Microsoft Excel-Nozioni Avanzate-I Parte

Microsoft Excel
Nozioni avanzate
Prima parte
Roberto Mariconda
Roberto Mariconda
Microsoft Excel Nozioni avanzate I^ parte
Sommario
Usare Excel come database ........................................................... 3
Una definizione di database.......................................................................3
Creazione di un database tramite il modulo ...................................................4
Interrogazione tramite il modulo del database................................................5
I caratteri jolly ....................................................................................6
Interrogare un database............................................................................7
Lutilizzo dei filtri .......................................................................................7
I filtri automatici ....................................................................................7
Gli operatori logici AND ed OR .....................................................................8
I filtri avanzati ..................................................................................... 11
Controllo dellinput.................................................................................. 18
Completamento automatico ...................................................................... 18
Immissione assistita ................................................................................ 19
Convalida............................................................................................... 20
Estensione delle regole di convalida:
Il comando Incolla Speciale .......... 21
Stili di visualizzazione ............................................................................. 23
Formattazione automatica ........................................................................ 23
Formattazione condizionale ....................................................................... 24
Formati numerici personalizzati ................................................................. 31
Struttura di un formato numerico personalizzato ....................................... 31
Simboli e loro significato........................................................................ 31
I formati personalizzati applicati alle celle contenenti date ed ore ................. 36
Un formato per nascondere il contenuto delle celle .................................... 37
Un esempio di utilizzo dei formati personalizzati ........................................ 37
Gli operatori condizionali di formato ........................................................... 41
Tecniche di visualizzazione...................................................................... 43
Zoom .................................................................................................... 43
Blocco riquadri........................................................................................ 43
Caselle di divisione .................................................................................. 44
Gestione della sicurezza dei dati .............................................................. 46
Protezione.............................................................................................. 46
Nascondere righe, colonne, fogli e celle....................................................... 48
Ordinamento dei dati............................................................................... 51
Analisi dei dati - Subtotali........................................................................ 54
Analisi dei dati - Strutture ....................................................................... 59
Database Un approfondimento ................................................... 62
Creare e gestire i grafici con Microsoft Excel ..................................... 67
Introduzione.............................................................................................. 67
Elementi di un grafico ................................................................................. 67
Creazione di un grafico................................................................................ 67
Aggiunta e rimozione di una serie di dati........................................................ 75
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Roberto Mariconda
Usare Excel come database

Una definizione di database
Un database una raccolta di dati organizzata in modo da poter essere
facilmente accessibile per la consultazione, la modifica e gli
aggiornamenti.
Microsoft Excel consente una agevole gestione di elenchi di dati di
consistenza limitata (alcune migliaia di record).
Ci occuperemo delle funzionalit di gestione del database offerte da
Microsoft Excel e parleremo in particolare di:
Creazione di un database
Aggiunta, modifica e cancellazione di record
Controllo della correttezza dei dati immessi
Tecniche di visualizzazione
Tecniche di ordinamento
Ricerca di informazioni
Tecniche di analisi dei dati mediante lutilizzo
dei subtotali e delle strutture
Prendiamo innanzitutto confidenza con i termini utilizzati nei database:
Nome del campo:

della colonna.
titolo
Record: ogni riga

del database
Campo: ogni colonna del database
Tabella: linsieme del database
Ogni colonna (campo) contiene dati omogenei;

Ogni riga (record) contiene l'insieme dei dati relativi ad un determinato
soggetto raccolti nelle varie colonne.
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Roberto Mariconda
Creazione di un database tramite il modulo

Un database costituito da una prima riga contenente i nomi dei campi
(intestazioni delle colonne...) e, immediatamente dopo, senza righe
vuote, i dati.
Vediamo ora come creare il database di esempio raffigurato qui sotto:
[Clienti.xls]
La via pi intuitiva quella di scrivere le intestazioni e successivamente,

riga per riga, i dati richiesti.
Ma esiste un altro modo di procedere:
Innanzitutto,
scriviamo su una riga i nomi dei campi; quindi
posizioniamoci sulla riga immediatamente successiva e dal menu Dati
scegliamo la voce Modulo:
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Roberto Mariconda
Come si pu notare, poich Excel non trova alcun dato, ci chiede di

confermare la correttezza delloperazione. Clicchiamo su OK ed Excel ci
presenta il modulo:
Il modulo presenta i nomi dei campi del database ed uno spazio idoneo ad
immettere i valori. In questa fase, come si nota dal messaggio posto in
alto a destra del modulo, ci troviamo in modalit immissione dati; ma si
pu facilmente arguire come attraverso il medesimo modulo possano
essere compiute ulteriori operazioni di eliminazione e di ricerca.
Una volta compilati i dati del modulo, un click sul pulsante Nuovo scrive
sulla prima riga vuota del database i dati impostati e predispone il
programma ad una nuova immissione. Il pulsante Chiudi, come si pu
intuire, scarica dalla memoria il modulo.
Interrogazione tramite il modulo del database

Proviamo ora ad operare una ricerca. Innanzitutto attiviamo una cella
della riga 3 del database ed apriamo il modulo. Successivamente,
premiamo il pulsante Criteri. Il modulo viene in tal modo svuotato per
consentire limmissione di criteri di ricerca.
Proviamo a individuare tutti i soggetti con Citt = Udine:
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Roberto Mariconda
Individueremo due record, che potremo visualizzare con i pulsanti Trova

succ. e Trova prec.. Una volta individuato il record interessato possiamo
eliminarlo (pulsante Cancella) o modificarlo. Il pulsante Ripristina ci
consente di annullare tutte le modifiche operate e di ritornare ai contenuti
originari, mentre la pressione del pulsante Nuovo consente di
memorizzare le eventuali variazioni.
Ovviamente possiamo procedere alla ricerca secondo pi di un criterio:
per
esempio
possiamo
cercare
i
record
che
soddisfano
contemporaneamente il criterio Titolo = Geometra e Citt = Udine.
I caratteri jolly
Una ulteriore possibilit di affinare la ricerca costituita dallutilizzo dei
c.d. caratteri jolly, * e ?, universalmente utilizzati anche per
effettuare ricerche di file e contenuti allinterno dellinterfaccia di MS
Windows.
Vediamone lutilizzo.
Il carattere * asterisco serve per indicare zero o pi caratteri.
Per esempio, nel nostro caso, scrivendo nella casella Intestazione il
criterio Gal* otterremmo lestrazione di tutti i record, mentre il criterio
Gallo* estrarrebbe due soli record (il sig. Gallo e il sig. Galloni).
Il carattere ? invece indica un qualsiasi carattere che si trova in una
determinata posizione allinterno di una stringa.
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Roberto Mariconda
Vediamone un esempio:
In questo caso Excel individuer due record, quelli relativi al cav. Galli e
alling. Gatti.
Interrogare un database
Lutilizzo dei filtri
Abbiamo visto come tramite lutilizzo del modulo del database sia possibile
individuare i record che soddisfano determinati criteri.
Tale funzionalit per talvolta pu non essere sufficiente:
perch ci consente di visualizzare solo un record alla volta;
perch non ci consente di trattare contemporaneamente, per
esempio con unoperazione di Copia-Incolla i record che soddisfano
determinati criteri.
Esamineremo qui di seguito ulteriori strumenti di estrazione, detti filtri.
I filtri automatici
Una prima opzione costituita dai cos detti Filtri automatici.
Prendiamo in esame la cartella di lavoro Sedi e strutture.xls.
Desideriamo, per esempio, individuare tutte le strutture presenti nella
sede di via Palladio. Non assolutamente necessario che il database sia
ordinato secondo un particolare criterio. Come al solito, per, rendiamo
attiva prima di procedere una cella del database e dal menu Dati
scegliamo il comando Filtro e poi Filtro Automatico. A seguito di tale
comando le intestazioni delle colonne si sono trasformate in caselle a
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Roberto Mariconda
discesa. Apriamo quindi la casella a discesa accanto allintestazione di

colonna Sede e clicchiamo su Via Palladio. Immediatamente verranno
visualizzati solo i record che soddisfano la condizione.
Si noti la diversa colorazione (in blu) delle righe estratte e della freccia
accanto alla colonna utilizzata per impostare i criteri.
Come si in precedenza accennato, possibile impostare in fase di ricerca
pi di un criterio. Ad esempio, si detto che utilizzando il modulo di
database possibile impostare due o pi criteri in base al quale
individuare i record voluti (nel nostro caso, Titolo = Geometra e Citt =
Udine).
Nel caso in esame, la ricerca ha successo se contemporaneamente
vengono soddisfatte ambedue le condizioni. Ma potrebbe essere
necessario impostare anche un diverso criterio per fare in modo, per
esempio, che la ricerca venga soddisfatta anche se solo uno dei due criteri
fosse verificato.
Gli operatori logici AND ed OR

