Smart working

1. Le regole

Lo smart working

L’era di un altro articolo 18

—Matteo Prioschi

Una modalità di esecuzione del lavoro subordinato che ha l’obiettivo di facilitare la conciliazione dei tempi di vita personale e quelli di lavoro, nonché aumentare la competitività delle aziende. Esecuzione che deve avvenire in parte in azienda e in parte fuori, senza vincoli particolari di tempo e luogo se non il rispetto dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale fissato dalla contrattazione collettiva. Questo è lo smart working, secondo l’articolo 18, comma 1, della legge 81/2017.

Un quadro regolamentare complessivamente snello, che lascia margine ad azienda e lavoratori per definirne meglio le caratteristiche caso per caso, nel rispetto della cornice normativa. Infatti sempre il comma 1 dell’articolo 18 prevede che lo smart working sia attivato tramite accordo tra le parti. In questo periodo di emergenza epidemiologica, però, la normativa ordinaria resta in vigore ma con due eccezioni temporanee: il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri dello scorso 25 febbraio ha stabilito che l’accordo non è necessario e l’informativa sui rischi generali per la salute e la sicurezza sul lavoro si può inviare al dipendente anche tramite email. Successivamente è stata semplificata la modalità di comunicazione al ministero del Lavoro dell’utilizzo della modalità di lavoro agile.

Per ora, almeno fino al 15 ottobre, l’accordo può essere sostituito dalla decisione unilaterale dell’azienda, motivata anche dall’obbligo/necessità di garantire la tutela della salute dei dipendenti, che senza l’obbligo di recarsi in sede riducono le possibilità di esposizione durante gli spostamenti e l’attività stessa a contatto con i colleghi. Tuttavia la decisione unilaterale è opportuno che sia accompagnata da una comunicazione al dipendente contenente quelli che dovrebbero essere i contenuti dell’accordo.

Devono essere indicati i tempi di riposo e le modalità tecniche e organizzative con cui viene garantito il diritto alla disconnessione, cioè quando, nel corso dell’attività fuori azienda, il dipendente può non essere reperibile.

C’è poi la parte relativa al potere di controllo del datore di lavoro, tenuto conto anche delle possibilità di monitoraggio derivanti dall’utilizzo degli strumenti di lavoro: le informazioni a cui l’azienda può attingere già tramite solo il telefono e il computer in dotazione al dipendente sono numerose. Può inoltre essere stabilita, ad esempio, la pratica di rendicontare l’attività svolta con cadenza periodica, focalizzando magari l’attenzione più sui risultati da conseguire, nello spirito dello smart working, che sul tempo impiegato.

Altro aspetto da regolamentare riguarda i comportamenti ammessi o quelli vietati, con riferimento ad esempio all’utilizzo e alla conservazione dei dispositivi in uso, anche per garantire la sicurezza delle informazioni aziendali. Quindi, istruzioni precise sulle modalità di connessione in rete, scambio dei messaggi, conservazione dei documenti e degli stessi dispositivi. Tuttavia è bene ricordare che la sicurezza e il buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati sono responsabilità dell’azienda. Va detto che, nei fatti, si può utilizzare questo aspetto per andare a delimitare lo spazio in cui svolgere l’attività, vietando magari luoghi particolarmente affollati. Mentre il già accennato tema della reperibilità può portare a definire un orario di lavoro analogo a quello svolto in azienda. Disposizioni, queste, che vanno a limitare quella sostanziale libertà o irrilevanza di tempo e spazio entro cui effettuare l’attività lavorativa, purché funzionale al raggiungimento degli obiettivi prefissati. Gli accordi siglati in precedenza, o le disposizioni unilaterali della fase emergenziale, rischiano di ingessare il lavoro agile ben più di quanto richiesto dalla legge. Spetta quindi alle parti individuare il miglior punto di equilibrio, non cedendo alla tentazione di replicare fuori azienda regole e modalità applicate all’interno.

