Jorge Aez

Oficina de Proyectos en Accin
Jorge Mario Aez Ruiz

jorge.anez@co.pwc.com
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI Marzo 10 y 11 de 2005 - Bogot
OFICINA DE PROYECTOS
El Desafo
Porqu fallan los proyectos?
Falta de Trabajo en Equipo Objetivos ambiciosos o no definidos
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI
Pobre direccin del programa
Mal manejo del riesgo
Liderazgo Ineficaz
Reporte de progreso poco confiable Planeacin de proyecto no efectiva Pobre administracin de la calidad
Pobre administracin de los proveedores
El Resultados de la encuesta relacionada con el Desafo

grado de madurez de las organizaciones en relacin a la Gerencia de Proyectos:
Encuesta realizada por PricewaterhouseCoopers a 198 funcionarios a nivel mundial. Mayo Agosto de 2004
Perfil del encuestado

Cargos / roles dentro de la organizacin
Other 44 36 30 17 17 15 11 10 8 8 2 22.2% 18.2% 15.2% 8.6% 8.6% 7.6% 5.6% 5.1% 4.0% 4.0% 1.0%
Project Manager Senior Manager Finance Director IT Director Managing Director Chief Project Officer Project Support Manager Corporate PMO Line Manager Project Team Member
198
100.0%
Usualmente cul es su Rol en el proyecto?
Project Manager
47 38 31 25 21 17 13 6
23.7% 19.2% 15.7% 12.6% 10.6% 8.6% 6.6% 3.0%
Steering Committee member Program Manager Project Director Other Project Sponsor Project Team member Project Team
Cubrimiento por continente

Continentes
Africa America Asia Australia Europe
Africa 2%
America 35%
Europe 43%
Australia 8%
Asia 12%
Africa America Asia Australia Europe
3 69 23 15 88
1.5% 34.8% 11.6% 7.6% 44.4%
198
100.0%
Cuntos proyectos implementa su organizacin al ao?
Nmero de Proyectos
6.- Mas de 100 26%
1.- Menos de 5 10%
2.- Entre 5 y 10 20%
5.- Entre 50 y 100 16%
3.- Entre 10 y 25 16% 4.- Entre 25 y 50 12%
1.- Menos de 5 2.- Entre 5 y 10 3.- Entre 10 y 25 4.- Entre 25 y 50 5.- Entre 50 y 100 6.- Mas de 100
20 39 32 24 31 52
10.1% 19.7% 16.2% 12.1% 15.7% 26.3%
198
100.0%
Qu naturaleza de proyectos son los que con ms frecuencia realizan en su organizacin?
IT change
144 114 97 89 83 60 46 30
22% 17% 15% 13% 13% 9% 7% 5%
Performance improvement Software development New product development Strategy deployment Construction Other Research
Qu porcentaje de sus proyectos son exitosos?
A tiempo
0% 25% 50% 75% 100% 7 41 44 96 10 3.5% 20.7% 22.2% 48.5% 5.1%
En el Presupuesto
2 32 39 93 32 1.0% 16.2% 19.7% 47.0% 16.2%
Alcance / Calidad
3 17 42 99 37 1.5% 8.6% 21.2% 50.0% 18.7%
Beneficios entregados
1 13 48 82 54 0.5% 6.6% 24.2% 41.4% 27.3%
198
100.0%
198
100.0%
198
100.0%
198
100.0%
Cules son las principales causas de falla o cancelacin de proyectos?

