioni

· Attendere la lettura dei dati. La fine della lettura sarà segnalata da AlexPro tramite
l'attivazione del pulsante "Aggiorna AlexPro".

· AlexPro importa tutti gli elementi presenti in Outlook che abbiano una data di scadenza
uguale o maggiore dell'ultima data di allineamenti dati. L'ultima data di allineamento dati è
registrato nel file di impostazione delle configurazioni di AlexPro "ALEXQL.INI", nella sezione
chiamata "[Outlook]"

Esempio: LastSync=07/05/2007

Questo esempio significa che l'ultima data di allineamento tra AlexPro e Outlook è stata il 7
maggio 2007. Questo parametro può essere modificato manualmente, se necessario, per
eventuali esigenze.

· Intervenire manualmente sugli elementi presentati nella nel "Riepilogo delle scadenze
estratte da Outlook" per impostare l'azione da applicare:
· per ignorare l'elemento,
· per considerarlo "già effettuato" o meno, e/o
· per associare l'elemento alla rispettiva Pratica.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 429


· Per ignorare, o impedire, l'importazione di uno degli elementi presentati nell'elenco, fare clic sulla
casella presente nella colonna "Ignora"

· Per indicare la Pratica relativa alla scadenza presente nella lista, di solito indicata con il punto
interrogativo, posizionarsi nella rispettiva cella, indicare una parte dell'oggetto o del codice della
Pratica richiesta e premere il tasto F4 dalla tastiera.

· Per cambiare la "natura" della scadenza da Udienza a Adempimento o viceversa, spuntare o meno la
casella presente nella colonna Udienza
· Per indicare che l'attività presente nella lista come attività già svolta spuntare la rispettiva casella
presente nella colonna "Fatto"

· La presenza di un numero nella colonna "Rif. AlexPro", cioè "Riferimento della rispettiva registrazione
in AlexPro", indica che la scadenza è stata principalmente originata da AlexPro stesso. L'assenza di tale
riferimento, invece, indica il contrario; cioè, che la scadenza è stata generata da Outlook o dal Palmare
sincronizzato con Outlook. Per tutte le righe che non hanno un numero di riferimento nella colonna
"Rif. AlexPro", sarà sempre necessario indicare la relativa Pratica nella colonna "N°. Pratica".
· Per effettuare l'allineamento, fare clic sul pulsante "Aggiorna AlexPro".

In caso di segnalazione di un errore:


In rari casi, si possono trovare elementi registrati in Outlook con una data di scadenza
precedente al 01/01/1980. Un errore del sistema sarà generato per incompatibilità del formato
della data in tal caso, in particolare al primo allineamento tra Outlook e AlexPro.

Per superare tale inconveniente, modificare la sezione [Outlook] nel file di impostazione delle
configurazioni "ALEXQL.INI" presente nella seguente cartella:
cartella personale: "C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni locali\Dati
applicazioni\AlexPro\" (dove nomeutente indica la cartella personale dell'utente) (Windows
200/2003/XP)

Nota Bene: Il percorso delle cartelle personali in Windows Vista è


il seguente: "C:\Users\nomeutente\AppData\Local\AlexPro\"

Esempio: LastSync=01/01/1980

Vedi anche:
· Impostazione della Procedura di Agenda per la registrazione in Outlook nel capitolo "Lavorare
con le Procedure"
· Opzione "Registra in Outlook" durante l'inserimento delle scadenze nell'Agenda nel capitolo "
Lavorare con l'Agenda"
· File Impostazioni di Configurazione

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430 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Strumenti e Impostazioni

17.3 Calcolatore Termini

Vedi: Calcolare la Data

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 431


Capitolo

XVIII
Amministrazione AlexPro
Amministrazione AlexPro

18 Amministrazione AlexPro

Indice della sezione

Impostazione dei Solleciti


Impostazione del Calendario
Manutenzione e Utilità
Apri e Esegui Script
Operazioni sulle registrazioni
Verifica Agenda
Cancellazione Scadenze
Cancellazione Contatti Duplicati
Azzera file temporaneo
Trasferimento in Contabilità
Definitzione Conti e Causali
Trasferimento In Contabilità
Importazione ed Esportazione Dati
Importazione Contatti da Outlook
Importazione Dati da Altre Fonti
Aggiunta Tabella Tariffa Professionale
Importa Dati da DB AlexPro
Esportazione Dati
Gestione Utenti e Aree di Lavoro
Gestione Utenti
Gestione Filiali / Studi Multipli
Dati Studio ed Impostazione Fattura
Personalizzazione della Fattura
Impostazione per altre Lingue
Impostazione Dati dello Studio
Impostazione del Logo
Opzioni Comuni
Opzioni per Outlook, Palmari e Exchange
Tipi e Colori di Font
Numerazione Pratiche
Impostazioni delle Cartelle
Definizione Ruoli delle Parti
Opzioni Autocomposizioni

18.1 Impostazione dei Solleciti

Come arrivare
Dal menù strumenti di AlexPro, selezionare la voce “Amministrazione AlexPro”. Dopo aver
effettuato l’accesso alla procedura di amministrazione, selezionare “Opzioni solleciti”.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 433


Il campo “Lingua”:
I documenti contabili (fatture ecc.) ed i solleciti di pagamento saranno stampati utilizzando la
lingua originaria del destinatario, impostata nella sua scheda anagrafica (Vedi Anagrafe
Contatti).
· Selezionare la lingua per la quale si vuole effettuare le impostazione
· Introdurre o modificare in ogni campo il testo corrispondente all'interpretazione di ogni
etichetta nella lingua selezionata
· Impostare, anche il testo iniziale e quello finale
Il campo “Nr. giorni di scadenza predefinito”:
Rappresenta il numero dei giorni di scadenza predefinito per il pagamento delle Parcelle.
Introducendo, ad esempio il numero (30) in questo campo, AlexPro, automaticamente,
suggerirà - al momento della fatturazione - una data di scadenza per il pagamento di 30 giorni
dalla data di emissione della fattura.

Nota Bene: Lasciando vuoto uno dei campi (Scaduto da, Oltre 30,60,90) AlexPro
ignorerà il rispettivo valore al momento della stampa del sollecito o l'elenco dei
documenti scaduti.

Sezione Titoli stampa


Permette di impostare i titoli che formano le varie parti del sollecito da stampare.

434 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Sezione Testo iniziale


Permette di impostare un testo iniziale del sollecito da stampare.
Per inserire il testo, secondo una lingua diversa dalla lingua Italiana:
· selezionare la lingua dalla lista "lingua", in alto;
· Introdurre il testo adatto per l'apertura della lettera di sollecito;
· fare clic sul pulsante <Ok> per memorizzare i dati introdotti.

Sezione Testo finale


Permette di impostare un testo finale del sollecito da stampare.
Osservazioni:
· La barra di formattazione del testo, è disponibile durante l'impostazione del testo iniziale e
finale.
· È possibile creare il testo con un programma di elaborazione testi, poi copiarlo ed incollarlo
nel testo iniziale e/o finale.

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 435


18.2 Impostazione del Calendario

Come Impostare le Festività e Personalizzare il Calendario

Obiettivo
Per poter applicare i parametri impostati nelle schede anagrafiche dell procedure, si deve
impostare i giorni non lavorativi tramite questa fase del programma.

Come Arrivare
Dal menù “Strumenti”, selezionare “Amministrazione di AlexPro” e poi “Impostazione Festività
..”

Questa fase è accessibile solo da utenti "Amministratori". Per maggior dettaglio sui
diritti di gestione vedi: "Gestione Utenti"

Sarà possibile impostare i giorni e la date non lavorative, utilizzando il modulo illustrato nella
seguente figura:

436 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Il quadro Festività Settimanale


Attraverso questo quadro, sarà possibile determinare i giorni non lavorativi della settimana; ad
esempio, "Sabato” e “Domenica”, come nell’esempio illustrato precedentemente.
Il quadro Festività Ricorrenti
Le festività ricorrenti fanno riferimento alle date (giorno e mese) non lavorative di ogni anno.
Il quadro Calendario
Dal quadro “Calendario”, si possono selezionare date specifiche, relative alla regione, al
comune o alla pianificazione personale dello Studio; ad esempio, i giorni non lavorativi nel
mese di agosto.
Dopo aver apportato le modifiche alle impostazioni del calendario di festività, fare clic sul
pulsante <OK> per memorizzare, oppure su <Annulla> per abbandonare il modulo senza
apportare modifiche.

I giorni di sospensione feriale sono già impostati internamente nel programma: dal 01/08 al
15/09

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 437


18.3 Gestione Licenze
Ogni postazione di lavoro (computer) sul quale si deve lavorare con AlexPro deve avere una
licenza d'uso ottenibile tramite chiave di attivazione. La chiave di attivazione è un file che
contiene una serie di numeri e informazioni necessari per l'attivazione.

Al primo avvio, AlexPro chiederà l'attivazione come meglio specificato nel capitolo "
Installazione".

Come Arrivare:
· Menù Strumenti da AlexPro
· Amministrazione AlexPro
· Gestione Licenze

Amministrazione AlexPro con indicazione della voce "Gestione


Licenze"

438 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Come Funziona:

Gestione Licenze

Per conoscere i prodotti attivati:


· dall'elenco in alto selezionare il nome del PC
· nell'elenco sottostante saranno elencate le licenze attivate

Per cancellare una licenza:


In caso di sostituzione di un PC e l'installazione di AlexPro su un nuovo PC, sarà necessario
cancellare la licenza del PC dismesso.
Per cancellare una licenza:
· Selezionare il nome del PC dall'elenco denominato "ELIMINA LICENZE DI:"
· Fare clic con il mouse sul pulsante "Elimina"
· Conferma l'eliminazione

Per Cancellare tutte le licenze:

Utilizzare questa fase solo se richiesto, e in casi particolari come ad esempio la


sostituzione di tutti i PC dello studio .

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 439


Per cancellare tutte le licenze fare click con il mouse sul pulsante "Azzera" e conferma la
richiesta.

18.4 Manutenzione e Utilità

Obiettivo
L’obiettivo delle procedure di manutenzione è quello di fornire vari ingressi per effettuare
operazioni che avrebbero impiegato tempi lunghi, se eseguite manualmente. Ad esempio, la
copia di tutte le registrazioni da una pratica all’altra o la cancellazione di un numero elevato
di registrazioni o di record dall’agenda.

Come Arrivare
Tutte le procedure di manutenzione, nonché quelle dedicate alla gestione dell’impostazione
del sistema, sono raggruppate in un’unica interfaccia, tecnicamente separata da AlexPro e
denominata “AlexPro Management”.
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.

Le utilità di manutenzione di AlexPro possono essere attivate dal menù a tendina “Strumenti”,
selezionando la voce “Amministrazione AlexPro”

440 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Procedure di manutenzione
Con la procedura “AlexPro Management” aperta, e dal menù a tendina “File” si può accedere
ai seguenti servizi:

In questo articolo
Apri e Esegui Script
Apri Query Analyzer
Operazioni sulle registrazioni
Verifica Agenda
Cancellazione Scadenze
Cancellazione Contatti Duplicati
Azzera file temporaneo

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 441


18.4.1 Apri e Esegui Script

Come Arrivare
Tutte le procedure di manutenzione, nonché quelle dedicate alla gestione dell’impostazione
del sistema, sono raggruppate in un’unica interfaccia, tecnicamente separata da AlexPro e
denominata “AlexPro Management”.
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.

Voce “Apri File Script …”


Questa voce di menù è dedicata all’apertura dei file forniti dalla El Saidi Software per
aggiornamenti da apportare al database dei dati. Gli aggiornamenti, in particolare quelli
dedicati a nuove aggiunte alla struttura del database, vengono forniti in file con l’estensione “.
sql” oppure “.txt”.
Tale voce di menù, dovrà essere attivata solo se espressamente richiesta da un comunicato
di aggiornamento del database di AlexPro proveniente dalla El Saidi Software.
Alla selezione del file specificato, il contenuto del file sarà presentato come nella seguente
figura:

442 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Selezionare dal menù la voce “Esegui Script” per eseguire lo script, come richiesto dalle
istruzioni di aggiornamento allegate.

Nota Bene:
L’esecuzione degli script forniti per aggiornamenti deve essere eseguita una volta
sola. L’esito dell’esecuzione sarà presentato all’utente come segue:

“Script eseguito con successo”, dopo il quale non è richiesta nessuna azione,
oppure

“Script eseguito con errori …”, in tal caso si deve comunicare l’esito all’assistenza
tecnica. Tale messaggio potrà avvenire solo nel caso di aggiornamenti non
omogenei, cioè, quando si sia saltato un precedente aggiornamento vitale.

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 443


18.4.2 Apri query analyzer

Obiettivo:
Query Analyzer è una utilità per l'esecuzione di istruzioni per l'impostazione della struttura e
del contenuto del database di AlexPro. Attraverso questa utilità è possibile eseguire le
cosiddette "script sql" per aggiungere un campo ad una tabella o per modificare l'impostazione
di una colonna all'interno di una tabella.
La costruzione di questa fase all'interno di AlexPro ha lo scopo principale di facilitare le
operazioni di aggiornamento del database di AlexPro ed è strettamente riservata ad operazioni
da svolgere indicati da un tecnico AlexPro qualficato.

Non utilizzare, quindi, in nessun caso tale utilità se non indicata


in dettaglio da un tecnico AlexPro interno oppure un tecnico
certificato da AlexPro Software pubblicato sul sito http://www.
alexpro.it

Come funziona:
Questa utilità sarà indicata in due casi:
1. L'esecuzione di un file (script sql) per modificare una o più tabelle nel database e/o una o
più colonne nelle tabelle del database di AlexPro. Il file (script sql) sarà fornito dai tecnici
AlexPro Software.
2. L'importazione di dati da un database "Microsoft Access" indicato o spedito elettronicamente
da un tecnico AlexPro Software

In alcuni casi, saranno indicate entrambe le operazioni: l'esecuzione dello script e


l'importazione del database access secondo l'ordine che sarà richiesto nelle istruzioni
accompagnatorie.

Come procedere passo - passo:


· Salvare i file ricevuti nella cartella Documenti oppure sul Desktop per semplificare il loro
reperimento
· Avviare AlexPro

444 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

· Selezionare il menù "Strumenti" e poi "Amministrazione AlexPro"

· Effettuare l'accesso al programma in qualità di amministratore


· Selezionare dal menù laterale la voce "Apri query analyzer"

Scheda Query Analyzer

Per eseguire uno script:


· Fare click sul menù File e selezionare "Apri "
· Selezionare il file indicato nelle istruzioni e fare click su "Apri"
· Selezionare il menù "Azioni" e poi la voce "Esegui Script" e attendere il messaggio di
conferma

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 445


Per importare dati da un database "Access":
· Fare click sul menù "Azioni" e selezionare "Importa dati da Access"
· Selezionare il file "Database Access" referito nelle istruzioni accompagnatorie
· Selezionare "Sì" o "No" secondo le istruzioni indicati dal tecnico
· Attendere il messaggio di conferma
· Chiudere la scheda "Query Analyzer"

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18.4.3 Operazioni sulle registrazioni

Obiettivo:
L'obiettivo di questa fase è quello di compiere attività di Modifica o di Cancellazione su più
registrazioni anziché effettuare tali operazioni una ad una; ad esempio: la cancellazione di un
numero elevato di registrazioni o la modifica del loro stato.

Per "Registrazione" s'intende una registrazione di prestazioni e/o di spese.

Come Arrivare

· Da AlexPro selezionare menù "Strumenti",


· Selezionare la voce "Amministrazione AlexPro"
· Effettuare il login alla procedura (L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti
“Amministratori” e non è ammesso agli altri livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli
di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti e sezioni”).
· Selezionare, dal menù laterale, la voce "Utilità Registrazioni"

in questo articolo
Cancellazione delle Registrazioni
Ripristino Fatturato
Cambio Cliente
Copia Registrazioni
Cambio Responsabile
Ricalcolo
Cambio Voce
Modifica Stato

446 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.4.3.1 Cancellazione delle Registrazioni

Cancellazione delle registrazioni delle prestazioni e delle spese:

Cancellazione delle registrazioni

· Dall'elenco "Operazioni da eseguire", selezionare "Cancellazione"


· Indicare la Pratica interessata, le cui registrazioni sono da cancellare; oppure ...
· Indicare il Cliente per poter, poi, individuare la Pratica desiderata,
· Impostare l'intervallo di tempo relativo alle registrazioni da cancellare, dal quadro "Periodo
cancellazione".
· Indicare il "Tipo" delle registrazioni da cancellare, selezionando uno od entrambi i tipi
indicati: "Registrazioni già fatturate" e/o "Registrazioni non fatturate",
· Fare clic sul pulsante conferma.

Nell'esempio illustrato con la figura precedente, saranno cancellate le seguenti


registrazioni:
1. registrazioni relative alla Pratica "ESS"
2. che hanno una determinata data (quindi non saranno cancellate le registrazioni senza data),
tra il 20 aprile 2007 (incluso) e il 30 Aprile 2007 (incluso),
3. e che sono già state fatturate

è sconsigliabile cancellare le registrazioni già fatturate, ciò impedisce AlexPro di


ripristinare la relativa fattura o proforma ed influenza i rapporti statistici relativi al
confronto tra costi e ricavi.

Per cancellare le registrazioni che sono state effettuate senza data alcuna,
disattivare la data iniziale è nella data finale introdurre, ad esempio, 01/01/1980.

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Cancellazione di un intervallo di registrazione
cancellare un intervallo di registrazione significa cancellare una serie di registrazioni inclusa
tra due numeri di riferimento. Ogni volta che viene effettuata una registrazione di prestazione
o di spese il programma assegna un numero di riferimento, quindi, è possibile attraverso
questa fase cancellare ad esempio 25 registrazioni dal numero 1201 al numero 1225.

Cancellazione registrazioni con numero di riferimento


indicare il numero iniziale nel campo "dalla registrazione n.", e il numero finale nel campo "al
numero" e premere il pulsante "Conferma".

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448 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.4.3.2 Ripristino Fatturato

Ripristino delle registrazioni fatturate


Attraverso questa operazione si può ripristinare le registrazioni già fatturate e renderli
disponibili per una prossima fatturazione. Questa operazione è la stessa che viene eseguita al
momento della cancellazione della scheda anagrafica e una Fattura o di una Proforma.

Rripristino delle registrazioni fatturate

· selezionare ripristino fatturato dall'elenco delle operazioni da eseguire,


· indicare il numero relativo alla fattura le cui registrazioni debbono essere ripristinate,
· indicare, inoltre, l'anno della fattura nel campo "Anno",
· indicare, alla fine, il tipo del documento: Fattura o Proforma o Nota Credito
· fare clic sul pulsante "Conferma" per avviare l'operazione

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 449


18.4.3.3 Cambio Cliente

Obbiettivo:
Questa operazione permette di cambiare il cliente attribuito ad una specifica Pratica.

Come funziona:

Cambio Cliente

· selezionare cambio cliente dall'elenco "Operazione da eseguire",


· indicare i dati della Pratica il cui cliente deve essere cambiato,
· indicare i dati relativi al nuovo Cliente che sostituirà il precedente.
· fare clic sul pulsante conferma, per avviare l'operazione.

Nota bene: per individuare il nominativo del Cliente desiderato, introdurre una
parte qualsiasi della denominazione e fare clic sul pulsante "Trova" per poi
selezionare il nominativo dall'elenco.

450 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.4.3.4 Copia Registrazioni

Obiettivo:
Sarà possibile, tramite questa operazione, copiare un numero di registrazioni da una pratica ad
un'altra. Naturalmente, si parla di registrazioni di spese e di prestazioni.

Copia Registrazioni da Pratica a Pratica

· selezionare "copia registrazioni" dall'elenco "operazione da eseguire",


· indicare la Pratica le cui registrazioni dovranno essere copiati, nei campi relativi a "Pratica
di origine",
· indicare la Pratica nella quale saranno copiati le registrazioni dalla Pratica precedente,
· indicare l'intervallo delle date delle registrazioni da copiare,
· selezionare le tipologie delle registrazioni da copiare dall'elenco situato nel lato destro del
modulo,
· fare clic sul pulsante conferma per avviare l'operazione.

Le nuove registrazioni saranno copiati come registrazioni ancora da fatturare.

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18.4.3.5 Cambio Responsabile

Obiettivo:
tramite questa fase sarà possibile assegnare un responsabile al posto di un altro, sia
relativamente a tutte le registrazioni di parcellazione, che in modo complessivo che include
Pratiche, Agenda è Registrazione di Parcelle.

