Benchmarking: Captulos 6 y 7

Integrantes: Lpez Tamariz, Paulo Vassallo Quiroz, Gianfranco Chang Palacios, Jorge Licla Huamancha, Samir Pajuelo Barreto, Erick

Captulo 6: Recopilar y analizar la informacin de Benchmarking

La cuarta parte del benchmarking comprende recopilacin y anlisis de la informacin de benchmarking, es comn, en los seminarios de benchmarking, la ansiedad los participantes por llegar a esta parte es el foco de su atencin, llaman a esta parte la fase de carne y papas. Pero esto es refutado por los practicantes experimentados, ya que consideran que si las etapas iniciales de planificacin y preparacin del proceso no se llevaron a cabo cuidadosamente, este proceso puede ser improductivo e incluso llegar a ser contraproducente.

Concete a ti mismo

 No darnos cuenta del alcance de nuestras oportunidades de hacer mejoras

Se podra pasar por alto algunas oportunidades internas importantes de benchmarking

Preguntas acerca de nuestras actividades en la misma rea

Recopilacin de Informacin
Una vez que se hallan determinado por parte de la organizacin, los tipos y fuentes de informacin de benchmarking que se requieren, el siguiente asunto que se debe considerar son los mtodos de recopilacin de informacin que se utilizaran.

Existen 5 mtodos de recopilacin de informacin: Entrevistas telefnicas Entrevistas personales/visitas de campo Encuestas Publicaciones/medios de comunicacin Investigacin en archivos

 Que factores determinan los mtodos que usted emplea para recopilar datos ?
Limitaciones de Tiempo Limitaciones de Recursos Experiencia La Filosofa de Recopilacin de Informacin

El telfono es una herramienta muy valiosa para el investigador de benchmarking, en solo unos minutos el que llama puede solicitarles a muchas fuentes, que le contesten preguntas

Ventajas:
Son fciles de planificar y realizar

Son econmicas
Proporcionan flexibilidad en cuanto a los lugares

Desventajas:
Cuando la persona que efecta la llamada, no esta lo suficientemente preparado

Recomendaciones:
Preprese con antelacin

Desarrolle una lista de contactos preferidos

Coordine sus llamadas con otros miembros del equipo

Contacte a un individuo determinado

Explique quien es usted y porque esta llamando

De informacin

 Mencione la fuente de sus referencias Intercambie informacin Dele a la otra parte un calculo realista de la cantidad de tiempo que usted necesita Haga el seguimiento

Es una de las experiencias mas interesantes y potencialmente mas productivas Esta manera de recopilar datos tiene varias ventajas. Brinda la oportunidad de conseguir informacin detallada. Observar el proceso de trabajo de accin

Desarrollo de una relacin duradera

Las desventajas son Consume bastante tiempo Segn los viajes que se hacen son costosos Una estrategia seria limitar los encuentros a aquellas organizaciones que en realidad representen las mejores practicas

Confirmar todas las citas por escrito. Viaje con un compaero.

Utilice un bosquejo estructurado.

Organice el seguimiento.

Enviar una nota de agradecimiento

Medio de recopilacin de informacin tomada de una muestra grande de individuos y organizaciones.

Las ventajas Poco costosas Permite sondear una audiencia grande

Las desventajas son:

Baja tasa de rendimiento

Informacin muy limitada

La estrategia para hacer una buena encuesta es contar con un buen nivel de habilidad en el desarrollo de estas.

Encuestas cortas.
Llame antes de enviarla

Evite exigir respuestas largas

Envi un sobre con su direccin y sellos.

Identifquese y como lo puede contactar

Disee la encuesta de forma que la transferencia de datos sea fcil Agradezca el recibo de la encuesta

La mayora de la fuentes primarias de informacin son fcilmente identificables y accesibles ah diferencia de la fuentes secundarias. Si su equipo esta familiarizada con cualquier base de datos en lnea para informacin en el rea de trabajo

Evite la repeticin Evite los documentos raros

Aproveche el apoyo del personal

Organice un deposito para documentos

Una lista de recursos de medios de comunicacin

Consiste en revisar los registros archivados para determinar tendencias o para estudiar el impacto de los cambios en el clima de negocios. Los datos archivados son tiles para comparar informacin

Combine los datos de los archivos

Organice un archivo
Evite traslapos

Una vez su equipo haya examinado los mtodos potenciales de recopilacin de datos, usted tiene q asignar sus recursos de benchmarking para optimizar los resultados de sus esfuerzos

Considere diversos mtodos de recopilacin de datos.

Haga revisiones durante el proceso.

Asegrese de disponer de recursos apropiados para desempear la tarea.

PLANIFIQUE PREVIAMENTE:

Programe de manera realista.

PREPARE UN RESUMEN DE SU PROYECTO:

Prepare un resumen de su proyecto para sus socios del benchmarking.

FACILITE SU ENTRADA: Las estrategias atrevidas y agresivas que usted utilice para hacer el contacto inicial tienden mas a irritar que a motivar

EMPLEE LA ESTRATEGIA DE ARRIBA HACIA ABAJO: Pngase en contacto con gerentes funcionales de niveles altos de la organizacin.

CIASE A SU BOSQUEJO:

Cuando entreviste o encueste a sus socios del benchmarking siga lo acordado que les dio como parte de su investigacin inicial.

LIMITE EL TAMAO DEL EQUIPO VISITANTE: Establece un limite de personas (1 o 2) para su equipo de visitas a otra compaa.

