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Conceitos bsicos Ambiente Excel Personalizando a barra de ferramentas Inserindo dados em uma planilha Teclas de atalho Frmulas Funes Bsicas Trabalhando com vrias planilhas Formatando clulas e planilhas Formatando para impresso Grficos

CONCEITOS BSICOS
O que o Excel?
Um aplicativo de planilha eletrnica, onde possvel realizar operaes matemticas, gerar grficos e construir banco de dados, embora para esta finalidade a ferramenta mais indicada seja o Access.

Conceitos bsicos
o arquivo de extenso .xls propriamente dito, como os arquivos que usaremos de exemplo ao longo do curso (Exemplo Formatar.xls, Exemplo Funes Bsicas.xls)

Pasta de trabalho

Planilhas Clulas

tambm chamadas de guias de planilhas, esto denominadas por Plan1, Plan2,

etc. Uma pasta de trabalho pode conter inmeras planilhas. so onde inserimos as informaes em uma planilha. Uma clula identificada pela sua posio na coluna, e depois pela sua posio na linha. Por exemplo, a clula A1, encontra-se na coluna A, linha 1. operaes matemticas bsicas como adio, subtrao, multiplicao e diviso podem ser realizadas em uma clula, desde que precedidas do sinal =. funes pr-definidas pelo Excel. Existem diversas categorias: matemticas, texto, data e hora, estatsticas, procura e referncia, etc.

Frmulas

Funes

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AMBIENTE
Abaixo, a tela inicial do Excel e seus principais elementos, explicados detalhadamente no slide seguinte.
Barra de ferramentas (padro e formatao)

Barra de edio de frmulas

Cursor de posio (clula ativa)

Cabealho de coluna

Cabealho de linha

Linhas de grade

Rolamento de planilhas

Barra de ferramentas (desenho) Guias de planilhas Barra de status

Barras de rolagem

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AMBIENTE
Barra de ferramentas
os botes das barras de ferramentas funcionam como um atalho rpido para os comandos mais utilizados.

Cursor de posio (clula ativa)

inserir e armazenar dados.

a unidade de uma planilha na qual voc pode

Barra de edio de frmulas

est o cursor.

Esta barra exibe a frmula utilizada na clula onde

Barra de status

Nesta barra so emitidas mensagens sobre as operaes que esto sendo executadas na planilha (SOMA, MDIA, CONT. VALORES, etc.).

Guias de planilhas Cabealho de linha e coluna

Toda clula indicada atravs de um endereo. O endereo formado pela letra da coluna e o nmero da linha. Por exemplo, a clula formada pelo encontro da primeira coluna (A), com a primeira linha (1), possui o endereo A1. A clula B35 a clula formada pelo encontro da coluna B, com a linha 35.

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PERSONALIZANDO A BARRA DE FERRAMENTAS

Vimos anteriormente, que a barra de ferramentas apresenta botes que funcionam com um atalho para comandos mais utilizados. A utilizao desses comandos varia muito de acordo com o usurio. Uma pessoa que utilize muito o comando Colar especial ou macros, pode desejar incluir um boto chamando esse comando na sua barra de ferramentas padro. Para isso, clique em Exibir / Barra de ferramentas / Personalizar..., e em seguida na aba Comandos.

Vamos inserir o boto Colar especial / Valores para exemplificar. Como este comando chamado atravs do menu Editar, no quadro Categorias, clique em Editar. direita, em Comandos, desa a barra de rolagem at encontrar o boto Colar valores. Clique e arraste o boto at a barra de ferramentas padro. Pronto!

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INSERINDO DADOS EM UMA PLANILHA

possvel digitar dois tipos diferentes de dados em uma planilha: constantes e frmulas. Os tipos bsicos de constantes so nmeros, datas/horas e texto. Nmeros Para digitar um nmero como valor constante, clique na clula onde o valor deve ser inserido e digite o nmero. Os nmeros podem incluir caracteres numricos (de 0 a 9) e qualquer um dos caracteres especiais a seguir:+ - ( ) , / $ %. Se uma entrada consistir em qualquer caracter diferente dos caracteres especiais apresentados, o Excel interpretar como texto. Por exemplo: Rua Itapiru n 1209, Sala 304. Um valor interpretado como texto automaticamente alinhado esquerda da clula. Texto Um texto composto de letras ou qualquer combinao de nmeros e letras. Qualquer conjunto de caracteres digitados numa clula que no for interpretado pelo Excel como nmero, frmula, data, hora, valor lgico ou valor de erro ser interpretado como texto. Quando o texto for digitado, os caracteres sero alinhados esquerda na clula. Para digitar um texto, clique na clula onde o texto deve ser inserido e digite o texto. Uma clula aceita at 255 caracteres. Frmulas Uma frmula uma seqncia de valores (nmeros ou endereos de clulas), funes ou operadores (adio, subtrao,...) que produz um novo valor a partir dos valores existentes. As frmulas sempre comeam com um sinal de igual (=). Quando um dos valores que compem uma frmula for alterado, a frmula ser, automaticamente, recalculada. Este procedimento faz com que os dados de uma planilha estejam sempre atualizados.