Le funzioni di ricerca possono utilizzare gli operatori logici AND ed OR
(che, come noto, in Excel vengono utilizzati nelle formule mediante le
funzioni =E(.) ed =O(.).
In estrema sintesi, loperatore logico AND restituisce il valore VERO se
ambedue le relazioni sono vere, mentre loperatore logico OR restituisce il
valore VERO se almeno una delle due relazioni vera.
Proviamo ora, servendoci del database Vendite.xls ad impostare un
criterio pi complesso, previo annullamento del criterio di filtro impostato
in precedenza: Cliccare sullintestazione Prodotto e scegliere [Tutto]:
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Roberto Mariconda
Vogliamo estrarre le vendite effettuate nei mesi di Maggio e Luglio che

hanno superato limporto di 9.000 .
Il primo criterio di selezione andr applicato alla colonna Mese. Dovremo
estrarre tutti i record per i quali Mese=Maggio oppure Mese= Luglio.
Dovremo quindi applicare loperatore logico OR. Il secondo criterio verr
applicato al campo Vendite.
Occupiamoci innanzitutto del campo Mese. Apriamo la casella a discesa
e scegliamo la voce (Personalizza):
Nella finestra successiva impostiamo la ricerca:
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Roberto Mariconda
Occupiamoci ora del criterio da applicare al campo Vendite. Apriamo la

casella a discesa associata alla colonna ed impostiamo il filtro, scegliendo
dalla casella a discesa maggiore di e scrivendo il valore 9000 (in altre
circostanze potremmo anche scegliere uno dei valori proposti dalla casella
a discesa):
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Roberto Mariconda
Il risultato ottenuto il seguente:
Si noti che il risultato dellinterrogazione pu essere ordinato utilizzando i

comandi presenti nelle caselle a discesa associate ai campi. Si
esamineranno in seguito ulteriori modalit per ordinare i contenuto di un
foglio di lavoro (vedasi capitolo Ordinamento dei dati):
In seguito, se necessario, le righe estratte ed elaborate potranno essere

copiate (Copia + Incolla) in un nuovo foglio della cartella corrente o in un
nuovo file.
I filtri avanzati
Occupiamoci ora dei filtri avanzati.
Mediante luso dei filtri avanzati potremo:
Combinare in maniera complessa vari criteri di ricerca
applicando gli operatori logici AND e OR;
Specificare tre o pi criteri per una determinata colonna;
Copiare in unarea definita a priori i dati estratti senza
utilizzare i comandi copia/incolla;
Applicare ai dati estratti funzioni specifiche di analisi.
Per utilizzare i filtri avanzati necessario definire alcune aree:
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Roberto Mariconda
Larea origine: corrisponde al database e viene riconosciuta

automaticamente da Excel se prima di attivare il filtro si ha
cura di rendere corrente una qualsiasi cella del database;
Larea criteri: larea criteri composta da una prima riga
contenente i nomi dei campi in base ai quali vogliamo
estrarre le informazioni e dal numero delle righe
immediatamente successive che effettivamente conterranno i
criteri veri e propri:
Area criteri
Area origine
Si noti che larea criteri stata posta al di sopra dellarea origine.

Sebbene non obbligatoria, questa disposizione presenta il vantaggio
di poter controllare contemporaneamente limpostazione dei criteri
ed i dati estratti, anche servendosi della funzionalit blocca
riquadri accessibile, come si vedr, dal menu Finestra. Nel caso in
esame, posizionarsi sulla cella B11 prima di impartire il comando.
Tutte le righe fino alla 10 rimarranno visibili anche scorrendo verso il
basso.
La zona criteri prevede al minimo la presenza di due righe; la prima
contenente i nomi dei campi in base ai quali si intende operare il
filtro, la seconda contenente i criteri. E importante notare che la
zona criteri non prevede la presenza di righe vuote, pena il mancato
funzionamento del filtro.
Si noti ancora che nellarea criteri i nomi dei campi del database non
sono tutti presenti, e che gli stessi non appaiono nel medesimo
ordine della zona origine. Ci perfettamente lecito. E fortemente
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Roberto Mariconda
consigliabile inoltre, piuttosto che riscrivere i nomi dei campi,

procedere alla loro copia per evitare errori di battitura.
Larea di emissione: Excel consente, oltre alla visualizzazione dei
dati estratti nellarea origine, analogamente a quanto avviene
nelluso dei filtri automatici, la copia dei medesimi unapposita area,
detta area di emissione. Per la sua definizione necessaria e
sufficiente lindicazione dellindirizzo di una cella che costituir il
vertice superiore sinistro della tabella dei dati estratti.
possibile tuttavia definire larea di emissione evidenziando le celle
contenenti le intestazioni delle colonne opportunamente copiate in
una nuova area. Ci e particolarmente utile quando si desidera
limitare loutput a determinate colonne e/o con una disposizione
delle stesse diversa da quella presente nel database. Una volta
eseguito il filtro i criteri di estrazione potranno essere cancellati o
modificati
per
successive
operazioni
che
si
rendessero
eventualmente necessarie.
Vediamo alcuni esempi, servendoci della cartella di lavoro Vendite.xls:

Per accedere ai filtri avanzati scegliere lapposita voce selezionando il
menu Dati/Filtro:
Proviamo ad impostare un semplice criterio di selezione. Contrariamente a

quanto avviene con i filtri automatici, con i filtri avanzati dovremo
esprimere le relazioni servendoci degli operatori relazionali:
Maggiore:
Minore:
Maggiore/Uguale:
Minore/Uguale:
Diverso:
>
<
>=
<=
<>
In questo esempio, si intendono ricercare le vendite che hanno superato la

soglia di 9000 .
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Roberto Mariconda
Come si pu notare stato utilizzato loperatore relazionale >, e la zona

criteri composta da due righe: quella contenente i nomi dei campi e
quella contenente il criterio vero e proprio. Si raccomanda una particolare
attenzione a questo aspetto; gran parte dei motivi di insuccesso nelle
operazioni di ricerca risiede in una non corretta definizione della zona
criteri.
Inoltre, poich si scelta lopzione filtra lelenco sul posto, i dati estratti
sostituiranno provvisoriamente le righe costituenti lintero database:
Proviamo ora ad estrarre i record che soddisfano le seguenti condizioni:

Vendite > 9000 e Mese = Maggio.
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Roberto Mariconda
Si noti che perch la ricerca abbia successo devono essere

contemporaneamente vere ambedue le relazioni.
In altre parole, uniamo le due relazioni con loperatore logico AND.
Questa volta, dopo aver cancellato i precedenti criteri di ricerca,
impostiamo i nuovi e chiediamo ad Excel di visualizzare i dati filtrati in
unaltra posizione:
Il risultato il seguente:
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Roberto Mariconda
Procediamo ora ad una nuova interrogazione. Ci proponiamo, questa

volta, di estrarre tutte le vendite secondo i seguenti criteri:
Mese = Maggio Oppure Mese = Luglio
La nostra ricerca produrr righe se almeno una delle due condizioni verr
soddisfatta. In altre parole, uniamo le due relazioni con loperatore logico
OR.
Si noti in questo caso la diversa definizione dellarea criteri.

Proviamo ora, come ultimo esempio, a filtrare i dati secondo i seguenti
criteri:
Vendite > 9000
E
Mese = Maggio Oppure Mese = Luglio
Ci significa che la ricerca avr successo se esistono dei record che
soddisfano almeno una coppia delle seguenti relazioni:
a) Vendite > 9000 AND Mese = Maggio
b) Vendite > 9000 AND Mese = Luglio
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Roberto Mariconda
Significa, ancora, che le relazioni a) e b) sono unite dalloperatore logico

OR
OR
AND
Da quanto sinora osservato possiamo concludere che, nelluso dei filtri

avanzati:
I criteri da impostare con luso di AND vanno posti nellarea
criteri sulla medesima riga;
I criteri da impostare con lutilizzo di OR vanno posti nellarea
criteri su righe diverse.
Due ulteriori annotazioni riguardanti i criteri:

nella definizione dellarea criteri si sono sempre incluse tutte le
colonne, anche se queste non presentavano alcun criterio di
selezione. Ci ininfluente ai fini della ricerca. Ci che importante,
al contrario, che la definizione dellarea non includa righe vuote;
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Roberto Mariconda
Anche nellambito dei filtri avanzati sono utilizzabili i caratteri jolly

? e * gi esaminati parlando dei filtri automatici e della ricerca
tramite il modulo del database.
Controllo dellinput
Entrare in possesso delle tecniche idonee a controllare la correttezza dei
dati immessi significa attribuire coerenza al database. Si affermato che
ogni campo (colonna) deve contenere dati omogenei; quindi, per esempio,
solo numeri, piuttosto che dati riferiti ad un preciso range, quali ad
esempio un insieme finito di date, di nomi, ecc.. Ancora, i dati che si
riferiscono ad un preciso insieme devono essere immessi correttamente,
per evitare che alcuni record vengano inaspettatamente esclusi dalle
funzioni di filtro/ricerca.
Ai nostri occhi scrivere Direzione amministrativa e Direzione amm.va
la stessa cosa; per un computer sono cose alquanto differenti!
Completamento automatico
Una prima tecnica consente di completare automaticamente le immissioni
di testo che si sono iniziate a digitare in una cella. Per usufruire di questa
utile funzione controllare che sia spuntata la casella Abilita
completamento automatico dei valori nella cella nella finestra di dialogo
raggiungibile tramite il comando Opzioni / Modifica del menu
Strumenti:
Una volta attivata lopzione, Excel controller il testo durante la

digitazione, lo confronter con i contenuti delle celle immediatamente
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Roberto Mariconda
precedenti nella medesima colonna e proporr automaticamente il testo

trovato.
Provare, ad esempio, ad immettere su una prima cella il testo Stampante
Laserjet 2600n, e nella cella immediatamente pi in basso iniziare la
digitazione della medesima descrizione. Immediatamente Excel proporr il
completamento del contenuto della cella, contenuto che ovviamente potr
essere opportunamente modificato o accettato con la pressione del tasto
<Invio>.
Immissione assistita
Una ulteriore tecnica consente di fare apparire allaltezza della cella attiva
un elenco dei contenuti derivato da quello delle celle precedenti.
Per accedere a tale funzionalit sufficiente premere la combinazione di
tasti <Alt>+<Freccia in basso> e cliccare sulla voce prescelta.
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Roberto Mariconda
Convalida
Un controllo pi stretto dei dati immessi pu essere ottenuto mediante le
funzioni messeci a disposizione dal comando Convalida del menu Dati.
Una volta scelto il tipo di convalida dallelenco Consenti si potr

ulteriormente personalizzare il tutto aggiungendo un messaggio di input,
per esempio Immetti il numero di scarpa (che apparir come tooltip
una volta resa attiva la cella interessata), ed un messaggio di errore nel
caso che il dato immesso non corrisponda alle regole di convalida (in
questa cella consentita unicamente limmissione di numeri interi).
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Roberto Mariconda
Estensione delle regole di convalida:

