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Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros
Aspectos Financieros del VII Programa Marco

Carlos Barriocanal Medrano c.barriocanal@cetauditores.com
CET AUDITORES, SL Jos Lzaro Galdiano, 4 28036 Madrid Tel.: 913144138 Fax: 913440315 www.cetauditores.com

Principales Novedades del 7 Programa Marco
Eliminacin de los modelos de costes:
Full Cost Full Cost Flat Rate Adittional Cost
Modificacin de los % de financiacin; Aceptacin de costes medios de personal (con determinados requisitos)
Equipos: Se elimina la condicin de haberse adquirido como mximo 6 meses antes del
inicio del proyecto. Modificacin (en determinados casos) de los % de overheads (flat rate) Reduccin del nmero de auditoras sobre los Estados Financieros y creacin de las
auditoras metodolgicas;
Ampliacin del plazo de presentacin de informes e Estados Financieros (pasa de 45 a 60 das)

Qu documentos debo conocer y donde puedo obtenerlos?
Guide to Financial Issues relating to Indirect Actions of the 7FP
Acuerdo de Subvencin y sus Anexos Certificates issued by external auditors: Guidance notes for Beneficiaries and auditors
Todos estos documentos pueden obtenerse en la siguiente pgina Web http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html

La participacin en el VII Programa Marco
Financiacin Proyecto CONSORCIO
Beneficiario 1 y coordinador Beneficiario 2 Beneficiario 3 Beneficiario .
Momento 0:
CONSORCIO
Beneficiario 1 y coordinador
Form C de todos los socios
Al final de cada periodo:
Beneficiario 2
Beneficiario 3 Beneficiario
Form C
Form C Form C

El Estado de Costes: El Form C
Es el Estado de costes en el que el Beneficiario declara los costes en que ha incurrido en la realizacin del proyectoen el periodo al que hace referencia. Consta de un encabezado y 6 partes: Encabezado: Informacin general sobre el proyecto y el beneficiario;
1 Parte: Declaracin de los costes elegibles por actividades; 2 Parte: Declaracin de receipts (ingresos) 3 Parte: Declaracin intereses de la prefinanciacin 4 Parte: Informacin sobre Certificados de metodologicos; 5 Parte: Informacin sobre Certificados s/ Estados de Costes; 6 Parte: Declaracin del Beneficiario

El encabezado: Completar el Form C

Principios esenciales que rigen el 7 PM
Los Ingresos generados por el proyecto no podrn ser superiores a los gastos.
Principio de no beneficio
Todos los costes deben declararse sin margen de beneficio.
Principio de cofinanciacin
El coste del proyecto es asumido de manera conjunta por el beneficiario y por la CE.

Elaboracin del presupuesto y la Contribucin Financiera Mxima Comunitaria
La parte financiera del proyecto se plasma en los GPF (Grant Preparation Form) y forma parte de la propuesta.
La suma de todas las contribuciones financieras de todos los beneficiarios componen la Contribucin Financiera Mxima Comunitaria.

La Contribucin Financiera Comunitaria al declarar los costes
Presupuesto del Proyecto
Contribucin Financiera
Parte del presupuesto del proyecto financiada por la CE.
La contribucin financiera puede adoptar las siguientes formas:
Reembolso de costes elegibles; Tarifas fijas (Lump sums) para los ICPC (International Cooperation Partner Country); Afecta a algunas Redes de Excelencia Otras tarifas fijas (Lump sums)
(cuando lo prevea la convocatoria)
23.000 por investigador/ao

Contribucin Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles)
Importe de los Gastos elegibles del proyecto
% de financiacin de la CE
Condicionado por
Contribucin Financiera Comunitaria
Tipo de organizacin Grupo 1
Actividad Investigacin y Desarrollo Tecnolgico
Grupo 2
Resto de Entidades
Demostracin
Otras Actividades
PYMEs Organismos pblicos sin nimo de lucro Universidades Organizaciones de investigacin no lucrativas

Contribucin Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles)
Actividad Investigacin y desarrollo tecnolgico Demostracin Otras actividades Grupo 1 75% 50% 100% Grupo 2 50% 50% 100%
Ejemplo:
Una Universidad, durante el primer periodo de un proyecto, ha tenido gastos por importe de 130.000,00 . El desglose por actividades es el siguiente:
Actividad Investigacin y desarrollo tecnolgico Demostracin Otras actividades Total Gastos Incurridos en 75.000,00 35.000,00 20.000,00 130.000,00 % de Contribucin Financiera 75% 50% 100% Contribucin Financiera 56.250,00 17.500,00 20.000,00 93.750,00

