Repblica Bolivariana de Venezuela Universidad Alonso de Ojeda Facultad de Ingeniera Escuela de Ingeniera Industrial Ctedra: Control y Evaluacin de Proyectos

Unidad I. Fundamentos Bsicos de Proyectos. Tema 1. Proyectos.

Ing. Ismaira Rivera

Qu es un proyecto?
Es un conjunto de actividades que requieren para su ejecucin de un conjunto de recursos, y que se desarrollan siguiendo una secuencia lgica en un ambiente que puede ser favorable o adverso, con el fin de lograr un objetivo.

Elementos de un proyecto
ACTIVIDADES
(LAS COSAS QUE HACEMOS)

RECURSOS
(LAS COSAS QUE USAMOS)

PROYECTO

OBJETIVO

RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES CAPITAL TIEMPO

AMBIENTE
FSICO JURDICO ECONMICO POLTICO SOCIAL TECNOLGICO

Fuente: Pedro Briceo, 1995

Caractersticas de los proyectos



Son nicos Son finitos Poseen requisitos gerenciales propios

Fases, etapas y objetivos de los proyectos

Fase
1.

Etapa

Objetivo

Identificacin de la idea del Identificar y analizar las metas del proyecto (Anlisis preliminar) proyecto. Establecer los objetivos. Estudio de prefactibilidad Identificar y clasificar las posibles (Ingeniera Conceptual) soluciones tcnicas convenientes. Elaborar la ingeniera conceptual del proyecto. Estudio de (Ingeniera Bsica) factibilidad y evaluar la viabilidad tcnica y econmica de las soluciones previas. Elaborar la ingeniera bsica del proyecto (diseo preliminar)
Analizar

2.

Planificacin o iniciacin
3.

Fuente: Nedy Bracho, 1995

Fuente: Nedy Bracho, 1995

Fases, etapas y objetivos de los proyectos

Fase Evaluacin
4. 5.

Etapa Decisin Ingeniera de detalle

Decidir

Objetivo acerca de la adopcin de la solucin ms prometedora y obtencin del financiamiento. y aprobar los planos de detalle, especificaciones, listas de materiales, programa de ejecucin, estimaciones de costos y dems documentos pertinentes. y todos los materiales y equipos necesarios para la construccin y puesta en marcha. Otorgar la buena pro del contrato de construccin.
Entregar Adquirir Elaborar

6.

Procura contratos

de

materiales

Ejecucin

7.

el producto, instalacin Construccin de las instalaciones o sistema terminado, ensayado, rectificado y aceptado y puesta en marcha (rendimiento, tiempo y costo ptimo)

Visin de la administracin y direccin en una empresa y en un proyecto

Categora OBJETIVOS Prioritizacin Empresa en marcha Maximizacin de las utilidades Calidad producto-servicio Proyecto Calidad de las instalaciones Costo/relacin de valor Plazos mnimos Transitorios Matricial, coordinacin, dinmica, cambiante Definida A travs de lneas verticales, horizontales y diagonales Compartida, formales e informales mixta,

Vigencia

Permanentes

ORGANIZACIN Funcional Tipo Estable Duracin Relaciones Indefinida A travs de lneas de mando

Informacin
Fuente: Pedro Briceo, 1995

Mayormente por sistemas formales

Visin de la administracin y direccin en una empresa y en un proyecto

Categora SITUACIONES DE EXCEPCIN Frecuencia Reaccin Empresa en marcha Proyecto

Escasas A travs de procedimientos mecanismos preestablecidos

Muy frecuentes y A travs de coordinacin-accin

Tiempo de respuesta RECURSOS HUMANOS Dotacin

Permite anlisis y bsqueda de Bsqueda de una buena solucin una solucin ptima en el plazo mnimo

Estable y con permanencia

Dinmica transitoria a

mayoritariamente

Cultura organizacional
Fuente: Pedro Briceo, 1995

Homognea y en base experiencia de la empresa

la Heterognea y en base a experiencias externas al proyecto

Visin de la administracin y direccin en una empresa y en un proyecto

Categora RECURSOS HUMANOS Motivaciones laborales Empresa en marcha Proyecto

a plazo fijo/obra, Objetivos de la empresa, Contratos estabilidad, condiciones jornadas variables, directa o a econmicas, desarrollo de la travs de terceros empresa Contratos definidas, directas indefinidos, jornadas funciones Contratos a plazo fijo/obra, estables jornadas variables, directa o indirecta Flexibles