Il comando Incolla Speciale
Una volta memorizzata una regola di convalida, essa potr essere estesa a
tutte le celle interessate mediante una semplice operazione di CopiaIncolla; fermo restando che, volendo riprodurre unicamente le regole di
convalida, evitando per esempio di copiare le formattazioni, le regole
potranno essere estese sostituendo al comando Incolla il comando
Incolla speciale.
Una regola di convalida particolarmente utile quella fornita dallopzione

Elenco, che trasforma la cella in possesso della regola in una casella a
discesa:
Vediamo come funziona.

Innanzitutto, bisogna creare, sul medesimo foglio della cartella di lavoro
attiva, lelenco che verr visualizzato nella casella a discesa.
E ovvio che tale elenco potr essere personalizzato ed ordinato nella
maniera pi idonea.
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Roberto Mariconda
Evidenziamo ora le celle che conterranno la regola di convalida, apriamo il

box di dialogo Convalida e scegliamo Elenco.
Premiamo il pulsante di selezione ed evidenziamo larea contenente
lelenco. E possibile includere nella selezione ulteriori righe vuote per
eventuali future integrazioni. Premere OK per concludere loperazione.
Nelle celle cos personalizzate verranno accettate solo immissioni

corrispondenti allelenco contenuto nella zona origine, anche se
limmissione avvenisse tramite digitazione diretta piuttosto che tramite
scelta degli elementi della casella a discesa.
Unultima annotazione riguardo alle regole di convalida: se dopo avere
impostato nelle celle alcune regole di convalida utilizziamo il modulo del
database, le regole di convalida verranno applicate nel momento in cui i
dati verranno effettivamente trasferiti sul foglio di lavoro. In caso
contrario, le regole di convalida analizzeranno le celle al momento di
inserirne o variarne il singolo contenuto.
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Roberto Mariconda
Stili di visualizzazione
Formattazione automatica
Un consistente aiuto alla fruizione delle informazioni pu essere conferito
anche da unadeguata formattazione dei contenuti. La formattazione pu
consistere nellapplicazione di contenuti meramente estetici ma pu anche
consentire di evidenziare dinamicamente particolari contenuti. Per
esempio, potremmo avere la necessit di mettere in risalto determinati
valori che in ragione dei calcoli e dei valori immessi assumono un valore
superiore o inferiore ad una certa soglia.
Oltre alla possibilit di formattare manualmente un insieme di celle, Excel
offre anche uno strumento immediato, denominato formattazione
automatica, per mezzo del quale un determinato stile complesso di
visualizzazione pu essere applicato istantaneamente allarea selezionata.
Proviamo ad applicare uno stile di formattazione automatica al database
contenuto nella cartella di lavoro Vendite.xls. A tal fine sufficiente
rendere attiva una qualsiasi cella dellintervallo da formattare e scegliere il
comando Formattazione automatica dal menu Formato:
Una volta aperto il box di dialogo sar sufficiente scegliere lo stile pi

adatto. Ulteriori scelte circa la formattazione vengono messe a
disposizione cliccando sul pulsante Opzioni (Formati da applicare, nella
parte bassa della finestra).
Si noti che la formattazione automatica non viene integralmente applicata
poich nellesempio proposto mancano delle righe di totale, che Excel
riconosce al fine di applicarvi la formattazione automatica.
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Roberto Mariconda
Nellesempio successivo (Cartella di lavoro Fondi.xls), invece, Excel

provveder a formattare anche gli elementi mancanti in precedenza:
Formattazione condizionale
La formattazione condizionale mette a disposizione un potente strumento
che analizza dinamicamente i contenuti delle celle cui applicata e ne
varia la formattazione al verificarsi delle condizioni specificate.
Vediamone
un
esempio,
servendoci
della
cartella
di
lavoro
Temperature.xls:
Si desiderano evidenziare con una adeguata formattazione (carattere

bianco su sfondo rosso) le temperature di Gennaio 2008 che sono inferiori
alla temperatura media del Gennaio 2007. A tal fine ci serviremo della
formattazione condizionale, il cui box di dialogo raggiungibile attraverso
lapposita voce del menu Formato.
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Roberto Mariconda
Iniziamo selezionando preventivamente le celle che dovranno essere

formattate (colonna D), poi apriamo il dialogo Formattazione
condizionale ed immettiamo la condizione da verificare:
Il secondo passo consiste nellimpostare un formato di visualizzazione che

verr attivato al verificarsi della condizione. A tal fine basta agire sul
pulsante Formato per trovare il familiare box di dialogo di
formattazione delle celle, dove potremo impostare quale motivo uno
sfondo rosso e come colore carattere il bianco grassetto:
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Roberto Mariconda
La pressione del pulsante OK ci riporta al box Formattazione condizionale,

ove potremo visualizzare lanteprima del formato delle celle al verificarsi
delle condizioni poste:
La pressione del pulsante OK consente di evidenziare le celle che

soddisfano la condizione:
Si noti che la formattazione dinamica. Se infatti si prova ad immettere

una temperatura molto alta, per esempio 10, in una cella riferentesi al
gennaio 2008 si constater che la formattazione varia di conseguenza.
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Roberto Mariconda
Come pu evincersi dalla presenza del pulsante Aggiungi>>>, inoltre

possibile
impostare
ulteriori
condizioni
che
dovranno
essere
contemporaneamente verificate affinch la formattazione condizionale
abbia luogo:
Si ricorda infine che, analogamente a quanto gi esaminato nellambito

delle regole di convalida, la formattazione condizionale pu essere estesa
ad altre celle con una semplice operazione di Copia/Incolla o di
Copia/Incolla Speciale nel caso in cui sia richiesta unoperazione pi
selettiva.
Esaminiamo ora una seconda opzione offertaci dalla formattazione
condizionale. La casella a discesa Condizione, infatti, ci consente di
scegliere, oltre che Il valore della cella , come fatto sinora, anche La
formula :
La formula da immettere deve restituire un valore logico VERO (ed allora

la formattazione verr attivata) o FALSO. Si utilizzeranno, in altre parole,
gli operatori di confronto.
Vediamone un possibile utilizzo. Desideriamo creare un foglio di lavoro a
lettura facilitata, nel quale, cio, il colore delle righe si alterni:
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Roberto Mariconda
Allo scopo utilizzeremo le funzioni =Rif.Riga() e =Pari()

La funzione Rif.Riga() ha come argomento un indirizzo di cella, e
restituisce il numero della riga della cella;
La funzione Pari() ha come argomento un numero (o una funzione che
restituisce un valore numerico) e restituisce il numero pari
immediatamente superiore al numero dellargomento:
=Rif.Riga(B57) - 57
=Pari(57) ------ 58
=Pari(Rif.Riga(B57)) 58
Vediamo ora applicate le due funzioni su un foglio di lavoro:
Come si noter, il confronto in colonna C restituisce alternativamente il

valore logico VERO e FALSO; ci esattamente quello che vogliamo
ottenere.
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Roberto Mariconda
Proviamo ora ad applicare il tutto alla formattazione condizionale.

