CONSULTORA ORGANIZACIONAL

Consultora en comunicacin organizacional

Un servicio profesional de gran utilidad para ayudar

a los directivos de las organizaciones a identificar y

definir los principales problemas que afectan a sus organizaciones para alcanzar sus propsitos

fundamentales, sus objetivos emanados de la

misin, analizar las causas que lo provocan, identificando las causas races y proyectar acciones para su perfeccionamiento y que estas se implemente.

1-Es una consecuencia del desarrollo econmico de las sociedades 2-Es una profesin nueva 3- La imagen que se tiene de un consultor es la de un especialista libre y caro 4-La contratacin de empresas consultoras tiene sus ventajas y sus desventajas

Cuatro tipos de consultores de direccin

1-Los que estn empleados o asociados a empresas de consultora multinacionales.
2- Los que estn empleados o asociados a empresas de consultora nacionales. 3-Los consultores individuales independientes. 4-Los consultores internos.

La evolucin de la consultora lleva a la consultora interna Los consultores internos son especialistas que trabajan para empresas, como cualquier otro ejecutivo y tienen como misin provocar algn tipo de cambio interno.

No hay otra escuela de consultores que la prctica profesional Muchos consultores tienen la habilidad de relacin por otros motivos: la han adquirido a travs de algn tipo de terapia personal o es natural en ellos.

Hay dos tipos de motivos cuando un ejecutivo contrata un consultor.

1-Aqullos que se refieren a la tarea, al objeto de la consultora. 2. Aqullos que se refieren al proceso, las razones subjetivas

En el pasado las nuevas estructuras

de organizacin se originaban en el

Estado; en nuestros das nacen en las

empresas, muchas veces gracias a la

intervencin de un consultor

ORGANIZACI N

IMPACTO DE CAMBIO

TIPO DE IMPACTOS

SUBORDINACI N

TIEMPOS (ciclos)

Lineal

Ninguno normalmente

Vertical

Total

Cortos

Funcional

Ninguno

Vertical

Total

Cortos Medianos
Medianos

Staff

Algunas veces Siempre

Horizontal

Casi Siempre Nunca

Consultora

Horizontal

Medianos y largos

Fases de la consultora
INICIACIN
Concertar la contratacin formal y asegurar que el contrato psicolgico avanza la experiencia nos da algunas ideas de cmo hacer el trabajo despus de las reuniones iniciales con el gerente

Diagnstico

Fase 2

Diagnstico profundo del problema a solucionar El consultor y el cliente determinan el tipo de cambio Aspectos principales del problema El consultor influye en el sistema del cliente

Definir los problemas

Examinar detalladamente las causas

Interactuar con el personal con ayuda de entrevistas, intercambios, etc.

Compartir el KNOW HOW (saber cmo).

Fortalecer la Organizacin

Efectos negativos
Personal que:

Cmo evitar estos errores?

La necesidad de una consultora La certeza de la profesionalidad Cooperacin con los Consultores

Mantienen secretos
No est dispuesto a cooperar Descubrir situaciones penosas

Buscar hechos, causas y no responsables

La retroalimentacin al Consultor Todos son parte de un todo

El problema

Ejemplo

Identidad

Magnitud
Ubicacin

Ventas en la gerencia Oriental en los 3 ltimos trimestres del ao 2002.

Tiempo

ventas

La tenencia

20%

Por qu ocurre esto?

Estado de motivacin

Incremento de beneficios de oferta del mercado

Motivacin/satisfaccin Deficiente Sistema Estimulador No hay estmulo al incremento de ventas Poca participacin de los trabajadores Causa- efecto

Capacidad potencial del cliente para resolver el problema

Posee los recursos necesarios? Su marco temporal es importante o Experiencia en solucionar problemas y sus cambios. o Qu intentos se han hecho en el pasado y sus cules resultados? o Cmo se perciben los problemas? o Se han acostumbrado al problema por la convivencia con l?

Producir cambios en conocimientos, habilidades y actitudes que generen xito.

Las ideas surgen en el diagnstico, ya que es inevitable

El diagnstico es la preparacin de la accin

Plan de accin

Fase 3

Hallar la solucin del problema

Evaluar

opciones de un plan

Elaboracin Presentacin

de la propuesta al cliente

Planificacin de la accin

Imaginacin y creatividad

Enfoque riguroso y sistemtico

Posibles opciones

Eliminar propuestas innecesarias

Elegir solucin

Aspectos importantes

Elaborar estrategias y tcticas Abordar problemas humanos

Elaborar el plan de accin concreto

Actuar sobre las causas en los problemas detectados.

