C o r s o di

AMMINISTRAZIONE E GESTIONE DELLE REALTA' SPORTIVE

Materia a scelta

A.A. 2012-2013 Materiale di supporto per la preparazione allesame

Gianluca Antonucci

Definizione di Project Management

E una combinazione di uomini, risorse e fattori organizzativi riuniti temporaneamente per raggiungere obiettivi unici, definiti e con vincolo di tempo, costi, qualit e con risorse limitate

Un progetto un insieme ben definito di attivit che:

ha un inizio ha una fine realizza un obiettivo il progetto ha un ciclo di vita realizzato da unequipe di persone utilizza un certo insieme di risorse limiti di finanziamento non riconducibile a routine multifunzionale

Realizzare un progetto cosa ben diverse dal portare avanti attivit di routine. In questo senso distinguiamo tra Project Manager e Operations Management Il fine di un progetto un evento specifico Occorre una certa pianificazione, pi o meno accurata secondo la complessit del progetto stesso

Indicatori del successo di un progetto

Tempi Parametri economico finanziari Efficacia ed efficienza Prestazioni Soddisfazione del cliente

I vantaggi della gestione per progetti

Pianificare il raggiungimento di obiettivi anche molto complessi, prevedendo fin dall'inizio i tempi di realizzazione delle varie fasi del progetto con le relative consegne intermedie, le modalit di utilizzo delle risorse; Migliore utilizzo delle risorse; Responsabilit chiare Limiti di tempo identificati Immediata valutazione di quanto realizzato Previsione delle situazioni future (simulazione) Facilit di previsione della raggiungibilit degli obiettivi

Gli svantaggi della gestione per progetti

Complessit del progetto Scarsa reversibilit Impatto e cambiamento organizzativo Rischio di progetto Modifiche alla tecnologia Valori stimati dei prezzi

Nellorganizzazione di un progetto ho quasi sempre modifiche anche a quella che la mia struttura organizzativa o attraverso la creazione di un gruppo di progetto distaccato dalla realt organizzativa di base oppure con modifiche alla struttura organizzativa, spesso adottando schemi a matrice

Ruoli e soggetti nel Project Management

Project/program management Project manager Line manager Organo Responsabile dei progetti Responsabile del progetto Fornisce le risorse

Macrofasi
1. 2. 3. 4. 5. Concettualizzazione Pianificazione Test Implementazione Chiusura

1. Concettualizzazione Valutazione idea Analisi preliminare del progetto, impatto su: rischi tempi costi altre risorse dellorganizzazione Definizione del progetto Descrivere il progetto nei suoi aspetti principali (obiettivi, tempi, rischi); Creare una guida di riferimento e di controllo da utilizzare nella conduzione del progetto; Comunicare e condividere con gli attori coinvolti le caratteristiche del progetto e le responsabilit;

Il progetto Obiettivo Indicatori di successo Benefici attesi Organizzazione del progetto Descrizione del progetto Tempistica Stime impegno previsto Rischi

Matrice delle aspettative Per aspettativa si intende il risultato che gli attori coinvolti nel progetto si attendono dal raggiungimento degli obiettivi del progetto stesso Unaspettativa deve essere espressa in modo chiaro ed in termini quantificabili, cos da costituire un punto di riferimento e di confronto per il project management La matrice delle aspettative deve raccogliere in modo sistematico ed esaustivo le aspettative di tutti i principali attori interessati al conseguimento degli obiettivi di progetto, al fine di : chiarire il pi possibile cosa ci si deve (o meno) attendere dal progetto in termini di risultati e benefici; far emergere e risolvere eventuali discordanze rispetto agli obiettivi di progetto e tra le stesse aspettative raccolte;

controllare, nel corso del progetto, lallineamento tra i risultati prodotti e le esigenze espresse dal Committente e dagli Utenti.

