PLANEACIN DE EVENTOS

Lic. Julio Csar Sauceda Ramos

PLANEACIN DE EVENTOS

PLANEACIN DE EVENTOS: PASOS:

1) NOMBRE 2) DESCRIPCIN 3) OBJETIVO. 4) ORGANIZACIN. 5) PROGRAMACIN 6) REQUERIMIENTOS. 7) COSTOS. 8) META A ALCANZAR. 9) EVALUACIN.

PLANEACIN DE EVENTOS

PLANEACIN DE EVENTOS:
1) Nombre del Evento:
Determinar un nombre propio al evento a realizar y que lo identifique.

2) Descripcin del Evento:

Describir de una manera breve, clara y precisa como se desarrollar el evento.

PLANEACIN DE EVENTOS 3) Objetivo del evento:

Determinar cul es el objetivo principal del evento.

4) Organizacin:
Elaborar un Organigrama. Determinar los Puestos Principales. Determinar las Responsabilidades y Funciones de cada puesto.

PLANEACIN DE EVENTOS
5)Programacin del evento:
Determinar la Fecha en que se realizar el evento. Determinar el Tiempo de Duracin. (Un da, Fin de Semana, Meses, etc). Determinar un Calendario de Programacin del evento. (Etapas en las cuales se dividir el evento, antes, durante y despus de su realizacin).

PLANEACIN DE EVENTOS

6) Requerimientos:
Materiales: Recursos materiales que se requerirn para la realizacin del evento. Personal: Recursos Humanos que se requerirn para la realizacin del evento. Financieros: Recursos Financieros que se requerirn para la realizacin del evento.

PLANEACIN DE EVENTOS
7) Costos :
Determinar el Costo Financiero del evento. Elaborar Presupuesto de Ingresos. Elaborar Presupuesto de Egresos.

8) Meta a alcanzar:
Determinar de una manera clara, concreta, medible y tangible el resultado que se pretende alcanzar.

9) Evaluacin:

Realizar una evaluacin del evento con los responsables. Elaborar y Entregar un informe del evento.

PRESUPUESTOS

Lic. Julio Csar Sauceda Ramos

Elaboracin de Presupuesto.
 PASOS:

1) IDENTIFICACION DE NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS. (EGRESOS). 2) ANALIZAR LAS NECESIDADES O REQUERIMIENTOS. 3) IDENTIFICAR LOS INGRESOS.

Elaboracin de Presupuesto.
PASOS: 1) IDENTIFICACION DE NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS. Cada rea en que se tiene organizado el evento se reunir y determinar cules son sus necesidades o requerimientos y los presentar a el Coordinador o Responsable. Conceptos :
A) Recursos Humanos. B) Recursos Materiales. C) Recursos Financieros.

Elaboracin de Presupuestos
2. ANLISIS DE LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS.
y El Coordinador junto con su equipo de trabajo (Responsables de cada rea), analizarn las necesidades y requerimientos y determinarn si estas son atendidas con los recursos propios o se buscarn apoyos con personas, empresas o dependencias oficiales.

Elaboracin de Presupuesto
3. IDENTIFICAR LOS INGRESOS.
A) Apoyo de la Direccin Nacional. (OMPE). B) Apoyo de la Dicesis. C) Apoyo de las Parroquias. D) Apoyo de Personas Fsicas. E) Apoyo de Empresas. F) Apoyo de Dependencias Oficiales. G) Ingresos Propios del Departamento de Misiones. H) Ingresos Propios del Congreso:
y Inscripciones. y Venta de Artculos Promocionales. y Renta de Stands.

Elaboracin de Presupuesto.
COTIZACION DE PRODUCTOS O SERVICIOS. Recomendaciones:
1) Buscar mnimo 3 proveedores de los productos o servicios que vamos a requerir. 2) Buscar Proveedores en otros (as) ciudades o estados. 3) Pedir Calidad , Precio y Buen Servicio. 4) Pedir la entrega de los productos y servicios a tiempo. 5) Pedir buenas condiciones de pago.

COTIZACIONES CONCEPTOS:
A) Evento.

