SEMANA S 9 y 10 AJUSTES

CONSIDERACIONES PREVIAS: El sistema contable es como una cmara fotogrfica altamente perfeccionada. La cmara puede tomar fotografas pero alguien debe ajustarla para que foto quede bien enfocada, de manera que pueda mostrar todos los detalles. Un buen sistema contable, igual que una buena cmara, trabajar en forma correcta si alguien ajusta y registra qu va sucediendo en el negocio.

Segn se van realizando las operaciones, algunos tipos de cuentas de activo, pasivo, ingresos y gastos, aumentan o disminuyen y es necesario ajustarlas al final de cada perodo contable. Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de ajuste.

CONCEPTO: Los asientos de ajuste, se realizan al finalizar el ejercicio contable y su finalidad es lograr que las cuentas que contienen los Estados Financieros, muestren su saldo real o correcto. Si no se ha registrado una operacin o transaccin, los saldos de las cuentas no mostrarn la cifra correcta al final del perodo contable.

Ajuste
Estado Financiero

Estado Financiero

EJEMPLO: Cuando se compran tiles de oficina que sern utilizados en el negocio, por lo general se hace un cargo a la cuenta de activo llamada tiles de oficina. Estos tiles representan algo de valor propiedad del negocio y se registran como un activo hasta que sean usados. A lo largo del perodo contable, la cuenta de activo disminuye segn se va utilizando. Si no se hace un ajuste para anotar la disminucin o el gasto al emplear los tiles de oficina en la operacin del negocio, los gastos de operacin en el Estado de Resultados sern menores de los reales y la cuenta de activo, tiles de oficina, ser mayor de lo que corresponde en el Balance General.

REGLA GENERAL: Cada asiento de ajuste afecta una cuenta del Balance General y una del Estado de Resultados. Si el ajuste no afecta una cuenta de ingresos o de gastos, no es un asiento de ajuste.

Ingresos
Ajuste

Gastos

A) Ajuste por ingresos acumulados no cobrados B) Ajuste por anticipo de clientes C) Ajuste por Provisin para Incobrables D) Ajuste por Gastos Pagados por Adelantado E) Ajuste por Gastos Acumulados o Devengados F) Ajuste por Depreciacin de Activos Fijos Tangibles G) Ajuste por Amortizacin de Activos Fijos Intangibles

Concepto: Los ingresos pueden ser ganados (devengados) antes de que se reciba efectivo del cliente, o de que se contabilice la operacin en los registros contables. Son ingresos que se han ganado, pero an no se ha cobrado el efectivo correspondiente.
El ajuste por dichos ingresos requiere de un cargo a una cuenta por cobrar (activo) y un abono a una cuenta de ingresos. Algunos ejemplos tpicos son las cuentas por cobrar por concepto de servicios realizados y las regalas por cobrar por derechos devengados por publicaciones.

EJEMPLO El 1 de junio, Office Clean, S.A. firm un contrato de prestacin de servicios con la empresa Limpia S.A. Se acord cobrar S/. 15 000 mensuales, pagaderos con cheque los das 10 de cada mes. Hasta el 30 de junio, Office Clean, S.A. no haba registrado ningn asiento contable en sus libros para mostrar los S/.15 000 mensuales devengados en dicho mes.
Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar 15 000

Ingresos por servicios

15 000

Concepto: Cuando un cliente paga por adelantado los servicios prestados, se carga la cuenta de efectivo (bancos) y, en general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso an no se ha ganado. Al finalizar el periodo contable se necesita un asiento de ajuste para disminuir la cuenta de pasivo por el importe de los servicios que hayan realizado, y reconocer la proporcin de ingresos correspondiente para anotar el importe ganado durante el periodo. Algunos ejemplos tpicos de anticipos de clientes son ingresos por servicios de reparacin y alquileres ganados sobre inmuebles propiedad de la compaa.

EJEMPLO: El 31 de mayo, Office Clean, S.A. prest sus servicios de limpieza a un supermercado. El administrador del supermercado acord con los dueos de la Office Clean, S.A. que en los prximos seis meses ellos se encargarn de limpiar el local, para lo cual expidi el cheque nmero 0602 por S/. 60 000, cantidad que cubre los seis meses. Office Clean, entreg la factura correspondiente y est comprometida a brindar dicho servicio.

Anticipo de clientes 60 000

Efectivo - Caja 60 000

Anticipo de clientes 10 000 60 000

Ingresos por servicios 10 000

Concepto: Las cuentas por cobrar en las empresas, son generadas por las Ventas al Crdito. La empresa cuando existe la posibilidad de no poder recuperar o cobrar a los clientes, debe efectuar una provisin por los montos incobrables.
Es normal que un negocio que vende mercancas y servicios a crdito tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican bajo el nombre de incobrables, en la seccin de gastos de operacin / gastos de venta del estado de resultados. El monto de gasto por cuentas incobrables que resulte variar de acuerdo con las polticas generales de crdito de la compaa.

Por que es necesrio realizar este ajuste?

Al terminar cada perodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra razonable de las prdidas en cuentas malas que aparecern en el Estado de Resultados. Cuando algunas cuentas de clientes se vuelven dudosas o incobrables, se deben disminuir de las cuentas por cobrar, para que stas muestren la suma estimada de futuros cobros, de otra forma el importe que aparece en el Balance General de las cuentas por cobrar no se ajustara a la realidad y la situacin financiera del negocio que se presentara a los administradores, acreedores y otros grupos interesados sera engaosa.

