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REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE

EM. 14

Oggetto: aggiornamento

RED. RT

VER. RAQ-E

APP. D

DATA: 11/08/2009

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REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE (questo documento viene consegnato alle organizzazioni richiedenti la certificazione come documento informativo) 1 Scopo Il presente regolamento definisce i rapporti tra il CISE e le Organizzazioni che intendono ottenere la Certificazione del proprio Sistema di Responsabilit Sociale e stabilisce le modalit per il rilascio, mantenimento, estensione/riduzione, rinnovo, sospensione e ritiro della Certificazione stessa. 2 Lo Stato di Applicant Lo stato di Applicant consiste nel riconoscimento alle Organizzazioni che intendono adottare la SA8000 come loro politica e intraprendere i primi essenziali passi verso la certificazione. Un Applicant SA8000 dichiara la propria conformit con la legislazione nazionale e locale relativa ai requisiti della SA8000, dichiara di avere compreso i requisiti SA8000 e di essere pronto ad iniziare il processo di implementazione e certificazione. 3. Modalit per richiedere il riconoscimento dello stato di Applicant LOrganizzazione che intende ottenere il riconoscimento dello stato di Applicant si rivolge al CISE, ente accreditato SAAS per rilasciare la certificazione. Il CISE invita lOrganizzazione a compilare la scheda informativa presente sul sito www.lavoroetico.org e sulla base della stessa il CISE formuler lofferta economica, che sar spedita allOrganizzazione richiedente insieme alla copia della norma SA8000, al regolamento per la certificazione, al tariffario, alle condizioni generali di fornitura, al modulo di domanda e alla Guida allAutovalutazione. LOrganizzazione che accetta lofferta economica la invia, firmata dal legale rappresentante, al CISE insieme al modulo di domanda debitamente compilato. Nel modulo di domanda richiesto, oltre alla firma del rappresentante legale dellorganizzazione, anche la sottoscrizione del rappresentante sindacale o, in alternativa, del rappresentante SA8000 dei lavoratori; ci al fine di favorire il dialogo fra le parti interessate nella decisione di implementare un sistema di responsabilit sociale e nellapprovazione dei piani di adeguamento posti in essere dallimpresa. Si
chiede inoltre nulla osta del rappresentante sindacale, o in alternativa del rappresentante SA8000 dei lavoratori, verso la scelta dallazienda di rivolgersi allOrganismo di Certificazione CISE.

Lorganizzazione deve effettuare contestualmente il pagamento previsto dallofferta economica che comprende la quota di iscrizione e laudit. Appena pronta lOrganizzazione invia al CISE la Guida allAutovalutazione compilata (per la compilazione seguire le indicazioni riportate sulla Guida allAutovalutazione) Il CISE esamina la documentazione inviatagli dallOrganizzazione richiedente e si riserva la facolt di accettare o rifiutare la domanda per il riconoscimento dello stato di Applicant, indicando nel report per la valutazione le tipologie di carenze presenti nella guida all'autovalutazione. Se la richiesta respinta, con le motivazioni indicate nel report di valutazione, lOrganizzazione deve risolvere le carenze evidenziate entro un mese dalla data di comunicazione delle stesse. In caso contrario, per poter ottenere il riconoscimento dello stato di Applicant, deve versare una seconda quota di iscrizione come indicato nel tariffario. Se la richiesta accettata, con o senza modifiche indicate nel rapporto di cui sopra, il CISE emana il certificato di Applicant SA8000. Le tipologie di carenze considerate nella valutazione per il rilascio o meno dello stato di Applicant, sono specificate nei criteri generali per la verifica dei sistemi di responsabilit sociale, nel report

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per la valutazione e sono riportate nella seguente tabella: Tipologie di carenze

1. incompletezza nella compilazione della colonna relativa allo stato di conformit del SRS rispetto a ciascun requisito mancata motivazione per i requisiti classificati come non applicabili (NA) mancata descrizione dell'azione di miglioramento relativa a ciascun requisito classificato come non conforme mancata o insufficiente indicazione del numero di evidenze oggettive (prima parte della guida all'autovalutazione) non adeguatezza (in relazione allo spirito della norma e alle convenzioni ILO) del contenuto delle azioni di miglioramento rispetto alle Non Conformit rilevate non adeguatezza nella motivazione fornita circa la NA di un requisito

Effetti
Stato di Applicant riconosciuto solo dopo l'integrazione dell'autovalutazione da parte dell'azienda Stato di Applicant riconosciuto solo dopo l'integrazione dell'autovalutazione da parte dell'azienda Stato di Applicant riconosciuto solo dopo l'integrazione dell'autovalutazione da parte dell'azienda Stato di Applicant riconosciuto1

2. 3.

4.

5.

Stato di Applicant riconosciuto solo dopo l'integrazione dell'autovalutazione da parte dell'azienda Stato di Applicant riconosciuto solo dopo l'integrazione dell'autovalutazione da parte dell'azienda

6.