Relacin contractual

Sistema de administracin beneficios

Ms bien rgidos y generales

Fuente: Pedro Briceo, 1995

Fases de un proyecto
Enfoque tradicional (hasta 1990): Conceptual Bsica Detalle
Se utiliza para aprobar el proyecto. Sus estimados deben tener + 35% de precisin. Se usa informacin de proyectos similares Se utiliza para obtener presupuesto. Sus estimados deben tener + 15% de precisin. Se usa informacin del proyecto, hay que hacer estudios propios Se utiliza para la planificacin de la ejecucin del proyecto. Sus estimados deben tener + 10% de precisin. Se usa informacin del proyecto, hay que hacer estudios propios

Ingeniera

Procura Construccin

Fuente: PDVSA (GGPIC, 1998)

Fases de un proyecto
DEFINICION Y DESARROLLO (F.E.L.) VISION CONCEPTUALIZACION DEFINICION IMPLANTACION CONTRATACION Y EJECUCION OPERACION OPERACION Y EVALUACION CONTINUA

IDENTIFICACION DE PROYECTO ESTIMADO CLASE:

SELECCION MEJOR(ES) OPCION(ES) MAYOR PRECISION ESTIMADOS

DEFINICION ALCANCE P.E.P. DETALLADO

PROC.CONTRATACION MATERIALIZACION P.E.P. HASTA COMPLETACION MECANICA

PUESTA EN OPERACION ANALISIS CUMPLIMIENTO EXPECTATIVAS DEL NEGOCIO

IV

III

II

I
APROBACION PROYECTO COMPLETACION MECANICA

Contratista Ingeniera y Proyectos Operaciones

Unidad Negocios / Dueo

Ciclo de ejecucin de un proyecto

Esfuerzo
Planificacin del negocio

Definicin y desarrollo

Ejecucin del proyecto

Operacin de la instalacin

Fuente: PDVSA (GGPIC, 1998)

+
O P O R T U N I D A D

Curva de oportunidades de reduccin de costos/programacin en un proyecto

Aprobacin Proyecto Otorgamiento Buena-pro

+
D E S E M B O L S O S

Identificacin Seleccin Definicin comContrat. Proyecto, mejor(es) pleta alcance Alineacin opcion(es) y PEP clase con plan mayor pre- presupuestario de negocio cisin de estimados

Materializac.PEP hasta completacin mecnica

Operacin, anlisis cumplimiento expectativas de negocio

DEFINICION Y DESARROLLO (Front End Loading)

Fuente: PDVSA (GGPIC, 1998)

CON TRATA CION

EJECUCION

OPERACION

Tipologa de los proyectos

Segn Clasificacin Corto plazo Mediano plazo Plazo de ejecucin Largo plazo Observaciones Tiempo de ejecucin < 1 ao Tiempo de ejecucin entre 1 y 2 aos Tiempo de ejecucin ms de 2 aos Comprende la remodelacin y/o ampliacin de instalaciones existentes Comprende la ejecucin de un proyecto desde cero, es decir, desde el acondicionamiento del terreno

Revamp Existencia de instalaciones previas

Grass Root

Tipologa de los proyectos

Segn Clasificacin Produccin de bienes Observaciones Estos a su vez se subclasifican en produccin de bienes primarios o secundarios Estos a su vez pueden ser proyectos en el rea de servicios de infraestructura, en el rea de servicios bsicos (salud, educacin, entre otros) u otros servicios Estos a su vez pueden ser en ciencias exactas o en ciencias aplicadas Son aquellos que se realizan con fines de lucro, es decir, buscan la rentabilidad de la inversin Son aquellos que buscan satisfacer una necesidad social ms no la rentabilidad de la inversin

Produccin de servicios rea de inversin

Investigacin Proyectos de inversin de capital Beneficio que persigue

Proyectos sociales

Tipologa de los proyectos

Segn Clasificacin Proyectos I Observaciones Aquellos que solo involucran el desarrollo de la ingeniera del Proyecto, en cualquiera de sus fases: conceptual, bsica o detalle. Aquellos que involucran, adems de la ingeniera del proyecto, la procura Aquellos que adems de la ingeniera y la procura de materiales, incluye en su alcance la gerencia de construccin. Son llamados proyectos llave en mano ya que incluye en el alcance la ejecucin de todas sus fases

Proyectos IP Alcance de los servicios al cliente

Proyectos IPG

Proyectos IPGC

Objetivo de la administracin de proyectos

El objetivo de la administracin o gerencia de proyectos es alcanzar el uso ms efectivo y eficiente de los recursos asignados al proyecto, de manera que el objetivo pueda ser alcanzado:
 En

la fecha planificada. de los costos presupuestados

 Dentro  En

concordancia con las especificaciones tcnicas exigidas por el cliente buenas relaciones entre el personal involucrado y en completa armona con los factores ambientales cambiantes

 Manteniendo

Administrar un proyecto es lograr alcanzar los parmetros de tiempo, costo y calidad exigidos por el cliente, manteniendo un ambiente armonioso y favorable.

