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QUANTO CI

COST A ST AMP ARE?

A ventanni esatti dalla nascita, il Tco (Total Cost of Ownership) ancora un argomento dibattuto. Analizziamo questo approccio nel mondo della produzione e della gestione dei documenti allinterno delle aziende per scoprire se e a chi pu essere realmente utile.
di Roberto Pietra
a anni ormai si assiste a un andamento dei mercati che oscilla tra una leggera contrazione e la calma piatta: sufficiente un lieve incremento per rendere felici centinaia e centinaia di manager. In uno scenario che spesso mortifica gli sforzi delle aziende per incrementare le vendite, acquista una rilevanza fondamentale un efficace controllo dei costi per recuperare profitti. Sono molte le aree aziendali in cui si pu intervenire per razionalizzare i costi e ottimizzare la struttura. Una di queste, spesso a torto trascurata, certamente la gestione dei documenti, di cui la stampa e la copia sono parte integrante e fondamentale. Quante sono le aziende che possono dire di aver affrontato questarea con lattenzione e la professionalit che merita? E quante di quelle che lhanno affrontato si sono affidate a dei consulenti in grado di garantire risultati di alto livello? S, perch questa una problematica complessa che richiede specifiche esperienze e capacit; non si pu prescindere da una conoscenza approfondita delle tecnologie coinvolte e dei prodotti che offre oggi il mercato, ma questo non sufficiente. Bisogna anche possedere profonde conoscenze delle logiche dei processi aziendali e saper cogliere ogni singolo dettaglio in uno scenario ampio e frammentato, perch difficilmente drastiche riduzioni dei costi avvengono modificando una sola variabile. Molto spesso a seguito di modifiche di piccoli dettagli si ottengono molteplici piccole riduzioni dei costi, e il tutto concorre a portare lazienda al risultato voluto. Gi questo sembra complicato, ma altri pericoli sono in agguato. Quando si avvia un processo di rivisitazione

della gestione documentale necesario tenere presente un aspetto importante: la gestione documentale una delle aree che maggiormente influenzano la gestione delle informazioni, un fattore critico per ogni azienda, un fattore che pu realmente fare la differenza tra unazienda leader e una poco pi che mediocre. Allora sembra logico chiedersi: ha senso ridurre i costi in unarea cos importante? La risposta certamente si, ma di riduzione studiata (o meglio, di ottimizzazione) si deve parlare, e non di tagli indiscriminati. Proprio questo il punto, il limite intrinseco del Tco: tale valore non pu che essere approssimato, perch la maggior parte delle aziende non in grado di valutare con esattezza tutti i costi che lo compongono; quindi basare una decisione di riduzione costi in unarea cruciale senza neppure avere il controllo completo della situazione attuale sembra rischioso. Allora non resta che ampliare gli orizzonti e prendere in considerazione anche altri parametri, in primis lefficacia e lefficienza dei processi. Ed ecco che la figura del consulente acquista ancora pi valore e importanza, specialmente alla luce delle continue innovazioni tecnologiche, di rilevanza tale da poter veramente sconvolgere la vecchia organizzazione della gestione documentale. Per arrivare alla decisione finale per necessario che lazienda metta a disposizione del consulente persone chiave della propria struttura. Lanalisi di tutti i costi pu infatti portare il consulente a proporre delle soluzioni che consentano risparmi anche molto significativi: le testimonianze di parecchi produttori concordano su valori che possono arrivare anche al 20-30% di riduzione to-

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tale dei costi. Ma vi sono parametri che solo il top management dellazienda pu intuire e valutare. Il Tco non pu infatti prendere in considerazione variabili come il mancato business a fronte di una soluzione documentale non perfettamente adeguata, o il business aggiuntivo che pu derivare da soluzioni tecnologicamente disponibili e che porterebbero lazienda a investire di pi nellimmediato e nella gestione annuale, con la possibilit di arrivare per a un Roi (Return on Investment) decisamente pi alto. Questa ulteriore considerazione giustifica il fatto che le riduzioni di costi ottenute da alcuni utenti possano essere molto inferiori alle cifre menzionate prima. In questo caso si privilegiato il miglioramento dellefficacia del proprio business, con il conseguente aumento del fatturato e dei margini operativi, rispetto al miglioramento dellefficienza dei propri sistemi, con la conseguente riduzione dei costi aziendali.