LOrganizzazione si impegna a sostenere un audit di certificazione entro un anno dalla data di emissione del certificato di Applicant. Un Applicant che non si sottopone allaudit di certificazione entro un anno pu richiedere un rinnovo per due volte. Tutte le volte si applica un nuovo pagamento delle tariffe, relativamente alla quota di iscrizione e non allaudit. Un Applicant pu restare tale per non pi di tre anni consecutivi; il certificato di Applicant SA8000 specificher se si tratta di un secondo o un terzo rinnovo. Nel caso in cui trascorra un anno senza che lazienda si sottoponga alla I^ parte di audit o senza che richieda il rinnovo dello stato di Applicant, ovvero nel caso in cui successivamente al rinnovo/i lazienda non si sottoponga allaudit di certificazione, il prepagamento dellaudit da parte dellApplicant andr perso. Tale riconoscimento consente allOrganizzazione di definirsi pubblicamente un Applicant SA8000 e dare visibilit al proprio certificato secondo le regole stabilite al punto 12 della presente procedura. Il certificato di Applicant notificato al SAAS. 4 La Certificazione La certificazione riguarda la conformit del Sistema di Responsabilit Sociale alla norma di riferimento. Lattivit di certificazione svolta dal CISE avvalendosi dello strumento operativo rappresentato dal Network Lavoro Etico. Allinterno del Network sono infatti presenti alcuni organismi di ispezione a cui il CISE pu decidere di affidare in subappalto le attivit relative alla ispezione e sorveglianza dei sistemi di responsabilit sociale. Il Certificato rilasciato dal CISE il documento con il quale si attesta che lOrganizzazione richiedente opera con un Sistema di Responsabilit Sociale conforme alla norma. La verifica fatta dal CISE al fine di accertare se lOrganizzazione conforme alla norma pertanto un servizio fornito al richiedente a fronte del quale lo stesso eroga un compenso conforme alle tariffe vigenti. Tra CISE e Organizzazione che richiede la Certificazione si instaura un rapporto contrattuale che decorre dalla data in cui il CISE conferma laccettazione della domanda di Certificazione presentata
1

Si raccomanda di integrare i risultati della Guida allAutovalutazione con evidenze oggettive (anche gradualmente nel periodo di riconoscimento dello stato di Applicant).

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ed ha la durata di 3 anni dal momento in cui il Comitato di certificazione esprime parere favorevole al rilascio della certificazione stessa. Al termine di tale periodo il contratto sar soggetto a rinnovo. In base a tale contratto, le parti si obbligano come segue: da parte del CISE: operare in base alla normativa ISO IEC 17021:2006, alla SAAS procedure 200 e alle regole del Network Lavoro Etico; . valutare la situazione aziendale con la massima obiettivit, durante tutte le fasi delliter certificativo, in rapporto alla norma di riferimento, senza fornire consulenza n per limpostazione del Sistema di Responsabilit Sociale, n per la redazione di documenti ad esso inerenti; . evitare di sottoscrivere contratti di certificazione del Sistema di Responsabilit Sociale con aziende che svolgano attivit concorrenziali con quelle realizzate dai partner aderenti al Network Lavoro Etico; . mantenere il sistema di gestione dei rilievi SA8000 denominato GESA- Gestione SA8000: il CISE ha elaborato un software per la gestione delle RAC che consente di archiviare in modo organico i rilievi effettuati durante gli audit e la gestione degli iter di certificazione di ciascuna organizzazione avendo sempre a disposizione levoluzione della gestione delle problematiche, delle RAC e delle Osservazioni da parte dellorganizzazione certificata. Inoltre tale software consente labolizione di alcuni moduli cartacei quali: modulo NC, modulo Osservazioni, stato NC e AC. Al termine della I^ parte di audit verr consegnata da RGA (Responsabile Gruppo di Audit) allorganizzazione una busta chiusa contenente USERNAME e PASSWORD necessarie per accedere allArea Riservata del sito www.lavoroetivo.org, allinterno della quale viene gestito liter di certificazione SA 8000 in modo informatizzato. Tali codici dovranno essere assegnati al rappresentante legale o a suo/i delegato/i attraverso la restituzione Modulo Richiesta assegnazione codici (MRAC) contenuto nella busta. . mantenere lOsservatorio sulla responsabilit sociale dimpresa (S.A.W.): area ospitata sul sito www.sawnet.info contenente informazioni sulle organizzazioni registrate; . mantenere la totale riservatezza sulle informazioni assunte nel corso dello svolgimento dellattivit di Certificazione fatta salva la facolt di comunicazione prevista allart. 11 in caso di revoca; . assicurare che tutti i dati personali relativi a dipendenti che dovessero venire comunicati ai valutatori durante gli audit verranno utilizzati esclusivamente nell'ambito del processo di certificazione del Sistema di Responsabilit Sociale prevenendo qualunque diffusione ed altro tipo di utilizzo; . richiedere a tale scopo la sottoscrizione di un impegno di riservatezza da parte dei valutatori e di tutto il personale operante per conto del CISE; . utilizzare per le attivit di Certificazione personale adeguatamente preparato; . assicurare il rispetto dei tempi concordati per gli interventi che coinvolgono lOrganizzazione da certificare; . informare circa levoluzione della normativa vigente sui sistemi di responsabilit sociale; . garantire alle organizzazioni certificate i pi qualificati servizi di certificazione del SRS, in relazione allo stato dellarte normativo, legislativo e alla visibilit internazionale dei marchi rilasciati a seguito delliter di certificazione; . informare le Organizzazioni interessate al processo di Certificazione circa le modifiche che potranno essere apportate ai requisiti per la Certificazione e tenere in considerazione i punti di vista espressi in merito, prima di formalizzarle e fissarne la data effettiva di entrata in vigore; .