Resolucin de problemas: Diferencias entre presupuestado - Real
No se precisa modificar el Acuerdo de Subvencin: Cuando se transfiera presupuesto entre los socios e incluso entre actividades pero no se modifique el trabajo definido en el Anexo 1 del Acuerdo de Subvencin (Descripcin del trabajo). Es necesario modificar el Acuerdo de Subvencin: Cuando se produzca una modificacin del trabajo descrito en el Anexo 1. Se entiende que esta circunstancia tiene lugar por ejemplo cuando.
Ejemplo:
Beneficiario Entidad A Entidad B Entidad C Contribucin Mxima CE PRESUPUESTO Presupuesto () 100.000,00 50.000,00 30.000,00 Contribucin Financiera (50%) 50.000,00 25.000,00 15.000,00 90.000,00

Resolucin de problemas: Diferencias entre presupuestado - Real
Ejemplo (continuacin):
Aunque los costes reales del proyecto fuesen 200.000,00 en vez de los 180.000,00 inicialmente presupuestados. La Comisin Europea no pagar en ningn caso, y con independencia de las desviaciones presupuestarias que se produzcan en el proyecto, ms de 90.000,00 .
Si por razones sobrevenidas un trabajo que tena asignado la Entidad A, finalmente fuese realizado por la Entidad B se podrn efectuar transferencias en el presupuesto sin que sea necesario solicitar una modificacin del Acuerdo de Subvencin. Si por el contrario se decide que un trabajo previsto en el Anexo Tcnico (Anexo I) debe ser modificado o no ser realizado s ser necesaria la modificacin del Acuerdo de Subvencin.

Los gastos elegibles del proyecto
Importe de los Gastos elegibles del proyecto
% de financiacin de la CE
Contribucin Financiera Comunitaria

Requisitos para que un gasto sea elegible (Art. 14.1 del AS)
Ser gastos reales Incurridos por el beneficiario Incurridos durante el periodo de ejecucin del proyecto Determinados de acuerdo con los principios habitualmente empleados por el beneficiario Se han generado exclusivamente para lograr los objetivos del proyecto Empleando unos principios de economa, eficiencia y efectividad Se han registrado en la contabilidad del beneficiario
Aparecen en el presupuesto incluido en el Anexo I del acuerdo de subvencin

Gastos no aceptables (Art 14.3 del AS)
Impuestos indirectos identificables (incluido el IVA) Intereses Provisiones Prdidas de cambio
Costes incurridos en relacin con otro proyecto Comunitario Gastos excesivos o extravagantes
Pago de dividendos

Tipos de Gastos
Ejemplos:
Gastos
Directos
Gastos que pueden ser directamente atribuidos a un proyecto
Horas dedicadas al proyecto, viajes para asistir a las reuniones del proyecto, compra de reactivos qumicos, etc.
Gastos
Indirectos
Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputacin a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a travs de un criterio de reparto
Ejemplos: Suministro elctrico, agua, telfono, alquileres, personal de administracin, etc

Las categora de costes
Personal
Viajes
Equipos Consumibles Subcontratacin Gastos Indirectos
Gastos Directos

Personal
Qu personal se financia bajo el 7 PM de la CE como Gasto Directo?:
Para todos los beneficiarios: Todo el personal que participe en el mismo, con independencia de que sean personal permanente o contratado especficamente para el proyecto. Eliminacin de los Modelos de Costes.
Clculo del coste de personal imputable al proyecto:

Tarifa Horaria
Horas dedicadas al proyecto
Coste de Personal imputable al proyecto

Personal: La tarifa horaria
Tarifa Horaria
Tarifa horaria Real
Tarifa horaria Media

Sueldo Bruto + Seguridad Social a cargo de la empresa + Aportacin a planes de pensiones + Seguros
Coste del trabajador- Media Categora Horas productivas

Horas productivas s/ Convenio Colectivo - Absentismo (si hay informacin) Horas productivas
+ ..
Coste del trabajador Media Categora

Personal: Las horas dedicadas al proyecto
Tarifa Horaria
El tiempo dedicado al proyecto debe ser registrado con una periodicidad mxima mensual durante la ejecucin del mismo. Normalmente se utilizan Time-sheets (Partes de dedicacin)
Los partes de horas deben incluir: Incluir el nombre del beneficiario; Incluir el nombre del trabajador; Debe figurar el nombre del proyecto, como se indica en el acuerdo de subvencin, y el cdigo contable del proyecto; Nmero de las horas cargadas al proyecto. Todas las horas reclamadas deben poder ser verificadas de una manera fiable; Debe poder distinguirse las horas dedicadas a cada actividad de cada proyecto; Deben estar firmados y autorizados por el jefe del proyecto;

