Sistema nico de Informacin de Trmites - SUIT

Material de Capacitacin Auto-dirigida

Acerca de ste material

Este material de capacitacin ha sido preparado para uso de los Servidores Pblicos que se van a desempear como usuarios Administradores del Sistema nico de Informacin de Trmites y Servicios - SUIT. El material ha sido diseado para que Usted pueda realizar su aprendizaje de manera autnoma. Al terminar su autoestudio, Usted deber resolver el cuestionario de 30 preguntas, lo que le permitir validar sus conocimientos y solicitar las credenciales como Administrador del SUIT.

Actividades de aprendizaje
Se recomienda realizar las siguientes actividades de aprendizaje: 1. Hacer un primer recorrido por el material. 30 minutos. 2. Planificar 3 sesiones de auto estudio y evaluacin para trabajar con este material, considerando los temas a tratar. 20 minutos. 3. En la primera sesin haga nfasis en los conceptos y normas aplicables al SUIT. 60 minutos. 4. En la segunda sesin concntrese en la funcionalidad del sistema para administrar la informacin de los trmites y servicios; observe con detalle las imgenes del sistema. - 120 minutos. 5. En la tercera sesin elabore un cuestionario de 10 preguntas y pase a contestarlas; compruebe sus respuestas con los contenidos de este material. 60 minutos.

Agenda
Definiciones y Requisitos

Administracin del SUIT

Funcionalidad y Uso

Sistema nico de Informacin de Trmites-SUIT

El SUIT es una herramienta Web que permite inscribir y actualizar la informacin de trmites y servicios de las entidades en el Portal del Estado Colombiano PEC. Creado por la Ley 962 de 2005. A cargo del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP.

SUIT
Trmites y Servicios

Recuerde que el SUIT maneja informacin de los trmites y servicios; otras soluciones tecnolgicas soportan la ejecucin de los trmites y servicios.

Soporte Legal Ley Nmero 962 de 2005 Anti trmites

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado.
Las autoridades pblicas no podrn establecer trmites, requisitos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la ley. Todo requisito deber encontrarse inscrito en el Sistema nico de Informacin de Trmites - SUIT, coordinado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.

Analice: los trmites estn amparados por una normatividad, con fuerza de ley; esto los diferencia de los servicios.

Qu entidades deben registrar trmites y servicios en el SUIT?

Toda entidad y organismo de la Administracin Pblica del nivel central y descentralizado del orden nacional y territorial.

As mismo los entes autnomos, Empresas de Servicios Pblicos Domiciliarios de cualquier orden y naturaleza, y los particulares que desempeen funciones administrativas.

Entidades

Entidades

Administracin del Sistema

Antes
La administracin del SUIT se realizaba a travs del Portal del Estado Colombiano.

Ahora

Administrador de contenidos del PEC

Portal del Estado Colombiano

Sistema nico de Informacin de Trmites

Portal del Estado Colombiano

La administracin del SUIT se independiza del Portal del Estado El PEC hala desde el SUIT los enlaces de la informacin de Colombiano, convirtindose en trmites y servicios que estn almacenados en ste. una nueva solucin tecnolgica.

Qu es un Trmite?
Serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligacin prevista o autorizada por la Ley.
El trmite se inicia cuando se activa a travs de una peticin o solicitud expresa, y termina (como trmite) cuando la Administracin Pblica se pronuncia sobre ste, aceptando o denegando la solicitud.

 Qu es un Servicio?

Es el conjunto de acciones o actividades de carcter misional diseadas para incrementar la satisfaccin del usuario, dndole valor agregado a las funciones de la entidad.

Ejemplo de trmite: solicitud de cdula de ciudadana por primera vez. Ejemplo de servicio: envo a domicilio de la cdula de ciudadana.

Roles dentro de la Administracin del SUIT

Administrador de trmites de la entidad

Servidor pblico de la entidad, encargado de inscribir y actualizar la informacin de los trmites y servicios que presta la entidad. Encargado, en el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, de aprobar para su publicacin los trmites y servicios que cargan y actualizan los administradores de la entidad.
El Administrador de trmites de la entidad es responsable del usuario y la clave asignadas para acceder al SUIT.

Aprobador de Trmites

Agenda
Definiciones y Requisitos

Administracin del SUIT

Funcionalidad y Uso

Ingresar como administrador de trmites y servicios

Para acceder al Administrador de Trmites y Servicios se debe realizar el registro en el Sistema nico de Informacin de Trmites, con el Usuario y Clave asignado a la entidad.
URL de ingreso al Sistema de Informacin de Trmites Ingreso de Usuario y Contrasea

www.suit.gobiernoenlinea.gov.co
Informacin para los candidatos a Administradores

Opciones del Administrador - SUIT

Una vez registrado, Usted encontrar en el administrador las siguientes opciones del Men de Herramientas: Tareas. Entidades. Trmites y Servicios. Ayuda. Salir.
Visualiza y ayuda a controlar el estado de las actividades. Permite crear, editar y eliminar la informacin de la entidad. Permite crear, editar o eliminar la informacin de un Trmite o Servicio. Informacin de soporte y ayudas para el administrador. Herramienta que permite salir del Administrador.

