Control

Unidad IV

DEFINICIONES
Es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado George R. Terry.

Es la funcin administrativa que verifica si la ejecucin est acorde con lo que se plane, y cuanto ms completos, definidos y coordinados sean los planes y mayor sea el periodo para el cual fueron hechos, ms complejo ser el control Idalberto Chiavenato.

Es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la motivacin, la comunicacin y la supervisin Munch Galindo y Garca Martnez.

Es medir y corregir el desempeo para asegurar que los objetivos y, los planes de la empresa diseados para lograrlos, estn siendo alcanzados. Es funcin de todos los administradores, desde los presidentes hasta los supervisores Harold Koontz y Cyril ODonnell.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

Relacin con lo planeado El control estar encaminado a verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin Medicin Para llevar un control es indispensable la medicin y cuantificacin de los resultados Detectar desviaciones Aqu se analizarn las planeado y ejecutado diferencias que pudieran presentarse entre lo

Establecimiento de medidas correctivas Si detectamos errores en la aplicacin del control, es conveniente hacer las correcciones y ajustes necesarios

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Se establecen medidas correctivas encaminadas al logro de los planes, ello conlleva a la calidad. Se aplica a todo: cosas, personas y actos. Determina y analiza las causas que en un futuro pueden originar. Se obtiene informacin respecto de la situacin de los planes, sirviendo como base al reiniciarse el ciclo administrativo.

Se reducen costos y tiempos al contrarrestar los errores presentados.

Se hace conciencia sobre el proceso administrativo en la empresa, y consecuentemente se alcanzar los niveles mximos de productividad de los recursos de la empresa en general.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

El control debe llevarse en cualquier nivel de la organizacin, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos.

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.

Control

Delegacin

De los estndares: identificacin con los mismos. Permiten la ejecucin de los planes.

De la oportunidad: el control para ser eficaz, necesita ser oportuno, aplicarse antes del error y tomar medidas correctivas.

De las desviaciones: deben ser analizadas detalladamente las desviaciones en los planes.

Costeabilidad: establecer un sistema de control que justifique el costo que represente en tiempo y dinero.

De excepcin: el control debe aplicarse en actividades representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando las estrategias.

De la funcin controlada: la persona o la funcin que realiza con el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

PROCESO DE CONTROL
Control

Retroalimentacin

Identificacin del estndar

Medicin de resultados Correccin

Deteccin de desviaciones

Comparacin

Identificacin del estndar: es el estado de ejecucin deseado en su aplicacin.

Medicin de resultados: mide la ejecucin y los resultados, mediante su aplicacin de acuerdo con los estndares.
Pueden ser: cualitativos. cuantitativos o

Comparacin: una vez efectuada la medicin y obtenida la informacin, ser necesario comparar los resultados con los estndares.

Deteccin de desviaciones: debern reportarse inmediatamente.

Correccin: antes de iniciarla es importante verificar si la desviacin es un sntoma o causa.

Retroalimentacin: a travs de esta, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

Implantacin control:

de

un

sistema

de

Antes de elaborar un sistema de control se requiere: 1. Contar con objetivos y estndares estables. 2. Que el personal est de acuerdo. 3. Que los resultados finales se relacionen con el objetivo. 4. Evaluar la efectividad de los controles.

CARACTERSTICAS DEL CONTROL

a) Oportunidad Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su aplicacin. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que se van a ser dirigidos. Las tcnicas muy complicadas, en lugar de ser tiles, crean confusiones.

CARACTERSTICAS DEL CONTROL

b) Accesibilidad
Un sistema de control deber ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que desee controlar. As, una pequea empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas sern diferentes a los controles del departamento de produccin.

CARACTERSTICAS DEL CONTROL

c) Ubicacin estratgica
Resulta imposible implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en reas de acuerdo con criterios de valor estratgico.

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

Cantidad El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante. Tiempo. A travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas.

Costo. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
Calidad Por ultimo la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

Cantidad
Inventarios de personal

Tiempo
Procedimientos

Costo
Productividad

Calidad
Informes

Cantidad
Presupuestos Estimaciones Productos terminados Unidades vendidas

Tiempo
Estudios de tiempo Fechas lmite Programas Tiempo-mquina

Costo
Presupuestos Costos por metro cuadrado Costos estndar Pronsticos

Calidad
Evaluacin de la actuacin Pruebas psicolgicas Inspecciones visuales Coeficientes

Unidades rechazadas
Inventarios de personal Medicin del trabajo Pronsticos Control de inventarios

Medicin del trabajo

Procedimientos Estndares

Contabilidad
Productividad Rendimiento sobre la inversin

Rendimiento del personal

Informes Procedimientos Estndares Calificacin de mritos

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD
1. Control preliminar: se efecta antes de realizar las actividades.

