CUENTAS DE ORDEN

Qu es una cuenta de orden?



cierto tipo de operaciones, que al efectuarse, no afectan ninguno de los tres elementos del balance, pero que debido a ciertas contingencias que se pueden presentar con posterioridad a la fecha en que se hayan celebrado, pueden convertirse en valores de activo, de pasivo o de resultados; por lo tanto es pertinente que las mismas se registren en la contabilidad

Definicin


son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya incorporacin en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control en general sobre aspectos administrativos, o bien, para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes que puedan o no presentarse en lo futuro

las operaciones que determinan su apertura

                  

A).- A efecto de registrar valores ajenos que se reciban. En guarda En prenda o garanta Para la ejecucin de un mandato ( compra venta ) B).- Para registrar derechos u obligaciones contingentes. Otorgamiento de fianzas Contratos de seguros Reclamaciones C).- Obligaciones contingentes por descuento de documentos de crdito. Contratos de compra venta D).- Registro de operaciones, con fines de control o de recordatorio. Contratos que impliquen un compromiso critico E).- Registro duplicado de operaciones, con distintos fines. Depreciacin, con enfoque contable y con enfoque fiscal

las cuentas de orden pueden clasificarse desde dos puntos de vista:

        

A).- Para efectos de la finalidad con que fueron creadas. I .- Valores ajenos II .- Valores contingentes III.- Cuentas de registro B).- Para efectos de regir la naturaleza de sus movimientos. I .- De orden activo II .- De orden pasivo III.- De orden de resultados. ( De ingresos y egresos )

ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN



En vista de que las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben abrir siempre en grupos de cuando menos de dos, siendo la una correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento.

  

El saldo de una ser siempre deudor y el de la correlativa, acreedor por igual cantidad. De hecho es una caracterstica invariable de las cuentas de orden, el que se establezcan en grupos de dos, por lo que siempre habr una cuenta de orden deudora y otra acreedora, a la cual tambin se le puede llamar contra cuenta. Para registrar determinada clase de operaciones a veces se requiere la apertura de mas de dos cuentas de orden en un grupo; pero an en estos casos, entre las cuentas que se abran, existir el movimiento compensado, as como igualdad de saldos, aun cuando de naturaleza contraria

 

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN. Una vez establecidas las cuentas de orden bajo los principios mencionados, el movimiento de ellas puede realizarse de dos maneras:
 

A).- Movimiento directo. Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es directo, cuando el asiento que se practique en una de ellas tenga su replica en otra cuenta de orden y sin que intervengan cuentas de balance. Es decir, cuando al efectuarse un cargo a una cuenta de orden, el crdito, necesariamente, corresponda a otra cuenta de orden, o viceversa. B).- Movimiento cruzado. Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un cargo a una cuenta de orden, con crdito a una cuenta de balance o de resultados y un crdito a una cuenta de orden, con cargo a una cuenta de balance o de resultados.

  

TITULO O NOMBRE DE LAS CUENTAS DE ORDEN



Para titular o nombrar las cuentas de orden, debern observarse las reglas aplicables a cualquier cuenta, ya sea de activo, de pasivo o de resultados, en el sentido de que el nombre que se les designe deber tener las siguientes caractersticas: A).-.Que sea concreto. Se pretende que no se utilicen palabras innecesarias; por el contrario, emplear solamente las indispensables para dar una idea general de la clase o tipo de operaciones que se quiera registrar en cada cuenta B).- Que sea preciso. Aunque esta ntimamente ligado con el punto anterior, este punto pretende que se obtenga la mayor claridad, con el titulo o nombre de la cuenta, con el fin de que cualquier persona que lo lea, pueda interpretar con facilidad el objeto y uso que se va a asignar a la cuenta.

  

  

PRESENTACIN DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE



Aunque es bien conocido, que el balance de la empresa muestra invariablemente solo cuentas de activo, pasivo y de capital, cuando han sido requeridas cuentas de orden, esta situacin se altera. Es importante consignar en el balance las cuentas de orden, pues los interesados en la empresa, no deben solo conocer sus derechos y obligaciones reales, sino tambin sus derechos y obligaciones contingentes, toda vez que estos pueden influir eventualmente en el futuro de dicha empresa, pues sealan expectativas favorables o adversas. Las cuentas de orden, se deben presentar al calce del balance, despus de cerrado y bajo el epgrafe de cuentas de orden.

 

 

Se pueden seguir tres formas para hacerlo:

  

A).- Enumerarlas segn su naturaleza. Se anotan debajo del activo aquellas cuentas de orden que tengan saldo deudor, indicando el nombre de las mismas y el saldo correspondiente; y debajo del pasivo y capital, las cuentas de orden de naturaleza acreedora, mencionando tambin su nombre y el saldo respectivo. B).- Enumerar solo las de saldo deudor. Se omiten las de saldo acreedor, toda vez que estn compensadas. C).- Agruparlas dentro de la clasificacin segn su finalidad. Valores ajenos Valores contingentes y Cuentas de registro

       

AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE ORDEN.



Las cuentas de orden, al igual que cualquier otra cuenta de balance o de resultados, pueden requerir y contener sub cuentas auxiliares para mayor detalle. En el caso de cuentas de orden basta con abrir auxiliares para cada grupo de cuentas ( una para cada par ) toda vez que tienen movimientos compensados.