Come funziona:

· selezionare "Cambio Responsabile" dall'elenco "Operazione da eseguire",


· selezionare il nominativo del responsabile da cambiare, dall'elenco indicato come "Da",
· selezionare il nominativo del responsabile che sostituirà il precedente dall'elenco indicato
come "A",
· indicare, se necessario, la data iniziale e la data finale relativi alle operazioni soggetto il
cambiamento,
· se il cambiamento è relativo ad alcuni registrazioni associate ad una o più voci di tariffa,
selezionare le voci una ad una e fare clic sul pulsante aggiungi,
· spuntare la casella " cambio globale ", se il cambiamento dovrà applicare sulle Pratiche,
l'Agenda, le Registrazioni di Parcelle,
· fare clic sul pulsante conferma per avviare l'operazione.

452 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.4.3.6 Ricalcolo

Obiettivo:
Tramite questa operazione sarà possibile ricalcolare il valore delle prestazioni degli onorari e /
o del tempo secondo diversi parametri.

Come funziona:
I parametri disponibili sono i seguenti:
· ricalcolare il valore complessivo degli onorari applicando una percentuale di maggiorazione
o di riduzione sulle registrazioni di onorari e tempo già effettuate; ad esempio 3% oppure -
4%.
· Ricalcolare il valore complessivo degli onorari aumentando o diminuendo
proporzionalmente fino al raggiungimento di un valore specifico. Per applicare questo
metodo selezionare " valore totale onorari e tempo ".
· Ricalcolare il valore complessivo degli onorari secondo il valore attuale, o il livello attuale
, della Pratica. Per applicare questo metodo selezionare l'opzione "Secondo il livello o il
valore". Questo metodo è inteso per un ricalcolo di onorari a scaglioni.
· Ricalcolare il valore complessivo degli onorari secondo una tariffa personalizzata. Per
applicare questo metodo selezionare l'opzione "Secondo la tariffa personalizzata".

Ricalcolo con maggiorzione o riduzione

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Ricalcolo secondo la traiffa personalizzata

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454 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.4.3.7 Cambio Voce

Obiettivo:
tramite questa operazione sarà possibile cambiare le registrazioni già effettuate con l'utilizzo
d'una voce di tariffa sostituendo tale tariffa con una diversa.
Nota bene che la tariffa nuova deve essere simile a quella da sostituire a livello di
impostazione del loro tipo. La sostituzione tra due voci diversi di tipologia comporterà perdita
di valori già inseriti; ad esempio sostituire una voce di onorari con un'altra spesa.

Come funziona:
· selezionare " Cambio Voce " dall'elenco " Operazione da Eseguire ",
· indicare la voce da cambiare, inserendo il suo codice o individuandola tramite la sua
descrizione utilizzando il tasto " trova ",
· indicare, successivamente, la nuova voce indicando il suo codice oppure individuandola
tramite la sua descrizione utilizzando il tasto " trova "
· fare clic sul pulsante conferma per avviare l'operazione

Nota Bene, le registrazioni di parcelle non ancora fatturate saranno modificate a


prescindere dalla loro data, pratica e responsabile.

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18.4.3.8 Modifica Stato

Obiettivo:
Attraverso questa operazione sarà possibile cambiare lo stato di alcuni registrazioni da
"registrazioni fatturabili" a "registrazioni non una fatturabili" o viceversa.

Prima di iniziare, assicurarsi di aver inteso la differenza tra " fatturabile " e " non fatturabile ",
che sono attributi relativi alle voci di tariffa. la voce non fatturabile produce registrazioni di
mero costo che indicheranno un costo di gestione delle Pratiche; mentre la voce fatturabile
produce registrazioni di Parcelle che saranno fatturate e trattate come ricavo delle Pratiche.

Come funziona:
· selezionare "Modifica Stato" dall'elenco "Operazione da eseguire",
· indicare la Pratica le cui registrazioni dovranno essere modificate,
· indicare, se necessario, la voce di tariffa le cui registrazioni dovranno essere modificate,
oppure lasciare questi campi vuoti per applicare il cambio su tutte le registrazioni a
prescindere dalla voce utilizzata,
· selezionare il responsabile (colui che ha effettuato le prestazioni) le cui registrazioni
dovranno essere modificate. Lasciare questo campo senza indicazione alcuna per applicare il
cambio su tutte le registrazioni a prescindere dall'operatore chi le ha a inserite,
· indicare l'intervallo di tempo che coinvolge le registrazioni da cambiare dal quadro "Periodo",
· selezionare l'operazione da applicare dal quadro "Operazione",
· fare clic sul pulsante conferma per avviare l'operazione.

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456 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.4.4 Verifica Agenda


Questa procedura aggiorna il campo "Data prossima udienza" in tutte le pratiche aperte
secondo l'agenda attuale.

Da utilizzare dopo un trasferimento di dati (travaso dati) da altre fonti; come ad esempio nel
caso di importazione dati da altri gestionali.

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18.4.5 Cancellazione Scadenze

Obiettivo
La cancellazione delle udienze e degli adempimenti dall'agenda di AlexPro secondo criteri di
selezione.

Come Arrivare
Tutte le procedure di manutenzione, nonché quelle dedicate alla gestione dell’impostazione
del sistema, sono raggruppate in un’unica interfaccia, tecnicamente separata da AlexPro e
denominata “AlexPro Management”.
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.

Come cancellare registrazioni dall'Agenda di AlexPro


1. Selezionare il periodo interessato alla cancellato, indicando se le date selezionate fanno
riferimento alla data di scadenza, alla data dio preavviso o alla data di provenienza delle
scadenze da cancellare.

2. Selezionare il tipo di scadenze da cancellare: quelle effettuate, quelle non effettuate o


tutte

3. Selezionare, se necessario, il nominativo dell'operatore collegato alla scadenza e/o il responsabile


assegnato alle pratiche per le quale si desidera effettuare la cancellazione.

458 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

4. Dalla sezione "Attività" selezionare e/o deselezionare le attività con le quali sono state
registrate le scadenze da cancellare
5. Dalla sezione "Soggetto" selezionare il nominativo del cliente oppure la pratiche per la quale
si desidera effettuare la cancellazione delle scadenze dall'Agenda di AlexPro.

Saranno definitivamente cancellate tutte le scadenze che soddisfano i criteri di


selezioni.

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18.4.6 Cancellazione Contatti Duplicati

Obiettivo
La cancellazione delle schede anagrafiche duplicate; dopo l'importazione dell'archivio
anagrafico da Outlook, da un foglio Excel o da qualsiasi altra fonte di dati.

Come Arrivare
Tutte le procedure di manutenzione, nonché quelle dedicate alla gestione dell’impostazione
del sistema, sono raggruppate in un’unica interfaccia, tecnicamente separata da AlexPro e
denominata “AlexPro Management”.
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.

All'avvio della procedura di cancellazione sarà richiesta una conferma come dalla seguente
figura:

Non eseguire questa procedura se non dopo l'importazione di nuovi nominativi da


altre fonti di dati.

460 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.4.7 Azzera file temporaneo


Questa procedura elimina i dati conservati per una stampa di una fattura. Potrebbe capitare,
per mancanza di alimentazione o chiusura imprevista del computer durante la preparazione
della stampa di una fattura, che tali dati rimangono senza essere cancellati. Tale fatto
potrebbe ostacolare la stampa delle fatture e sarà necessario eseguire la procedura di
azzeramento del file temporaneo di stampa fattura.

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18.5 Variazione tariffa

Obiettivo
L'obiettivo dell' applicazione "Variazione Tariffa" è quello di dare all'utente la possibilità di
variare la Tariffa Personalizzata applicata maggiorando o diminuendo il suo valore.

Come arrivare
Per accedere all'applicazione "variazione tariffa", da AlexPro fare clic sul menù strumenti,
selezionare amministrazione AlexPro, e segui l'accesso e dal menù generale selezionare
variazione tariffa.

Come funziona
Semplicemente impostare i parametri necessari alla variazione della tariffa desiderata e
premere il pulsante ok.
Per meglio spiegare il funzionamento di questa fase illustreremo due esempi:

Esempio numero 1: Variazione del prezzo di una voce specifica

Esempio (1) Variazione del valore di una voce specifica

In questo esempio, tutte le tariffe personalizzate per la voce selezionata (in questo caso AT),
subiranno un aumento del 7% senza arrotondamento.

462 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Esempio numero 2: Variazione del prezzo di una tipologia di voce

Esempio (2) - Variazione del valore di una tipologia di tariffa

In questo esempio, un aumento del 10% sarà applicato su tutte le tariffe personalizzate per il
tipo (Tempo) ed associate all'operatore "Franco M." con un arrotondamento di € 5,00.

Ulteriori parametri di selezione (Filtri):


Per applicare le variazioni su una specifica ricerca valida solo per alcuni clienti e/o pratiche,
utilizzare la sezione denominata "Gamma di applicazione" e selezionare i parametri desiderati.

Ad esempio:

· Diminuzione del listino applicato per le Pratiche di Tipo X, solo per clienti di Categoria Y
· Aumento del listino applicato per le pratiche in Materia Z

Nota bene:
1. Le variazioni del Listino (Tariffa Personalizzata) si applica solo per un Listino (Tariffa
Personalizzata) già presente,quindi, se non ci sono Tariffe già Personalizzate per Cliente o
per Pratica, l'applicazione non avrà esito.
2. Le variazioni per un gruppo di clienti, secondo la categoria - la classe o l'attività, non
avranno esito se non ci sono Tariffe Personalizzate per Cliente ma solo per Pratiche.
3. L'arrotondamento sarà applicato secondo la seguente logica:
· 0,01 Nessuno arrotandamento
· 0,10 l'importo di € 15,11 sarà arrotondato a 15,20
· 0,50 l'importo di € 15,23 sarà arrotondato a 15,50 cosi come € 15,59 a € 16,00
· 1,00 l'importo di € 15,23 sarà arrotondato a € 16,00
· e così via anche per il resto della lista di arrotondamenti.

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18.6 Importazione ed Esportazione Dati
INDICE DELLA SEZIONE
Importazione Contatti da Outlook Importazione Dati da Altre Fonti
Importazione Contatti da Outlook
Importazione Dati da Altre Fonti
Aggiunta Tabella Tariffa Professionale
Importa Dati da DB AlexPro
Esportazione Dati

464 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.6.1 Importazione Contatti da Outlook

Attenzione:
Prima di inziare qualsiasi procedura di importazione dati in AlexPro, si raccomanda di
effettuare il BackUp (Salvataggio dei dati) per poter ripristinare la situazione come era prima
dell'importazione in caso di importazione di dati indesiderati.

Come arrivare:
1. Aprire il programma Microsoft Outlook se non è aperto
2. Da AlexPro, Menù Strumenti, Amministrazione AlexPro

3. Effettuare l'ingresso (Login) con un nome utente amministratore

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 465


4. Selezionare, dal menù laterale, la voce "Importa ed Esporta"

5. Selezionare dal modulo seguente "Importa Contatti da Outlook" e fare clic su "Avanti"

466 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

6. Fare clic sul pulsante "Sfoglia" dalla maschera seguente per selezionare la "Rubrica di
Contatti Outlook" da importare

7. Selezionare la "Rubrica" desiderata dalla finestra di Outlook che sarà visualizzata

Se Outlook, in tal momento era ridotto ad icona, la finestra non sarà visualizzata
immediatamente, ma l'icona di Outlook inizierà a "lampeggiare"; quindi cliccare sulla icona
di Outlook nella barra di Windows per visualizzare tale finestra.
8. Selezionare la "Rubrica" desiderata e fare clic sul pulsante "OK"
9. Fare clic sul pulsante "Avanti"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 467


10. e poi fare clic sul pulsante "Fine" e attendere la fine della operazione di importazione

Osservazioni:
· I seguenti campi non saranno impostati nella fase di importazione, quindi dovranno essere
impostati manualmente per ogni contatto importato
· "Natura Giuridica",
· "Soggetto a IVA"
· "Soggetto a Ritenuta d'acconto"
· "Classe"
· "Forma di Cortesia"
· "Lingua"

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468 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.6.2 Importazione Dati da Altre Fonti

Attenzione:
Prima di inziare qualsiasi procedura di importazione dati in AlexPro, si raccomanda di
effettuare il BackUp (Salvataggio dei dati) per poter ripristinare la situazione come era prima
dell'importazione in caso di importazione di dati indesiderati.
Per l'importazione dei dati,

· Menu Strumenti
· Amministrazione AlexPro
· Importa e Esporta

· Importa da Database Personale


· Selezioni il file Excel

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 469


· Dal lato sinistro selezionare il foglio da importare
· Dal lato destro selezionare Anagrafe Contatti
· Selezionare da ogni lato i campi corrispondenti
· Selezionare "ignora" per i campi che non hanno corrispondenza in AlexPro o vice versa

470 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Impostazione e Mappatura dei campi


· è importante notare la denominazione del contatto deve essere corrisposta al campo di
destinazione chiamato "ragione_sociale"
· In caso di importazione di schede anagrafiche delle Pratiche, sarà necessario indicare quanto
segue:
· Come viene identificato il cliente nel file di origine. Tale importazione deve
essere selezionata dalla lista "Campo identificativo Cliente"
· Un nominativo, da selezionare, dall'elenco "Titolare Predefinito" da attribuire
alle Pratiche importate.
· Un codice da utilizzare per identificare la singola Pratica, ed è da selezionare
dall'elenco "Identifica la Pratica con:",
· In caso di importazione di scadenze, oltre alle precedenti indicazioni, sarà necessario
indicare un codice di una Pratica già inserita in AlexPro per essere associata alle scadenza
che non fanno riferimento ad una determinata Pratica.
· Fare clic sul pulsante "Importa" per avviare l'importazione dei dati e attendere la fine della
operazione che sarà segnalata con un messaggio di avviso.

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18.6.3 Importazione Dati da Il Sole 24 Ore

Attenzione:
Prima di inziare qualsiasi procedura di importazione dati in AlexPro, si raccomanda di
effettuare il BackUp (Salvataggio dei dati) per poter ripristinare la situazione come era prima
dell'importazione in caso di importazione di dati indesiderati.

Alcune modifiche dovranno essere apportate sulle tabelle di


AlexPro e a quelle di GSL prima di iniziare.

Creare ed impostare gli Studi che saranno gestiti con AlexPro (Solo
Edizione Enterprise)
· Strumenti, Amministrazione di AlexPro, Gestione Utenti, Studi Multipli
· Denominare gli Studi con una semplice sigla da due o tre lettere
· Impostare l'appartenenza di ogni operatore, di AlexPro, al rispettivo studio o ai rispettivi
studi
· Se si intende importare i dati da GSL sui vari studi inseriti in AlexPro, utilizzando una
corrispondenza tra "Studio AlexPro" e "Responsabile GSL", aggiungere la sigla dello studio
creato in AlexPro alla fine del nome del responsabile in GSL. Ad esempio, se in AlexPro sono
stati creati 2 studi diversi (ABC e XYZ) e dovranno, rispettivamente, corrispondere alle
pratiche GSL del responsabile "Mario Rossi" e "Paolo Verdi", si dovrà aggiungere - in GSL - alla
fine di ogni nome, la sigla dello studio corrispondente. Quindi, ad esempio "Mario Rossi \ABC"
e "Paolo Verdi \XYZ". In questo modo, la procedura di importazione, importerà le pratiche di
"Mario Rossi" in AlexPro assegnando l'appartenenza allo studio "ABC" e quelle di "Paolo Verdi
allo studio "XYZ".

Per indirizzare i numeri di telefono, fax cell e email


· Nella tabella "Mezzi di comunicazione" in AlexPro introdurre le descrizione di ogni mezzi in
modo equivalente a quello utilizzato in GSL.
· Mettere le descrizioni in ordine di importanza in modo tale da vedere nelle prime righe i
numeri più utilizzati.

Per travasare i campi variabili:


· Prima di effettuare il travaso dei dati, impostare la tabella "Tipi Pratiche" in AlexPro. Per
maggiori dettagli, consultare la guida in linea nella sezione "Anagrafiche e Tabelle" e la sotto
sezione "Tabelle"
· Costruendo i diversi tipi di pratiche in AlexPro, aggiungere alla fine del campo "Descrizione
Tipo" una codifica cosi composta:
· (
· X.
· un numero da 000 a 999
· )
· Esempio "RCA Auto (X.003)
· Questa codifica potrà essere eliminato dopo aver effettuato il travaso
dei dati

472 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

· Introdurre la stessa codifica descritta precedentemente sui rispettivi campi in GSL per creare
una corrispondenza tra AlexPro e GSL
· Il Database chiamato "Dati4All" deve essere nella stessa cartella del database di GSL.

Gestione delle Parti collegati alla Pratica


· Impostare le definizioni delle "Parti" in AlexPro, aggiungendo o modificando le definizioni
fornite con AlexPro. Ogni definizione in AlexPro è contraddistinto da una sigla (da 1 a 9, da A
alla Z, alcuni caratteri speciale come la @,= ecc)
· Modificare la Tabella "Descrizioni Varie" della GSL aggiungendo le corrispondenti sigle
assegnate in AlexPro alle rispettive descrizioni delle parti in tale tabella. La sigla dovrà
essere aggiunta alla fine della descrizione preceduta da spazio e slash trasversale "\". Ad
esempio: "Controparte \N"
· Le sigle che dovranno rimanere inalterati sono: "C", "N" e "R" che dovranno corrispondere a
"Cliente", "Controparte" e "Corrispondente"

Gestione Documenti
· Creare una cartella principale condivisa per tutti i documenti che saranno collegate alle
varie pratiche di AlexPro
· Copiare il contenuto della cartella documenti di GSL nella cartella condivisa creata secondo
il passo precedente

***

Come Effettuare la migrazione dei dati:


· Assicurarsi di aver impostato ed osservato le note precedenti,
· Dal menù "Strumenti" di AlexPro selezionare "Amministrazione AlexPro",
· Effettuare il login alla procedura di amministrazione,
· Selezionare "Importa ed Esporta" dal menù laterale,
· Dal modulo, che seguirà (vedi immagine successiva), selezionare la voce "Importa da
Sole24Ore"
· Fare clic sul pulsante "Avanti"

Importazione dati dal GSl del Sole24Ore

· Fare clic sul pulsante "Sfoglia" per indicare il Database che contiene i dati da importare,

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 473


· In corrispondenza al seguente campo, fare clic sul pulsante "Sfoglia" per indicare al cartella
che contiene i documenti da importare,
· Solo in caso di gestione separata di due o più professionisti, selezionare dall'elenco lo "Studio
principale" al quale saranno attribuite le Pratiche,
· Selezionare (spuntare) la casella "Studio = Responsabile Pratica" per indicare che le Pratiche
saranno attribuiti a Studi diversi secondo l'impostazione del campo "Responsabile" presente
nelle Pratiche da importare. vedi note precedenti per maggior dettaglio.

Impostazione Parametri per l'importazione

· Fare clic sul pulsante "Avanti", per passare alla conferma dell'importazione
· Fare clic sul pulsante "Fine" per avviare l'importazione,
· Attendere la fine della operazione che sarà segnalata con un messaggio di avviso.

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474 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.6.4 Importazione Dati da Quick Organizer

Attenzione:
Prima di inziare qualsiasi procedura di importazione dati in AlexPro, si raccomanda di
effettuare il BackUp (Salvataggio dei dati) per poter ripristinare la situazione come era prima
dell'importazione in caso di importazione di dati indesiderati.

Prima di Iniziare:
1. Fare una copia di Backup dei dati di AlexPro
2. Se non è ancora creata, creare una cartella condivisa sul Server per i documenti; ad esempio
\\server\documenti\documenti alexpro
3. Impostare la cartella condivisa dei documenti e quella dei Modelli da "Opzioni Comuni". In
caso di utilizzo monoutente (su un solo computer), indicare la cartella "Documenti" presente
sul computer in uso.
4. Copiare tutta la cartella "Atti" di Quick Organizer sotto la nuova cartella condivisa di cui al
punto numero (2)

Come arrivare:
1. Da AlexPro, Menù Strumenti, Amministrazione AlexPro

2. Effettuare l'ingresso (Login) con un nome utente amministratore

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 475


3. Selezionare, dal menù laterale, la voce "Importa ed Esporta"

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Amministrazione AlexPro

4. Selezionare dal modulo seguente "Quick Organizer" e fare clic su "Avanti"

5. Selezionare il nome del database da importare con il pulsante sfoglia


6. Introdurre il nuovo percorso (la cartella condivisa) dei documenti di Quick Organizer,
precedentemente copiata (vedi sopra: "Prima di Iniziare"

7. Fare clic sul pulsante "Avanti"


8. Attendere la fine del processo

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 477


Nota Bene: I documenti saranno importati all'interno di ogni pratica con il loro
nome come appare nella cartella "Atti" di Quick Organizer. Il nome orginale del
documento sarà comunqe visibile nel campo "Parole Chiave" del documento.

Nota Bene: Fino all'attuale versione (2008.0.8.0) AlexPro NON importa le fatture
dal database di Quick Organizer.

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478 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.6.5 Aggiunta Tabella Tariffa Professionale

Attenzione:
Prima di inziare qualsiasi procedura di importazione dati in AlexPro, si raccomanda di
effettuare il BackUp (Salvataggio dei dati) per poter ripristinare la situazione come era prima
dell'importazione in caso di importazione di dati indesiderati.

