Es para una empresa, como la sangre para el ser

humano, de su calidad depende la salud de una

empresa, por ello ha de procurarse conocerla
detalladamente, optimizarla y mantenerla
siempre actualizada.
Es la definicin clara las rutas y procesos de la
informacin, en ellos se incluirn los recursos
humanos y tcnicos para poner a ritmo una
empresa, para asegurar su continuidad.
Abarca actualmente la mayora de los procesos
internos y externos de la empresa, y trata de
organizar el flujo de informacin de todas las
actividades relativos a su razn social. Un
sistema de informacin puede ser manual o
computarizado.
Sistema de Informacin Sistema de Informacin
Contable Contable

Los procesos relativos a la informacin contable

se conocen por sus siglas SIC, y nos permiten
agilizar la toma de decisiones a todo nivel.
Involucra desde la recepcin de documentos,
grabacin y almacenamiento. Mediante
procesos automatizados, obtendremos los
resultados relativos a bancos, facturacin,
cartera, inventarios, nmina y anlisis financiero.

Documentos Procesos Resultados

1. Completo.
Deber permitir recoger todas y cada una de las operaciones con
contenido econmico que deban figurar en contabilidad.
2. Descentralizado.
Permitir la captura de los documentos en el lugar ms cercano a
donde se producen, evitando, en lo posible, los procesos
manuales de informacin. Adems la captura o toma de datos
slo se tenga que realizar una vez, producindose las
actualizaciones correspondientes en cada proceso reflativo sin
necesitar reiterar dicho tratamiento de la informacin de
entrada.

3. Actualizado en tiempo real.

Debe tender a que la informacin sea procesada
siempre en tiempo real, lo que posibilitar que
los resultados estn constantemente
actualizados, y por tanto, no retrasados en el
tiempo.
4. Flexible.
La flexibilidad comprende:
Que el sistema permita la variacin de las
estructuras contables sin necesidad de redisear el
SIC.
Que el usuario pueda extraer informacin, segn sus
necesidades, y sin intervencin de los
departamentos de proceso de datos.
5. Seguro.
Ha de considerar los siguientes aspectos:
` Que existan procedimientos que minimicen la posibilidad de accesos
no deseados a la informacin, ya sea para modificarla, ya sea slo a
consultarla.
` Que existan procedimientos que permitan la continuidad del trabajo
ante eventuales incidentes de equipos y programas.
` Que el sistema sea fiable, entendiendo por tal el que realice, en cada
caso, las actualizaciones en la base de datos de forma adecuada,
permitiendo que la informacin en ella contenida sea, no slo
correcta, sino integra y coherente.

Instalacin
Arquitectura
Equipos y comunicaciones
Operacin del sistema
Etapas
Instrumentos de cuantificacin
Sistema de Informacin
Computarizado
El SIC computarizado, est formado por un conjunto de elementos
interrelacionados que procesan, por medio de computadoras, los
datos en bruto de la informacin para satisfacer a los propsitos y
necesidades de los usuarios, ya sean internos o externos de la
organizacin.
Deber operar automticamente organizando la informacin en
una base de datos central, permitiendo alcanzar los mximos
niveles de eficacia y eficiencia. Producir estados financieros
parciales y totales del periodo fiscal que muestran la gestin y
situacin patrimonial de las empresas, con opcin de consolidar
los estados de los procesos.

