CONTABILIDAD I

Magda V. Cartagena Mnica A. Fernndez Catalina Higuera Emerson E. Jaimes Valerie A. Prez

Universidad Autnoma de Bucaramanga. Contabilidad I

Contenido.
LIBROS DE CONTABILIDAD
Aspecto legales Descripcin Registro

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Que sn los Libros de Contabilidad?

Son los libros principales y auxiliares en los cuales el comerciante registra en orden cronolgico las operaciones mercantiles de acuerdo con las normas legales vigentes

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Aspectos Legales.
Art. 48 C.C: Todo comerciante llevara su contabilidad, libros, registro contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo del Cdigo de Comercio y dems normas de la materia

Art. 125:Los estados financieros deben elaborarse con fundamento en los libros en los que se hubieran asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse de forma tal que garanticen su autenticidad.

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Aspectos Legales.
Art. 53: Los libros se asentaran en orden cronolgico , las operaciones mercantiles , etc Art. 56 y 60: Los libros podrn ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjeta. Art. 68: Los libros y papeles de comercio constituirn plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre si, judicial o extrajudicialmente. Estos solo vendrn valor contra su propietario , en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable

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Registro de los Libros

Aspectos importantes:
Deben registrarse, previamente a su diligenciamiento, ante
las autoridades competentes en el lugar de su domicilio principal. Las formas continuas , las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad en cada una de ellas. El libro es firmado por el secretario de la Cmara de Comercio , como constancia de su registro. Los libros auxiliares no requieren ser registrados.

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Clases de Libros
Se hace como referencia a los libros de comercio los que determina la ley como obligatorios y los auxiliares para el entendimiento de los libros de comercio. LIBROS OBLIGATORIOS : El libro de inventarios y balances El libro diario El libro mayor y de balances El libro de actas ( para personas jurdicas) El libro de acciones o de registro de socios

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LIBROS AUXILIARES
La clase de libros auxiliares depende del tipo de empresa e informacin que maneje . Tales como: Auxiliar de caja Auxilar de bancos Auxilar cliente Auxilar proveedores Auxilar de gastos Auxilar de ventas o comercio al por mayor y por menor Auxilar de mercancas Auxilar de inversiones Auxilar de anticipo de impuestos y contribuciones Auxilar de impuestos sobre las ventas por pagar Auxilar de IVA retenido Auxilar de retencin en la fuente Auxilar de propiedades , planta y equipo
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Prohibiciones en los libros

Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones A que estos se refieren Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones En el texto de los asientos o a continuacin de los mismos.

Borrar o tachar en todo

Arrancar hojas , alterar el orden de las mismas o mutilar los libros

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Correccin de errores en los libros.

Los errores de transcripcin se deben salvar mediante una anotacin al pie de pgina. Se tiene que evidenciar su correccin. La anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y causa de la anulacin Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advierte.

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Hechos irregulares en la contabilidad

No llevar libros de contabilidad, si hubiere obligacin de llevarlos. No tener registrados los libros pricipales de contabilidad. No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades lo requieren. Llevar doble contabilidad. No llevar los libros de contabilidad de forma adecuada es decir, que no permitan verificar los facotres para establecer las liquidaciones de impuestos y retenciones. Mas de 4 meses de atraso en los libros de contabilidad.

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Forma de llevar los libros de contabilidad

Ademas de los medios manuales se aceptan medios electrnicos o de forma mecanizada es decir maquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadoras, etc. Se debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los medios contables. Se deben anotar el numero y la fecha de los ocmprobantes para respaldarlos. La contabilidad de los comerciantes debera sugetarse a el Titulo IV del libro I del codigo de comercio.

Libros Principales
Tambin llamados los libros mayores, son los que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los que se registran todas las operaciones mercantiles que se realizan durante un lapso no superior a un mes.

Libro de Inventarios y Balances

Por lo menos una vez al ano todo comerciante debe elaborar un inventario y un balance que permita conocer la situacion de su patrimonio.

Registros en el libro de Inventarios y Balances

Despues de hacer el inventario general y el comprobante de apertura se translada al libro de la siguiente manera: Cantidad: se registra la cantidad de articulos inventariados. Cuentas y Detalle: se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, marca y referencia de los articulos. Valor Unitario: se registra el valor que corresponde al precio de cada articulo de la columna cantidad. Valor Parcial: normalmente se utiliza para registrar el valor correspondientes a las subcuentas. Valor Total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta.