Obiettivo:
Questa fase aggiunge una nuova tariffa professionale o aggiorna la tariffa professionale
presente.

NON utilizzare questa funzione se non è stata esplicitamente indicata dal supporto tecnico di
AlexPro a seguito di uno dei seguenti casi:
· Al ricevimento di una segnalazione durante la procedura di "Aggiornamento Online" a
seguito dell'entrata in vigore di una nuova tariffa professionale,
· Al ricevimento di file specifici dal supporto tecnico, a seguito di una Vostra richiesta, per
aggiungere una nuova tipologia di tariffa a quella attualmente utilizzata; ad esempio La
Tariffa dei dottori Commercialisti.

Come arrivare:

· Menu Strumenti
· Amministrazione AlexPro
· Importa e Esporta

Come Funziona:
· Dalla lista, selezionare, "Aggiungi Nuova Tariffa"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 479


· Dalla finestra seguente, fare clic sul pulsante "Seleziona Tutto"; oppure selezionare le Voci
indicati nelle istruzioni forniti dal supporto tecnico di AlexPro.

Fare clic sul pulsante "Esegui" e attendere la fine dell'operazione.

Vedi anche:
Lavorare con la tariffa
La Tariffa Professionale
Personalizzazione della Tariffa

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480 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.6.6 Esportazione Dati

Esportazione Contatti in Microsoft Outlook

Questa procedura è valida per Outlook 2000, Xp, 2003 e 2007

Come arrivare:

· Menu Strumenti
· Amministrazione AlexPro
· Importa e Esporta

Come funziona:
· Selezionare, dalla lista, "Esporta Contatti in Outlook" e fare clic sul pulsante "Avanti"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 481


· Sarà aperta una finestra di Microsoft Outlook per poter selezionare la Rubrica di
destinazione

· Selezionare la Rubrica nella quale si vuole esportare i contatti di AlexPro, oppure creare una
nuova Rubrica utilizzando il pulsante "Nuova ...", come da figura precedente.
· Spuntare la casella "Solo nomi e indirizzi email" se l'esportazione è destinata alla creazione di
una Mailing List (Lista di Distribuzione)
· Fare clic sul pulsante "Avanti"
· Sarà aperta una scheda per determinare "Quali Contatti debbono essere esportati",
· Impostare i criteri di selezione, se necessario:
· Dal lato sinistro, selezionare il campo sul quale si vuole applicare una determinata
selezione; ad esempio il campo "Classe"
· Dalla colonna centrale "Condizione" selezionare la condizione di confronto; ad
esempio "Contiene", "Simile a", "=" ecc.
· Dal lato destro, nella colonna "Valore di confronto", introdurre il dato che sul quale
sarà applicata la condizione di confronto per il campo selezionato,
· L'esempio illustrato nella successiva figura applica la seguente condizione di
selezione:
Selezionare tutti i contatti
La cui "Classe" è uguale a "alexpro", e
La cui "Città" è uguale a "Roma", e

482 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

La cui "Categoria" è uguale simile a "Avvocat" (quindi avvocati, avvocato,


avvocatura, avvocata ecc)

· Fare clic sul pulsante "Ok"


· Tornando sulla finestra di esportazione, per avviare l'operazione, fare clic sul pulsante "Fine"

· Attendere la fine dell'operazione.

Per esportare i Contatti di AlexPro ad altri formati; ad esempio, Excel, Access,


o altro:
· Esportare i Contatti in una Rubrica di Outlook
· Aprire la Rubrica
· Selezionare dal menù File di Outlook stesso la voce "Importa ed esporta"
· Proseguire con la procedura di Microsoft Outlook.

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 483


18.7 Gestione Utenti e Aree di Lavoro

INDICE DELLA SEZIONE


Gestione Utenti
Gestione Filiali / Studi Multipli

484 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.7.1 Gestione Utenti (versioni precedenti 2008.0.3)

Obiettivo:
L'obbiettivo della gestione degli utenti è quello di associare ad ogni utente una categoria, che
limita oppure estende il suo diritto di accesso alle varie funzionalità di AlexPro.

Come arrivare:
· Dal menù strumenti di AlexPro, selezionare la voce “Amministrazione AlexPro”.
· Dopo aver effettuato l’accesso alla procedura di amministrazione, dal menù laterale
selezionare “Gestione Utenti”.

Come funziona:
L'accesso a tale funzione è riservato all'utente che ha diritto di amministratore sul database di
AlexPro.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 485


Ad ogni utente è possibile assegnare uno dei tre livelli di accesso:
1. Amministratore: ammesso ad effettuare tutte le operazioni;
2. Utente con restrizioni: può inserire schede anagrafiche e può fatturare, ma non ha il diritto
di accesso alla consultazione dei rapporti statistici, né ai rapporti relativi al fatturato.
Può essere considerato "Amministratore con restrizioni"
3. Utente standard: ha il diritto di inserire, modificare ed eliminare delle registrazioni di
prestazioni e di agenda, consultare entrambi, ma non ha il diritto di creare schede
anagrafiche di nessun genere, nè di eliminarle.

Gli utenti sono gli stessi nominativi inseriti nell'anagrafica degli operatori. Il primo operatore
che accede ad AlexPro, subito dopo l'installazione del Software, viene considerato
"L'Amministratore del Sistema", e quindi ad esso viene automaticamente attribuito il livello
"Amministratore"

Nota Bene: La cancellazione della scheda anagrafica dell'unico operatore


amministratore renderà impossibile l'accesso alla fase di amministrazione di
AlexPro.

Vedi anche:
Gestione Filiali / Studi Multipli

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486 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.7.2 Gestione Filiali / Studi Multipli

Gestione Studi Multipli (o Filiali)

Obbiettivo:
L'obiettivo della gestione delle sezioni è quello di dare la possibilità di gestire diverse filiali o
aree dello Studio (ad esempio, Roma e Milano), diverse sezioni dello stesso studio (ad esempio:
sezione legale e sezione tributaria) oppure abilitare il Software per gestire più di un singolo
professionista sullo stesso database. Ogni Studio / Filiale, è gestito in modo completamente
autonomo, sia a livello di appartenenza delle pratiche che a livello di gestione delle scadenze,
delle prestazioni e del fatturato.

Cosa offre l'abilitazione della gestione delle sezioni in AlexPro:


· Un numero progressivo autonomo delle Fatture, Proforma e Note Credito per ogni Studio /
Filiale;
· Limitazione della visibilità e gestione delle Pratiche, delle scadenze, delle registrazioni delle
prestazioni e delle Parcelle solo agli utenti appartenenti al rispettivo Studio / Filiale;
· la possibilità di associare ad ogni utente uno o più Studi / Filiali.

Nota Bene: La parola utente riferisce a chi utilizza il Software AlexPro. Lo stesso è
riferito, in altre parti di questa guida, come "Responsabile" oppure "Operatore"; le
tre parole fanno riferimento alla stessa persona gestita nella "Anagrafe Operatori"

Come arrivare:
La gestione "Studi Multipli" è una fase incorporata nella scheda di gestione degli utenti. In
fondo al modulo di gestione utenti, si può abilitare la gestione degli "Studi Multipli", spuntando
la casella "Abilita gestione studi multipli":

Nota Bene: è assolutamente sconsigliabile attivare tale opzione, se non sussiste


la necessità di suddivisione delle Pratiche su "Studi Multipli" o Filiali.
L'abilitazione di tale gestione avvia la suddivisione irreversibile delle Pratiche su
diversi Studi e sarà necessario associare uno o più Studi ad ogni utente dello
studio.

Come funziona:
Per gestire gli "Studi Multipli", fare clic sul pulsante "Studi Multipli", presente sul modulo di
gestione utenti.

Il modulo per la gestione è il seguente:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 487


Nota Bene: Almeno DUE Studi / Filiali debbono essere presenti per dare senso
all'attivazione di tale caratteristiche del Software.

· Per introdurre un nuovo Studio o una nuova filiale, fare clic sul pulsante <Nuovo>,
digitare la Sigla che dovrà indicare lo Studio o la Filiale e premere il tasto INVIO.
· Per eliminare una delle sigle, fare clic sul pulsante <Elimina> e confermare l'azione.
· Per rinominare una sigla, fare clic sul pulsante <Rinomina>, introdurre il nome
desiderato e premere INVIO.
· Per chiudere il modulo di gestione, fare clic sul pulsante <Chiudi>.

Osservazioni:
· Non sarà possibile eliminare Studi / Filiali per i quali esistono utenti, pratiche o
parcelle associati.
· Gli utenti abilitati all'accesso a più Studi, debbono selezionare la sezione per ogni
richiesta di parcella o di stampa di un rapporto.
· Gli elenchi delle Pratiche e delle Fatture, visualizzati da utenti abilitati a più di uno
Studio, includeranno le Pratiche e le Fatture degli Studi per i quali sono stati
abilitati.
· I numeri dei documenti emessi (Fatture / Proforma / Note Credito) saranno
preceduti dalla sigla dello Studio / Filiale mittente.

Come associare gli utenti ai diversi Studi:

Dopo aver creato i diversi Studi (o filiali, aree o settori) sarà necessario associare
ogni "Operatore" ad uno o più Studi. Tale associazione, in fatti, è proprio
l'assegnazione del diritto di accedere alle Pratiche di tale Studio o di tale filiale.
Continueranno, comunque, ad applicarsi le regole relative al "Livello Trust"
discusso nel precedente articolo "Gestione Utenti".

488 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Come funziona:
· Selezionare il nominativo dell'operatore dall'elenco

· Fare clic sul pulsante "Appartenenza"

· Sarà visualizzata una finestra per gestire l'appartenenza dell'operatore selezionato


ad uno o più Studi,
· Selezionare lo Studio al quale si desidera creare una relazione di appartenenza
dalla lista sinistra "NON appartiene a:" e fare clic sul pulsante con il segno ">" .
La sigla dello Studio sarà spostata dal lato destro al lato sinistro,
· Continuare ad eseguire la stessa operazione se necessario per creare una relazione
di appartenenza tra l'operatore ed altri Studi,
· Lo stesso utente amministratore, che sta eseguendo questa operazione
deve appartenere a TUTTI GLI STUDI
· In caso di attribuzione di più di un solo Studio, selezionare dalla lista di
appartenenza lo Studio che sarà di maggior accesso all'utente in corso di gestione,
e fare clic sul pulsante "Predefinito"
· Queste operazioni debbono essere eseguite per ogni operatore (utente)
presente nella lista iniziale.

Nota Bene:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 489


· Solo un utente Amministratore potrà eseguire queste operazioni,
· Un utente che non appartiene ad una sezione non sarà in grado di accedere ad
alcun dato relativo a tale sezione,
· L'archivio anagrafico dei contatti, rimane sempre visibile da tutti gli utenti di
AlexPro, di qualsiasi Livello Trust e di qualsiasi Studio.

Vedi anche:
La Scheda Anagrafica delle Pratica
Gestione degli Operatori
Chi può Gestire gli Operatori
Gestione Operatori
Livelli di Accesso al Programma
Eliminare la Scheda Operatore
Gestione Utenti

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490 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.8 Dati Studio ed Impostazione Fattura

INDICE DELLA SEZIONE

Dati Studio ed Impostazione Fattura


Personalizzazione della Fattura
Impostazione per altre Lingue
Impostazione Dati dello Studio
Impostazione del Logo

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 491


18.8.1 Personalizzazione della Fattura

Come Arrivare
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.

1. Menù Strumenti di AlexPro


2. Amministrazione AlexPro
3. Eseguire l'autenticazione dell'utente
4. Dal menù laterale selezionare "Dati Studio ed Impostazione Fattura"

Nota Bene: Se si l'opzione "Multi-Studio" è attiva, sarà necessario eseguire una


personalizzazione per ogni Studio (chiamato anche Filiale o Sezione). Per maggior
dettaglio vedi: Gestione Utenti e Aree di Lavoro

Sezione Generale

492 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Il Quadro “Percentuali”
Per gestire le percentuali delle aliquote IVA e Ritenuta d’Acconto, nonché la percentuale di
recupero spese forfetario. Quest’ultima, potrà essere applicata anche sui diritti, spuntando la
casella “Anche su diritti”.
Il campo “Importo Massimo” è dedicato ai professionisti che hanno un limite massimo
nell’applicazione della percentuale di recupero delle spese.
Indicare nel campo “Percentuale Cassa di Previdenza” la percentuale della cassa di previdenza
relativa alla categoria professionale.
Il quadro “Registrazione del Tempo”

Periodo minimo da registrare (in minuti):


Campo facoltativo dedicato alla gestione delle prestazioni a tempo. Permette di determinare
un arrotondamento in eccesso del tempo calcolato in automatico, sia dal cronometro interno
che da altri strumenti che propongono il tempo impiegato nello svolgimento di alcune attività
(come la spedizione di un messaggio di posta elettronica o come nel caso del collegamento tra
AlexPro e TelePro per l’addebito delle comunicazioni telefoniche).
Arrotonda tempo a unità tempo successiva:
Abilitando tale paramtero, eseguirà l'arrotondamento del tempo nella seguente maniera:
· 02.30 minuti (due minuti e 30 secondi) saranno calcolati come 3 minuti. Se il periodo minimo
è impostato a 5 minuti il tempo sarà ancora arrotondato a 5 minuti, in quanto rappresenta il
minimo registrabile.
· 15.20 minuti (quindici minuti e 20 secondi) saranno registrati come 16 minuti. Se il periodo
minimo è impostato a 5 minuti il tempo sarà ancora arrotondato a 20 minuti
Il quadro “Abilita / Disabilita in Fattura / Proforma”
· Attivando la casella "Indicazione della Data di Prestazione" si fa sì che la data della
prestazione o dell’inserimento della spesa venga indicata in fattura e nella parcella
proforma.
· Attivando la casella "Indicazione del Numero di Prestazioni" si fa sì che il numero delle
unità di prestazione o delle spese venga indicato in fattura e nella parcella proforma. Ad
esempio, 15 copie fax o 3 interventi. Disattivando tale indicatore, invece, la fattura conterrà
la descrizione e il valore senza indicazione del numero delle unità delle prestazioni, né
quelle delle spese.
· Attivando la casella "Indicazione delle Prestazioni a Tempo" si indica che l'utente vuole che
il tempo impiegato venga stampato in parcella e viceversa.
· La casella “Calcolo del Valore del Tempo come Onorario”, indica che le prestazioni a
tempo effettuate (utilizzando voci di tariffa imponibili) saranno indicate nella parcella e
sommate come onorario. La disattivazione di questa casella dà la possibilità di portare le
prestazioni a tempo in parcella, senza doverle sommare al valore complessivo degli onorari.
L’attivazione della casella “Indicazione del Codice della Pratica” fa sì che il codice della
pratica venga stampato in parcella e viceversa.
· L’attivazione della casella “Indicazione di un Sottototale per Pratica” dà la possibilità di
evidenziare in parcella un totale parziale per ogni pratica inclusa nella parcella.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 493


· L’oggetto della pratica viene proposto nella fase di stampa della parcella, per essere posto
all’inizio di essa. Attivando, quindi, la casella “Stampa descrizione della pratica oltre
l’oggetto” si fa sì che tali descrizioni vengano altrettanto proposte nella fase di
preparazione della parcella.
Il quadro “Modello da Utilizzare per la Stampa”

Tramite questa impostazione si può determinare a monte, quale modello sarà utilizzato per la
stampa della fattura, della parcella proforma e della nota di credito. Si può, comunque,
cambiare il modello nella fase di stampa dove sarà proposto il modello selezionato in questa
fase. Vedi anche "Stampa Fattura"
Modello "Imponibile / Non Imponibile"
Questo modello di Fattura o Proforma contiene due colonne, una per gli importi imponibili e
l'altra per per gli importi esenti dall'IVA.
Modello "Competenze / Spese"
Questo modello di Fattura o Proforma contiene due colonne, una per le competenze (Onorari e
Diritti) e l'altra per per le spese.
Modello "Quattro Colonne"
Questo modello di Fattura o Proforma contiene quattro colonne: Onorari, Diritti, Spese
imponibile e Spese Esente IVA.

Esempio Fattura / Parcella Proforma (Modello 4 Colonne)

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Amministrazione AlexPro

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 495


Esempio Fattura / Parcella Proforma (2 colonne Imponibile /
Esenti)

Sezione Personalizzazione (1° parte)


Tramite questa sezione, è possibile personalizzare le descrizioni di ogni voce che sarà
stampata in fattura. L’utente può scegliere di cambiare alcune denominazioni dei campi
esposti; ad esempio “Competenze” al posto di “Diritti”, ecc.

496 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Il campo “Salva copia delle fatture in formato PDF nel seguente


percorso”
AlexPro conserva all’interno di ogni pratica una copia per ogni fattura e proforma prodotta.
Tale copia è raggiungibile dalla scheda di gestione pratica e dalla scheda anagrafica della
parcella. L’utente, comunque, e facoltativamente, può scegliere di conservare una copia
aggiuntiva della parcella in una cartella nella rete. Per fare ciò, viene specificato il percorso in
tale campo.
La cartella deve necessariamente essere condivisa in rete e trovarsi su un computer
accessibile, per poter essere scrivibile da tutti gli utenti di AlexPro che stampano parcelle.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 497


Sezione Personalizzazione (2° parte)

498 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Attraverso questa sezione, sarà possibile personalizzare le descrizioni per ogni voce utilizzata
nella stampa della fattura (o la proforma) e all'interno del programma stesso.
L’utente può scegliere di cambiare alcune denominazioni; ad esempio “Competenze” al posto
di “Diritti”, ecc.

Le sezioni “Inizio fattura”, “Istruzioni di pagamento”, “Inizio


progetto” e “Fine progetto”
Tali sezioni permettono di impostare delle descrizioni standard da stampare rispettivamente
all’inizio e alla fine della fattura e all’inizio e alla fine della proforma di parcella (chiamata
anche progetto).

Sezione Intestazione e Pie di pagina:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 499


Tramite questa sezione sarà possibile impostare l'intestazione dello Studio, anche per ogni
Studio in caso di utilizzo dell'opzione "Multi Studio"
Per facilitare la gestione di questa sezione, si può copiare l'intestazione da un documento
Microsoft Word o qualsiasi documento in formato "RTF" ed incollarla negli appositi campi.

Nota Bene: Il testo copiato da altri documenti NON deve essere incluso in tabelle e
NON deve contenere IMMAGINI. Per utilizzare gli immagini, al posto
dell'intestazione "testuale", impostare la sezione "Logo"

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500 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.8.2 Impostazione per altre Lingue

Obiettivo:
L'obiettivo di questa scheda è quello di personalizzare la stampa delle Fatture, Proforma e
Note di credito in lingue diverse dall'Italiano.

Come Arrivare
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.

1. Menù Strumenti di AlexPro


2. Amministrazione AlexPro
3. Eseguire l'autenticazione dell'utente
4. Dal menù laterale selezionare "Dati Studio ed Impostazione Fattura"

Nota Bene: Se si l'opzione "Multi-Studio" è attiva, sarà necessario eseguire una


personalizzazione per ogni Studio (chiamato anche Filiale o Sezione). Per maggior
dettaglio vedi: Gestione Utenti e Aree di Lavoro

Come funziona:
Selezionare la lingua desiderata dall' elenco a discesa posizionato in alto a destra. Questo
elenco è presente solo se sono state già impostate altre lingue. Sarà, inoltre, visibile, solo
nelle sezioni di "Personalizzazione".

Introdurre la traduzione di ogni termine nella lingua selezionata. Ad esempio, nel campo
"Partita IVA" digitare "VAT #" se la lingua selezionata è "Inglese" oppure, "TAV #" se la lingua
selezionata è "Francese".

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 501


Impostazione della fattura per una lingua straniera

Il seguente esempio illustra la posizione fisica nella fattura di alcuni termini tradotti. Tali
termini, sostituiranno quelli in Italiano se:
· Esiste una impostazione di Lingua nella scheda anagrafica del destinatario della fattura,
· Tutti o alcuni dei termini sono stati impostati, come nell'esempio precedente, e
· è stato scelto di stampare la fattura in lingua diversa dall'Italiano al momento della stampa
della fattura.

502 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Corrispondenza delle terminologie in altre lingue

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 503


18.8.3 Impostazione Dati dello Studio

Sezione Titolare
La sezione “Titolare” gestisce le informazioni relativi al titolare delle licenze d'uso di AlexPro.
Tali informazioni saranno, anche stampate come domicilio eletto nelle note di iscrizioni a
ruolo.

Sezione Titolare
Per confermare e memorizzare le impostazioni, fare clic sul pulsante <Ok>. Per abbandonare le
modifiche apportate, fare clic sul pulsante <Annulla>.

18.8.4 Impostazione del Logo

Obiettivo:
L'obiettivo di questa scheda e quello di dare la possibilità di utilizzare un logo grafico per
l'intestazione dei seguenti documenti:
· Fatture
· Parcelle Proforma
· Note Credito

Questa soluzione è un'alternativa all'intestazione Testuale che potrà essere


utilizzata con descrizione, font e colori personalizzati nella sezione "Intestazione e
Pie di Pagine".

