CLASE 9

Algunos Alcances Sobre Organizacin y Mtodos (O y M) y Construccin de los Manuales de Organizacin y Funciones y Procedimientos

Agenda

Organizacin y Mtodos
Racionalizacin Manual de Organizacin y Funciones: Partes, Elaboracin y Uso Manual de Procesos: Partes, Elaboracin y Uso

Organizacin y Mtodos
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el xito o hacia el fracaso. Ellos son su Organizacin y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

Organizacin y Mtodos, es el rea de la Organizacin que se ocupa de analizar los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos.

Del anlisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnolgicas disponibles, surgir una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerrquico e informativo de la empresa, entendiendo como: Eficacia: el grado de alcance de los objetivos Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relacin con estos.

Espectro de las Actividades de Organizacin y Mtodos.

Respecto a la Estructura de la Organizacin.

Analizar la Estructura. Estudiar la estructura jerrquica. Reordenar los niveles jerrquicos. Crear o suprimir rganos, secciones, departamentos, etc. Modificar la estructura de dependencia Fijar la red de interrelacin.

Analizar las Funciones Para asignar las funciones en cada caso es necesario que: La estructura jerrquica est definida. Los procedimientos administrativos estn normalizados. Estn asignadas las reas de responsabilidad.

Espectro de las Actividades de Organizacin y Mtodos.

Respecto a los Procedimientos (Anlisis de los procedimientos)

Deteccin de errores respecto a:

Control interno Reiteracin de trmites Archivos repetitivos Pasos innecesarios Superposicin de funciones Medicin del trabajo administrativo

Es un conjunto de tcnicas sistemticas que permiten establecer los tiempos de ejecucin de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organizacin. Mucho tienen que ver las metas de la Organizacin en cuanto a si est dispuesta o no a encarar un verdadero proyecto de Despapelizacin sobre una plataforma de Workflow, donde:
Los documentos viajan por la Red. Las tareas se direccionan automticamente en forma inteligente. Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automticas. Los tiempos del proceso disminuyen sustancialmente. Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.

Actividades Principales del Analista de O y M

Establecer criterios de departamentalizacin y confeccionar y/o actualizar la estructura organizativa de la empresa. Redactar el Manual de Organizacin de la empresa incluyendo las misiones, funciones, caractersticas de cada puesto. Realizar la adecuada asignacin de responsabilidades y autoridad a los puestos. Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reduccin de costos en el trabajo administrativo. Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y registro de datos. Analizar los procedimientos y los mtodos seguidos en la ejecucin de los trabajos, para hallar sus deficiencia y proponer las modificaciones necesarias para optimizar su funcionamiento. Formular recomendaciones para la eliminacin de procedimientos no econmicos, no funcionales, repetitivos e innecesarios. Confeccionar los manuales de Procedimientos. Confeccionar los diagramas de procesos. Elegir de acuerdo a las disponibilidades de la empresa los mtodos de trabajo ms idneos. Ejercer un control eficaz sobre todos los impresos utilizados en la empresa, asegurndose de su idoneidad tanto desde el punto de vista de las finalidades para las que han sido confeccionados, como su diseo, formato, nmero de copias y destino de cada una de ellas

El Analista de Organizacin y Mtodos.

a. Lineamientos que encuadran su actividad: El analista debe recordar que siempre acta como asesor El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte rdenes. Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios. Para solucionar los problemas no existen frmulas mgicas, sin estudio previo. Debe darles participacin a las personas entrevistadas, aceptando sugerencias. Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo. Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.

b. Condiciones Generales del Analista de O y M.

Predisposicin constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar. Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales Capacidad Analtica: Implica Observacin e identificacin de los hechos. Mente abierta, no dogmtica: Receptivo a ideas tiles. Facultad para juzgar. Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones tericas y prcticas. Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y frustraciones. Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad. Habilidad para persuadir con estrategia y diplomticamente: Saber "vender" sus productos y lograr compradores para su "mercanca" Cumplir inexorablemente con los plazos previstos. Facilidad para trabajar en equipo.

QUE ES EL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ?

Documento mediante el cual se representa de manera clara y especfica, la forma en la cual se ha definido la Estructura Organizativa de la empresa, segn las estrategias creadas.

PARA QUE SIRVE ?

Fundamentalmente para que cada trabajador pueda fcilmente comprender cul ser el rol dentro de la Organizacin, as como tambin ubicarse dentro de los niveles jerrquicos y de ese modo aceptar la responsabilidad asumida y tambin la autoridad que le compete ejercer.

Tambin conocer las diversas funciones que son inherentes al cargo que asuma.

PARA QUE SIRVE ?

