Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior INSTITUTO UNIVERSITARIO EXPERIMENT ALTECNOLOGA DE LA VICTORIA

LA VICTORIA - EDO. ARAGUA. DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN

Propuesta de un Sistema de Control Interno para Optimizar la Gestin de Crdito y Cobranzas de la Empresa Autos Servicios Panto, C.A. Ubicada en Carrizal Edo. Miranda. Trabajo especial de Grado como requisito para optar al Titulo de Tcnico Superior Universitario en la Especialidad de Administracin Mencin Costos. PGA-3452-08

Bachiller(es) Rodrguez Lissette C.I V-14683906 Vivas Desire C.I V-16369144 Tutor: Prof. Enrique Lugo La Victoria, Octubre 2008.

Empresa Autos servicios PANTO, C.A. CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En funcin de la problemtica planteada anteriormente se presentan las interrogantes que generan el desarrollo de esta investigacin: Cul es la gestin de crditos y cobranzas aplicables en la empresa Auto Servicios Panto C.A.? Cmo es el control interno en las cuentas por cobrar de la empresa Auto Servicios Panto, C.A.? Es adecuado el sistema de control interno en la gestin de crdito y cobranza que utiliza la empresa Auto Servicios Panto, C.A.?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION  OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION Esta investigacin se considera importante porque en ella se destaca claramente como influye la presencia de un excelente sistema de control interno para optimizar la gestin de crdito y cobranza de la empresa Auto Servicios Panto, C.A. para obtener xitos tanto en el proceso administrativo, financiero y contable as como en la prestacin de todos sus servicios. ALCANCES LIMITACIONES

CAPITULO II

MARCO TEORICO
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION  COPELAND, Y (2007) Diseo de un Control Interno para la Empresa Muebles Miracielos C.A. Ubicada en la Ciudad de Los Teques, Estado Miranda.  Castillo, Castellano y Ramrez (2006), realizaron un trabajo titulado Evaluacin de la Administracin de Cobranza de la Empresa Industrial PANA,C.A

BASES TEORICAS

 Chavenato, I. (2006) La administracin es el conjunto sistemtico de reglas para lograr la mxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.  A. Redondo (2005) Las Cuentas por Cobrar son acreencias a favor de la empresa y representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de prestamos, son crditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en vienes o valores mas lquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto puede ser comprobado.

Catacora (2006) las cuentas y efectos por cobrar provenientes de las cuentas de bienes o servicios esta formado por aquellas cuyo origen son las ventas a crdito de bienes o servicios  Gitman (2006) expresa que: las polticas de crdito de una empresa establecen lineamientos para determinar si se otorga un crdito a un cliente y por cuanto se le debe conceder.

Brito J. (2007) Las cuentas por cobrar: Son derechos legtimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibir a cambio efectivo o cualquier clase de bienes o servicios.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

GERENTE GENERAL

JEFE DE VENTAS

JEFE DE ADMINISTRACION

JEFE DE TALLER

JEFE DE CONTABILIDAD

ASISTENTE DE ADMINISTRACION

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO
TIPO DE INVESTIGACION PROCEDIMIENTO E INSTRUMENTOS VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DE LOS INSTRUMENTOS ANLISIS DE LOS DATOS

POBLACIN
Poblacin
Gerente General Jefe de ventas Jefe de Administracin Jefe de Taller Jefe de contabilidad Asistente de administracin Asist. de Contabilidad Total

MUESTRA
Muestra
Jefe de ventas Jefe de contabilidad Asist. de administracin Asist. de contabilidad Total

Cantidad
01 01 01 01 01 01 01 07

Cantidad
01 01 01 01 04

CAPITULO IV

SISTEMA ACTUAL De acuerdo a los datos obtenidos mediante el instrumento de recoleccin de datos, en este Captulo se describirn los diversos objetivos planteados para proponer un sistema de control interno que le permita a la empresa Auto Servicios Panto, C.A; optimizar la gestin de crdito y cobranzas.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO ACTUAL DE COBRANZAS

EMPRESA: Auto Servicios Panto PROCESO ACTUAL DE COBRANZAS ELABORADO POR: Rodrguez y Vivas 2008
VENDEDOR VENTAS ADMINISTRACION