Personal: Ejemplo del clculo de coste de personal
Sueldo bruto anual . 42.000,00 Seguridad Social a cargo de la empresa 11.990,39 Coste total Persona A. 53.990,39
Horas s/ Convenio Colectivo ... 1.840 Absentismo (Enfermedad y permisos).... -37 Horas productivas ....1.803 Tarifa Horaria ....29,94 /horas Horas cargadas al proyecto s/ Time-sheets ..... 700 Horas cargadas a otros proyecto s/ Time-sheets ... 900 Horas cargadas a actividades comerciales s/ Time-sheets .. 203 Horas productivas totales ....1.803
IMPORTE A CARGAR AL PROYECTO
(29,94 /h x 700 horas)
20.958

Personal: Problemas frecuentes
La suma de las horas dedicadas por una persona a la totalidad de actividades productivas es superior a las horas productivas consideradas: Gastos de personal: 60.000,00 Horas productivas: 1.650
Resumen Time-sheets Proyecto CE 1.200 Otros proyectos .. 450 Acciones comerciales .... 50 Total horas 1.700
= Tarifa horaria de personal: 36,36 /hora

Horas Proyecto CE 1.200 Otros proyectos .. 450 Acciones comerciales .... 50 Total horas 1.700 Rate Gasto Proyecto 36,36 36,36 36,36 43.632,00 16.362,00 1.818,00 61.812,00
En este caso se recupera un coste superior al real (1.812,00 )

Personal: Problemas frecuentes
La suma de las horas dedicadas por una persona a la totalidad de actividades productivas es superior a las horas productivas consideradas: Gastos de personal: 60.000,00 Horas productivas:1.650 1.700
Resumen Time-sheets Proyecto CE 1.200 Otros proyectos .. 450 Acciones comerciales .... 50 Total horas 1.700
= Tarifa horaria de personal: 35,29 /hora

Horas Proyecto CE 1.200 Otros proyectos .. 450 Acciones comerciales .... 50 Total horas 1.700 Rate Gasto Proyecto 35,29 35,29 35,29 42.352,94 15.882,35 1.764,71 60.000,00
En este caso se recupera el coste exacto (60.000 )

Viajes
Razones para viajar en un proyecto
Participar en reuniones del consorcio Recogida de muestras Difundir la existencia-resultados del proyecto ..
Los viajes deben realizarse siguiendo las condiciones habituales del beneficiario
Ejemplos:
Un viaje realizado en clase Business Un viaje se realiza cargando dietas en vez de tickets
Procedimiento habitual del beneficiario Procedimiento habitual del beneficiario

Viajes: Documentacin necesaria para la auditora
Qu documentacin suele ser necesaria para justificar los gastos de viaje?
Liquidacin de gastos; Facturas, tickets, billetes (recomendable tarjetas de embarque) Actas de viaje o cualquier documentacin que justifique la relacin del viaje con el proyecto Registro contable de los gastos; Procedimientos de viajes establecidos por el beneficiario

Viajes: Problemas frecuentes
Justificacin de la existencia efectiva del viaje y de la asistencia a las reuniones Documentacin no apropiada para justificar un viaje (extracto tarjeta de crdito) Invitaciones a los miembros del consorcio Prolongacin de los das de estancia de los viajes Aplicacin de tipos de cambio Inclusin de Impuestos Indirectos (IVA)

Equipos: Delimitacin del Concepto
Una compra debe ser tratada como un equipo cuando:
Genere beneficios en el futuro El coste del equipo pueda ser medido de manera fiable
! !
En cualquier caso siempre que el beneficiario haya considerado el bien como activo en su contabilidad. Es posible cargar la amortizacin de equipos adquiridos con anterioridad al inicio del proyecto , siempre que la amortizacin se registre durante el periodo de ejecucin del proyecto.

