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Capacitacin a Enlaces PROMOEVA

Mapeo de Procesos para la Integracin de Indicadores

Capacitacin para la Mejor Implementacin del PROMOEVA

Julio 2011

Contenido
1. Qu es un proceso? 2. Cmo empezar? 3. Elementos de Apoyo 4. Cmo mapear un

proceso?
5. Alcance
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1. Qu es un proceso?
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Qu es un proceso?
Proceso.- Conjunto de actividades relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultado y son generalmente planificados y puestos en prctica bajo condiciones controladas para aportar valor.
INSUMOS/ ENTRADAS SALIDA RESULTADO S/IMPACTO

RETROALIMENTACIN

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2. Cmo empezar?
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Cmo empezar?

Cmo empezar?
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Nombre del Indicador

Indicadores y Variables a solicitar

Quin tiene la informacin ?

rea que posee o genera la informacin

Cmo empezar?
3

Cmo se solicita la informacin?

Envo de oficio; correo electrnico; llamada telefnica; Reunin de Trabajo, entre otros.
4
Indicadores / variables 1 2 3 rea que posee la Informacin Cmo se solicita la Informacin?

Cmo empezar?
5

Dnde se encuentra la informacin?

Se encuentra en un sistema ej. Finanzas, se encuentra en un archivo(s). Quin tiene acceso a la informacin y/o quin es la fuente de informacin. 6

Cmo se integra la informacin?

Se encuentra en un sistema ej. Finanzas, se encuentra en un archivo(s). El sistema es abierto, el archivo es pblico o de acceso restringido.

Cmo empezar?
7

Quin tiene la informacin?

Quin ostenta la informacin, acceso al sistema o archivo(s) Quin es el responsable de la informacin y/o permite el acceso a la informacin. 8

Qu informacin es la solicitada?
La informacin que se pide en que parte del sistema o archivo se encuentra. Cmo se extrae la informacin solicitada o dnde se encuentra.

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Cmo empezar?
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Cmo es enviada informacin solicitada?

La informacin se enva en formato electrnico, por correo o por escrito. La informacin enviada se encuentra en el formato solicitado.

Hay que recordar: Anotar todas las reas involucradas en los procesos incluso si se tienen los nombres de los involucrados o responsables, como sugerencia tener una persona alterna que conozca el proceso y pueda realizarlo en caso de que el involucrado o responsable se encuentre ausente. Tener presente los tiempos estimados para realizar el proceso. Slo se tienen 10 das hbiles para el reporte, revisin y remisin de la informacin.
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3. Elementos de Apoyo
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Elementos de Apoyo

Documento.- Informacin y su medio de soporte, el cual puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, que forme parte de los procedimientos del ente pblico. Formatos.- Documento pre-establecido para complementarlo con informacin. Por ejemplo un formato de solicitud, una cdula de compilacin de informacin.
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4. Cmo mapear un proceso?

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Cmo mapear un proceso?

Ejemplo: Proceso para el Indicador Evolucin del Presupuesto del Segundo Trimestre de 2011.

El proceso describe las actividades o tareas que se realizan sobre la recopilacin de la informacin para integrar el indicador.
Entradas Solicitud de informacin sobre Evolucin del Presupuesto al rea de administracin Salidas Respuesta del rea de administracin con la informacin solicitada.

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Integracin de expedientes Cmo mapear un proceso?

Paso 1. Determinar la(s) entrada(s) del proceso

Qu evento o eventos dan inicio al proceso de integrar un indicador? Puede mencionar todos los posibles inicios.

El proceso inicia cuando se realiza el envo de la solicitud de informacin al rea que se determin que posee la informacin que se solicita en el cuestionario del PROMOEVA.
Se tiene que ser lo ms especfico posible debido a que as no habr lugar a que no se realiz correctamente la operacin sealada

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Integracin de expedientes Cmo mapear un proceso?