Tali costi sono stati calcolati tenendo conto dellintero ciclo di gestione documentale, quindi sono state prese in considerazione la produzione e la distribuzione del documento (sia stampa che fotocopia) ma anche il tempo impiegato dal personale per la produzione, larchiviazione e la ricerca dei documenti. Intervallo di tempo che stato stimato nellordine del 40% del totale tempo lavorativo e che costituisce quindi una quota considerevole del costo globale. Ulteriori conferme della portata del problema gestione documentale allinterno delle aziende giungono da un ricerca svolta da Gartner che quantifica tali costi, in media, in oltre il 3% del fatturato totale delle aziende. Idc in unaltra ricerca arriva a determinare i costi di stampa e gestione dei documenti come il 10% del fatturato aziendale.

IL PROBLEMA
Dove nasce il problema del costo troppo alto della gestione documentale? Le motivazioni sono certamente diverse da azienda ad azienda. In molti casi per un fattore importante dato dalla crescita graduale della struttura, e quindi delle esigenze di gestione, accompagnata dalla valutazione spesso rivelatasi errata che sia conveniente aggiungere qualche stampante personale dal costo modesto rispetto a un ripensamento dellintera infrastruttura di stampa. Soluzione, questa, certamente molto pi onerosa in fase iniziale, ma in grado di ottimizzare la gestione. In pratica, molte aziende tendono a considerare le periferiche di stampa come delle commodity di cui ci si preoccupa solo per quanto riguarda il prezzo di acquisto, cercando di ridurlo il pi possibile, dimenticandosi poi di loro e del loro utilizzo pi o meno efficiente nel medio/lungo periodo. Tuttavia non sufficiente inquadrare il problema e accorgersi che in questarea si nascondono costi prima sconosciuti: vi sono dei vincoli interni allazienda che frenano il processo di riorganizzazione della gestione documentale. Tra i pi importanti citiamo la cultura aziendale, i costi che bisogna affrontare inizialmente (per ottenere poi riduzioni di spesa annua che possono essere anche consistenti), i vincoli organizzativi (che sono radicati particolarmente nella Pubblica Amministrazione) e la scarsa conoscenza dellofferta (fonte NetConsulting).

I NUMERI
Finora si parlato di teoria, interessante ma astratta. Per inquadrare realmente largomento bisogna anche capire quali sono le cifre in gioco. Quanto incide la stampa di documenti nel bilancio di unazienda? Questa domanda potrebbe far sorridere molti manager che considerano trascurabili tali costi, ma da una recente ricerca condotta da Ipsos Global emergono cifre tuttaltro che trascurabili: negli uffici italiani si stampano circa 115 miliardi di pagine lanno, una bella smentita per quanti sostenevano a piena voce, non molto tempo fa, lufficio senza carta. Ma non tutto, dalla stessa analisi emerso che oltre 19 miliardi e mezzo di pagine non vengono neppure guardate. Monetizzando il processo, passando quindi dalle unit agli euro, quello che emerge dalla ricerca che il costo globale di stampa supera i 287 milioni di euro, quasi l1% del valore della legge Finanziaria 2007. Ancora pi impressionanti i numeri emersi da una ricerca effettuata da NetConsulting per InfoCamere. Tale ricerca parte dalla stessa analisi di Ipsos Global ma prende in considerazione sia le aziende private che la Pubblica Amministrazione Centrale e Locale. Secondo questa ricerca, limpatto complessivo della gestione documentale sul sistema Paese quantificabile tra i 42 e i 70 miliardi di euro allanno, a seconda che si considerino unicamente i documenti contabili/amministrativi o si allarghi lambito di riferimento a tutte le tipologie di documenti gestite. Stiamo quindi parlando di cifre che oscillano fra il 3% e il 5% del Pil.