504 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Come Arrivare:
· Da AlexPro, selezionare menù "Strumenti"
· Selezionare "Amministrazione AlexPro"
· Effettuare il Login (l'utente deve essere un Amministratore)
· Selezionare, dal menù laterale, la voce "Impostazione Fatture e Studio"
· Fare clic sulla sezione "Logo".

Come Funziona:
Assicurarsi prima di avere il logo desiderato in formato "JPG" o "TIF".

Le dimensioni della grafica del logo sono 19,33 cm x 4,50 cm

· in corrispondenza alla zona dedicata al "Logo dell'Intestazione della Prima Pagina", fare clic
sul pulsante "Sfoglia" per selezionare il file dell'immagine desiderata in formato JPG o TIF
· Fare clic sulla casella "Utilizza logo" per attivare la presenza del logo nelle stampe

Impostazione del Logo

· L'intestazione testuale (cioè quella impostata con testi nella sezione "Intestazione ..") potrà
coesistere con l'intestazione grafica. Nella stampa della fattura, sarà messa prima la parte
Grafica seguita dalla parte testuale se ce.
· Fare clic sul pulsante "Ok" per confermare l'impostazione.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 505


Osservazioni:
· Per svuotare il campo dall'immagine selezionata, fare clic sul pulsante "Nessuno"
· Per conservare l'immagine nel campo ma impedire ad AlexPro di utilizzarla nelle stampe,
disattivare la casella "Utilizza logo"
· Per impedire la coesistenza tra logo e testo nell'intestazione della fattura, eliminare il testo
nella sezione "Intestazione e pie di pagina" nella stessa scheda.
· Per visualizzare tutta l'immagine, fare doppio clic sull'immagine stessa nella maschera di
impostazione

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506 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.9 Opzioni Comuni

Obbiettivo:
L'obbiettivo di questa fase è quello di impostare i seguenti parametri:
· Il rapporto tra AlexPro, Microsoft Outlook e Microsoft Exchange Server;
· La definizione del percorso delle cartelle di rete;
· Il tipo di carattere da utilizzare per la stesura di descrizioni delle prestazioni dell'agenda,
delle note ecc.;
· L'abilitazione del collegamento al Server per l'addebito del traffico telefonico.
· la definizione delle etichette associate ai ruoli delle parti nelle Pratiche. Definizione Ruoli
delle Parti
· La definizione delle etichette associate ai campi personalizzabili in AlexPro
· L'impostazione del trasferimento dei dati dell'agenda da AlexPro al Calendario di Outlook.

Come arrivare
Dal menù strumenti, selezionare la voce “Amministrazione AlexPro”. Dopo aver effettuato
l’accesso alla procedura di amministrazione, dal menù laterale seleziona “Opzioni comuni”.

la scheda che verrà presentata include le seguenti sezioni:


· Sezione dedicata ad Outlook ed Exchange per abilitare l'invio della posta elettronica dalla
Pratica, l'addebito del tempo di redazione del messaggio, il collegamento con Outlook ed i
parametri necessari per tale collegamento.
· Sezione dedicata alle cartelle dove sarà possibile indicare:
La cartella degli aggiornamenti automatici (cioè a cartella dove
possono essere copiati i file di aggiornamento di AlexPro per essere
distribuiti in maniera automatica a tutte le postazioni di lavoro)
Il percorso della cartella condivisa dei documenti: è la cartella
residente su un computer centrale ed è visibile a tutti gli utenti di
AlexPro per memorizzare i documenti relativi alle pratiche.
Il percorso della cartella condivisa dedicata ai modelli dei
documenti che saranno utilizzati da AlexPro per creare nuovi
documenti sia con Microsoft Word sia con l'editor interno di AlexPro.
Il percorso della cartella condivisa dedicata ai dizionari forniti con
AlexPro.
· Sezione chiamata "Avanzate" per abilitare o di abilitare la gestione dei tipi di carattere
(Font).
·
· Sezione chiamata " TelePro " dedicata alla gestione dei parametri necessari per il
collegamento al centralino telefonico e la gestione del traffico telefonico.
· Sezione chiamata " definizione delle parti ". Le parti sono nominativi dei contatti correlati ad
una singola pratica e in questa sezione sarà possibile gestire ed impostare la loro
denominazione.
· Sezione chiamata " palmare ". In questa sezione sarà possibile impostare i parametri
necessari per il collegamento tra AlexPro e outlook e quindi il trasferimento dei dati sui
palmari.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 507


Si consiglia di impostare le opzioni comuni prima di iniziare a lavorare con
AlexPro

Indice della sezione


Opzioni per Outlook, Palmari e Exchange
Tipi e Colori di Font
Numerazione Pratiche
Impostazioni delle Cartelle
Definizione Ruoli delle Parti
Sezione TelePro

508 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.9.1 Opzioni per Outlook, Palmari e Exchange

Sezione "Outlook"
Il quadro "Gestione Posta Elettronica":

Attraverso questa sezione, si può abilitare o disabilitare l'invio della posta elettronica dalla
scheda anagrafica della pratica. È anche possibile definire una voce di tariffa deve essere
utilizzata nell'addebito del costo e/o del tempo di redazione del messaggio sulla pratica. Se
questi due parametri sono abilitati sarà possibile inviare posta elettronica direttamente dalla
pratica ad uno o più persone inclusi nelle parti e subito dopo sarà aperta la maschera di
parcellazione per addebitare il tempo trascorso nella redazione del messaggio.

Personalizzazione della Sezione Outlook

· Spuntare la casella "Abilita invio eMail in Pratica" per abilitare e viceversa.


· Spuntare la casella "Addebita il tempo di redazione del messaggio", per far sì che, all'invio
del messaggio, venga proposto il modulo di parcellazione per addebitare l'attività svolta sulla
relativa pratica.
· Il quadro chiamato "Utilizzando la seguente voce", consente di introdurre la voce di tariffa
che verrà proposta da AlexPro all'invio del messaggio. Tale voce potrà essere cambiata al
momento della registrazione, se necessario.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 509


Il quadro "Collegamento ad Outlook"
Attraverso questo quadro sarà possibile attivare il collegamento dell'agenda con Outlook.
Questa impostazione farà si che la casella "Registra in Outlook " sia visibile o meno nella
scheda di gestione delle scadenze.

· Spuntare la casella "Sincronizza l'Agenda di AlexPro con Calendario Personale di Outlook" per
il trasferimento delle scadenze, al momento del loro inserimento o modifica, al calendario
personale di Outlook e, di conseguenza, al dispositivo palmare se c'è.
· Spuntare la casella "Sincronizza l'Agenda di AlexPro con una Cartella Pubblica Exchange" per
ottenere le scadenze in un calendario pubblico nelle cartelle pubbliche di Microsoft
Exchange. Tale opzione è applicabile solo se Microsoft Exchange Server 5.5, 2000 o 2003 è
installato.
· l'inserimento delle scadenze in Microsoft Outlook, richiede l'inserimento di una durata per
ogni impegno. Nella casella "Durata Standard", introdurre la durata standard che AlexPro
applicherà per ogni trasferimento di scadenze ad Outlook. Nell'esempio illustrato, la durata
standard è impostata a 20 minuti per ogni impegno.

Sezione "Calendario e Palmare"

Personalizzazione Sezione Calendario Outlook

510 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Questa sezione consente di personalizzare i dati che saranno trasferiti al calendario personale
di outlook o al calendario pubblico di Exchange.
Le scadenze di AlexPro sono suddivise in due tipi: Udienze e Adempimenti . Questi due tipi
potranno essere trasferiti al calendario di Outlook come "appuntamenti" o come "attività"; per
maggior dettaglio sulla differenza tra i due tipi consultare la guida in linea di Outlook.
Selezionare quindi l'impostazione adatta dai quadri specifici.
Anche l'organizzazione di dati che saranno esportati al calendario di outlook potrà essere
configurata in questa fase.

La scheda di un appuntamento nel calendario di Outlook contiene le seguenti informazioni:


Oggetto dell'appuntamento: è la prima casella in alto della scheda illustrata nella seguente
figura
Il luogo dell'appuntamento: è la seconda casella sotto l'oggetto
Corpo e annotazioni: è l'ultima casella grande illustrata nella seguente figura.

Personalizzazione e Corripondenza dei campi tra Outlook e AlexPro


AlexPro utilizza questi tre campi nel trasferire dati relativi a qualsiasi scadenza dall'agenda. il
trasferimento di questi dati è soggetto alla personalizzazione indicata nella sezione "
Calendario / Palmare ".

I dati trasferibili (dall'agenda di AlexPro al Calendario di Outlook) sono i seguenti:


· L'attività, che fa riferimento alla descrizione della procedura utilizzata nell'inserimento della
scadenza,
· Descrizione dell'attività, che fa riferimento alla descrizione aggiuntiva dell'utente stesso
nell'inserimento della scadenza nell'Agenda di AlexPro,
· Oggetto della Pratica,
· Cliente, che fa riferimento alla denominazione del cliente associato alla Pratica relativa alla
scadenza,
· Codice attività, che fa riferimento al codice della procedura utilizzata per l'inserimento della
scadenza,

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 511


· Codice Pratica, che fa riferimento al codice della Pratica per la quale viene inserita la
scadenza,
· curia
· giudice
· ruolo
· Nella casella luogo della scheda dell'appuntamento di outlook saranno trasferiti i dati relativi
al luogo di svolgimento dell'attività

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512 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.9.2 Tipi e Colori di Font

Sezione "Avanzate":

Gestione Tipi e Colori dei Font:

Tramite questo quadro sarà possibile abilitare o disabilitare l'utilizzo di diversi tipi di caratteri,
formattare le frasi e cambiare il colore del testo sia in parcella che in agenda. Si può, inoltre,
selezionare il tipo e la grandezza del carattere da utilizzare per tutte le postazioni di lavoro
sia per le annotazioni relativi alle registrazioni delle prestazioni che per le annotazioni relativi
all'inserimento nell'agenda.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 513


Le opzioni "Usa Maiuscolo", "Usa minuscolo" e "uso libero" potranno essere utilizzati per
obbligare l'utente di ad annotare (in parcellazione) utilizzando un modo unico di scrittura. Il
programma è impostato su "uso libero".

Il testo formattato sarà stampato in parcella e nelle stampe dell'agenda così come è stato
digitato inizialmente.

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514 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.9.3 Numerazione Pratiche


La numerazione (codifica) delle Pratiche in AlexPro è libera salvo impostazioni personalizzati.
Il codice della Pratica (alfanumerico e lungo 11 caratteri) può essere introdotto manualmente
oppure lasciato vuoto in modo che AlexPro lo assegna come numero cronologico progressivo.
Le diverse modalità disponibile in AlexPro sono:
1. Codifica con un numero cronologico progressivo o introduzione manuale
· Il numero è un progressivo e non può essere gestito dall'utente; la prima Pratica inserita
sarà la numero 00001 e la seconda sarà la numero 00002.
· Se viene inserita una nuova Pratica, con numerazione o codifica manuale, dopo la
numero 00002 ad esempio, la quarta pratica comunque avrà il numero 00004.
Supponiamo che il codice introdotto manualmente sia "BIANCA11", le codifiche delle
pratiche sarà così:
00001
00002
BIANCA11
00004
· Il numero cancellato non è recuperabile automaticamente dal programma, ma potrà
essere introdotto manualmente dall'utente stesso, che comunque occuperà il numero
progressivo prossimo
· La cronologia dei numeri non segue ne la data di apertura della Pratica ne lo Studio /
Filiale, quindi è solo un numero che aggiunge (1) al suo progressivo.

2. Codifica con numero progressivo annuale obbligatorio

Secondo tale impostazioni:


· Non sarà possibile modificare i codici delle Pratiche ne introdurli manualmente
· Il codice generato sarà un numero cui primi due cifre rappresentano l'anno della data di
apertura della Pratica seguiti da 6 cifre in modo cronologico progressivo. Ad esempio la
prima Pratica inserita con data di apertura 16/02/2007 sarà 07000001

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 515


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516 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.9.4 Impostazioni delle Cartelle


AlexPro è progettato per lavorare in ambiente Rete, quindi è necessario che ci siano
indicazioni di alcune cartelle che saranno utilizzati dal software per i seguenti motivi:
· L'archiviazione dei documenti relativi alle Pratiche
· La memorizzazione dei modelli dei documenti
· La copia degli aggiornamenti scaricati tramite la procedura di "Aggiornamento online" di
AlexPro
· I dizionari utilizzati da AlexPro per la correzione ortografica

Nota Bene: L'impostazione delle prime tre cartelle è fondamentale per il corretto
funzionamento di AlexPro

Come arrivare:
· Dal menù a tendina "Strumenti" selezionare "Amministrazione di AlexPro
· Selezionare "Opzioni Comuni"
· Fare clic sulla linguetta "Cartelle"

Impostazione delle cartelle

Come impostare una cartella:


· Fare clic sul pulsante "Sfoglia"
· Individuare la cartella desiderata e fare clic su "Apri"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 517


Come eliminare un percorso di una cartella:
Fare clic sul rispettivo pulsante "Nessuno" e fare clic sul pulsante "Salva"

Cartella "Aggiornamenti"
Deve essere una cartella condivisa visibile da tutti gli utenti di AlexPro da qualsiasi
postazione di lavoro, preferibilmente sull'unità Server
L'impostazione di questa cartella facilita la procedura di aggiornamento del software per tutte
le postazioni di lavoro dello Studio. Se tale cartella è impostata, sarà necessario effettuare
l'aggiornamento di AlexPro una sola volta dall'unità Server. Ogni utente, al seguente avvio di
AlexPro, avrà gli aggiornamenti sul suo PC grazie alla presenza e all'indicazione di tale cartella.

La mancanza dell'indicazione di una cartella di aggiornamento fa sì che ogni utente


deve effettuare la procedura di aggiornamento online sul suo proprio computer (
condizione sconsigliabile)

Cartella "Documenti"
Deve essere una cartella condivisa accessibile in lettura e scrittura da tutti gli utenti di
AlexPro da qualsiasi postazione di lavoro, preferibilmente sull'unità Server.
Denominazione della Cartella dedicata alla Pratica
All'introduzione di ogni nuova Pratica, AlexPro tenta di creare una relativa sotto-cartella (
directory) dedicata alla nuova Pratica. Tale sotto-cartella sarà il contenitore di tutti i
documenti (o i file di qualsiasi tipo e formato) collegati alla Pratica. Questa sotto-cartella sarà
creata, solo se esiste una cartella principale condivisa in rete indicata in questa fase del
programma.

La denominazione della sotto-cartella dipende dall'impostazione selezionata. Le opzioni


disponibili sono:
1. Oggetto + Codice o Numero della Pratica
2. Denominazione del Cliente
3. Denominazione del Cliente + Oggetto della Pratica
4. Solo codice della Pratica

La figura seguente rappresenta un prototipo di una struttura della cartella condivisa:


In questo esempio è stata utilizzata la "Gestione delle risorse del computer di Windows XP"

518 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Nel precedente esempio:


· La cartella indicata nelle "Opzioni Comuni" di AlexPro è "X:\documenti\Elsaidi Software
\Documenti Amministrativi"
· Come si vede nel lato destro della "Gestione Risorse", nella figura, AlexPro ha creato diverse
cartelle per ogni Pratica
· Il nome della cartella è così composto:
· Oggetto della Pratica (dopo aver eliminato alcuni caratteri che possono essere in
conflitto con le regole del sistema),
· Il codice o il numero della Pratica.

Quindi, una Pratica chiamato "Rossi / Caio" che abbia il codice 001956; avrà una
cartella denominata: Rossi_Caio - 001956

Cartella "Modelli"
Anche questa cartella deve essere una condivisa accessibile, almeno, in lettura da tutti gli
utenti di AlexPro da qualsiasi postazione di lavoro, preferibilmente sull'unità Server.

Tale cartella dovrebbe giocare il ruolo del contenitore di tutti i modelli di documenti utilizzati
da tutti gli utenti di AlexPro. Quando sarà chiesto di creare un "nuovo documento da modello"
AlexPro aprirà la finestra di selezione del modello partendo da questa cartella.
La mancanza dell'impostazione di questa cartella, quindi, farà si, che la finestra di selezione
del modello viene aperta in modo casuale lasciato al sistema Windows che di solito si
posiziona nell'ultima cartella adoperata.

Si precisa che le cartelle dei documenti e dei modelli non vengono incluse nei
backup eseguiti dalla procedura di backup del database e, quindi, il loro
salvataggio andrebbe eseguito manualmente.

Vedi anche:
Gestione Documenti
Sezione Documenti della Pratica

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 519


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18.9.5 Definizione Ruoli delle Parti

Obiettivo:
Per dare piena libertà all'utente di definire i "Titoli" o i "Ruoli" da attribuire ai diversi contatti,
che per un motivo o un altro, possono giocare un ruolo essenziale nella Pratica aperta per un
determinato Cliente.

Le Parti collegabili ad una Pratica potranno essere denominati con titoli secondo le esigenze
dello Studio all'eccezione del "Cliente" che dovrà rimanere con il titolo "Cliente" associato
alla sigla "C".

AlexPro è fornito con 51 ruoli distinti siglati con lettere, numeri o simboli. Alcuni di questi
ruoli sono già predefiniti come ad esempio:

Sigla Ruolo Ordine di


importan
za
C Cliente 1 Non deve essere mai alterato
N Controparte 2 Può essere modificato a
piacere
R Corrispondente 3 Può essere modificato a
piacere
V Avversario 4 Può essere modificato a
piacere

Alcuni, invece, sono da definire ad esempio:

Sigla Ruolo Ordine di


importanz
a
X Parte (X) da definire 21 Può essere modificato a
piacere
Z Parte (Z) da definire 23 Può essere modificato a
piacere
3 Parte (3) da definire 29 Può essere modificato a
piacere

520 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

4 Parte (4) da definire 30 Può essere modificato a


piacere

Come arrivare:

Menù Strumenti (Amministrazione di


AlexPro)

· Da AlexPro, clic su Menù Strumenti


· Selezionare Amministrazione AlexPro
· Dalla seguente procedura, selezionare "Opzioni Comuni"
· Fare clic sulla sezione "Definizione Parti"

Come funziona:
· Fare doppio clic sulla definizione del "Ruolo" da modificare
· Digitare la denominazione desiderata e premere il tasto "Invio" dalla tastiera
· Fare clic sul pulsante Salva

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 521


Finestra di Gestione "Definizione Parti"

Finestra di Gestione "Definizione Parti" dopo la modifica

Procedure da osservare dopo ogni cambiamento di denominazione di


uno o più ruoli:
· Controllare, e eventualmente modificare, la denominazione dei "Campi Variabili", che
saranno (o già sono) utilizzati nei modelli dei documenti. Vedi "Opzioni Autocomposizioni"

522 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Che cos'è un Campo Variabile


Un campo variabile è un segnaposto che viene inserito nei modelli dei
documenti per definire un punto di inserimento del reale dato al
momento della compilazione automatica del modello.

· Modificare tutti i modelli esistenti che utilizzano i "Campi Variabili" modificati.

Le parti sono nominativo di Contatti correlati alla Pratica. Ogni nominativo potrà essere
collegato ad un ruolo dai diversi ruoli definibile tramite questa sezione.

Ogni definizione è associata ad una sigla e ad un ordine di visualizzazione. La sigla "


C " non dovrà essere mai cambiata ne a livello di sigla né a livello di descrizione né
a livello di ordine. Tutte le altre definizioni potranno essere modificati dall'utente
stesso. Non si può modificare la sigla ma si può modificare la descrizione, l'ordine e
la visibilità (la disponibilità nell'elenco delle parti).

Una definizione visibile vuol dire disponibile nell'elenco dei ruoli nella sezione "Parti" nella
scheda anagrafica della Pratica, e viceversa.

La colonna ordine permette di ordinare i ruoli nella lista secondo l'ordine selezionato, quindi
sarà visibile per prima il numero 2 poi il numero 3 e così via.

Come per la sigla "C" (Cliente), la definizione contrassegnata con la sigla "N" rappresenta la
controparte e dovrà continuare a rappresentare tale ruolo per permettere ad AlexPro di
controllare il conflitto di interesse che viene esercitato dalla Software solo sui nominativi
associati alla sigla "N".

Vedi anche:
Opzioni Autocomposizioni

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 523


18.9.6 Sezione TelePro

Sezione "TelePro"
Questa sezione è dedicata all'impostazione del collegamento con la fonte dei dati relativa alla
gestione del traffico telefonico ed è visibile soltanto se tale modulo è stato acquistato.

Attivare questa casella per utilizzare la gestione del traffico telefonico sulle postazioni di
lavoro di AlexPro e viceversa.