Factura

Gestiona el cobro

Gestiona El cobro

NO

Cliente cancela factura

Efectivo Cheque

SI Efectivo
Efectivo Cheque

3 Cheque 2 Planilla de Deposito Entrega Factura Original BANCO

CLIENTE

Planilla de Deposito

DEL BANCO

DG

MCXC

MB

LEYENDA DG= Diario General MCXC= Mayor Cuentas por cobrar MN= Mayor Banco

La empresa utiliza un sistema automatizado para la realizacin y registro de sus operaciones?

alternativa Si No Total frecuencia 0 4 4 porcentaje 0 100 100

Grafico 1:
Uso de sistema automatizado 0% Si No

100%

Uso de sistema automatizado El 100% de los encuestados respondieron que el sistema utilizado por la empresa para el registro de sus operaciones no es automatizado, ya que las operaciones son realizadas en forma manual. Este sistema no permite registrar las transacciones oportunamente y tener informacin actualizada, o que afecta la veracidad de la misma.

El personal encargado de realizar la venta es el mismo que gestiona la cobranza?

Alternativa Si No Total

frecuencia 4 0 4

porcentaje 100 0 100

Grafico 2:
Segregacin de funciones de venta y cobranza

0% Si No 100%

Segregacin de funciones de venta y cobranza.De acuerdo a los datos obtenidos mediante el grafico el 100 por ciento de las personas encuestadas respondieron que la misma persona que realice la venta es la misma que gestiona la cobranza. De acuerdo a estas respuestas, se determina que no existe una adecuada segregacin de funciones.

Se exige el cumplimiento de los plazos de crdito?

Alternativa Si No Total

Frecuencia 0 4 4

Porcentaje 0 100 100

Cumplimiento de los Plazos de Crdito 0%

Grafico 3:
Cumplimiento de los plazos de crdito. El total de las personas encuestadas respondieron que no se exige el cumplimiento de los plazos de crditos. Esto genera que los clientes no tengan ningn tipo de presin para efectuar los pagos oportunamente, lo cual afecta el cobro oportuno de las facturas vencidas.

No Si

100%

Existe una segregacin en las funciones de los empleados en las actividades de aprobacin de crditos, facturacin, manejo de las cuentas por cobrar y registros contables?
Alternativa Si No Total Frecuencia 0 4 4 Porcentaje 0 100 100

Segregacin de funciones 0%

Grafico 4:
Segregacin de funciones. El 100 por ciento de las personas entrevistadas respondieron que no existe una adecuada segregacin de funciones en estas actividades, lo que demuestra la ausencia de control necesaria para minimizar los riesgos.

Si No

100%

Existen formularios para la solicitud de crditos?

Alternativa Si No Total Frecuencia 0 4 4 Porcentaje 0 100 100

Grafico 5:
Uso de Formulario para la solicitud de crdito

0% Si No 100%

Uso de Formulario para la solicitud de crdito. El 100 por ciento de los entrevistados respondi que no existen en la empresa formularios para realizar la solicitud de los crditos, ya que los mismos se realizan verbalmente, lo que demuestra una debilidad en el proceso de otorgamiento de crditos ya que no existe un documento que soporte la soporte la solicitud de crdito realizada por el cliente.

Los Formularios que utiliza la empresa para respaldar sus operaciones estn debidamente prenumerados?
Alternativa Si No Total Frecuencia 4 0 4 Porcentaje 100 0 100

Formulario Debidamente Prenumerados

Grafico 6
Formulario Debidamente Prenumerados. En relacin a esta interrogante el total de las personas entrevistadas respondieron que si se encuentra debidamente prenumeradas las facturas y dems formularios. Esto permite tener un control adecuado de las operaciones que se realicen.

0%

Si No

100%

Se han otorgado descuentos por pronto pago a clientes que no han cancelado sus facturas en el lapso estipulados?
Alternativa Si No Total Frecuencia 4 0 4 Porcentaje 100 0 100

Grafico 7:
Tabla 14 Concesion Inadecuada de Descuentos por Pronto pago

0%

Si No

100%

Concesin Inadecuada de Descuentos por Pronto Pago De acuerdo a esta pregunta, el 100 por ciento de los encuestados respondieron que si se ha otorgado descuentos por pronto pago a clientes que no han cumplido con el tiempo establecido para otorgarles el descuento. Esto demuestra que los descuentos por pronto pago no estn siendo adecuadamente concedidos y que por lo tanto no se cumple con el objetivo de agilizar las cobranzas de las facturas antes de la fecha de vencimiento, lo que constituye una deficiencia del proceso.