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. . .

informare sulle iniziative intraprese dal Network Lavoro Etico a favore della diffusione della cultura della Responsabilit Sociale; iscrivere lOrganizzazione nel registro delle Aziende Certificate; informare lorganizzazione su eventuali variazioni apportate al Regolamento e relativi allegati, successivamente alla stipula del contratto con lOrganizzazione. Queste devono necessariamente essere approvate dallOrganizzazione. Altre tipologie di modifiche potranno essere autorizzate, in via del tutto eccezionale, solo dalla Direzione.

da parte dellOrganizzazione in corso di Certificazione: . fornire al CISE tutte le informazioni richieste per avviare listruttoria, e qualsiasi altro documento o informazioni particolari eventualmente richieste dal CISE; . in caso di cantieri temporanei, trasmetterne lelenco. Dallelenco sar selezionato un campione significativo per consentire leffettuazione della Verifica di Certificazione anche presso tali siti; . fornire evidenza oggettiva di avere un Sistema di Responsabilit Sociale conforme alla norma di riferimento ed in particolare aver completato un ciclo di monitoraggio su tutti i punti della norma ed aver condotto almeno un riesame da parte della direzione; . garantire quanto necessario allo svolgimento degli Audit (di certificazione e di mantenimento), in particolare: la consegna al CISE della copia controllata della documentazione descrittiva del Sistema di Responsabilit Sociale in vigore e di tutta l'eventuale documentazione richiesta ai fini della valutazione; la massima collaborazione ai valutatori da parte della direzione, assicurando la possibilit di avere accesso alla documentazione/registrazioni e a tutte le aree del sito aziendale; leffettuazione delle interviste ai lavoratori, durante le quali nessun rappresentante e/o membro della direzione, n alcun consulente aziendale potr essere presente; . documentare di ottemperare agli 8 requisiti di responsabilit sociale di cui alla norma SA8000 (tenendo presente che nel caso esistano legislazioni nazionali in materia dovr essere applicata la norma pi restrittiva) nonch di gestire un Sistema di Responsabilit Sociale secondo i requisiti della medesima norma SA8000; . impegnarsi ad utilizzare il Software on line di gestione delle RAC per linserimento dei piani di gestione delle problematiche dopo la I parte di audit, e le azioni correttive dopo la II parte di audit e gli audit di mantenimento; inoltre si impegna a non divulgare la password ed username autorizzate dal CISE per accedere alla parte riservata del sito www.lavoroetico.org al fine di adempiere a quanto sopra descritto, in quanto tutte le Azioni Correttive inserite dal legale rappresentante dellOrganizzazione o dalle persone da lui delegate sono da considerarsi vincolanti ai fini dellottenimento e mantenimento della certificazione. A tal fine indispensabile che le password assegnate vengano gestite con un sistema interno che garantisca accesso a GESA alle sole persone delegate dal rappresentante legale. . fornire evidenze oggettive dellapplicazione pratica delle procedure/istruzioni relative alle attivit di cui al precedente punto; . comunicare al CISE eventuali pendenze legali, che coinvolgano il sistema certificato.

N.B: Il Cise declina ogni responsabilit circa la eventuale falsit dei documenti provenienti dallorganizzazione e richiesti dal Gruppo di Audit ai fini della valutazione in sede di verifica.

5 Accesso alla Certificazione IL CISE si impegna a consentire a qualsiasi Organizzazione di accedere alla Certificazione, qualora abbia i requisiti sotto indicati: a. disponga di un Sistema di Responsabilit Sociale conforme alla normativa in base alla quale

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b. c. d. e f. g.

h.

essa richiede di essere certificata; il Sistema di Responsabilit Sociale di cui sopra sia adeguatamente documentato; abbia sottoscritto il contratto con il CISE; abbia presentato tutti i documenti richiesti; abbia adempiuto agli obblighi contrattuali; abbia applicato interamente la norma SA8000 ai sistemi di responsabilit sociale relativi ai prodotti/servizi oggetto di Certificazione. abbia definito e comunicato unadeguata procedura per gestire reclami e ricorsi, affinch i lavoratori possano fornire suggerimenti e/o reclami in forma anonima. Tale procedura prevede la possibilit di inoltrare ricorso direttamente allorganismo di certificazione che ha verificato la conformit dellazienda a SA8000. abbia predisposto un Bilancio SA8000, coerente con i requisiti 9.2 e 9.12, che descriva le prestazioni aziendali in relazione a ciascun aspetto affrontato dalla norma SA8000 (tutti e nove i requisiti).

