Diagramas de Flujo

Alpha Research And Development Dr. Jorge R. Hernndez Laboy

Al finalizar el taller los participantes podrn:

conocer que son diagramas de flujos. visualizar un proceso e identificar la secuencia de eventos de cualquier producto o servicio. preparar un diagrama de flujo de un proceso. localizar problemas. identificar reas de mejoramiento

Son esquemas que describen paso a paso una actividad.

Son una descripcin de una secuencia de actividades. Pueden ser usados para:
describir el proceso que se est estudiando.
describir el orden y la secuencia deseada de un sistema nuevo y mejorado.

describir desde el recorrido de una factura hasta los pasos para realizar una venta , un servicio o producto.

 Proveen

equipo:

a los miembros del

puntos de referencia comunes. un lenguaje estndar que pueden usar para hablar del proceso que estn estudiando. identificar complejidades inesperadas y reas de problemas.

o evitar redundancias. o dar vueltas sobre algo. o comparar y contrastar lo actual con lo ideal.

o llegar acuerdos sobre los pasos a seguir.

o identificar donde se puede obtener data adicional e investigarse. o ayuda para adiestrar y comprender el proceso completo.

Debe ser definido donde el proceso bajo estudio comienza y donde termina. Los miembros del grupo deben acordar el nivel de detalles que indicaran en el diagrama de flujo.
Cuantos detalles necesitan para entender el proceso claramente y poder identificar las reas de problema.

Deben ser consistente en el nivel de detalles reflejados.

Haga una tormenta de ideas para hacer una lista de todas las principales actividades.
A menos que se est diagramando un proceso nuevo:
se reflejar la secuencia que es (la realidad) y no la que debera ser, o lo ideal.

esto puede ser difcil al principio pero es necesario para ver donde estn los problemas en el proceso.

Los diagramas de flujo pueden ser:

un simple macro diagrama reflejando solamente la suficiente informacin para entender el flujo general del proceso.
bien detallado reflejando cada minima accin y punto de decisin.

Los grupos pueden empezar con un macro diagrama y luego aadir detalles donde sean necesarios.

Al sealar cada paso del proceso debe asegurarse el utilizar palabras que todo el mundo entienda.
Identificar el diagrama:
el ttulo del proceso. la fecha en que el diagrama fue hecho. nombre de los participantes.

El valo es utilizado para:

indicar materiales, informacin o accin para empezar el proceso. Reflejar resultados al final del proceso.

Caja o un rectngulo se usa para:

Reflejar una tarea o actividad realizada en el proceso.

El diamante seala:
todos los puntos en el proceso donde una pregunta de un s o un n es realizada o una decisin es requerida.

Las flechas indican:

La direccin o el flujo del proceso.

Verifique que:
los smbolos se utilicen correctamente. Los pasos, acciones, decisiones, espera, demoras se identifiquen correctamente. Se valide con otras personas fuera del equipo de trabajo el diagrama.

Analice el resultado:
El proceso discurre como debe ser? Las personas cumplen con el proceso? Existen repeticiones, complejidades obvias? Cuan diferente es el proceso de lo ideal?

Cuatro tipos de diagramas de flujo han sido particularmente tiles.

Cada uno acenta diferentes aspectos de un proceso o actividad.
1.Diagrama de flujo arriba-abajo. 2.Diagrama de flujo detallado. 3.Diagrama de flujo de trabajo. 4.Diagrama de despliegue.

Es una descripcin de los pasos mas importantes en un proceso o proyecto. Se limita la cantidad de informacin que se usa en el diagrama. Obliga a la gente a concentrar su pensamiento en aquellos pasos que sean absolutamente necesarios para el proceso.

Permite que la gente considere solo aquello que debera pasar en un proceso, en vez de lo que pasa realmente.
Una vez han diagramado los pasos y sub pasos principales pueden preguntarse:
Dnde nos desviamos de curso? Cul fue la causa?

