1so 14000 Auditores

FORMACIN DE AUDITORES INTERNOS EN EL MARCO DE LAS NORMAS:
Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Objetivo del Curso
Obtener los conocimientos, habilidades y herramientas necesarias para auditar un sistema de gestin ambiental, en el marco de las normas ISO 14001:2004, ISO 19011:2002 y los criterios internacionales de interpretacin de estas normas.
Referencias Normativas
ISO 14050:2002 Gestin Ambiental Vocabulario Sistemas de Gestin Ambiental Requisitos con Orientacin para su uso Sistemas de Gestin Ambiental Directrices generales sobre principios, sistemas y tcnicas de apoyo Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental
www.tc207.org www.iaf.nu www.pnuma.org
ISO 14001:2004
ISO 14004:2004
ISO 19011:2002
www.iso.ch
Introduccin a las auditoras de Sistema de Gestin

Segn la norma ISO 19011:2002
Auditora
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora (3.3) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora (3.2)
Evidencia de la Auditora
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables
Algunos Ejemplos Registros Documentos Fotografas Observaciones
Criterios de Auditora
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia
Algunos Ejemplos ISO 14001:2004 ISO 9011:2008 Requisitos del Cliente Requisitos Legales Requisitos Corporativos
Hallazgos de la Auditora
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora
Hallazgos de la Auditora
Conformidad Oportunidad de Mejora Observaciones No Conformidad
Tipos de Auditora al SG
Empresa Empresa
Auditoras de 1 era. Parte Auditoras Internas
Cliente
Empresa
Auditoras de 2da. Parte
Auditoras Cliente-Proveedor
Certificador
Empresa
Auditoras de 3 era. Parte

Auditoras Certificacin
Planificacin de las Auditoras
Inicio
Revis Aprob No. Rev. Fecha
IMML ONNO 2 Mayo 05, 2005
2005
Ejecucin de la Auditora
Actividad
Auditora Interna 1ra. Parte Auditora Cliente 2da. Parte Auditora de Seguimiento 3era. Parte Auditora Interna 1ra. Parte Auditora Cliente 2da. Parte Auditora de Seguimiento 3era. Parte
Objetivo Evaluacin del SGC Seguimiento al contrato Seguimiento a la Certificacin Evaluacin del SGC Seguimiento al contrato Seguimiento a la Certificacin
Equipo Auditor Programa Realizada Programa Realizada Programa Realizada Programa Realizada Programa Realizada Programa Realizada
Ene
Feb
Mzo
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Seguimiento a la Auditora
Evaluacin de Auditores

2. Asignacin de Recursos (incluye auditores)
Inicio
3. Identificar los Objetivos de la Auditora Capacidad del SG para alcanzar objetivos Optimizar el Desempeo Ambiental Determinar la conformidad con los requisitos establecidos Ofrecer al personal de la Organizacin una primera situacin real de auditora
4. Determinar el Alcance de la Auditora, las unidades de la Organizacin 5. Identificar los Criterios de Auditora y los Documentos de Referencia
El Sistema de Gestin Ambiental

Primera Parte ...
ISO 14001 - 4.1. Requisitos Generales
El requisito ...
La organizacin debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestin Ambiental (SGA) de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional y determinar cmo cumplir estos requisitos. La organizacin debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestin ambiental.
Notas: La alta direccin debera aclarar los lmites de la Organizacin a los cuales se aplica el SGA. Todas las actividades, productos y servicios de la Organizacin que se encuentren dentro del alcance definido se deberan incluir en el SGA
ISO 14001 - 4.2. Poltica Ambiental
Puntos a considerar del requisito ..
Incluye compromiso de mejora continua y prevencin de la contaminacin