Equipos Importe a cargar en el Form C
COSTE DEL EQUIPO Incluidos todos los gastos necesarios para su instalacin Excluido el IVA
DESDE
La puesta en condiciones de funcionamiento Fecha de Inicio del periodo reportado
x
DIAS TRANSCURRIDOS
HASTA
Fecha de Finalizacin del periodo reportado en el Form C
x
% AMORTIZACIN El aplicado habitualmente por el contratista a bienes similares
Recomendable: Uso de tablas fiscales
x
% IMPUTACIN Recomendable: Escrito en el que se justifiquen las razones por las que se ha considerado el % de imputacin utilizado

Equipos Ejemplo
Inicio y finalizacin del periodo: 01/01/2008-31/12/2008 Precio Facturas (sin IVA): 50.000,00 Fecha de puesta en funcionamiento: 01/03/2008
Amortizacin de bienes similares: 20%

Dedicacin al proyecto: 100% Clculo del importe a declarar en el Form C: Das transcurridos: 300 (Utilizamos la funcin Excel DIAS360(Fecha Inicial;Fecha Final) 1er Periodo: 50.000,00 x 20% x 300/360 x 100% = 8.333,33 2o Periodo: 50.000,00 x 20% x 360/360 x 100% = 10.000,00

Equipos: Problemas frecuentes
Falta de justificacin de criterio empleado para determinar el % de dedicacin de los equipos Delimitacin del concepto de equipo y consumibles (caso especial de los
prototipos)
Inclusin de Impuestos Indirectos (IVA)

Consumibles
Cualquier consumible o fungible necesario para la implementacin del proyecto puede ser cargado como gasto directo del proyecto.
! !
nicamente son gastos aceptables si su compra se ha producido con posterioridad al inicio del proyecto. Para que sean aceptables deben haber sido adquiridos para ser utilizados exclusivamente en el proyecto.

Consumibles: Problemas frecuentes
Tratamiento e implicaciones de las facturas internas
Inclusin de gastos generales en la partida de consumibles (toner, folios,)
Inclusin de Impuestos Indirectos (IVA)

Terceros (Third Party)
Cualquier entidad que no firma el contrato de subvencin. Pueden participar en un proyecto de 2 formas: El beneficiario puede cargar esos gastos
Poniendo a disposicin del beneficiario recursos Sin mediar contraprestacin
en el Form C siempre que estn contabilizados por el tercero. El beneficiario puede cargar el importe pagado al tercero. Debe existir un contrato donde se establezca el no beneficio
Mediando contraprestacin
En ambos casos incluido en el Anexo 1
Caso 1
Realizando parte del trabajo ellas mismas Caso 2
Subcontratacin Terceros vinculados al beneficiario. Es el caso de las Joint Reseach Units (JRU), European Economic Interest Grouping (EEIG) y los grupos de empresas.
INCLUIR LA CLAUSULA ESPECIAL 10

Subcontratacin
La subcontratacin es un tipo de Third Party. Caractersticas que diferencian la subcontratacin de otros Third Party son las
siguientes:
El acuerdo se basa en las condiciones de mercado, es decir el subcontratista carga un precio que habitualmente incluye un margen de beneficio; El subcontratista trabaja sin una supervisin directa del beneficiario y realiza partes especificas del trabajo por s mismo; La motivacin del subcontratista es econmica no la investigacin en s

Subcontratacin
Como norma general los beneficiarios deben disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo la totalidad del proyecto. La CE permite la subcontratacin cuando existan razones que aconsejen la subcontratacin (por ejemplo por razones de eficiencia) Las condiciones que tienen que tener las subcontrataciones para tener la consideracin de gastos elegibles son las siguientes:
No debe tratarse de core actividades del proyecto;

Descripcin de las tareas que sern subcontratadas en el Anexo I del Acuerdo de Subvencin (no es necesario mencionar la entidad que realizar las tareas subcontratadas); El contratista debe ser seleccionado por el beneficiario de acuerdo con el principio de mejor relacin calidad-precio bajo las condiciones de transparencia e igualdad (en ningn caso consistir en solicitar menos de 3 ofertas).

Subcontratacin In-house
Los consultores son personas fsicas que presten servicios por cuenta propia o a travs de una empresa. Pueden ser asimilados al personal propio del beneficiario siempre que se cumplan de manera acumulativa las siguientes condiciones: El contratista ha firmado un contrato que le vincula con la persona para las tareas que vaya a desarrollar en el proyecto; El consultor debe trabajar bajo las instrucciones del beneficiario; El consultor debe trabajar en las instalaciones del beneficiario (una excepcin a este caso ser el del teletrabajo cuando se acuerde entre ambas partes); El resultado del trabajo pertenece al beneficiario; El coste que se paga por la participacin del consultor no difiere significativamente del coste de los empleados de la misma categora del personal propio del beneficiario; Los gastos de viaje y manutencin de los consultores relacionados con el proyecto deben ser pagados directamente por el beneficiario para ser elegibles.