EMPIECE CON UN BOSQUEJO:

Organice su recopilacin de datos alrededor de un bosquejo que enumere los temas especficos de sus actividades de benchmarking dividido en 3 niveles.

UTILICE UNA MATRIZ DE INFORMACION

Es simplemente un instrumento identificador de informacin recopilada y los hechos comunicados , a medida que se entrega la informacin los individuos o las organizaciones que son objeto del benchmarking.

ANALICE POR FASES: La primera fase usted y su equipo entrevistan telefnicamente a cada una de estas organizaciones y llevan los resultados de la informacin una matriz. La segunda fase comprende entrevistas mas exhaustivas con esos de socios de benchmarking.

RESUMA SUS DATOS: Despus de haber terminado sus tareas de recopilacin de datos, la prxima tarea es resumir la informacin conseguida.

VERIFIQUE PARA SABER SI HAY INFORMACION ERRONEA: Es errnea por factores tales como mala interpretacin, escritura o transcripcin equivocada, mala representacin de datos intencional (por culpa de la fuente) y errores (de la fuente).

IDENTIFIQUE PATRONES: Es una informacin bsica de analizar y examinar las matrices de datos detectadas por patrones o tendencias generales.

IDENTIFIQUE OMISIONES Y DESPLAZAMIENTOS: Los datos de no estn en un anlisis pueden ser mas significativos como los que si estn, que pueden ser de 2 tipos.

Es cuando se descubre informacin sobre otra organizacin y que parece que no concuerda con otra informacin que usted consigui, hay un desvi de la informacin.

Aceptar la informacin literalmente.

Hacerle un seguimiento a la organizacin que dio la informacin

Rechazar la informacin por no ser realista o por ser falsa.

Se busca tratar de entender como las organizaciones manejan sus negocios y procesos. Interpretar las actividades en relacin con sus actividades y su propia historia y dela informacin recopilada.

DOCUMENTA R SUS PROPIOS PROCESOS

CATEGORIAS PARA SACAR CONCLUSIONES

CONOCER SUS PROPIAS FORTALEZAS O DEBILIDADES

DETERMINAR LAS DIFERENCIAS EN EL DESEMPEO

BENCHMARKING EXTERNO

ANALISIS INTERNO

Puede representar oportunidad nica para detenerse en sus operaciones diarias y concentrar mucho la atencin en las complejidades de sus propios procesos.

CATEGORIAS PARA SACAR CONCLUSIONES 2.- CONOCER LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES.

CLIENTES PROVEEDORES

COMPETIDORE S

CLIENTES DE LOS COMPETIDORES

3.- DETERMINAR LAS DIFERENCIAS EN EL DESEMPEO.

PRODUCTOS COMPARAR SERVICIOS

PROCESOS DE TRABAJO

El objetivo es identificar cualquier tipo de diferencia en el desempeo (gastos en I&D)

Captulo 7: Actuar

Es directa y menos complicada, impulsa un deseo de accin, conjunto de necesidades de los clientes y la identificacin de los factores crticos de xito que sirven de foco de la investigacin.

Es una actividad tpica cuando el cliente de la informacin de benchmarking es un gerente tiene como objetivo la produccin y la entrega del informe del proyecto.

Servir de informe para entregar a los clientes del benchmarking

Servir de resumen de los datos recopilaos y analizados.

Servir de registro de las organizaciones. Servir de productos de comunicacin. Servir de registro para la base de datos.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Declaracin de necesidad/propsito Los clientes del proyecto Necesidades del cliente. Equipo del proyecto Proceso del Equipo Calendario del Proyecto Temas para hacer el benchmarking

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Fuentes de informacin Metodologa Resultados/resumen Relatos Anlisis Resultados Prximos pasos

En general, los informes de benchmarking de este alcance son cada vez mas escasos porque muchos equipos de benchmarking estn orientados a la accin, y prefieren no invertir cantidades excesivas de tiempo produciendo informes extensos.

Es una versin oral del informe. Estas presentaciones le brindan a los clientes la oportunidad de hacer preguntas. Los miembros del equipo pueden elegir un vocero o un grupo pequeo de voceros. Estos informes orales pueden variar en duracin.

El equipo tambin puede comunicarles sus resultados a otros miembros de la Organizacin.

1.
2. 3. 4.

5.

Nuevas necesidades del cliente Fondos Tiempo Nivel de inters/energa Suposiciones de mejoras para el producto/proceso original

Mejoramiento de productos/procesos. Aprender. Formar redes funcionales.

Los modelos formales incluyen la direccin bsica para reciclar o recalibrar. Cuando los individuos y los equipos ganan experiencia y se vuelven eficientes pueden diagnosticar las fortalezas y debilidades de su proceso individual. Otro ajuste comn para los equipos es acortar el tiempo previsto para terminar un proyecto. El mejoramiento continuo del proceso.

Uno de los problemas del proceso de benchmarking es que suele consumir mucho tiempo y se requiere una gran cantidad de planificacin del proyecto, este proceso a menudo desgasta a la gente. Puede haber en el momento de terminar un proyecto de benchmarking, un gran entusiasmo, seguido de un decaimiento de nimo.

Este problema disminuye cuando la gente gana mas experiencia en los procesos y se vuelve mas eficiente para llevar a cabo sus tareas. Cuando complete sus ciclos iniciales de benchmarking, quiz sea necesario reunir a los miembros del equipo y motivarlos a ponerse en accin.