Paso 1. Determinar la(s) entrada(s) del proceso

Se solicita se enve la informacin referente a la Evolucin del Presupuesto del Segundo Trimestre de 2011 en el formato anexo antes del 06 de julio del ao en curso. En el formato se seala la informacin necesaria: Monto del Presupuesto Ejercido en el periodo y Presupuesto Programado en el periodo. Nota: la informacin solicitada slo corresponde al trimestre Marzo a Junio.

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Integracin de expedientes Cmo mapear un proceso?

Paso 2. Determinar la(s) operaciones(s) del proceso

Qu operacin(es) se realizan en el proceso de integrar un indicador? Una vez que ha sido realizada la solicitud de informacin si es necesario realizar reiterativos, reuniones, llamadas, entre otras. Es importante que se determinen los tiempos de respuesta para estar en condiciones de cumplir en tiempo y forma.

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Integracin de expedientes Cmo mapear un proceso?

Paso 2. Determinar la(s) operaciones(s) del proceso

El rea de Administracin recibe la solicitud, sta a su vez delega la respuesta al rea de Recursos Financieros para que prepare la respuesta. El rea de Recursos Financieros recopila la informacin del GRP-SAP y prepara la respuesta. El rea de Administracin enva al enlace la respuesta para que capture la informacin.

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Integracin de expedientes Cmo mapear un proceso?

Paso 3. Determinar los puntos de decisin dentro del proceso

Una vez que se hayan realizado las operaciones determinadas se tienen puntos de decisin que de acuerdo con el resultados nos sealan qu operacin hay realizar a continuacin. Es importante tener todos los posibles puntos de decisin marcados y sus posibles respuestas o si son ciclos tienen que marcarse.

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Integracin de expedientes Cmo mapear un proceso?

Paso 3. Determinar los puntos de decisin dentro del proceso

Los puntos de decisin pueden ser los siguientes:

El tiempo de respuesta se cumpli

La respuesta recibida corresponde con la solicitud. Se puede cargar la informacin al SIPROMOEVA.

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Integracin de expedientes Cmo mapear un proceso?

Paso 4. Salida del proceso

Una vez que se haya realizado el proceso, habiendo pasado por sus operaciones y puntos de decisin, se obtiene ya sea un producto, documento o servicio. Se tiene que marcar qu tipo de salida es la que se espera llegar y qu caractersticas debe tener para que en el momento se revise y realmente sea la salida deseada.

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Integracin de expedientes Cmo mapear un proceso?

Simbologa del mapeo de procesos

Inicio/Salida Operacin/ Actividad Decisin Documento

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Cmo mapear un proceso?

Identificar reas de responsabilidad (entidades) y colocarlas en la parte superior
Los pasos del proceso se enlistan en orden de precedencia Cada columna representa la responsabilidad funcional para cada paso

1.

2.

3.

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Cmo mapear un proceso?

Ejemplo: Cmo se ve mapeado un proceso.
Entidad 1 Entidad 2
INICIO

Entidad 3

Entidad 4

OPERACIN/ ACTIVIDAD

DECISIN

OPERACIN/ ACTIVIDAD

DECISIN

OPERACIN/ ACTIVIDAD

OPERACIN/ ACTIVIDAD DOCUMENTO

FIN

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Cmo mapear un proceso?

Ejemplo: Evolucin Anual del Presupuesto.
Enlace
Solicitud de Informacin

Administracin
Recepcin de Solicitud / Delegar

Recursos Financieros
Atencin de la Solicitud

no
Es la informacin Solicitada

no
La informacin es correcta

si

Integracin de la Informacin GRP-SAP Informacin Solicitada

si

Captura y Reporte SIPROMOEVA

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5. Alcance
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Alcance
Los enlaces debern mapear todos los indicadores mensuales, trimestrales y anuales de gestin Este mapeo se realizar por etapas, iniciando con los trimestrales Al final de la sesin se presentar en Mapa de ruta (tiempos)

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