Asiento de Ajuste: Este asiento, se realiza a fin de ao y se registra cargando a una cuenta de Gasto y abonando a una cuenta de Activo que se comporta como Pasivo (Activo Valuadora)

Por lo general es difcil determinar cules sern los clientes que no pagarn sus cuentas. Por tanto, si se desea que el importe de las cuentas por cobrar que aparecen en el Balance General sea correcto, es necesario obtener una estimacin de las cuentas que con el tiempo se volvern incobrables.

EJEMPLO: Un cliente que nos adeuda $ 100 ha sido declarado en quiebra y no podremos recuperar dicha deuda. El registro sera el siguiente:

Incobrables 100

Provisin por Incobrables 100

Asiento de Ajuste: Este asiento se realiza a fin de ao y se registra cargando a una cuenta de Gasto y abonando a una cuenta de Activo. La cuenta de Gasto puede ser; seguros, publicidad, alquileres. La cuenta de Activo, puede ser; seguros pagados por adelantado, publicidad pagada por adelantado, alquileres pagados por adelantado.

EJEMPLO 1: El 1 de Enero de 1998, pagamos seguros del Edificio, por dos aos por $ 2,000. Al 31 de Diciembre de 1998, se ha consumido la mitad es decir $ 1,000. El registro de ajuste sera el siguiente:
Seguros pagados por adelantado 2 000 10 000

Seguros 10 000

EJEMPLO 2: Martnez comprende que necesita proteccin contra el robo de su equipo. Adquiere una pliza de un ao y paga la prima total $ 360,000 el 1/9/99 Hasta que venza el seguro de la cuenta seguros pagados por anticipado es un activo, puesto que representa algo de valor, propiedad del Sr. Martnez. Si se cancela la pliza de seguros, es normal que la compaa de seguros devuelva la parte no devengada.

EJEMPLO 2 (Continuacin): Al 31/12 ya han pasado 4 meses desde la adquisicin de la pliza. Ser necesario un ajuste para registrar el costo de la porcin ya usada de la cuenta Seguros pagados por anticipado, (4/12 de 360,000 = 120,000). El asiento de ajuste ser:
Seguros
120 000 Seguros pagados por adelantado 360 000 120 000

EJEMPLO 2 (Continuacin): Este asiento de ajuste debe hacerse al finalizar cada perodo contable para rebajar de la cuenta Seguros pagados por anticipado el importe del seguro que ha vencido y traspasar esa suma a la cuenta de Gasto de Seguros. El gasto de seguros de $.120,000 aparecer en el Estado de Resultados como un gasto de operacin, y el seguro pagado por anticipado, por la cantidad de $.240,000 ($360,000 - $120,000) figurar en el Balance General como un Activo Circulante.

Concepto: Muchos negocios incurren en ciertos gastos del perodo antes de efectuar el pago correspondiente. Estos gastos que se van acumulando se llaman gastos devengados o incurridos y es necesario hacer un asiento de ajuste para que queden anotados en los registros contables. Ejemplos de estos gastos son alquileres, servicios pblicos, remuneraciones, etc.

Asientos de Ajuste: Este asiento se realiza a fin de ao y se registra cargando a una cuenta de Gasto y abonando a una cuenta de Pasivo. La cuenta de Gasto puede ser; sueldos y salarios, servicios pblicos (luz, agua, telfono), alquileres. La cuenta de Pasivo puede ser; remuneraciones por pagar, servicios pblicos por pagar, alquileres por pagar.

EJEMPLO 1: El 24 de Diciembre la empresa recibe la factura del mes de diciembre de la Telefnica, por $. 1,200, que se debe pagar el 06 de enero. El registro de ajuste sera el siguiente:
Servicios pblicos 1 200 Servicios pblicos por pagar 1 200

EJEMPLO 2: Martnez es propietario de un taller de reparacin de televisores llamado Servicio de Reparacin de Televisores Martnez, S.A. Cada viernes paga salarios y sueldos a sus empleados en la siguiente forma: Fernando Martnez $15,000 diarios. Toms Mndez $13,500 diarios. Martnez quiere que los registros muestren al 31/12 la suma total de gastos por salarios y sueldos en 1999, as como cualquier importe que se les debe a los empleados.

EJEMPLO 2 (Continuacin): El Viernes 28/12 pag los sueldos de la semana que comenz el 24 de diciembre. El Sr. Martnez estim que para el lunes 31 de diciembre debera los siguientes salarios y sueldos: Fernando Martnez Toms Mndez 1 da x $.15000 = $15,000 1 da x $.13500 = $13,500 ----------Importe total por pagar $28,500

EJEMPLO 2 (Continuacin): Al finalizar diciembre estos gastos no apareceran en los registros contables debido a que no habran sido pagados. Por lo tanto, como pertenecen al perodo concluido el 31 de diciembre, se debe hacer el siguiente asiento de ajuste:
Sueldos Sueldos por pagar

28 500

28 500

 GUAJARDO, Gerardo. Contabilidad Financiera. Mxico. McGraw Hill Interamericana de Mxico S.A. De C.V., 2009. 542 p. ANTHONY, Robert N. La Contabilidad en la Administracin de Empresas Texto y Casos. Mxico. Editorial Hispano Americana. 1973. 721 p.