Esto los ayuda a determinar que pasos son complejidad y cules son necesarios. Estas respuestas los dirigen hacia las fuentes potenciales de los problemas y no simplemente a los problemas.

La descripcin que resulta representa, solo el trabajo til:

omitiendo la inspeccin, el repetir el trabajo y otros pasos para detectar los problemas de calidad.

Normalmente , este enfoque es ms rpido y eficiente que pasar semanas o meses construyendo un diagrama de flujo detallado.

1. Enumere los pasos principales del proceso que se est estudiando o el proyecto que se est planeando. 2.Deben terminar con no mas de seis o siete pasos.
3. Escriba estos pasos a lo largo de la parte superior de la pagina o rotafolio. 4. Escriba debajo de cada uno los subpasos principales (NO MAS DE SEIS O SIETE)

Paso 1 Determinar el tamao de la fiesta

1.1 Decisiones de presupuesto 1.2 Decidir la lista de invitados

Paso 2 Encontrar un local

Paso 3 Invitar las personas

2.1 Decidir el tema

3.1 Completar Invitaciones

2.2 Seleccionar el local

3.2 Enviar invitaciones

Construya un diagrama flujo arriba-abajo de una visita de un cliente al saln de belleza.

Es un diagrama de flujo que incluye mucha informacin acerca de lo que ocurre en cada etapa del proceso.
Incluyendo los circuitos causados por tener que repetir el trabajo.

Generalmente, los diagramas de flujo arriba-abajo son suficientes, pero algunos equipos necesitan mas detalles para poder entender donde ocurren los problemas.

Usen los diagramas de flujo detallados con poca frecuencia , ya que el nivel de detalles que estos proveen es usualmente innecesario.

La obtencin de uno que sea del agrado de todos los miembros del equipo puede tomar semanas.

Si deciden que necesitan un diagrama de flujo detallado:

asegurar que cada persona en el equipo est de acuerdo acerca de cunto detalle incluir.

Si estas decisiones no estn claras, las preparaciones de los miembros del equipo sern probablemente incompatibles.

Construya un diagrama de flujo detallado de la visita de un cliente al saln de belleza.

Es un dibujo de los movimientos de la gente, los materiales, los documentos, o la informacin en un proceso. Se crea al trazar esos movimientos en un bosquejo del plano o un mapa similar del rea de trabajo. Lo til de estos bosquejos reside en su capacidad de ilustrar la ineficiencia de un sistema en una forma clara.

Los lugares donde el trabajo puede ser simplificado se ven a simple vista.
El inters reside en saber si existe un nmero excesivo o innecesario de movimientos. Si este es el caso , hagan que la gente implicada piense acerca de cul sera la distribucin ideal. Vean si en el rea de trabajo o las formas pueden ser reordenadas para eliminar el problema.

Construya un diagrama de flujo de trabajo del servicio a un cliente al saln de belleza.

Combina dos ideas:

lo que pasa en un proceso o proyecto (las tareas realizadas). quin es responsable de cada paso.

Estos diagramas muestran los pasos principales de un proceso, de la misma forma que en el nivel superior de un diagrama de flujo arriba- abajo:
junto con la persona o el grupo que es el centro de actividad de es paso.

Estos diagramas son tiles para los equipos de proyecto y los equipos de gerencia:
para llevar la cuenta de lo que cada persona o grupo debe hacer. para saber donde encaja la gente en la secuencia y cmo se relacionarn con los otros.

Escriba en una hoja un listado vertical de los pasos principales de un proyecto o proceso. En la parte superior haga una lista de cada uno de los participantes del proceso.
individuales o grupales

Trace lneas para crear columnas bajo cada encabezado.

Marque las acciones claves en cada paso en la columna apropiada e indicando la persona o grupo. Se pueden usar los distintos smbolos para indicar las diferentes clases de funciones en cada etapa.

PASO
Planificar el informe Organizar el informe Escribir el informe Producir el informe

FELITO

MYRNA

YDSIA

HAYDEE

Construya un diagrama de despliegue del servicio a un cliente en el saln de belleza.