Compromiso de cumplir requisitos legales aplicables y otros Documentarla y mantener actualizada Como esta disponible al pblico Como se comunica de forma interna
ISO 14001 - 4.3.1. Aspectos Ambientales
Puntos a considerar del requisito .. La Organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos Identificar Aspectos Ambientales de Actividades, Productos y Servicios que pueda controlar, condiciones normales, anormales y Emergencia. Documentar y mantener actualizada la informacin Determinar aspectos ambientales significativos Continua....
4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos
Recomendaciones prcticas .. Procedimientos Documentado Acceso a los requisitos legales Actualizacin y distribucin de estos Identifican los relacionados con aspectos ambientales Cuales son las principales diferencias con otros requisitos
ISO 14001 - 4.3.3. Objetivos, Metas y Programas
Puntos a considerar del requisito ...

Al establecer los Objetivos, la Organizacin debe tener en cuenta requisitos legales, otros y los aspectos ambientales significativos. Objetivos medibles cuando sean factibles. La Organizacin debe mantener programas para lograr sus objetivos y metas Estos programas deben incluir responsabilidades, medios y plazos para alcanzarlos
ISO 14001
4.4.1. - Recursos, funciones, responsabilidades y autoridades
Recomendaciones Prcticas ...
Se encuentran definidas y documentadas

Como se hacen de conocimiento del personal Asignacin de responsabilidades en caso de ausencias Nombramiento del Representante por la Direccin
ISO 14001 4.4.2. - Competencia, formacin y toma de conciencia
Recomendaciones Prcticas ... Las descripciones de puestos de trabajo pueden servir de base para identificar necesidades de formacin Realizar un plan de formacin sobre la gestin medioambiental Conviene evaluar la eficacia de los conocimientos adquiridos mediante la formacin
ISO 14001 - 4.4.3. Comunicacin
Recomendaciones Prcticas ...
Optimizar canales ya existentes para comunicacin interna, como son tablones, boletines internos,
Elaborar registro de reclamaciones medioambientales Incluir pautas para comunicaciones extraordinarias como parte de Planes de emergencia Aprovechar las posibilidades que ofrece Internet para la comunicacin externa
ISO 14001 - 4.4.4. Documentacin
Recomendaciones Prcticas ... Se consideren documentos sujetos a actualizacin, Polticas, Objetivos y Metas Se Documenta el alcance del Sistema de Gestin Los registros que solicita la norma Referencia a la estructura de la documentacin
ISO 14001 - 4.4.5. Control de Documentos
Recomendaciones Prcticas ... Como se aprueban los documentos Mecanismos de distribucin Documentos Externos Control de los documentos externos Respaldos de la Informacin
Listas de Verificacin
Son guiones preparados por el equipo auditor para realizar de manera ordenada y secuencial la auditora. Tomar en cuenta las recomendaciones del documento El papel y valor de las listas de verificacin para auditora
Incluyen Preguntas especficas Requisitos de la norma Registros Obligatorios rea de Notas Personal Auditado Ayuda a la memoria
Ventajas
Recopilar ordenadamente la informacin aplicable Establecer una secuencia ordenada del proceso Evitar improvisaciones sobre temas fundamentales Recopilar y anotar datos que servirn a la hora de tomar decisiones
Apoyar Auditores Inexpertos

Facilita la redaccin del Informe
Desventajas
Crea una visin limitada del proceso
Contenido excesivo de preguntas

No da pauta a desarrollar el sentido comn Puede intimidar al Auditado

6. Realizar el Anlisis Documental
Inicio
Su objetivo es comprobar que el Sistema de Gestin presenta el grado mnimo de madurez