Acciones directas

Las soluciones y acciones se clasifican en:

Acciones indirectas

Acciones directas
Depende de una decisin interna Van dirigidas a una o pocas dimensiones esenciales Estn estructurados y no requieren estudios muy profundos Resultados inmediatos No requieren grandes inversiones

Acciones indirectas
Para su aprobacin dependen de una decisin externa (superiores) Las acciones definitivas surgen despus de un estudio ms profundo. Preparacin previa de plazos medios o largos

Precisar los objetivos que se persiguen

Por ejemplo
Al investigar sobre el problema relacionado con el alto ndice de fluctuacin laboral de las cajeras de una cadena de tiendas, se constatan como causas fundamentales de insatisfaccin.

Estos estudios revelan diversas causales.

Acciones directas y/o indirectas para su solucin

Las condiciones de trabajo, descansos son desfavorables

Trabajo montono

Como operan los supervisores

Sistema de pago de incentivos

Atacar de manera integral este sistema de trabajo

El proceso como un todo Profundizar el contenido Qu debe contener cada accin en su definicin?

Elementos necesarios para tomar la decisin final

Qu? Quin? La planeacin de la realizacin de las acciones, es toman en cuenta las mltiples tcnicas existentes para tomar la ms acertada

El presupuesto y recursos necesarios

Los beneficios

Aplicacin

Fase 4

Los cambios propuestos comienzan a convertirse en una realidad Pueden surgir nuevos problemas de planificacin Puede ser necesario corregir el plan de accin

Las actividades a realizar en esta etapa son

Preparacin de las condiciones para la implementacin Implementacin de cada una de las acciones tomadas

Implementar cada accin de acuerdo a los plazos establecidos

Los implicados y responsables de la consultara deben asegurarse que las acciones previstas se lleven acabo segn lo aprobado

Terminacin

Fase 5

Incluye las siguientes actividades:

Desempeo Enfoque Los

del consultor

adoptado

cambios y resultados logrados finales

Informes Se

establecen los compromisos mutuos

Creemos en la estrategia como nico punto de partida para efectividad en la comunicacin

Bruno Newman y Martha Meja

MISIN
Ser la firma de consultara en comunicacin que integra el

mejor equipo de profesionales, que establece relaciones

de confianza y compromiso para contribuir al logro de los objetivos de sus clientes, a travs del diseo y la

administracin de sus estrategias de Comunicacin Total.

VISIN
Ser la empresa lder en Latinoamrica por su alcance y
significacin en el campo de la Comunicacin Total.

Comunicacin Total
El trabajo de la empresa est basado en la metodologa de comunicacin total que plantea

un entendimiento de las necesidades y el entorno

del cliente, as como el desarrollo de una plataforma estratgica que proporciona una visin de conjunto de la comunicacin, al mismo tiempo que distingue y jerarquiza los mensajes

especficos para cada una de las audiencias y

determinan la mezcla de medios necesaria para lograr resultados efectivos.

Servicios

Consultara en Comunicacin Organizacional

Desarrollo de misin, visin y valores.

El dinero deja de ser considerado como un gasto para transformarse en una inversin. Estudios de cultura y clima organizacional. Gestin y mantenimiento del capital humano. Intervenciones en materia de los recursos humanos. Proyeccin de la comunicacin del liderazgo.

Consultara en Comunicacin Organizacional

Reclutamiento y seleccin de personal.

Optimizacin de las capacidades.

Fortalecimiento del capital humano.

Seguimiento de personal. Eventos grupales Reuniones corporativas y eventos grupales

Empresas en crisis/oportunidad
Para el consultor de comunicacin, la principal preocupacin debe ser salvaguardar la imagen corporativa y la de sus productos y/o servicios. En cuestin de crisis, el pblico estar ms pendiente de lo normal sobre lo que ocurra con una empresa mientras continen los acontecimientos. En este sentido, si se gestiona bien una crisis, se tiene la oportunidad de atenuar el signo negativo de la cobertura meditica e, incluso, es posible lanzar mensajes positivos sobre la empresa, sus productos y servicios.

Piensa en las 10 mejores empresas de Mxico todas son nuestros clientes

Qu es Oficinas IBS?
Es una empresa mexicana dedicada a la renta de oficinas fsicas y virtuales, las cuales ofrecen los siguientes servicios:

GERENCIA Encargados de autorizaciones de ordenes de compra y administrativas

C.P. Jorge Wladislawoski

Lic. Len Wladislawoski

SUPERVISIN

Anglica Corts
VENTAS

Adriana Martnez
SERVICIOS Y CONMUTADOR

ADMINISTRACIN GENERAL

Alejandra Sols

Edaena Martnez
ADMINISTRACIN REFORMA

AUXILIARES

VENTAS

Lidia Daz

Guadalupe Resendiz Ericka Tolentino

Viridiana Ziga
AUX. ADMINISTRATIVO AUX. ADMINISTRATIVO

Mayra

Gabriela Ziga Gabriela Martnez Claudia Corts

AUX. ADMINISTRATIVO Y COBRANZA

Eduardo Prez

Anglica Rincn
LIMPIEZA

LIMPIEZA

Fabiola

MENSAJERO

Sergio

CHECKLIST DE COMUNICACIN INTERNA

Qu valor se le da en la empresa al rumor frente a la informacin oficial de la empresa? Existe el rumor?

