DOCUMENTO DE MEJORES PRACTICAS LOGISTICAS AREAS DE COMPRAS, INVENTARIOS Y ALMACENES

Por: Ing. Luis Anibal Mora Garcia Director High logistics ltda

MEJORES PRACTICAS LOGISTICAS EN MEJORES PRACTICAS

COMPRAS, INVENTARIOS Y ALMACENES
Las mejores practicas en las operaciones logsticas relacionadas con las reas de abastecimientos (compras, inventario y almacenes de repuestos) son aquellas practicas e implementaciones que han sido exitosas en empresa lideres y de clase mundial que han implantado con xito cambios e innovaciones a sus procesos logsticos con el finde optimizar los costos operacionales, reducir los lead times internos y externos y mejorar su posicin competida en el mercado Existen muchas acciones de mejoramiento en sus reas de compras, inventarios y almacenes de acuerdo con los diagnsticos realizados en la fase i y segn las visitas y interaccin con los encargados de la parte operativa, se relacionan por reas las mejores practicas a tener en cuenta para su estudio e implantacin al interior del grupo para el mejoramiento de los procesos y de esta manera adoptar las mejores practicas mediante la modalidad de benchmarking para poderse comparar con las empresa de cementos de vanguardia a nivel mundial

En la logstica existen principios fundamentales y normas universales de operaciones, las cuales constituyen guas primordiales para las personas que estn involucradas en la actividad logstica. Los siguientes son algunos de los ms importantes principios de operacin en el rea de compras y abastecimiento:

MEJORES PRACTICAS 1. AREA DE COMPRAS COMPRAS

A. Estructura funcional
Las reas de compras, inventarios y almacenes se deben alinear bajo una sola direccin de abastecimientos que regule y establezca parmetros de operacin similares e identifique sinergias entre las tres reas y establezca procedimientos estandarizados para controlar y medir efectivamente las reas involucradas, implantacin y ejecucin de los niveles ptimos de compras a proveedores, niveles de inventarios y almacenamiento adecuado del flujo de repuestos.

B. Administracin del inventario por el proveedor

La administracin de inventarios por parte del proveedor es una modalidad efectiva para reducir costos de mantenimiento de almacenes dado que el proveedor coloca sus productos o repuestos cerca de los almacenes de las empresas permitiendo el abastecimiento justo a tiempo por la rapidez de aprovisionamientos de productos. Peridicamente se liquidan los consumos con el proveedor, con esto se trasladan los costos de inventarios al proveedor y los costos fijos se vuelven variables, y se considera un servicio de valor agregado del proveedor, especialmente, cuando la empresa este distante del comprador.

C. Seleccin de proveedores

Para seleccionar adecuadamente los proveedores de abastecimiento se debe aplicar una metodologa estricta, seleccionando los proveedores en forma ponderada y asignando porcentajes a las variables logsticas ms importantes establecidas por la empresa y escogiendo al ms integral con el fin de minimizar problemas operativos.

MEJORES PRACTICAS COMPRAS

D. Certificacin de proveedores
Peridicamente se debe evaluar la gestin de los proveedores actuales en trminos de calidad, servicio, niveles de cumplimiento y otras variables para tomar correctivos en funcin de su mejoramiento continuo de acuerdo con las polticas establecidas por la empresa.

E. Compras globales
Aprovechando las nuevas economas de escala y poder de negociacin de las empresas con grandes volmenes de adquisicin de productos, es adecuado comprar en bloque entre varias empresas para obtener mejores descuentos y mejores condiciones con los proveedores nacionales e internacionales y as concretar alianzas estratgicas que beneficien la parte operativa y financiera de la empresa.

G. Compras por Internet (e-procurement)

Con la facilidad que ofrece la Internet para seleccionar y buscar proveedores a nivel mundial de los artculos, las compras actuales de materia prima y repuestos se pueden obtener mejores precios y condiciones de entrega, dada las diferentes alternativas que se encuentran en el mercado virtual de proveedores y la rapidez de entrega que existe actualmente con los operadores logsticos internacionales.

