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NORMAS DE ETIQUETA Y PROTOCOLO MANUAL PARALA ORGANIZACION DE EVENTOS MONTAJE DEL SITIO, ESPACIO Y EQUIPO

NORMAS DE ETIQUETA Y RPOTOCOLO


las normas de etiqueta y cortesa, que son imprescindibles para el ser humano, ya que los principios rigen la conducta humana y su objetivo es facilitar la vida en comn. Las reglas de cortesa y buena educacin han estado presentes en todos los tiempos y culturas; pero una sociedad en transformacin constante no puede establecer normas rgidas de conducta ni tampoco stas pueden ser universales, pues dependen de las costumbres en las culturas. En los lugares donde hay respeto hacia compaeros de trabajo, de padres a hijos y viceversa, de esposa a esposo, etctera, la convivencia es ms fcil y se evitan rias y conductas ofensivas. Entre mayor grado de educacin hay en una sociedad, menor es el riesgo que existan problemas. El incumplimiento de reglas impuestas por la sociedad, muchas veces fundados en comportamientos o malas costumbres heredadas, genera rechazo y antipata, tendiendo a crearse una aureola antisocial.

El rechazo trae consigo una conducta agresiva y sedentaria que asla al individuo, creyendo que l est bien y los dems no lo aceptan.

ETIQUETA
La etiqueta implica dos conceptos: las normas de comportamiento, que se derivan de la experiencia de los buenos hbitos, y la vivencia de un sentido comn prctico, el cual es transmitido por nuestros padres y el desenvolvimiento social que tengamos. Esto no quiere decir que es necesario proceder de una elite o esfera social privilegiada o depender del dinero que se tenga. Me he encontrado en el transcurso de mi vida a seres privilegiadamente educados, lo cual han adquirido en medio de una atmsfera de paz, honestidad y buenos modales inculcados desde su niez. La etiqueta cotidiana se refleja en varias situaciones a las que nos enfrentamos diariamente, entre las que se encuentran: buenos modales en la mesa, presentaciones y cortesa en noviazgos, funerales, hoteles, restaurantes, espectculos, etiqueta en el mundo de los negocios y en cualquier acto de carcter social o religioso.

PROTOCOLO
es el conjunto de normas establecidas para ceremonias y formalidades de carcter oficial, diplomtico, militar, institucional o social. Estas reglas son necesarias para entablar una relacin de amistad y respeto entre las partes. El protocolo regula muchos aspectos de la vida pblica de las naciones y por lo tanto influye en toda la sociedad y se refleja en las personas que la representan. Los pases son regulados por un protocolo acorde con sus costumbres y conductas, ya que no podran sujetarse a una ley universal que les impusiera formas de vida contrarias a sus hbitos. Estos conceptos tienden a ser confundidos debido a los elementos que tienen en comn. La etiqueta y el protocolo implican normas de comportamiento establecidas para hacer la vida social ms agradable. Pero la diferencia se marca en que la etiqueta regula la conducta personal y el protocolo establece los criterios de trato y procedencia de una persona o institucin.

MANUAL SOBRE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS


Cada evento se desarrolla en torno a una temtica y un objetivo en el que se basarn la organizacin, el pblico objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En trminos generales, un evento de un Captulo, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad tcnica en concreto, atraer a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, as como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.

SELECCIN DE UN LUGAR DE CELEBRACIN


La seleccin de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el nmero de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposicin. La ubicacin y el estndar de calidad del lugar de celebracin son tambin aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios lugares de celebracin y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisin. Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el director de ventas de un lugar, es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promocin in situ de su evento. El director de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

Capacidad de mostrar carteles/sealizacin/seales de direccin


Cualquier tipo de restriccin para mostrar informacin sobre el evento. Disponibilidad de conserjes/puntos de informacin.