6 Modalit per richiedere la Certificazione La stipula del contratto di Certificazione tra CISE ed Organizzazione da certificare avviene secondo la seguente procedura: a. LOrganizzazione richiedente trasmette al CISE, o agli organismi aderenti al Network Lavoro Etico, la scheda informativa compilata , che consente di ricevere la relativa proposta di offerta. Tale proposta non da considerarsi vincolante per lOrganizzazione richiedente. b. Il CISE trasmette, insieme allofferta, il presente regolamento, il modello di domanda, il modello delle condizioni generali di fornitura del servizio di certificazione e la guida all'autovalutazione. c. LOrganizzazione richiedente restituisce i documenti di cui al punto b compilati per quanto di sua competenza e controfirmati in segno di accettazione, con gli estremi del versamento effettuato. Nel modulo di domanda richiesto, oltre alla firma del rappresentante legale dellorganizzazione, anche la sottoscrizione del rappresentante sindacale o, in alternativa, del rappresentante SA8000 dei lavoratori; ci al fine di favorire il dialogo fra le parti interessate nella decisione di implementare un sistema di responsabilit sociale e nellapprovazione dei piani di adeguamento posti in essere dallimpresa. Si chiede inoltre nulla osta del rappresentante sindacale, o in alternativa del rappresentante SA8000 dei lavoratori, verso la scelta dallazienda di rivolgersi allOrganismo di Certificazione CISE. d. Valutata la completezza delle informazioni ricevute, il CISE decide se accettare o meno il contratto. e. In caso positivo, il CISE d conferma all'Organizzazione, a mezzo lettera o fax, dellavvio della procedura di Certificazione, indicando lorganismo di ispezione designato. Viene inoltre inviata allorganizzazione la procedura del CISE relativa ai reclami e ricorsi . 7 Iter per il rilascio della Certificazione Dopo la conferma del contratto, il CISE effettua una ricerca, tramite vari enti, per lacquisizione di informazioni circa le condizioni lavorative nellOrganizzazione da certificare e la situazione socioeconomica della zona/paese in cui lazienda ubicata. Lattivit ispettiva vera e propria si svolge in due parti: PRIMA PARTE DELLA VISITA DI CERTIFICAZIONE La prima parte della visita di certificazione prevede l'analisi presso il sito aziendale della documentazione sviluppata dall'organizzazione richiedente la certificazione e della documentazione di riferimento di origine esterna (legislazione applicabile), nonch lacquisizione di una serie di

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informazioni (es.: dimensioni e caratteristiche del sito aziendale, organizzazione logistica del personale, ecc) utili per la pianificazione e la conduzione della seconda parte della visita di certificazione. Prima della realizzazione di questa visita, il CISE individua il valutatore Responsabile del Gruppo di Audit designato per la conduzione della stessa e ne comunica il nominativo allorganizzazione. Lorganizzazione ha la possibilit di esprimere il proprio dissenso, motivato, rispetto a tale scelta entro 5 giorni dal ricevimento della notifica da parte del CISE. Trascorso questo periodo, il CISE e lorganizzazione definiscono di comune accordo la data di svolgimento della prima parte della visita di certificazione; il CISE trasmette quindi allorganizzazione il piano della visita unitamente allelenco dei documenti che dovranno essere a disposizione al momento della visita presso lazienda affinch il valutatore possa eseguire le opportune verifiche (es.: documentazione attinente alla norma, lista dei fornitori aggiornata, piano di miglioramento per lapplicazione della norma presso i fornitori e i sub-fornitori, , eventuali copie di contratti, di verbali di ispezioni riguardo alla salute e sicurezza aziendali, di statistiche degli incidenti, di accordi sindacali, manuali di formazione, ecc). Al termine dellaudit lispettore rilascia allorganizzazione una busta chiusa contenente USERNAME e PASSWORD necessarie per accedere allArea Riservata del sito www.lavoroetivo.org, copia del rapporto nel quale vengono evidenziate eventuali problematiche e/o necessit di integrazioni/modifiche/aggiornamenti, rapporto stampato direttamente dal Software on line delle NC. Inoltre, concorda con lorganizzazione, in via preliminare, la data di effettuazione della seconda parte della visita ispettiva. Il valutatore, alla luce dei rilievi emersi in questa prima parte della visita di certificazione, pu ritenere necessario modificare il numero di giornate/uomo previste in sede di offerta economica per la conduzione della seconda parte della visita; in tal caso, il CISE, vagliata la richiesta, provveder a darne tempestiva comunicazione allorganizzazione interessata. SECONDA PARTE DELLA VISITA DI CERTIFICAZIONE La seconda parte della visita di certificazione ha lo scopo di valutare se il Sistema di Responsabilit Sociale implementato allinterno dellorganizzazione conforme alla norma di riferimento, se viene effettivamente applicato e se in grado di assicurare il miglioramento continuo degli aspetti legati alla responsabilit sociale. Prima che la visita abbia luogo, il CISE individua i componenti del Gruppo di Audit e ne comunica il nominativo allorganizzazione. Il team di audit composto tenendo conto del fatto che allinterno del gruppo ci sia qualcuno con esperienza sulle interviste ai lavoratori, che abbia conoscenza della legislazione e delle problematiche locali e nazionali in tema di lavoro e di diritti umani. Lorganizzazione ha la possibilit di esprimere il proprio dissenso, motivato, rispetto a tale scelta entro 5 giorni dal ricevimento della notifica da parte del CISE. Trascorso questo periodo di tempo, il CISE e lorganizzazione confermano o ridefiniscono, di comune accordo, la data di svolgimento dellaudit. Il CISE valida il piano di audit inserito da RGA in GESA e lorganizzazione pu scaricarlo dalla propria area riservata. Lispezione prevede i seguenti momenti principali: una riunione iniziale con la Direzione e i Responsabili dellOrganizzazione per concordare le finalit e le modalit della visita stessa; una visita negli uffici e, ove programmato, nei cantieri temporanei o in unit distaccate, per verificare la conformit applicativa dei documenti di riferimento (procedure, istruzioni, registrazioni); interviste con i lavoratori; una riunione finale per illustrare alla Direzione e ai Responsabili lesito della Verifica mediante lutilizzo del Software delle RAC riscontrate ed Osservazioni. In caso di rilevazione di RAC, potranno essere effettuate successive visite per verificare la

