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reas De Conocimientos

Gestin de Procesos de Adquisicin


Autor: Paolo Vergara Profesor: Blas Duarte Sede: Santiago Centro

Conocimientos para tener presente Generalizacin de procesos de Adquisiciones


a) b) c) d)
e) f)

Proyectos = comprador Proveedor = vendedor Todos los requisitos deben estar en el contrato Lo que no figura en el contrato, solo puede cambiarse a travs del control integrado de contratos. Cualquier Cambio debe ser por escrito y requiere la firma de ambas partes Los vendedores son los que abastecen los suministros al proyecto, o sea los Proveedores o contratistas

Conceptos que trataremos


1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Rol del DP en las adquisiciones Proceso de adquisicin Planificar las adquisiciones Hacer vs Comprar Tipos de contratos Administrar las adquisiciones Cerrar las adquisiciones

Roles del Director de Proyectos


Podemos decir que los principales roles del DP en las administraciones de adquisiciones Son: a) b) c) d) e) f) Colaborar en la adecuacin del contrato a las necesidades del proyecto. Asegurar que el contrato incluya todos los requerimientos del proyecto. Incluir el plazo de contratacin en el cronograma del proyecto. Comprender todos los trminos del contrato. Participar en la negociacin del contrato para cuidar las relaciones con el Vendedor. Administra el contrato y sus cambios.

Procesos de la adquisiciones

Los cuatros procesos


Planificar las adquisiciones: Qu Comprar ? Cundo? cmo?. Es donde se documentan los requisitos de los productos e identifican a los vendedores Efectuar las adquisiciones: Contactarse con los vendedores para obtener propuestas y presupuestos, revisar las propuestas, elegir los vendedores, negociar y adjudicar los contratos. Administrar las adquisiciones: Evaluar el desempeo de los vendedores, monitorear y gestionar los cambios de contrato Cerrar Las adquisiciones: Aprobar y cerrar cada contrato al finalizar el proyecto o alguna de sus fases.

Planificar las adquisiciones


Se determinan los Bienes y servicios Cuales son provistos por externos y cuales son provistos internamente Anlisis de los tipos de contratos . Cada caso en particular Separacin de documentacin necesaria para realizar solicitud de propuestas y presupuestos. Definen los criterios que se utilizaran para la seleccin de vendedores

Planificar las adquisiciones


Qu necesito para empezar?
a) b) c) d) e) Documentacin de requisitos de los interesados Requisitos de recursos necesarios para las actividades Planes: Alcance, cronograma, presupuesto Registro de riesgo y acuerdos contractuales sobre riesgos Acuerdos para trabajar en equipo (en caso de que aplique ): contratos entre comprador vendedor para gestionar juntos el proyecto. Por ejemplo : Unin transitoria de empresas, consorcios etc.

Herramientas
Anlisis de hacer o Comprar En esta etapa se determina si es conveniente producir algn insumo del proyecto dentro de la organizacin o comprarlo fuera del proyecto.

Tipo de Contratos
a) Precio fijo o suma global (FP:fix price) : Precio fijo cerrado Precio fijo + incentivo Precio fijo + ajustes econmicos de precios Costos Rembolsables (CR: cost reimbursable) Costos+ honorarios fijos Costos + honorarios con incentivos Costos + honorarios por cumplimiento de objetivos Costos + % del costo Pro tiempo y materiales (T&M: time and materials ): Tiene un componente variable ejemplo: cantidad de horas + precio de horas

a)

a)

Tipo de Contratos
tems para considerar en los contratos.

Riesgo Comprador

Que obtengo al final del proceso?


Plan de gestin de las Adquisiciones Que se produce dentro del proyecto y que se comprara? Que tipo de contrato es el ms apropiado? Quien elaborar los criterios de evaluacin de vendedores? Como ser la gestin y seguimientos de los proveedores? Que restricciones y supuestos afectarn las adquisiciones? Cul es el cronograma de cada entregable del contrato? Que garantas existen si no se cumple el contrato? Cules son los vendedores precalificados? Cuales son las mtricas para evaluar los vendedores?

