La Metodologa de Wilson y la Cruz de Malta

Metodologa de Sistemas

Agenda
La Cruz de Malta Aplicaciones de la Cruz de Malta La Metodologa de Wilson Aplicaciones de la Metodologa de Wilson Conclusiones

Yaser Ramos Ramrez ramos_620@hotmail.com

Definicin
Es una tcnica para apoyar el anlisis y rediseo de

Sistemas de Informacin, desarrollada en 1980 por Brian Wilson de la Universidad de Lancaster a partir de un proyecto para la British Airways. Recibe su nombre por el parecido en la forma de la condecoracin de la antigua orden de la Cruz de Malta. Por su estructura y funcionamiento, permite adquirir una visin integral de los procesos de informacin y su relacin con las funciones del sistema; de tal manera que permite plantear los cambios necesarios para el manejo efectivo de la informacin.

Estructura

Procedimiento de Desarrollo

Construccin de la Cruz de Malta

1 Construccin el modelo conceptual del sistema.

Identificar el conjunto necesario de actividades (As).

Definir las categoras de informacin (CIs) para cada actividad.

Identificar los responsables de cada actividad.

Definir el conjunto de procedimientos para el procesamiento de la informacin (PPIs)

Construccin de la Cruz de Malta

La x en la matriz SO indica que los datos pertenecientes a la

categora de informacin CI1 son usados por PPI2 para producir una salida procesada en la categora de informacin CI2, en la matriz SE. La x en la matriz NE muestra que la informacin CI1 es producida por la actividad A1, y el responsable de esta actividad, tiene la capacidad de vigilar y actualizar la informacin de la categora y as proveer datos oportunamente como entrada de PPI2. El significado de las dos xs en la matriz NO muestra que CI2 es una entrada esencial para A2 y A3. Los responsables de estas actividades deben tener acceso a las salidas de PPI2.

Construccin de la Cruz de Malta

Las matrices NO y NE representan una imagen completa de

las actividades y de los flujos de informacin de actividad a actividad considerada relevante. Las matrices SO y SE representan los proceso de informacin existentes y los flujos de informacin de rol a rol de los responsables de las actividades; ilustrando sus alcances y sus interacciones. Para el caso particular que el sistema no cuente con algn procesamiento de informacin, estas matrices estarn en blanco, tenindose la oportunidad de disear todos los PPIs. Si las matrices NO y NE son la imagen de espejo de las matrices SO y SE, entonces la red de procesamiento de datos es exactamente igual que la requerida por el modelo conceptual de actividades primarias.

Construccin de la Cruz de Malta

1
La existencia de un PPI proporcionando informacin de entrada a una actividad, indica una duplicidad en el procesamiento de datos? Pudiera ser ms eficiente el procesamiento utilizando datos ya procesados por algn PPI, que emplear datos en bruto? Los PPIs existentes y sus salidas cumplen con la necesidad total de informacin de cada actividad? Son consistentes los formatos de salida de los PPIs que soportan una misma actividad y hay formatos ms tiles para los propsitos de esa actividad? Qu otras actividades requieren de los datos provistos por el PPI y que no fueron considerados en el diseo?

Interpretacin de la Cruz de Malta

La matriz NO indica los datos que son necesarios para realizar las actividades primarias y seala

quines, de los que realizan las actividades, necesitan tener acceso a qu PPIs. Los datos que son producidos por las actividades primarias se muestran en la matriz NE. En esta matriz se define aquellas actividades que tienen la responsabilidad de monitorear y almacenar el contenido de los datos, por lo que el personal que realiza dicha actividad, ser el responsable directo de actualizar la informacin y vigilar que fluya correctamente.

Interpretacin de la Cruz de Malta

Mediante el anlisis de las columnas de la matriz SO se

pueden observar los requerimientos para el diseo y operacin de bases de datos. Siempre que exista una columna con demasiadas xs, significa que la informacin asociada es frecuentemente utilizada por varios PPIs. La matriz SE muestra las salidas generadas por PPIs, y por la distribucin de las xs, se puede identificar la existencia o no de duplicacin de informacin. Varias entradas en una columna de esta matriz representa una duplicidad potencial de PPIs, y se debe examinar que cada proceso no repita datos. Las interacciones ms significativas que existen en la Cruz de Malta pueden identificarse mediante el examen de esta matriz.