Subcontratacin: Problemas frecuentes
No mencin de la subcontratacin en el Anexo I Inexistencia de contratos o contratos incompletos con los subcontratistas
Confidencialidad; Propiedad de la informacin generada en el proyecto; Coste del servicio y momento de pago; Forma de resolucin de incumplimientos, finalizacin del servicio.
Inexistencia de documentacin sobre los criterios de seleccin utilizados

Gastos indirectos: Overheads
Overheads
Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputacin a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a travs de un criterio de reparto
Existen 4 mtodos para determinar el coste a cargar a un proyecto:

GASTOS REALES
Clculo de los costes indirectos reales - Normal Clculo de los costes indirectos reales Mtodo simplificado
GASTOS REALES
Clculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) Clculo de los costes indirectos con mximo del 7% s/ Gtos Directos

Clculo de los costes indirectos reales
Fras de electricidad Fras de telfono Gastos de Direccin Gastos de RRHH Gastos de Alquiler Gtos de Amortizaciones
Cmo se reparten estos costes?
ACTIVIDADES Proyecto A Actividad A
Proyecto B
Proyecto C
Proyecto D Actividad C
Actividad B

Overheads: Clculo de gastos indirectos reales - Normal
Quin puede utilizarlo?
Beneficiarios que dispongan de una contabilidad analtica que les permita calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro
Criterios de reparto de los gastos indirectos entre los directos

Calcular un % de gastos directos entre los gastos de personal directos:
Gastos indirectos Gastos personal directo
Calcular una tarifa horaria:

Gastos indirectos N Horas personal directo

Ejemplo:
Cifra de gastos indirectos: 2.300.000 Nmero de trabajadores directos: 200 trabajadores Horas productivas por trabajador: 1.700 horas Horas productivas totales de todo el departamento (200 trabajadores x 1.700 horas): 340.000,00 h Gastos de personal directo: 7.200.000
% Gastos indirectos sobre Gastos directos Numerador Denominador 2.300.000,00 7.200.000,00 31,94% Clculo Tarifa Horaria de Gastos indirectos 2.300.000,00 340.000,00 horas 6,76 /hora

Nombre Persona 1 Persona 2 Total Gasto total de personal () 40.000,00 27.000,00 67.000,00 Horas Productivas 1.700 1.700 Tarifa Horaria Gasto Personal (/hora) 23,53 15,88 Horas dedicadas al proyecto 354 273 627 Total Gasto de personal del proyecto () 8.329,62 4.335,24 12.664,86
Opcin 1: Porcentaje de Gastos indirectos sobre Gastos directos:

Nombre Persona 1 Persona 2
Total Gasto de personal del proyecto ()

8.329,62 4.335,24
% Gastos indirectos sobre Gastos directos () 31,94% 31,94%
Total Gastos Indirectos imputables al proyecto 2.660,48 1.384,68
Total
12.664,86
4.045,16

Opcin 2: Clculo Tarifa Horaria de Gastos indirectos:
Horas dedicadas al proyecto 354 273 627 Clculo Tarifa Horaria de Gastos indirectos 6,76 /hora 6,76 /hora Total Gastos Indirectos imputables al proyecto 2.393,04 1.845,48 4.238,52
Nombre Persona 1 Persona 2 Total
De las dos opciones que se han expuesto aqu y, de cualquier otra que se pueda plantear, el beneficiario deber aplicar la que utilice habitualmente para el clculo de gastos indirectos.

Overheads: Clculo de gastos indirectos reales Mtodo Simplificado
Beneficiarios que dispongan de una contabilidad analtica que no les permite calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro s pueden calcular los overheads para la organizacin en su conjunto.
Aspectos adicionales
Para utilizar este mtodo no se precisa autorizacin previa de la CE. Las condiciones para utilizar este mtodo son las siguientes: Obtencin del clculo a nivel de beneficiario Estar de acuerdo con la poltica habitualmente empleada por el beneficiario Basado en los costes reales registrados en las CCAA del ltimo ejercicio cerrado
Todo lo comentado sobre criterios de reparto en el Mtodo Normal tambin ser de aplicacin a este mtodo.