La seleccin de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo


general, la envergadura se determina por el nmero de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposicin

VISITE LAS INSTALACIONES


El director del lugar de celebracin debe estar al tanto de todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos: Capacidad y tamaos adecuados de la sala donde se celebrar el evento. Flexibilidad para modificar la distribucin/mesas de la sala. No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminacin interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones). Posibilidad de controlar la luz natural. Distraccin sonora limitada en vestbulos/detrs de las paredes. Acceso cercano a los aseos.

DISPONIBILIDAD DE EQUIPOS AUDIOVISUALES


Casi todos los eventos incorporan uno o ms elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones: Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalmbrico). Micrfonos: sistema de solapa y pie de micro (n. necesarios). Proyectores LCD y mandos a distancia porttiles. Tamaos adecuados de pantallas y opciones de configuracin. Monitores de pantalla plana, pantallas de televisin para opciones de vdeo. Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios.

Tomas de corriente (n. y ubicaciones en la sala).

JUSTIFIQUE SU PRESUPUESTO
Realice una compilacin de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuacin:

Gastos de las instalaciones donde se celebrar el evento.


Gastos de los servicios de restauracin. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales. Gastos de servicios de oficina.

Pliza de garanta.
Servicios gratuitos. Opciones de pago.

CREACIN DE UNA MAGNFICA AGENDA


Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, es importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarse en una nica temtica y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el siguiente programa de muestra de un seminario de medio da tiene en cuenta las necesidades de los asistentes: 8:00 a.m. Llegada y desayuno 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida 9:00 a.m. Ponente de apertura 10:00 a.m. Descanso 10:15 a.m. Debates de paneles

11:30 a.m. ltimos comentarios

TENGA MUY PRESENTE LA AGENDA Y EL RELOJ


A pesar de contar con una magnfica agenda, los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cundo desean asistir a dichos programas y cundo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos cuando establezca las fechas y las horas de su evento: Los asistentes prefieren programas de maana para los seminarios. Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente despus del trabajo. Los martes y los jueves son los das predilectos para celebrar eventos. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes. Evite programar eventos en vacaciones y en vsperas de vacaciones. Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.

REALICE UNA LISTA DE INVITADOS ADECUADOS


Las reuniones exitosas cuentan con una temtica especfica y un pblico objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones. Enve con antelacin un mensaje de reserve la fecha en el proceso de planificacin (en papel o en formato electrnico).

Enve una invitacin detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la agenda (en papel o en formato electrnico).
Vuelva a enviar la invitacin detallada con una nota personalizada (en formato electrnico). Llame a los invitados e invteles formal y personalmente al evento

MARKETING Y PUBLICIDAD DEL EVENTO


El marketing del evento es la tarea ms importante y, con frecuencia, la ms desafiante en la organizacin de eventos, y suele considerarse como el factor ms importante del xito de un evento. Esto se debe a que el nmero de participantes en un seminario depende en gran manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad. Que el evento logre su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad de dicho evento. Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento adecuado del seminario y la estrategia correcta de marketing para conseguir el nmero deseado de asistentes al evento.

COLABORACIN CON PATROCINADORES


Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuir a aumentar la credibilidad de dicho evento, adems de reducir costes. Los patrocinadores tambin pueden servir de ayuda en el marketing, pues pueden publicitar su evento, adems, entre sus clientes. Por otra parte, algunos de los patrocinadores pueden contribuir a pagar el alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidad para ellos mismos.

ORGANIZACIN DEL PERSONAL Y TRABAJO CON LOS PONENTES


Un seminario no tendra nunca xito sin las personas que lo organizan, o sin los ponentes que comparten sus conocimientos con los participantes. Invite al evento a ponentes de prestigio y buena reputacin, que ofrezcan a los participantes informacin importante para su trabajo, sector o negocio. Prepare los ponentes de antemano y trabaje con ellos en sus presentaciones en Power Point, adems de informarlos con antelacin sobre los procesos logsticos, el calendario y el pblico que se espera.