Libro Diario
Tambin llamado jornal, es un libro principal donde se registra en orden cronolgico cada comprobante de contabilidad elaborado por la empresa durante un mes. Obtener el movimiento mensual de cada cuenta.
Totalizar los dbitos y lo crditos. Se traslada la informacin al libro mayor en la columna de movimiento mensual.

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Cmo hacer el registro?

Una vez elaborado el comprobante, se procede a registrar, teniendo en cuenta lo siguiente:

a) Fecha: Se escribe ao, mes y da del comprobante que se est registrando.

b) Descripcin: Se escribe nombre y nmero de comprobante. c) Serie de Columnas: Con debe y haber cada columna doble correspondiente a una cuenta y a su cdigo, para las mas utilizadas. Las dos ltimas columnas son para cuentas varias, para registrar el movimiento de cuentas de poco uso.

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Procedimiento
a) Se inicia el diario columnario con el registro comprobante de apertura, se cierra con doble raya y se traslada esta informacin al libro mayor y balances. b) Se registra en orden cronolgico cada uno de los comprobantes de contabilidad correspondiente a un mes. c) Cada vez que se finalice el registro, se totaliza el movimiento dbito y crdito de cada cuenta, sin incluir los de meses anteriores.

d) Al finalizar el periodo contable, se registra el movimiento mensual, el comprobante de ajustes y de cierre; se traslada al libro mayor y balances. Universidad Autnoma de Bucaramanga. Contabilidad I

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal en el que los comerciantes deben registrar el movimiento mensual de las cuentas de forma sinttica; la informacin se toma del libro diario y se detalla analticamente en los libros auxiliares.

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Cmo hacer el registro?

Una vez registrados los comprobantes en el libro diario columnario, se procede a trasladarlos al libro mayor y balances. Se inicia con los saldos de apertura y se continua con los movimientos mensuales registrados de la siguiente forma: a) Cuentas: Se anota el nombre de las cuentas una por cada rengln. b) Cdigo : Se escribe el nmero de cada cuenta, segn el catalogo de cuentas de la empresa, tomando el PUC. c) Saldo anterior: Se utiliza para registrar el saldo dbito o crdito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior. d) Movimiento del mes: En esta columna se registra el movimiento del dbito y crdito mensual de cada cuenta. La informacin se traslada de los totales mensuales del libro diario. e) Saldos: En esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de saldos anteriores y movimiento, as: Dbito: S. anterior + mov. Dbito mov. Crdito = saldo sig. Crdito: S. anterior - mov. Dbito + mov. Crdito = saldo sig.

Procedimiento
a) Se registra el comprobante de apertura en la columna Saldos anteriores. b) Se registran las operaciones mensuales de las cuentas en las columnas correspondientes al movimiento. c) Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, stos a su vez constituyen los saldos anteriores del mes siguiente. d) Al finalizar el periodo contable, en la columna de movimiento se registra el comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servir de base para la elaboracin de estados financieros. e) Al finalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar en el libro mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores correspondientes al balance general.

Libros auxiliares
Son los libros de contabilidad en los que se registran, de forma detallada, los valores e informacin registrados en los libros principales. No requieren registro en la cmara de comercio.

Cada empresa determina el numero de libros que necesita segn sus requerimientos(tamao y catalogo de cuentas que maneje

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Registro en los libros auxiliares

Se traslada a los libros auxiliares la informacin presentada en las columnas parciales del comprobante de contabilidad. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar:

Fecha : cronolgicamente se registra el ao y el da del comprobante de diario correspondiente. Detalle: se describe la transaccin y se indica el soporte que la respalda. Nmero del comprobante de contabilidad: se registra en orden consecutivo. Dbitos y crditos: se registra el valor del movimiento dbito o crdito de cada subcuenta tomado de la columna parciales del comprobante de contabilidad.

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Saldos: aqu se escribe el valor que resulte despus del movimiento dbito o crdito, de acuerdo con las siguientes reglas: En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo dbito, la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuye con los valores registrados en el haber. En la cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo crdito, su saldo aumenta con los movimientos registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe.

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Tips Correccin de errores

1. Omisin de uno o varios asientos contables: se registra en la fecha en que se advirtieren, sin alterar el orden cronolgico, y se escribe la fecha de la omisin en el detalle. Error de registro de la cantidad: cualquier error en los asientos se corrige con un nuevo asiento.Para anular el asiento errado, se debe contabilizar la misma cantidad en la columna contraria y registrar luego el asiento correcto.