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risoluzione delle stesse attraverso lattuazione delle relative azioni correttive. Una volta risolte le RAC emerse dalla visita di Certificazione, tutta la documentazione, incluse le risultanze della verifica, viene trasmessa al Comitato di Certificazione per il parere sul rilascio della Certificazione. Essendo il CdC un organo indipendente, rappresentativo delle diverse parti interessate, il CISE non potr essere ritenuto responsabile delle decisioni assunte dal Comitato in merito al parere eventualmente negativo relativo al rilascio della certificazione, che lorganizzazione richiedente si impegna in ogni caso ad accettare. Contro la decisione negativa del Comitato potr essere proposto reclamo secondo quanto stabilito nella PRM1. La Direzione del CISE ed il Comitato di Certificazione possono richiedere precisazioni ai valutatori designati e/o supplemento di indagine presso lOrganizzazione richiedente la Certificazione. In base al parere favorevole espresso dal Comitato di Certificazione, il CISE provvede ad emettere il relativo Certificato di conformit con la validit di 3 anni. VISITA UNICA DI CERTIFICAZIONE In particolari circostanze, qualora sussistano le condizioni per una pianificazione completa della prima e della seconda parte della visita di certificazione gi in fase di avvio delliter di certificazione, le due fasi sopra descritte possono essere realizzate in modo congiunto. Tale opzione pu essere decisa, ad insindacabile giudizio della Direzione CISE, per singoli iter di certificazione o per particolari schemi di certificazione (per esempio Lavoro Etico Cantieri Lavori Pubblici). Tutti gli audit di rinnovo della certificazione sono condotti in una visita unica di ri-certificazione.

8 Validit, sorveglianza e mantenimento della Certificazione Il mantenimento della Certificazione richiede la dimostrazione da parte delle organizzazioni certificate: dellattuazione delle azioni correttive pianificate per la risoluzione delle non conformit entro i limiti di tempo stabiliti della rispondenza nel tempo del Sistema di Responsabilit Sociale alla norma di riferimento del rispetto delle scadenze amministrative pattuite. Durante il periodo di validit del certificato: a) LOrganizzazione in possesso della Certificazione deve tempestivamente informare il CISE o un organismo del Network Lavoro Etico, per iscritto, di ogni cambiamento significativo avvenuto nel campo di applicazione della Certificazione e concernente sia lorganizzazione aziendale sia la documentazione del Sistema di Responsabilit Sociale. Dette informazioni devono pervenire entro 30 giorni dalla data di modifica e comunque entro 15 giorni dalla data di effettuazione della visita di sorveglianza pi prossima. b) In relazione al tipo di modifiche apportate, il CISE si riserva la facolt di pianificare verifiche ispettive supplementari per valutare linfluenza delle varianti sul Sistema di Responsabilit Sociale. c) Il personale qualificato incaricato dal CISE effettuer, periodicamente, delle verifiche di sorveglianza sul Sistema di Responsabilit Sociale dellOrganizzazione. La seconda sorveglianza, a 12 mesi dallaudit di certificazione, sar pianificata senza preavviso ed effettuata fra il 10 ed il 14 mese dallaudit di certificazione. d) Il CISE ha la facolt di effettuare Verifiche Ispettive sullo stato del Sistema di Responsabilit Sociale delle Organizzazioni gi certificate in ogni momento e per qualunque motivo lo ritenga opportuno (es. reclamo diretto o indiretto da parte di Clienti di Aziende certificate o altre parti interessate). e) Durante il periodo di mantenimento, qualora siano rilevate RAC maggiori o persistano problemi non gestiti dallorganizzazione, il CISE potr pianificare un audit senza preavviso, oltre quello