Evaluar los documentos del Sistema de Gestin.
Considerar los informes de las auditoras anteriores Informacin disponible (folletos, Internet, entre otros) Programas de Acciones Correctivas y Preventivas
Considerar los hallazgos identificados en la elaboracin de las listas de Verificacin de auditora Consultar el procedimiento de auditora para comprobar que se cumplieron todas las etapas y se cuenta con todos los formatos para realizar la auditora
7. Elaborar Listas de Verificacin
Atributos Personales, Conocimientos y Habilidades del Auditor
Educacin
El auditor debe contar con la educacin que le facilite el proceso de auditora y el dominio del proceso de realizacin del servicio.
Educacin
Nivel Secundaria (mnimo) Licenciatura o su equivalente
Evidencias Objetivas
Copia de Certificado de estudios, Constancia, Ttulo entre otros.
Experiencia Laboral
Proporciona al Auditor el conocimiento administrativo sobre los procesos de realizacin del producto.
Experiencia laboral
1 ao (mnimo) Disminuye con el grado de Educacin
Copia de documento que acredite su relacin laboral y funciones en la organizacin.
Atributos Personales, Conocimientos y Habilidades del Auditor Habilidades

El auditor adquiere habilidades por medio de la observacin del proceso de auditora, y la tcnica de investigacin en los procesos.
Habilidades
1 auditora como observador
Registrar en auditora los observadores. el informe nombres de de los
Formacin
Proporciona al Auditor los conocimientos sobre las normas del Sistema de Gestin. ISO 14001:2004 Legislacin Ambiental Formacin de Auditores
Formacin
Copia de Constancias de participacin.
Atributos Personales
Adicionalmente se debe verificar los atributos personales y la aplicacin de los 4 rubros anteriores en la aplicacin de la auditora.
tico, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto. Mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos. Diplomtico, es decir, con tacto en las relaciones con las personas. Observador, es decir, activamente consciente del entorno fsico y las actividades.
Plan de la Auditora
8. Elaborar el Plan de la Auditora
Inicio
Objetivo de la auditora
Criterios de Auditora y Documentos de Referencia Alcance de la Auditora Funciones y Responsabilidades del Equipo Auditor
Indicar las fechas y lugares donde se van a

realizar las actividades de la auditora Horarios estimados Asignacin de los Recursos
Asuntos relacionados a la Confidencialidad

Debera ser aprobado por el Auditor Lder Hacer la difusin oportuna del documento Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente
Reunin de Apertura
Inicio
La Reunin debe ser dirigida por el Auditor Lder

Presentacin de los participantes; Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora; Confirmacin del horario de la auditora;
Mtodos y procedimientos que se utilizarn;

La auditora se basa en un muestreo Confirmacin de los canales de comunicacin;
Reunin de Apertura
Inicio
El auditado ser informado del progreso; Confirmacin de los recursos;
Confirmacin de la confidencialidad; Confirmacin de los procedimientos de emergencia y seguridad; Solicitar el apoyo de Guas; Mencin al informe final y clasificacin de los hallazgos. Mantener informada a la Organizacin (Oral y Escrita)
Inicio
Las entrevistas deberan mantenerse con las personas que desempeen actividades o tareas dentro del alcance de la auditora;
Deberan realizarse durante las horas de trabajo y, cuando sea prctico, en el lugar de trabajo de la persona entrevistada;
Inicio
Se debera hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la entrevista; Debera explicarse la razn de la entrevista y de cualquier nota que se tome; Las entrevistas pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su trabajo;
Inicio
Deberan evitarse preguntas que predispongan las respuesta (es decir, preguntas inductivas); Los resultados de la entrevista deberan ser resumidos y revisados con la persona entrevistada; Agradecer a las personas entrevistadas su participacin y cooperacin.
Inicio
Permitir al auditado hablar, evitando el exceso Cuidar el lenguaje no verbal Dirigirse al auditado formalmente y por su nombre
Como dirigirse al Auditado

Es muy importante: No hacer ms de una pregunta a la vez. No tener miedo de esperar hasta lograr una respuesta. No tener miedo de hacer preguntas sencillas Repetir la pregunta de otra forma, si no ha sido entendida Preguntar a la persona que hace el trabajo, no al gua. Ser poco emotivo, ser imparcial. Mirar a la persona a la que se esta hablando Disculparse por interrumpir el trabajo.