Carlos Morales Perlado carlos_86_06@hotmail.com

4.1 La reorganizacin de la informacin en un organismo operador de agua potable, alcantarillado y saneamiento en su rea de contabilidad y cobranzas.

En un organismo operador de una unidad habitacional organizado como asociacin civil del estado de Morelos, se determin la urgente necesidad de su reestructuracin administrativa para proporcionar el servicio de agua potable y saneamiento de una manera eficiente, continua y oportuna.
Despus de realizarse un diagnstico previo para determinar las posibilidades deintervencin, se concluy en abordar en principio el rea de contabilidad y cobranzas, la cual reportaba las mayores dificultades e impactos negativos hacia todo el organismo operador por su desempeo. Se consider que era necesario reordenar el manejo de la informacin para dar pauta a la creacin de un sistema de informacin confiable y computarizado. Se sugiri el empleo de la cruz maltesa exclusivamente para el rea de contabilidad y cobranzas. Las funciones que cumple una empresa prestadora del servicio de agua potable quedaron expresadas en la siguiente definicin: "Ofrecer una buena calidad en el servicio a los usuarios, siendo eficientes y preservando las instalaciones y las fuentes de abastecimiento en buenas condiciones

De manera general, la figura 1 ilustra los servicios que presta un organismo operador.

Figura 1. Representacin del sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento.

 Las principales funciones o actividades que realizan los

organismos operadores son: operar y dar mantenimiento a la infraestructura existente a fin de proporcionar el servicio con la mayor eficiencia todo el tiempo; disminuir desperdicios de agua y desalojar las aguas negras; administrar y controlar las finanzas del sistema; adquirir los bienes y servicios necesarios para el sistema; cobrar los consumos de agua; aplicar los cargos por regazos de acuerdo con las tarifas vigentes y contratar al personal de apoyo necesario para dar cumplimiento a sus actividades.

Adems de las actividades bsicas mencionadas, las acciones de

macro medicin, micro medicin, deteccin y control de fugas, conservacin de fuentes de abastecimiento, padrones de usuarios, mejoran la calidad del servicio y permiten un funcionamiento financieramente ms sano de los organismos operadores e incluso pueden ayudar a diferir inversiones de capital y bajar costos. En la figura 2 se presentan, las reas y las actividades especficas que se desarrollan para el caso del Organismo Operador.

Figura 2. Estructura de la empresa prestadora de servicios de agua potable, alcantarillado y saneamiento

 Aunado a lo anterior, estas empresas deben contemplar

distintos niveles de organizacin y viabilidad financiera que las conduzcan a convertirse en empresas autnomas y auto financiables. La consolidacin de stas les dar el fortalecimiento de empresas privadas que trabajan bajo esquemas financieros sanos. El cambio del entorno para estas empresas, las lleva a plantearse la necesidad de responder con eficiencia y rendimiento para ser ms competitivas, no solo para subsistir sino para desarrollarse plenamente.

Por lo anterior el rea de contabilidad y cobranza juega un

papel primordial dentro del funcionamiento del sistema, si no se toman las medidas correctivas en el mbito de la eficiencia de esta rea, el sistema no solo se convertir en una carga excesiva para el erario pblico sino que podr llegar a perder eficiencia tcnica por la carencia de recursos para la operacin y mantenimiento.

Las actividades especficas que intervienen en el rea de contabilidad y cobranza quedan ilustradas en la figura 3.

Mantener vigente el padrn CuentaUsuarios

Figura 3. Actividades especficas de cobro y aplicacin de tarifas.