Evidenziamo le celle interessate ed apriamo il box di dialogo della
formattazione condizionale. Nellimmettere la formula inseriremo quale
indirizzo la cella attiva, che possiamo facilmente identificare nella casella
Indirizzo:
Sceglieremo successivamente un opportuno formato:
Ad operazione conclusa otterremo il risultato desiderato:
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Roberto Mariconda
Un ulteriore miglioramento estetico pu essere conferito dalleliminazione

della visualizzazione della griglia (Strumenti-Opzioni-Visualizza) e dalla
formattazione delle celle con un bordo adatto:
Per poter utilizzare altrove i formati condizionali creati in una cartella di

lavoro si possono seguire due strade:
la prima consiste nel copiare ed incollare nella cartella di

lavoro di destinazione le celle personalizzate della cartella di
origine;
la seconda strada quella di salvare la cartella contenente le
formattazioni personalizzate come modello. Ci, come noto,
pu essere fatto scegliendo lopportuno formato in sede di
salvataggio della cartella oppure, successivamente, variando
lestensione della cartella da .XLS a .XLT. In tal modo,
facendo doppio clic sullicona del modello si creer una
nuova cartella di lavoro contenente le personalizzazioni.
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Roberto Mariconda
Formati numerici personalizzati

Excel consente allutente di estendere la gi ricchissima collezione di
formati predefiniti. Si esamineranno di seguito i simboli necessari a
definire i formati di visualizzazione e le possibilit di formattazione offerte
anche tramite luso del colore. Per ultimo si fornir un esempio di come
luso creativo dei formati personalizzati consente di risolvere un problema
apparentemente arduo.
Struttura di un formato numerico personalizzato

Un formato personalizzato pu avere due tipi di struttura.
Esaminiamo innanzitutto il primo. Nella sua forma pi generale un formato
personalizzato formato da quattro parti:
Formato_Num_Positivo;Formato_Num_Negativo;Formato_per_Zero;Formato_per_te
sto
Nelle varie sezioni del formato si immetteranno le opportune stringhe che

interpretate da Excel consentiranno di visualizzare la cella secondo le
esigenze dellutilizzatore.
Simboli e loro significato

Esaminiamo ora due dei simboli che vengono pi di frequente utilizzati per
la formattazione di valori numerici: 0 (zero) e #.
Ambedue fungono da segnaposto per le cifre, ma una differenza
fondamentale fra i due simboli che mentre lo zero consente di far
visualizzare ad Excel anche gli zeri non significativi, ci non accade se si
utilizza laltro simbolo (#).
Vediamo immediatamente come si imposta un formato personalizzato.
Un formato personalizzato si imposta immettendo la stringa di formato
nella finestra delle propriet della cella (Comando Cella dal menu
Formato o Formato celle dal menu contestuale aperto su una cella
appartenente alla selezione), avendo cura di evidenziare la voce
Personalizzato della scheda Numero. In alternativa, si pu accedere
velocemente alla scheda formato mediante la combinazione di tasti
Ctrl+1;
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Roberto Mariconda
Come si pu notare, sotto Tipo

appare un elenco contenente una
serie di formattazioni disponibili e,
immediatamente sopra, una casella di
testo ove possibile editare il formato
corrente o digitarne uno
completamente nuovo.
Proviamo ora ad immettere un formato personalizzato. Sebbene il formato

completa preveda quattro parti, in effetti ci non sempre necessario. Se
il formato personalizzato include solo una parte, Excel applica quel
formato a valori positivi, negativi e zeri; se il formato include due parti,
Excel applica la prima parte ai valori positivi ed agli zeri e la seconda ai
valori negativi.
Nellesempio illustrato qui sotto desideriamo attribuire al contenuto della
cella contenente il numero 120000 il formato 0,0:
Il risultato sar quello di
seguito rappresentato:
Poich nella stringa di

formato dopo la virgola
abbiamo indicato uno zero,
esso verr rappresentato
anche se esso non
significativo.
Vediamo altri esempi:

Si noti: lutilizzo del
simbolo # nellultima
colonna, che nasconde
lo zero prima della
virgola. Si noti inoltre
come il numero dei
simboli che seguono la
virgola definiscono le
posizioni decimali da
interezza, e potranno apparire eventualmente

degli zeri non significativi se stato utilizzato il
simbolo 0 e se la lunghezza della stringa di
formattazione maggiore del numero delle
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Roberto Mariconda
visualizzare (sempre, se
formate da simboli 0 o
solo se significative in
caso di utilizzo di #).
Il numero di simboli che
riguarda la parte del
numero prima della
virgola invece non
influisce sulla
rappresentazione del
numero stesso, nel
senso che il numero
verr comunque sempre
rappresentato nella sua
cifre:
Nel caso sopra illustrato, il numero 125 viene visualizzato come

00125,00 perch la formattazione personalizzata della parte intera
composta da cinque simboli 0.
Se provassimo ad immettere un numero composto da pi di cinque cifre,
comunque, esso verrebbe correttamente rappresentato:
Un numero di simboli di formattazione della parte intera maggiore di uno,

a parte il caso sopra descritto utile per visualizzare anche posizioni non
significative, viene utilizzato per attribuire al numero il simbolo delle
migliaia.
Si noti, nel caso qui di seguito rappresentato, che poich la stringa di
formato non prevede la presenza di parti decimali, il numero
(32650458,96) viene arrotondato alla cifra superiore:
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Si osservi ancora come ancora prima di applicare il formato una sua

anteprima pu essere visualizzata nel medesimo box di dialogo:
E dobbligo ancora
ricordare come la
rappresentazione
del formato del
contenuto sia cosa diversa dal contenuto effettivo della cella.
Vediamo adesso ulteriori esempi, nei quali si utilizzeranno, oltre
alle stringhe di formato, i codici colore, in modo da far apparire
il contenuto della cella del colore voluto a seconda
delle
circostanze.
I codici colore devono essere scritti fra parentesi quadre e
precedere ogni parte della stringa di formato.
Per esempio:
I codici colore utilizzabili sono i seguenti:

[Nero]
[Celeste]
[Fucsia]
[Bianco]
[Blu]
[Verde]
[Rosso]
[Giallo]
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In alternativa possiamo esprimere il colore anche col suo codice:

[Colore14].#.###,00;[Rosso]-. #.###,00
Possiamo inoltre aggiungere ai formati personalizzati simboli e messaggi

di nostro gradimento:
I formati personalizzati applicati alle celle contenenti date ed

ore
I formati applicabili alle date ed ore sono i seguenti:
h: indica lora senza zeri significativi [es: 8]
hh: indica lora con zeri non significativi [es: 08]
m e mm, s e ss indicano rispettivamente minuti e secondi, con significato
analogo a quello illustrato per le ore.
g e gg indicano il numero del giorno rispettivamente senza e con zeri
significativi;
ggg indica il nome del giorno in forma abbreviata [es: mar]
gggg indica il nome del giorno in forma completa [es: marted]
m,mm,mmm,mmmm indicano il mese e funzionano esattamente come per
il giorno;
a, aaa indicano rispettivamente lanno esposto in forma breve [es: 08] e
completa [es: 2008]
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Roberto Mariconda
Vediamo alcuni esempi di formattazione di date ed ore e il risultato

ottenuto:
Si noti che allinterno delle stringhe di formato sono stati aggiunti talvolta
contenuti testuali, che devono essere racchiusi fra virgolette.
Un formato per nascondere il contenuto delle celle

Esaminiamo ora un formato personalizzato che consente di nascondere
alla vista il contenuto della cella. Per nascondere qualsiasi contenuto di
una o pi celle usare il seguente formato: ;;;
Il contenuto della cella rimane per visibile sulla barra della formula sino a
quando viene attivato lattributo Nascosto dal box di dialogo Formato
celle e viene attivata la protezione del foglio. Di ci si parler pi avanti
nel capitolo rGestione della sicurezza dei dati, al paragrafo Nascondere
celle.
Un esempio di utilizzo dei formati personalizzati

Prendiamo come riferimento la cartella di lavoro Cassa.xls. Ci si
propone, data una giacenza iniziale, di annotare su colonne dedicate le
entrate e le uscite giornaliere ottenendo su una successiva colonna il saldo
di cassa corrente:
Il saldo corrente sar ottenuto addizionando al saldo precedente le entrate

e sottraendo le uscite giornaliere.
In cella H6, quindi, dovremo scrivere la formula: =F3+F6-G6.
Con ci otterremo il saldo corrente dopo la prima giornata.
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Successivamente, per, a partire dalla riga 7, per calcolare il saldo non

potremo pi fare riferimento alla cella F3 ma alla cella della riga sopra in
colonna H, che contiene il saldo precedente.
La formula da immettere, quindi sar: =H6+F7-G7. Chiaramente, questa
formula potr essere copiata nelle celle pi in basso.
Apparentemente tutto funziona. Ma problemi potrebbero nascere nel
momento in cui si presenti la necessit di ordinare il prospetto dei
movimenti. In tal caso la prima riga potrebbe venire spostata verso il
basso e sostituita da unaltra riga contenente il riferimento alla cella
contenente il saldo nella riga precedente. Per quanto riguarda la formula
nella prima riga, possiamo risolvere il problema rendendo il riferimento
alla cella F3 misto (quindi la formula diventerebbe =F$3+F6-G6). Rimane
per insoluto il problema della formula che ricerca il saldo nella riga
precedente.
Un esempio chiarir meglio il tutto.
Situazione di partenza:
Nel momento in cui si proceder allordinamento ascendente in base alla

data, i contenuti delle righe 6 e 7 verranno scambiati. In tal caso, mentre
la formula in cella H6 continuer a funzionare, la formula in cella H7,
spostata una riga pi sopra dar un errore:
Si nota, infatti, che la formula per il calcolo del saldo ora in cella H6
ricerca il saldo precedente nella riga superiore, ma trova al suo posto una
stringa alfanumerica.
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Il problema pu essere risolto uniformando le formule per il calcolo del

saldo corrente, facendo sempre riferimento alla cella superiore contenente
il saldo precedente. A tal fine, per, dobbiamo riprodurre in cella H5, al
posto della stringa Saldo precedente, il contenuto della cella F3. Ci pu
essere ottenuto con la semplice formula: =F3:
In tal modo la formula per calcolare il saldo sar sempre la stessa, del
tipo:
=Cella_superiore + Entrate_giornaliere
Uscite_giornaliere
tranquillamente riproducibile su tutto il prospetto.