1a. Razn
Sobrepaso de fechas lmite 33 31 30 26 23 22 9 5 5 3 3 3 2 2 1 16.7% 15.7% 15.2% 13.1% 11.6% 11.1% 4.5% 2.5% 2.5% 1.5% 1.5% 1.5% 1.0% 1.0% 0.5% Cambios en el alance Cambios en el entorno Recursos Insuficientes Cambios de Estrategia Falta de Claridad objetivos Falta de presupuesto Falta de soporte Falta de Comunicacin Falta de Motivacin Falta de Patrocinio de Stakeholders Gerencia de projecto equivocad N/A Otros Pobre calidad de los resultados
2a. Razn
23 34 16 23 18 20 8 8 16 6 10 7 2 0 7 11.6% 17.2% 8.1% 11.6% 9.1% 10.1% 4.0% 4.0% 8.1% 3.0% 5.1% 3.5% 1.0% 0.0% 3.5%
3a. Razn
24 21 17 22 19 16 12 14 20 6 11 5 3 3 5 12.1% 10.6% 8.6% 11.1% 9.6% 8.1% 6.1% 7.1% 10.1% 3.0% 5.6% 2.5% 1.5% 1.5% 2.5%
4a. Razn
17 13 17 15 13 13 7 19 24 13 12 12 11 3 9 8.6% 6.6% 8.6% 7.6% 6.6% 6.6% 3.5% 9.6% 12.1% 6.6% 6.1% 6.1% 5.6% 1.5% 4.5%
198
100.0%
198
100.0% 198
100.0% 198
100.0%
Qu nivel en Gerencia de Proyectos desea su compaa alcanzar estratgicamente?

Level Aim ed At Level 5: Optimised Processes 28%
Level 2: Structured Processes 20%
Level 1: Informal Processes 5%
Level 3: Institutionalised Processes 23%
Level 4: Monitored Processes 24%
Level 5: Optimised Processes Level 4: Monitored Processes Level 3: Institutionalised Processes Level 2: Structured Processes Level 1: Informal Processes
56 47 46 40 9
28.3% 23.7% 23.2% 20.2% 4.5%
198
100.0%
Su compaa posee una metodologa global de Gerencia de Proyectos?

No Yes 63 135 31.8% 68.2%
198
100.0%
En que metodologa se basan?

GDPM PMI Prince 2 Self Developed 1 41 9 84 0.7% 30.4% 6.7% 62.2%
135
100.0%
Cmo evala usted el xito formal de sus proyectos (Mltiples respuestas)

Satisfaccin de los involucrados A tiempo Dentro del presupuesto Beneficions entregados Calidad 139 131 127 119 115 70 70.2% 66.2% 64.1% 60.1% 58.1% 35.4%
xito del proyecto
ROI Aceptable
80.0% 70.0% 60.0%

Dentro del presupuesto Satisfaccin de los involucrados
50.0% 40.0% 30.0% 20.0% 10.0% 0.0%
Beneficions entregados
A tiempo
Calidad
ROI Aceptable
Su organizacin utiliza tcnicas o metodologas para Gerencia de Programas de proyectos para coordinar todos los proyectos?
Project Portfolio Management
Si 46%
No 54%
Los proyectos y Beneficios generados por estos son continuamente monitoreados?
Monitoreo de Beneficios
Siempre 12% Nunca 11%

Ocasionalmente
41%
Frecuentement e 36%
Su organizacin cuenta con una Oficina de Proyectos para soportar los proyectos?
Project Office
No 42%
Si 58%
Su organizacin cuenta con software especializado para el manejo de proyectos?

Company-wide PM Software
No 22%
Si 78%
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS
M S
100 120 20 40 60 80 0
In ho us e O de ve lo pe d SA P e th er
Pr oj ec t
M S En te rp ris Pr oj ec Pr t im av er a N O ik u ra cl e Ar te m is
Cules de los siguientes software utiliza (multiples respuestas)

Type of software
La Solucin
Se requiere un proceso que le permita a la gerencia la administracin efectiva de todo el portafolio de proyectos : - Qu proyectos debo realizar? - Qu estructura y controles son apropiados? - Cuando debera la gerencia involucrarse? - Qu informacin debera ser suministrada? - Que aspectos bsicos debo tener en cuenta ?
La Solucin:
Cmo controlar mltiples proyectos?

Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1
Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto
La Solucin:
Gerencia Ejecutiva
APROBACION
PRIORIZACION
MONITOREO
Los proyectos necesitan:

Direccin estratgica Priorizacin Orientacin Soporte
La Solucin:
Gerencia Ejecutiva
APROBACION
PRIORIZACION
MONITOREO
La gerencia necesita saber:

Progreso Issues/hallazgos Costos Presupuesto
La Solucin:
Gerencia Ejecutiva
APROBACION PRIORIZACION MONITOREO
Project Office
Project procedures & templates PROJECT INITIATION RISK MANAGEMENT PLANNING & MONITORING ISSUE MANAGEMENT PROJECT REPORTING DEPENDENCY MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION PROJECT LIBRARY
QUALITY MANAGEMENT CHANGE CONTROL DOCUMENT MANAGEMENT CONTRACT & 3RD PARTY
La oficina de soporte del proyecto (Project Support Office) proveer a los proyectos con:
Procedimientos/metodologas Formatos y herramientas Guas/direccin Entrenamiento Proyecto n Recursos deProyecto 2 apoyo
Proyecto 1
RECURSOS
GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO
MANTENIMIENTO
La Solucin:
Gerencia Ejecutiva
Project Office
La gerencia ejecutiva suministra a la oficina de soporte del proyecto:

Guas/direccin Prioridad Instancias formales de aprobacin
Proyecto n
RECURSOS
GUIA/DIRECCION
Proyecto 2 Proyecto 1
ENTRENAMIENTO
MANTENIMIENTO
La Solucin:
Gerencia Ejecutiva
Project Office
Los proyectos suministran a la oficina de soporte del proyecto:

Reportes de progreso
Proyecto n
RECURSOS GUIA/DIRECCION
Proyecto 2 Proyecto 1
ENTRENAMIENTO
MANTENIMIENTO
La Solucin:
Gerencia Ejecutiva
Project Office
La oficina de soporte del proyecto suministra a la gerencia ejecutiva:

Reportes de progreso consolidados
RECURSOS
GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO
MANTENIMIENTO
La Solucin:
Gerencia Ejecutiva
Project Office
Project procedures & templates PROJECT INITIATION RISK MANAGEMENT PLANNING & MONITORING ISSUE MANAGEMENT PROJECT REPORTING
DEPENDENCY MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION PROJECT LIBRARY
Define todo el marco conceptual para administrar y controlar proyectos

RECURSOS
GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO
MANTENIMIENTO
Oficina de Proyectos
La visin de una Oficina de Proyectos es la de un medio para mejorar la administracin de proyectos mediante el apoyo y soporte en aspectos como:
La alineacin de la estrategia de negocio con los objetivos del

proyecto El establecimiento de un canal de comunicacin y soporte entre los grupos del proyecto y la alta gerencia El involucramiento de la alta gerencia en el caso de aspectos crticos
donde se deba prestar ayuda a los equipos del proyecto

La administracin del cambio en la organizacin y la integracin funcional La identificacin, comunicacin, mitigacin y solucin de los hallazgos claves, riesgos y conflictos La administracin de dependencias y restricciones
Beneficios del PSO

Los beneficios concretos resultantes de la implementacin de la Oficina de Proyectos son : Provee a la alta gerencia con informacin estructurada para la toma de decisiones teniendo en cuenta los aspectos presupuestados y los nuevos hallazgos usando criterios como:
Tamao del proyecto Potencial en la generacin de ingresos Reduccin de costos Contribucin al incremento de valor del accionista Alineacin estratgica
Incrementa la probabilidad de xito de los diferentes proyectos minimizando demoras y riesgos de negocio Asume los aspectos de administracin de proyectos que distraen a la organizacin del logro de sus objetivos estratgicos de negocio
Proporciona una distribucin optima del capital y del recurso humano
Nivel de Madurez en Gerencia de Proyectos

Inestable Uso espordico de PM Inestable Uso espordico de PM
Nivel 1 Nivel 1
Nivel de Madurez
Nivel 2 Nivel 2 Capability Capability Maturity Maturity Model Model CMM CMM
Informal Procesos bsicos sin Informal Procesos bsicos sin Metodologa estndar Metodologa estndar Estandarizado Metodologas y Estandarizado Metodologas y Estndares utilizados Estndares utilizados Monitoreado los proyectos estn Monitoreado los proyectos estn Soportando la estrategia del negocio Soportando la estrategia del negocio Optimizado La gerencia est enfocada Optimizado La gerencia est enfocada en la mejora continua del proceso de PM en la mejora continua del proceso de PM
Nivel 3 Nivel 3
Nivel 4 Nivel 4
Nivel 5 Nivel 5