MEJORES PRACTICAS 2. INVENTARIOS INVENTARIOS

En este contexto, la Gestin de Inventarios se convierte en una variable estratgica que condiciona los niveles de stock que requiere mantener una compaa con el fin de cumplir un nivel servicio previamente definido, acorde con su estructura de costos y la eficiencia en el uso de los recursos comprometidos con esta funcin logstica y los procesos de decisin relacionados con el funcionamiento global del sistema. Afortunadamente, ya existe una mayor conciencia de parte de nuestras empresas en relacin con la aplicacin del concepto de Gestin de Stocks como una disciplina que contribuye, mediante herramientas y tcnicas de administracin, a mantener adecuados niveles de inventarios que permitan dar respuesta a las fluctuaciones aleatorias de la demanda y la inestabilidad en los lead time que nos ofrecen nuestros proveedores, y que constituyen las dos grandes vertientes que hacen necesario el mantenimiento de inventarios.

A. Inventarios Vs niveles de servicio

Si el nivel de servicio est en el 96% y usted tiene 5 millones de dlares en inventario y usted desea estar en un 100% de nivel de servicio (tcnicamente imposible) usted debe doblar su inventario a 10 millones, eso indica que obtener un alto nivel de servicio implica un aumento considerable del nivel de existencias, lo cual incrementa el costo de mantener el inventario.

MEJORES PRACTICAS INVENTARIOS

B. Costos de manejo del inventario

El costo del inventario a veces constituye el 30% de los costos logsticos e incluye lo siguiente: Costo de la plata (capital), Costo del espacio de almacenamiento, Cargos de manejo, Robos, Daos, Depreciacin del producto, etc, sin contar con el costo de oportunidad o financiero de tener inmovilizado un capital de trabajo.

D. Leyes naturales del inventario:

Ley No 1: El inventario tiende a expandirse al espacio disponible Ley No 2: Es ms fcil construir una bodega ms grande para almacenamiento que reducir el tamao del inventario y mantenerlo en su tamao apropiado.

E. Inventario Vs Rentabilidad
En la mayora de las compaas como estndar: - El 25% del inventario va perdiendo costo de oportunidad. - 25% del inventario genera rentabilidad, pero es tan bajo que no cubre los costos de capital requerido para financiar los activos. - 30% puede estar en el punto de equilibrio. - 20% representan los que realmente significan ganancia

F. Categorizacin ABC de inventarios

El sistema de inventarios de la empresa se maneja bajo la metodologa ABC de inventarios, categorizando los productos con base en su rotacin y salidas e identificando los tems que ms se usan y que contribuyen significativamente a la rentabilidad de la empresa. Otras variables importantes a tener en cuenta en la clasificacin ABC son las condiciones internas (criticidad y estratgicos), costos de adquisicin y la rentabilidad, para encontrar lo artculos triple AAA.

MEJORES PRACTICAS INVENTARIOS

G. Relocalizacin de inventarios
Los almacenes de materia prima y repuestos deben estar unificados y ser ubicados contiguos a la planta de produccin, con el fin de reducir desplazamientos y movimientos de materiales, buscando disminuir los espacios existentes y tiempos de movilizacin dentro de las instalaciones fsicas.

H. Costos de oportunidad de inventarios

Los productos con largos perodos de duracin (das de inventario) causan costos de oportunidad, que reflejan el costo financiero que se incurre en el tiempo de inmovilizacin de la mercanca en un perodo y lo cual implica un manejo inadecuado de la administracin del inventario en la empresa.

I. Visibilidad del inventario

El manejo de los inventarios debe ser en lnea para los diferentes almacenes con el fin de compartir informacin que les permita intercambio de existencias y balanceo de stocks.

MEJORES PRACTICAS ALMACENES

3. AREA DE ALMACENES
A. Definicin de bodega
El bodegaje es llamado en algunas partes el transporte a cero kilmetros por hora, por lo tanto es una rea que implica un sobrecosto para el costo de los productos y se debe optimizar su espacio al mximo y aumentar la rotacin y salida de artculos para evitar incurrir en los costos de mantener el inventario y los costos de oportunidad de tener los productos susceptibles a perdidas y obsolescencia.