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INSERINDO DADOS EM UMA PLANILHA

Listas de auto-preenchimento
Ao digitar dados em sequncia, o Excel dispe de listas de auto-preenchimento, tornando mais rpida a entrada desses dados. Exemplo: digite a sequncia com os nmeros 1 e 2. Posiciona-se o cursor do mouse no canto inferior direito da seleo, o cursor mudar de forma, ento clicamos e arrastamos para a posio onde sero inseridos os prximos dados. Repare que enquanto arrastamos a seleo para baixo, o Excel indica qual o dado ser inserido; no caso, o nmero 3.

Se ao invs de 1 e 2, tivssemos entrado os nmeros 5 e 10, o Excel adicionaria novas entradas de 5 em 5. Isto , 5,10,15,20, etc. Para efeito de auto-preenchimento, o Excel tratar toda sequncia numrica como uma progresso aritmtica.

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INSERINDO DADOS EM UMA PLANILHA

Listas de auto-preenchimento
O Excel dispes tambm de listas para dados de texto, conforme exemplo ao lado:

Para ver as listas pr-definidas pelo Excel, clique em Ferramentas / Opes..., em seguida na aba Listas. Nesta tela o usurio pode adicionar uma lista qualquer, digitando no campo Entradas da lista ou importando uma sequncia j digitada no Excel, atravs do comando Importar lista das clulas.

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TECLAS DE ATALHO
CTRL+TECLAS DE DIREO move para a margem da regio de dados (um intervalo de clulas que contm dados e delimitado por clulas vazias ou bordas de folha de dados.) atual em uma planilha. SHIFT+TECLAS DE DIREO estende a seleo das clulas em uma clula. CTRL+SHIFT+TECLAS DE DIREO estende a seleo de clulas ltima clula preenchida na mesma coluna ou linha como a clula ativa ou, se a prxima clula estiver em branco, estende a seleo para a prxima clula preenchida. CTRL+END move para a ltima clula na planilha, na linha usada mais abaixo da coluna usada mais direita. Se o cursor estiver na barra de frmulas, CTRL+END move o cursor para o final do texto. CTRL+SHIFT+END estende a seleo das clulas para a ltima clula utilizada na planilha (canto inferior direito). Se o cursor estiver na barra de frmulas, CTRL+SHIFT+END seleciona todos os textos na barra de frmulas da posio do cursor at o final isso no afeta a altura da barra de frmulas. CTRL+HOME move para o incio de uma planilha. PAGE DOWN Move uma tela para baixo na planilha. PAGE UP Move uma tela para cima na planilha. CTRL+L Exibe a caixa de dilogo Localizar e Substituir com a guia Localizar selecionada. CTRL+Z desfaz a ltima ao realizada. F4 repete a ltima ao realizada. F2 abre a clula, para edio e/ou correo.

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FRMULAS
Sintaxe da frmula : A sintaxe da frmula a estrutura ou ordem dos elementos em uma frmula. As frmulas no Excel seguem uma sintaxe especfica que inclui um sinal de igual (=) seguido dos elementos a serem calculados e dos operadores de clculo. Por padro, o Excel calcula uma frmula da esquerda para a direita, iniciando com o sinal de igual (=). Voc pode controlar a maneira como os clculos so efetuados, alterando a sintaxe da frmula. Por exemplo, a frmula a seguir fornece 11 como resultado, pois o Excel calcula a multiplicao antes da adio, conforme propriedades matemticas. A frmula multiplica 2 por 3 (tendo como resultado 6) e, em seguida, adiciona 5. =5+2*3 Por outro lado, se usarmos parnteses para alterar a sintaxe, voc pode adicionar primeiro 5 e 2 e, em seguida, multiplicar este resultado por 3 para obter 21 como resultado. =(5+2)*3 Sobre as referncias da clula: Uma frmula pode referir-se a uma clula. Se voc desejar que uma clula contenha o mesmo valor que outra clula, insira um sinal de igual seguido da referncia da clula, por exemplo =A10 ; a clula onde voc inserir esta frmula, ir conter o mesmo valor da clula A10. Sempre que a clula qual a frmula fizer referncia for alterada, a clula que contiver a frmula ser atualizada. A frmula a seguir multiplica o valor na clula B15 por 5. A frmula ser recalculada sempre que o valor na clula B15 for alterado. =B15*5

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FRMULAS
Operadores Aritmticos Os operadores aritmticos efetuam operaes matemticas bsicas, como adio, subtrao ou multiplicao, combinam nmeros e produzem resultados numricos.
Operador + * / % Descrio Adio Subtrao u ltiplicao i iso o rcentagem. Utilizado para especificar porcentagens. o r e e mplo, para inserir o a lor de cinco por cento em uma clula digite o seguinte 5 ou 0,05. E emp o 2+ 3+ 4 C 5-D5 C 5*2 A20/ 4