Para representar la Organizacin actual, tal como se encuentra constituida la Organizacin o rea en particular en su momento actual. Para representar a la Organizacin, como resultado de un Proceso de cambio o reestructuracin Orgnico y Funcional.

Estos dos escenarios definen el contenido del mismo,Veamos:

Representar el estado actual de la Estructura Orgnica, en ese caso consta de:

Introduccin o Marco de Referencia 1. Objetivo del Manual 2. Alcance (reas que comprende) 3. Estructura Orgnica vigente (Organigrama actual) 4. Descripcin de Funciones:

Descripcin de Funciones
Nombre del Puesto Objetivo del Puesto Ubicacin del Puesto: a. Dependencia Lineal Ejercida b. Dependencia Lineal Recibida Perfil del Puesto (requisitos) Responsabilidades del puesto Funciones Normales Recurrentes (especficas)

Ejm de descripcin de Funciones:

Nombre del Puesto: Gerente de Ventas. Objetivo del Puesto: Definir los planes, programas, estrategias de comercializacin de la empresa, acorde con los lineamientos definidos por la Empresa. Ubicacin del Puesto: a. Dependencia Lineal Ejercida: Dpto. de Marketing, Fuerza de Ventas, Estadsticas de Ventas y Publicidad. b. Dependencia Lineal Recibida: Depende directamente de la Gerencia General. Perfil del Puesto (requisitos): Administrador de Empresas, con especialidad en rea comercial, estudios de post grado en Ventas, experiencia no menor a 5 aos en puesto similar, cartera de clientes vigente, liderazgo y actitud proactiva, deseo de asumir retos y riesgos, experiencia en liderar equipos, dominio del idioma ingls. Responsabilidades del Puesto: Trazar los planes comerciales del negocio y alcanzar las metas comerciales establecidas. Funciones Normales Recurrentes (especficas). 1. Definir los planes y estrategias del rea comercial, acorde con los intereses de la empresa. 2. Definir las estrategias de Marketing y de Publicidad requeridas. 3. Coordinar, las labores comerciales de la semana 4. Supervisar y dirigir las actividades del personal a su cargo 5. Realizar el seguimiento semanal al volumen de ventas logrado por su personal 6. Definir y Revisar las estadsticas de ventas de la empresa y realizar los ajustes respectivos 7. Informar al Gerente General los problemas y desarrollo de las actividades a su cargo 8. Cumplir y hacer cumplir los reglamentos internos de la empresa 9. Toda otra actividad que le sea encargada por su jefe inmediato.

Cuando se trata de una Organizacin en proceso de Cambio o Reestructuracin:

Introduccin o Marco de Referencia 1. Objetivo del Manual 2. Alcance (rea(s) involucradas 3. Estructura Orgnica vigente (actual) 4. Anlisis de la Problemtica encontrada 5. Soluciones Planteadas: Sustentacin 6. Nueva Estructura Orgnica Planteada 7. Descripcin de Funciones:

COMO ESTA CONSTITUIDO? (continuacin)

7.1 Nombre del Area 7.2 Ubicacin 7.3 Objetivos del Area 7.4 Descripcin de Puestos:

COMO ESTA CONSTITUIDO? (continuacin)

7.4.1 Nombre del Puesto 7.4.2 Objetivo del Puesto 7.4.3 Ubicacin del Puesto: a. Dependencia Lineal Ejercida b. Dependencia Lineal Recibida 7.4.4 Perfil del Puesto (requisitos) 7.4.5 Responsabilidades del puesto 7.4.6 Funciones Normales Recurrentes (especficas)

EJEMPLO PRACTICO
INTRODUCCION.
Los constantes reclamos de Gerentes de Areas, referidas a falta de informacin para su gestin y toma de decisiones, as como los problemas encontrados en los sistemas de informacin y la necesidad bsica de modernizar la Plataforma Computacional de la empresa, hace impostergable, la revisin integral del rea de informtica en sus aspectos organizativos y en la realizacin de los diversos procesos que realiza. Por lo tanto se ha tomado la decisin de reestructurar Orgnica, Funcional y Procedimentalmente a dicha rea y a todo el personal que la conforma, encargndole a usted su realizacin, a partir de la fecha, dispondr de 45 das calendarios para cumplir con esta tarea.

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

1. Objetivo. Reestructuracin Orgnica y Funcional del rea de Informtica. 2. Alcance. Estn involucradas en este estudio, todas las reas comprendidas dentro de la Gerencia de Informtica.