Overheads: Clculo de gastos indirectos reales Tarifa fija (flat rate)
Cualquier beneficiario.
En qu consiste?
En calcular el overhead como un % fijo sobre: Gastos Directos
Gastos de subcontratacin Recursos puestos a disposicin del Beneficiario por terceros (si no realizan trabajo en las instalaciones del beneficiario)

Cul es el %? 20%
Es el % habitual. Tipo de transicin (para convocatorias anteriores al 01/01/2010) con posterioridad se fijar otro % que no ser inferior al 40%.
%
60%
Puede ser utilizado por: PYMES, Organismos pblicos sin nimo de lucro, Universidades Y Organizaciones de Investigacin no lucrativas.
Reservado a esquemas de financiacin que incluyan actividades de Investigacin y Desarrollo Tecnolgico.

Necesario que el sistema contable de la organizacin no pueda determinar los costes indirectos.

Ejemplo:
Concepto de gasto directo Personal Propio Viajes Importe () 120.000,00 15.000,00 Considerado para clculo de overheads
Equipos
Fungible Subcontratacin Personal de terceros (trabajando en las instalaciones del beneficiario)
50.000,00
30.000,00 1.500,00 20.000,00 9.000,00 245.500,00
Personal de terceros (trabajando en las instalaciones del tercero)

Gastos directos totales
La cifra de gastos indirectos susceptible de ser cargada, suponiendo que no se cumplen los requisitos para aplicar el tipo de transicin y por tanto se debe aplicar el 20% sera de 47.000 (235.000,00 x 20%).

Overheads: Clculo de gastos indirectos con un mx del 7% s/Gto Directos
Cundo se utiliza?
En el caso de:
Acciones Coordinadas Acciones de soporte
No incluye actividades de Investigacin y Desarrollo Tecnolgico.
Cul es el %? Un 7% sobre:
Gastos Directos
Gastos de subcontratacin Recursos puestos a disposicin del Beneficiario por terceros (si no realizan trabajo en las instalaciones del beneficiario)

Overheads: Problemas frecuentes
Inclusin de conceptos no admisibles en el mtodo de clculo de gastos indirectos
Gasto Comerciales y de relaciones pblicas; Los gastos financieros; Los gastos extraordinarios; Provisiones y estimaciones; Cualquier otro gasto de los contemplados en el artculo II.14 del AS.
Falta de coherencia entre los criterios aplicados al realizar el clculo de los gastos
indirectos y declarar los gastos directos.

Declaracin de Gastos Elegibles: Completar el Form C

Certificados de Auditora (Anexo 7 del AS)
TIPOS DE CERTIFICADOS DE AUDITORA PREVISTOS EN EL 7PM
Certificado sobre Estados de Costes
Certificado Metodolgico
Certificado de medias de costes de personal
Aspectos comunes a los 3 certificados:

Quin puede emitir un Certificado de Auditora? Cualquier auditor externo que cumpla las siguientes condiciones: Ser independiente del beneficiario;
Cumplir los requisitos establecidos en la Octava Directiva (2006/43/EC de 17 de Mayo de

2006). A nivel nacional se concreta en estar inscrito en el ROAC. Son financiables? S, bajo la actividad de Management. El nico importe que deber soportar el beneficiario es el del IVA.

Certificados de Auditora: Certificados sobre Estados de Costes
Cundo se emite?
Cuando los gastos han sido incurridos y reclamados

Qu categoras de costes se revisan? Todas las que se declaren en el Estado de Costes (Form C) Personal, viajes, consumibles,
overheads,
Cundo es obligatorio? Proyectos > 2 aos Proyectos < o = 2 aos Cada vez que la CF acumulada > 375.000 ! Cuando la CF acumulada > 375.000 al final del proyecto
Si el beneficiario ha obtenido el Certificado Metodolgico nicamente uno al final del proyecto

Certificados de Auditora: Certificados sobre Estados de Costes
Periodo Costes Elegibles Contribucin Financiera (50%) Contribucin Financiera Acumulada Necesidad de Certificado de Auditora
No es necesario Certificado
No es necesario Certificado No es necesario Certificado Certificado de los 4 periodos No es necesario Certificado
1
2 3 4 5
170.000,00
250.000,00 290.000,00 120.000,00 740.000,00
85.000,00
125.000,00 145.000,00 60.000,00 370.000,00
85.000,00
210.000,00 355.000,00 415.000,00 370.000,00
Ejemplo Proyecto > 2 aos:
Periodo
Costes Elegibles 760.000,00 100.000,00
Contribucin Financiera (50%) 380.000,00 50.000,00
Contribucin Financiera Acumulada 380.000,00 430.000,00
Necesidad de Certificado de Auditora