Sistema de Informacin
Computarizado
Instalacin Instalacin
Las empresas que adoptan el SIC computarizado, debern registrar
todas las operaciones de naturaleza presupuestaria, econmica,
financiera y patrimonial que se produzcan en el desarrollo de su
actividad.
El SIC tiene por objeto mostrar, a travs de documentos, cuentas
y estados, la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera,
de la ejecucin del Presupuesto y de los resultados de la entidad
contable.
A tal efecto deber estar organizado de forma que permita a cada
entidad contable:
a) Registrar las operaciones correspondientes a sus ingresos y
gastos, para aquellas entidades de naturaleza comercial,
industrial, financiera o anloga, incluyendo el resultado de
operaciones comerciales.
b) Registrar y poner de manifiesto los movimientos y situacin de
su Cartera.
c) Determinar los resultados obtenidos desde el punto de vista
econmico patrimonial.
d) Posibilitar el inventario y control del inmovilizado material,
inmaterial y financiero, el control del endeudamiento y el
seguimiento individualizado de la situacin deudora o acreedora
de los terceros con los que se relacione.
e) Establecer su Balance, poniendo de manifiesto la composicin y
situacin de su Patrimonio, as como sus variaciones.
f) El seguimiento y control de los pagos a justificar, de los anticipos
de caja fija, de los proyectos de gasto y de los gastos con
financiacin afectada.
Arquitectura Arquitectura
Sistema de Informacin
Computarizado
ptima:
Debe estar orientada a aprovechar al mximo el esfuerzo
individual y de los grupos de trabajo interconectados,
distribuyendo funciones y manteniendo el control
centralizado.
Caja
Bodega
Contabilidad
Produccin
Administracin
Caja
Bodega
Contabilidad
Produccin
Distribuida:
Ingreso de datos que caracterice el registro nico de
transacciones en el lugar ms cercano al origen manteniendo
las interconexiones que sean necesarias.
Servidor Servidor
Caja
Bodega
Contabilidad
Produccin
$ $
$ $
$ $
$ $
Centralizada: Desarrollo de aplicaciones basado en un
administrador de base de datos relacional portable a diferentes
sistemas operativos y herramientas de cuarta generacin
integradas a la base de datos.
Servidor
de
Bases
de
datos
Bases Bases
de de
datos datos
$ $
$ $
$ $
$ $
Servidor
Caja
Bodega
Contabilidad
Administracin
Modular: Sistemas organizados en mdulos
basados en prototipos parametrizados
dinmicos adaptables en el tiempo a las
modificaciones que pudieren requerirse.

Caja
Bodega
Contabilidad
Produccin
Arquitectura Arquitectura
Modular Modular
Escalable: Sistemas que proporcionen informacin a los niveles de
decisin normativo-evaluador, coordinador-supervisor y operativo,
donde cada nivel involucra la informacin y decisiones de su
competencia, siendo los niveles operativos los responsables de la
integracin.
` Documentada: Aplicaciones documentadas con manuales a nivel
tcnico y a nivel operativo para los usuarios finales.
` Jerrquica. Se deber aplicar un orden jerrquica todo
nivel; es decir que todos los recursos deben estar
ordenados en clases que contengan grupos de
informacin. Esta clasificacin se aplique tanto al plan
de cuentas, a los terceros, productos, documentos y
reportes, debidamente registrados en in ndice para su
rpido acceso posterior.
Servidor Servidor
Base de datos A
Tabla X
Tabla Y
Base de datos B
Comercial Andes Ltda Comercial Andes Ltda
Bogot
PUC
Nits
Cali
Grupo 1
Clase I
Grupo 2
Cuenta A
Auxiliar X
Clase II
Cuenta B
Auxiliar Y
TABLA
11. Disponible
1. ACTIVO
12. Inversiones
1205 Acciones
120505 Agricultura
2. PASIVO
1210 Cuotas o partes
120530 Construccin
PUC
11. Herramientas
1. Equipos
12. Oficina
1205 Electrodomsticos
120505 Mquina de
2. Programas
1210 Muebles
120530 Telfonos
PRODUCTOS
` Que se conserven los totales acumulados en lnea
` Los detalles de los documentos antiguos estn
comprimidos
S.XX
Sistema de Informacin
Computarizado
Equipos y comunicaciones Equipos y comunicaciones
` Basado en arquitecturas abiertas, computadores personales y redes
locales interconectadas en modalidad cliente-servidor.
` Equipos servidores y redes locales modulares y escalables para
garantizar la inversin a largo plazo.
` Interconexin de equipos con protocolos estndares que generen
ambientes distribuidos interconectados. Actualmente es importante
interactuar con redes internas (intranet) y externas (Internet).
` Seleccin de medios de transporte de datos a distancia en base al
anlisis de frecuencia y volmenes de datos a transmitir.
` Maximizar el acercamiento del usuario a los equipos informticos y
minimizar la centralizacin de computadores.