Per quanto riguarda salute e sicurezza, la legge stabilisce che il dipendente deve essere informato in forma scritta, almeno una volta all’anno, dei rischi generali e specifici derivati dallo svolgimento del lavoro fuori sede e deve collaborare con l’azienda nell’attuazione delle misure di prevenzione disposte da quest’ultima. Quanto alla copertura contro gli infortuni e le malattie professionali, essa vale anche per le giornate di smart working, compreso l’eventuale spostamento tra l’abitazione e il luogo scelto per lavorare, che quindi può anche essere diverso dal domicilio.

Altro aspetto regolato dalla legge è il diritto del dipendente a ricevere un trattamento economico non inferiore a quello riconosciuto a chi lavora solo in sede. E, poiché non va dimenticato che, come delineato dall’articolo 18, comma 1, lo smart working ha come obiettivo il miglioramento della competitività dell’azienda, gli incentivi fiscali e contributivi (che possono avere ricadute positive sia sul lavoratore che sull’azienda) sono applicabili anche in presenza della modalità agile.

Infine, l’accordo (in questa fase l’informativa dell’azienda) può riconoscere il diritto all’apprendimento permanente e alla certificazione delle competenze del lavoratore in smart working, aggiornamento conseguibile secondo modalità formali o non.

Quale strumento di conciliazione del tempo dedicato al lavoro e alle altre attività, lo smart working prevede dei diritti di precedenza o di utilizzo. In via strutturale, se questa modalità viene utilizzata, deve essere riconosciuta in via prioritaria alle lavoratrici che si trovano nei tre anni successivi al congedo di maternità e ai genitori di figli disabili gravi. Inoltre, nella fase di emergenza epidemiologica, viene riconosciuto il diritto allo smart working (purché compatibile con le caratteristiche dell’attività da svolgere) ai disabili gravi o ai loro familiari e, nel settore privato, ai dipendenti affetti da gravi e comprovate patologie con ridotta capacità lavorativa, a quelli immunodepressi e ai loro familiari conviventi deve essere riconosciuta la priorità.

Inoltre, fino al 14 settembre, data prevista di ripresa dell’attività scolastica, è riconosciuto il diritto al lavoro agile ai genitori con almeno un figlio minore di 14 anni, se in famiglia non c’è altra persona che non lavora o beneficiaria di ammortizzatori sociali per sospensione o cessazione dell’attività. Infine, la modalità agile va riconosciuta ai lavoratori più esposti al rischio di contagio da coronavirus (per età, immunodepressione, patologie oncologiche o terapie salvavita, comorbilità) sulla base delle valutazioni svolte dal medico competente. Anche in questi casi se è compatibile con il lavoro da svolgere.

In questi mesi di emergenza, uno degli aspetti a cui può essere stata posta scarsa attenzione è la durata del periodo complessivo di ricorso allo smart working, perché probabilmente nelle comunicazioni ai dipendenti si è fatto riferimento alla durata dello stato di emergenza oppure si è indicata una validità fino a revoca. Secondo la legge, l’accordo può essere a tempo determinato o indeterminato. In quest’ultimo caso si può recedere dallo stesso con un preavviso di almeno 30 giorni, che diventano 90 per i lavoratori disabili. Il preavviso non si applica a fronte di un motivo giustificato, che nell’ipotesi di accordo a tempo determinato consente la conclusione anticipata dello stesso, mentre il preavviso non è previsto per l’intesa a termine.

«Ora lo strumento deve superare l’emergenza»

Intervista alla ministra del Lavoro, Nunzia Catalfo

—Claudio Tucci

Gli ammortizzatori sociali verranno riformati: «I nuovi strumenti dovranno essere universali e strettamente legati ai percorsi di formazione e politiche attive, con la condizionalità che avrà un ruolo determinante. Il 24 settembre incontrerò le parti sociali per migliorare lo smart working, visto che le regole semplificate e la deroga all’accordo individuale sono strettamente legate allo stato d’emergenza (valgono quindi fino al 15 ottobre). Mi aspetto una spinta da parte della contrattazione collettiva per contemperare sicurezza e produttività. In tale ottica – ha spiegato il ministro del Lavoro, Nunzia Catalfo, in questa intervista al Sole 24 Ore, la prima dopo la pubblicazione in Gazzetta ufficiale del decreto Agosto, che stanzia altri 12 milioni per l’occupazione – un ruolo centrale andrà riconosciuto al diritto alla disconnessione, che guardi soprattutto alle donne lavoratrici».

