Funciones, Procesos y requerimientos de la data del negocio

Dra. Mara G. Rosa-Rosario Captulo I

Objetivos
Nombrar las rea operacionales ms importantes del negocio. Diferenciar los procesos de las funciones del negocio. Identificar el tipo de informacin que cada rea produce. Identificar el tipo de informacin que cada rea necesita. Definir sistema de informacin integral y establecer por qu es importantes.
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Descripcin general de ERP

Planificacin de recursos empresariales Enterprise Resource Planning (ERP)
Son programas utilizados por las compaas para manejar la informacin en las diferentes reas del negocio.

ERP
El programa ayuda a manejar en toda la empresa procesos de negocio utilizando una base de datos comn y herramientas de gestin compartida.

ERP
Programas que apoyan la operacin eficiente de procesos de negocio mediante la integracin de actividades de una empresa.
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reas funcionales de operacin

La mayora de las compaas tienen cuatro reas funcionales principales:
Comercializacin y Ventas (M/S) Administracin de la cadena de suministros (SCM) Contabilidad y Finanzas (C/F) Recursos Humanos (HR)

Cada rea funcional principal consiste en varias funciones ms estrechas del negocio especficas al rea funcional. Histricamente, los negocios se han organizado a s mismo segn funciones de negocio. Las escuelas de negocios siguen siendo organizadas de manera similar.
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Continuacin: reas funcionales de operacin

Ejemplos de reas funcionales de las operaciones del negocio
rea funcional Comercializacin y Ventas Administracin de la cadena de suministros Compra de mercanca y materia prima Recibo de los bienes y materia prima Lgistica y transportacin Planificacin de la produccin Contabilidad y Finanzas Recursos Humanos

Fabricacin de un producto

Contabilidad financiera

Reclutamiento y contratacin

Funciones del negocio

Toma de rdenes de ventas

Cost allocation y control Planificacin y presupuesto Gerencia del flujo de liquidez

Reclutamiento

Apoyo al cliente

Nmina

Administracin de relacin de cliente

Beneficios

Pronstico de ventas

Manufacturing goods mantenimiento de planta

Cumplimiento del gobierno

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Sistema de Informacin
Un sistema de informacin incluye:
Computadoras Gente Procedimientos Programas

Requeridos para almacenar, organizar y enviar informacin. Los sistemas de informacin son un instrumento fundamental para la integracin de las funciones comerciales
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Procesos del negocio

Un proceso de negocio es un conjunto de actividades que toma uno o ms insumos y crea un producto que es de valor para el cliente. El cliente puede ser el cliente externo tradicional que compra el producto o el servicio o un cliente interno. (colega en otro departamento) La perspectiva del cliente est basada en la descripcin del proceso del negocio. El cliente no toma en consideracin las diferentes funciones que estn involucradas en la tramitacin de su orden y no tolerar errores y retrasos causados por la mala coordinacin de las funciones comerciales.
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Descripcin del proceso del negocio

Proceso de la orden del cliente

Proceso material de la orden Vista del proceso del negocio

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Funcin de logstica

Funcin de ventas

Funcin de compra

Funcin de contabilidad

Funcin de porduccin

Integracin de las funciones del negocio

Compartir datos de manera eficiente y eficaz dentro y entre las reas funcionales conduce a procesos de negocio ms eficientes. Los sistemas de informacin que comparten los datos entre reas funcionales son llamados Sistemas Integrados de Informacin.
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Otra perspectiva: Nova Chemicals

De acuerdo a John Wheeler, CIO de Nova Chemicals
cambiar de una funcin orientada a la visualizacin a una orientada a procesos es un asunto complicado.

Los procesos del negocio incluyen:

Gente con destrezas particulares. Informacin. Herramientas. Una cultura organizacional correcta.

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Continuacin: Otra perspectiva: Nova Chemicals

La compaa a identificado tres procesos bsicos:
Administracin de la cadena de demanda. Administracin de la cadena de suministros. Administracin industrial.

Tres procesos de negocio:

Recursos humanos (incluye la comunicacin de la corporacin) Tesorera. Tecnologa de la informacin

Las Juntas de procesos que consisten en directores de varias reas funcionales definen "mejores prcticas" y proceso mtricoscomo medidas para manejar los procesos del negocio
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reas funcionales del puesto de limonada

Ejemplo texto:
Comercializacin y Ventas
Desarrollo del producto. Determinacin del precio. Promocin del producto. Tomar las rdenes de los clientes. Hacer pronstico de ventas. Rastrear los consumidores frecuentes para enviarle promocin y las gracias. Administrar el crdito.

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Continuacin: reas funcionales del puesto de limonada Continuacin ejemplo:

Administracin de la cadena de suministros
Compra de materia prima. Hacer la limonada. Administrar la receta. Mantener los expedientes de la fabricacin. (costo)

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Continuacin: reas funcionales del puesto de limonada Continuacin ejemplo:

Contabilidad y finanzas
Registrar los datos sin procesar de la transaccin.
ventas, compra de materia prima, nmina, cobros en efectivo

Proporcionar datos para el pronstico de ventas, administracin de crditos, administracin de caja

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Continuacin: reas funcionales del puesto de limonada Continuacin ejemplo:

Recursos humanos
Reclutar, capacitar, evaluar y compensar a los empleados. Desarrollar los planes del personal basado en las ventas. Determinar la indemnizacin-- depende de los mercados laborales.