B) Lugar del Evento. C) Fecha del Evento. D) rea que lo Solicita. E) Concepto. F) Recursos:
Propios. Empresas. Oficial Instituciones Agrupaciones Civiles

EMPRESA

COSTO

CONDICIONES DE PAGO

TIEMPO DE ENTREGA

COMENTARIOS

INGRESOS
CONCEPTOS:
A) Apoyo de la Direccin Nacional. (OMPE). B) Apoyo de la Dicesis. C) Apoyo de Parroquias. D) Apoyo de Personas Fsicas. E) Apoyo de Empresas. F) Apoyo de Dependencias Oficiales. G) Ingresos Propios del Departamento de Misiones. H) Ingresos Propios del Evento.

PLANEACION DE PRESUPUESTOS
LISTA DE VERIFICACION

INGRESOS
CONCEPTO 1) APOYO DE LA DIRECCION NACIONAL (OMPE): 2) APOYO DE LA DIOCESIS: 3) APOYO DE LAS PARROQUIAS: 4) APOYO DE PERSONAS FISICAS: 5) APOYO DE EMPRESAS: 6) APOYO DE DEPENDENCIAS OFICIALES: 7) INGRESOS PROPIOS DEL DEPARTAMENTO: 8) INGRESOS PROPIOS DE CONGRESO:
A) INSCRIPCIONES: B) VENTA ARTICULOS PROMOCIONALES: C) RENTA DE STANDS:

IMPORTE

TOTALES

PLANEACION DE PRESUPUESTOS
LISTA DE VERIFICACION

EGRESOS
CONCEPTO RECURSOS HUMANOS
1) SUELDOS: 2) HONORARIOS: 3) GRATIFICACIONES: 4) TIEMPO EXTRA:

IMPORTE

INSTALACIONES
5) RENTA DEL LOCAL: 6) ACONDICIONAMIENTO DEL LOCAL: 7) RENTA DE SILLAS: 8) RENTA DE MESAS: 9) RENTA DE ESTRADO: 10) RENTA DE STANDS: 11) RENTA DE EQUIPO DE AUDIO: 12) RENTA DE TOLDOS O LONAS:

HOSPEDAJE
13) HOSPEDAJE INVITADOS ESPECIALES: 14) HOSPEDAJE DE EXPOSITORES: 15) HOSPEDAJE DE PERSONAL DE OFICINA: 16) PAPELERIA DIVERSA:

TRANSPORTE
17) TRANSPORTE DE INVITADOS ESPECIALES: 18) TRANSPORTE DE CONGRESISTAS: 19) ESTACIONAMIENTOS:

PLANEACION DE PRESUPUESTOS
LISTA DE VERIFICACION

EGRESOS
CONCEPTO DOCTRINA Y METODOLOGIA
24) EXPOSITORES: 25) INSTRUMENTO DE TRABAJO: 26) PAPELERIA DIVERSA (TALLERES O GRPOS.DE TRABAJO):

IMPORTE

LITURGIA
27) MANUAL DE LITURGIA: 28) ELABORACION DE MITRAS: 29) ELABORACIN DE ALBAS: 30) ELABORACION DE ESTOLAS: 31) ELABORACION DE CASULLAS: 32) ELABORACION DE MANTELES PARA EL ALTAR: 33) CALIZ: 34) COPONES: 35) HOSTIAS: 36) VINO PARA CONSAGRAR: 37) ACONDICIONAMIENTO DEL ALTAR:

ESPIRITUALIDAD
38) MANUAL DE ORACIONES: 39) ESTAMPA CON ORACION DEL CONGRESO:

PLANEACION DE PRESUPUESTOS
LISTA DE VERIFICACION CONCEPTO

EGRESOS

IMPORTE

MEDIOS DE COMUNICACIN Y PROPAGANDA

40) ELABORACION DE POSTERS: 41) ELABORACION DE VIDEO PROMOCIONAL: 42) ELABORACION DE PAPELERIA PROMOCIONAL: 43) ELABORACION DE MANTAS PROMOCIONALES: 44) PROMOCION EN ESPECTACULARES: 45) PROMOCION EN MEDIOS MASIVOS(RADIO,PRENSA,T.V.) 46) PROMOCION EN BARDAS: 47) RUEDAS DE PRENSA:

SECRETARIA
48) PAPELERIA DIVERSA: 49) GAFETTES: 50) MORRALES PARA CONGRESISTAS: 51) FOTOCOPIAS DE MATERIALES: 52) CONTROL Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA: 53) FICHAS DE INSCRIPCION: 54) ENVIO DE MATERIAL PROMOCIONAL:

