Intelligenza artificiale: classificare la corrispondenza

1. PREMESSA

Il Codice dell’Amministrazione Digitale¹ fornisce utili indicazioni per il corretto funzionamento del servizio di protocollazione informatico e della gestione dei flussi documentali. In questo contesto è previsto che ogni Amministrazione pubblica² individui una o più Aree Organizzative Omogenee, all’interno delle quali sia nominato un responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Una delle fasi più complesse del sistema di gestione documentale riguarda la protocollazione della corrispondenza in ingresso e la relativa assegnazione allo specifico Ufficio competente, che dovrà successivamente prendere in carico il documento e procedere con la trattazione.

La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dall’Amministrazione con diversi mezzi e modalità, in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente³. Nella seguente trattazione verrà analizzata soltanto la modalità di inoltro con posta elettronica certificata (PEC), ricevuta sul sistema di protocollazione.

Con la centralizzazione della corrispondenza in entrata su un unico indirizzo di protocollo PEC, si sono sviluppate due strategie gestionali: la prima, prevede che l’Ufficio di Direzione protocolli e assegni la corrispondenza agli Uffici; la seconda che può ritenersi un’estensione della prima contempla che ogni Ufficio possa accedere al sistema di protocollazione per prelevare autonomamente la corrispondenza di propria competenza.

Uno degli svantaggi di questa seconda soluzione consiste nel fatto che gli stessi messaggi verranno consultati e scaricati più volte dal personale, con conseguente dispendio di tempo, consumo di banda⁴ e aumento del traffico di rete⁵. Inoltre, utilizzando questa modalità, il personale tenderà a non utilizzare le funzionalità di assegnazione e presa in carico del documento. Funzionalità molto utili per il coordinamento e il monitoraggio dell’Ufficio e dei carichi di lavoro.

Senza entrare nel merito dei pro o contra che implicano le due soluzioni, l’efficienza della scelta dipenderà dalle capacità e dalla professionalità che avrà maturato negli anni il personale addetto alla protocollazione. Tali peculiarità, infatti, si acquisiscono nel tempo, sul campo e mediante l’osservazione continua della corrispondenza⁶.

Da quanto fin qui evidenziato non possiamo fare a meno di formulare dei quesiti che sottendono una risposta esauriente: "È