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LORGANIZZAZIONE DELLA LORGANIZZAZIONE DELLA COMUNICAZIONE COMUNICAZIONE

MESSAGGI, AZIONI, COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI.

PIANO DI COMUNICAZIONE INTEGRATA Governo delle Governo delle relazioni relazioni Interne /Esterne Interne /Esterne

Le Relazioni pubbliche sono il governo delle relazioni di una organizzazione con i suoi pubblici influenti
(James Grunig)

GLI GLI INFLUENTI INFLUENTI

Influenti: soggetti che lorganizzazion e considera in grado di influenzare il processo di raggiungiment o degli obiettivi.

Opinion Leader Opinion Maker Stake holder Share holder Testimonial Decisori

INFLUENTI

Opinion Leader Opinion Leader

Soggetti altamente influenti presenti nelle realt sociali poco variegate culturalmente (Coloro che danno le idee agli altri)

Opinion Maker Opinion Maker

Soggetti influenti (creano opinione)

Stake holder Stake holder

Dallinglese To hold a stake possedere un interesse, un titolo, un diritto.

Soggetti che si considerano autorizzati ad influenzare il processo di raggiungimento degli obiettivi

Share holder Share holder

Azionisti

Testimonial Testimonial

Personalit di chiara fama del settore (sportivi, attori, scienziati, anchor men) solitamente utilizzati come garanti nelle campagne pubblicitarie

Decisori Decisori

Coloro che hanno status per decidere

Per la Fiat, lazionista Rossi uno share holder, il direttore di Quattroruote uno Stake Holders, un concessionario di auto un Opinion Maker, il teorico dellauto come status symbol un Opinion Leader, Schumaker un Testimonial, il presidente della Commissione Parlamentare ai Trasporti un Decisore.

Il ruolo degli influenti


Amplificano e irradiano dati e notizie Hanno una rilevanza psicologica completamente diversa da quella dei testimonials pubblicitari Permettono di verificare se le posizioni di pensiero sono in linea con quelle dellimpresa

Un vero influente:
Deve avere un interesse almeno potenziale sulla questione specifica Deve avere un seguito dimostrabile Essere credibile su diverse tematiche Avere un approccio positivo ai problemi Deve essere attivo (fare, non parlare)

Tipologie ricorrenti
Linfluente FORMALE Ha potere ufficiale

Linfluente

INFORMALE
Non nella struttura di potere ma gode fiducia

Linfluente

ATTIVISTA
Pu avere molto o poco seguito, ma non lo si pu trascurare

Linfluente

OSTILE
E soltanto critico, crea solo problemi, ma anche in questo caso non lo si pu trascurare

Linfluente

PETTEGOLO
Trasferisce molta informazione

Linfluente

NATURALE
Emerge nei momenti difficili, ristabilendo equilibrio e ragione

ANALISI DI AMBIENTE Larena di influenzamento


La mappa degli influenti

ARENA DI INFLUENZAMENTO
FORZE ALLEATE

f FORZE OPPOSITRICI

ARENA DI INFLUENZAMENTO
FORZE ALLEATE
Livello massimo

f FORZE OPPOSITRICI

ARENA DI INFLUENZAMENTO
FORZE ALLEATE
Livello medio Livello massimo

f FORZE OPPOSITRICI

ARENA DI INFLUENZAMENTO
FORZE ALLEATE
Livello basso Livello medio Livello massimo

f FORZE OPPOSITRICI

ARENA DI INFLUENZAMENTO
FORZE ALLEATE

Livello massimo

f FORZE OPPOSITRICI

ARENA DI INFLUENZAMENTO
FORZE ALLEATE

Livello massimo Livello medio f FORZE OPPOSITRICI

ARENA DI INFLUENZAMENTO
FORZE ALLEATE

Livello massimo Livello medio Livello basso

f FORZE OPPOSITRICI

Come individuare alleati e oppositori


ANALISI DELLO SCENARIO POLITICO: I trend, i costumi, le strutture Le prassi comportamentali Le forze istituzionalizzate Le forze para-istituzionalizzate I gruppi di aggregazione (Issue Network)

SCENARIO SOCIALE:
Le caratteristiche sociologiche Landamento demografico I trend significativi Le forze emergenti

SCENARIO CULTURALE: Le matrici storiche Analizzare la scolarit pubblica Analizzare le caratteristiche ed i format dei mass media (palinsesti, sondaggi, shares)

SCENARIO ECONOMICO: Il profilo degli insediamenti I trend generali La situazione occupazionale I confronti internazionali

SCENARIO TECNOLOGICO: Panoramica delle innovazioni I trend I confronti internazionali