Existe un manual de polticas, normas y procedimiento para la concesin de los crditos y el proceso de cobranza?
Alternativa Si No Total Frecuencia 0 4 4 Porcentaje 0 100 100

Grafico 8:
Tabla 15 Manual de Normas y Procedimientos

0%

Si No

100%

Manual de Normas y Procedimientos Como se puede apreciar en el grafico, el 100 por ciento de los encuestados respondieron que no existe ningn tipo de manuales de polticas, Normas y Procedimientos que guen la concesin de los crditos y las cobranzas. Esto indica que no hay paso especfico a seguir, lo que trae como consecuencia un desconocimiento de las funciones relacionadas con el otorgamiento de los crditos y realizacin de las cobranzas

Se concilian mensualmente las cuentas por cobrar con la cuenta control mayor general?
Alternativa Si No Total Frecuencia 4 0 4 Porcentaje 100 0 100

Grafico 9:
Tabla 17 Conciliacion de las cuentas por cobrar

0%

Si No

100%

Concialicin de las cuentas por cobrar La totalidad de las personas respondieron que se realiza una conciliacin de las cuentas por cobrar con la cuenta del mayor general mensualmente. Esto indica que la empresa efecta una conciliacin que le permite comparar y verificar el monto de las cuentas por cobrar con el mayor general

Se realiza anlisis de antigedad de saldos de cuentas por cobrar a clientes?

Alternativa Si No Total Frecuencia 1 3 4 Porcentaje 25 75 100

Grafico 10:
Tabla 18 Analisis de Antigedad de Saldos

25%

Si No

75%

Anlisis de antigedad de saldos Como se puede apreciar en el grafico el 75 por ciento de los encuestados afirmaron que no se efecta anlisis de antigedad de saldos de las cuentas por cobrar a clientes, lo que evita que se tenga conocimiento sobre las cuentas que estn vencidas para poder realizar las gestiones de cobranza necesarias.

Una vez aplicado el cuestionario de control interno se pudo determinar cuales son las debilidades y fortalezas que presenta el proceso de crdito y cobranza de la empresa Auto Servicios Panto, C.A
DEBILIDADES 1. No se realiza Provisin de cuentas incobrables, que cargue en cada periodo las prdidas por cuentas incobrables. 2. No se cuenta con un manual donde se establezca polticas y procedimientos para la concesin de los crditos y realizacin de las cobranzas. 3. El crdito no se otorga en funcin de la capacidad de pago del cliente. 4. No se realiza un adecuado estudio a los clientes para la concesin de los crditos. FORTALEZAS 1. Se realizan conciliaciones de las cuentas por cobrar con la cuenta de control del mayor. 2. La empresa cuenta con un Representante Legal que se encargue de gestionar las cuentas por cobrar morosas. La empresa incentiva a los clientes en el pago de sus deudas a travs de un descuento por pronto pago. Completa personal. disponibilidad del

3.

4.

CAPITULO V LA PROPUESTA  PRESENTACION DE LA PROPUESTA  OBJETIVO DE LA PROPUESTA  JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA  FUNDAMENTACION DE LA PROPUESTA

OTORGAMIENTOS DE CREDITO
POLITICAS

COBRANZAS

ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
PROCEDIMIENTOS

VENTAS ADMINISTRACION GERENCIA GENERAL ALMACEN Y DESPACHO

CONTROL INTERNO

Para optimizar el Proceso de Crdito y Cobranza de la empresa Auto Servicios Panto C.A se debe tomar una serie de controles internos que minimizaran los riesgos de las operaciones dentro del ciclo, los cuales son representando en los siguientes cuadros:

Controles Internos Claves 1. Existencia de una solicitud de crdito

Riesgo de no Aplicarse los Controles 1. No se conoce el nmero de solicitante.