Que obtengo al final del proceso?


Enunciado del trabajo de la Adquisicin: Incluye el alcance detallado de los productos que van a adquirirse con el contrato para que el vendedor evale si podr realizar dicho aprovisionamiento. Tambin es conocido por sus siglas en ingls SOW(Statement of work) Decisin de hacer o comprar: documentacin que define qu insumos del proyecto se producirn internamente y cules sern adquiridos a terceros.

Que obtengo al final del proceso?


Documentos de la Adquisicin :

Solicitud de Informacin (RFI: request for information): se piden datos de los vendedores y del producto que ofrecen. Invitacin a Licitacin (IFB: invitation for a bid): se presenta un precio general por toda la propuesta. Solicitud de Propuesta (RFP: request for proposal): no slo se analiza el precio, sino que suele ser ms importante la propuesta tcnica y las habilidades de cada oferente. Solicitud de Presupuesto (RFQ: request for quotation): se presentan precios para cada tem del proyecto. Criterios de seleccin de proveedores: precio, costos de operacin y mantenimiento, capacidad tcnica, capacidad de gestin, respaldo financiero, referencias de proyectos similares, etc.

Que obtengo al final del proceso?


Criterios de seleccin de proveedores: precio, costos de operacin y mantenimiento, capacidad tcnica, capacidad de gestin, respaldo financiero, referencias de proyectos similares, etc. Solicitud de cambio: las solicitudes de cambio deben ser aceptadas por ambas partes comprador, vendedor y debe ser firmada por ambas partes

Efectuar Adquisiciones
Una vez que el proyecto entra en su fase de ejecucin, es necesario contactarse con los proveedores que van a vender bienes y servicios complementarios para el proyecto y se aplican los criterios de evaluacin para elegir quienes sern los proveedores del proyecto.

Qu necesito para empezar?


Plan de gestin de las adquisiciones Registro de riesgos y acuerdos contractuales Documentos de la adquisicin Criterios de seleccin de proveedores Lista de vendedores calificados (proveedores preseleccionados) Propuestas de las vendedores Decisin de hacer vs. comprar Acuerdos para trabajar en equipo

Herramientas a Utilizar
Conferencias de oferentes: colocar la documentacin a disposicin de todos los vendedores y responder a las dudas que surjan.

Evaluacin de Propuestas
Evaluacin de propuestas: seguir un proceso formal para la seleccin de vendedores.

Herramientas
Estimaciones independientes: el comprador prepara sus propias estimaciones de costo para comparar contra las propuestas enviadas por los vendedores y obtener valores aproximados de lo que debera costar el bien o servicio. Esto es muy til para verificar si los precios son acordes al alcance solicitado.

Herramientas
Publicidad: comunicar las licitaciones en diarios, revistas, boletines oficiales gubernamentales, etc. Bsqueda en Internet: investigar sobre los proveedores, as como los bienes y servicios necesarios a travs de Internet. Negociacin de adquisiciones: debera perseguir el objetivo de conseguir un precio justo y razonable para desarrollar una buena relacin con el vendedor. La negociacin debera terminar en un contrato ganar-ganar. Si se firma un contrato ganar-perder, el vendedor estar ms preocupado en recuperar lo que perdi que en finalizar el trabajo, mientras que el comprador deber fiscalizar riesgos de costos extras, calidad y plazos.

Qu obtengo al final del proceso?


Vendedores seleccionado Adjudicacin del contrato de adquisicin: es un acuerdo legal vinculante entre comprador y vendedor. Algunos componentes del contrato suelen ser: -Enunciado del trabajo y entregables -Cronograma -Informes de desempeo -Roles y responsabilidades de cada una de las partes -Precio y forma de pago -Criterios de aceptacin y mtricas de calidad -Garantas -Soporte de post venta -Premios y castigos -Gestin de las solicitudes de cambio

Qu obtengo al final del proceso?