GLI ALTRI STAKE


HOLDER

CORPI SOCIALI

ISTITUZIONI ECONOMICHE

FORZE FORZE POLITICHE DATORIALI E SINDACALI

ALTRI

NOI STORIA DEI RAPPORTI ESISTENTI


PUNTI DI FORZA

AREE DI DEBOLEZZA

MESSAGGIO CHIAVE DA TRASFERIRE

FOLLOW UP

Profilo metaforico dello Stake holder


QUERCIA
Influente ma ostile

BAOBAB Influente e collaborativo BETULLA


Collaborativo ma poco influente

LEADERSHIP

CESPUGLIO
Poco collaborativo e poco influente

DISPONIBILIT

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

Un piano di comunicazione richiede, in continuo:

1. Identificazione degli obiettivi 2. Analisi delle variabili critiche 3. Mappatura dei soggetti influenti 4. Definizione dei messaggi chiave 5. Pre-test dei messaggi chiave 6. Definizione della strategia operativa 7. Trasferimento dei messaggi agli influenti 8. Misurazione dei risultati

Ascolto
Progettazione

Attuazione Feed back

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

Ascoltare: Comprendere gli obiettivi dellOrganizzazione e identificare quali di questi possano venire facilitati da un buon sistema di comunicazione.

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

Dopo aver identificato gli obiettivi dellOrganizzazione, tradurli in OBIETTIVI DI COMUNICAZIONE: 2 parametri TEMPO / ENTITA
Entro 6 mesi ottenere che il 50% degli

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

Rilevare lo stato dei rapporti con i media: 1) Quali giornalisti e quali testate hanno parlato dellOrganizzazione negli ultimi due anni? 2) Come ne hanno parlato? 3) Quali i temi affrontati? COSTRUIRE UNA FOTOGRAFIA DELLA SITUAZIONE ESISTENTE, IDENTIFICANDONE I PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZA

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

TRACCIARE L'ALBERO DELLE FONTI INTERNE

Quali sono le persone interne all'organizzazione che detengono l'informazione-base o possano

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

E indispensabile un sistema di monitoraggio quotidiano dei media.

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

Contenuto della cartella stampa 1) Descrizione dell'organizzazione 2) Comunicati stampa (testi di una cartella, max 2 cartelle, con titolazione che attragga il giornalista, non il lettore, alloccorrenza personalizzata) per lapprofondimento di specifici temi caldi 3) Schema di 'domande e risposte (FAQ)

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA Approfondimento sui comunicati stampa Testi ufficiali che devono sempre indicare in testa al foglio, data, ora e luogo di emissione. Devono sempre contenere una 'notizia'. Il testo deve rispondere alle domande: chi, come, dove, quando e perch. Ogni paragrafo non deve superare le cinque righe. In coda al comunicato va inserita la frase: per ulteriori informazioni rivolgersi a: nome, cognome, telefono, cellulare, fax e-mail della persona

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA Il testo di un comunicato stampa va diramato simultaneamente alle agenzie, alle radio, alle tv, ai quotidiani, agli e-zines, agli specializzati e ai periodici I periodici hanno poco interesse a pubblicare una notizia che gi sia uscita sui quotidiani o alla tv, ma la devono ricevere per il loro archivio. Nei casi in cui indifferente che la notizia esca un giorno piuttosto che un altro, sar utile concordarne l'uscita preventiva con un periodico e diffonderla agli altri media il giorno prima per ottenere un effetto cumulo fra quotidiani e periodico.

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

Incontri personali e diretti con i giornalisti (presso le loro sedi) non finalizzati alla pubblicazione di materiale. Consegna della cartella stampa con: nome, telefono, cellulare, fax, e-mail, sito Internet. Il risultato degli incontri e una copia degli articoli e delle notizie gi pubblicate negli ultimi due anni

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

Rassegna stampa quotidiana (circolazione ai responsabili dell'organizzazione e ai componenti dell'albero delle fonti interne) Contatto mensile con gli stakeholders esterni e interni

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

Approntamento di materiali fotografici e grafici sullOrganizzazione Aggiornamento del sito Internet Predisposizione di unagenda dincontri speciali da segnalare alla stampa

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA LA CONFERENZA STAMPA


Momento ufficiale dell'organizzazione (audio o videoregistrata) in cui viene data ai giornalisti interessati lopportunit di ascoltare dal vivo la illustrazione della notizia direttamente da un esponente ufficiale dell'organizzazione, esattamente nello stesso momento e da tutti. La scelta del luogo: evitare la sede dell'organizzazione se periferica o trafficata Meglio un luogo abituale per la stampa Convocazione: due giorni prima, da inviare a tutti i giornalisti rilevanti di tutte le testate rilevanti.