A2*20% ou A2*0,2

Operadores de Comparao Os operadores de comparao comparam dois alores e produzem o alor lgico VERDADEIRO ou FALSO. or e emplo se utilizarmos a seguinte frmula F2<F5. Se o alor contido na clula F2 for menor do que o alor contido na clula F5, a frmula ir retornar VERDADEIRO , caso contrrio, ir retornar FALSO.
Operador > < > < <> Descrio g ual a ior do que e nor do que a ior ou igual a e nor ou igual a iferente E emp o F2 F5 F2>F5 F2<F5 F2> F5 F2< F5 F2<>F5

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p onenciao. utilizado para ele a r o primeiro operando ao e p oente definido pelo segundo operando. O seguinte e e mplo, ele a 2 no e p oente 3 =2^3

A2^ 2

FRMULAS
Operadores de Texto & O operador de texto utilizado para concatenar (juntar) texto. Por exemplo, se tivermos o primeiro nome na coluna A e o sobrenome na coluna B, podemos utilizar o operador &, para gerar o nome completo na coluna C. Para isso utilizaramos a frmula: =A1 & " " & B1 Observe que utilizamos um espao em branco entre aspas (" "). Este espao em branco utilizado para que o sobrenome no fique "grudado" com o nome. Operador de intervalo : Produz uma referncia a todas as clulas entre duas referncias, incluindo as duas referncias, como por exemplo: B5:B15 . Utilizaremos este operador quando aprendermos a utilizar frmulas no Excel. Apenas a ttulo de exemplo, considere a frmula: =SOMA(A1:A30). Esta frmula ir retornar a soma de todos os valores contidos na faixa de clula A1 at A30. Esta frmula equivalente a seguinte frmula: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12+A13+A14+A15+A16+A17+A18+A19+A20 +A21+A22+A23+A24+A25+A26+A27+A28+A29+A30 Operador unio "; Este operador utilizado para "unir" vrios intervalos de clulas, de tal forma que os mesmos sejam tratados como um nico intervalo. Por exemplo, para somarmos os valores dos intervalos B5:B15, mais os valores do intervalo C32:C200 mais o valor da clula X45 , utilizamos a seguinte frmula: =SOMA(B5:B15;C32:C200;X45)

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FUNES BSICAS
Vamos aprender algumas funes bsicas do Excel como soma, mdia, mximo, mnimo, etc. Para conhecer todas as funes disponveis no Excel, acesse o menu Inserir / Funo...

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FUNES BSICAS
Soma Esta funo produz a soma de todos os nmeros includos como argumentos, ou seja, que estiverem dentro do intervalo especificado. Sintaxe: =SOMA(nm1;nm2;intervalo 1;intervalo 2;...) So permitidos de 1 a 30 argumentos. Os argumentos devem ser nmeros, matrizes ou referncias que contenham nmeros. Exemplo: Se A1, A2 e A3 contiverem respectivamente os nmeros 5, 8 e 2, ento: =SOMA(A1:A3) resultar 15 =SOMA(A1:A3;15;5) resultar 35 Mdia Esta funo produz a mdia aritmtica dos argumentos. Ela aceita de 1 a 30 argumentos, e os argumentos devem ser nmeros, matrizes ou referncias que contenham nmeros. Sintaxe: =MDIA(nm1;nm2;intervalo 1;intervalo 2;...) Exemplo: = MDIA(5;6;7) ir retornar o valor 6 = MDIA(A1:A20) ir retornar a mdia dos valores na faixa de A1 at A20.
OBS: se o usurio preferir, ao invs de digitar o intervalo de clulas, pode selecionar com o mouse ou usando as teclas de atalho. No primeiro exemplo, escreveramos =soma(, e depois poderia selecionar com o mouse as clulas A1 at A3.

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FUNES BSICAS
Mximo Esta funo fornece o valor do maior nmero que estiver dentro do intervalo de clulas passado como parmetro. Sintaxe: =MXIMO(nm1;nm2;intervalo 1;intervalo 2;...) So usados argumentos que sejam nmeros, clulas vazias, valores lgicos ou representaes de nmeros em forma de texto. Argumentos que sejam valores de erro ou texto que no possa ser traduzido em nmeros causaro erros. Exemplo: Se o intervalo A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento: =MXIMO(A1:A5) resultado 27 =MXIMO(A1:A5;30) resultado 30

Mnimo Esta funo bem parecida com a funo MXIMO, s que retorna o menor nmero de um intervalo de clulas. Sintaxe: =MNIMO(nm1;nm2;intervalo 1;intervalo2;...) Exemplo: Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento: =MNIMO(A1:A5) resultado 2