Conocimientos requeridos para administrar



Conocimientos administrativos: Conceptuales Humanos

Conocimientos tcnicos

Fuente: Ivn Cartay, 1998

Variaciones en los conocimientos para administrar

% 100 Conceptuales

Humanos 50

Tcnicos 0 Supervisor Gerencia intermedia Alta gerencia

Administracin de proyectos niveles jerrquicos

Gerente o lder del proyecto y Gerentes de subproyectos Alta gerencia Lideres de disciplinas Supervisores tcnicos Gerencia intermedia Ingenieros responsables, Capataces o caporales, Supervisor inmediato

Gerencia inferior
Fuente: Ivn Cartay, 1998

Qu es planificacin de proyectos?
Planificar un proyecto es darle respuesta al qu, cundo, dnde y por qu de cada uno de los elementos que conforman el proyecto.

Las etapas de planificacin son:

 Diagnostico  Programacin  Discusin  Ejecucin

y decisin y control

Importancia de la planificacin de un proyecto

          

Organizar el trabajo a ejecutar Decidir, quin, qu, cundo, dnde y por qu se realizar cada trabajo Determinar los recursos requeridos Asignar estos recursos en el tiempo Asignar y definir responsabilidades Integrar los trabajos de todas las organizaciones Establecer sistemas eficientes de comunicacin Coordinar las actividades y el personal Estimar tiempos de iniciacin y terminacin Manejar sucesos y cambios inesperados Proporcionar las bases para el control presupuestario y financiero

Qu es la estructura analtica de un proyecto?

La estructura analtica (EAP) es la divisin natural del proyecto en niveles de trabajo u objetivos ms especficos, que permitan cuantificar y medir las variables de control, que son: tiempo, horas-hombre, costos, calidad y progreso fsico. El objetivo de la EAP es: Identificar y definir el trabajo a ejecutar estos trabajos
 Nivel 0

Nombre del proyecto Sub-proyecto 1 Divisin 2.1 Sub-proyecto 2 Divisin 2.2 Paquete 2.2.1 Actividad 2.2.1.1 Actividad 2.2.1.2 Paquete 2.2.2 Sub-proyecto 3

Nivel 1 Nivel 2

 

Identificar los centros de responsabilidades de Formalizar la estructura desde los objetivos estratgicos hasta la base divisional de los mismos, a travs de la planificacin, organizacin, integracin, direccin y control del trabajo a ser realizado
Nivel 4

Nivel 3

Ejemplo de EAP grfica

Ampliacin y reacondicionamiento de la Planta INLACA Ingeniera de Diseo Obras civiles Distribucin de planta Mantenimiento Edificio exterior mquinas Electricidad Montaje de Mq.. Acondicionamiento de Mq.. Construccin Gerencia del Proyecto Obras civiles Electricidad Interrupcin y arranque transformadores alumbrado Planificacin Y control Calidad

Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2

Servicios administrativos

Contabilidad

Nivel 3

Contratos Servicio general

Ejemplo de EAP tabular

Nivel 0 Proyecto Nivel 1 Fase Nivel 2 Paquete Obras civiles Distribucin de planta Ingeniera del proyecto Electricidad Mantenimiento Obras civiles Interrupcin y arranque Ampliacin y reacondicionamiento de la Planta INLACA Electricidad Construccin Montaje de maquinaria Acondicionamiento de maquinaria Planificacin y control Servicios generales Gerencia del proyecto Servicios administrativos Contabilidad Contratos Control de calidad Transformadores alumbrado Mquinas Edificio exterior Nivel 3 Actividad

Cul es la importancia de la EAP?



Permite definir lo que hay que hacer, proporcionando informacin sobre: Objetivos finales e intermedios Requisitos de mano de obra, materiales y otros insumos necesarios por niveles Correlaciones e interdependencias entre los niveles de trabajo Requisitos del sistema de informacin necesario para el control de costos, tiempo, horas-hombre, avance fsico, etc. Funciones de apoyo necesarias para la ejecucin del proyecto Las conexiones entre la organizacin y el proyecto

o o

o o

o o

Cules son los requisitos para elaborar la EAP?