Impostare in questo quadro il nome del server e gli altri parametri indicati per consentire ad
AlexPro di dialogare con la fonte dei dati relativa al traffico telefonico. AlexPro aggiorna
questa fonte di dati con i nominativi dei contatti inseriti nonché i dati delle relative
Pratiche. In questo modo la gestione del traffico telefonico potrà associare il numero
chiamato ad un nominativo e di conseguenza ad una o più Pratiche per poter selezionare la
Pratica interessata per l'addebito del tempo e/o il costo della chiamata.

Vedi anche:
Telecheck
Cos'è TeleCheck
Il Menù "File"
Impostazione e configurazione

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524 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

18.10 Opzioni Autocomposizioni

INDICE DELLA SEZIONE


Spiegazione del concetto e presentazione di un caso reale.
Come si può personalizzare e gestire i campi variabili.

Che cos'è l'Autocomposizione?


L'automcomposizione è la compilazione automatica, da parte di AlexPro, di un documento
(Word, Outlook o Excel), che contiene "Campi" variabili da compilare.

Per meglio spiegare questa funzionalità, supponiamo, semplicemente, che:


Per spedire una lettera accompagnatoria della fattura sarà sempre necessario introdurre i
seguenti dati nella lettera:
1. La data odierna,
2. I dati anagrafici del destinatario (nome, indirizzo, cap, città, provincia e nazione),
3. Il numero del Fax del destinatario,
4. L'oggetto della lettera,
5. Il numero della Fattura,
6. La data della Fattura,
7. L'importo netto complessivo della Fattura,
8. La data entro la quale si deve quietanzare la Fattura
9. Il nome della persona che firmerà la lettera
10.Un testo standard.

Tutti questi dati sono già presenti in AlexPro, quindi, e sono disponibili e
reperibili facilmente all'interno dei documenti utilizzati frequentemente;
come ad esempio i documenti creati con Microsoft Word, Outlook e/o
Excel.

Per semplificare il lavoro, alla persona che dovrà preparare questa lettera per ogni fattura,
prepareremo un modello di documento che sarà sempre il punto di partenza per generare
nuove lettere di questo tipo, senza dover aggiungere, manualmente, quasi niente nel
documento:

1. Con Microsoft Word, creeremo un nuovo documento vuoto,

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 525


Documento Word Vuoto

2. Aggiungeremo l'intestazione delle pagine e le pie di pagina, per impostare il logo ed i dati
dello Studio,

Esempio Intestazione prima pagina

3. Creeremo una parte dedicata alla "Data" del documento, utilizzando le funzionalità presenti
nella barra degli strumenti di AlexPro4Word:

Barra degli strumenti di


AlexPro4Word

526 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Selezionando "Inserisci campo" e poi, "Generale", "Data Odierna"

Il campo "Data" apparirà in questo modo all'interno del modello Word.

4. Immetteremo, ora, un segnaposto per indicare ogni singolo dato relativo al destinatario
della lettera
a. Ci posizioniamo nella zona che sarà dedicata all'indirizzo del destinatario della lettera:
b. Faremo clic sulla icona "Inserisci campo" dalla barra degli strumenti di AlexPro4Word
c. Selezioneremo, rispettivamente, forma di cortesia, ragione sociale, indirizzo, cap, città,
provincia, nazione e numero fax; cliccando per ogni campo il pulsante "Inserisci" per
inserire il segnaposto nella posizione selezionata all'interno del documento
d. La zona dedicata all'indirizzo del destinatario nel documento word, sarà simile alla
seguente:

Un taglio del documento che mostra l'impostazione


dell'area dedicata ai dati del destinatario.

5. Di seguito, saranno impostati i diversi segnaposto relativi all'oggetto, al numero della


fattura, alla data dell fattura e all'importo dovuto:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 527


Scheda per l'inserimento dei "Campi Variabili" nel modello.

6. Questa parte del documento sarà simile alla seguente:

Un taglio del documento che mostra il testo della lettera con i campi variabili già inseriti. I
diversi segnaposto sono evidenziati con un rettangolo rosso.

7. Il modello del documento alla fine, sarà simile al seguente esempio:

528 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Un taglio del documento intero che mostra l'impostazione completa del modello di
esempio.

8. Salveremo il documento in formato "Modello Microsoft Word", e non come documento Word.
Per rendere il modello disponibile e reperibile a tutti gli utenti di AlexPro, lo salveremo
nella "cartella dei modelli" già impostata tramite le "Opzioni Comuni".
9. Da questo momento in poi, ogni volta che vogliamo preparare una "Lettera
Accompagnatoria" non faremo altro che:
· Aprire la Pratica,
· Cliccare sul menù "nuovo documento da modello", e
· Selezionare questo modello dalla finestra di selezione.

Come si può gestire questi campi variabili?


Tutti i dati disponibili, all'interno di AlexPro potevano essere resi disponibili in un modo
standard senza dare questa possibilità di intervenire e personalizzare, se non per il fatto che:
1. i dati disponibili in AlexPro sono a loro volta personalizzabili, in modo particolare, la
denominazione delle "Parti" e le loro definizioni,
2. i gusti e le percettibilità degli utenti di AlexPro sono diversi

Vediamo ora come ragiona AlexPro in questo contesto:


· Il Campo "oggetto della pratica" potrà essere denominato: "oggetto", "oggetto pratica" o
"prat.oggetto" ad esempio; tutto ciò è possibile, basta che tali denominazioni siano unici.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 529


· Nella sezione "Parti" della scheda anagrafica della Pratica, ogni contatto inserito ha un
"Ruolo". Questi "Ruoli" sono riconoscibili da AlexPro tramite la sigla associata ad ogni "Parte
"; ad esempio: N,P,V ecc. ma la definizione stessa della "Parte" è completamente gestita
dall'utente di AlexPro. Quindi, se la definizione della "Parte W" fa riferimento a: "Compagnia
Assicurativa della Controparte" , per facilitare l'inclusione dei dati di questa "Parte" nei
documenti, sarà necessario personalizzare i campi variabili relativi alla "Parte W".
· La personalizzazione permette di ricavare dati presenti nel database di AlexPro impostando
quanto segue:
1. La fonte dei dati che contiene il dato richiesto (ad esempio la tabella "contatti" o la
tabella "pratiche" ecc)
2. Il nome esatto del dato richiesto (ad esempio: "codice fiscale")
3. Il riferimento da utilizzare per ricavare il dato richiesto (ad esempio: il numero
identificativo della pratica)

Finestra di gestione Campi Variabili

Nota Bene: Le fonti dei dati nel database di AlexPro sono denominati secondo il loro
tipo: le tabelle iniziano sempre con le lettere "AX_", le liste dei dati iniziano sempre
con "VW_" e le procedure memorizzate (Stored Procedures) iniziano con le lettere
"SP_".

La personalizzazione, quindi, è necessaria nei seguenti casi:


· Per aggiungere nuovi campi da utilizzare nella creazione dei modelli di documento
per la compilazione automatica
· Per modificare i campi già impostati
· Per attribuire dei titoli indicativi ai vari dati anagrafici delle Parti collegati alla
Pratica; ad esempio: "av.città" per indicare la città dell'avverserario anziché solo
"città" che rappresenta un campo utilizzato per tutte le Prati.
· Per rendere chiaro, comprensibile e di facile lettura e modifica i modelli dei
documenti.

530 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

Come effettuare la personalizzazione dei "Campi Variabili"

Attenzione: La modifica dei campi variabili necessita la revisione dei modelli dei
documenti che ne fanno riferimento.

· fare clic su Menù "Strumenti"


· selezionare la voce "Amministrazione di AlexPro"

Menù Strumenti (Amministrazione di


AlexPro)

· selezionare dal menù laterale la voce "Opzioni Autocomposizioni"


· sarà aperta una lista simile alla seguente:

Lista di visualizzazione dei campi variabili

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 531


· se le modifiche da effettuare sono relative alle denominazioni dei dati anagrafici relativi alle
Parti, è necessario prima definire correttamente la denominazione del ruolo della Parte
tramite le "Opzioni Comuni"; vedi la seguente figura:

· fare doppio clic sull'elemento da modificare, e sarà aperta una finestra di gestione, come
nella seguente figura:

Finestra di gestione Campi Variabili

· Introdurre la descrizione estesa nella casella "Elemento"; ad esempio: "Nome Compagnia


Assicurativa"
· Introdurre l'abbreviazione del campo nella casella "Nome del campo .." ; ad esempio:
"assicuratore.codice_fiscale"
· Introdurre la stessa definizione o un'altra più abbreviata nel campo "Nome personalizzato"
· Fare clic sul pulsante OK

Si consiglia di utilizzare abbreviazioni distinte con riferimento


chiaro alla fonte dei dati per non confondersi dopo durante la
creazione o la compilazione del documento. Ad esempio: "prat.
data_apertura" anziché "data". Inoltre, la presenza di abbreviazioni
ripetute produrrà risultati imprevedibili durante la compilazione dei
documenti.

Vedi anche:
Definizione Ruoli delle Parti
Sezione "Parti" nella scheda Anagrafica della Pratica
Anagrafe Contatti
Automazione documenti
Come creare un modello di documento
Come creare un documento da modello

532 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 533


18.10.1 Caso pratico
D- Come posso avere le disponibilità delle informazioni relative ai campi personalizzabili
"Data_1" e "Data_2" per la creazione dei modelli Word e Outlook?
R- Impostare i parametri relativi ai campi richiesti tramite le Opzioni di Autocomposizione. Le
informazioni (Data_1 e Data_2) possono essere aggiunti nella configurazione, come segue:

· Menù Strumenti da AlexPro


· Selezionare la voce del menù "Amministrazione AlexPro"
· Selezionare dal Menù Laterale la voce "Opzioni Autocomposizione"
· DOPPIO CLICK SU UNA RIGA QUALSIASI
· Dalla scheda che si apre click sul pulsante "Nuovo"

Scheda definizione campo


· Ignorare i campi "ID" e "Sigla"
· Nel campo "Appartenenza" Selezionare "Pratica"
· Nel campo "Elemento" digitare il nome personalizzato di "Data_1" oppure "Data_1" se non è
stato personalizzato
· Nel campo "Nome del campo da inserire nei documenti" digitare "prat.data1" oppure una
sigla breve e chiara che indica che il dato è relativo alla pratica e il nome del campo
· Nel campo "Nome Personalizzato" digitare il nome personalizzato di "Data_1" oppure "Data_1"
se non è stato personalizzato
· Dall'elenco fonte dei dati selezionare "ax_pratiche"
· Dall'elenco "Nome del campo richiesto" selezionare "pr_data_1"
· Dall'elenco "Campo identificativo" Selezionare "pr_id_pratica"

534 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Amministrazione AlexPro

· Fare clic sul pulsante "OK"

Ripetere la stessa procedura per il campo "Data_2"

Vedi anche:
Opzioni Autocomposizioni

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 535


Capitolo

XIX
Utilità e Funzioni Supplementari
Utilità e Funzioni Supplementari

19 Utilità e Funzioni Supplementari

Indice della Sezione

Controllo ortografico
Esportazione Dati Visualizzati
Atto di Precetto
Lavorare su più Server
File Impostazioni di Configurazione

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 537


19.1 Controllo ortografico
Il controllo ortografico è attivo in tutti i campi testo, alcune volte a richiesta, in altri casi
durante la digitazione.

Controllo ortografico durante la digitazione:


Il controllo ortografico durante la digitazione, è disponibile nei seguenti campi descrittivi:
· Il campo “Descrizione” nella scheda anagrafica delle voci di tariffa;
· Il campo “Descrizione” nella scheda “Registrazione delle prestazioni”;
· Il campo “Descrizione” nella scheda “Anagrafica della Pratica”;
· Il campo “Memo” nella scheda anagrafica della pratica;
· Il campo “Descrizione” nella scheda anagrafica “Contatti”;
· Il campo testo iniziale e testo finale nella fase di impostazione dei solleciti.

Controllo ortografico a richiesta:


Il controllo ortografico su un campo “testo” può essere attivato attraverso la combinazione
“Shift+F7” (Maiuscolo+F7) oppure dal menù Strumenti.

Impostazione del controllo ortografico:


Come arrivare:
· Menù strumenti
· Amministrazione di AlexPro
· Opzioni Controllo Ortografico
Sono disponibili 12 lingue per il controllo ortografico fornite con AlexPro. Le lingue standard
attivate al lancio dell’applicazione, sono Italiano e Inglese.
Per aggiungere una nuova lingua, fare clic sul pulsante “Dictionaries” e selezionare “Add” per
aggiungere il dizionario desiderato.

Nomi dei dizionari:


· SpellCRO.lex Croato
· SpellCZ.lex Cecoslovacco
· SpellDAN.lex Danese
· SpellESP.lex Spagnolo
· SpellFRA.lex Francese
· SpellGER.lex Tedesco
· SpellITA.lex Italiano
· SpellLAT.lex Latino
· spellNL.lex Dutch
· SpellPL.lex Polacco
· SpellSLO.lex Sloveno
· SpellSVE.lex Svedese
· SpellUK.lex Inglese (UK)
· SpellUS.lex Inglese (USA)

538 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Utilità e Funzioni Supplementari

Controllo ortografico e correzione:


Il controllo ortografico è attivo durante la digitazione nei campi precedentemente citati. Le
parole errate vengono sottolineate in color rosso per indicare l’anomalia. Per correggere, fare
clic con il pulsante destro del mouse (come rappresentato nella figura seguente), selezionare la
voce “Corrections” e poi selezionare la parola adatta dall’elenco con un clic.

19.2 Esportazione Dati Visualizzati

Obiettivo:
Per esportare i dati visualizzati all'interno di una lista su un file in formato Excel (.csv)

Lista Dati

Come funziona:
· aprire la lista desiderata., ad esempio cliccando sul pulsante pratiche dal menu laterale sarà
visualizzata la lista delle pratiche aperte,
· fare clic sul menu "Gestione" dal menu a discesa,
· selezionare la voce "Esporta"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 539


Esportazione dati dalla lista
· indicare un nome da attribuire al file che conterrà i dati esportati dalla vista.

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540 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Utilità e Funzioni Supplementari

19.3 Atto di Precetto

Come Preparare e Stampare l'Atto di Precetto


La preparazione dell'Atto di Precetto, coinvolge la fase di Parcellazione e quella di
Autocompilazione dei Documenti.

Come Arrivare:
· Aprire la scheda anagrafica della pratica
· Click su Menù "Gestione"
· Nuovo
· Atto di Precetto / Nota Spese

Atto di Precetto o Nota Spese

Come Funziona:
La predisposizione del modello dell'atto da utilizzare:
Prima di tentare la preparazione dell'atto di precetto, assicurarsi di aver creato un documento
in formato RTF entro il quale saranno accomodati i dati richiesti. Tale documento sarà
utilizzato da AlexPro come modello e sarà compilato nell'editor interno del programma.

Non sarà possibile utilizzare modelli in formato diverso da RTF. Utilizzare Qualsiasi
elaboratore di testi in grado di sviluppare tabelle e salvare il documento in formato
RTF; ad esempio Microsoft Word, Swriter do Open Office.

All'interno della cartella "Modelli" troverà un prototipo fornito a titolo di esempio


con il software AlexPro. Per chi utilizza una versione minore di 2008.0.95 potrà
scaricare il modello dal seguente indirizzo: http://www.alexpro.it/helplex/modelli/
precetto2009_V95.rtf

Come si prepara un modello per l'Atto di Precetto:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 541


Modello Atto di Precetto

La preparazione dell'Atto di Precetto è una fusione tra i seguenti elementi:


· Un modello di documento in formato RTF che contiene il testo dell'atto ed i campi variabili
che saranno compilati automaticamente da AlexPro secondo la Pratica interessata.
· Registrazioni di Spese, Diritti ed Onorari Giudiziali già inseriti una ad una o tramite le
registrazioni da modello
· Altri dati che possono essere introdotti dall'utente durante la compilazione dell'atto.

L'Atto di Precetto Passo Passo


· Assicurarsi di avere una Pratica e di aver inserito i dati che serviranno per la redazione
dell'Atto; ad esempio i dati anagrafici del cliente e della controparte.
· Assicurarsi di aver inserito le spese, i diritti e gli onorari che dovranno essere apportati
nell'Atto. vedi: le registrazioni da modello
· Individuare ed aprire la Pratica interessata
· Fare clic sul menù "Gestione", poi "Nuovo" e poi "Atto di Precetto"
· Compilare i dati richiesti se necessario

542 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Utilità e Funzioni Supplementari

Dati Atto di Precetto

Dati della Nota Spese

· Fare clic sul pulsante OK


· Selezionare il modello già predisposto per la creazione dell'atto di precetto. vedi: "Come
Creare un Modello di Documento" per magior dettaglio sulla creazione dei modelli di
documenti.
· Apportare le modifiche necessarie al documento compilato automaticamente e fare clic sul
pulsante "Salva" per memorizzarlo nella Pratica.
· Fare clic sul pulsante "Stampa"

Stampa e Anteprima documento interno di


AlexPro

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 543


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544 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Utilità e Funzioni Supplementari

19.4 Lavorare su più Server

Obbiettivo
Per facilitare l'utilizzo di un Portatile nel quale vengono copiati i dati di AlexPro per
consultazione off-line (senza collegamento al server della rete di Studio) quando si stacca il
portatile dalla rete.
In tal caso, l'utente dovrà selezionare "Un Profilo da Utilizzare".
Si possono creare più profili per diverse modalità di connessioni ad AlexPro.
Ogni profilo, conserva i seguenti dati:
1. I parametri del Server SQL di AlexPro (Nome Server, nome Database e nome utente ecc)
2. L'impostazioni personali
3. La cartella temporanea dei documenti
4. Le ricerche personali salvate

Nota Bene: Il percorso delle cartelle personali in Windows Vista è


il seguente: "C:\Users\nomeutente\AppData\Local\AlexPro\"

Come creare un profilo:


Un profilo deve indicare ad AlexPro le cartelle da utilizzare per ricavare le diverse
impostazioni, quindi dovranno esistere tante cartelle quante sono i profili richiesti.
1. Per iniziare creare un file di testo denominato "Profili.ini" nella seguente cartella personale:
"C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\AlexPro
\" (dove nomeutente indica la cartella personale dell'utente)
2. Aprire il file con l'editor di testo (Blocco notes) e digitare [Profili] e premere invio
3. Indicare ogni profilo con un numero progressivo, come nell'esempio seguente

1=Rete Studio Milano


2=Solo Portatile
3=Rete Studio Roma
4=Rete Studio Napoli
4. Salvare il file e chiudere il blocco notes
5. All'apertura di AlexPro, saranno creati tante cartelle quanti sono i profili richiesti sotto la
cartella C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni locali\Dati applicazioni
\AlexPro\
6. Copiare i seguenti file dalla cartella "C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni
locali\Dati applicazioni\AlexPro\" nelle nuove cartelle create:
alexql.ini
options.mdb
agenda.ric (s'è presente)
parcelle.ric (s'è presente)
7. Avviare AlexPro

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 545


8. Verrà presentata la maschera per la selezione del profilo da utilizzare

9. Selezionare il profilo adatto dall'elenco e fare click su OK

Nota Bene: Il percorso delle cartelle personali in Windows Vista è


il seguente: "C:\Users\nomeutente\AppData\Local\AlexPro\"

Vedi Anche:
File Impostazioni di Configurazione

546 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Utilità e Funzioni Supplementari

19.5 File Impostazioni di Configurazione


Il file di impostazioni delle configurazioni di AlexPro si chiama "AlexQL.INI" ed è situato nella
cartella personale dell'uttente:
Per Windows 2000/XP
C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\AlexPro\

Per Windows Vista:

Nota Bene: Il percorso delle cartelle personali in Windows Vista è


il seguente: "C:\Users\nomeutente\AppData\Local\AlexPro\"

Contenuto del file:

[Connection String] Sezione dedicata ai parametri di connessione con il server


Provider=SQLOLEDB.1 SQL
Integrated Security=0 =0 per collegarsi al server secondo il sistema SQL, = 1 per
collegarsi secondo la protezione del sistema windows
User ID=sa Ignora User ID e Password se sarà utilizzata la protezione
User Password= Windows
Initial Catalog=AlexPro Il nome del Database (l'archivio che contiene tutti i dati di
AlexPro)
Data Source=INTEL Il Nome del Server
\SBSMONITORING
[frmStampaAgenda] Permette di conservare i parametri introdotti nel modulo
chkConserva=1 di Stampa dell'Agenda
=0 Non Conservare
=1 Conservare
[Opzioni Agneda] Opzioni salvati dalla maschera di "Stampa Agenda"
Una pagina per ogni =1 per stampare una pagina per ogni Udienza
scadenza=0 =1 la stampa dell'agenda sarà senza dettagli dei
Sintetica=1 riferimenti della pratica
=0 la stampa dell'agenda sarà con i dettagli dei
riferimenti della pratica
[frmStampaMovi] Come sopra ma per il modulo di stampa Rapporti
chkConserva=1
[frmMovi] Impostare a = 1 per mantenere il nome dell'operatore
Cambio Responsabile=0 selezionato nell'elenco "Eseguita da" nel modulo di
registrazioni delle prestazioni. Ogni cambio di Pratica,
AlexPro propone automaticamente il nome del
responsabile assegnato alla Pratica nel campo "Eseguita
da", per impedire tale meccanismo, impostare il valore a:
Cambio Responsabile=0
[Utente] Sezione dedicata all'utente. Qui viene memorizzato il
Nome=Karim El Saidi nome dell'ultimo utente che ha utilizzato AlexPro sul
computer.
[Child Agenda] Impostazioni delle liste (Elenchi) della'agenda che si vede
Stato=0 all'apertura di AlexPro
SplitterOrizzontal=5
850

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 547


SplitterVertical=621
5
OrderFieldName=Scade
nza
OrderDirection=0
Responsabile=3r
Periodo=1
[Ultime Pratiche] Elenco delle ultime Pratiche utilizzate nella fase di
Pratica 1=001966 registrazione delle prestazioni
Pratica 2=001953
Pratica 3=003250 Saranno visualizzati con il "Doppio clic" nel campo "Codice
Pratica 4=012450
Pratica 5=785490
Pratica 6=13012

Finestra "Registrazione
Prestazioni" con indicazione
dell'elenco delle ultime Pratiche
Pratica" utilizzate
[Pratiche Ferme] Qui, AlexPro memorizza il numero dei giorni introdotto
Ferme da= 720 per la consultazione delle Pratiche ferme.