2.

3.

Registro en otra cuenta: en este caso se anula el registro de la cuenta equivocada, por medio de un nuevo asiento, registrado en la columna contraria y se contabiliza el asiento correcto en la cuenta que corresponda.

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4. Error en la fecha: en este caso como no puede alterarse el orden cronolgico, se anula el asiento con la explicacin correspondiente y se registra un nuevo asiento indicando la fecha correcta.

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Algunos tipos de auxiliares

Cuenta de control Las empresas que realizan operaciones mercantiles con numerosas personas naturales o jurdicas, necesitan detallar y ampliar la informacin de una cuenta en varias subcuentas; para inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta, se abre una cuenta de control, en la que se registran los valores totales del movimiento dbito o crdito de cada cuenta principal, tomados de las columnas de totales dbitos y crditos del comprobante diario de contabilidad. Subcuentas En los libros diario y mayor se registran los valores correspondientes a las cuentas principales. En los libros auxiliares se registran los valores correspondientes a las subcuentas. La informacin se toma del comprobante de contabilidad. La suma de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo de la cuenta mayor o de control.

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Auxiliar de compras y ventas Las empresas utilizan auxiliares especiales de compras y ventas en los que registran detalladamente la informacin solicitada por la DIAN para efectos del IVA.

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Libro de Actas y Registro de Socios

La sociedad llevara un libro, debidamente registrado, en el que se anotaran, en orden cronolgico, las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas sern firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o junta de socios. Las sociedades por acciones tendrn un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en el se anotaran tambin los ttulos expedidos, con indicacin de su numero y fecha de inscripcin; la enajenacin o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen de ellas, las prendas y dems gravmenes o limitaciones de dominio, si fueren normativas.

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Libro fiscal de registro de operaciones diarias

Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados y pertenezcan al rgimen simplificado, debern llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias del establecimiento, en el que se identifique el contribuyente, este debidamente foliado y se anoten a diario, de forma global o discriminada, las operaciones realizadas.

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Al finalizar cada mes debern, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisicin de bienes y servicios, as como los ingresos obtenidos en el desarrollo de su actividad. Adems, deben conservar las facturas de compras de bienes y servicios.

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LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS (Contabilidad simplificada).

20_

INGRESOS DIARIOS
Ventas y/o prestacin de servicios

EGRESOS DIARIOS
Compra de bienes y/o prestacin de servicios SALDOS

Dia

Mes

Enero

180.750

74.390

106.360

Enero

170.380

125.810

150.930

Enero

120.140

156.940

114.130

4 5 31

Enero Enero

193.480

217.370

90.240

SUMAS

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Libro fiscal de registro de facturacin

A partir de marzo de 1991, los contribuyentes que en un mismo

establecimiento utilicen varios sistemas de facturacin deben llevar, por cada uno, el libro fiscal de registro, en el que previamente a su utilizacin deben registrarse con la fecha.

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Este libro no requiere de registro alguno. Los talonarios se identificaran con los nmeros inicial y final de sus facturas; las cintas, con su respectivo nmero, el cual aparecer en un lugar visible de la copia del establecimiento (Articulo 4, Decreto 422 del 13 de febrero de 1991).

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LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE FACTURACION (Contabilidad simplificada).

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MECANISMO UTILIZADO PARA FACTURAR

TALONARIO NUMERO

NUMERACION

Dia

Mes

Factura Cinta registradora Computador Otro Factura

Del No. 0001 al No. 0100

Del No. 0101 al No. 0210

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Registro consolidado de facturacin

Los contribuyentes que posean varios establecimientos llevaran un registro

consolidado en el que identifiquen a travs de cuales de ellos realizan sus

operaciones, especifiquen el mecanismo utilizado para facturar y describan el sistema de facturacin consecutiva utilizado. (Articulo 4 , Decreto 422 del 13 de febrero de 1991).

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REGISTRO CONSOLIDADO DE FACTURACION (Contabilidad simplificada).

20_
MECANISMO UTILIZADO PARA FACTURAR Dia Mes LIBRO FISCAL NUMERO

NUMERACION

NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO

Cinta registradora Computador Factura Otro

Del No. 0001 al No. 0100

Agencia Kennedy-Bta.

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