P l n e a m e n to d e e ve n to s a

Pblico-alvo Objectivos & Sucesso do projecto Oramento preliminar Estratgia do Evento - Tema - Data Local - Programa - Estratgia de Afectao de recursos - Estratgia de Contratao de servios - Estratgia de comunicao - Novo oramento - Estratgia Negociao - Gesto de Riscos

Planeamento de eventos

- O qu (natureza do projecto)

Por qu (origem) Para qu (objectivos) Onde (Local) Como (actividades, planeamento logsticos, metodologia) Quando (calendarizao) A quem (pblico-alvo) Quem (entidade anfitri, organizadora, colaboradores) Com qu (recursos materiais, financeiros)

Mercado & Pblico alvo

Quem constitui audincia ? Portugal e Brasil ? PALOP-s? Outras Organizaes globais? Outros reas da cincia Convite formal Direco Anlise externa (mercados, concorrncia, poltica) Anlise interna (recursos humanos, financeiros, relao com fornecedores e entidades locais, gesto de patrocnios) Identificar problemas e oportunidades

Objectivos
Definir de forma clara e precisa os objectivos a atingir no mbito determinado Exemplos de objectivos: X Debate e discusso de temas Y Apresentao institucional Z% Promoo da Instituio Congresso peridico Custos previstos e suficientes

Oramento provisrio disponvel

Verificar e analisar o oramento disponvel Estabelecer um oramento bsico e definir o grau de flexibilidade +-5 % Esta etapa deve anteceder todas as opes e aces estratgicas A anlise e verificao do oramento, nesta fase, permite distribuir as verbas pelas actividades a incluir no evento

Definio do tema
O tema principal dever ser curto, objectivo, claro, com impacto. Deve resumir todos as mensagens que se esperam transmitir no evento A definio do tema ajuda a orientar todas as decises seguintes e implica escolha dos meios de divulgao do evento, escolha do local, Confirmao pblico-alvo, potenciais patrocinadores, convites Estratgia Comunicao Explicitar e divulgar a um niveldeterminado muito importante e deve ser feito no

Data
Etapas para definio da data: (1)melhor altura para a realizao; (2)verificar aspectos como feriados, eventos concorrentes, pocas altas e baixas, datas comemorativas; (3)identificar dias da semana mais adequados; (4)A escolha dos melhor horrio fundamental

Local
Objectivo do evento; formato, interesses expectativas pblico-alvo; disponibilidade do espao; local compatvel com o oramento disponvel? Condies do espao: O local tem a cara do evento? Tem estacionamento com segurana? Recepo eficiente, agradvel, com sinaltica adequada? Existem hotis, restaurantes, bares no local ou perto? Esta etapa implica sempre uma visita de inspeco ao local por forma a avaliar todos estes elementos in loco

Oramento Final
Relao detalhada e organizada de todos os itens que representam despesas ou necessitam de apoio, patrocnio Organizao dos itens por assunto e por tipologia (fixos e variveis, recursos materiais, humanos ou fsicos, etc). Definio dos processos de captao de recursos (fonte prpria, apoio, patrocnios). Levantamento de custos (avaliao de 3 fornecedores relao custo x benefcio)

Estratgia Negociao
Actividades e recursos principalmente internos ou externas Parceiros globais ou muitos fornecedores (Agencia viagens; trata tudo inclusive bilhetes de avio e de congresso, ou est fora do mbito Analisar vantagens e desvantagens para cada alternativa Definir plano de Contacto com possiveis patrocinadores avaliando-se seu perfil e estratgia (nmero, tipo de apoio, valores, patrocnio ouro, prata, bronze); benefcios a serem apresentados ao patrocinador;

Negociao Patrocinadores

Possveis benefcios a serem propostos aos potenciais patrocinadores: (...) inscrio de logomarca em media especializada do evento; Promoo da empresa patrocinadora por meio de cartazes publicitrios, boletins, convites, releases para a imprensa, painis publicitrios etc; Utilizao do mailing da promotora para divulgao de produtos e servios da patrocinadora;

Negociao Global
Uso de leis de incentivo fiscal: Algumas empresas fazem a proviso e verba para patrocnios durante o ano fiscal anterior ao de ocorrncia do evento. Defio de preo de cada item em custos ou em gneros Definio muito clara do momento em que se toma a deciso de custear internamente ou aceitar patrocineo

Gesto de Riscos
Identificao de Riscos que podem ocorrer por: Aes no previstas e emergencias no projeto; Falta o palestrante principal Custos oramentados inadequadamente; No actualizao de custos do projeto Definir plano de Contingncia antes de Definio de recurso altenativo ou mudana de sequencia de

Negociao Win Win

Durante uma negociao muito importante criar um espirito Win Win-entre todos: CLIENTE , FORNECEDORES , PATROCINADORES . Durante uma negociao nunca devemos VENCER o outro negociador Mas sim COM..VENCER