Pianificazione e Monitoraggio
Pianificazione: Processo mediante il quale vengono individuate tutte le attivit di un progetto, definiti i legami logici, stimate le durate temporali e allocate le risorse necessarie al completamento del progetto

Pianificazione requisiti del lavoro quantit e qualit del lavoro risorse necessarie Monitoraggio rilevamento sviluppo confronto risultati analisi dimpatto correzioni/adattamenti Nella fase di definizione si stabiliscono i risultati da conseguire con il progetto e ci si limita ad una stima di massima per ci che riguarda la sua realizzazione, il suo costo e le sue scadenze Nelle fasi successive Con nuove informazioni, le stime iniziali vengono gradualmente sostituite o corrette da conoscenze pi precise e pi dettagliate che consentono di elaborare piani pi completi e pi affidabili Linadeguatezza della pianificazione spesso individuata come la causa del fallimento di un progetto. Talvolta la complessit dei metodi e delle tecniche di pianificazione, o degli stessi strumenti, rende impraticabile lelaborazione di piani veramente validi

Pianificare in Team
Limportanza di avviare i progetti in modo rapido e bene ordinato stata riconosciuta da tempo, ma solo negli ultimi 10 anni si diffusa lidea di organizzare riunioni di pianificazione intensive e sistemiche Elementi del processo di pianificazione in Team Preparazione adeguata; Individuazione dei membri principali del team di progetto, Scambio reciproco delle informazioni, Ambiente fisico propizio al processo, Impiego di un agevolatore (facilitatore) del processo di pianificazione

Workpackages
Divido il progetto in singole attivit controllabili (work packages o tasks), quelle cio che possono essere misurate in modo oggettivo e con ben definita responsabilit esecutiva; in tal modo i nodi intermedi della struttura hanno solo funzione di collettore, essendo il lavoro reale svolto sugli elementi terminali

Diagramma di Gantt

Questo strumento utile per visualizzare in modo molto semplice le diverse attivit, mettendo in chiara evidenza la durata e l'avanzamento di un progetto. Questo tipo di diagramma consiste in una tabella nella quale le righe servono per indicare le attivit del progetto, mentre le colonne servono per indicare i tempi necessari per realizzarle. Il diagramma di Gantt utile per: definire il "cosa fare" in una certa quantit di tempo (durata); definire un riferimento per il controllo dell'avanzamento definire eventi o date chiave (milestone)

Regole stabilite dal CIO per lorganizzazione dei Giochi

Levento in s dura poco pi di 2 settimane, ma lintero processo condotto in almeno 10 anni ed il ciclo di vita composto da 6 fasi

Allinizio il comitato organizzatore (OCOG) composto da una piccola organizzazione di qualche decina di persone, durante i Giochi raggiunge diverse migliaia di componenti, per via del fatto che copre diverse aree nellorganizzazione dei Giochi, essendo le sue principali responsabilit: Dare eguale trattamento ad ogni disciplina sportiva in programma e assicurare le competizioni siano condotte in accordo con le regole fissate dalle Federazioni Intarnazionali di ogni disciplina Assicurare che non vi sia alcuna dimostrazione politica o protesta nei luoghi riservati ai Giochi Scegliere e, se necessario, realizzare le diverse infrastrutture richieste: stadi, campi di allenamento, fornire equipment adeguati Ospitare gli atleti, il loro entourage, I giudici di gara Organizzare specifici servizi di assistenza medica Risolvere I problemi di trasporto; Andare incontro alle richieste dei mass media al fine di offrire al pubblico la pi ampia informazione possibile sui Giochi Organizzare eventi culturali che sono elementi essenziali per la celebrazione dei Giochi Realizzare il Report finale sulledizione dei Giochi nelle due lingue ufficiali e distribuirlo entro 2 anni dalla conclusione dei Giochi Dal 2005, dopo le prime esperienze iniziate con ledizione di Sidney, il CIO ha deciso di sviluppare uno specifico programma per trasferire conoscenza tra le esperienze precedenti e le nuove citt candidate sviluppando il Olympic Games Knowledge Management (OGKM), Si tratta di una piattaforma integrata, che assiste gli organizzatori nella preparazione della nuova edizione, permettendo loro di valutare progressi e successi ottenuti nelle edizioni precedenti.

Il Bid Book
Prevede piani dettagliati ed uno dei principali documenti in base ai quali il CIO decide a chi assegnare lorganizzazione dei Giochi tra le diverse citt candidate. composto da 7 parti fondamentali: 1 Vision, impegni e comunicazione; 2 Concetto generale dei Giochi; 3 Supporto politico e pubblico; 4 Aspetti legali; 5 Ambiente; 6 Finanza; 7 Marketing