Sistema de Informacin
Computarizado
Operacin del sistema Operacin del sistema
` Comenzar con la introduccin de los datos que definen la operacin
que se desea contabilizar. Estos datos podrn incorporarse al sistema:
o Directamente, ya sea mediante captura a travs de terminales, o
de datos almacenados.
o Automticamente, es decir, mediante generacin automtica por el
propio sistema.
o Por procedimientos tele informticos.
` En cualquier caso, los datos de entrada se pueden
clasificar en:
o Datos comunes, que son aquellos que se han de
introducir necesariamente en el sistema con
independencia de cul sea la operacin a contabilizar.
o Datos especficos, que son aquellos que afectan a
reas concretas del sistema y actualizan alguna de las
contabilidades de desarrollo.
Cartera Cartera
Inventarios Inventarios
Contabilidad Contabilidad
Datos
comunes
Datos
especficos
PUC
Clientes
productos
Costos
Pedidos,
Devoluciones,
proveedores
` En lo inherente a los controles o sistemas de validacin del
proceso contable, hay que preveer las siguientes instancias:
1. Deteccin de prdidas o agregados de documentos o datos
procesados.
2. Procedimientos de corte utilizados al cierre de un perodo contable
para asegurar que todas las transacciones han sido consideradas.
Controles automticos del SIC, conforme al siguiente modelo:
x El primer control que el sistema efecta y que es comn a todos los
documentos; es el del encabezamiento. En todos los casos hay que
verificar el ejercicio vigente y los datos del tercero.
x El control final de cada documento es el de las firmas autorizadas.
Encabezado
Cuerpo
Pie del Doc.
` Incorporacin de controles de mantenimiento que aseguren que
los cambios operados en los procedimientos programados
contables sean apropiados en cuanto a su diseo, prueba,
autorizacin e implementacin.
` Instrumentacin de controles en la operacin del sistema a fin de
asegurar el uso de las versiones correctas de los programas, la
recuperacin de procesos en caso de fallas y aplicacin
consistente de la totalidad de procedimientos programados.
Fecha de
impresin
Pedro Perez
Carmen Rios
Nmero
consecutivo
Firma de
aceptado
Nombre del
documento
Identificacin
de la empresa
` Garantas en cuanto a la seguridad de los programas, a fin de
prevenir o detectar cambios no autorizados de los mismos o sus
respectivos mdulos.
` Deteccin de inconsistencias y/o puntos dbiles en los controles
existentes a los fines de optimizar el grado de validacin del
proceso.
` Control por muestreo de los registros contables y financieros.
Etapas Etapas
Sistema de Informacin
Computarizado
La contabilidad, organizada como sistema integrado, en funcin de
una base de datos y de acuerdo con los propsitos ya
establecidos para la misma, puede esquematizarse de la
siguiente manera:
` Movimientos:
a. Transacciones de Incidencia econmico-Financiera (contable)
b. Transacciones de incidencia de control (inventarios de
productos y activos fijos)
` Procesos: Acumulacin de saldos en cuentas de nivel superior.

` Salidas: (reportes auxiliares y oficiales) Referente a la

presentacin de las cifras presupuestales, contables, financieras,
econmicas y programticas referentes al ingreso-gasto en
Cuenta Doble y Programtico-Econmico-Financiero; Adems de
los productos finales como son libros oficiales. Los estados
contables que produce la empresa debern ser elaborados sobre
tcnicas adecuadas y uniformes, de modo tal de asegurar a los
usuarios de los mismos que la informacin brindada represente
razonablemente las transacciones econmico-financieras
acontecidas durante el ejercicio, como as tambin aquellas que
afecten o puedan afectar el patrimonio de la empresa en perodos
subsecuentes.