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

Estructura de la Gerencia de Informtica

Gerencia Gral.
Secretaria Sistemas Desarrollo Mantenimiento Produccin Digitacin Soporte Tcnico

Operacin

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

4. Anlisis de la Problemtica Encontrada. 4.1 Fallas en el diseo de las BDs existentes. 4.2 Los sistemas no se integran ni comparten datos. 4.3 Carencia de mecanismos de pruebas de SW antes de que se entreguen a produccin: Fallas detectadas tardamente. 4.4 Carencia de Planeamiento Estratgico de Sistemas 4.5 Carencia de Estndares para la construccin de SW. 4.6 Carencia de Procesos de seguimiento post implantacin. 4.7 Los mismos que se encargan de desarrollar el SW, se encargan de realizar las pruebas (Juez y Parte). 4.8 Carencia de mecanismos de verificacin de datos al ingresar datos al SW. 4.9 Estructura Orgnica actual es obsoleta y no permite implantar nuevas polticas. 4.10 Personal del rea se encuentra desactualizado y sin motivaciones.

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

Alternativas de Solucin:
5.1 Redisear el rea de informtica, dotndola de las modificaciones necesarias
5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 acorde con los objetivos de la empresa. Evaluar al actual responsable de la Gerencia de Informtica. Realizar el Planeamiento Estratgico de Sistemas a Corto, mediano y Largo plazo. Implantar el rea de Diseo y Administracin de Base de Datos. Implantar el rea de Pruebas de SW. Implantar el rea de Control I/O dentro de Produccin. Potenciar el rea de Soporte Tcnico, permitiendo mejor coordinacin con Usuarios y mejor seguimiento a los Sistemas implementados. Implementar el rea de Organizacin y Mtodos dentro del rea de Sistemas.

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

6. Diseo de Nueva Estructura Organizativa.
Gerencia de Informtica SECRETARIA
SISTEMAS PRUEBAS PRODUCCIN SOPORTE TECNICO

OyM

FUNCIONALES

DIGITAC/VERIFIC

HW/SW

DESARROLLO

PERFORMANCE

CONTROL I/O

POST IMPLAN TACION

DISEO Y ADM DE BD MANTENIMIENTO

OPERACIONES

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

7. DESCRIPCION DE FUNCIONES

7.1 Nombre del Area: Gerencia de Informtica

7.2 Ubicacin del Area: a. Dependencia Recibida: Este puesto depende directamente de la Gerencia Gral. de la Empresa.

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

7.3 OBJETIVO DEL AREA. El Objetivo de esta rea, es definir las Estrategias, Planes y Programas del rea y crear e implementar los sistemas automatizados de informacin que coadyuven en alcanzar las metas organizacionales trazadas.

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

7.4 DESCRIPCION DE PUESTOS
7.4.1 Nombre del Puesto: Gerente de Informtica.

7.4.2 Ubicacin del Puesto: a. Dependencia Recibida: Depende directamente de la Gerencia General de la empresa. b. Dependencia Ejercida: Ejerce autoridad directa sobre las reas siguientes: b.1 Sub Gerencia de Sistemas b.2 Sub Gerencia de Pruebas b.3 Sub Gerencia de Produccin b.4 Sub Gerencia de Soporte Tcnico

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

7.3 Objetivo del Puesto. Definir las Estrategias, plan informtico de la empresa, acorde con las necesidades de la misma e implementar los SWs que la Organizacin requiera.

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

7.4.4 Perfil del Puesto (requisitos): Profesional con ttulo profesional en Ing. De Sistemas, Lic. En Computacin u otros similares, con 5 aos de experiencia en puesto afn, con estudios de Post grado en Administracin de Empresas, buen dominio del idioma ingls, manejo de personal, proactivo, condiciones de lder, actualizado tecnolgicamente en plataformas de MS, conocimiento de BD Oracle y desarrollo orientado a Objetos con UML.

EJEMPLO PRACTICO: CONTINUACION

7.4.5 Responsabilidades del puesto: El puesto es responsable por el desarrollo integral del SW corporativo, de manera tal que sea optimo, eficaz y seguro para facilitar la toma de decisiones y que aproveche de la mejor forma los recursos de su rea. 7.4.6 Funciones Normales Recurrentes (especficas)

Manual de Procedimientos

Introduccin o Antecedentes Previos.

1. Objetivo. Definir todos los procedimientos comprendidos dentro del rea de Ventas de la Organizacin. 2. Alcance. Comprende a las siguientes dependencias: Gerencia de Ventas Dpto. de Ventas Tienda Coordinacin Tiendas Crditos y Ctas. Corrientes Despacho en Tienda Almacn Central y Almacn Tienda.

Manual de Procedimientos: Continuacin

3. Inventario de Procesos. 3.1 Proceso A 3.2 Proceso B 3.3 Proceso C . . . . 3.n Proceso N
4. Descripcin de Procesos

5. Diagrama de Procesos.

FIN CLASE 8