No es necesario Certificado Certificado de los 2 periodos
Ejemplo Proyecto < 2 aos:
1 2

Certificados de Auditora: Certificado Metodolgico
Cundo se emite?
En cualquier momento durante el 7 PM

Qu categoras de costes se revisan? Personal y Overheads Cundo es obligatorio? Nunca, siempre es una opcin para el beneficiario Quin puede solicitar el Certificado Metodolgico? Previsto para entidades con varias participaciones en el 7 PM. En una primera fase:
Entidades con + de 8 proyectos del 6 PM > 350.000

Proceso de aprobacin:
Solicitud de envo del certificado metodolgico a la CE
30 das (posible extensin del plazo)
Aceptacin de la solicitud de envo Elaboracin del certificado metodolgico Envo del Certificado metodolgico
Rechazo de la solicitud de envo Fin del Proceso
Aceptacin del certificado Metodolgico
Rechazo del certificado Metodolgico Modificar en base a las observaciones de la CE
Fin del proceso

Ventajas del Certificado Metodolgico:
Seguridad del beneficiario sobre el mtodo empleado
Una vez aprobado el Certificado

Reduce periodicidad de los Certificados sobre Estados de Costes
Validez del Certificado Metodolgico Vlido para todos los Estados de Costes que se presenten bajo en 7 PM

Certificados de Auditora: Certificado de costes medios de personal
Cundo se emite?
En cualquier momento durante el 7 PM

Qu categoras de costes se revisan? Clculo del coste medio de Personal Cundo es obligatorio? Cuando el beneficiario declare sus costes en base a medias Quin puede solicitar el Certificado Metodolgico? No es necesario solicitarlo, se puede enviar directamente

Certificados de Auditora: Certificado de costes medios de personal
Proceso de aprobacin:
Elaboracin del certificado de Costes Medios de Personal Envo del Certificado de Costes Medios de Personal Aceptacin del Certificado de Costes Medios Fin del proceso
Rechazo del Certificado de Costes Medios Modificar en base a las observaciones de la CE

Certificados de Auditora: Completar el Form C

Receipts (Ingresos)
El 7 PM prev tres casos que pueden considerarse ingresos (receipts)
Contribuciones financieras de terceros Contribuciones en especie de terceros Ingresos generados por el proyecto
Las dos primeras nicamente se considerarn ingresos del proyecto cuando hayan sido concedidas expresamente para ser usados en el proyecto. Si es potestad del beneficiario imputarlos al proyecto, no se consideran ingresos.

Intereses de prefinanciacin (nicamente aplicable al Coordinador)
El coordinador debe declarar los intereses generados:
DESDE
La fecha en que recibe la transferencia de la CE

La fecha en que realiza la transferencia a los socios
HASTA
Cmo se calculan?
Importe correspondiente al resto de beneficiarios
Tipo de Inters (Diario)
Nmero de Das transcurridos
Cmo se declaran?

Intereses de prefinanciacin
Ejemplo:
La CE ha transferido el 01/01/2007 un importe de 300.000 al coordinador de un proyecto del 7 Programa Marco. A cada uno de los 3 beneficiarios les corresponde 100.000,00 . Los pagos al resto de beneficiarios se han realizado en las siguientes fechas: El tipo de inters de la cuenta bancaria es del 3% anual. Beneficiario 1 (coordinador) .100.000,00
Beneficiario 2 100.000,00 .01/02/2007 Beneficiario 3 100.000,00 01/03/2007 Total .300.000,00 Beneficiario 2: 100.000 x 30 das x 0,008219 = 24,657 Beneficiario 3: 100.000 x 60 das x 0,008219= 49,314
Tipo de inters Diario: 0,008219%
73,97

Fase de las firmas: Completar el Form C

Calendario de Pagos
Momento de pago: Al inicio del proyecto (Mx 45 das)
Prefinanciacin
Importe: El que se pacte. Con carcter general:

a.) Proyectos de 1 a 2 periodos: 60-80% de la CF mxima b.) Proyectos de ms de 2 periodos: 160% de la CF media
Retencin 5% CF Mx Fondo Garanta
Pagos Intermedios
Momento de pago: Tras la aprobacin de los Form C (Mx 105 das) Importe: El importe del Form C (Mx 90% de la CF Mx)
Momento de pago: Tras la aprobacin del Informe Final
Pago Final
Importe:
CF Mxima - 5% del Fondo de Garanta + Liquidacin del Fondo de Garanta - Prefinanciacin - Pagos Intermedios Pago Final