PREPARACIN, REGISTRO, ACOMODACIN, COMENTARIOS


Todos los preparativos y la planificacin del seminario, que constituyen el 80% del total del trabajo necesario, producen en ltimo trmino el evento en s, que puede durar solo unas horas o unos das. El da anterior al evento, visite el local para asegurarse de que todo est conforme a los requisitos y las especificaciones. Debe comprobarse que los micrfonos, proyectores y sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Es necesario tener preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local del evento al menos un da antes de su celebracin. Los organizadores del evento deben comenzar a preparar el local, incluyendo la colocacin de adornos y carteles, el da antes del evento.

NECESIDADES Y SOLICITUD DE PROPUESTAS SOBRE EL MONTAJE Y LUGAR DE CELEBRACIN.


La mayora de los encargados de los lugares de celebracin estarn encantados de ofrecerle un presupuesto para un posible seminario. El contacto de ventas o de los servicios de restauracin necesitar la siguiente informacin: Posible(s) fecha(s) del evento Nmero de asistentes Estilo de la organizacin de la sala (aula, forma de u, etc.) Tiempo del evento (incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje) Requisitos de comida y bebida Necesidades de equipos audiovisuales (incluyendo pantallas, micrfonos, etc.)

Organizacin de la sala

CONFIRMACIN Y/O DESARROLLO DE LA AGENDA


Es muy importante que la persona encargada de la planificacin del evento trabaje estrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda cambiar con frecuencia desde el momento de la conversacin inicial hasta el mismo da del evento. El planificador del evento debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con los encargados del lugar de celebracin para garantizar que todo transcurre sin problemas.

CONFIRMACIN DEL ACUERDO CON EL RESPONSABLE DEL LUGAR DE CELEBRACIN


Una vez el planificador sepa el nmero de asistentes y los requisitos logsticos del seminario, deber conseguir el lugar del evento y los requisitos relacionados. La mayora de los acuerdos deberan ofrecer al planificador la oportunidad de reducir/aumentar los requisitos de comida y bebida hasta un determinado nmero de das antes del evento. Sin embargo, muchos acuerdos limitarn hasta qu punto podra reducir un grupo las cantidades, de modo que debe hacer un clculo correcto.

CREACIN DE MATERIALES Y COMUNICACIONES DE EVENTO


Se trata de un elemento en el que algunos planificadores estn involucrados y otros no. Fundamentalmente, algunos planificadores de reuniones sern los responsables de lo siguiente: Crear invitaciones a eventos Imprimir la agenda y otros materiales Garantizar regalos/sorteos para los asistentes Crear identificaciones Enviar letreros y carteles para eventos

DETALLES RELACIONADOS CON LA LOGSTICA


Trabajo estrecho con el coordinador del evento para ultimar los detalles relacionados con la logstica. Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones debe seguir. Se incluye la confirmacin de lo siguiente: Oradores del evento Requisitos de equipos audiovisuales del evento Nmero de asistentes al evento Funciones y responsabilidades del coordinador Necesidades relacionadas con los materiales del evento (debe comprobarse varias veces)

ORGANIZACIN DEL EVENTO


Asegrese de incluir en la programacin el tiempo necesario para la organizacin del evento. Se recomienda llegar aproximadamente 1.5 horas antes del evento. Sugerencia: si el seminario est programado por la maana, pregunte al contacto de ventas del lugar de celebracin si su grupo podra organizar el evento la noche antes (pero no deje nada de valor en un lugar pblico).

Todos los materiales, folletos, carteles, letreros, regalos, mesas de inscripcin, identificaciones, etc. deben estar listos para el evento.
Advertencia: a veces los oradores cambian las diapositivas la noche antes y proporcionan nuevas presentaciones que deben aadirse al programa Power Point 10 minutos antes del evento.

REALIZACIN DEL EVENTO


Una vez preparado, ser el momento de celebrar el seminario. Tenga en cuenta lo siguiente: Algunos asistentes siempre llegan pronto. Algunos asistentes siempre llegan tarde. Suele surgir algn tipo de problema tcnico.

GRACIAS POR SU ATENCIN

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