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FUNES BSICAS
Muitas vezes precisamos preencher dados em uma planilha e/ou cont-los, segundo alguma condio. Para isso, funes como SE e CONT.SE so algumas funes que o Excel dispe para automatizar a entrada e atualizao dos dados de uma planilha. Primeiro vamos apresentar a sintaxe dessas funes e depois um exemplo prtico. Fun o Se Atravs de um teste lgico, usando os operadores de comparao que apresentamos anteriormente, essa funo retorna valores para as ocorrncias verdadeiras ou falsas deste teste lgico. Sintaxe: =SE(teste_lgico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) Fun o Cont.se Essa funo deve ser utilizada quando queremos temos uma grande sequncia de dados e desejamos fazer contagem de valores, de acordo com uma determinada condio. Sintaxe: =CONT.SE(intervalo;critrios) Exemplo: Uma planilha contm dados de audincia hora a hora, de duas emissoras, ao longo de um dia especfico (reproduzida parcialmente na figura abaixo). Desejamos saber quantas vezes, ao longo do dia, a emissora A teve uma audincia maior que a emissora B.
 

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FUNES BSICAS

Fazendo uso das funes que aprendemos no slide anterior, podemos usar a coluna D para informar a emissora que teve maior audincia da seguinte forma: escrevendo na clula D2 = se(B2>C2;EMISSORA A;EMISSORA B). Podemos ler essa instruo assim: se B2 maior que C2, ento escreva EMISSORA A, seno EMISSORA B.
OBS: o uso de aspas em funes e frmulas se faz necessrio quando queremos inserir texto.

Agora basta contar quantas clulas EMISSORA A temos na coluna D, fazendo uso da funo CONT.SE: =CONT.SE(D:D;EMISSORA A)

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FUNES BSICAS

Se tivssemos mais uma emissora e quisssemos saber a de maior audincia fazendo uso da funo SE, teramos que usar um recurso conhecido como funes SE aninhadas isto , uma funo SE dentro da outra. Dessa forma a planilha ficaria:

Traduzindo: se B2 maior que C2, ento escreva EMISSORA A, seno se C2 maior que D2, ento EMISSORA B, seno EMISSORA C.

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TRABALHANDO COM VRIAS PLANILHAS

Fun es e frmulas Todas as funes e frmulas vistas at agora, podem ser utilizadas quando estamos trabalhando em diferentes planilhas e at pastas de trabalho. Por exemplo, se estivermos em Plan1 e quisermos somar um intervalo de dados em Plan2, basta selecionar uma clula qualquer em Plan1, escrever =soma(, clicar em Plan2 e selecionar o intervalo de clulas. A sintaxe ficar da forma =SOMA(Plan2!F5:F7), onde Plan2! indica a qual planilha o intervalo F5:F7 se refere. Se estivssemos interessados em dados de outra pasta de trabalho (arquivo Excel), o procedimento o mesmo. A sintaxe fica um pouco diferente: =SOMA('[nome do arquivo.xls]guia de planilha'!B2:B6). Teclas de atalho Para alternar entre diferentes pastas de trabalho, utiliza-se a tecla de atalho do windows Alt+Tab. Para movimentar entre as guias de planilha de uma pasta de trabalho, utiliza-se as teclas Ctrl+Page Down ou Ctrl+Page Up. Para selecionar diferentes guias de planilha simultaneamente, basta pressionar a tecla Ctrl e depois clicar nas planilhas desejadas. Para selecionar todas as guias de planilha de uma pasta de trabalho, pressione a tecla Shift e clique na ltima planilha da pasta de trabalho.

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TRABALHANDO COM VRIAS PLANILHAS

Ao clicar com o boto direito em cima de uma planilha, exibido um menu com diversas opes ao usurio. Inserir... Para inserir uma nova planilha, grficos, etc. Excluir Exclui a planilha selecionada. Renomear padro do Excel nomear as planilhas como Plan1, Plan2, etc. Para uma identificao mais rpida, podemos desejar renome-las. Basta clicar no comando e escrever o nome desejado, respeitando o limite de 31 caracteres, no repetir nomes, no usar nomes em branco e no utilizar os caracteres :/?*[ou]. Mover ou copiar... Acessando esse comando, possvel escolher para onde vamos copiar/mover a planilha selecionada. Podemos copiar no mesmo arquivo ou em outra pasta de trabalho. Essa uma ferramenta muito til quando se trabalha com planilhas de controles semanais ou mensais, e queremos manter a mesma formatao, alterando apenas os valores. Basta copiar a planilha, renomear,apagar os valores antigos e preencher com os novos.