 

EJEMPLO DE APLICACIN DE LAS CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES AJENOS.



Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con mas frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial

MERCANCAS REMITIDAS PARA SU VENTA A UN COMISIONISTA

   

Las caractersticas generales de este tipo de operacin, por lo que se refiere al comisionista, se pueden sintetizar de la siguiente manera: 1.El comisionista acta a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancas, el cual es referido como consignador, remitente o comitente. 2.El comisionista deber realizar los artculos que se le remitan, bajo las condiciones previamente acordadas y establecidas. Condiciones relativas tanto al precio de las mercancas como a los plazos o garantas que debe exigir en las ventas a crdito. 3.El comisionista tiene la obligacin de conservar las mercancas en buen estado, implantando para tal efecto, todos los medios que sean necesarios para su debida guarda y conservacin. 4.Por su intervencin en la venta de las mercancas tendr derecho a cobrar a su comitente una cuota, previamente establecida denominada comisin, la cual, usualmente se calcula a razn de un porcentaje, sobre el monto de las ventas realizadas. 5.Peridicamente, o en fechas preestablecidas, deber remitir a su comitente el producto de las ventas, as como los informes necesarios, respecto de la existencia de mercancas en su poder y los cobros y saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas a crdito.

ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

           

I.- Grupo de cuentas de orden a) Mercancas en comisin b) Comitente cuenta de mercancas II.- Grupo de cuentas de orden c) Caja del comitente d) Comitente cuenta de caja III.- Grupo de cuentas de orden e) Clientes del comitente f) Comitente cuenta de clientes

CONCEPTOS QUE CARGARAN Y ACREDITARAN LAS CUENTAS DE ORDEN

    

Mercancas en comisin: ser una cuenta de orden de naturaleza deudora y se cargara del precio de costo de las mercancas recibidas del comitente. Comitente cuenta de mercancas: ser una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo concepto de la cuenta mercancas en comisin. En cualquier momento, ambas cuentas debern arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza contraria, representando el valor de las mercancas ( consideradas a su precio de costo ) en poder del comisionista, pero cuya propiedad es del comitente. Caja del comitente: ser una cuenta de orden de naturaleza deudora, y tendr por objeto registrar el efectivo recibido por el comisionista, como producto de las ventas de contado y de los cobros parciales efectuados por las ventas a crdito. As tambin debe anotarse en esta cuenta de orden, el importe de los gastos efectuados por cuenta del comitente y el de las comisiones pagadas a favor del comisionista. Comitente cuenta de caja: ser una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara de los mismos conceptos de la cuenta caja del comitente

 

  

  

Los saldos de estas dos ultimas cuentas deben ser numricamente iguales, pero de naturaleza contraria. Clientes del comitente: ser una cuenta de orden de naturaleza deudora, tendr por objeto registrar los saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas efectuadas a crdito. Comitente cuenta de clientes: ser una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo concepto que la cuenta de clientes del comitente. Igual que en los casos anteriores, estas dos ultimas cuentas contendrn invariablemente los mismos saldos, pero de naturaleza contraria. Explicado el objeto de las cuentas de orden y su naturaleza, supondremos algunas operaciones comunes efectuadas regularmente por un comisionista, desde luego por cuenta de su comitente.

 

 

OPERACIONES COMUNES EN REGISTRO DE VALORES AJENOS.



El comitente Muebles Tubulares, S.A. de C.V. remite al comisionista Mueblera del Angel, S.A. mercancas por valor de $ 10000,000.00 (Diez millones de pesos 00/100 m.n.). Las instrucciones son de venderlas, con un sobreprecio del 25% con respecto del precio de costo. El comisionista, informa a su comitente el haber efectuado las siguientes operaciones: 1.El 40% de las mercancas recibidas las realizo al contado por un precio de $ 5000,000.00 (Cinco millones de pesos 00/100 m.n.). El 40% de los diez millones de pesos recibidos en mercancas, representa cuatro millones de pesos a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debi agregar un milln de pesos para determinar el precio de venta de esas mercancas. As, el precio de venta, efectivamente fue de cinco millones de pesos. 2.El comisionista indico que vendi a crdito, por la suma de $ 2500,000.00 (Dos millones quinientos mil pesos 00/100 m.n.), el 20% de las mercancas. El 20% de los diez millones de pesos recibidos originalmente en mercancas, representa dos millones de pesos, a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debi agregar quinientos mil pesos para determinar el precio de venta de esas mercancas. El precio de venta, corresponde exactamente con los dos millones quinientos mil pesos. 3.- Por las ventas a crdito, ha efectuado cobros por la suma de $1500,000.00 (Un milln quinientos mil pesos 00/100 m.n.).

  

  

 

AFECTACIN DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

              

1) Por el precio de costo de las mercancas recibidas del comitente: Mercancas en comisin $ 10000,000.00 a Comitente cuenta de mercancas $ 10000,000.00

2) Por las mercancas vendidas de contado, por el comisionista, equivalentes al 40% de las mercancas recibidas: Caja del comitente $ 5000,000.00 a Comitente cuenta de caja $ 5000,000.00

3) Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancas vendidas al contado: Comitente cuenta de mercancas $ 4000,000.00 a Mercancas del comitente $ 4000,000.00