LO STRUMENTO
Analizziamo ora pi nel dettaglio il Tco, strumento del quale si parla gi da parecchi anni; allepoca alcune importanti societ internazionali di ricerca (Idc, Gartner Group e Meta Group) studiarono a fondo le problematiche relative agli investimenti aziendali legati allautoma-

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zione degli uffici, definendo una metodologia per monitorare questi costi tenendo conto di tutte le implicazioni collegate allautomazione. In questo senso, il Tco ha da sempre rappresentato uno strumento molto importante con il quale, tra laltro, si pu: pianificare i costi, non solo quelli comunque ben identificati allinterno del budget aziendale, ma anche i costi non previsti; migliorare la qualit del servizio agli utenti senza introdurre variabili di costo, molto pericolose perch difficilmente controllabili; semplificare le scelte; gestire i rischi con pieno controllo dei costi.

COSTI DI ACQUISTO DEL PRODOTTO

Acquisto dellhardware;(1) Acquisto di eventuale software di gestione; Eventuale upgrade dellhardware esistente;

COSTI DIRETTI HARDWARE

Ammortamento del sistema;(1) Acquisto parti di ricambio;

GESTIONE
Acquisto materiali di consumo; Acquisto carta; Gestione rete locale;(2) Utilizzo del sistema; Corsi di formazione; Contratti di manutenzione; Affitto linee esterne di comunicazione (internet o telefoniche);

COSTI DI A VVIAMENTO DEL PRODOTTO (2)

Gestione dellacquisto; Adattamento della struttura (alimentazione, rete locale, ecc.); Installazione e configurazione dellhardware; Installazione e configurazione del software;

COSTI INDIRETTI
Fermo macchina pianificato; Fermo macchina non pianificato; Supporto fra utenti per formazione; Supporto fra utenti per risoluzione problemi;
(1) quota annuale del cespite del prodotto, oppure costo noleggio (2) soluzione problemi e modifiche della struttura per adattarla alla soluzione ottimale.

(1) quota annuale del cespite del prodotto, oppure costo del noleggio; (2) valutazione del costo medio orario del personale coinvolto e del numero ore/uomo necessarie.

Tutti, analisti e produttori, concordano nel suddividere i costi per lanalisi del Tco in due grandi famiglie: i costi diretti (che vengono normalmente inseriti nel budget), che comprendono i costi di acquisto o di noleggio, di ammortamento, dei contratti di manutenzione, del personale tecnico, degli accessori e dei materiali di consumo come toner e carta, di comunicazione per gli apparati connessi alla rete aziendale oppure alla rete telefonica, e di acquisto di eventuali software di gestione; i costi indiretti (che sono quasi sempre occulti) strettamente legati allefficienza del sistema. Questi comprendono infatti i tempi morti per i mancati funzionamenti, i tempi legati alla risoluzione di problemi da parte dellutente, lauto-formazione, laiuto prestato ai colleghi in difficolt e le inefficienze create da sistemi non ottimizzati per i compiti che devono svolgere. Questi ultimi possono sembrare trascurabili, ma tutte le ricerche svolte hanno dimostrato che non solo sono una parte molto consistente (anche se spesso difficilmente misurabile) dei costi totali, ma tendono a crescere con un ritmo maggiore dei costi diretti. Questo a causa del continuo aumento di complessit introdotto da una tecnologia sempre pi ricca e dal gran numero di funzioni aggiuntive svolte da apparecchiature che una volta erano alla portata di tutti e avevano poche probabilit di guastarsi, mentre oggi richiedono abilit sempre maggiori e la cui complessit porta inevitabilmente a probabilit maggiori di guasti o malfunzionamenti. Nei due box qui a lato abbiamo riassunto schematicamente i costi che devono essere valutati per arrivare al calcolo puntuale del Tco: il primo box prende in esame i costi (tutti diretti) che devono essere affrontati nella fase iniziale di acquisizione. Il secondo, invece, prende in esame i costi (sia diretti che indiretti) che dovranno essere affrontati e tenuti sotto controllo nella fase successiva. Fase che generalmente varia dai tre ai cinque anni, a secondo degli standard aziendali e dellentit dellinvestimento fatto. Riteniano che largomento Tco sia tra i pi significativi e utili alla valutazione professionale dell esoluwioni; per questo sulla prossime edizione di Prima Copia approfondiremo largomento con alcuni tra i principali attori del mercato It, particolarmente attenti a questo tema. I

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