[Outlook] Qui, sono memorizzati i parametri relativi


Udienze=1 all'ìimpostazione del trasferimento dell'Agenda di AlexPro
Adempimenti=0
Cancella=0 in Outlook.
LastSync=07/05/2007 è Consigliabile impostare tali parametri dall'interfaccia
dedicata a tale scopo, vedi: Opzioni per Outlook, Palmari
e Exchange

LastSync indica l'ultima data di allineamento dati tra


l'Agenda di AlexPro e Outlook. è possibile modificare
questa data manualmente per effettuare la
sincronizzazione partendo da una data diversa.
[Lettura Ottica] Qui, è memorizzato il nome della stampante che sarà
Printer Name=\\intel utilizzata per la stampa dei codici a barra delle Pratiche.
\hp LaserJet 1000

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548 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Utilità e Funzioni Supplementari

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 549


Capitolo

XX
Domande frequenti
Domande frequenti

20 Domande frequenti

Indice della Sezione

Domande frequenti
Registrazioni Duplicate
Cambio Cliente di una pratica
Fatture e Proforma dell'anno precedente
Copia locale del documento
Errori di scrittura sulle cartelle

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 551


20.1 Registrazioni Duplicate
Domanda:
Perché nelle liste di registrazioni delle prestazioni e delle spese la singola registrazione
appare duplicata o triplicata?
Risposta:
Una registrazione può contenere più di un singolo valore: uno per le spese, uno per il diritto,
uno per l'onorario e in alcuni casi anche un valore per il tempo trascorso nello svolgimento
dell'attività. Quando la registrazione viene visualizzata nelle liste, AlexPro mette ogni valore in
una riga separata per dare la possibilità di esaminare il singolo valore anziché visualizzare il
totale.

Domanda:
Come si può creare una fattura con un inserimento libero senza dover dichiarare le
singole prestazioni?
Risposta:
Si può introdurre una registrazione utilizzando la voce "FL" già fornita con AlexPro. Tale voce
contiene tutti i tipi di prestazioni e di spese. Selezionare i tipi da includere, ad esempio
Onorari, Diritti e Spese; introdurre i rispettivi importi e aggiungere la descrizione nel campo
"Dettagli".
Se la voce di tariffa "FL" non è disponibile nell'anagrafica "Tariffa", basta creare una nuova
voce con il codice desiderato, selezionando tutti i tipi e senza aggiunta di descrizioni. Per
maggior dettaglio vedi "Anagrafe Tariffa"

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552 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Domande frequenti

20.2 Cambio Cliente di una pratica

Per cambiare il cliente attribuito ad una pratica:


· Menu Strumenti (AlexPro)
· Voce Amministrazione di AlexPro
· Login
· Menu File
· Utilità Registrazioni
· Cambio Cliente (Compilare i dati e fare click su conferma)

20.3 Fatture e Proforma dell'anno precedente


Domanda:
La lista delle fatture definitive e proforma, il giorno
02/01/2008, è vuota; come faccio a visualizzare l'elenco delle
fatture e delle proforma relativi al 2006?
Risposta:
Fare click nell'elenco "Anni Precedenti", in alto a destra sulla barra
di ricerca; e selezionare l'anno desiderato, oppure, "Tutto" per
visualizzare l'intero contenuto.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 553


20.4 Copia locale del documento
Dove sono memorizzati i documenti di AlexPro
Questo dipende dal tipo di rapporto tra il documento e la Pratica:
· Il documento incorporato si trova all'interno del Database di AlexPro ed è completamente
separato da qualsiasi documento originale che l'ha generato all'inizio. Per avere una copia
locale, aprire il documento e fare salva con nome. Una copia del documento che viene
aperto, comunque rimane per una settimana sul Disco fisso locale nella cartella temporanea
di alexpro (C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni locali\Dati applicazioni
\AlexPro\temp)
· Il documento collegato si trova nella sua posizione originale da dove è stato collegato alla
pratica. Normalmente AlexPro crea una cartella nella "Area Condivisa" per ogni pratica. Se
tale "Area Condivisa" è impostata tra le impostazioni di AlexPro, il documento dovrebbe
essere memorizzato nell'apposita cartella della Pratica (se l'utente non l'ha salvato altrove).
· Per conoscere il percorso completo del documento, fare doppio clic sulla riga interessata
dalla Pratica / Sezione Documenti oppure dalla lista generale dei documenti.

554 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Domande frequenti

20.5 Errori di scrittura sulle cartelle

L'errore, come si nota, è nella fase di salvataggio della copia della fattura in formato PDF
Questa copia PDF viene salvato in UNA di DUE Cartelle:
1. La Cartella impostata dall'utente nella fase di Impostazione fattura, oppure, in Mancanza / o
assenza di impostazione,
2. Nella Cartella Temporanea di AlexPro che si trova in c:\programmi\el saidi
software\alexpro\docs.tmp (per versioni precedenti alla 3.7.1);
3. Nella Cartella C:\Documents and Settings\NOMEUTENTE\Impostazioni locali\Dati
applicazioni\AlexPro\temp (per le versioni successive)

Dipende, quindi, da quale cartella viene utilizzata dal programma, SE QUESTA CARTELLA è DI
SOLA LETTURA oppure l'utente che sta stampando la fattura NON NE HA I DIRITTI DI
SCRITTURA Il Sistema Windows causa l'errore visualizzato.

Come si può risolvere:

Verificare innanzitutto la presenza della cartella (che non sia stata cancellata)

Inoltre,
· Menù Strumenti
· Amministrazione di AlexPro
· Dati Studio e Impostazione Fattura
· Click sulla linguetta "Descrizione Parcella 1° Parte"
· Verificare il campo "Salva copia delle fatture in formato PDF nel seguente percorso"
· Se questo "Percorso" è assegnato:
· Aprire Risorse del computer dal desktop
· individuare il percorso specificato
· Fare click con il pulsante destro sulla cartella che corrisponde a tale percorso
· Selezionare proprietà
· Esaminare i diritti di accesso, di lettura e di scrittura
· PER MODIFICARE TALI DIRITTI si prega di consultare il tecnico addetto alla manutenzione
Vostro Sistema Informatico

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 555


Se invece, tale percorso non è stato assegnato, si deve verificare i diritti di scrittura nella
cartella c:\programmi\el saidi software\alexpro\docs.tmp

Nota Bene: Dalla versione 3.7.1 la cartella "c:\programmi\el saidi


software\alexpro\docs.tmp" è stata sostituita con una cartella temporanea
all'interno del profilo dell'utente stesso che è per natura valida per lettura e
scrittura. Quindi, tale cartella NON può essere la causa del problema e rimane sola
la prima ipotesi.

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556 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Domande frequenti

20.6 Errore nel filtro testo

Messaggio in fase di accesso all'impostazione dei Solleciti


Questo messaggio potrebbe apparire solo al primo accesso a questa fase quando i campi di
testi sono vuoti o non ancora impostati.
Cliccando su OK può procedere alla fase di impostazione.
Il messaggio non appare più per i prossimo accessi a questa fase.

20.7 Errori e Messaggi SQL server


Errore: -2147467259
Sorgente: Microsoft OLE DB Provider for SQL Server
Descrizione: Impossibile eseguire l'accesso per l'utente 'sa'. Motivo: l'utente non h associato a
una connessione SQL Server trusted."
Categoria Microsoft SQL Server 2005

Diagnosi:
Significa che l'utente sta cercando di accedere a SQL Server utilizzando una autenticazione
SQL, ma l'istanza è configurata per accettare solo da Windows Authentication.

Soluzione:
· Apri SQL Management Studio

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 557


· Selezionare il nome server e l'istanza e accedere cliccando su "Connetti"

Apertura SQL Management Studio


· Dopo l'accesso, dal lato sinistro selezionare la riga che indica il nome del server con il
PULSANTE DESTRO del mouse
· Selezionare Proprietà

Modificare Proprietà Del Server SQL 2005


· Selezionare la sezione "Protezione" dal lato sinistro

558 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Domande frequenti

· Impostare il modello di autenticazione a "Autenticazione di SQL e di Windows"

Modifica proprietà server


· Fare click sul pulsante OK
· Riavviare il PC oppure riavviare il server SQL selezionando il nome del server con il pulsante
destro e fare click sulla voce "Riavvia"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 559


Capitolo

XXI
Domande e Risposte
Domande e Risposte

21 Domande e Risposte

21.1 Domande e Risposte sull'Agenda


D: Ho provato a inserire una scadenza composta in più pratiche ma ho notato che prende
solo la principale e non le altre. Potrebbe essere un mio errore?

R: Non si possono utilizzare le procedure composte per più pratiche.

D: Non riesco a sincronizzare i dati con Outlook. Preciso di seguire questi percorsi:
strumenti/sincronizzazione con Outlook/connetti a Outlook. Alla fine delle operazioni
seleziono aggiorna Outlook da Alex Pro e appare il seguente messaggio: "Trasferite 1
registrazioni in Outlook". Passo quindi a Outlook, dove non trovo le udienze presenti in
Alex Pro. Dove sbaglio?

R: Le scadenze trasferite a Outlook sono quelle assegnate al nome utilizzato per entrare in
AlexPro (La prima maschera di autenticazione utente). Le scadenze non assegnate a questo
nome non vengono trasferite.

D: Perché AlexPro nella scheda generale non indica la prossima udienza ma quella
successiva.

R: AlexPro prevede una sola data futura. Perciò se ce ne sono più di una, AlexPro memorizza la
data più alta.

D: Ho provato a sincronizzare l'agenda di outlook con Alexpro ma prima del termine


dell'aggiornamento il programma segnala un errore di runtime 13 e mi esce senza
terminare la procedura. Come si può risolvere il problema?

R: Probabilmente esiste una scadenza in Outlook con data anomala, ad esempio 12/01/4048 o
15/02/1722. Verificare le date nella maschera di acquisizione dati di AlexPro prima di cliccare
su "Aggiorna".

D: Con riferimento alla schermata degli adempimenti (soprattutto quella degli impegni
scaduti) è sparita la griglia. come faccio a ripristinarla?

R: L'inconveniente è dovuto all'impostazione dell'altezza della riga nella griglia (troppo alta).

Per risolvere il problema:


Copiare il file options.mdb da un computer funzionante al computer che presenta
l'inconveniente. Il file options.mdb si trova in C:\Documents and Settings\NOMEUTENTE
\Impostazioni locali\Dati applicazioni\AlexPro. Tale file deve essere copiato nella stessa
cartella del computer che presenta l'inconveniente.

D: E' possibile impostare preavvisi delle scadenze inferiori ad 1 giorno (es. 1 ora)? Se si
quale parametro va inserito?

R: No. Il programma è impostato per preavvisi in giorni.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 561


D: Vorrei sapere come posso far comparire il nominativo del cliente nella maschera di
"IMPEGNI SCADUTI O NON EFFETTUATI" dell'agenda.

R: Facendo clic con il tasto destro del mouse sull'elenco degli impegni scaduti e selezionando la
voce 'Personalizza Visualizzazione Corrente'.

All'interno del menù è possibile selezionare varie opzioni.


Per salvare le impostazioni, dal menù in alto 'Visualizza' troverà una voce 'salva visualizzazione
corrente come predefinita'.

D: Ho assegnato a più pratiche la medesima scadenza ed ora vorrei modificarla per tutte
le pratiche. Chiedo se è possibile farlo in un unico passaggio, senza entrare in ogni
singola scadenza.

R: Purtroppo non è possibile effettuare la modifica in blocco.

D: Registrando una scadenza al momento della conferma, compare una finestra :


"AlexPro4Outlook- Objet variable o whith block variable not set." Cosa devo fare?

R: Questo accade quando si chiede si salvare la scadenza in Outlook mentre Outlook non è
ancora avviato. Aprire Outlook prima di iniziare a lavorare con AlexPro.

D: Nell'agenda degli adempimenti non viene visualizzata la colonna relativa al numero


della pratica.

R: Fare click con il destro del mouse all’interno della griglia, selezionare Personalizzazione
Visualizzazione e
attivare la visibilità delle colonne desiderate.

D: L'agenda non si sincronizza automaticamente con Outlook, pur essendo spuntata la


relativa azione di default in opzioni comuni calendario e palmari.

R: L'Agenda si sincronizza con Outlook nei seguenti casi :


1- All'inserimento della scadenza spuntando l’apposita casella di registrare in Outlook,
2- L'utilizzo del menù Strumenti - Sincronia agenda con Outlook

D: E’ possibile sincronizzare appuntamenti e udienze con Outlook in maniera automatica


senza dover tutte le volte spuntare la casella sul singolo appuntamento?

R: Bisogna impostare le "Procedure" utilizzate in modo tale che vengono automaticamente


registrate in Outlook.

Per impostare le procedure:


· Click sulla icona procedura,
· individuare la procedura da modificare attraverso la barra di ricerca in alto.
· Fare doppio clic sulla procedura per aprire la scheda anagrafica.
· Fare clic sul pulsante modifica oppure il tatto F2 per modificare la scheda anagrafica della
procedura
· Spuntare la casella "Registra in Outlook" è fare clic su salva e chiudi.

D: Come è possibile inserire nell’agenda gli adempimenti, le scadenze , i promemoria non


associati ad alcuna pratica, ma necessari allo svolgimento dell’attività?

562 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Domande e Risposte

R: Occorre comunque creare una pratica generica, associata al nome dello studio inserito nei
contatti.

D: E’ possibile utilizzare nella creazione delle scadenze le funzioni tipiche di Word, come
ad esempio sottolineare una frase, evidenziare con il neretto la frase ecc.

R: Sì. Accedere al menu Strumenti e poi "Amministrazione di AlexPro", quindi menù "Opzioni
Comuni",
Sezione "Avanzata". Nel quadro "Gestione Tipi e Colori dei Font" abilitare la gestione dei font
nell'agenda e/o nella parcellazione e salvare le impostazioni. Chiudere AlexPro.

Al prossimo avvio di AlexPro apparirà la barra di gestione dei font e dei colori appena si
posiziona nel campo "Annotazioni" nella gestione delle scadenze o "Dettaglio" nella gestione
della parcellazione.

D: Vorrei sapere se un adempimento segnalato come effettuato sul palmare viene


registrato come tale anche in Alexpro, al momento della sincronizzazione tra palmare ed
outlook. Vorrei inoltre sapere se posso inserire il rinvio di udienza sul palmare, in modo
che lo stesso venga aggiornato su Alexpro.

R: Se l'adempimento è registrato come Attività (NON come Appuntamento) Alexpro riesce a


capire il Suo stato (Completato) e lo rende come tale nell'operazione di sincronizzazione.
Per le scadenze registrate come "Appuntamenti", AlexPro riesce a capire se la scadenza è stata
Rinviata, come nel caso dell'udienza, ma nell'appuntamento non ce un campo "Completata"
in outlook per far capire ad AlexPro che la scadenza è stata completata. In quest'ultimo caso,
AlexPro PROPONE "Gli Appuntamenti" precedenti alla data odierna come "Completati". Quindi,
Lei può inserire il rinvio dell'udienza sul palmare.

D: Dopo aver creato uno specifico adempimento ("verifica scioglimento riserva") e avergli
assegnato una determinata data di scadenza (per es. 04.01.2007), avrei bisogno che, nel
caso in cui non effettuo la verifica oppure il giudice non ha sciolto la riserva,
l'adempimento, invece di comparire come adempimento non effettuato, assumesse una
data di scadenza immediatamente successiva (nell'es. 05.01.2007) a quella
originariamente assegnata, finché non venga effettuato l'adempimento.
Il programma prevede una tale possibilità o è comunque possibile per me personalizzarlo
in tale senso?

Si tratta di una possibilità per me essenziale, dal momento che mi evita di inserire ogni
volta l'adempimento per il giorno successivo, con l'ulteriore svantaggio di ingolfare la
casella "adempimenti scaduti e non effettuati".

R: Una scadenza NON può essere AUTOMATICAMENTE modificata dal Software; ciò può
comportare disagi e problemi per l'utente. Ci sono, invece, due soluzioni semplici per risolvere
questo quesito:
Soluzione (1):
Quando la scadenza / adempimento appare, il giorno dopo, nella lista degli impegni scaduti ma
non effettuati, basta trascinare la scadenza stessa (con il mouse) nella zona superiore
dell'agenda. La scadenza, così, automaticamente prende la data odierna come data di
scadenza.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 563


Soluzione (2):
Aprire la scadenza con doppio clic, entrare in modifica e in caso di primo spostamento, Doppio
cliccare sull’etichetta "Data e Ora di Scadenza" per permettere che la data provenienza
diventi uguale alla data di scadenza. Modificare la data di scadenza mettendo la data del
giorno dopo. Salvare e chiudere la registrazione.

21.2 Domande e Risposte su Aggiornamento Online


D: Pur avendo aggiornato gli add-in dei pc client non sono riuscito ad installare le
applicazioni.

R: L'aggiornamento delle ADD-IN deve essere fatto secondo il seguente iter:


1- Chiudere Outlook, Word, Excel e AlexPro
2- Disinstallare i componenti dal pannello di controllo di Windows
3- Installare di Nuovo i componenti aggiornati.

D: In apertura di Alexpro su un client vengono restituiti i seguenti messaggio di errore:


PathUpd. Impossibile aggiornare il file RptEsenteIva.rpt.
PathUpd. Errore di accesso al percorso/file

R: Tale file molto probabilmente è impostato in sola lettura, verificare le impostazioni di


lettura/scrittura per la cartella di Alexpro.

21.3 Domande e Risposte su Componenti Office


D: Quando chiudo Excel appare il messaggio di errore 1004 e quando chiudo Word appare
il messaggio di errore 5825.

R: Tali messaggi possono apparire in caso di autorizzazioni limitate e/o problemi sulle versioni
di office. Non è un errore "bloccante" (può essere ignorato) ma un messaggio di avviso che
genera office tramite l'add-in.

D: Quando provo a aggiungere dei documenti su alcune pratiche già esistenti appare il
seguente messaggio: “E’ possibile aggiungere documenti collegati solo da un percorso di
rete”.

R: Aprire la pratica interessata, fare click su modifica o premere F2, salvare la pratica e
chiudere la scheda.
Aprire di nuovo e verificare che il programma abbia creato una sotto cartella dedicata.

D: Quando sono in Outlook e clicco sull’ icona ‘Salva in alexpro’ per salvare una e-mail in
una pratica non succede nulla. Qual è il problema?

564 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Domande e Risposte

R: Cause: il componente non è stato correttamente attivato

Come procedere:
Dal menù strumenti di Outlook selezionare "Componenti aggiuntivi". Rimuovere il componente
AlexPro4Outlook e chiudere.
· Aprire di nuovo menù strumenti di Outlook e selezionare "Componenti aggiuntivi".
· Cliccare su Aggiungi.
· Selezionare il file c:\programmi\alexprosoftware\alexpro4outlook\alexpro4outlook.dll
assicurarsi che il segno della spunta sia presente e chiudere.

D: Nell'incorporare una e-mail da Outlook in una pratica dove ce n'è già una, diversa ma
con lo stesso nome, Alexpro mi impedisce di farlo avvisandomi che esiste già quella e-
mail. Come fare?

R: Nella maschera di salvataggio del documento cambiare il nome del file in modo da renderlo
univoco.

D: In Word non appare la barra indicata di Alexpro, nonostante abbia già effettuato
l'installazione di Alexpro4 Word.