Ovviamente non avremo pi i problemi che si evidenziavano con la
soluzione precedente.
Dovremo per ora affrontare un problema meramente estetico che ci

consenta di far apparire nella cella di intestazione H5 la stringa Saldo
corrente, pur mantenendo la formula ivi contenuta, che come si
constatato indispensabile per il funzionamento del prospetto. A tal fine
ricorriamo ad un formato personalizzato. Faremo cio in modo che per
qualsiasi valore, positivo, negativo o pari a zero il contenuto numerico
della cella H5 appaia rappresentato dalla stringa Saldo corrente.
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Rendiamo attiva la cella H5 ed accediamo al box di dialogo di

formattazione, dove creeremo il seguente formato personalizzato:
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Come noto, la prima parte della stringa di formattazione verr applicata ai

valori positivi o pari a zero, la seconda ai numeri negativi.
Il risultato sar, come voluto, il seguente:
Si noti leffettivo contenuto della cella H5 sulla barra della formula e ci

che invece vi appare.
Gli operatori condizionali di formato

Come
affermato
nellintroduzione
allargomento,
un
formato
personalizzato pu avere due tipi di struttura. Esaminiamo ora la seconda
possibilit.
I formati personalizzati possono essere utilizzati anche per adattare la
visualizzazione con lausilio degli operatori di confronto.
A tal fine, la struttura della stringa di formato diventa la seguente:
[Condiz_1]Formato Condiz_1;[Condiz_2]Formato Condiz_2];Formato per
altro
Ad esempio:
Si noti che le condizioni poste fanno riferimento a valori immessi

direttamente allinterno della stringa di formato. Non cio possibile,
allinterno della stringa di formattazione, riferirsi a contenuti dinamici posti
in una o pi celle. Per conferire maggiore flessibilit e dinamicit alla
formattazione necessario operare attraverso la formattazione
condizionale precedentemente illustrata.
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Eliminazione e copia di formati personalizzati

I formati personalizzati possono essere eliminati evidenziandoli nella
finestra Formato e premendo il pulsante Elimina. Ci possibile
esclusivamente per i formati creati dallutente. I formati offerti
nativamente da Excel non sono invece eliminabili (ed il pulsante Elimina
disattivato).
I formati personalizzati appartengono alla cartella di lavoro nella quale
essi sono stati creati. Ci significa che senza gli opportuni accorgimenti
essi rimarranno in tale ristretto ambito. Per poter utilizzare altrove i
formati personalizzati creati in una cartella di lavoro si possono seguire
due strade:
la prima consiste nel copiare ed incollare nella cartella di

lavoro di destinazione le celle personalizzate della cartella di
origine;
la seconda strada quella di salvare la cartella contenente le
formattazioni personalizzate come modello. Ci, come noto,
pu essere fatto scegliendo lopportuno formato in sede di
salvataggio della cartella oppure, successivamente, variando
lestensione della cartella da .XLS a .XLT. In tal modo,
facendo doppio clic sullicona del modello si creer una
nuova cartella di lavoro, basata sul modello, contenente le
personalizzazioni.
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Roberto Mariconda
Tecniche di visualizzazione
Occupiamoci adesso delle tecniche che ci consentono di visualizzare il
contenuto del foglio. Lesigenza di possedere le corrette tecniche tanto
pi utile quanto pi esteso e complesso il contenuto della cartella di
lavoro.
Zoom
Innanzitutto, per esaminare una maggiore o minore quantit di dati
possiamo agire sul fattore di ingrandimento, tramite la voce Zoom del
menu Visualizza o tramite lapposito pulsante sulla barra degli
strumenti:
Possiamo accettare uno dei valori offerti dalla casella a discesa o

impostarne uno personalizzato scrivendolo direttamente nella casella e
premendo <Invio>.
Blocco riquadri
Un altro comando utile quello che ci consente di mantenere sempre
visibile, anche durante lo scorrimento verticale e/o orizzontale, le parti del
documento poste rispettivamente sopra ed a sinistra della cella corrente.
Prendiamo ad esempio il database contenuto nella cartella di lavoro Sedi
e strutture.xls:
Durante loperazione di scorrimento verticale di un elenco costituito da

molte righe potrebbe essere utile mantenere sempre visualizzata la riga
contenente le intestazioni dei campi e la colonna contenente il codice.
A tal fine operare come segue:
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Cliccare sulla cella immediatamente pi in basso ed a destra delle righe e

colonne che si vogliono mantenere fisse; nel nostro caso, sceglieremmo
la cella B4;
Scegliere il comando Blocca riquadri dal menu Finestra.
Una volta impartito il comando, si potr constatare agevolmente che le
righe da 1 a 3 e la colonna A risultano sempre visibili, anche se si scorre il
foglio verticalmente ed orizzontalmente (notare i riferimenti di riga e di
colonna):
Il comando Sblocca riquadri del menu Finestra consente di tornare alla

situazione precedente.
Caselle di divisione
Unulteriore possibilit di visualizzare contemporaneamente parti anche
distanti del foglio data dalluso delle caselle di divisione, poste
immediatamente
sopra la
barra di
scorrimento verticale
ed
immediatamente a destra di quella orizzontale:
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Posizionandosi su tali oggetti (il puntatore del mouse assume la forma di

una doppia freccia) e trascinando, possibile ottenere la divisione del
foglio in pi riquadri, ognuno dotato di proprie barre di scorrimento:
Si notino i riferimenti di riga e di colonna nei vari riquadri.

Unazione di trascinamento dei delimitatori dei riquadri verso lesterno
riporta il foglio alla visualizzazione normale.
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Gestione della sicurezza dei dati

Protezione
Excel consente di proteggere le celle o addirittura interi fogli da
involontarie variazioni e cancellazioni. E intuibile, per esempio, che celle
contenenti criteri di calcolo complessi (formule, funzioni) non debbano
solitamente essere modificate.
La protezione delle celle selezionate gestita tramite la pagina
Protezione del box di dialogo Formato celle:
Come si pu notare, tutte le celle sono per default bloccate. Viene

spontaneo domandarsi il perch, allora, sia possibile modificarle senza
alcun problema. La risposta che per rendere effettivo il blocco delle
celle, necessario procedere alla sua attivazione mediante il comando
Protezione Proteggi Foglio del menu Formato:
Come si nota, possibile impostare anche una password di protezione

(non sicura, in effetti). La parte inferiore della finestra riporta le azioni
che consentito compiere sulle celle bloccate. Si potrebbe per esempio
bloccare le modifiche al contenuto, ma consentire una diversa
formattazione o una diversa impostazione dellaltezza delle righe.
Come si detto, tutte le celle possiedono lattributo Bloccato. In ragione
di ci nel momento in cui verr attivata la protezione tutto il foglio non
sar modificabile. Excel gestisce la sicurezza in via cautelativa: tutte le
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celle vengono bloccate, a meno che lutente non decida che su alcune di
esse debba essere possibile agire.
Proviamo a gestire questa situazione, servendoci della cartella di lavoro
Fattura.xls:
Le aree che lutente potr modificare sono quelle relative con sfondo
colorato, relative alla Descrizione, Quantit, Importo unitario, %IVA.
Attribuire uno sfondo riconoscibile alle celle modificabili non ovviamente
indispensabile, ma in tal modo lutente in grado di valutare a colpo
docchio le aree sulle quali gli consentito agire.
Prima di abilitare la protezione dovremo attribuire la propriet Non
bloccata alle aree sopra citate. A tal fine evidenziamo le celle desiderate
(si ricorda la possibilit di tenere premuto il tasto Ctrl per evidenziare
celle/aree non contigue) e togliamo alle celle lattributo Bloccato. Fatto
ci, attiviamo la protezione:
Il risultato di tale operazione che lutente potr posizionarsi solo sulle

celle sbloccate.
Ovviamente, se dovessero risultare necessarie delle modifiche, la
protezione potr essere momentaneamente disattivata (Menu Strumenti
Protezione).
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Nascondere righe, colonne, fogli e celle