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA


LA CONFERENZA STAMPA
Durata. 30 per la presentazione della notizia e 30 per le domande e le risposte. All'ingresso: identificazione dei partecipanti (biglietto da visita) e caff di benvenuto Consegna della cartella stampa Svolgimento: veloce saluto del capo dell'ufficio stampa Comunicazioni del/i responsabile/i dellOrganizzazione Facoltativa la proiezione di filmati, slides. Ai giornalisti assenti dovr essere recapitato immediatamente il materiale, con recall per verificare l'avvenuto ricevimento. Telefonata pomeridiana ai giornalisti pi importanti per ulteriori dettagli informativi.

TECNICHE E METODI DI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA


Nell'argomentare un tema, partire sempre dall'interesse del giornalista, poi quello del lettore, mai da quello dell'organizzazione. Partire sempre con la notizia, mai lasciarla alla fine. Tenere conto delle specificit di ciascuna testata e dei 'tempi' diversi di produzione di ciascun media. Porsi sempre l'obiettivo di ottenere un articolo corretto, non 'favorevole'. Avere sempre in mente di essere solo una delle migliaia di fonti del giornalista e non quella privilegiata. Se non si desidera che una frase, un commento o una notizia sia pubblicata, non farne menzione, neppure in via confidenziale.

GLI STRUMENTI GLI STRUMENTI PRINCIPALI DI UN PRINCIPALI DI UN PROGRAMMA DI PROGRAMMA DI COMUNICAZIONE COMUNICAZIONE

SITO INTERNET HOME PAGE


Presentazione dellorganizzazione Illustrazione dellattivit Servizi utili per chi si collega Credits Link utili Come prendere contatto

LETTERATURA AZIENDALE

Brochure, depliant, schede tecniche, cataloghi, monografie, libri sulla storia e sullo sviluppo dellorganizzazione. Pubblicazione di un ANNUAL REPORT (almanacco che riporta i fatti salienti dellanno trascorso) in versione cartacea e on line.

HOUSE ORGAN Rivista di prestigio inerente il settore dellimpresa, con periodicit (di solito) trimestrale o semestrale NEWS LETTER Bollettino informativo Pubblicazioni aziendali dirette agli stake holders, distribuite anche allo staff.

SPONSORIZZAZIONI
Culturali Premi letterari, sovvenzioni ad associazioni di cultura, restauri di opere darte o immobili storici, ecc. Sportive Esterne: Team di livello Nazionale / Internazionale Interne: Sponsorizzazione di performances dei dipendenti in tornei, rallyes, viaggi, maratone, ecc. Scientifiche Sovvenzioni per ricerche, ecc.

SPONSORIZZAZIONI

RECITAL, CONCERTI, MOSTRE COLLETTIVE O INDIVIDUALI DI ARTISTI DI CHIARA FAMA Organizzazione autonoma di eventi culturali diretti a stakeholders e dipendenti
(es. Concerti della Martini & Rossi, della Italcable, ecc.)

BILANCIO ECONOMICO BILANCIO SOCIALE


Pubblicazioni annuali sullandamento aziendale riferite agli aspetti economici, finanziari e allimpegno aziendale per lo sviluppo sostenibile (compatibilit ambientale e attenzione alla sicurezza) in versione on line e cartacea

LIBRO BIANCO
Pubblicazione con un taglio di ricerca e documentazione su di un tema di interesse collettivo, svolto in collaborazione con enti, organizzazioni e associazioni di categoria.

PREMIO GIORNALISTICO
Evento annuale riservato a giornalisti professionisti e pubblicisti invitati, con un bando, a pubblicare servizi su di un tema significativo per lorganizzazione Deve prevedere una serie di premi (I, II, III classificato) in base alla qualit dei servizi pubblicati giudicati da una prestigiosa giuria nominata da un Comitato Tecnico-Scientifico.

BORSE DI STUDIO (Agevolazioni in denaro, o sotto altra forma, offerte a nome dellorganizzazione a studenti universitari per favorire la partecipazione a specifici corsi di laurea o la redazione di tesi di laurea ispirate a ricerche e studi inerenti il settore dinteresse)

FORUM PERMANENTE (Tavolo negoziale per la trattazione periodica di temi dinteresse collettivo, costituito dai vertici dei corpi sociali e dalle controparti istituzionali) CLUB AMICI DELLORGANIZZAZIONE (per laggregazione e la socializzazione motivata da interessi culturali, sportivi, ludici)

PRESS TOUR Visite guidate riservate a giornalisti per lapprofondimento di siti e temi di interesse per lOrganizzazione

Programma di Miglioramento Continuo Programma di Benchmarking

(Gruppi di Miglioramento su specifiche tematiche: editoria, qualit, comunicazioni scritte, telefoniche, on line, ecc) (Benchmarking Task Force incaricata dei rilievi e delle visite esterne ai reparti e alle organizzazioni eccellenti per il confronto e la traslazione al proprio interno delle loro Best Practice)

LE 5 COSE CHE LE 5 COSE CHE POTREBBERO POTREBBERO ESSERE ESSERE MIGLIORATE MIGLIORATE