AUDITORA DE MANTENIMIENTO

INTRODUCCIN

AUDITORA

DEFINICIN La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la verificacin de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo.

AUDITORA

OBJETIVO El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas.

AUDITORA

FINALIDAD Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. Descubrir errores y fraudes. Prevenir los errores y fraudes

Exmenes de aspectos fiscales y legales Examen para compra de una empresa( cesin patrimonial) Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

Estudios generales sobre casos especiales, tales como:

CLASIFICACIN DE LA AUDITORA

EXTERNA examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema realizado por un auditor externo. Los resultados se dictaminan para terceras personas

INTERNA Examen realizado por un profesional que labora en dicha empresa. Esta destinado para la propia empresa.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales".

NECESIDAD DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria administrativa funcional) La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo ( auditoria analtica)

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

De control De productividad De organizacin De servicio De calidad De cambio De aprendizaje De toma de decisiones

SENTIDO DE LA EVALUACION

se ocupa de llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes

AUDITOR

Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin tcnica.

AUDITOR

FUNCIONES GENERALES Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y programas de trabajo. Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria. Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados. Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo. Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin. Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.

Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles Revisar el flujo de datos y formas. Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el funcionamiento de la organizacin. Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina. Evaluar los registros contables e informacin financiera. Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua de avances. Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

AUDITOR

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo.

AUDITOR

HABILIDADES Y DESTREZAS Actitud positiva. Estabilidad emocional. Objetividad. Sentido institucional. Saber escuchar. Creatividad. Respeto a las ideas de los dems. Mente analtica. Conciencia de los valores propios y de su entorno. Capacidad de negociacin. Imaginacin. Claridad de expresin verbal y escrita. Capacidad de observacin. Iniciativa. Discrecin. Facilidad para trabajar en grupo. Comportamiento tico.

AUDITOR

EXPERIENCIA Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin. Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin. Conocimiento de esfuerzos anteriores Conocimiento de casos prcticos. Conocimiento derivado de la implementacin de estudios organizacionales de otra naturaleza. Conocimiento personal basado en elementos diversos.

AUDITOR

RESPONSABILIDAD PROFESIONAL Preservar la independencia mental Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridas Cumplir con las normas o criterios que se le sealen Capacitarse en forma continua

Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga. Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente. Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones. Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.

Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que presta sus servicios. Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos. Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo. Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece. Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.

CALIDAD Y EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO

MXIMA DISPONIBILIDAD A MNIMO COSTE Que dispongamos de mano de obra en la cantidad suficiente y con el nivel de organizacin necesario. Que el rendimiento de dicha mano de obra sea lo ms alto posible Que los materiales que se empleen en mantenimiento cumplan los requisitos necesarios Que el dinero gastado en materiales y repuestos sea el ms bajo posible Que las reparaciones que se efecten sean fiables, es decir, no vuelvan a producirse en un largo periodo de tiempo

AUDITORA DE MANTENIMIENTO

El objetivo que se persigue al realizar una Auditora no es juzgar al responsable de mantenimiento, no es cuestionar su forma de trabajo, no es crucificarle: es saber en qu situacin se encuentra un departamento de mantenimiento en un momento determinado, identificar puntos de mejora y determinar qu acciones son necesarias para mejorar los resultados.

PUNTOS A OBSERVAR EN UNA AUDITORA DE MANTENIMIENTO

Que dispongamos de mano de obra en la cantidad suficiente y con el nivel de organizacin necesario. Que la mano de obra est suficientemente cualificada para acometer las tareas que sea necesario llevar a cabo.

Que el dinero gastado en materiales y repuestos sea el ms bajo posible Que se disponga de los mtodos de trabajo ms adecuados para acometer las tareas de mantenimiento Que las reparaciones que se efecten sean fiables, es decir, no vuelvan a producirse en un largo periodo de tiempo Que las paradas que se produzcan en los equipos como consecuencia de averas o intervenciones programadas no afecten al Plan de Produccin, y por tanto, no afecten a nuestros clientes (externos o internos) Que dispongamos de informacin til y fiable sobre la evolucin del mantenimiento que nos permita tomar decisiones.

Que el rendimiento de dicha mano de obra sea lo ms alto posible Que dispongamos de los tiles y herramientas ms adecuadas para los equipos que hay que atender Que los materiales que se empleen en mantenimiento cumplan los requisitos necesarios.

LA EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO

El mantenimiento que se realice debe asegurar una vida til para toda la planta y para cada uno de sus elementos lo ms larga posible La disponibilidad de la planta debe alcanzar al menos el valor determinado como objetivo La capacidad de produccin debe alcanzar al menos el valor determinado como objetivo El consumo de materias primas y otros recursos no debe superar un mximo determinado Todo lo anterior (vida til, disponibilidad, capacidad y consumo de materias primas) debe alcanzarse al coste ms bajo posible.

PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

ORGANIZACIN FORMACIN POLIVALENCIA RENDIMIENTO RECONOCIMIENTO

ANLISIS DE LOS MTODOS TECNICOS EMPLEADOS POR MANTENIMIENTO

FACTORES DE MANTENIMIETO Las herramientas El taller Los sistemas de comunicacin El transporte Los medios de elevacin

ANLISIS DE LOS MTODOS TECNICOS EMPLEADOS POR MANTENIMIENTO

FACTORES QUE AFECTAN A LOS OBJETIVOS CLAVES La existencia de un plan de mantenimiento El contenido del Plan Su realizacin efectiva o puesta en prctica

ORGANIZACIN DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO

La proporcin entre mantenimiento programado y correctivo, El nmero de averas repetitivas, El sistema de asignacin de prioridades, El nmero de averas que deben solucionarse de forma urgente, La rapidez en la resolucin de averas, El nmero de averas pendiente La realizacin de anlisis de fallos.

LOS PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO

Deben ser claros y describir paso a paso el desarrollo antes, durante y despues de la tarea siendo estos procedimientos revisados y actualizados buscando mejoras

ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN

El formato de orden debe ser adecuado: fcil de cumplimentar, sin apartados superfluos o intiles, y que contengan todos los datos valiosos para su posterior anlisis. Los informes que genera mantenimiento deben ser sencillos, claros y aportar informacin, no datos.

rdenes deben ser introducidas en el sistema de informacin

ANALIZANDO EL STOCK DE REPUESTO

En lo referente a repuestos y materiales, los factores a analizar son la lista de repuesto que se mantiene en stock, el criterio de seleccin de esta lista, el inventario, el orden y la limpieza del almacn, su ubicacin, el almacenamiento y la conservacin de las piezas y las comprobaciones que se realizan para sabe si alcanzan la calidad adecuada

ANLISIS DEL RESULTADO DEL MANTENIMIENTO

Disponibilidad El tiempo medio entre fallos El nmero de emergencias El tiempo medio de reparacin El nmero de averas repetitivas El gasto en repuestos El nmero de horas/hombre invertido en mantenimiento

DOCUMENTACIN A PREPARAR PARA REALIZAR UNA AUDITORA DE MANTENIMIENTO

MANO DE OBRA Organigrama. Categora, especialidad y funciones del personal Cualificacin del personal directo Plan de formacin

Estadstica de absentismo

MEDIOS TCNICOS Inventario de herramientas

MTODOS DE TRABAJO

Lista de equipos que componen la planta o instalacin auditada

Plan de mantenimiento de los equipos significativos

Gamas de mantenimiento realizadas (hojas rellenas) en un periodo determinado Lista de Equipos Crticos de la planta

Procedimientos de trabajo habituales

Informes mensuales de mantenimiento Listas de averas tpicas (sntomas, causa y solucin) Lista de repuesto que hay en planta, y stock mnimo que se considera necesario Propuestas de mejora realizadas por mantenimiento

MATERIALES

Lista de repuesto mnimo que se considera necesario tener en stock Inventario de materiales en almacenes Lista de materiales consumidos en un periodo determinado, valorados

RESULTADOS OBTENIDOS

Disponibilidad de planta Indicadores de que se disponga Coste Global de mantenimiento

DOCUMENTACIONES A PREPARAR PREVIAMENTE

Antes de realizar una Auditora de Mantenimiento, es necesario preparar una serie de documentos, cuyo anlisis constituir una parte del trabajo del encargado de realizarla. No obstante, el trabajo ms importante del auditor es el que hace en campo, en los equipos, en los almacenes y con el personal de mantenimiento

EL INFORME FINAL

identificar todos aquellos puntos susceptibles de optimizacin y proponer cambios organizativos y de gestin que supongan una mejora del sistema de mantenimiento

FRECUENCIA RECOMENDABLE PARA LA REALIZACION DE AUDITORIAS

Las 3 primeras, a intervalos de 3-4 meses

A partir de la 4, anuales

VALORES DE REFENCIA DEL INDICE DE CONFORMIDAD

< 40% de ndice de conformidad 40-60% de ndice de conformidad 60-75% de ndice de conformidad Sistema muy deficiente Aceptable pero mejorable Buen sistema de mantenimiento

75-85% de ndice de conformidad > 85% de ndice de conformidad

El sistema de Mantenimiento es muy bueno El sistema de mantenimiento puede considerarse excelente

CONCLUSIONES

Con tan solo un par de das de trabajo, y quizs otro para redactar el informe y proponer un Plan de Accin, es posible detectar montones de puntos de mejora en la gestin de mantenimiento, que sin duda se traducirn en la obtencin de unos mejores resultados, a veces incluso espectaculares. Por qu no probar?