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gi previsto al punto c). Gli audit di sorveglianza hanno cadenza semestrale (SAAS Procedure 200), a meno che non siano state riscontrate RAC o situazioni aziendali tali da richiedere a giudizio del CISE un tempo di verifica pi ravvicinato. Inoltre, come previsto dalla SAAS Procedure 200, il secondo audit di sorveglianza a 12 mesi dalla certificazione, dovr obbligatoriamente essere senza preavviso. Al fine di evitare problematiche dovute allinterruzione parziale o totale dellattivit lavorativa nel periodo di tempo durante il quale prevista leffettuazione dellAudit senza preavviso, l'Organizzazione, deve: 1. comunicare eventuali periodi chiusura pianificati (esempio ferie, manutenzioni programmate del parco macchine, festivit patronali etc.) con almeno tre mesi di anticipo rispetto al periodo di tempo durante il quale prevista leffettuazione dellAudit senza preavviso; 2. comunicare eventuali periodi di chiusura straordinari con almeno 7 gg anticipo durante il periodo di tempo durante il quale prevista leffettuazione dellAudit senza preavviso. N.B. La pratica relativa allOrganizzazione verr presentata al Comitato di Certificazione con la proposta di sospensione del certificato nei casi previsti allart. 11 del presente regolamento. 9 Rinnovo del Contratto di Certificazione e del Certificato Alla decorrenza del 31 mese dal rilascio del Certificato, lOrganizzazione potr presentare domanda di rinnovo del Contratto di Certificazione. Con laccoglimento di tale domanda e a seguito del risultato positivo di una nuova valutazione del Sistema di Responsabilit Sociale dellOrganizzazione, svolta entro la data di scadenza del Certificato, verr rinnovata la Certificazione ed emesso un nuovo Certificato. La valutazione di cui sopra verr condotta secondo le modalit previste al punto 7 (visita unica di ri-certificazione). 10 Estensione/riduzione delloggetto della Certificazione La variazione delloggetto della Certificazione e dellapplicazione del Sistema di Responsabilit Sociale di unOrganizzazione a tipologie di prodotti/servizi diversi da quelle per cui il Sistema di Responsabilit Sociale era stato certificato originariamente pu essere richiesta mediante presentazione di una nuova domanda che ne precisi lambito, ovvero su segnalazione del Gruppo di Audit. Il CISE valuter se, oltre allesame della documentazione, dovr essere condotta una visita ispettiva specifica o se la visita potr essere condotta contemporaneamente a quella di mantenimento della certificazione pi prossima. In funzione della variazione dellambito della Certificazione potr rendersi necessaria una modifica del contratto stipulato. 11 Sospensione e revoca della Certificazione IL CISE pu, a suo insindacabile giudizio, procedere alla sospensione della Certificazione per un periodo di tre mesi quando vengano accertati: mancato pagamento delle competenze contrattuali; modifiche sostanziali di carattere organizzativo che abbiano portato lOrganizzazione a dover sospendere temporaneamente lapplicazione del Sistema di Responsabilit Sociale; irregolarit nelluso della Certificazione rilasciata; nel caso in cui entro 1 mese prima dallinizio del periodo previsto in GESA per la pianificazione degli audit di mantenimento, non sia stato chiuso positivamente (valutazione adeguata dellAC) il ciclo relativo alle RAC rilevate (inserimento AC - valutazione positiva AC da parte di RGA - feedback positivo AC da parte dellOrganismo), la pratica verr

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automaticamente presentata in Comitato di Certificazione per la proposta di sospensione. Una volta completato positivamente liter di inserimento e valutazione delle RAC, la pratica verr riportata in comitato per la revoca della sospensione; nel caso di mancata attuazione, anche parziale, di un piano di miglioramento; mancata disponibilit a ricevere la verifica ispettiva nel periodo stabilito dal CISE; attribuzione da parte dei valutatori di una o pi RAC maggiori o richiesta di RAC minori ma tali da pregiudicare la conformit complessiva del sistema e/o su parere negativo motivato dei valutatori; reclami, supportati da adeguate evidenze oggettive, effettuati da parti interessate che lamentino carenze nel Sistema di Responsabilit Sociale.