B. Productividad
Maneras de mejorar la productividad en una bodega: -Asignar a los artculos mas rotados la localizacin de almacenamiento mas accesible.(Almacenamiento por ABC). -Balancear las actividades de despacho a travs de todo la bodega, equilibrando cargas de trabajo. -Establecer pedidos en batch (consolidados) con el fin de reducir el tiempo de recogida. -Seleccionar la mejor mezcla combinando las necesidades de equipo para los requerimientos del sistema de despacho.

C. Costos de manejo de materiales

Estos costos estn en funcin del volumen fsico del producto que se mueve o almacena y no tiene relacin con el valor o costo de la mercanca, lo que implica que la planeacion de las operaciones internas se desarrolla con base en los atributos logsticos de los productos (peso y volumen).

MEJORES PRACTICAS ALMACENES

D. Depreciacin programada para equipos de bodega

EQUIPO Montacargas Tractores Trailer (camiones) nuevos Trailers usados Banda transportadora Equipos de computador

DEPRECIACIN (aos) 10 10 10 5 15 5

MEJORES PRACTICAS ALMACENES

E. Capacidad de almacenamiento
Una bodega deber tener ocupada su capacidad de almacenamiento en un 85% a 90%, cualquier valor que est sobrepasando este promedio comienza a tener un efecto negativo en la productividad, como daos y errores, cualquier valor por debajo indica que se tiene ms espacio del que realmente se necesita, se estima que la productividad decrece en un 25%.

F. Movimientos de artculos (Filosofa ABC)

Ms del 50% de los artculos representan el 18.5% del movimiento de los productos y menos del 50% de los artculos solo representan el 1,5% de los movimientos en bodega.

G. Pasillos
Nunca se debe tener un pasillo contra la pared, cada pasillo debera tener acceso por ambos lados del pasillo para una mayor productividad.

H. Tres grandes preguntas de la operacin en un almacn

Qu se ha recibido y qu esta por recibirse? Qu se ha despachado y qu esta a punto de ser despachado? Qu queda en el inventario?

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I. Manejo de informacin
Las operaciones de los almacenes deben ser en la medida de las posibilidades automatizadas para tener un mejor control del inventario y trazabilidad de las actividades internas aumentando la confiabilidad y exactitud de la captura y procesamiento de informacin a nivel interno y externo.

J. Procedimientos de Calidad de los procesos

Los procesos internos deben estar documentados y medidos, el personal actualizado para su ejecucin y habilitados para una posterior implantacin de la norma ISO 9000 y as poder acceder a una certificacin del almacn.

K. Programas de productividad
Al interior del almacn se debe implantar programas de mejoramiento continuo y basados en indicadores de gestin que midan el desempeo de los recurso y personal involucrado con el fin de tomar decisiones acertadas sobre los problemas cotidianos del almacn involucrando el personal operativo dentro de las metas u objetivos a lograr peridicamente.

L. Estanteras flexibles
Para el almacenamiento de la mercanca se deben tener estanteras con diseo flexible en el material que se fabrique de manera que se puedan adaptar a las necesidades de espacio y altura que requieran los artculos almacenados de acuerdo con su rotacin y perfil logstico.

MEJORES PRACTICAS ALMACENES

M. Entrenamiento del personal en competencias laborales
El personal operativo y administrativo debe tener competencias laborales para el desempeo donde el perfil de los cargos definen el recurso humano adecuado para esa funcin.

N. Equipos de manejo de materiales

En la medida de las posibilidades del almacn se deben tener equipos de manejo de materiales como estibadores y dollies para el traslado de los productos al interior del almacn y disminuir de esta manera los daos y deterioro de la mercanca por excesiva manipulacin

O. Riesgos del personal y dotacin personal

El personal de operarios al interior del almacn debe usar los recursos necesarios para su proteccin y facilidad ergonmica del manejo de productos dentro del almacn y as cumplir con las normas de salud ocupacional y seguridad industrial