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FORMATANDO CLULAS E PLANILHAS

O menu de formatao de clulas pode ser acessado clicando em Formatar/Clulas... ou clicando com o boto direito em uma clula qualquer, e depois em Formatar clulas... Nesta janela temos as abas: Nmero: Para formatao dos dados em geral. Podemos definir formato para nmeros, datas, valores monetrios, fraes, porcentagens e tambm formataes personalizadas. Alinhamento: Utilizada para formataes e posicionamento do texto dentro das clulas. Fonte: Utilizada para definir o tipo, cor, tamanho e demais propriedades para a fonte da faixa de clulas selecionadas. Borda: Utilizada para definir bordas em uma ou mais clulas. Padres: Utilizada para alterarmos a cor de fundo de uma ou mais clulas. Prote o: Utilizada para proteger uma ou mais clulas. Clulas protegidas no podero ter o seu contedo alterado. Faremos descrio apenas das opes mais utilizadas.
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FORMATANDO CLULAS E PLANILHAS

Nmero Por padro a guia Nmero vem selecionada. Nesta guia podemos definir diversas formataes. Selecionando a categoria Nmero, podemos definir o nmero de casas decimais e tambm se deve ser utilizado o ponto como separador de milhar e o formato para nmeros negativos. Ao clicar na opo Moeda, podemos definir o nmero de casas decimais, o smbolo de moeda e o formato de nmeros negativos. Para o formato moeda, o ponto sempre includo, como separador de milhar. A diferena da opo Contbil e Moeda, que a opo Contbil faz o alinhamento "perfeito" em relao ao smbolo do Real e das casas decimais. Aps selecionar as opes de formatao desejadas, s clicar no boto OK e as formataes sero aplicadas. Na opo Data, temos desde o tradicional dd/mm/aa (01/01/99), at formatos abreviados como por exemplo ms-aa (jan-99). Porm nesta lista de opes, no temos uma opo para exibir o ano com quatro dgitos. Esta uma das dvidas mais comuns no uso do Excel. Para formatar a data com quatro dgitos para o ano, precisamos utilizar o opo Personalizado (ltima opo da lista). Observe que, no campo Tipo, j vem o formato padro dd/mm/aa. Onde dd indica dois dgitos para o dia, mm indica dois para o ms e aa dois para o ano. Para formatar a data com quatro dgitos para o ano, basta acrescentar mais um "aa" no campo Tipo. Se a opo Texto for selecionada, as clulas selecionadas sero considerados como texto, e mesmo que existam valores numricos, no podero ser feitas operaes matemticas com essas clulas. Para diversos tipos de hora, selecionamos a opo Hora. O formato padro do Excel em portugus, o mesmo padro adotado no Brasil hh:mm:ss, onde hh indica dois dgitos pra hora, mm para minutos e ss para segundos. Tambm comum formatar horas atravs da opo Personalizado.

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FORMATANDO CLULAS E PLANILHAS

Alinhamento Nesta tela podemos definir o alinhamento horizontal e vertical. Alm disso podemos definir um recuo para os dados em relao s bordas da clula. Por padro o texto orientado horizontalmente nas clulas. Podemos inverter a orientao para vertical clicando na opo orientao. Para definir o ngulo voc pode definir o valor (em graus) no campo ou clicando no ponteiro vermelho e arrastando o mesmo para indicar uma determinada inclinao. A medida que voc arrasta o ponteiro, o valor em graus vai sendo alterado no campo. A opo retorno automtico de texto permite que o contedo de uma clula seja exibido completamente. Se no utilizarmos esta opo, o Excel exibir somente a parte que couber nos limites da coluna, o restante do contedo ser ocultado. A opo reduzir para ajustar automaticamente desabilitada quando marcamos a retorno automtico de texto . Esta opo procura adaptar, automaticamente, o texto ao tamanho da coluna, mesmo que para isso tenham que ser feitos ajustes no tamanho da clula. Na prtica esta opo tenta reduzir o tamanha da fonte para que o contedo caiba nos limites da coluna. A opo mesclar clulas permite que sejam mescladas duas ou mais clulas. Ao mesclarmos vrias clulas, a clula resultante, assume o endereo da primeira clula do conjunto que foi mesclado. Por exemplo se mesclarmos as clulas A1, B1 e C1, a clula resultante ter o endereo A1 e as clulas B1 e C1 deixaro de existir. Aps a clula A1 (que agora se estende at as colunas B e C), teremos a clula D1. Se clicarmos na clula A1 mesclada e desmarcarmos a opo Mesclar clulas, esta ser "desmesclada e as clulas B1 e C1 voltaro a existir. Aps ter selecionado as opes de alinhamento desejadas s dar um clique no boto OK e estas sero aplicadas s clulas selecionadas.

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FORMATANDO CLULAS E PLANILHAS

Fonte Quase todas as opes deste menu, esto disponveis na barra de ferramentas e ali podem ser acessados com mais rapidez. Para selecionar o tipo de fonte podemos utilizar a lista com o nome das fontes, e para o tamanho, tambm basta selecionar na lista de tamanho de fontes. O estilo de fonte, pode ser definido pela lista, ou atravs de teclas de atalho: Ctrl+N negrito Ctrl+S sublinhado Ctrl+I itlico Em cor, definimos a cor da fonte. Se a opo fonte normal for selecionada, o Excel usar a cor automtica, que por padro preto.