. Nel periodo di sospensione viene mantenuto lobbligo da parte dellOrganizzazione di corrispondere le quote annuali previste contrattualmente per il mantenimento della certificazione. La sospensione viene revocata solo quando il CISE abbia accertato la completa risoluzione dei problemi che l'avevano causata. Le eventuali spese relative alle verifiche conseguenti sono a carico dellOrganizzazione. Nel caso in cui lOrganizzazione incorra in una sospensione del certificato per cause che richiedano una gestione temporale superiore ai tre mesi, essa potr inviare al CISE una motivata richiesta di prolungamento del periodo di sospensione che verr presentata al Comitato di Certificazione, il quale potr accogliere o meno tale richiesta, deliberando il periodo di tempo che dovr intercorrere prima della decisione di revoca della sospensione o di revoca della certificazione. Il CISE potr a suo insindacabile giudizio procedere alla revoca della Certificazione qualora: le cause che hanno determinato la sospensione non siano state rimosse entro il periodo definito; lOrganizzazione si rifiuti di effettuare le visite di sorveglianza o ne ostacoli leffettuazione; lOrganizzazione faccia uso scorretto del marchio di certificazione, o non rispetti le disposizioni del presente Regolamento; lOrganizzazione non rispetti le disposizioni di legge, il presente regolamento di certificazione e tutti i rimanenti accordi contrattuali; lOrganizzazione abbia in corso un numero e una tipologia di cause legali relative al Sistema di Responsabilit Sociale tale da compromettere limmagine della Certificazione ottenuta. Si verifichi uno dei casi menzionati nel punto relativo alla sospensione, se ritenuto particolarmente grave; LOrganizzazione eserciti il diritto, di cui allart. 16 del presente Regolamento, di non adeguarsi al Regolamento, e/o a eventuali prescrizioni del CISE, rinunciando volontariamente alla Certificazione e/o al suo mantenimento e rinnovo. Tutti i provvedimenti di sospensione e revoca sono notificati allOrganizzazione e pubblicati sul registro delle Aziende certificate. Il CISE si riserva la facolt di dare comunicazione a mezzo stampa e/o mediante Internet dei provvedimenti adottati e delle relative motivazioni, nonch di informare le parti interessate. In caso di revoca della certificazione verr applicata allOrganizzazione una penale a copertura degli oneri aggiuntivi sostenuti dallOrganismo nella gestione della pratica di revoca: tale penale ammonta al 50% della somma prevista fino a conclusione del contratto (sorveglianze incluse). LOrganizzazione che, dopo la revoca della certificazione, intenda nuovamente accedere alla Certificazione potr presentare una nuova domanda non prima di sei mesi dalla notifica del provvedimento e dovr ripercorrere lintero iter. Il CISE si riserva comunque la facolt di accettare

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o meno la domanda presentata. 12 Utilizzo del marchio organizzazione certificata/Applicant e del marchio di provenienza Il marchio organizzazione certificata SA8000 pu essere utilizzato sulla carta intestata e sulla documentazione dellOrganizzazione a condizione che: a) sia apposto congiuntamente al marchio o al nome dellOrganizzazione certificata; b) al marchio di certificazione non sia dato maggior rilievo di quello dellOrganizzazione; c) sia inequivocabile che il marchio si riferisce al Sistema di Responsabilit Sociale dellOrganizzazione e non al prodotto/servizio da essa erogato; d) siano precisate le eventuali limitazioni al campo di applicazione del SRS. Ulteriori precisazioni sono contenute nellapposita procedura (PRL4) riguardante la pubblicit della certificazione e utilizzo del marchio. Tale procedura rappresenta parte integrante del presente regolamento. Per leventuale apposizione del marchio attestante la provenienza del prodotto proveniente da organizzazione certificata, deve essere sottoscritto ed applicato il Regolamento per lUso dei marchi di provenienza, che stabilisce le modalit di accesso e di utilizzo dei suddetti marchi. 13 Oneri e validit della domanda di Certificazione Sono a carico dellOrganizzazione richiedente la Certificazione: le prestazioni fornite dal CISE precisate in sede di stipulazione del contratto e le spese documentate, sostenute dai valutatori, per i viaggi, il vitto e lalloggio; eventuali oneri fiscali derivanti; limpegno a sottoporsi alla seconda parte della visita di certificazione entro 18 mesi dalla presentazione della domanda. In caso contrario le quote versate saranno trattenute e la domanda dovr essere ripetuta. 14 Ricorsi LOrganizzazione coinvolta nel processo di Certificazione pu fare ricorso avverso le decisioni del CISE esponendo le ragioni del dissenso non oltre 30 giorni dalla notifica delle misure prese dal CISE. Il CISE comunica allOrganizzazione ricorrente le decisioni assunte, con le relative motivazioni, entro 30 giorni dalla presentazione del ricorso. Maggiori dettagli verranno forniti attraverso la procedure del CISE per i reclami e i ricorsi che verr consegnata allorganizzazione unitamente alla conferma dellavvio della procedura di certificazione. 15 Tariffe Le tariffe che regolano lattivit del Network Lavoro Etico sono stabilite dalla Direzione del CISE e possono essere soggette a variazioni periodiche senza preavviso, fermo restando il rispetto degli impegni contrattuali gi acquisiti. 16 Diritti e doveri dellOrganizzazione Certificata LOrganizzazione certificata dal CISE ha diritto di: . utilizzare il marchio di certificazione conformemente a quanto precisato nel presente Regolamento e nella relativa procedura; . dare pubblicit veritiera della Certificazione ottenuta; . non adeguarsi al Regolamento, e/o a eventuali prescrizioni del CISE, rinunciando volontariamente alla Certificazione e/o al suo mantenimento e rinnovo.