R: Effettuare le seguenti operazioni:


1. Selezionare Opzioni dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Altro.
2. Selezionare il pulsante Opzioni avanzate, quindi Componenti aggiuntivi COM.
3. Effettuare le seguenti operazioni:
· Rimuovere, se esistente, il componente aggiuntivo di Alexpro per Outlook;
· Selezionare il pulsante Aggiungi, andare nella cartella di installazione (di solito ‘c:
\programmi\alexpro software\alexpro4outlook\alexpro4outlook.dll’ ) e fare clic sul
componente aggiuntivo (file .dll), quindi click OK.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 565


Capitolo

XXII
Manutenzione e Aggiornamenti
Manutenzione e Aggiornamenti

22 Manutenzione e Aggiornamenti

Indice della Sezione

BackUp e Ripristino Archivi


Trasferimento o Copia Archivi
Aggiornamenti OnLine
Installazione Utilità di Aggiornamenti
Avviamento dell'Aggiornamento

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 567


22.1 BackUp e Ripristino Archivi

PROCEDURA DI BACKUP/RIPRISTINO DEL DATABASE

Nota Bene: è necessario utilizzare la procedura di BackUp e Rispristino fornita con il


Software AlexPro in caso di trasferimento del Database da un Server ad un altro (da un PC
ad un altro). L'utilizzo, in questo caso, delle utilità di BackUp e Ripristino forniti da Sql
Server 2000, 2005 o qualsiasi altra utilità fornita da terzi NON garantisce il corretto
trasferimento delle licenze d'uso del Software. Quindi, in caso contrario sarà necessario
riattivare tutte le licenze acquistate.

Si precisa che le cartelle dei documenti e dei modelli non vengono incluse nei
backup eseguiti dalla procedura di backup del database e, quindi, il loro
salvataggio andrebbe eseguito manualmente.

Per effettuare un BACKUP del database di AlexPro procedere come


segue :

Che cos'è un Backup:


Il backup è l'operazione di "Copia" dei dati memorizzati nel database di AlexPro in un
unico archivio, compresso e scritto in un formato non utilizzabile se non per una
operazione inversa di ripristino. I dati scritti nell'archivio di backup non sono leggibili
ne modificabili da altri programmi. Per ulteriori dettagli, vedi:
http://it.wikipedia.org/wiki/Backup

1. Utilizzare il computer (Server) dove sono stati installati i "Componenti server di


AlexPro";
2. Fare clic sul pulsante "Start" di Windows e poi su "Programmi -> El Saidi Software ->
AlexPro" e fare clic sulla voce "Backup Ripristina Database";
3. Inserire nel campo server il nome del server di AlexPro (lo stesso che avete utilizzato in
AlexPro per connettervi al database) e fare clic su "connetti";

568 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Manutenzione e Aggiornamenti

Interfaccia di Backup e Ripristino dei Dati di AlexPro

4. Nella parte denominata "Origine / Destinazione", selezionare, dall'elenco, il database di


AlexPro (di solito chiamato "AlexPro"),
5. Selezionare il percorso e il nome del file sul quale sarà effettuata l'operazione di
backup. Utilizzare il pulsante "Sfoglia" per indicare la cartella e il nome del file
desiderati,

L'operazione di selezione di un percorso dati (Cartella) e un nome file non


diversa da quella che viene utilizzata per salvare un documento Word, ad
esempio.

6. Fare clic sul pulsante "Backup";

La cartella che sarà indicata nel quadro Origine / Destinazione fa riferimento


ad una cartella SUL SERVER; anche se la procedura di backup / ripristino è
eseguita da una postazione di lavoro (Client).
"C:\archivio_backup\AlexPro.Bak", ad esempio, fa riferimento al disco locale
"C:" del Server (il PC dove risiede il servizio Microsoft SQL Server).

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 569


Terminata la procedura di Backup, copiare il file del backup in una posizione
sicura (cd-rom, hard disk portatile o altro).

Per effettuare il Ripristino


· Eseguire la procedura precedente fino al punto 3

· Nella quadro denominato "Origine / Destinazione", selezionare il database di AlexPro (di


solito AlexPro),
· Selezionare il file di backup facendo clic sul pulsante Sfoglia per aprire la finestra di
selezione del file,
· Fare clic su "ripristina" (se si sta ripristinando il database precedentemente salvato da
un altro computer sarà necessario spuntare la casella "forza ripristino sul database
esistente");

570 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Manutenzione e Aggiornamenti

Nota Bene: la procedura a seconda della dimensione del database potrebbe


impiegare un tempo variabile dai 5 a 45 minuti circa. Durante le operazioni di
"backup / ripristino" i client di AlexPro dovranno rimanere chiusi per evitare
problemi di "lettura / scrittura" sul database.

Nota Bene: è necessario utilizzare la procedura di BackUp e Rispristino


fornita con il Software AlexPro in caso di trasferimento del Database da un
Server ad un altro (da un PC ad un altro). L'utilizzo, in questo caso, delle utilità
di BackUp e Ripristino forniti da Sql Server 2000, 2005 o qualsiasi altra utilità
fornita da terzi NON garantisce il corretto trasferimento delle licenze d'uso
del Software. Quindi, in caso contrario sarà necessario riattivare tutte le
licenze acquistate.

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© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 571


22.2 Trasferimento o Copia Archivi

PROCEDURA DI TRASFERIMENTO E/O COPIA DEL DATABASE

Per trasferire il database ed i componenti server del programma da un computer ad un


altro:

· Effettuare il backup del database nella macchina server di


origine;
· Inserire il cd-rom di AlexPro all’interno del lettore cd-rom o
dvd sul computer dove si vuole trasferire il server di
AlexPro;
· Installare Microsoft SQL Server e i componenti Server dal
Menù di Installazione del cd-rom :
· Effettuare, attraverso l’utilità "backup/ripristino database"
il ripristino degli Archivi;

Nota Bene: è necessario utilizzare la procedura di BackUp e


Rispristino fornito con il Software AlexPro in caso di trasferimento
del Database da un Server ad un altro (da un PC ad un altro). L'utilizzo,
in questo caso, delle utilità di BackUp e Ripristino forniti da Sql Server
2000, 2005 o qualsiasi altra utilità fornita da terzi NON garantisce il
corretto trasferimento delle licenze d'uso del Software. Quindi, in caso
contrario sarà necessario riattivare tutte le licenze
acquistate.

Per trasferire una licenza da un computer ad un altro:

· Accedere ad AlexPro da una postazione di lavoro in qualità


di "Utente Amministratore"
· Selezionare dal Menù "Strumenti" la voce "Amministrazione
AlexPro"
· Effettuare l'accesso in qualità di Utente Amministratore
· Selezionare la voce "Gestione Licenze" dal menù verticale
situato nel lato destro della finestra
· Selezionare il nome del Computer la cui licenza sarà
eliminata
· Fare click sul pulsante "Elimina"

572 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Manutenzione e Aggiornamenti

Come eliminare una licenza

· Chiudere il programma
· Installare AlexPro dal suo CD originale sul NUOVO
Computer
· Procedere all'attivazione della licenza

N.B: Se nella configurazione di AlexPro non è stata impostata una cartella centrale
condivisa per gli aggiornamenti delle postazioni di lavoro:

Impostare la cartella centrale condivisa per l'aggiornamento


delle postazioni di lavoro
Effettuare l'aggiornamento Online dal computer centrale
(Server)

22.3 Aggiornamenti OnLine

Aggiornamento Automatico Online di AlexPro


Per ottenere regolarmente gli aggiornamenti del Software AlexPro, l'utente Amministratore
deve aver Scaricato ed Installato le Utilità di Aggiornamenti dall'HelpDesk di AlexPro (
http://help.alexpro.it).

NOTA BENE: Scaricando le Utilità di Aggiornamenti NON SIGNIFICA aver scaricato


gli aggiornamenti, ma solo un piccolo Software per Effettuare Regolarmente gli
Aggiornamenti. Questa utilità dovrà prima essere Installata e poi Eseguita per
Ottenere gli Aggiornamenti.

1. Fai clic qui per la guida sull'Installazione dell'Utilità di Aggiornamenti (azione da effettuare
una sola volta)

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 573


2. Fai clic qui per la guida sull'Avviamento dell'Aggiornamento (azione da ripetere per ogni
aggiornamento annunciato)

Nota Bene: gli aggiornamenti sono disponibili solo agli utenti sottoscritti
all'abbonamento annuale di aggiornamenti del software. Per maggior dettaglio
scrivi a: info@alexpro.it

22.3.1 Installazione Utilità di Aggiornamenti

Aggiornamento Automatico Online di AlexPro


Per ottenere regolarmente gli aggiornamenti del Software AlexPro, l'utente Amministratore
deve aver Scaricato ed Installato le Utilità di Aggiornamenti dall'HelpDesk di AlexPro (
http://help.alexpro.it).

NOTA BENE: Scaricando le Utilità di Aggiornamenti NON SIGNIFICA aver scaricato


gli aggiornamenti, ma solo un piccolo Software per Effettuare Regolarmente gli
Aggiornamenti. Questa utilità dovrà prima essere Installata e poi Eseguita per
Ottenere gli Aggiornamenti.

Come scaricare la procedura di aggiornamento:


· Accedere all'HelpDesk dall'indirizzo web http://help.alexpro.it
· Accedere alla tua area riservato con il nome utente e password.

574 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Manutenzione e Aggiornamenti

· Clic sulla icona "Live Update" che si trova in basso nella pagina dell'HelpDesk (Come dalla
seguente figura)

· Scaricare questa procedura una volta sola. Non è necessario scaricarla per ogni aggiornamento.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 575


· Fai clic sul pulsante "Esegui" direttamente dalla finestra del "Download", se disponibile. Altrimenti,
clicca su "Salva" e a download completato, esegui l'applicativo.

· Alla domanda, raffigurata nella seguente immagine, clicca su "Extract"

576 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Manutenzione e Aggiornamenti

· Attenzione, però, se la cartella proposta nella seguente figura (C:\temp\aggiornamento_alexpro\)


non è disponibile all'utente del computer in modalità lettura e scrittura, si deve assegnare una
nuova cartella disponibile.

Se accedi al tuo computer con un nome utente (non amministratore) al quale non
sono stati assegnati i diritti di scrittura su tutte le cartelle, sarà necessario creare
una nuova cartella nell'area personale (Nella Cartella Documenti). Vedi la Guida in
Linea del Sistema Operativo Windows per maggior dettaglio sulle categorie di utenti
del computer

· Se sei l'amministratore del computer sul quale stai installando, passa direttamente alla fase di
installazione saltando le seguenti istruzioni
· Fai clic sul pulsante "..." accanto alla casella "Campo", come nella figura precedente per creare una
nuova cartella
· Seleziona la cartella "Documenti"
· Clic sul pulsante "Crea Nuova Cartella"
· Introduci il nome della cartella, ad esempio "AggiornamentiAlexPro" come dalla seguente figura

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 577


· Clicca sul pulsante OK

· Clicca sul pulsante "Extract" per iniziare l'estrazione del contenuto del pacchetto

578 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Manutenzione e Aggiornamenti

· Alla fine dell'istrazione del contenuto sarà presentato sullo schermo la finestra di installazione della
procedura di aggiornamenti automatici di AlexPro

· Clic su avanti per avviare l'installazione, oppure su "Annulla" per abbandonare

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 579


· Clic sul pulsante "Installa"

· Clic sul pulsante "Fine" per terminare la fase di installazione

580 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Manutenzione e Aggiornamenti

· Torna sulla finestra di istrazione del contenuto del pacchetto e clicca sul pulsante "Cancel" per chiudere

· Ora il programma di aggiornamenti è installato come gli altri programmi sul tuo computer
· Ricorda che NON è necessario ripetere questi passaggi per ogni aggiornamento

22.3.2 Avviamento dell'Aggiornamento


L'utilità di aggiornamenti online è una procedura software che scarica i pacchetti di
aggiornamento via internet sul proprio computer e li installa.
Requisiti:
· un collegamento funzionante alla rete internet
· un collegamento funzionante alla rete locale e in particolare al server di AlexPro (solo per
ambienti con più posti di lavori), non è necessaria nel caso di mono utenza
· diritti di amministratore sul computer utilizzato (consultare la guida in linea di Microsoft
Windows per maggior dettaglio sull'argomento)

È consigliabile effettuare questa procedura sul Server Centrale dove sono stati installati i
"Componenti Server di AlexPro". Se, invece, il Server centrale non sia facilmente accessibile,
installare tali componenti dal CD originale di AlexPro sul computer che sarà utilizzato per
effettuare gli aggiornamenti. Assicurarsi, inoltre, di aver precedentemente installato le utilità
di aggiornamento di AlexPro.

L'aggiornamento consiste in due fasi obbligatori:


1. L'Aggiornamento del Server (un aggiornamento della struttura del Database di AlexPro e di
qualsiasi novità relative ai dati nelle sue tabelle principali)
2. L'Aggiornamento del o dei Client (ossia le postazioni di lavoro che utilizzano il Software
AlexPro)

Come aggiornare il Server


Se la struttura della rete locale è composta da più di due postazioni di lavoro è vivamente
consigliabile, prima di iniziare, verificare di aver impostato una cartella condivisa per
l'aggiornamento automatico di tutte le postazioni nella rete locale

L'impostazione della Cartella Condivisa facilita l'aggiornamento di tutta la rete


direttamente da una sola postazione.

Vedi anche: Impostazioni delle Cartelle

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 581


Per avviare la procedura di aggiornamento online
1. Aprire il programma "AggiornaAlexPro" (Start -> Programmi -> AlexPro Software -> Tool
AlexPro -> Aggiorna AlexPro) e fare clic sul pulsante ‘Procedi con l’aggiornamento’;

2. Fare clic sul pulsante "Procedi con l'aggiornamento"

3. Introdurre il proprio "nome utente" e "password" (gli stessi utilizzati per accedere
all'HelpDesk).
4. Se all'interno della rete dello studio è presente un firewall; selezionare la casella 'Usa FTP
Passivo' per la compatibiltà con alcuni sistemi firewall, oppure se si stà utilizzando Windows
2000 e si riscontra problemi di collegamento

582 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Manutenzione e Aggiornamenti

5. Attendere lo scaricamento dei pacchetti di aggiornamento.

6. Al termine dello scaricamento, il programma si riavvierà, quindi, attendere la sua


riapertura (l'operazione di riavvio impiega circa 1,2 minuti);

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 583


7. Alla riapertura del programma sarà presentata la finestra di aggiornamento per il Server, i
Client e la Cartella Condivisa di Aggiornamenti
8. Introdurre il nome del server, oppure selezionarlo dall'elenco. Il nome del server è il nome
del computer centrale sul quale è stato installato Microsoft Sql Server e dove risiedono i dati
di AlexPro.

9. Solo se l'installazione di Microsoft SQL Server NON è stata eseguita dal CD di AlexPro, fare clic
sulla casella "Visualizza Avanzate" per introdurre i dati relativi alla modalità di accesso a tale server.

584 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Manutenzione e Aggiornamenti

10. Assicurarsi che nessuno utilizzi AlexPro e che AlexPro e i suoi componenti (AlexPro4Word,
AlexPro4Outlook, AlexPro4Excel, e TeleCheck) non siano avviati su alcuna postazione di
lavoro.
11.Fare clic su "Aggiorna"

12.La procedura di aggiornamento chiederà la conferma per effettuare un backup automatico


degli archivi

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 585


13.Ad aggiornamento compiuto, sarà visualizzato il seguente messaggio "Aggiornamento
Database Completato"

14.Fare clic su "Avanti" per procedere all'aggiornamento del Client (se presente sullo stesso
computer);

586 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Manutenzione e Aggiornamenti

15.La procedura di aggiornamento individuerà la cartella dove è stato installato il client di


Alexpro sul computer locale; verificare il percorso e fare clic su "Aggiorna";
16.Ad aggiornamento compiuto, sarà visualizzato il seguente messaggio "Aggiornamento Client
Completato"
17.Premendo "Avanti", si passerà alla fase di aggiornamento della cartella di "Aggiornamenti
Automatici" di AlexPro per gli utenti che utilizzano tale funzione (altrimenti fare clic su
avanti per andare al passo successivo).
18.Se il programma di aggiornamento rivelerà l'impostazione di tale cartella, proporrà in
automatico il corretto percorso, altrimenti si potrà indicare manualmente una cartella
dove copiare gli aggiornamenti per le altre postazioni di lavoro. Sarà visualizzato un
percorso chiamato "Errore" se all’interno di AlexPro non è stato impostato un percorso di
aggiornamento automatico

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 587


19.Cliccare su "Aggiorna" per effettuare l'aggiornamento di tale cartella;

20.Clic su il pulsante 'Avanti' per concludere.

21.Fare clic su 'Fine' per uscire dalla procedura di aggiornamento

588 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Manutenzione e Aggiornamenti

NOTA BENE: Sui computer dove sono installati solo i componenti server apparirà il
seguente messaggio di avviso "Impossibile trovare un'installazione di AlexPro
valida"; ignorare il messaggio.
L'aggiornamento, a seconda che si lanci dal computer server e/o client aggiornerà
solo i componenti installati;

Il programma effettua, a richiesta, una copia di backup dei dati di AlexPro che si
troverà nella cartella "c:\").

Sui computer dove sono installati solo i componenti server apparirà il seguente
messaggio di avviso "Impossibile trovare un'installazione di AlexPro valida";
L'aggiornamento, a seconda che si lanci dal computer server e/o client aggiornerà
solo i componenti installati (saltando quelli non presenti);

Effettuare l'aggiornamento solo se la versione di Live Update è 3.0.0 o superiori


(tasto '?' in basso a destra della finestra) se in caso non avete il tasto '?' oppure
accanto alla scritta "Alexpro Live Update" non avete il numero della versione (3.x.x)
dovete scaricare la versione aggiornata prima di procedere dal seguente link :
http://help.alexpro.it)

Cosa fare in caso di errori o problemi :

· Verificare se le proprietà della cartella di alexpro


(c:\programmi\el saidi software\alexpro) non siano
impostate su 'sola lettura', in caso di errori e/o avvisi
verificare la presenza della cartella ‘LOG’ in caso contrario
crearla manualmente all’interno della cartella di AlexPro;
· Non siano presenti nel sistema Virus e/o spyware;
· Che il sistema operativo funzioni correttamente (tool di
verifica dei registri di sistema) e che siano stati effettuati
regolarmente gli aggiornamenti (vedi
www.windowsupdate.com);
· Se le verifiche sopra descritte non sono servite a risolvere il
problema inviare una mail a 'liveupdate@alexpro.it'
scrivendo i dati identificativi dello studio e la versione di
alexpro utlizzata, allegando alla mail il contenuto della
cartella 'LOG' all'interno della cartella di AlexPro
(c:\programmi\el saidi software\alexpro) ed il file ssutil.ini
presente nella cartella del programma.

Vedi anche:
Installazione Utilità di Aggiornamenti

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 589


Impostazioni delle Cartelle
BackUp e Ripristino Archivi

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Manutenzione e Aggiornamenti

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 591


Capitolo

XXIII
Note di rilascio delle versioni
Note di rilascio delle versioni

23 Note di rilascio delle versioni

Indice della Sezione

Versione 2008.1.1
Versione 2008.1.0
Versione 2008.0.99
Versione 2008.0.98
Versione 2008.0.97
Versione 2008.0.96
Versione 2008.0.9
Versione 2008.0.5/6/7 2008
Versione 2008.0.3/4 2008
Versione 2008.0.1 Febbraio 2008
Versione 2008 Gennaio 2008
Versione 3.7.1 Dicembre 2007
Versione 3.6.7 Maggio 2007
Versione 3.6.4 - Marzo 2007
Versione 3.6.3 - Febbraio 2007
Versione 3.6.2 Gennaio 2007

23.1 Versione 2008.1.1

La guida online per i Commercialisti si trova nel seguente indirizzo web:


http://www.alexpro.it/helpprof/

Novità:
· Il completamento automatico del campo di ricerca nelle liste (Pratiche, Contatti, Voci,
Procedure ecc.), ora, potrà essere attivato o disattivato secondo le esigenze dell' utente
direttamente attraverso la voce di Menù "Opzioni Client" dal Menù "Strumenti" di AlexPro.
· La nuova voce di Menù "Opzioni Client" è stata aggiunta all' interfaccia di AlexPro per poter
impostare i seguenti parametri:
· La conservazione dei parametri di selezioni nei moduli "Stampa Agenda" e "Stampa
Rapporti" per ogni sessione di lavoro (dall' apertura di AlexPro fino alla sua chiusura)
· La variazione del nome dell' operatore in fase di registrazione delle "Prestazioni" durante
una sessione di inserimento di prestazioni e spese. Attraverso tale parametro è possibile
mantenere invariato il nome del responsabile selezionato nella lista "Eseguita da" per
tutta la sessione di lavoro nel modulo anche se le prestazioni sono relativi a pratiche le
cui responsabile è diverso di quello selezionato.
· La cancellazione dei file log temporanei presenti nella cartella dell' utente. Tali file
vengono creati dai componenti aggiuntivi di AlexPro per Microsoft Office per
documentare eventuali errori o incompatibilità.
· La nuova voce di Menù "Opzioni Client" contiene, inoltre, un pulsante per aprire la cartella
locale dell' utente dove sono memorizzati: il file di impostazione delle configurazioni "alexql.
ini", il file delle impostazioni personali "Options.mdb", i file temporanei e i file log.