Continuacin No dudar en insistir buscando la evidencia. Tomar nota si le prometen informacin, para recordar pedirla. No discutir. No dar opiniones de como hacer algo, puede comentar lo visto en otra evaluacin faltando a la confidencialidad. Cuidar no actuar por impulso, tomar nota y confirmar su hallazgo ms adelante

La primera pregunta tpica:
"Por favor, puede explicarme lo que esta haciendo?"

Quin - Cundo - Cmo - Dnde - Por qu? O podra comenzarse con: "Creo que esta haciendo... para .... me equivoco?". "Por favor, enseme...". "Perdn, no lo entiendo, podra repetrmelo?".
Preguntas Abiertas - Cerradas

Tcnica de preguntas
Tipo Caracterstica
Las preguntas abiertas no se pueden contestar con un Si o No
Tipo
Caracterstica
Las preguntas cerradas se limitan a un Si o No
Ejemplos
Cmo ... Cundo... Qu... Dnde... De qu forma...
Ejemplos
La inspeccin se realiza cada 3 horas? El resultado se registra en formato XYZ?
Beneficios Abiertas
Se obtiene gran cantidad de informacin No se limita al interrogado No tiene la sensacin de que se le est arrinconando
Beneficios Cerradas
Confirma informacin importante Ahorra tiempo
Inconvenientes
Se pierde tiempo valioso en explicaciones extensas No se concreta hasta terminar con una pregunta cerrada
Inconvenientes
Limita la informacin que proporciona Denota falta de planificacin previa
El Sistema de Gestin Ambiental

Segunda Parte ...
ISO 14001 - 4.4.6. Control Operacional

Recomendaciones Prcticas ... Punto crtico: el nmero de procedimientos que sern necesarios depender de la complejidad de las actividades. Siempre que sea posible, adaptar la documentacin existente. Intentar cubrir el mximo de situaciones con cada procedimiento documentado. Organizaciones con sistema de gestin ISO 9001, deberan adaptar los procedimientos de calidad relacionados con el control operacional (control de los procesos, compras y otros).
ISO 14001 4.4.7. - Preparacin y Respuesta ante Emergencias
Establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que puedan tener impactos en el medio ambiente y cmo responder a ellos
ISO 14001 - 4.5.1. Seguimiento y Medicin

Emisiones no planificadas Consumo de Agua Emisiones a la atmsfera
Generacin de desechos
Seguimiento y Medicin
Actividades de Reciclaje
Descarga de Aguas Residuales
Uso de Sustancias Qumicas
Uso de Energticos
Procedimientos para medir y comprobar Registros de la informacin Calibracin y registro de los equipos utilizados Procedimientos para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales ambientales
ISO 14001 - 4.5.2. Evaluacin del cumplimiento legal
ETAPA 1 Documentado en un procedimiento

ETAPA 2 Como se asegura que se evala el cumplimiento de todos los requisitos identificados en 4.3.2 ETAPA 3 Criterios de competencia del personal que la realiza ETAPA 4 Acciones encaminadas a la mejora y cumplimiento de todos los requisitos legales y otros.
Sistema de Gestin Ambiental
ISO 14001 - 4.5.3. No Conformidad, Accin Correctiva y Accin Preventiva
Procesos
Registros
Hechos
Criterio Ambiental
Cumple
Si
Se Conservan Registros
Fin
No No Conformidad
Correccin Impacto Ambiental
Documenta la No Conformidad
Realizar el Anlisis de Causa Registra el incumplimiento
Se recomienda el uso de alguna herramienta
Documentar: - Acciones - Responsables - Fechas
No
Las acciones eliminan la causa de raz
S Registra el Cierre Fin
ISO 14001 - 4.5.4. Control de los Registros