Prendiamo ancora in considerazione la cartella Fattura.xls. Potremmo
per esempio ritenere che la colonna riportante il calcolo dellimporto
dellIVA non debba essere visualizzata. Essa per vitale per il
funzionamento delle formule, e non dovrebbe essere eliminata. La
soluzione consiste nel nascondere tale colonna. In tal modo le formule
verranno preservate ma la colonna non sar pi visualizzata.
Procediamo alla modifica. Innanzitutto, se presente, dovremo disattivare
la protezione al foglio:
Successivamente dovremo evidenziare la colonna da nascondere,

cliccando sulla sua intestazione e scegliere la voce Nascondi dal menu
che si apre cliccando sulla selezione col pulsante destro:
Si proceder in maniera analoga se fosse necessario nascondere una o pi

righe.
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Il comando Scopri, presente nel medesimo menu sopra raffigurato viene

invece utilizzato per tornare a visualizzare le colonne e le righe nascoste.
E per necessario che preventivamente vengano selezionate almeno due
colonne/righe, a sinistra/sopra ed a destra/sotto della/delle colonne o
righe da rivisualizzare. Nel caso in esame, per esempio prima di impartire
il comando Scopri sono state selezionate le colonne F ed H:
Si procede in maniera analoga se fosse necessario sottrarre alla vista uno

o pi interi fogli della cartella di lavoro.
A tal fine rendere attivi i fogli che si desiderano nascondere e procedere
come qui sotto indicato:
Si noti con loccasione che il medesimo menu offre una modalit

alternativa, a quella prima esaminata per nascondere e scoprire righe e
colonne.
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Roberto Mariconda
Nascondere celle
Dallesame della finestra di dialogo che ci consente di agire sulla
protezione si sar notata anche la possibilit di nascondere le celle:
In realt lattivazione delle casella di selezione Nascosta non provoca

linvisibilit del contenuto della cella quanto limpossibilit di visualizzarne
il contenuto sulla barra della formula.
Proviamo questa funzionalit servendoci del foglio Fattura.xls:
Vogliamo, per esempio, nascondere alla vista la formula che calcola
limporto totale:
Dopo aver attribuito alle celle interessate lattributo Nascosta ed attivato

la protezione del foglio (Strumenti/Protezione) la formula sar ancora
presente e funzionante ma non sar pi visibile sulla barra:
Per nascondere il contenuto della cella anche dal foglio possibile

utilizzare il formato numerico personalizzato ;;;. Vedasi, al proposito, il
capitolo Stili di visualizzazione, paragrafo Un formato per nascondere il
contenuto delle celle
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Ordinamento dei dati

Talvolta, per consultare in modo efficiente il database, ma anche per
svolgere determinate operazioni (come si vedr in seguito a proposito dei
subtotali) necessario procedere allordinamento dei record del database
secondo uno o pi criteri.
Innanzitutto due concetti:
Per ordinamento ascendente si intende lordinamento alfabetico
dalla A alla Zeta, o lordinamento di numeri dal pi piccolo al pi
grande;
Per ordinamento discendente si intende, al contrario, lordinamento
alfabetico dalla Zeta alla A o lordinamento numerico dal numero pi
grande a quello pi piccolo.
Si noti che lambito dellordinamento non limitato alle espressioni
letterali ed ai numeri. Si ricorda che anche le date e gli orari sono numeri
rappresentati secondo determinate convenzioni (gg-mm-aaaa, g/m/aa,
h:m:ss, ecc) e pertanto possono essere ordinati (e, naturalmente,
costituire elementi di una formula per calcolare, ad esempio, i giorni
intercorrenti fra due date).
Vediamo ora come procedere allordinamento.
Prima di iniziare indispensabile rendere attiva una cella dellintervallo
che vogliamo ordinare. Ci necessario e sufficiente perch Excel riesca a
determinare lambito complessivo sul quale agire.
Un primo metodo consente di ordinare un elenco secondo i contenuti di
una colonna. Individuata la colonna, attiviamone una cella.
Osserviamo ora sulla barra degli strumenti due pulsanti che ci consentono
rispettivamente di ordinare i dati in modo ascendente o discendente:
Ordinamento ascendente
Ordinamento discendente
Il riferimento a lettere che appare sui pulsanti

potrebbe essere ingannevole. In realt
possibile ordinare anche contenuti numerici.
La pressione del pulsante causer limmediato ordinamento secondo il

criterio prescelto.
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Roberto Mariconda
Un secondo metodo consente di ordinare il database secondo pi di un

criterio.
Prendiamo a riferimento il seguente database (Sedi e Strutture.xls)
Si desidera visualizzare tutte le strutture localizzate in una determinata

sede. Per ogni sede, inoltre, si desidera che le strutture siano ordinate
alfabeticamente.
A tal fine dal menu Dati scegliamo il comando Ordina, sempre avendo
cura di rendere attiva una cella dellintervallo:
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Le caselle a discesa ci consentono di scegliere i campi in base ai quali

procedere allordinamento. Si noti, al proposito, che Excel ci fa vedere i
nomi dei campi poich considera automaticamente la prima riga del
database come la riga di intestazione, e non la prende in considerazione
durante loperazione di ordinamento. Se cos non fosse, per esempio nel
caso in cui abbiamo importato dei dati senza intestazioni da un altro
applicativo, per ordinare lintero intervallo dovremo attivare il pulsante di
opzione Senza riga di intestazione. In tal caso Excel ci consente ancora
di scegliere i criteri di ordinamento ma non pu fare altro che proporci
riferimenti alle colonne (quindi, piuttosto che Sede, vi troveremmo
Colonna B).
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Analisi dei dati - Subtotali

Excel mette a disposizione numerosissimi strumenti di analisi a mezzo dei
quali i dati presenti possono essere facilmente trasformati in informazioni.
Esamineremo qui di seguito i subtotali e le strutture. Prenderemo come
riferimento il database contenuto nella cartella di lavoro Vendite.xls qui
sotto raffigurato:
La funzionalit Subtotali consente di operare dei calcoli su dei

sottoinsiemi omogenei di dati e di fornirci delle risposte a quesiti del tipo:
Quante vendite di carne sono state effettuate nel corso del mese
di Luglio 2006 ?
Qual il totale delle vendite per ogni agente nel corso del 2007
?
Qual il totale delle vendite per anno, per area e per agente ?
Qual limporto medio, massimo e minimo delle vendite
effettuate nellarea Sud nel 2006 ?
ecc
Si accede al calcolo dei subtotali attraverso la voce Subtotali del menu
Dati, previa selezione di una cella del database:
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Roberto Mariconda
Con questa finestra di dialogo possiamo chiedere ad Excel di operare dei

calcoli sulla colonna specificata in Aggiungi subtotali a: (nel nostro caso,
la colonna Vendite) ogni volta che cambia il contenuto del campo indicato
sub Ad ogni cambiamento in:
Nel caso in esame, per esempio, verr fatta la somma delle vendite ogni
volta che cambier la descrizione del prodotto. Ora, se lobiettivo quello
di ottenere i totali delle vendite di ogni prodotto, dovremo
preliminarmente curarci di avere un database ordinato in base a questa
colonna. Si affermato, infatti, che i sottoinsiemi sui quali operare devono
essere omogenei.
Operiamo quindi un ordinamento preliminare del database cliccando su
una cella qualsiasi della colonna Prodotto e successivamente sul pulsante
di ordinamento crescente presente sulla barra degli strumenti.
Una volta portata a termine questa operazione apriamo il box di dialogo

Subtotali tramite il menu Dati ed impostiamo le scelte come da figura
qui sotto:
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Cliccando su OK otterremo il seguente risultato:
Si noti la comparsa:
di una riga che riporta il totale delle vendite di ogni
singolo prodotto e di una riga riassuntiva, posta alla
fine dellelenco, riportante il totale generale delle
vendite;
di una serie di pulsanti detti pulsanti di struttura in
alto a sinistra;
di una serie di indicatori di struttura lungo il lato
verticale della finestra
Questi due ultimi strumenti vengono utilizzati per nascondere o
visualizzare i dettagli. I pulsanti della struttura agiscono su tutto il
database, e la pressione di ognuno di essi consente di vedere una
maggiore o minore sintesi; per esempio il pulsante 1 visualizza il totale
generale, ecc.
I pulsanti - e + presenti negli indicatori di struttura vengono invece
utilizzati per nascondere / visualizzare dettagli relativi ad un singolo
gruppo di righe.
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Roberto Mariconda
Negli esempi qui sopra raffigurati si agito sui pulsanti -/+ per
visualizzare solo il dettaglio delle vendite dei prodotti caseari (a sinistra);
si agito sul pulsante 2 (figura di destra) per visualizzare i totali di tutti
i gruppi ed il totale complessivo.
La struttura cos ottenuta pu essere annullata premendo il pulsante
Rimuovi tutti presente nella finestra di dialogo Subtotali.
Vediamo ora un esempio pi complesso. Ci proponiamo di ottenere le
somme delle vendite effettuate per anno, per area e per agente.
Per prima cosa dovremo procedere ad un ordinamento del database sulla
base dei calcoli voluti. Ma prima ancora, se non lo avessimo fatto in
precedenza, dobbiamo eliminare ogni subtotale presente:
Rendere attiva una qualsiasi cella del database;
Dal box di dialogo Subtotali premere il pulsante
Rimuovi tutti e chiudere la finestra.
Procediamo ora allordinamento del database. Poich richiesto un
ordinamento su tre livelli (Anno, Area, Agente), agiremo tramite la
finestra Ordina del menu Dati:
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Ottenuto lordinamento desiderato procediamo al calcolo dei subtotali.