Ma per ripartire occorre anche altro: «Un piano di incentivi e investimenti per facilitare la transizione tecnologica delle nostre imprese – ha risposto Catalfo –. La spinta sulle competenze, a cominciare dai percorsi Stem. Il sostegno a imprese e lavoratori. Tra le misure in vista del Recovery fund, c’è l’empowerment femminile. E sì, manterremo l’impegno a ridurre il costo del lavoro: è un obiettivo imprescindibile dell’azione di governo».

Ministro, ci aspetta un autunno piuttosto caldo. Sarà pronta la riforma degli ammortizzatori, e che contenuti avrà?

Ho manifestato da subito la necessità e l’intenzione di modificare l’attuale disciplina, disorganica e frammentata, degli ammortizzatori sociali. La contingenza della pandemia ci ha costretti a operare con gli strumenti e le procedure vigenti rispetto alle quali è stato compiuto comunque un primo ma importante sforzo di semplificazione e rimodulazione del sistema in senso universalistico. L’universalismo della copertura assicurativa degli ammortizzatori sarà uno dei due pilastri della riforma a cui la commissione di esperti che ho nominato sta lavorando. Il secondo è la correlazione del sostegno al reddito con percorsi di formazione e politiche attive: in questi termini, la condizionalità avrà certamente un ruolo determinante.

L’occupazione femminile sta pagando un prezzo elevato. Come migliorare la conciliazione vita-lavoro?

L’empowerment femminile è uno degli argomenti su cui, insieme ai miei tecnici, mi sto maggiormente concentrando in vista del piano di riforme da presentare all’Europa per avere accesso agli stanziamenti del Recovery fund. Gli obiettivi sono due. Primo: favorire l’ingresso delle donne nel mercato del lavoro, attraverso – per esempio – la programmazione di incentivi alle assunzioni e la creazione di percorsi formativi fondati sull’acquisizione di nuove competenze, con particolare riguardo all’accesso alle discipline Stem, in grado di rispondere ai nuovi fabbisogni occupazionali. Secondo: incentivare la permanenza nel mercato del lavoro delle lavoratrici madri, mediante il contrasto al part-time involontario, alle dimissioni in bianco e la promozione di strumenti di condivisione delle responsabilità genitoriali e dei carichi di cura. A tutto ciò, va aggiunta la diminuzione del gender pay gap, con incentivi sulla retribuzione di risultato che portino le imprese ad adottare indici di produttività gender oriented.

L’emergenza coronavirus, tra le tante cose, ha fatto ri-scoprire il lavoro agile. Di che numeri stiamo parlando?

A seguito delle deroghe inserite nei provvedimenti che abbiamo emanato per fronteggiare l’emergenza epidemiologica abbiamo registrato il picco di comunicazioni da parte delle aziende, per i lavoratori in smart working, superiore a 1.550.000 unità, dato rilevato nei primi giorni dello scorso mese di aprile. A oggi, perdurando lo stato di emergenza anche se con misure più espansive rispetto al passato, possiamo stimare che la prosecuzione del lavoro agile si attesti intorno al 50% del picco massimo registrato tenendo conto dei rapporti di lavoro in essere.

Scorrendo le Faq pubblicate sul sito del ministero del Lavoro molte sono dedicate allo smart working. Fin quando si potranno utilizzare le regole semplificate per accedere allo strumento?

Per tutta la durata dello stato di emergenza, quindi fino al 15 ottobre. Infatti, la semplificazione delle procedure e la deroga all’accordo individuale sono strettamente correlati al regime di eccezionalità in cui ci siamo trovati a vivere e lavorare negli ultimi mesi. Con il progressivo ritorno alla normalità, sarà necessario recuperare la ratio dello smart working, cioè quella di gestione flessibile e per obiettivi del rapporto di lavoro slegato da precisi vincoli di spazio