` Tablas de operaciones. La informacin necesaria para permitir la

realizacin de anotaciones automticas en los diferentes
subsistemas se obtiene de una serie de Tablas internas, que
constituyen el soporte fundamental mediante el cual el sistema
utiliza los datos contenidos en las operaciones de entrada para
determinar las anotaciones a realizar en dichos subsistemas, y el
eje sobre el que pivota el funcionamiento de todo el sistema.
` Contiene codificados la clasificacin econmica del presupuesto
de gastos y los conceptos del presupuesto de ingresos y de
operaciones no presupuestarias, proporcionando, para cada uno
de los elementos codificados, la cuenta o cuentas de contabilidad
financiera que le afecta, as como informacin acerca de la
incidencia, que las operaciones efectuadas contra ese concepto
econmico, deben tener sobre los diferentes subsistemas.
` Contiene codificadas, mediante un cdigo numrico, la totalidad
de las operaciones que componen la gestin econmica del Ente,
de forma que, al ser introducido dicho cdigo, el sistema
reconoce la operacin a realizar y determina la anotacin que
debe producir en contabilidad financiera.
` Conjunto de catlogos que permiten la identificacin e integracin
de las cifras por objeto del gasto, tipo de operacin, unidad
responsable, dependencia, entidad y clasificacin del Ingreso, en
donde la unidad mnima de medida es la partida especifica en el
caso del gasto y el inciso en el caso del ingreso. Estas tablas son
por ejemplo la lista de terceros, de productos, de activos, etc.
Procesos contables
Operacin del sistema Operacin del sistema
En lo que hace a la organizacin especfica del sistema de
informacin a desarrollarse, los principales aspectos
metodolgicos sern los siguientes:
Tiene como finalidad recoger, para los entes de carcter
comercial, industrial o anlogo, este tipo de operaciones,
tanto las correspondientes al ejercicio corriente, como a
ejercicios cerrados, estructurndose esta informacin por
conceptos, que sern registrados en las cuentas auxiliares
del PUC, y acumulados en los niveles superiores para los
informes oficiales.
Tiene por objeto el control detallado de las diferentes cuentas
que conforman las cuentas por cobrar y por pagar de la
empresa. Tambin en este proceso se deben establecer los
controles para registrar los flujos de ingresos en cada caja o
cuenta bancaria, permitiendo controlar la posterior
aplicacin contable de dichos flujos a los conceptos
respectivos.
Controla los movimientos de entrada, fabricacin y venta de
productos que pasan por la empresa. Su flujo involuca unos
costos que debern reflejarse en la contabilidad general de la
empresa. En algunos casos se precisa organizar unos
Centros de costo, los que deber disponer de terminales
inteligentes con capacidad para administrar datos. En las
terminales se administrar informacin de inters exclusivo
para los responsables de los respectivos sistemas. Los
registros centralizarn a su vez, informacin de
dependencias de mayor nivel jerrquico, responsables de
realizar operaciones de base de la gestin presupuestaria, de
cartera y de bienes de la empresa.
Actividad mediante la cual se asegura la integridad y
confidencialidad de la informacin que integra la
Contabilidad, estableciendo procedimientos para dicha
informacin solo sea utilizada por personal autorizado,
adems en que pueda ser recuperada cuando por algn
problema de fuerza mayor se pierda y mantener la cantidad
de copias de respaldos.
Conclusin Conclusin
Equipos y Programas
Controles
Personal
Informacin Informacin
Contabilidad Contabilidad
Cartera Cartera
Inventarios Inventarios
Activos Fijos Activos Fijos

Principios Principios
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DOS Unix Windows Linux ASP .Net DOS Unix Windows Linux ASP .Net
Texto Grficos Internet
Programas Programas
Equipos Equipos
Sistemas Sistemas
Operativos Operativos
Tiempo Tiempo
Tiempo Tiempo
Informacin Informacin

+Detalle
+Control
+Actual
+Consultas
+Recursos
+Velocidad
+Totales
-Control
+Histrico
-Consultas
-Recursos
-Velocidad
Unicidad Unicidad
Diversidad Diversidad

Tiempo Tiempo
Informacin Informacin

+Juventud
+Cambios
+Cantidad
+Educacin
+Experiencia
+Estabilidad
Unicidad Unicidad
Diversidad Diversidad
+
,
-
:
;
D
(
0
6
C
Tiempo Tiempo
Informacin Informacin

Unicidad Unicidad
Diversidad Diversidad

Generales

Auxiliares Oficiales

Financieros

Seguridad Seguridad
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&&
Internet
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