De acuerdo a las actividades anteriormente identificadas se definieron un total de 16 categoras de informacin distintas. Estas categoras son las siguientes:

Volumen de agua no contabilizada Gastos totales de prestacin de servicio Nmero total de medidores instalados Adeudos por consumo de agua sobre la facturacin

Monto recaudado (total y por usuario)

Costo unitario de produccin de agua Gastos de comercializacin y administracin del sistema Gastos de mantenimiento Gastos de operacin Tarifas legales vigentes Volumen de agua producido Volumen de agua facturado Volumen de agua disponible (disponibilidad del recurso) Nmero de usuarios del sistema Usuarios que se incorporan regularmente al sistema Demanda de agua por los usuarios

Se observaron mltiples deficiencias, entre las ms significativas estuvieron: Primero, el desarrollo del anlisis de cuentas referentes al padrn de usuarios, donde no exista una estructura de informacin que permita de manera eficiente realizar las actualizaciones al padrn, deteccin e incorporacin de usuarios clandestinos, identificacin de medidores de control y generacin de solicitudes para la instalacin de servicios.

Con esto se pretendi dar seguimiento a los deudores del organismo, y a su vez, implantar un proceso de cobranza que permitiera reducir al mximo la cartera vencida. Dentro del mismo proceso de cobranza, se propuso establecer un sistema de facturacin en sitio, que le permitiera al responsable de tomar la lectura, entregar la factura al momento de tomar la lectura, as como actualizar el registro del padrn de medidores; con el fin de que dichos procesos de administracin generaran la informacin necesaria para la facturacin en sitio, creando nuevas bases de datos para diferentes reas. La figura 22,6 muestra la cruz maltesa completa.

Como frecuentemente ocurre, las propuestas de mejora se entregaron, algunas ya probadas de que funcionaban. El resto era cuestin de que la administracin decidiera ponerlas en marcha. Aqu, se entra al terreno de la implantacin, donde se tiene que trabajar arduamente para que lo que antes fue una idea ahora sea una realidad.

Jonathan Muoz Aleman http://geekmelomano.iespana.es geek_melomano@hotmail.es

La Metodologa de Wilson
Permite identificar la informacin requerida

para soportar las actividades en las organizaciones y cmo debe fluir stas. Se determinan modelando una tarea primaria a partir de una definicin raz. Los flujos ACTIVIDAD POR ACTIVIDAD son convertidos en flujos ROL A ROL para identificar al responsable de su manejo.

Etapas de la Metodologa
El modelo de Wilson para analizar la informacin

Etapas de la Metodologa (1 y 2)
ETAPA 1
Efectuar un anlisis basado en la problemtica para determinar qu se debe considerar como una descripcin de tarea primaria relevante para la situacin

ETAPA 2
Determinar lo que debera ser la salida de una actividad y buscar la existencia de esa salida en la situacin del mundo real. Mediante entrevistas, desarrollar modelos de tarea primaria relevantes para las reas de responsabilidad de los administradores.

Etapas de la Metodologa (3 y 4)

Informacin requerida como una entrada en cada actividad Informacin producida como una salida al hacer la actividad Para actividades de control, informacin de monitoreo necesaria.

ETAPA 4
Usar los resultados de la etapa 3 para construir la mitad superior de la Cruz de Malta

ETAPA 3

Etapas de la Metodologa (5 y 6)

ETAPA 5

Examinar cada IPP existente e identificar las categoras de informacin a las que pertenecen los datos de entrada y salida

ETAPA 6

Identificar cualquier omisin o duplicacin potencial en la red de procesamiento de datos existente comparando los requerimientos con los suministros.

Etapas de la Metodologa (7 y 8)

ETAPA 7 ETAPA 8

Para cada IPP, desarrollar el modelo de actividad para la transformacin de datos bsicos en los datos procesados requeridos.

Convertir los requerimientos de informacin de actividad en requerimientos de informacin de rol, al hacer un mapeo de la organizacin en el modelo de tarea primaria.