Calendario de recursos: se documentan las fechas con la disponibilidad de los recursos contratados. Solicitudes de cambio Actualizaciones

Administrar Adquisiciones

Mientras el proyecto est en ejecucin es necesario hacer un monitoreo y control de los distintos contratos. Se debe evaluar si los entregables estn acordes a los trminos contractuales y realizar la gestin de los pagos. Adems, se lleva a cabo la evaluacin del desempeo del vendedor para analizar si tiene las competencias suficientes para seguir siendo un proveedor de bienes y servicios para el proyecto.

Qu necesito para empezar?


Plan de adquisiciones y documentos de la adquisicin Contrato Informes de desempeo Solicitudes de cambio aprobadas

Herramientas Para utilizar


Sistema de control de cambios del contrato: dejar documentado en qu casos, cmo, cundo y quines pueden modificar el contrato. Revisin del desempeo de las adquisiciones: evaluar si el vendedor cumpli con el alcance, la calidad, los costos y el cronograma segn los trminos de referencia del contrato. Esto se puede llevar a cabo mediante inspecciones y auditoras, siempre y cuando est permitido por el contrato. Por su parte, se deberan realizar informes sobre el desempeo del vendedor.

Herramientas Para utilizar


Sistema de proveedores. pago: Revisiones Y Aprobaciones De Los pagos Administracin de reclamaciones: gestionar incidentes, reclamos, impugnaciones y apelaciones cuando las partes no estn de acuerdo en algn tem contractual y su respectivo pago. Todos estos reclamos se documentan y si no hay acuerdo entre las partes, se deber acudir a un rbitro para la resolucin del conflicto.

" Sistema de gestin de registros: llevar un ndice de toda la documentacin relacionada con el contrato para archivar y recuperar todos los documentos de manera eficiente. Este sistema forma parte del sistema de gestin del proyecto y suele utilizar el soporte de tecnologas de la informacin.

Que Obtengo al final del Proceso?


Documentacin de la adquisicin: contratos, cronograma de entregables, cambios, documentos tcnicos, desempeo del trabajo y del vendedor, garantas, pagos, registro de inspecciones, etc. Cambios solicitados Actualizaciones

Cerrar las adquisiciones


Durante el proceso de cerrar las adquisiciones se verifica que los bienes y servicios entregados por los vendedores cumplen con los trminos contractuales. Este proceso es complementario al cierre del proyecto (integracin) y suele incluir algunas actividades de cierre administrativo como el archivo de registros. En la tabla a continuacin se presenta una comparacin entre cerrar las adquisiciones y cerrar el proyecto.

Cerrar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones


Durante el cierre de las adquisiciones (o cierre externo), se lleva a cabo lo siguiente: Verificacin de los entregables con el cliente Cierre de los acuerdos legales firmados Cierre de los contratos individuales. Carta de finalizacin del contrato (libre deuda) Aceptacin formal o acta de recepcin del producto Cancelacin de garantas Evaluaciones de satisfaccin del cliente

Cerrar las adquisiciones


Qu necesito para empezar? Documentacin de la adquisicin

Qu herramientas puedo utilizar?


Auditoras de la adquisicin: revisin formal y sistemtica de todos los procesos de las adquisiciones donde se identifican mejoras y lecciones aprendidas para futuros procesos de contrataciones. Acuerdos negociados: se suele utilizar la negociacin para el cierre definitivo del contrato y la resolucin de incidentes. Sistema de gestin de registros: archivar de manera indexada y ordenada toda la documentacin contractual, para facilitar su recuperacin en el futuro.

Cerrar las adquisiciones


Qu obtengo al final del proceso? Adquisiciones cerradas Actualizaciones

Resumen de las Adquisiciones