Padres Aqui definimos a cor de preenchimento da clula.

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FORMATANDO CLULAS E PLANILHAS

Bordas Para aplicar estilos de borda adicionais queles que esto na barra de ferramentas, clique na guia Borda. Selecione o estilo de linha desejado e, em seguida, clique em um boto para indicar a posio da borda. Estas opes so indicadas na figura a seguir, onde definimos que sejam aplicadas as quatro bordas (inferior, superior, esquerda e direita) e definimos uma cor de borda Vermelha:

Para definir a cor das bordas primeiro voc seleciona a cor na lista "Cor:". Aps ter selecionado a cor desejada clique com o mouse em cada uma das bordas. A medida que voc for clicando, a cor selecionada vai sendo aplicada.

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FORMATANDO CLULAS E PLANILHAS

Copiando formatos Quando temos uma determinada clula ou faixa de clulas que j apresentam a formatao desejada, podemos, facilmente, copiar esta formatao para uma ou mais clulas, sem que tenhamos que repetir os comandos de formatao. Para estender a formatao para um grupo de clulas, utilizamos a ferramenta Pincel ( ), da barra de ferramentas do Excel. Quando for necessrio apagar a formatao das clulas, utilize o comando Editar/ Limpar/ Formatos, aps selecion-las. Formata o condicional A Formatao Condicional uma ferramenta muito til para destacar dados importantes, pois permite que diferentes valores de uma faixa de clulas tenham diferentes formatos, com base em um ou mais critrios. Por exemplo posso formatar uma faixa de valores com um formato para valores menores ou iguais a 1000 e outro formato diferente para valores maiores do que 1000.
" $# "

Selecione o comando Formatar

Formata o condicional... Surge a janela indicada na figura a seguir:

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FORMATANDO CLULAS E PLANILHAS

Na primeira lista podemos definir entre duas opes: O valor da clula - utilizada quando a clula possui valores digitados diretamente ou; Frmula - utilizado quando o valor da clula obtido a partir de clculos realizados por uma frmula. O padro utilizarmos a opo "O valor da clula ", a qual j vem selecionada por padro. Na segunda lista podemos selecionar a condio. Temos as seguintes opes: entre, no est entre, igual a, diferente de, maior do que, menor do que, maior ou igual a e menor ou igual a. Para definir o formato d um clique no boto Formatar. Aparecer uma janela para formatao de fonte, borda e padro. Ao clicar em OK, o usurio estar de volta janela de formatao condicional e poder adicionar mais outras duas formataes, bastando clicar no boto Adicionar >>. Inserir Excluir linhas e colunas O procedimento de insero e excluso, o mesmo para linhas e colunas. O usurio deve clicar com o boto direito no cabealho de linha/coluna e escolher a opo no menu. Outra forma, usando as teclas de atalho Ctrl + para incluir e Ctrl para excluir. Ocultar e reexibir guias de planilha Se quisermos ocultar uma guia de planilha para que outros usurio no a vejam, basta clicar no menu Formatar / Planilha / Ocultar. Uma vez que a pasta de trabalho possua uma planilha oculta, a opo Reexibir... estar disponvel no mesmo caminho (Formatar / Planilha).
%

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FORMATANDO CLULAS E PLANILHAS

Largura de linhas colunas Existem duas formas de alterar a largura de uma coluna: posicionando o cursor do mouse na linha que divide duas colunas, clique e arraste para os lados, conforme a largura desejada. Outra maneira, clicar com o boto direito em cima da coluna e clicar em largura de coluna, entrando com o parmetro de largura desejado. Para que a largura da coluna se ajuste automaticamente ao texto/dado inserido, posicione o cursor do mouse na linha que divide duas colunas e clique duas vezes. O mesmo se aplica altura de uma linha.
&

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FORMATANDO CLULAS E PLANILHAS

Formatando planilha Atravs do caminho Ferramentas / Opes, temos acesso a diversas opes de formatao do Ambiente Excel que vimos no incio deste material. Para alterar a aparncia do Excel, basta marcar/desmarcar as opes indicadas na figura abaixo:

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FORMATANDO PARA IMPRESSO

Configura es bsicas de impresso Antes de imprimirmos uma planilha, podemos fazer uma srie de configuraes. Estas configuraes Configurar Pgina . Ao selecionarmos este so acessadas atravs do comando Arquivo comando ser exibida a janela indicada na figura a seguir:
)( '

Para orientao da pgina temos as seguintes opes: Retrato : Imprime no sentido normal que visualizamos a planilha, na vertical. Paisagem : Inverte o sentido de impresso. Utilizado quando temos planilhas muito largas, em que a impresso no caberia na orientao Retrato.