PLANEACION DE PRESUPUESTOS
LISTA DE VERIFICACION

EGRESOS
CONCEPTO AMBIENTACION
55) DISTRIBUCION DE MATERIAL EN PARROQUIAS Y COLEGIOS,ETC. 56) ELABORACION DE PERIODICOS MURALES 57) ELABORACION DE BANDERAS: 58) ACONDICIONAMIENTO DEL LUGAR DEL EVENTO:

IMPORTE

ANIMACION
59) GRUPOS MUSICALES: 60) GRUPOS COREOGRAFICOS: 61) DISCO DE CANTOS: 62) EQUIPO DE AUDIO:

SEGURIDAD
63) SEALAMIENTOS DE SEGURIDAD: 64) PERMISOS: 65) GRATIFICACIONES:

SALUD
66) PERSONAL: 67) MEDICAMENTOS BASICOS: 68) AMBULANCIA: 69) GRATIFICACION:

PLANEACION DE PRESUPUESTOS
LISTA DE VERIFICACION

CONCEPTO SERVICIOS GENERALES

EGRESOS

IMPORTE

70) RENTA DE SANITARIOS: 71) COMPRA DE AGUA PARA SANITARIOS; 72) COMPRA DE PAPEL SANITARIO: 73) ARTICULOS DE LIMPIEZA: 74) PERSONAL DE LIMPIEZA: 75) GRATIFICACIONES:

ARTICULOS PROMOCIONALES:
76) PLAYERAS: 77) GORRAS: 78) PINES: 79) PLUMAS: 80) LLAVEROS: 81) CALCAMONIAS:

VARIOS
82) DIPLOMAS : 83) RECONOCIMIENTOS: 84) MANUAL DEL CONGRESISTA: 85) CRUCES MISIONERAS:

TOTAL

PLANEACION DEL EVENTO

LISTADO DE ACTIVIDADES
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. DETERMINAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. DETERMINAR RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES. BSQUEDA Y ASIGNACIN DE RESPONSABLES. DETERMINAR LA PROGRAMACION DE ACTIVIDADES. DETERMINAR CADA COMISION SUS REQUERIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y FINANCIEROS. DETERMINAR CADA COMISION SU PLAN DE TRABAJO. DETERMINAR CADA COMISION SU PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS. DETERMINAR EL LUGAR DEL EVENTO. DETERMINAR LA TEMATICA DEL DOCUMENTO DE ESTUDIO. ENVIO DEL DOCUMENTO DE TRABAJO (MANUAL DEL CONGRESISTA). DETERMINAR LOS MATERIALES DE PROMOCIN.(POSTERS, MANTAS, TRIPTICOS,C.D.,DVD,ETC). DISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES DE PROMOCIN.

PLANEACION DEL EVENTO

LISTADO DE ACTIVIDADES
13. 14. 15. 16. DETERMINAR EL INICIO DE LA CAMPAA DE PROMOCIN. DETERMINAR LAS CAMPAAS FINANCIERAS. BSQUEDA DE APOYOS FINANCIEROS Y PATROCINIOS. DETERMINAR LA LOGSTICA DEL EVENTO.(RECEPCIN, APERTURA,CLAUSURA MARCHA MISIONERA,ETC.

17. DETERMINAR Y CONTRATAR LOS ALIMENTOS PARA LOS CONGRESISTAS. 18. VISITA A LAS AUTORIDADES CORRESPONDIENTES PARA INFORMAR DEL EVENTO Y SOLICITAR SU APOYO. 19. DETERMINAR LA LOGSTICA DE HOSPEDAJE Y TRANSPORTE. 20. CONTRATACION DEL TRANSPORTE DE LOS CONGRESISTAS. 21. CONCURSO DEL HIMNO DEL CONGRESO. 22. INVITACIN A PERSONALIDADES ESPECIALES. 23. CONFIRMACION DE PERSONALIDADES ESPECIALES. 24. RUEDAS DE PRENSA PARA PROMOCIONAR EL EVENTO. 25. PRE-CAMPAA DE HOSPEDAJE. 26. CAMPAA PARA HOSPEDAJE.