Procederemo a tre successive operazioni di calcolo dei subtotali, avendo
cura di chiedere ad Excel di non sostituire i nuovi subtotali ai precedenti.
Procediamo al calcolo dei subtotali per Anno e premiamo OK.
Successivamente procediamo analogamente per quanto riguarda lArea e
lAgente:
Il risultato ottenuto, una volta compressa la struttura, sar il seguente:
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Analisi dei dati - Strutture

Le strutture generate dalla funzionalit Subtotali costituiscono un valido
strumento di analisi utilizzabile anche indipendentemente dal calcolo dei
subtotali. Immaginiamo di disporre di un elenco come quello
rappresentato qui di seguito (la cartella di lavoro Moda & Sport.xls:
Il foglio raffigurato contiene formule di calcolo dei totali di righe (in

grassetto) e colonne (Semestre1/2, Tot. Anno).
Excel in grado di riconoscere automaticamente i calcoli presenti e
generare la conseguente struttura. A tal fine sufficiente rendere attiva
una qualsiasi cella dellintervallo da analizzare e tramite il menu Dati
scegliere Raggruppa Struttura e poi Struttura automatica. Il risultato
ottenuto una volta impartito il comando ed operata la compressione
parziale della struttura il seguente:
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Si notino i simboli ed i pulsanti di struttura sia per le righe per le colonne.

Le formule infatti si riferiscono sia a somme di righe che a somme di
colonne.
E inoltre possibile generare una struttura partendo da elenchi che non
riportano formule ma solo valori che esprimono dei totali. E il caso che
potrebbe verificarsi se, per esempio, venissero importati in Excel dei dati
generati da un altro applicativo, come ad esempio un report proveniente
da un programma di contabilit funzionante su un minicomputer
aziendale.
In tali casi sar lutente a dover indicare ad Excel quali sono le righe e le
colonne cui gli importi raffiguranti i totali fanno riferimento.
Vediamo un esempio:
Come si pu notare, questo elenco non contiene alcuna formula. Proviamo

a generare la struttura per le righe della categoria Scarpe normali:
Evidenziamo innanzitutto le righe da sommare (quindi la zona A6:H9) e
diamo il comando Dati- Raggruppa e struttura Raggruppa
Righe e premiamo OK:
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Operiamo analogamente per ottenere la struttura relativa ai semestri della

categoria Scarpe normali, evidenziando prima le vendite dei trimestri 1 e
2 e successivamente operando analogamente per i restanti due trimestri:
La cancellazione della struttura pu avvenire:

Globalmente, tramite il comando Raggruppa e struttura
Cancella struttura;
Individualmente, per ogni singolo subtotale creato,
tramite il comando Raggruppa e struttura Cancella
struttura Separa.
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Database Un approfondimento
I database vengono classificati in base alla tipologia di organizzazione
delle informazioni. Diffusi in particolare sono i database relazionali, nei
quali le varie tabelle costituenti il database sono poste fra loro in relazione
(da qui il nome...) attraverso un campo comune, detto campo chiave. Nei
progetti complessi di database rilevante, ai fini della facilit di accesso ai
dati, l'occupazione dello spazio sul disco e la sicurezza, un procedimento
di ottimizzazione della struttura del database medesimo che prende il
nome di "normalizzazione".
Per comprendere meglio questi concetti esaminiamo qui di seguito un
esempio elementare, riguardante il prestito di libri da parte di una
biblioteca.
Una prima struttura di database che ci consente di registrare i prestiti
potrebbe prevedere un'unica tabella, dedicata alla memorizzazione delle
informazioni, organizzata in questo modo:
Data prestito
Scadenza prestito
Titolo del libro
Editore
Prezzo
Anno di acquisto
Cognome e nome utente
Indirizzo utente
Citt utente
Telefono utente
Questo approccio, sebbene efficace, non ottimale perch per ogni

operazione di prestito devono essere ripetute le informazioni riguardanti il
libro e l'utente.
Ci porta ai seguenti svantaggi:
Spreco di spazio: le stesse informazioni devono essere
ripetute pi volte, esattamente per tutte le volte in cui un
libro viene prestato ad un determinato utente;
Difficolt di modifica: se ad esempio ci accorgiamo che
abbiamo scritto erroneamente l'indirizzo dell'utente
dovremo procedere alla correzione di tutte le registrazioni
dei prestiti pregressi.
La normalizzazione del database ci consente di porre rimedio facilmente a
tale situazione.
Prendiamo ancora in considerazione il nostro database:
Data prestito
Scadenza prestito
Titolo del libro
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Editore
Prezzo
Anno di acquisto
Indirizzo utente
Citt utente
Telefono utente
I colori evidenziano tre distinte categorie di informazioni:

In nero, i dati relativi al prestito;
In rosso, i dati relativi ai libri;
In blu, i dati relativi agli utenti
Facciamo ora corrispondere ad ogni colore una distinta tabella:
Tabella prestiti
Data prestito
Scadenza Prestito
Codice libro
Codice utente
Tabella Libri
Codice libro
Titolo del libro
Editore
Prezzo
Anno di acquisto
Tabella Utenti
Codice utente
Indirizzo utente
Citt utente
Telefono utente
Quando abbiamo accennato, in precedenza, ai database relazionali, si
affermato che le varie tabelle costituenti il database sono poste fra loro in
relazione attraverso un campo comune. A tale scopo, come si sar
notato,sono stati aggiunti ove necessario i campi "Codice utente" e
"Codice libro". Vediamo ora servendoci di uno schema come le tre tabelle
che abbiamo qui sopra definito interagiscono fra di loro:
Pag. 63
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"Codice libro" e "Codice utente" sono appunto i campi comuni attraverso i

quali le tabelle interagiscono. Quando, ad esempio, nell'esaminare la
registrazione di un prestito si desiderano conoscere gli estremi dell'utente,
vi si potr accedere attraverso il
campo chiave "Codice utente";
analogamente per quanto riguarda le informazioni sui libri. I vantaggi di
questo tipo di organizzazione sono evidenti. Ora, per ogni nuovo prestito
sar sufficiente annotare i codici utente e del libro (risparmio
notevolissimo di spazio su disco), e nel caso in cui debba essere corretto
un dato dell'utente o di un volume, baster farlo una sola volta nelle
rispettive tabelle pe vedere immediatamente riflessi tali cambiamenti in
tutto il database.
Uno strumento complesso come i database relazionali richiede l'utilizzo di
programmi appositamente concepiti per la loro creazione ed utilizzo, come
ad esempio, Microsoft Access.
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Parte seconda
Creare e gestire i grafici con Microsoft Excel
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Creare e gestire i grafici con Microsoft Excel

Introduzione
Unimmagine, si usa dire, vale pi di mille parole. Ci vero, in effetti,
anche quando si tratta della rappresentazione grafica dei dati. Excel mette
a disposizione funzioni complesse ma allo stesso tempo intuitive per
creare grafici dallaspetto professionale ed accattivante.
In questa sezione si illustreranno le principali tecniche per la creazione e
la formattazione di un grafico.
Elementi di un grafico
Prima di iniziare, opportuno prendere confidenza con la terminologia
relativa ai grafici, servendoci dellimmagine sottostante:
E opportuno precisare subito che tutti gli elementi sopra evidenziati sono
modificabili e possono apparire o no a scelta dellutilizzatore. Quanto alla
rappresentazione grafica dei dati, essa dinamica. Infatti si potr
facilmente constatare che al variare dei dati che hanno originato il grafico
anche questultimo si modificher per riflettere le variazioni intervenute.
Creazione di un grafico
Il primo passo per la creazione di un grafico la selezione delle aree del
foglio contenenti i dati. Utilizzeremo per i nostri esempi la cartella di
lavoro Grafici.xls. Iniziamo esaminando il foglio Temperature,
parzialmente riprodotto qui sotto:
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Roberto Mariconda
La rappresentazione grafica
delle temperature richiede che:
dellandamento
Vengano rappresentate due serie di

dati (per gli anni 2007 e 2008);
Che le serie di dati corrispondano a
quelli presenti nelle due colonne 2007
e 2008;
I valori dellasse X (asse delle
ordinate) corrispondano ai giorni
(1,2.);
I valori presenti sulla prima riga
(2007, 2008) costituiscano le legende
dei valori rappresentati.
Excel si occupa automaticamente di soddisfare le esigenze sopra descritte

se i dati da rappresentare possiedono la struttura illustrata. In particolare,
opportuno che la cella posta allincrocio fra titoli delle righe e delle
colonne (cella B4, nel caso) rimanga vuota.
Proviamo ora a creare un primo grafico con le impostazioni predefinite di
Excel.
Il grafico verr in questo caso posto su un foglio a parte, un c.d.
foglio grafico, oggetto che Excel mette a disposizione proprio per
accogliervi rappresentazioni grafiche.
1. Per prima cosa selezioniamo larea che contiene i dati da
rappresentare, e cio la zona B4:D35;
2. Premiamo ora il tasto funzionale F11.
3. Excel provveder a creare immediatamente alla creazione di
un grafico secondo le impostazioni predefinite:
accennava,
il
tipo
di
grafico
potrebbe
essere
diverso
da
Com
e si
quello
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Roberto Mariconda
rappresentato (istogramma), poich ci dipende dalle impostazioni

predefinite scelte dallutente. Ma agevole, comunque, passare da un
momento allaltro alla visualizzazione di un altro tipo di grafico.
Proviamo per esempio a cambiare il grafico in un grafico a linee. A questo
scopo sufficiente aprire il menu Grafico e scegliere la voce Tipo di
grafico(ovviamente il grafico deve essere selezionato):
Il grafico cos ottenuto completamente modificabile nel suo aspetto e

nelle sue propriet. Per cominciare a conoscere le possibilit di
personalizzazione, proviamo a creare un grafico con una modalit pi
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Roberto Mariconda
interattiva, servendoci della procedura
messaci a disposizione da Excel.
assistita
creazione
grafico
Ci serviremo ancora del foglio Temperature e questa volta, anzich