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 593


· Nella nuova voce di Menù "Opzioni Client" è stato introdotto il pulsante "Reimposta l' altezza
delle righe di tutte le griglie" per ripristinare l' altezza delle righe al suo valore iniziale in
caso ne superasse un' altezza eccessiva. L'altezza eccessiva della riga nlle griglie (liste) fa sì
che ogni riga della lista occupa l' intera altezza dello schermo.
· La procedura del rinvio dell' udienza consente la selezione di una "Procedura" diversa per la

prossima udienza Nuova procedura di Rinvio Udienza

594 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Note di rilascio delle versioni

· Il sistema di calcolo dei termini, da questa versione in poi, funziona secondo l' impostazione
personalizzata della "Procedura" utilizzata. Sarà necessario, quindi, revisionare sia le
procedure che dovranno rispettare il periodo di sospensione feriale e eliminare - dalla fase
di impostazione delle festività - il periodo 1 agosto - 15 settembre

Nuovo parametro in Anagrafe Procedure


· Visualizzazione delle scadenze compiute (completate / effettuate) con carattere sbarrato,
non solo nelle stampe e l' anteprima di stampa dell' agenda, ma anche nelle liste (griglie) di
visualizzazione e consultazione. Si può notare questo quando la visualizzazione dell' agenda
viene richiesta per "Tutte le scadenze" o "Solo Effettuate".

· Il menù rapido (con il pulsante destro del mouse) sulle liste delle "Fatture", "Proforma" e
"Note di Credito" contiene, ora, una nuova voce per la visualizzazione immediata della copia
PDF del documento selezionato:

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 595


· La gestione delle "Procedure Macro" (Procedure Composte) dell' Agenda portano, da questa
versione, una importante novità:

Anagrafe Procedura Composta (Macro Procedura)

Modifiche:
· L' impostazione del trasferimento delle scadenze in Microsoft Outlook è presente, anche,
nella voce di Menù "Opzioni Client" dal Menù "Strumenti" di AlexPro e non solo nell'
amministrazione di AlexPro sotto la voce "Opzioni Comuni".
· L' applicazione della "Voce di Tariffa" 4029 per le Pratiche di valore uguale o minore di €
600,00 è stata corretta. Per un vizio di programmazione, l' applicazione della voce 4029, o
simile che abbia un valore dei diritti minore di € 5,00, riproduceva il risultato della
moltiplicazione del valore della voce per il valore della pratica.
· La stampa dell' Agenda, come impostazione predefinita, funziona per le scadenze relative a
Tutti gli Studi (Filiali / Sezioni)

596 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Note di rilascio delle versioni

23.2 Versione 2008.1.0

La guida online per i Commercialisti si trova nel seguente indirizzo web:


http://www.alexpro.it/helpprof/

Novità:
· La procedura composta consente l' inclusione di procedure di tipo Udienza
· La stampa della scheda anagrafica della pratica ora include il dettaglio correlato al tipo
pratica. (menù stampa scheda corrente)

Modifiche:
· Compatibilità della fattura di acconto con il parametro di "Indica codice pratica in parcella".
Il dettaglio relativo alla pratica non sarà indicato qualora tale parametro è disattivato.

23.3 Versione 2008.0.99

La guida online per i Commercialisti si trova nel seguente indirizzo web:


http://www.alexpro.it/helpprof/

Novità:
· Implementazione della preparazione della nota di iscrizione a ruolo con i codici a barra
· Nuovi metodi di selezione per la preparazione dei rapporti analitici delle prestazioni (vedi:
Stampa Rapporti)

Modifiche:
· Messa a punto dell' errore dopo l' eliminazione di nome di un contatto all' interno della
scheda anagrafica della Pratica in Sezione "Parti"
· Messa a punto della visualizzazione del totale in fase di modifica e consultazione delle
registrazioni di prestazioni
· Correzione dell' errore in fase di creazione "Nuova Pratica da Modello"
· Ripristinata la funzione per la stampa del codice a barra della pratica all' introduzione di
nuove pratiche. Questa versione permette la stampa del codice a barra della pratica in
formato EAN128, PDF417 e Data Matrix
· Risolto Il problema dell' impostazione di sincronia dell' agenda di AlexPro con il calendario di
Outlook (Attività / Appuntamenti)

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 597


23.4 Versione 2008.0.98

La guida online per i Commercialisti si trova nel seguente indirizzo web:


http://www.alexpro.it/helpprof/

Novità:
Sono stati aggiunti due nuovi parametri e due nuovi campi personalizzati per l' impostazione
e la personalizzazione della fattura e la proforma di fattura

I due nuovi parametri:


1. Il primo parametro è denominato "Indicazione Valore Prestazione in Fattura" ed è attivo per
difetto. La disattivazione del parametro fa sì che la fattura viene stampata senza i singoli
valori relativi a ciascuna prestazione per ogni riga. Questa operazione non influenza,
comunque, i totali parziali e finali della fattura stessa.
2. Il primo parametro è denominato "Indicazione Valore Prestazione in Proforma" ed è attivo
per difetto. La disattivazione del parametro fa sì che la Proforma viene stampata senza i
singoli valori relativi a ciascuna prestazione per ogni riga. Questa operazione non influenza,
comunque, i totali parziali e finali della proforma stessa. Si possono, quindi, attivare il
parametro per la proforma e disattivarlo per la fattura o viceversa; come si può anche
attivare o disattivare tutti e due parametri contemporaneamente.
I due nuovi campi personalizzabili:
1. Il primo campo è per la personalizzazione del "Fondo Spese Esente" sia in lingua italiana sia
in altre lingue attive in AlexPro. Tale campo verrà visto solo nella stampa delle fatture /
proforma di acconto. Nelle versioni precedenti le etichette "Imponibile" e "Non imponibile"
erano fissi e apparivano così anche nelle fatture di acconto in lingue diverse dall' italiano.
2. Il secondo campo è per la personalizzazione della parole "Pagina" in altre lingue attive in
AlexPro. Prima di questa versione, la parola era scritta "Pag." per tutte le lingue.

Modifiche:
· Sono state apportate alcune modifiche sul meccanismo della creazione automatica dei
documenti OpenOffice da modello per risolvere un problema nato dalla personalizzazione
dei campi dell'autocomposizione.

598 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Note di rilascio delle versioni

23.5 Versione 2008.0.97

La guida online per i Commercialisti si trova nel seguente indirizzo web:


http://www.alexpro.it/helpprof/

Novità:

· Il Nuovo campo "Importo Liquidato" è stato aggiunto nella scheda anagrafica della Pratica.
Tale campo rappresenta l'importo finale ottenuto dalla controparte o pagato alla
controparte. Per le pratiche chiuse, sarà quindi possibile oettenre un rapporto di stampa che
calcola la differenza tra importi richiesti (valore della pratica) e importi liquidati alla fine
del procedimento per tutte le pratiche chiuse con determinato esito. Consultare anche "
Stampa Pratiche"
· Aggiunto nuovo campo nella scheda anagrafica del contatto: "Codice Attività ATECO"
· Nuovo modo veloce per l'inserimento delle scadenze semplici NON collegate a pratiche
specifiche L'inserimento avviene tramite la combinazione dei tasti CTRL+M oppure dal
pulsante menù "Scadenze" come nella seguente figura:

· La nuova applicazione per la variazione della "Tariffa Personalizzata" permette la variazione


a percentuale della tariffa (listino) attuale mediante parametri di selezione e restrizione.
· Alle "Opzioni Comuni" nell'amministrazione di AlexPro è stata aggiunta una nuova sezione
chiamata "Memo Veloce" per l' impostazione dei parametri relativi alla "Memo Veloce"

Sezione Memo Veloce

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 599


Modifiche:
· Sono state aggiunte altre informazioni nella lista dei contatti; ad esempio: la Nazione, il
nome + il cognome, il cognome + il nome, la lingua ...
· La stampa ricavi in formato "Comparativo Annuale" indica un terzo anno oltre ai due
selezionati per il confronto; ad esempio se vengono selezionati gli anni 2009 e 2008 per la
comparazione, nel rapporto troveremo anche indicazioni ai ricavi del 2007.
· Messa a punto la visualizzazione dell ' elenco delle fatture ordinato per numero decrescente
anziché crescente.
· L ' elenco delle Pratiche aperte viene visualizzato in ordine decrescente della data di
apertura.
· Una correzione è stata apportata all ' applicazione della tariffa a tempo personalizzata per il
singolo responsabile in relazione ad uno specifico cliente.
· La procedura di aggiornamento online impiega ora meno tempo di prima.
· Si può selezionare la stampa dei codici della tariffa forense nella nota spese o nella fattura a
quattro colonne.

23.6 Versione 2008.0.96

Novità:
· Possibilità di selezionare la voce di tariffa da utilizzare durante il calcolo dell'acconto
· Possibilità di effettuare la scadenza con il pulsante destro del mouse senza dover aprire la
sua scheda.
· Nuovi rapporti di analisi del costo delle attività:
· Rapporto di stampa del "Solo costo in dettaglio"
· Rapporto di stampa del "Solo costo (Riepilogo)"

Modifiche:
· Aumentato lo spazio del campo "CAP" nella scheda anagrafica del contatto per i contatti
Esteri
· Personalizzazione modulo solleciti differenziata per studio (solo per versione Enterprise con
gestione MultiStudio)

23.7 Versione 2008.0.9

Novità:
· la tabella mezzi di comunicazione ora contiene un campo aggiuntivo per la corrispondenza
con le tipologie di tali mezzi nella rubrica di Outlook. per maggior dettaglio vedi "Mezzi di
Comunicazione".
· Si può archiviare anche i messaggi Outlook relativi alle conferme di lettura e alle notifica di
consegna del messaggio, sia con il trascinamento del messaggio da Outlook sulla Pratica sia
tramite AlexPro4Outlook
· La Scheda Anagrafica Pratica e Contatti è adattabile alla grandezza dello schermo con
possibilità di visualizzazione maggiore dei dati collegati

600 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Note di rilascio delle versioni

· è stata aggiunta nuova voce del menù "Visualizza" denominata "Attiva / Disattiva barra
laterale" per attivare o nascondere la barra laterale del menù. Questa funzione sarà utile per
chi utilizza monitor di dimensione relativamente piccola (come ad esempio 800 x 600) e
desidera guadagnare più spazio di visualizzazione.
· Nuovo layout che permette l'adattamento delle dimensioni della scheda anagrafica alla
risoluzione del monitor in particolare la scheda della Pratica e del Contatto. Con questa
novità, la visualizzazione delle sezioni interne (Agenda, Documenti, Registrazioni ecc.) sono
a tutto schermo.
· Il campo "Oggetto" nella scheda anagrafica della pratica è multi-linee, quindi può contenere
la stessa quantità di dati su più righe.
· Il campo "Descrizione" nella scheda anagrafica della Pratica è stato spostato in fondo alla
scheda per permetterlo di occupare tutta la parte rimanente dello schermo.
· Il campo"Memo/Note" della scheda anagrafica del contatto ora è visibile sia nella prima
sezione sia nella sezione "Altri dati" ed occupa tutta la parte rimanente dello schermo.
· é migliorata la stampa dell'elenco delle Pratiche con più opzioni e filtri di selezione
· é stata aggiunta l'opzione di creare la cartella dedicata alla Pratica utilizzando solo il
codice.

· è stata aggiunta una zona dedicata al trascinamento dei documenti nella sezione
"Documenti" della scheda anagrafica della Pratica.

zona dedicata al trascinamento dei documenti


· è stata aggiunta l'opzione di raggruppamento nella stampa della Fattura (o Proforma)
Le opzioni disponibili sono:
1. Prestazione: La stampa della fattura avviene in ordine crescente di data e poi in
ordine di inserimento della prestazione;
2. Voce di tariffa: La stampa della fattura avviene in ordine crescente di data e poi
raggruppata per voce di tariffa;
3. Tipo Voce di Tariffa: La stampa della fattura avviene in ordine della tipologia della
voce di tariffa (Onorari, diritti, spese) e poi in ordine crescente di data di
inserimento.
Per impostare il parametro di stampa in modo permanente utilizzare la fase di Impostazione
Fattura e Studio

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 601


Modifiche:
· Sistemazione visualizzazione elenco "Impegni scaduti e non effettuati" in modalità "
visualizzazione del gruppo di lavoro".
· Proposta automatica del modello di fattura al cambio della sezione / filiale / Studio in fase
di fatturazione.
· Sistemato scambio errato tra Data_1 e Data_2 nella scheda anagrafica della Pratica.
· Corretta la stampa del numero delle prestazioni nel modello fattura (Imponibile / Non
Imponibile) per contenere anche "Onorari"
· Le liste degli utenti disponibile per ogni Pratica sono solo quelli appartenenti allo "Studio /
Filiale / Sezione" attribuito.
· Il comando "Salva e chiudi" per i documenti interni ora chiude il documento. Nelle versioni
precedenti funzionava come il comando "Salva" senza la chiusura del documento aperto.
· è stato corretto un malfunzionamento del trascinamento di intera cartella sulla sezione
documenti della scheda anagrafica della pratica.
· è stata corretta la registrazione della promemoria di Outlook per le scadenze inserite senza
una data di preavviso. In tal caso, AlexPro considera l'impostazione nelle opzioni comuni
"Ometti Promemoria":
· Se l'opzione è selezionata la promemoria di Outlook non verrà attivata
· Se l'opzione NON è selezionata, la promemoria di Outlook verrà attivita
Il trasferimento nella categoria Appuntamento di Outlook è diverso dal trasferimento della
categoria Attività.
La categoria Appuntamento permette di impostare Data e ora di inizio, data e ora di fine e
numero di minuti per la promemoria come si vede dalla seguente figura:

602 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Note di rilascio delle versioni

La categoria "Attività", invece, permette di impostare una Data di Scadenza, Una Data di
Inizio e una Data e Ora per la promemoria, come si vede dalla seguente figura:

Secondo le impostazioni introdotte nelle "Opzioni Comuni", quando AlexPro trasferisce una
scadenza ad Outlook nella categoria "Appuntamento", applica la seguente logica:

Appuntamento Outlook Scadenza AlexPro


Data e Ora Inizio Appuntamento = Data e Ora Scadenza
Data e Ora Scadenza + Durata Standard
Data e Ora Fine Appuntamento =
(impostata in Opzioni Comuni)
Data di Preavviso (s'è precedente alla
Promemoria = data di scadenza)
oppure

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 603


La promemoria predefinita di Outlook

Attività Outlook Scadenza AlexPro


Scadenza = Data Scadenza
Data Inizio = Nessuna impostazione
Data di Preavviso (s'è precedente alla
data di scadenza)
oppure
Promemoria =
Un numero di minuti equivalente alla
durata predefinita impostata nelle
Opzioni Comuni.

Vedi anche:
Mezzi di comunicazione
AlexPro4Outlook
Archiviazione documenti nella Pratica
Personalizzazione Fatture
Gestione Studi multipli
Gestione Operatori

23.8 Versione 2008.0.5/6/7/8 2008

Novità
· Aggiunta nuova colonna "Pratiche" nella lista di visualizzazione contatti. Tale colonna
rappresenta il numero totale delle pratiche (Aperte e Chiuse) collegate al contatto. Con
questa novità, si può individuare i nomi dei contatti, ad esempio, che hanno più di una
pratica oppure i contatti che non sono collegati a nessuna pratica.
· Trasferimento delle fatture (e proforma) emesse in una cartella in formato PDF a richiesta.
Vedi menù
· Strumenti,
· Esporta Fatture nella Cartella ...
· Nuova gestione degli utenti. Vedi:
· Menù Strumenti
· Amministrazione AlexPro
· Gestione Utenti
· Aggiunto "Stato della Pratica" nella stampa dell'Agenda (Stili: "Tutte le Attività"
"Adempimenti"
· Aggiunta della funzionalità "Salva Allegati" in AlexPro4Outlook. Con questa aggiunta è
possibile salvare separatamente gli allegati di un messaggio di posta elettronica nella pratica
di AlexPro. Prima di questa aggiunta si poteva salvare il messaggio con tutti i suoi allegati,
l'aggiunta da la possibilità di archiviare anche gli allegati come file separati.
· Semplificazione dell'accesso ai modelli da una unica interfaccia. Si consiglia di registrare i
modelli word esterni nell' anagrafica dei modelli
· Sia i modelli interni di AlexPro in formato "RTF" che i modelli esterni di Word in formato
"DOT" potranno essere utilizzati direttamente dalla voce di menù "Nuovo Documento da
modello"

604 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Note di rilascio delle versioni

Modifiche
· Sistemazione problemi di memorizzazione manuale dello stato della Pratica
· Sistemazione problemi di memorizzazione della data_1 e data_2 nella scheda anagrafica
della Pratica
· Aggiunto pulsante per salvare l'impostazione della visualizzazione della sezione "Agenda"
nella scheda anagrafica della Pratica.

· Ritorno a capo del testo all'interno delle cella nelle sezioni della scheda anagrafica della
Pratica
· Sistemazione problema proposta tariffa personalizzata per le voci che non hanno alcuna
personalizzazione.
· La descrizione estesa della voce in fase di registrazione da modello viene or suggerita
all'avvicinamento del mouse sulla descrizione desiderata.
· Sistemazione problemi relativi al saldo dovuto con pagamenti parziali in stampa solleciti

23.9 Versione 2008.0.3/4 2008

Novità
· Inserito indicatore di ordinamento sulla colonna ordinata nelle liste di presentazione
anagrafiche (vedi figura seguente)

· Aggiunti nuovi procedimenti per la nota di iscrizione a ruolo

· Aggiunte alla scheda anagrafica della Pratica:


· Il campo "Codice Pratica" può accomodare fino a 128 caratteri (anziché 10)
· Il campo "Posizione" può accomodare fino a 128 caratteri anziché 16
· Sono stati aggiunti due campi di tipo "Data" con descrizione personalizzabile dall'utente
· Le sezioni: "Udienze" e "Adempimenti"sono ora raggruppate in una sola sezione
denominata "Agenda"

© 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi 605


· La sezione "Riferimenti" raggruppa tutti i riferimenti della Pratica, incluso il campo
"Memo"
· La personalizzazione della tariffa può anche essere attribuita al "Tipo" della voce di
tariffa. Fino alla versione 2008.0.2, la personalizzazione della tariffa poteva essere
attribuita ad una voce specifica di tariffa oppure ad una categoria di voci. Con questa
modifica, si può personalizzare la tariffa anche secondo il suo tipo: "Onorari, Diritti,
Tempo e Spese Imponibili"
·
· Introdotta la personalizzazione per la denominazione della "Cartella dei Documenti della
Pratica" che viene generata automaticamente da AlexPro al momento della creazione di
nuove Pratiche. Per maggior dettaglio vedi: Impostazioni delle Cartelle. Con le versioni
precedenti, AlexPro creava una cartella con un nome composta dall'oggetto della Pratica
+ il suo numero. Ora è possibile indicare altri due metodi diversi per la denominazione di
tale cartella:
1. Utilizzando solo la denominazione del Cliente (attribuito alla Pratica)
2. Utilizzando una parte del nome del Cliente (massimo 50 caratteri) + l'oggetto
della Pratica (massimo 50 caratteri)
· Stampa una scadenza per pagina anche in Agenda Dettagliata

Modifiche
· Sistemazione stampa delle Pratiche chiuse con riferimento all'intervallo di apertura (Vedi "
Stampa Pratiche")
· Stampa Contatti, identificati per l'antiricicclaggio, con salto pagina per ogni contatto.
· Aggiunta la possibilità di includere le spese imponibili nell'atto di precetto
· Sistemazione scorrimento delle scadenze utilizzando le frecce nella maschera di introduzione
dati, ora salta le scadenze cancellate senza messaggio di avviso.

23.10 Versione 2008.0.1 Febbraio 2008

Novità
· Nuova Interfaccia per la stampa dell'agenda che prende, ora, in considerazione "Selezioni
multiple" degli "Studi", degli "Stati" e degli "Operatori".
· Nuova opzione "Ometti Promemoria" per Outlook e Palmare in (Opzioni Comuni).
L'impostazione di tale opzione permette di disattivare la promemoria di Outlook sulle
scadenze trasferite da AlexPro.

Nuova Opzione per Outlook

606 © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi


Note di rilascio delle versioni

· L' allineamento di AlexPro con Outlook, che nelle versioni precedenti, si faceva da due fasi
diversi, in questa versione si effettua tutto dal menù "Strumenti", "Sincronia Agenda con
Outlook"
· Nuova opzione in TeleCheck: "Registra ora inizio della telef