  

La EAP debe comprender todo el trabajo a ejecutar Debe permitir la asignacin del trabajo a cada paquete La seleccin de la unidad mnima de desagregacin, debe permitir la contabilizacin de las variables de control

Debe ser orientada hacia el objetivo del proyecto y no hacia la funcin

Debe estar asociada a la estructura organizativa del proyecto

Soluciones organizacionales diferencias

Las soluciones organizacionales que adoptan los proyecto difieren en los siguientes elementos:


Nivel jerrquico (autonoma decisional) del proyecto en relacin con la organizacin. Grado de dependencia de los servicios de las unidades funcionales permanentes y forma de interrelacionarse con ellas (coordinacin, matricial, dependencia) Grado de participacin de organizaciones de terceros y forma de interrelacionarse con ellas (matricial, dependencia)

Modelos de organizacin. Requisitos

Los modelos de organizacin difieren unos de otros dependiendo del grado de autonoma que tiene el Gerente del Proyecto para la toma de decisiones, sin embrago todos deben cumplir los siguientes requisitos:
    

Temporalidad Flexibilidad Centrado en el objetivo Rapidez en la toma de decisiones Incorporar los entes externos para reducir su impacto en el proyecto

Factores relevantes para la definicin de la organizacin del proyecto



Particularidades inherentes a las organizaciones de proyectos en general Relacin con la organizacin permanente de la empresa Caractersticas propias del proyecto en cuestin Anlisis de fortalezas, debilidades y participacin de terceros Costos incrementales o marginales

  

Estructura funcional permanente

Empresa matriz

Produccin

Mercadeo

Finanzas

Administracin

Personal

Legal

Personal Asignado al Proyecto

Estructura funcional permanente con coordinador

Empresa matriz Coordinador Del Proyecto

Produccin

Mercadeo

Finanzas

Administracin

Personal

Legal

Personal Asignado al Proyecto

Gerente del proyecto con estructura matricial

Gerente del Proyecto
Empresa matriz

Produccin

Mercadeo

Finanzas

Administracin

Personal

Legal

Personal Asignado al Proyecto Personal del proyecto

Recursos humanos del proyecto. Fuentes y destinos

Fuentes de recursos Proyecto Destino final

Especialistas en proyectos externos a la empresa Profesionales de empresas diversas Profesionales internos a la empresa con o sin participacin en proyectos

Organizacin permanente de la empresa Otros proyectos de la empresa Mercado laboral

Qu es el sistema de informacin de un proyecto?

Conjunto de actividades

xito del Proyecto

Toma de decisiones rpidas y oportunas

Informacin veraz y oportuna

Acciones correctivas

Funcionamiento del sistema de informacin

Necesidades de informacin Objetivo Toma de decisiones

Obtencin de la informacin

Determinacin de Decisiones gerenciales

Elaboracin de la informacin

Comparacin Real vs. Plan

Deteccin de las desviaciones

Sistema de informacin eficiente. Importancia

Un sistema de informacin eficiente debe responder oportunamente a cualquier interrogante, tales como: Cmo progresan las actividades respecto al plan? En qu forma afectan las desviaciones a la programacin planeada? Por qu han tenido lugar estas desviaciones? Qu dificultades de programacin se prevn? Cmo va el consumo del presupuesto? Qu dificultades financieras se prevn? Con un sistema de informacin eficiente se evitan los siguientes inconvenientes: Ineficiencias resultantes de haber sobrecargado el sistema de informacin.  La tendencia de que la obtencin de la informacin se convierta en un fin en si misma.  La tendencia a oponerse al uso mximo de la informacin gerencial.


Sistema de identificacin
xx xx xx xx xx

Proyecto Subproyecto Divisiones Paquetes Actividades

Sistema de identificacin
Ejemplo: Producto
Cdigo bsico 03 VII VIII IX

Elemento a controlar

Disciplina N consecutivo Tipo de producto responsable

Cul es el alcance del sistema de identificacin?

El sistema de identificacin permite determinar:
 El proyecto y el tipo de proyecto.  Cualquier nivel de desagregacin del proyecto  Archivos del proyecto  Documentos del proyecto: clculos, planos, etc.  Correspondencia  Especificaciones, requisiciones y ordenes de compra  Equipos y materiales  Contratos  Mano de obra  Documentos del cliente y terceros (suplidores, contratistas)

El sistema de identificacin del proyecto, define cada componente de la EAP a fin de facilitar: la captura u obtencin de la informacin para su anlisis. La recoleccin progresiva de la informacin a travs de los diferentes niveles de la EAP.

Alcance de un Proyecto

Segn Clements (1999), es todo trabajo que se tiene que hacer para lograr el objetivo del proyecto a satisfaccin del cliente.