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FORMATANDO PARA IMPRESSO

Configura es bsicas de impresso Muitas vezes a planilha no cabe em uma nica pgina, sendo impresso apenas poucas informaes na segunda pgina. Neste caso podemos reduzir a planilha para que ela caiba em uma pgina. Para isso, na opo dimensionar, utilizamos o campo ajustar para x% do tamanho normal. Podemos alterar este valor clicando dentro do campo e digitando o percentual desejado. Tambm podemos clicar na setinha para baixo para reduzir o percentual ou na setinha para cima, para aumentar o percentual. No estamos limitados a reduzir o tamanho da planilha, tambm podemos ampliar o mesmo. Voc pode ajustar tambm a impresso para um nmero de determinado de pginas, na opo ajustar para x pgina(s) de largura por x de altura. Configurando margens Clicando na aba margens, o usurio pode entrar com os parmetros para margens superior, inferior, esquerda, direita, cabealho e rodap. Nesta janela voc tambm pode centralizar a impresso na horizontal e/ou vertical. Entretanto, a maneira mais fcil e intuitiva de configurar margens, clicando em visualizar impresso, depois em Margens. Dessa forma voc pode arrastar as margens com o mouse e visualiza o efeito que as alteraes tero na impresso.
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FORMATANDO PARA IMPRESSO

Cabe alhos e rodaps O cabealho aparece no incio de cada pgina. Podemos, por exemplo, criar um cabealho onde aparecem as informaes de ttulo, ou nome do arquivo. J o rodap aparece no final. Normalmente utilizamos o rodap para inserir informaes como o nmero de pginas, o nome e departamento do autor do documento. Para definir o cabealho d um clique na guia cabealho/rodap, no menu de configurao de pgina. Para definir cabealho e rodap, basta clicar no boto Personalizar cabealho... (ou rodap). Ao clicar neste boto surge a janela Cabealho (ou Rodap). Neste janela temos trs reas, onde podemos inserir informaes: Seo esquerda, Seo central e Seo direita. Basta clicar nesta seo e digitar as informaes.
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FORMATANDO PARA IMPRESSO

Cabe alhos e rodaps Vamos a funo dos botes que aparecem nas janelas Cabealho e Rodap
Abre a janela de formatao de fonte. Podemos utilizar este boto para formatar o texto do cabealho ou rodap, alterando a cor da fonte, negrito, itlico, tipo e tamanho da fonte, etc. Insere o nmero da pgina no cabealho ou rodap. Ao clicarmos neste boto adicionado o seguinte texto: &[Pgina]. Este texto, durante a impresso, ser substitudo pelo nmero da pgina. Insere o nmero total de pginas da planilha. Ao clicarmos neste boto adicionado o seguinte texto: &[Pginas]. Este texto, durante a impresso, ser substitudo pelo nmero total de pginas. Insere a data atual. Ao clicarmos neste boto adicionado o seguinte texto: &[Data] . Este texto, durante a impresso, ser substitudo pelo data atual do sistema. Insere a hora atual. Ao clicarmos neste boto adicionado o seguinte texto: &[Hora] . Este texto, durante a impresso, ser substitudo pelo hora atual do sistema. Insere o nome do arquivo (pasta de trabalho do excel). Ao clicarmos neste boto adicionado o seguinte texto: &[Arquivo] . Este texto, durante a impresso, ser substitudo pelo nome do arquivo .xls que a planilha atual. Por exemplo se estivermos trabalhando com o arquivo Contab.xls, o nome Contab.xls ser inserido. Insere o nome do planilha. Ao clicarmos neste boto adicionado o seguinte texto: &[Guia] . Este texto, durante a impresso, ser substitudo pelo nome da planilha. Por exemplo se estivermos trabalhando com a planilha Plan1 do arquivo Contab.xls, o nome Plan1 ser inserido.