2. Existencia de polticas y procedimientos adecuados. 3. Resguardo de la documentacin que soporta las cuentas por cobrar y su respectivo archivo de acuerdo a orden numrico correlativo.

2. Se realicen las operaciones sin tener lineamiento de las actividades. 3. Extravo de las facturas o cualquier otro documento que las transacciones contables.

4. Establecer una adecuada delimitacin de responsabilidad a cada uno de los involucrados en las funciones de venta y cobro.

4. Desconocimiento de las funciones que le corresponden a los involucrados en dichos procesos, ocasionara deficiencias e irregularidades en los mismos.

EMPRESA: Auto Servicios Panto C.A. PROCESO PROPUESTO DE COBRANZAS ELABORADO POR: Rodrguez y Vivas 2008

FORMULARIO PROPUESTO DE RELACION DE COBROS

FECHA __/__/__

RELACION DE COBRANZA
RECIBO DE COBRO FACTURA CLIENTE MONTO DCTO. INTERESES DEPOSITO N CHEQUE N BANCO

FECHA

Observaciones__________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ Elaborado por_____________________________ Recibido por____________________________

FORMULARIO PROPUESTO RECIBO DE COBRO

FECHA __/__/__

Hemos recibido de: ______________________________________________________________________________________________________________ La cantidad de : _______________________________________________________________ Bs.F _____________________________ Efectivo ( ) Cheque ( ) N de cheque _________________________________Banco:_____________________________________ Factura N _________________________________ Descuento ____________________________________ Intereses Moratorios _______________________________________________ Vendedor _________________________________________________ Zona ________________________________________________

____________________ FIRMA

FORMATO PROPUESTO ORDEN DE VENTA

N XXXX

ORDEN DE VENTA _____________________________________________________________________ _________________________________________________FECHA, __----__/___/____ CLIENTE____________________________________________________________ PEDIDO POR: ______________________ DIRECCION_____________________

COD.

CANTIDAD

DESCRIPCION

COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

TOTAL____________ OBSERVACIONES______________________________________________________ ________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________ AUTORIZADO POR

FORMULARIO PROPUESTO DE SOLICITUD DE CREDITO

FECHA __/__/__

CLIENTE CIUDAD: RIF CLIENTE NUEVO SI ( ) NO( ) ESTADO NIT.

DIRECCION TELEFONO FAX

N DE REGISTRO MERCANTIL ANTIGEDAD DE LA EMPRESA

REFERENCIAS COMERCIALES

1)NOMBRE O RAZON SOCIAL:

DIRECCION:

TELEFONO

AOS

1)NOMBRE O RAZON SOCIAL:

DIRECCION:

TELEFONO

AOS

1)NOMBRE O RAZON SOCIAL:

DIRECCION: REFERENCIAS BANCARIAS 1)REFERENCIAS BANCARIAS

TELEFONO

AOS

AOS AOS AOS

RECHAZADO ( )

1)REFERENCIAS BANCARIAS

1)REFERENCIAS BANCARIAS

APROBADO ( )

OBSERVACIONES:________________________________________________ ___________________ __________________ FIRMA DEL CLIENTE AUTORIZADO POR Nota: Debe consignar para el estudio del crdito los documentos exigidos como soporte

FORMULARIO PROPUESTO NOTA DESPACHO DE MERCANCIA

NIT. RIF. NOTA DE DESPACHO DE MERCANCIA FECHA__/__/__ CLIENTE PEDIDO POR COD. ORDEN DE VENTA N: CANTIDAD DESCRIPCION COSTO UNITARIO COSTO TOTAL

TOTAL__________ OBSERVACIONES______________________________________________ _______________________________________________________________ __________________ AUTORIZADO POR

FORMULARIO PROPUESTO DE NOTA DE PEDIDO

NIT. RIF.
FECHA__/__/__ CLIENTE: TELEFONO: CONDICIONES DE PAGO: COD. CANTIDAD DIRECCION: NOMBRE DEL VENDEDOR:

DESCRIPCION

PRECIO UNITARIO

TOTAL

SUB TOTAL IVA TOTAL

OBSERVACIONES_______________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ________________ FIRMA Y SELLO NOTA: Sujeto a cambio de precio _______________ VENDEDOR