creare il grafico su un foglio a parte, provvederemo a posizionarlo sullo
stesso foglio contenente i dati origine.
Per prima cosa rendiamo attivo il foglio Temperature e controlliamo che
siano selezionate le celle come nellesempio precedente. Ci fatto,
iniziamo la creazione guidata del grafico premendo il pulsante presente
sulla barra degli strumenti oppure utilizzando il comando Grafico
presente nel menu Inserisci:
Per prima cosa ci viene proposta la scelta del tipo di grafico;

successivamente dovremo decidere se la serie dei dati che vogliamo
rappresentare si trovano disposti su delle colonne ( il nostro caso) o su
righe:
Si noti anche che lintervallo dati appare gi definito, e corrisponde alle

celle selezionate prima di lanciare la procedura assistita di creazione. E
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Roberto Mariconda
comunque possibile procedere alla selezione delle aree interessate, o alla

loro correzione, anche a partire da questa finestra.
Premendo il pulsante Avanti si apre una finestra con pi schede che ci
consente di personalizzare ulteriormente il grafico:
Ci occuperemo in questa sede della pagina Titoli, dove inseriremo, ad

esempio, come titolo del grafico la stringa Andamento delle temperature
(senza virgolette) e come asse dei valori X ed Y rispettivamente Giorni e
Temperature (sempre senza virgolette).
Trascuriamo per ora il resto e soffermiamoci sulla pagina Tabella dati:
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Roberto Mariconda
Attivando la relativa casella di controllo avremo la possibilit di far

apparire immediatamente sotto il grafico i dati origine.
Una volta scelta questa opzione e premuto il pulsante Avanti avremo la
possibilit di scegliere dove posizionare il grafico. La nostra scelta sar il
foglio Temperature. Una volta operata questa scelta e premuto il
pulsante Fine otterremo il seguente risultato:
Sebbene apprezzabile, il risultato ottenuto costituisce la base per ulteriori

personalizzazioni. A tal fine sufficiente cliccare col pulsante destro
sullelemento desiderato e scegliere la voce Formato. Molti elementi,
inoltre, quali ad esempio la legenda, il titolo, le etichette degli assi, sono
spostabili e ridimensionabili mediante trascinamento. Egualmente
ridimensionabile larea del tracciato e larea del grafico.
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Roberto Mariconda
Proviamo a personalizzare il grafico cambiando le propriet di alcuni

elementi:
La posizione della legenda, ridimensionandola e trascinandola in basso a
sinistra:
Cliccare sulla legenda e trascinarla in basso a sinistra;
Allargarne le dimensioni in modo da fare apparire le
descrizioni disposte su una sola riga.
Le dimensioni dellarea del tracciato:
Innanzitutto ridimensioniamo larea del grafico mediante
unoperazione di trascinamento:
Quindi ridimensioniamo larea del tracciato:
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Roberto Mariconda
Possiamo anche adeguare la formattazione della tabella dati

sottostante cliccandovi col pulsante destro e scegliendo la
voce Formato tabella dati. In questo caso riduciamo la
dimensione del carattere a 8 punti.
Il nome delletichetta dellasse X (Giorni):

Modifichiamo il contenuto delletichetta dellasse X da
Giorni a Giorni e temperature. A tal fine sufficiente
selezionare con un click loggetto e successivamente, con un
secondo click, posizionare il cursore allinterno del testo da
modificare.
Lo sfondo ed il bordo del grafico (area del tracciato):
A tal fine clicchiamo col pulsante destro nellarea del grafico.
Si apre un box di dialogo con il quale possiamo impostare il
colore, lo stile e lo spessore del bordo dellarea nonch
decidere lo stile di riempimento dello sfondo. Riguardo a
questultimo possibile:
o Scegliere uno dei colori disponibili;
o Scegliere un effetto di riempimento secondo varie
combinazioni di colore, trame ecc.. Notevole, in
particolare, la possibilit di scegliere quale sfondo una
immagine scelta dallutente.
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Roberto Mariconda
In considerazioni del fatto che la legenda gi appare nella tabella dati

possiamo eliminarla cliccandoci sopra per selezionarla e premendo il tasto
Canc.
Il formato delle serie dati:
Cliccare col pulsante destro su un punto del tracciato e
scegliere la voce Formato serie dati
Aggiunta e rimozione di una serie di dati

Si esamineranno ora le procedure per aggiungere, successivamente alla
creazione del grafico, nuove serie di dati e le tecniche necessarie alla
creazione di un grafico quando i dati di origine non siano formattati in
maniera adeguata.
A tali scopi ci serviamo ancora della cartella di lavoro Grafici.xls e del
foglio Vendite qui di seguito rappresentato.
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Roberto Mariconda
Provvederemo innanzitutto a creare un grafico per le vendite dei mesi di

Gennaio e Febbraio; successivamente aggiungeremo i dati delle vendite di
Marzo ed aggiorneremo il grafico.
Larea origine per il grafico di Gennaio e Febbraio B3:D9. Dopo alcune
formattazioni laspetto del grafico il seguente:
Successivamente provvederemo ad immettere i dati di vendita del mese di

Marzo e ad aggiungere la nuova serie al grafico:
A tal fine selezioniamo le vendite di Marzo includendo anche lintestazione

della colonna;
Successivamente, posizionandoci sul bordo della selezione (il puntatore
del mouse assume la forma di una croce con quattro frecce) trasciniamo
allinterno dellarea del tracciato.
Pag. 76
Roberto Mariconda
Al rilascio del pulsante del

mouse Excel ci chieder
conferma delloperazione
ed una volta premuto il
pulsante Ok provveder
ad aggiungere la nuova
serie al grafico.
I valori selezionati per il
mese
di
Marzo
comprendono anche la
riga di intestazione della
colonna. Ci importante
se
si
desidera
che,
assieme ai dati, venga
aggiornata
anche
la
legenda.
Occupiamoci ora della selezione di aree di origine del grafico non contigue.
A tal fine, sempre servendoci del foglio Vendite, ci proponiamo di
generare un grafico che riporti la percentuale delle vendite del trimestre
per ogni negozio.
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Roberto Mariconda
Come si nota, gli elementi necessari si trovano in colonne agli estremi del
prospetto (Colonne B e G). Per generare il grafico sar necessario
procedere alla definizione delle aree innanzitutto selezionando le celle
B5:B9 e successivamente, tenendo premuto il tasto Ctrl, le celle della
colonna G.
Poich vogliamo analizzare la distribuzione di un singolo dato, utilizzeremo
questa volta un grafico a torta 3D:
I valori associati ad ogni singola serie sono stati ottenuti modificandone le

propriet della serie dei dati:
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Usare Excel come database

Prendiamo innanzitutto confidenza con i termini utilizzati nei database:

Nome del campo:

Record: ogni riga

Tabella: linsieme del database

Ogni colonna (campo) contiene dati omogenei;

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Creazione di un database tramite il modulo

La via pi intuitiva quella di scrivere le intestazioni e successivamente,

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Come si pu notare, poich Excel non trova alcun dato, ci chiede di

Interrogazione tramite il modulo del database

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Individueremo due record, che potremo visualizzare con i pulsanti Trova

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discesa. Apriamo quindi la casella a discesa accanto allintestazione di

Gli operatori logici AND ed OR

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Vogliamo estrarre le vendite effettuate nei mesi di Maggio e Luglio che

Nella finestra successiva impostiamo la ricerca:

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Occupiamoci ora del criterio da applicare al campo Vendite. Apriamo la

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Il risultato ottenuto il seguente:

Si noti che il risultato dellinterrogazione pu essere ordinato utilizzando i

In seguito, se necessario, le righe estratte ed elaborate potranno essere

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Larea origine: corrisponde al database e viene riconosciuta

Si noti che larea criteri stata posta al di sopra dellarea origine.

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consigliabile inoltre, piuttosto che riscrivere i nomi dei campi,

Vediamo alcuni esempi, servendoci della cartella di lavoro Vendite.xls:

Proviamo ad impostare un semplice criterio di selezione. Contrariamente a

In questo esempio, si intendono ricercare le vendite che hanno superato la

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Come si pu notare stato utilizzato loperatore relazionale >, e la zona

Proviamo ora ad estrarre i record che soddisfano le seguenti condizioni:

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Si noti che perch la ricerca abbia successo devono essere

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Procediamo ora ad una nuova interrogazione. Ci proponiamo, questa

Si noti in questo caso la diversa definizione dellarea criteri.

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Significa, ancora, che le relazioni a) e b) sono unite dalloperatore logico

Da quanto sinora osservato possiamo concludere che, nelluso dei filtri

Due ulteriori annotazioni riguardanti i criteri:

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Anche nellambito dei filtri avanzati sono utilizzabili i caratteri jolly

Una volta attivata lopzione, Excel controller il testo durante la

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precedenti nella medesima colonna e proporr automaticamente il testo

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Una volta scelto il tipo di convalida dallelenco Consenti si potr

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Estensione delle regole di convalida:

Una regola di convalida particolarmente utile quella fornita dallopzione

Vediamo come funziona.

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Evidenziamo ora le celle che conterranno la regola di convalida, apriamo il