Categoras y Proc. de Procesamiento

Categoras de Informacin
Agrupaciones de datos que
Procedimientos para el Procesamiento de la Informacin

Se considera cada IPP

cumplen un propsito especfico Ej.: Programas de navegacin, de mantenimiento, consumo de materiales, inventarios, presupuestos, contabilidad, registros de defectos, etc.

como un proceso de transformacin de informacin. Ej.: Reportes de desempeo, programas de mantenimiento, distribucin de materiales, nminas, historias de embarcaciones, etc.

Moiss Chvez Delgado system_moises@hotmail.com

Economa Nacional y Mundial

Competencia

Junta Directiva

Sistemas

Planeacin

Vicepresidencia Comercial Contabilidad

Gerencia de Calidad

Restricciones reglamentarias

Sub sistemas
Investigacin macroeconmica Investigacin sectorial Investigacin del posicionamiento del Banco

C.A. frente a la competencia Anlisis regionales Planeacin estratgica Elaboracin y control del presupuesto

Necesidad de conocer la proyeccin del negocio Cifras macroeconmicas

Restricciones reglamentarias B. de la R. y locales

Polticas del banco

Investigacin Macroeconmica

Sistemas de Control

Investigacin Sectorial
Investigacin Posicionamiento

Informe Junta Directiva

Planeaci n Estratgic a

Elaboracin y Control del Presupuesto

Anlisis regionales

Subsistema de control y elaboracin del presupuesto

Derivar una recomendacin para la mejora de

cualquier aspecto de sistema relacionado con la presupuestacion Aplicar los conceptos de la metodologa de anlisis de sistemas de informacin de WILSON

cifras macroeconomicas externas

estadisticas presupuestales y reales

necesidad de ajustes criterio rubros centralizados

DEFINIR RUBROS

RECOPILAR Y ANALIZAR INFORMACION

PRESUPUESTO GLOBAL PRESUPUESTO LOCAL

PRESUPUESTAR RUBROS CENTRALIZADOS

cifras balance y P y G
CONSOLIDAR Y NEGOCIAR

cambios de entorno

presentacion oficial de presupuesto

DIVULGAR PRESUPUESTO DETALLADO

CONTROL Y LOGROS

necesidad de ajuste

inf. de cumplimiento

Comparacin e identificacin

ACTIVIDAD
Recopilar y analizar informacin Presupuestar global Consolidar y negociar Definir rubros

ENTRADA
Cifras macroeconmicas externas Estadsticas presupuestales y reales Necesidades de ajuste Metas para productos de capacitacin y colocacin Presupuesto global aprobado Criterio de descentralizacin del presupuesto

SALIDA
Metas para productos de captacin y colocacin Presupuesto global aprobado Presupuesto detallado aprobado Formato presupuesto descentralizado Formato presupuesto centralizado Presupuesto de rubros descentralizados Presupuesto de rubros centralizados Presentacin oficial del presupuesto Necesidad de ajuste Informe mensual de cumplimiento

Presupuestar local Presupuestar rubros centralizador Divulgar presupuesto detallado Controlar logros

Formato presupuesto local Bases histricas Comportamiento oficina/regional Formato presupuesto centralizado Informacin macroeconmica Presupuesto detallado aprobado Presupuesto detallado aprobado Cifras, balance y P Y G Cambios del entorno.

X X

X X

Cifras macroeconom ext. Estadisticas presup/reales Presupuesto global

Presupuesto local

Detalles rubro presup. I Detalles balance y P y G Criterio para ajuste Dif. Cifras reales y pres. Presupuesto detallado

Cruz de malta

X X X X X X X X X X X X X X X
Comportamiento oficina Metas financieras

Entradas Salida

Control de logros Divulgar presupuesto Recopilar y analizar Presupuestar global Consolidar y negociar Presupuestar local Definir rubros Actividades

IPP X X Mod. Anlisis sensibilid. X Sist. Consolidacin pres. X Control ejecucin pres.
Cifras macroeconom ext. Estadisticas presup/reales

X X X X

Presupuesto global

Presupuesto local

X
Detalles balance y P y G Criterio para ajuste Dif. Cifras reales y pres.

Detalles rubro presup. I

Presupuesto detallado Comportamiento oficina Metas financieras

X X