PLANEACION DEL EVENTO

LISTADO DE ACTIVIDADES
27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. DETERMINACIN DE LOS ACTOS LITURGICOS. ELABORACIN DE ARTICULOS PROMOCIONALES. CONTRATACIN DE SERVICIOS: MDICOS, TRNSITO,TRANSPORTE,SONIDO, ILUMINACIN, ETC. DETERMINACIN DE EVENTOS CULTURALES Y ARTSTICOS. SOLICITAR A LOS FIELES UN RAMILLETE ESPIRITUAL. REVISIN DE LA LOGSTICA DEL EVENTO. CAPACITACIN A EL PERSONAL QUE PARTICIPAR EN EL EVENTO. REVISN TOTAL Y EVALUACIN DE LA LOGSTICA DEL EVENTO. REALIZACIN DEL EVENTO.

CRONOGRAMA DEL EVENTO

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes5 Mes 6

Enlistar Enlistar Enlistar Enlistar Enlistar Enlistar Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades

Mes 7

Mes 8

Mes 9

Mes 10

Mes 11

Mes 12

Enlistar Enlistar Enlistar Enlistar Enlistar Enlistar Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades

SOLICITUD DE APOYO

Lic. Julio Csar Sauceda Ramos

SOLICITUD DE APOYO
PASOS:
1) IDENTIFICAR NUESTRAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS. 2) BSQUEDA DE POSIBLES CANDIDATOS PARA EL APOYO. 3) REDACTAR LA CARTA SOLICITUD. 4) ENTREGA DE LA CARTA SOLICITUD. 5) RESPUESTA A LA CARTA SOLICITUD. 6) CARTA DE AGRADECIMIENTO.

1.

IDENTIFICAR NUESTRAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS

Cada departamento o rea presentar sus necesidades o requerimientos de:

a) RECURSOS HUMANOS b) RECURSOS MATERIALES c) RECURSOS FINANCIEROS

2. BSQUEDA DE CANDIDATOS PARA EL APOYO

Buscar los Contactos en las (os):

a) Referencias Personales. b) Directorios Empresariales. c) Directorios Comerciales. d) Directorios Oficiales. e) Escuelas o Universidades. f) Agrupaciones Civiles.

3. REDACTAR LA CARTA SOLICITUD  PAPEL MEMBRETADO.

A) Dicesis. B) Direccin Local de Misiones.

oCaractersticas:
A) Breve. B) Clara. C) Precisa.

CONTENIDO:

3. REDACTAR LA CARTA SOLICITUD.

A) Especificar Motivo de la Solicitud.

Evento. Fecha. Lugar. Participantes. Objetivo o Finalidad. B) Especificar la Peticin de Apoyo. En Efectivo. En Especie. En Personal. En Servicios. C) Datos del Responsable y Contacto. Nombre. Direccin. Telfono. Correo Electrnico. D) Carta Firmada por el Sr. Obispo o Director Local de Misiones.

4. ENTREGA DE LA CARTA SOLICITUD. La Carta Solicitud puede ser entregada por:
a) Entrega

Personal.

b) Entrega va Mensajera. c) Entrega va Fax. d) Entrega va Correo Electrnico.

5. RESPUESTA A LA CARTA SOLICITUD

Buscar la respuesta a la Carta Solictud.
a)Contactar a la Persona, Empresa, Apoyo Oficial o Agrupacin Civil para conocer su respuesta a la peticin. b) Si hay una respuesta favorable a la peticin, acordar la forma prctica de la recepcin del apoyo. En Depsito Bancario (Tener Cuenta Bancaria). En Efectivo (Quin lo recibir?). En Cheque. (Nombre del Beneficiario). En Especie. (Productos o Servicios). Facturacin.

 RESPUESTA A LA CARTA SOLICITUD.

Buscar alternativas de solucin a las posibles peticiones de la Persona, Empresa o Apoyo Oficial.  Recibos Deducibles de Impuestos.  Publicidad de la Empresa en el evento.  Publicidad del Apoyo Oficial en el evento.  Constancia de Recepcin del Apoyo. (Carta o Recibo no Fiscal).

6. CARTA DE AGRADECIMIENTO.
 Despus de la realizacin del evento:  Enviar Carta de Agradecimiento e Informe.
Entrega Personal.
 Entrega va Mensajera.  Entrega va Fax.  Entrega va Correo Electrnico.

Obras Misionales Pontificias Episcopales de Mxico Lic. Julio Csar Sauceda Ramos Email. juliocompe@hotmail.com Tel. 5750 0544