En la elaboracin de la comunicacin externa, se ha pensado en el cliente interno y la cultura corporativa?

Contenidos que se piensa que debe tener el portal del empleado. Se ha hecho outdoor training? y cules? Existe una definicin clara de la poltica a seguir en la comunicacin interna? Personas que integran el rea de comunicacin interna. Existe un plan de comunicacin interna? En caso negativo, cundo se tiene previsto realizarlo? Qu actitudes son las ms valoradas en los mandos intermedios de su organizacin? El sentido de pertenencia de los empleados a la empresa es Qu se debera mejorar en la poltica de comunicacin interna? El reto de los mandos intermedios para mejorar la comunicacin est en: Procesos y contenidos. Habilidades.

Identificacin de Problemas

No existen reas especificas para la comunicacin interna (Contratacin por agencia) Falta de manual de procedimientos en todos las reas. No existe una capacitacin formal, ni tiempo establecido para llevarla a cabo Confusin en identificacin de lnea de mando. Rotacin constante de personal. Falta de descripcin de objetivos por departamento y seguimiento de los mismos.

Identificacin de Problemas
LOS EMPLEADOS NO TIENEN CONOCIMIENTO DE LA MISIN Y VISIN DE LA EMPRESA

Identificacin de problemas
Los colaboradores de la empresa (rea administrativa) tienen confusin con el nombre de la misma.

Punto Biz S. C. Oficinas IBS Intelligent Business Services

Acciones
De acuerdo a la identificacin de problemas se considera las siguientes acciones: APLICACIN DE CUESTIONARIO

HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIN INTERNA

Manual de fundamentos e imagen corporativa/ bienvenida a empleados

Organigrama Manual de procedimientos Reuniones reconstructivas / Lluvia de ideas Pizarrn de informacin

Comunicacin interna

Todo lo relacionado con la vida de la empresa (actividades, evolucin, retos, polticas de empleo, de conciliacin, etc.) es de mxima importancia para las personas que la integran. Por eso, la comunicacin interna es indispensable en todas las compaas y debe ir en todas direcciones: de arriba abajo (desde la direccin) y de abajo arriba (hacia la direccin), lateral (entre distintos puestos) e incluso diagonal (entre distintos departamentos o niveles). Las empresas cuentan con mltiples herramientas de comunicacin interna que permiten dirigirse a sus trabajadores, independientemente de su categora profesional o puesto. La coherencia en los mensajes, la credibilidad y la participacin son los factores que hay que tener en cuenta a la hora de implementar cualquiera de ellas.

Herramientas para la difusin de informacin dentro de la empresa

El Manual del empleado:

Se encuentra la informacin necesaria para que el empleado logre un excelente desempeo en sus funciones como tambin las condiciones y reglamentos de la empresa.
Puedes incluir todo aquello que consideres oportuno: la filosofa, cultura de la organizacin como los derechos y deberes que tiene cada empleado (recibir un trato uniforme y coherente). Informa a los superiores la forma de evaluar e impedir que tomen decisiones arbitrarias hacia los empleados lo que generara repercusiones negativas por empleados descontentos. Todos los manuales de empleado pueden ayudar a evitar o a solucionar problema laborales. Una empresa puede comunicar con todo detalle una poltica a travs del manual de empleado.

Boletn Informativo:

Consiste en una pequea publicacin mensual en donde se puede encontrar

informacin de acontecimientos
importantes de reuniones y cambios de puestos de trabajo o novedades de la organizacin.

Comunicacin electrnica / INTRANET:

El correo electrnico o e- mail es un sistema mediante el cual los distintos empleados de una empresa pueden comunicarse entre s a travs de mensajes electrnicos escritos que son enviados mediante los terminales de las computadoras personales conectados a una red. Los usuarios mas frecuentes de la Intranet son el personal de las oficinas y los mandos intermedios.

Reuniones:

Facilitan l dialogo y fomentan las relaciones personales, sobre todo entre empleados que no suelen interactuar entre s frecuentemente por encontrarse separados. Las reuniones suelen celebrarse a diferentes niveles empresariales. Gestin mediante paseos: Utilizada para controlar la comunicacin informal. Consiste en que el director pasee por toda la empresa de forma que los empleados de todos los niveles tenga las oportunidades hacer sugerencias, reclamos, etc. Premios de reconocimiento: Agradecen pblicamente a los empleados que hacen contribuciones notables a la empresa. stas personas suelen convertirse en modelos para otros dentro de la organizacin, dando a conocer que comportamientos y los logros son valorados.