Recomendaciones
Asociado con un procedimiento Medio de soporte (Papel o Electrnico) Tiempo de conservacin Condiciones de Almacenaje Trazable y evidencia de aprobacin del responsable
Disposicin final
ISO 14001 - 4.5.5. Auditora Interna

Recomendaciones
Registros que genera
Considera los requisitos ISO 19011:2002

Criterios de Calificacin de Auditores Internos
Como se asegurar el seguimiento con acciones

correctivas
Como los resultados son considerados a futuro Evidente beneficio visual
ISO 14001 - 4.6. - Revisin por la Direccin

Recomendaciones
Es un registro obligatorio Indicar los participantes Indicar datos de entrada y salida Debera hacer referencia a los acuerdos Responsable de ejecucin y seguimiento Fechas de Compromiso
Aprobacin por la alta direccin
Como documentar hallazgos y redaccin de informes de auditora

Redaccin de Informes y Hallazgos

Recomendacin 1 Describir de forma especifica el incumplimiento Recomendacin 2 Referencia al criterios de auditora considerado Recomendacin 3 Referencia a la evidencia de auditora Recomendacin 4 Usar el vocabulario empleado por la Organizacin auditada Recomendacin 5 Solicitar el apoyo de otro de los auditores para su revisin Recomendacin 6 MUCHO CUIDADO CON LAS FALTAS DE ORTOGRAFA
Proceso de la Auditora al SG
No Inicio
Programacin de Auditora
Existen N.C.
S
A
Asignacin del Equipo Auditor Documentar los hallazgos
B
Procedimiento Acciones Correctivas Op. Mejora Observaciones
Evaluacin de la Documentacin
Observaciones
B
Procedimiento Acciones Preventivas
Elaboracin Plan de Auditora
Oportunidades de Mejora Seguimiento a las Acciones
Difusin del Plan de Auditora
No Conformidades
No
Eficaz Reunin de Apertura Informe de Auditora y Reunin de Cierre

S
Planeacin Ejecucin
FORMACIN DE AUDITORES INTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
Gracias por su participacin


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Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Objetivo del Curso

Introduccin a las auditoras de Sistema de Gestin

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Algunos Ejemplos Registros Documentos Fotografas Observaciones

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Auditoras de 1 era. Parte Auditoras Internas

Auditoras de 2da. Parte

Auditoras de 3 era. Parte

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Planificacin de las Auditoras

Planificacin de las Auditoras

Revis Aprob No. Rev. Fecha

IMML ONNO 2 Mayo 05, 2005

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Planificacin de las Auditoras

Planificacin de las Auditoras

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

El Sistema de Gestin Ambiental

Primera Parte ...

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

ISO 14001 - 4.1. Requisitos Generales

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

ISO 14001 - 4.2. Poltica Ambiental

Puntos a considerar del requisito ..

Incluye compromiso de mejora continua y prevencin de la contaminacin

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

ISO 14001 - 4.3.1. Aspectos Ambientales

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

ISO 14001 - 4.3.3. Objetivos, Metas y Programas

Puntos a considerar del requisito ...

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

4.4.1. - Recursos, funciones, responsabilidades y autoridades

Recomendaciones Prcticas ...

Se encuentran definidas y documentadas

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

ISO 14001 4.4.2. - Competencia, formacin y toma de conciencia

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

ISO 14001 - 4.4.3. Comunicacin

Recomendaciones Prcticas ...

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

ISO 14001 - 4.4.4. Documentacin

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

ISO 14001 - 4.4.5. Control de Documentos

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Apoyar Auditores Inexpertos

Contenido excesivo de preguntas

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Planificacin de las Auditoras

Su objetivo es comprobar que el Sistema de Gestin presenta el grado mnimo de madurez

Planificacin de las Auditoras

7. Elaborar Listas de Verificacin

Sistema de Gestin Integrado: Calidad y Medio Ambiente

Atributos Personales, Conocimientos y Habilidades del Auditor

Nivel Secundaria (mnimo) Licenciatura o su equivalente