Project Management Matutiry
Nivel 1 Procesos no confiables
No hay reglas. Poco soporte organizacional. El xito de los proyectos depende en las habilidades de individuos y no de un equipo.
Nivel 2 Procesos Informales Falta de estndares. La implementacin difiere de proyecto a proyecto. Nivel 3 Procesos Estandarizados Existencia de lineamientos y metodologa de project management. En la gran mayora de los proyectos se utilizan los lineamientos y metodologa. Apoyo de la gerencia. Nivel 4 Seguimiento y Monitoreo de Procesos
Integracin del ciclo de vida de los proyectos. La metodologa es usada por toda la compaa. La gerencia controla los proyectos.
Nivel 5 Optimizacin de procesos Anlisis regular y optimizacin de las practicas de project management. Los proyectos soportan el plan estratgico de la compaa.
Project Portfolio Management

Project portfolio management organiza una serie de programas y proyectos dentro de un solo portafolio, consistente en reportes, que son tomados de los objetivos del proyecto, costos, cronogramas, recursos, riesgos y otros factores crticos. La direccin puede revisar regularmente los portafolios completamente, asignar recursos apropiadamente y ajustar proyectos a producir los mas altos retornos por departamento. Maturity 4&5
Project Management desde un punto de vista organizacional
Programme Management
El proceso de manejar mltiples proyectos continuamente, Maturity 3
Project Management
La disciplina de definir y lograr objetivos mientras se optimiza el uso de recursos (dinero, tiempo, gente, espacio, etc.). Las compaas usan proyectos por :
Mejorar eficiencia y mrgenes (Reduccin de costos) Incrementar ingresos (Nuevos productos) Crecimiento del negocio (M&A,)
Maturity 1&2

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Pobre direccin del programa

Mal manejo del riesgo

Pobre administracin de los proveedores

El Resultados de la encuesta relacionada con el Desafo

III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

Perfil del encuestado

III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

Usualmente cul es su Rol en el proyecto?

23.7% 19.2% 15.7% 12.6% 10.6% 8.6% 6.6% 3.0%

Cubrimiento por continente

Africa America Asia Australia Europe

1.5% 34.8% 11.6% 7.6% 44.4%

Cuntos proyectos implementa su organizacin al ao?

III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

6.- Mas de 100 26%

1.- Menos de 5 10%

2.- Entre 5 y 10 20%

5.- Entre 50 y 100 16%

3.- Entre 10 y 25 16% 4.- Entre 25 y 50 12%

10.1% 19.7% 16.2% 12.1% 15.7% 26.3%

Qu naturaleza de proyectos son los que con ms frecuencia realizan en su organizacin?

22% 17% 15% 13% 13% 9% 7% 5%

Qu porcentaje de sus proyectos son exitosos?

III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

Cules son las principales causas de falla o cancelacin de proyectos?

III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

Qu nivel en Gerencia de Proyectos desea su compaa alcanzar estratgicamente?

III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

Level 2: Structured Processes 20%

Level 1: Informal Processes 5%

Level 3: Institutionalised Processes 23%

Level 4: Monitored Processes 24%

28.3% 23.7% 23.2% 20.2% 4.5%

Su compaa posee una metodologa global de Gerencia de Proyectos?

En que metodologa se basan?

Cmo evala usted el xito formal de sus proyectos (Mltiples respuestas)

III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

xito del proyecto

80.0% 70.0% 60.0%

50.0% 40.0% 30.0% 20.0% 10.0% 0.0%

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Los proyectos y Beneficios generados por estos son continuamente monitoreados?

Siempre 12% Nunca 11%

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Su organizacin cuenta con software especializado para el manejo de proyectos?

III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

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Cules de los siguientes software utiliza (multiples respuestas)

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III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

Cmo controlar mltiples proyectos?

Los proyectos necesitan:

III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

La gerencia necesita saber:

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III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

La gerencia ejecutiva suministra a la oficina de soporte del proyecto:

III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI

Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto

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