DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

ALGO MS QUE CARTAS.

Superintendencia de Escuelas Catlicas Personal Secretarial Dicesis de Ponce

Prof. Migdalia de Jess Acevedo

Pontificia Universidad Catlica de Puerto Rico Colegio de Administracin de Empresas Departamento de Administracin de Oficinas 10 de septiembre de 2008

CARTAS COMERCIALES

Caractersticas
Externa Formal

Propsito
Solicitar informacin Hacer una peticin Confirmar Dar informacin o felicitar

Estilos
Bloque (extremo) Bloque modificado Bloque modificado con prrafos sangrados (semibloque) Simplificado (AMS

CARTA COMERCIAL CON OTRAS PARTES ESPECIALES

MEMORANDOS

Comunicacin interna e informal. Estilos de memorandos

Tradicional Moderno Simplificado

CARTA CIRCULAR

Comunicacin semiformal que se enva a dependencias o departamentos de una misma organizacin y a divisiones y subdivisiones de una misma empresa.

CARTA CIRCULAR

Partes de la carta circular

Membrete Fecha Ttulo o identificacin del documento Lnea del destinatario Saludo Texto Firma mecanografiada Despedida Iniciales de referencia y codificacin electrnica de archivo

CARTA CIRCULAR

CONVOCATORIA

Se utiliza principalmente para citar a varias personas a fin de que asistan a un acto determinado: reunin, asamblea o convencin.

CONVOCATORIA

Partes de la convocatoria
Membrete Fecha Ttulo Texto Firma mecanografiada Iniciales de referencia y codificacin electrnica de archivo Anotacin de anexo

CONVOCATORIA

AGENDA

Se conoce adems como orden del da a la lista de los asuntos que se van a tratar en una reunin. La agenda puede distribuirse al comienzo de una reunin o se circula con anticipacin para que sirva como recordatorio de la misma.

AGENDA

Partes de la agenda
Membrete Fecha Ttulo del documento Texto y orden de asuntos Firma mecanografiada Iniciales de referencia y codificacin electrnica de archivo

AGENDA

CERTIFICACIONES
Es un documento oficial en el cual se confirma alguna informacin. Su contenido sirve como prueba en casos judiciales o de investigacin. Puede llevar el sello oficial del organismo que lo emite. Situaciones en que se puede usar

Para confirmar que una persona es miembro de una institucin u organizacin. Para informar la contribucin econmica

CERTIFICACIONES
Para reclamar la aportacin econmica en el sustento de una persona. Para certificar o dar fe del pago de dinero. Para confirmar cualquier informacin o dato verdico (salarios, fechas, entrega de documentos o datos que son relevantes de algn asunto).

CERTIFICACIONES

Partes de la certificacin
Membrete Ttulo Nmero Direccin del destinatario Texto Fecha Firma mecanografiada Iniciales de referencia y codificacin de archivo electrnico Sello

CERTIFICACIONES

RESOLUCIN
Es un decreto, dictamen o decisin tomada por un cuerpo deliberativo. Es un documento interno, aprobado en una reunin por los miembros de ese cuerpo. Propsitos de la resolucin

Introduccir una lnea de accin Felicitar Expresar condolencia Honrar, conmemorar Expresar reconocimiento

RESOLUCIN

PROCLAMA
Es una notificacin pblica que informa en general sobre algn evento especial o de inters. Puede publicarse en algn rotativo del pas o en el rgano interno de una empresa. Se utiliza un tipo de letra diferente al que se usa en la correspondencia regular, como por ejemplo, la cursiva. La proclama se hace en un papel especial de pergamino o en papel con algn diseo en los bordes para hacer ms atractivo el documento.

PROCLAMA

Partes de la proclama
Membrete Ttulo del documento, motivo o asunto por el cual se emite Texto Firma mecanografiada Sello de la entidad que la emite

PROCLAMA

COMUNICADO DE PRENSA

Es un informe especial cuyo contenido es una declaracin que se emite para conocimiento pblico. O sea es un texto noticioso con el propsito de lograr exposicin gratuita en los medios masivos de comunicacin para el beneficio de una empresa, producto, servicio, organizacin o persona.

COMUNICADO DE PRENSA
El formato debe ser de pirmide invertida: se escribe desde o ms importante a lo menos importante. Se menciona la persona contacto y sus telfonos. Debe escribirse a espacio doble. El final del comunicado puede tener la palabra FIN o los smbolos # # #. Se escribe objetivamente.

COMUNICADO DE PRENSA

MINUTAS Y ACTAS

Minuta
La toma verbatim de las acciones y la discusin que ocurre durante una reunin. Registro de los sucesos.

Acta
Es un resumen de las acciones tomadas, y en la misma se incluyen aquellos acuerdos sobre los que el cuerpo constituido toma accin.

ACTA
Resume los acuerdos tomados en una reunin. Partes del Acta

Encabezamiento (nombre del organismo, fecha, hora y lugar de la reunin, nombre de los asistentes y el cargo de los oficinales al lado del nombre). Texto Lneas de cierre Iniciales de referencia y codificacin archivo electrnico Anotacin de Anexo o Apndice

ACTA

CORREO ELECTRNICO (Email)

Es un medio de distribuir informacin usando la computadora y las lneas telefnicas. Se utiliza para enviar mensajes a, y recibir mensajes de, personas, empresas u organizaciones. Para poder usar e-mail se requiere un mdem y una lnea de telfono. Se puede tener una direccin electrnica personal mediante contrato con empresas que ofrecen este servicio o, incluso, gratuitamente en algunos casos.

CORREO ELECTRNICO

Reglas de cortesa (netiquette)

Incluir un saludo en los mensajes, as como una lnea de despedida. Evitar escribir texto con mayscula slida. Borrar la cadena de mensajes que puede aparecer en el e-mail que se recibe antes de contestarlo. Usar vocabulario corts y adecuado.

CORREO ELECTRNICO

Partes
To: Direccin del destinatario From: Direccin del originador del mensaje Subject: Tema o asunto del mensaje C: Copia del mensaje a ser enviado a otras personas BCC: Copia Confidencial (blind carbon copy) Esta parte no aparece en el mensaje de los destinatarios. Date: Fecha y hora en que se envi el mensaje Mensaje

CORREO ELECTRNICO

BIBLIOGRAFA
Delgado, Conchita. Manual de Referencia para la Oficina Moderna, McGraw Hill, 2004. Paizy, Gabriel. Taller Redaccin para la Oficina de Hoy. Seminarios Imagen, 2008. Quiones, Josefina. Gua de Consulta para el Personal de Oficina, Publicaciones Puertorriqueas, 2001. VanHuss, Forde, Woo, & Heffering. Keyboarding & Word Processing, South Western, 17e, 2008.

Gracias y

Recuerda Si quieres triunfar en tu trabajo

Piensa como ejecutiva

Acta como empresaria
Desarrllate como una profesional Y vers como todo se transforma para
ti.