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Requerimiento legal e informacin de empleo.

Orden de compra.

status de la orden.

Necesidad de reclutamiento e informacin personal.

Pronstico de ventas y rdenes de ventas.

Informacin de la orden de venta.

Disponibilidad de la informacin del producto y proceso de la orden.

Anlisis del costo del producto.

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El rea de comercializacin y ventas intercambia informacin con clientes, recursos humanos, contabilidad y finanzas y la administracin de la cadena de suministros.

rea funcional: Sistema de informacin

Continuacin: rea funcional: Sistema de informacin

Comercializacin y ventas
Entradas
Informacin del cliente Informacin de la orden Informacin de tendencias de venta Costo por unidad

Salidas
Estrategias de ventas Precio de los productos

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Continuacin: rea funcional: Sistema de informacin

Requerimiento legal e informacin de empleo. Disponibilidad y despacho de materia prima.

Orden de materia prima y empaque.

Necesidad de reclutamiento e informacin personal. Disponibilidad de la informacin del producto y proceso de la orden.

Planes de produccin, materiales e inventario

Pronstico de ventas y rdenes de ventas. Informacin de ventas y anlisis del costo de manufactura.

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El rea de administracin de la cadena de suministros intercambia informacin con suplidores, recursos humanos, comercializacin, ventas y contabilidad y finanzas.

Continuacin: rea funcional: Sistema de informacin

Administracin de la cadena de suministros
Entradas
Informacin de la venta del producto Planes de produccin Marbetes de inventario

Salidas
rdenes de la materia prima rdenes de empaque Datos del gasto del recurso Informes de produccin e inventario

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Continuacin: rea funcional: Sistema de informacin

Pagos Requerimiento legal e informacin de empleo, nmina y informacin gastos de beneficios.

Facturas y memorandos de crdito

Necesidad de reclutamiento e informacin personal

Informacin de ventas y anlisis del costo de manufactura

Anlisis de costo y ganancia

Planes de produccin, materiales e informacin de inventario

Informacin de la orden de compra

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El rea de contabilidad y finanzas intercambia informacin con clientes, recursos humanos, comercializacin y ventas y la administracin de la cadena de suministros.

Continuacin: rea funcional: Sistema de informacin

Contabilidad y finanzas
Pagos de los clientes Informacin de las cuentas por cobrar, accounts receivables Informacin de las cuentas por pagar, accounts payables Informacin de las ventas Informacin de produccin e inventario Informacin de nmina y gastos

Salidas
Pago a los suplidores Informes financieros Informacin del crdito de los clientes

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Continuacin: rea funcional: Sistema de informacin

Requerimiento legal e informacin personal.

Nmina e informacin de beneficios/gastos, requerimientos legales e informacin de trabajo.

Requerimiento legal e informacin de empleo.

Requerimiento legal e informacin de empleo.

Necesidad de reclutamiento e informacin personal.

Necesidad de reclutamiento e informacin personal.

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El rea de recursos humanos intercambia informacin con contabilidad y finanzas, comercializacin y ventas y la administracin de la cadena de suministros.

Continuacin: rea funcional: Sistema de informacin

Recursos Humanos
Entradas
Pronsticos de personal Informacin de destrezas

Salidas
Conformidad de normas/reglas Formacin y certificacin de empleados Base de datos de habilidades/destrezas de los empleados
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Resumen
Todas las compaas tienen reas funcionales bsicas:
Comercializacin y Ventas (M/S)
Establece los precios de los productos, promueve los productos, toma las rdenes de los clientes y crea pronsticos de las ventas

Administracin de la cadena de suministros (SCM)

Desarrolla planes de productos, rdenes de materia prima proveniente de los suplidores, recibe materia prima en las facilidades, fabrica productos y embarca productos a los clientes.

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Continuacin: Resumen
Todas las compaas tienen reas funcionales bsicas:
Contabilidad y Finanzas (C/F)
Registra: transacciones de las ventas, los pagos de los clientes, las facturas y los pagos de los suplidores, resume datos operacionales en informes directivos

Recursos Humanos
Recluta, capacita, compensa y supervisa la evaluacin de los empleados
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Continuacin: Resumen
La reas funcionales son atendidos por los sistemas de informacin, que capturan, procesan, almacenan y proporcionan datos de la informacin necesaria para la toma de decisiones. Los empleados que trabajan en un rea funcional necesitan datos de otras reas funcionales. Los sistemas de informacin funcionales del rea deben ser integrados, los datos compartidos son exactos y estn disponibles con facilidad.
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Continuacin: Resumen
Los encargados de negocio estn pensando cada vez ms en trminos de los procesos del negocio que integran reas funcionales.
La visin del proceso del negocio promueve la eficiencia y el espritu competitivo. Los procesos del negocio requieren compartir la informacin entre reas funcionales. Los programas de ERP proporcionan la capacidad de integracin utilizando una sola base de datos comn.
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