Tcnicas para conduo de reunies Tcnicas para

conduo de reunies

Elaborado por Eduardo Aguiar Verso 1.2 de 17/04/2009

Tcnicas para conduo de reunies

Fontes:
FORSYTH, Patrick. Como fazer reunies produtivas. MILLER, Robert F. Aprenda a organizar suas reunies. SILVA, Alexandre; FURQUIM JUNIOR, Elimael; IGARASHI, Karina. Como fazer reunies. JORDO, Sonia. Como fazer reunies produtivas. Polcia Militar de Minas Gerais. Como fazer reunies criativas.

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IRONIA
As reunies so indispensveis quando no se quer fazer nada (J.K. Galbraith)

A reunio ideal a de duas pessoas, com a ausncia de uma (Patrick Forsyth)

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Comunicao nas empresas
E-mail Telefone Memorandos

Relatrios
Reunies ... a melhor alternativa no momento?

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Definio
Reunies so instrumentos que geram alternativas para as decises que iro desencadear mudanas nas organizaes.

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Qual a razo para reunir a equipe ?
Necessidade de:
Informar a equipe Receber informaes Tomar uma deciso atravs de voto dos presentes Avaliar coletivamente assuntos de interesse Debater divergncias da equipe Estimular a equipe Prestar esclarecimentos sobre novos processos Obter resposta imediata de algum assunto Convencer terceiros

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Objetivos das reunies
Integrar pessoas Coletar sugestes Reforar a comunicao

Oferecer propostas de soluo

Apresentar idias Decidir Motivar

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Quando realizar uma reunio?
Necessitar a interao de opinies
Criar idias Elaborar planos ou projetos

Necessitar da dinmica de grupo

Atingir objetivos Gerar esprito de equipe

Houver restrio de tempo para outras aes

Requer consenso de grupo No existir tempo para esperar respostas

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Quando realizar uma reunio?
Necessitar debater assuntos complexos
Explicar Entender

For convocado pelo chefe

Basta?

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Custos das reunies
Tempo e dinheiro Desviam a ateno de tarefas mais importantes Diminuem o progresso e retardam a ao

Em alguns casos dividem o grupo e diminuem a motivao

Servem de plataforma para os falantes e perturbadores Geram politicagem, confuses e caos

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Benefcios das reunies
Informam e geram conhecimentos Fornecem solues para problemas Debatem pontos de vista

Motivam
Apaziguam Geram feedback

Persuadem
Treinam e desenvolvem Promovem mudanas

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Planejamento de reunies
Definir o que se espera da reunio
Assuntos necessrios aos objetivos Tempo Recursos Prioridades
Importantes e complexos no incio da reunio

Seqncia de apresentao
Encadeamento dos assuntos Correlao

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Planejamento de reunies
Preparar a forma de conduzir os assuntos

Apresentao

Justificativa

Dilogo

Linha de ao

Deciso

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Planejamento de reunies
Preparar a forma de conduzir os assuntos
Fases 1 e 2: Apresentar e justificar
Apresentao detalhada
Anlise de cenrios Relao custo-benefcio Definio de metas

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Planejamento de reunies
Preparar a forma de conduzir os assuntos
Fase 3: Discutir / dialogar
Agregar pontos de vista Descobrir novas opes para o assunto Obs: Necessidade de focar no assunto

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Planejamento de reunies
Preparar a forma de conduzir os assuntos
Fase 4: Deciso
Planejar o processo de deciso para chegar ao consenso sobre responsveis e prazos

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Planejamento de reunies
Preparar a forma de conduzir os assuntos
Fase 5: Adotar uma linha de ao
Reservar o tempo na reunio para esta atividade

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Planejamento de reunies
Definir os participantes
A participao pode ser realizada por assunto
Permanece apenas quando tiver algo a contribuir Participa quem pode contribuir com o assunto Deve existir equilbrio no perfil dos participantes

O nmero de participantes varia de acordo com o assunto tratado

Maior nmero = maior dificuldade de consenso = maior tempo

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Planejamento de reunies
Definir os participantes
Decisor
Possui poder para decidir Possui a viso geral da situao A presena fortalece a possibilidade de ter decises ao final da reunio Necessita de informaes prvias sobre o assunto No gosta de surpresas

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Planejamento de reunies
Definir os participantes
Impactados
So representantes de reas que sero atingidas pelas decises

Contribuem com o conhecimento do processo

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Planejamento de reunies
Definir os participantes
Especialista
Tcnico que analisar o assunto Garante preciso nas informaes Esclarece dvidas

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Planejamento de reunies
Definir os participantes
Implementadores
Representantes das reas que executaro os projetos
Transformam o projeto em realidade

Enxergam os problemas que podero ocorrer no futuro So operacionais: focam os detalhes Precisam sair das reunies sem dvidas

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Planejamento de reunies
Definir os participantes
Multiplicadores
Facilitadores da implantao Difundem os resultados Buscam o comprometimento e a mobilizao dos demais

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Planejamento de reunies
Definir os participantes
Aprendizes
Profissionais recm-contratados ou em treinamento Participam eventualmente com o objetivo de Conhecer o processo Trazer vises novas para o processo