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FORMATANDO PARA IMPRESSO

Configura es de impresso (Planilha) rea de impresso: Podemos utilizar esta opo para definir que seja impressa somente uma faixa de clulas, por exemplo: A1:F50 e no toda a planilha. Ao invs de digitar a faixa, voc pode clicar no boto Ao clicar neste boto a janela Configurar Pgina "some" e voc estar de volta planilha. Uma vez na planilha voc pode selecionar com o mouse a faixa a ser impressa. Aps selecionar a faixa desejada, basta dar um clique no boto . Linhas a repetir na parte superior: Utilizamos esta opo para definir quais linhas devem ser impressas no incio de cada pgina, logo abaixo do cabealho, para o caso de planilhas com diversas pginas. Vamos a um exemplo prtico: Suponhamos que voc esteja imprimindo uma planilha com muitos dados, digamos cerca de 20000 linhas. Na linha 4 esto os ttulos das colunas, por exemplo: Nome do funcionrio, Endereo, Cargo, Data de Admisso e Salrio. Para facilitar a leitura do relatrio impresso voc gostaria que estes ttulos fossem impressos no incio de cada pgina e no somente no incio da primeira pgina. Para fazer isso temos que informar a faixa onde esto os ttulos a serem repetidos no incio de cada pgina. Colunas a repetir esquerda: Semelhante a opo anterior, permite que sejam definidas uma ou mais colunas que sero impressas, em todas as pginas, a partir da margem esquerda. Tambm temos opes para imprimir as linhas de grade que aparecem na planilha (basta marcar a opo Linhas de grade), para Imprimir em preto e branco (basta marcar a opo preto e branco) ou para imprimir em qualidade de rascunho (basta marcar a opo qualidade rascunho).
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GRFICO
Os grficos so timos para representar visualmente e melhorar o entendimento dos relacionamentos entre os valores numricos; ao mesmo tempo, os grficos melhoram muito uma apresentao. Um grfico uma representao visual de dados da planilha. O Excel oferece 15 tipos de grficos para a escolha entre nove tipos de grficos bidimensionais (2-D) e seis tipos de grficos tridimensionais (3-D). Quando voc cria um grfico, o Excel traa-o com base nos dados da planilha. Aps criar o grfico, voc pode aperfeio-lo e enfatizar determinadas informaes adicionando itens de grfico como rtulos de dados, legenda, ttulos, texto, linhas de tendncia, barras de erro e linhas de grade. A maioria dos itens de grfico podem ser movidos e dimensionados. Voc pode tambm formatar estes itens usando padres, cores, alinhamento, fontes e outros atributos de formatao. A maioria dos tipos de grficos disponveis no Excel organiza os dados entre dois eixos: um eixo horizontal - eixo x, e um eixo vertical - eixo y. Para falarmos mais sobre os eixos x e y, considere a planilha de exemplo, da figura a seguir:

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GRFICO
O eixo y chamado de eixo dos valores. No nosso exemplo, o eixo y exibir o total de receita publicitria para cada ano. O eixo x o eixo das categorias. No nosso exemplo, so os anos. Os dados da planilha que definem os anos que sero includos no grfico. Enquanto o usurio no tem muita familiaridade com grficos no Excel, aconselhvel que ele selecione a sequncia de dados, antes de clicar no assistente de grfico. Uma seqncia de dados simplesmente um conjunto de valores que se quer traar graficamente. Na nossa planilha de exemplo, queremos representar graficamente a receita publicitria anual. Neste caso as clulas B5 at B9 formam a seqncia de dados para o nosso grfico. Os anos so categorias, usadas para organizar, ordenar a sequncia de dados. No nosso exemplo, so as clulas A5:A9. Dizemos que a seqncia est em linhas, uma vez que cada valor est em uma linha diferente. s vezes, a diferena entre uma seqncia de dados e uma categoria pode ser confusa. A distino fundamental a seguinte: seqncia de dados um conjunto de valores que voc est traando graficamente e as categorias so os cabealhos sob os quais os valores so dispostos. Para criar grfico em uma planilha, o usurio pode acessar o menu Inserir/Grficos... ou clicar diretamente no assistente de grficos, localizado na barra de ferramentas. Agora vamos ver com maior detalhe as etapas de criao de um grfico, atravs do assistente de grfico do Excel.

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GRFICO

Na primeira etapa do assistente escolhido o tipo de grfico. O boto manter pressionado para exibir exemplo uma opo bem interessante para que o usurio veja se um determinado tipo de grfico adequado ou no. Vamos escolher o grfico de colunas agrupadas.

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GRFICO

Nesta segunda etapa definimos se a seqncia de dados est em linhas ou colunas. Se o grfico no estiver com o aspecto desejado, veja se o problema no est na seleo de sries em linha/colunas ou clique na aba Sequncia (Sries em algumas verses do Excel) e redefina os valores das sequncias e rtulo do eixo das categorias. No nosso exemplo, vamos definir o rtulo das categorias clicando em na planilha, e depois clicando em para retornar ao assistente. , selecionando as clulas A5:A9

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GRFICO
Na terceira etapa podemos definir uma srie de opes como ttulos, legendas, linhas de grade, etc. No passaremos por todas elas, porque todas as modificaes realizadas, podem ser visualizadas instantaneamente no grfico, dentro do assistente. Desta forma, o usurio pode ver como ficar o grfico antes de concluir.

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GRFICO
Por ltimo, definido o local do grfico, podendo ser um objeto numa planilha que se esteja trabalhando ou em uma nova planilha.

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GRFICO
Depois de construdo o grfico, pode-se chamar o assistente a qualquer momento. Basta clicar com o boto na rea do grfico e todas as opes anteriores estaro disponveis no menu. DICA: passando o mouse pelas diferentes partes do grfico, o Excel exibe uma caixa indicando que parte do grfico voc est (eixo das categorias, sequncia de dados, rea do grfico, etc.)

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GRFICO
Para formatar, limpar ou chamar outras opes em qualquer parte do grfico, basta posicionar o cursor do mouse em cima e clicar com o boto direito.

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