Fondo de Garanta
Finalidad: Cubrir el riesgo financiero de los proyectos mbito de aplicacin: Todos los beneficiarios
Funcionamiento:
Cada uno de los beneficiario aporta el 5% de la CF Mxima Momento del pago Final Devolucin
La CE invierte el total del dinero Comparacin: Intereses-Prdidas
4%
Asegurado
1% Depender
(Salvo Entidades Pblicas)

Ejemplo de prefinanciacin (1 de 4)
Caso 1: Caso 2: Presupuesto: 100.000,00 Duracin del proyecto: 1,5 aos Clculo de la prefinanciacin (Suposicin 60%): Contribucin mxima: 100.000,00 Pref. antes del Fondo de Garanta: 60.000,00 Fondo de Garanta: 5.000,00 Prefinanciacin Final: 55.000,00
Presupuesto: 300.000,00
Duracin del proyecto: 5 aos Clculo de la prefinanciacin (160%): Contribucin media por periodo: 60.000,00 Pref. antes del Fondo de Garanta: 96.000,00 Fondo de Garanta: 15.000,00 Prefinanciacin Final: 81.000,00

Caso 1 (continuacin):
Una vez calculada la prefinanciacin vamos a calcular cual sera el importe mximo que la CE va a pagar durante la vida del proyecto: Contribucin Financiera Mxima: - Prefinanciacin Neta: - Fondo de garanta: - Retencin del 10%: Importe Mx CE durante la vida del proyecto: 300.000,00 - 81.000,00 - 15.000,00 - 30.000,00 174.000,00

Suponiendo las siguientes contribuciones financieras los pagos asociados a las mismas seran los siguientes :
Importe Periodo s/ Form C Contribucin Financiera (C.F.) C.F. Acumulada Pago de la CE
1
2 3 4 5 TOTAL
150.000,00
140.000,00 110.000,00 120.000,00 100.000,00 620.000,00
75.000,00
70.000,00 55.000,00 60.000,00 40.000,00 300.000,00
75.000,00
145.000,00 200.000,00 260.000,00 300.000,00
75.000,00
70.000,00 29.000,00 174.000,00

En el momento en el que la CE acepte el Informe Final se producirn los siguientes pagos: - Retencin del 10% (30.000 ) - Parte correspondiente del Fondo de Garanta (15.000 ) *
* Si se devuelve totalmente. En ningn caso menos de 12.000 (80%).

Los plazos en un proyecto del 7 Programa Marco
Duracin del Proyecto Periodos del Proyecto
Definida en el Artculo 3 del Acuerdo de Subvencin Definidos en el Artculo 4 del Acuerdo de Subvencin
Desde la fecha de finalizacin de cada uno de los periodos hasta que la CE recibe los Estados de Costes y la documentacin tcnica.
Periodo mximo de 60 das El coordinador reduce el plazo

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Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Aspectos Financieros del VII Programa Marco

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

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Todos estos documentos pueden obtenerse en la siguiente pgina Web http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Form C de todos los socios

Al final de cada periodo:

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Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

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Todos los costes deben declararse sin margen de beneficio.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

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La contribucin financiera puede adoptar las siguientes formas:

23.000 por investigador/ao

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Contribucin Financiera Comunitaria

Tipo de organizacin Grupo 1

Actividad Investigacin y Desarrollo Tecnolgico

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

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Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Contribucin Financiera Comunitaria

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Aparecen en el presupuesto incluido en el Anexo I del acuerdo de subvencin

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Gastos que pueden ser directamente atribuidos a un proyecto

Ejemplos: Suministro elctrico, agua, telfono, alquileres, personal de administracin, etc

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Clculo del coste de personal imputable al proyecto:

Coste de Personal imputable al proyecto

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Horas dedicadas al proyecto

Coste de Personal imputable al proyecto

Tarifa horaria Real

Tarifa horaria Media

Coste del trabajador- Media Categora Horas productivas

Coste del trabajador Media Categora

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Horas dedicadas al proyecto

Coste de Personal imputable al proyecto

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

= Tarifa horaria de personal: 36,36 /hora

En este caso se recupera un coste superior al real (1.812,00 )

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

= Tarifa horaria de personal: 35,29 /hora

En este caso se recupera el coste exacto (60.000 )

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Procedimiento habitual del beneficiario Procedimiento habitual del beneficiario

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Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

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Amortizacin de bienes similares: 20%

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