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A gesto do tempo das reunies
Horrio de incio
Manter o horrio
Iniciar depois da hora marcada
Gera mau humor Atrasa a programao Gera incio de discusso de outros assuntos

Crie o hbito e o respeito pelas suas reunies (e as dos demais)

Na chegada dos retardatrios

No recapitule os assuntos no meio da reunio

Recapitule no final

Bons horrios
Incio do expediente (evita interrupes) Final do expediente (evita prolongamentos)

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A gesto do tempo das reunies
Horrio de encerramento
No errado encerrar antes da hora marcada Procurar no encerrar aps o horrio estabelecido Os itens principais da reunio devem ter seu tempo de discusso e decises previamente estabelecido
Deixa a reunio mais centrada Deve ser avisado o tempo determinado no incio da discusso
Ex: Teremos 20 minutos para tratar do assunto a seguir.

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Os convidados para a reunio
O nmero de presentes proporcional ao tempo de durao
Quem necessrio participar da reunio? Para quem a reunio ser til? Quem ir contribuir positivamente? Quais os que tem apenas interesse pessoal? Quem vir apenas para conturbar?

Verificar o grupo adequado

Associar:
Valor da participao x assunto

Evitar
Poltica interna, favores, democracia

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Os convidados para a reunio
Quem far cada atividade?
Quem dirigir? Quem ser o secretrio?
Ata

Preliminares
Encontros antecipados
Planejamento de aes

Alianas
Vigiar outras alianas

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O ambiente
Silncio Reservado Tamanho adequado Confortvel Iluminao adequada Instalaes eltricas compatveis Instalaes lgicas
Internet Rede interna

Instrumentos necessrios Ambientao apropriada

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O lder
Atividades
Preparar a reunio Distribuir a pauta Distribuir os lugares Apresentar os participantes Estabelecer as regras Apresentar os dados e idias antes de avaliar

Administrar a reunio
Horrio Perguntas Fugas do assunto Recapitulaes Concluses e linhas de ao

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O lder
Busca assegurar que a reunio:
Esteja focada nos objetivos Tenha discusses construtivas

Promova avaliao geral do assunto e evite decises padro

Avalie todos os aspectos dos assuntos em questo No gere reunies sem valor Tenha apenas uma pessoa falando de cada vez

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O lder
Habilidades
Consegue impor respeito Sabe se preparar para a reunio Cumpre horrio

Segue o planejamento
Fala em tom adequado Conhece as pessoas e sabe como apresent-las Sabe estabelecer e manter as regras

Consegue controlar discusses

Sabe encorajar os participantes

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O lder
Habilidades
Sabe fazer perguntas Consegue a participao de todos Sabe escutar

Controla o horrio
Possui poder de sntese Sabe reduzir os distrbios Reconhece os rompantes e os acessos emotivos intencionais

Sabe fechar a reunio

Conhece as aes de acompanhamento de aes decorrentes das reunies

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O lder
Habilidades
Pacincia Bom humor Boa vontade

Respeito

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O lder
Enfrentamento de desordem e perturbao
No se descontrolar e/ou emocionar Tentar amenizar a discusso
Quebre o problema Tente entender a razo dos nimos alterados
Diga que entende a posio do exaltado(s)

Retome o controle
Informe o que ser discutido

Caso no diminua o problema

Pea silncio
Pea uma pequena interrupo Retire da pauta o assunto Informe quando e como ser retomado Encerre a reunio

Tcnicas para conduo de reunies

Comunicao eficaz nas reunies
Siga as regras Quebre as regras (?) Siga a estrutura da reunio Colete as informaes com preciso Preste ateno
Audio Viso

Tcnicas para conduo de reunies

Comunicao eficaz nas reunies
Siga as regras
Apresente-se preparado para a reunio No se descontrole Busque o apoio do lder nas suas opinies

Cumpra o horrio estabelecido

No monopolize a fala No interrompa os demais participantes No discuta por tudo

Seja disciplinado
No crie problemas sem razo Foque o assunto da reunio

Tcnicas para conduo de reunies

Comunicao eficaz nas reunies
Quebre as regras
De forma calculada e eventualmente
Rompante Pancada leve na mesa ao discordar de uma posio Demonstrao de alterao emocional Humor (pouco) Interrupo para ganhar tempo

No exagerar em nenhuma das aes

Tcnicas para conduo de reunies

Papis
Lder, moderador ou condutor
o participante que facilita a reunio
Abre os trabalhos Conduz o andamento

Estimula a participao
Apresenta os objetivos Recapitula as decises Encerra o encontro

No necessrio que a mesma pessoa que convoca uma reunio seja o moderador

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Papis
Apoio
Pessoa de confiana do moderador (lder ou condutor)
Opera equipamentos Consolida materiais Organiza informaes Distribui documentos

Deve estar atento ao andamento da reunio.

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Papis
Controlador do tempo
Controla o tempo previsto para cada atividade Alerta o moderador sobre a hora de comear um assunto ou termin-lo.

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Papis
Relator
Responsvel pela elaborao da ata Registra
Pontos acordados Responsveis por realizar as aes originadas pelas decises tomadas Prazos acordados