Ubquelas a la izquierda en la imagen siguiente.

Opciones del Administrador - SUIT

Visualiza y ayuda a controlar el estado Vea la de las actividades que se desarrollan Herramienta de Tareas. al interior del SUIT.

Buscador de tareas pendientes

Seccin de despliegue de las tareas

Familiarcese con los campos de sta lista de tareas. Las acciones cambian dependiendo del estado en que se encuentre el contenido.

Opciones del Administrador - SUIT

Permite crear, editar o eliminar la Contine con lainformacin de la Entidades. Herramienta de entidad: datos bsicos, sedes, horarios de atencin

Estos datos se presentan en el Portal del La actualizacin permanente de estos datos es muy Estado importante paraColombiano. los ciudadanos.

Los canales de atencin permiten que el ciudadano se comunique directamente con la entidad; bsicamente son lneas telefnicas y cuentas de correo electrnico.

A travs de ste enlace se puede acceder al formulario de Quejas y Reclamos

Las opciones de adicionar o borrar se usan una vez digitados o visualizados los datos. Las URL o direcciones de Internet deben ser verificadas antes de ingresarlas.

Se agregan tantos puntos de atencin como sean necesarios. La asociacin de temas incluye perfiles, temas relacionados con el perfil y subtemas.

Opciones del Administrador - SUIT

Estudie la Herramienta de Trmites y Servicios, el ncleo del Sistema.

Creacin de un Trmite o Servicio

Opciones de la hoja de vida del trmite (pestaas)

Permite crear, editar o eliminar la informacin de un Trmite o Servicio. Observe los botones que se presentan.

Informacin general del trmite o servicio: Para cargar o actualizar informacin general, como nombre del trmite, tipo de trmite, descripcin del trmite, y tipo de medio electrnico que se utiliza para realizarlo.

Familiarcese con los campos y las listas desplegables.

Contina

Perfiles, audiencias temas y subtemas nuevos. Aplica para trmites nuevos y existentes.

La nueva versin del Sistema nico de Informacin de Trmites permite clasificar el trmite o el servicio de acuerdo con la taxonoma del Portal del Estado Colombiano, permitiendo mayor facilidad de bsqueda para el visitante.

Perfiles

Audiencias
Temas y subtemas

Nuevo perfil

Observe que se puede definir la realizacin de los trmites: en cualquier fecha, en perodos determinados y peridicamente.

La lista desplegable toma la informacin del campo Observaciones, de la seccin de Requisitos

Familiarcese con los campos y las listas desplegables.

Contina

Se puede definir unos pasos del ciudadano, cada uno se agrega con ste botn, luego de lo cual se muestra en la parte inferior de esta seccin. Cuando el valor es variable depende de las condiciones especificadas; los botones Adicionar y Retirar agregan o eliminan la informacin asociada al pago variable y a la(s) condicione(s) definidas. Especificacin de la condicin, por ejemplo, un salario mnimo diario legal por cada da de mora. Es un campo informativo, no se utiliza para clculos. Valor asociado a la condicin. No se utiliza para clculos.

En sta casilla se van relacionando las condiciones que quedan asociadas al pago cuando ste es variable.

Continuacin de la pestaa Pasos y Requisitos

Parmetros acerca de la respuesta del trmite

Se debe registrar la norma que respalda el trmite.

Es esta seccin se indica la interdependencia entre trmites.

En este formulario se encuentran los datos del administrador vigente en el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, responsable de la verificacin ingresada al sistema por parte de la entidad usuario. No es necesario tomar ninguna accin en esta pantalla.

La informacin de un trmite registrado no queda publicada inmediatamente en el SUIT ni en el Portal del Estado Colombiano; una vez el aprobador de trmites del DAFP verifica y aprueba el trmite, se vera reflejado en el PEC.
Las modificaciones a la informacin de los trmites publicados tambin deben pasar por la revisin del aprobador de trmites.
Pendiente En general, la informacin del trmite registrado pasa porde una Edicin serie de estados que se muestran a continuacin:

Estados de publicacin

Pendiente de Edicin: el administrador de trmites solicita la aprobacin para iniciar la modificacin de la informacin del trmite (ya creado en el sistema), la cual no es pblica an. En Edicin: la informacin est siendo modificada por el administrador de trmites de la entidad. En este estado la informacin an NO ha sido publicada en el sitio de consulta del portal. Pendiente de Aprobacin: la informacin es enviada por el administrador de trmites a revisin por parte del aprobador de trmites antes de su publicacin.