2. Control concurrente: se ejerce de manera simultnea a la realizacin de actividades, como un proceso continuo.

3. Control posterior: se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas.

TIPOS DE CONTROL POR AREAS FUNCIONALES

El control se aplica a las cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una de las subfunciones. Control de produccin.

1. Control de calidad: se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Materias primas. Producto terminado dimensin). (color, acabado, composicin, volumen,

1. Observacin. 2. Control estadstico. 3. Control por muestreo.

2. Control de inventarios: su objetivo primordial es determinar el nivel ms econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

Un buen sistema de control de inventarios permite: 1. Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa. 2. Evitar prdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenado. 3. Evitar prdidas considerables en las ventas. 4. Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin. 5. Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la produccin, derechos de almacenaje, depreciacin, etc.

Clases de inventarios:

Materias Primas
Son aquellas que no han sufrido ningn cambio previo al proceso de produccin y son utilizadas directamente en el mismo.

Materiales en proceso
Se utilizan en la elaboracin del producto y su aspecto ha cambiado por resultados del proceso.

Productos terminados Son los productos terminados que estn listos para su almacenamiento. Partes de la maquinaria y/o herramientas
No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las mquinas.

3. Control de produccin: programa coordina e implanta todas las

medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas. Disminucin de tiempos ociosos. Reduccin de costos. Evita demoras en la produccin. Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes. Incrementa la productividad.

4. Control de compras:
actividades.

verifica el cumplimiento de las siguientes

Seleccin adecuada de los proveedores. Evaluacin de la cantidad y la calidad especificada por el departamento solicitante. Control de pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material. Determinacin del punto de pedido y de orden

las funciones a travs de las cuales se hace llegar el producto al consumidor.

Toma de decisiones de la organizacin en general, al

Control de mercadotecnia: se refiere a la evaluacin de la eficacia de

ofrecer informacin acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado. Desarrollo de planes a corto y mediano plazo. Evaluacin de la efectividad de los vendedores. 1. Control de ventas: son esenciales los pronsticos y presupuestos ya que fijan las normas para la realizacin de las mismas.

financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

Control de finanzas: proporciona informacin acerca de la situacin

1. Control presupuestal

Incluir las principales reas de la empresa: ventas, produccin, inventarios, compras, etc. Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos. Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan. Servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras futuras. Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad. Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondientes. Estar acorde al tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al mismo. Contribuir a lograr las metas de la organizacin.

2. Control contable Proporcionar informacin veraz y oportuna. Ser un instrumento que ayude a detectar las reas de dificultad. Orientar a la gerencia para determinar guas de accin, tomar decisiones y controlar las operaciones. Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones. Detectar causas y orgenes, y no limitarse al registro de operaciones.

3. Costos

Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el clculo y anlisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricacin.

Control de recursos humanos.

Evala la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal. Vigila el cumplimiento de los objetivos de este departamento a travs de auditorias administrativas (de recursos humanos).

1. Auditora de recursos humanos: es la evaluacin sistemtica y analtica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. 2. Evaluacin de la actuacin: mide de la efectividad de los miembros de la organizacin, con base en estndares de actuacin que evalan los resultados (rotacin, ausentismo, desperdicios, mano de obra, quejas).

3. Evaluacin de reclutamiento y de seleccin: evala la efectividad de los programas y procedimiento relativos a esta rea (eficiencia del personal, retiros, despidos, etc). 4. Evaluacin de capacitacin y desarrollo: es aquella en la que se estudia la productividad y el desarrollo del personal. 5. Evaluacin de la motivacin: mide la moral del personal (encuestas de actitud, estudios de ausentismo, retardos, rotacin, conflictos, buzn de quejas y sugerencias, etc). 6. Evaluacin de sueldos y salarios: responde a la pregunta, son los salarios de la empresa equitativos y justos?. Para ello el control est en los estudios de salarios, de incentivos, conflictos salariales, presupuestos de salarios, evaluacin de puestos. 7. Evaluacin sobre seguridad e higiene: se analizan los ndices de accidentes, participacin del personal en programas de servicios y prestaciones, anlisis de ausentismo, sugerencias y quejas, estudios de fatiga.

Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organizacin, sin importar a cual departamento pertenezcan, y que los controles y tcnicas varan de acuerdo con el tamao y las necesidades de cada empresa.