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LOrganizzazione ha il dovere di: informare il CISE preventivamente nei casi di: 1. modifica della ragione sociale o denominazione dellorganizzazione 2. cambiamenti nella propria struttura organizzativa 3. variazioni dellattivit sottoposta a Certificazione 4. modifiche relative al Sistema di Responsabilit Sociale inviare al CISE, prima di ogni verifica, lelenco aggiornato dei cantieri o unit distaccate sottoposte a certificazione; comunicare di essere certificata solo rispetto alle unit produttive per cui ha ottenuto la Certificazione e per il solo periodo di validit della Certificazione; assicurare che non sia emesso alcun documento, n venga rilasciata alcuna dichiarazione circa la propria Certificazione che il CISE possa considerare lesiva, fuorviante o non autorizzata. restituire il certificato nei seguenti casi: scadenza, modifica dell'oggetto della certificazione, revoca; sia in caso di sospensione che di scadenza, revoca della certificazione, interrompere luso di materiale pubblicitario contenente riferimenti alla stessa rendere disponibili al CISE, su richiesta, le registrazioni di tutti i reclami, delle azioni correttive adottate e la documentazione di eventuali cause legali in corso o chiuse, relative ai servizi cui risulta applicato il Sistema di Responsabilit Sociale certificato dal CISE. LOrganizzazione la sola responsabile del soddisfacimento dei requisiti richiesti dai propri committenti. 17 Osservatorio sulla responsabilit sociale dimpresa (S.A.W. o Social Accountability Watch) Alle organizzazioni che intraprendono il percorso di certificazione secondo la norma SA8000, verr assegnato automaticamente, al momento dellaccettazione dellofferta economica (tranne che nel caso in cui lOrganizzazione scelga una diversa Opzione), uno spazio virtuale sul sito del www.sawnet.info. Il CISE provveder ad inviare allorganizzazione una USERNAME ed una PASSWORD per accedere in maniera riservata al proprio spazio web. S.A.W. intende mettere a disposizione di tutte le parti interessate (Stakeholders) uno strumento che GRATUITAMENTE consente di: migliorare la trasparenza e la reputazione delle Organizzazioni verso i propri Stakholders partecipando ad attivit di monitoraggio basate sul coinvolgimento attivo delle parti interessate; inviare reclami anche anonimi relativi alle organizzazioni certificate SA8000; supportare la pubblicizzazione dei risultati conseguiti in relazione alla responsabilit sociale dellOrganizzazione mediante la pubblicazione del Bilancio RSO (o Bilancio SA8000); semplificare e rendere pi efficaci i procedimenti di qualifica dei fornitori e subfornitori, mediante lapplicazione di una specifica funzione presente sul sito www.sawnet.info; ridurre i costi della certificazione SA8000. Le Organizzazioni inserite in SAW accettano la pubblicazione della propria ragione sociale e settore di attivit sul sito www.sawnet.info e, conseguentemente, di poter ricevere in qualunque momento segnalazioni provenienti dai propri stakeholders (articolo 3.5 delle "Condizioni di Adesione per le Organizzazioni" all'Osservatorio sulla Responsabilit Sociale scaricabili dal sito www.sawnet.info). Il contenuto delle segnalazioni verr sempre inviato in forma riservata

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allorganizzazione oggetto della segnalazione e al CISE, che potr verificarle durante gli audit . Le Organizzazioni potranno attivare ulteriori funzionalit descritte nelle "Condizioni di Adesione per le Organizzazioni" all'Osservatorio sulla Responsabilit Sociale, per gestire pi efficacemente il proprio sistema di gestione SA8000. 18 Arbitrato IL CISE e lOrganizzazione si impegnano a definire qualsiasi controversia concernente il presente contratto mediante arbitrato libero o irrituale, in conformit del regolamento della Camera Arbitrale della Camera di Commercio di Forl-Cesena, da un arbitro (o un Collegio Arbitrale) nominato secondo detto Regolamento (scaricabile dal sito www.fo.camcom.it) che le parti dichiarano di conoscere ed accettare. Larbitro (o il collegio Arbitrale) decider secondo diritto/equit e la sua decisione viene sin dora riconosciuta dalle parti come manifestazione della loro stessa volont contrattuale. Il presente regolamento deve essere restituito dallOrganizzazione sottoscritto in calce per accettazione, entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento.

LOrganizzazione richiedente: Data . Timbro e firma del legale rappresentante ..

NOTE: 1) IL CISE a Vostra disposizione per ogni chiarimento o dubbio interpretativo sul contenuto del presente documento. 2) La Vostra firma sul presente documento ne implica la comprensione globale e la relativa accettazione.