Estados de publicacin

En Correccin: el administrador de trmites realiza los cambios solicitados por el aprobador de trmites sobre la informacin enviada para su revisin, la cual an NO es pblica. Pendiente de Actualizacin: el administrador de trmites solicita la aprobacin para iniciar la modificacin de la informacin del trmite, la cual ya es pblica.

En Actualizacin: el administrador de trmites est modificando la informacin del trmite que ya se encuentra publicado en el sitio de consulta del portal.

Estados de publicacin

Inscrito: la informacin del trmite editada, actualizada y/o corregida, una vez aprobada se publica en el sitio de consulta del portal - PEC. Desactivado: la informacin pblica del trmite, es archivada de tal forma que deja de ser visible a los usuarios del sitio de consulta.

Los trmites y servicios que la Entidad inscriba o actualice en el SUIT, deben quedar en estado Pendiente de aprobacin para que el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, ingrese y valide la informacin del trmite.

Administrador
Entidad

Aprobador de trmites y Servicios

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP

Bsqueda por orden alfabtico

Bsqueda de trmites: Permite hacer bsquedas

de trmites y servicios ingresados por las entidades en el Sistema nico depor criterios de Trmites SUIT. Bsqueda Informacin

Opciones del Administrador - SUIT

Herramienta de Ayuda.

Permite descargar el manual del SUIT.

Se recomienda guardar el manual en el disco duro de su PC u otra unidad de almacenamiento; as lo podr consultar ms rpidamente o imprimirlo si lo desea.

Agenda
Definiciones y Requisitos

Administracin del SUIT

Funcionalidad y Uso

 En cada Entidad existe un administrador de trmites y servicios del SUIT, quien es el responsable de cargar y mantener actualizada la informacin.

La informacin que se publica en el SUIT llega al ciudadano por dos canales: el primero es la interfaz de usuario del SUIT, es decir, el sitio Web www.suit.gobiernoenlinea.gov.co; en el segundo el ciudadano tiene acceso a la informacin a travs del PEC www.gobiernoenlinea.gov.co.
Las consecuencias de no actualizar la informacin que se publica en el SUIT relacionada con su entidad son: Consecuencias a nivel de imagen para la entidad. Consecuencias legales para la entidad en general.

Roles en el SUIT
Se encarga de: Registrar la informacin de los trmites que preste la entidad. Registrar la informacin de los servicios que preste la entidad Actualizar los enlaces directos a la pgina WEB de la entidad. Maneja 7 estados que son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. En Edicin En Correccin Pendiente por Aprobacin Publicada Pendiente Actualizacin En Actualizacin Desactivar

Se encarga de: Revisar para su aprobacin los trmites y/o servicios que enva el Administrador de Trmites de la entidad; ste aprobador de trmites es definido por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP. Maneja 3 estados que son: 1. 2. 3. Para Publicar Corregir y Complementar Desactivar

En la grfica siguiente se ilustran los roles asignados como parte de la funcionalidad del SUIT y la relacin entre ste sistema y el Portal del Estado Colombiano - PEC. Observe que se trata de dos soluciones tecnolgicas: SUIT, con acceso restringido para los administradores y aprobadores de la informacin de las entidades, de trmites y servicios. PEC, que canaliza los requerimientos acerca de informacin de las entidades del Estado, incorporando mecanismos de participacin para crear y compartir informacin relacionada, relevante.

CARGA Y ACTUALIZACIN DE INFORMACIN

REVISIN Y APROBACIN DE LOS CONTENIDOS A PUBLICAR.

ACCESO A LA INFORMACIN

PORTAL DEL ESTADO COLOMBIANO ENTIDAD PBLICA

PAdC
CENTRO DE DATOS

Acceso Restringido SUIT

Administrador de Contenidos

Informacin compartida

Administrador de Trmites

Aprobador de Trmites REVISIN Y APROBACIN DE TRAMITES Y SERVICIOS

ENTIDAD PBLICA

DAFP

CENTRO DE CONTACTO CIUDADANO

Acceso Pblico PEC

Que sigue para las entidades

SUIT
Trmites y Servicios

Inscribir y actualizar permanentemente la informacin de sus trmites y servicios. Desarrollar trmites y servicios en lnea.

Preguntas

Puede dirigir sus preguntas acerca de ste material o del Sistema nico de Informacin de Trmites - SUIT: 1. Centro de Contacto Ciudadano Soporte de Primer Nivel: Lnea gratuita nacional: 01 8000 95 2525 soporteccc@gobiernoenlinea.gov.co 2. Soporte de Segundo Nivel: Conmutador: 637 3766 Tel.: 700 9399 capacitacionesoperacion@gobiernoenlinea.gov.co

Sistema nico de Informacin de Trmites - SUIT

Material de Capacitacin Auto-dirigida