Comunicacin efectiva en la organizacin

Germn Ernesto Nieto C.

Director de Comunicaciones Universidad Icesi

Qu es comunicacin? Qu es una organizacin? Cmo hago comunicacin efectiva?

Agenda
Primero organizacin Segundo comunicacin Tercero qu hacer para lograr una comunicacin efectiva?

  

Usted y las organizaciones

Piense en algunas de las organizaciones de las que usted es parte
Familia, profesor, estudiante, jefe, votante de elecciones, paciente, miembro de CLADEA, miembro de un equipo, hincha


El tamao, la estructura, la complejidad, los propsitos y la longevidad son variables: representan elementos dinmicos de la sociedad.

Las organizaciones
Las organizaciones existen porque uniendo recursos los individuos pueden lograr ms que si lo hicieran solos. Dos personas deben:  coordinar sus esfuerzos  una no puede ver a la otra trabajar se logra el objetivo.

pues no

Las organizaciones


Existen en virtud de ciertos objetivos que slo se alcanzan con:  1. Esfuerzos comunes: Personas que van ms all de sus limitaciones individuales  2. Acciones conjuntas: Se involucran en acciones concertadas y coordinadas con otros

EL primer paso de Neil Armstrong en la luna fue un testimonio del poder de la organizacin humana y tcnica en su mxima expresin.

Interdependencia...


Las personas se influyen mutua y recprocamente. El comportamiento de una persona afecta el comportamiento de otra. Cuando los individuos desarrollan finalidades comunes, actan de manera cooperativa y unen sus esfuerzos y recursos: all se genera interdependencia y la organizacin tiene lugar.

Entender el concepto es crucial para entender la dinmica organizacional

Ubicacin en el espacio y el tiempo

 

 

Las organizaciones no existen en el vaco. Existen en un contexto y en un ambiente al que deben responder. Interactan en forma continua. Entran en relacin con otros individuos y organizaciones del medio ambiente global:
Los clientes, los proveedores, el gobierno hacen demandas a la organizacin. todos

Organizaciones Vs. Organizar



Un sentido esttico para describir los patrones estables de coordinacin.

Proceso continuo mediante el cual se efectan las actividades y las acciones coordinadas.

La organizacin es el resultado de organizar en cualquier momento determinado

Qu permite que las personas se organicen?



La Comunicacin es lo que permite que las personas se organicen. Hace posible que las personas coordinen sus actividades para lograr actividades comunes.

Ahora respondamos a la pregunta: Qu es comunicacin?

Qu es entonces la comunicacin?


Proceso en el que las personas construyen significados y desarrollan expectativas sobre lo que sucede a su alrededor y entre s mediante el intercambio de smbolos
Construir significados Desarrollar expectativas

Intercambiar smbolos

Qu dicen los autores?

La comunicacin intercambio de informacin y transmisin de significado - es la esencia misma de un sistema social o de una organizacin . Katz y Kahn. 1978 Proceso de transferencia de informacin y entendimiento de una persona a otra y aade es la nica manera de lograr la administracin dentro de una organizacin . Keith Davis. 1972.


Al igual que todos los sistemas vivientes, las organizaciones se establecen y mantienen mediante la comunicacin con sus ambientes y entre sus partes Lee Thayer

Todos coinciden...


La comunicacin es una fuerza dominante en la vida organizacional. La comunicacin es la esencia de la organizacin. La comunicacin es el enlace que mantiene juntas a las diversas partes interdependientes del sistema organizacional. Sin comunicacin no existe la actividad organizada.

Construccin de significados Si yo construyo mi propio significado y usted construye el suyo, cmo es posible que nos entendamos y coordinemos nuestras actividades?


Los significados no se desarrollan en el vaco social. La comunicacin es transaccional, pues usted aprende con otros a usar smbolos y a construir significados.

Mientras ms frecuente y regularmente se comunica con otra persona, ms logra usted compartir significados con ella.

Construccin de significados

Mensaje

Significados Emisor Receptor

Referente

Desarrollo de expectativas
El aprendizaje de los smbolos y de su asociacin con experiencias se lleva a cabo prestando atencin a las personas y observando que hacen cuando emplean los smbolos. Usted puede construir significados aproximadamente similares a los de las personas que se encuentran a su alrededor. Usted desarrolla expectativas o hace predicciones sobre lo que la gente realizar.

Slo cuando las expectativas se comparten, es posible la coordinacin y tiene lugar la organizacin
Haga 10 copias de este informe y distribuyalos entre los miembros del departamento
La Jefe espera que: 1.comprenda las instrucciones 2. Est dispuesta a cumplirlas 3. Efecte la tarea con velocidad y precisin razonables.

Jefe

Secretaria

En la reunin con el Departamento la Jefe espera que:

1. Espera que todos estn familiarizados con el informe. 2. Supone que ya ha sido distribuido y ledo. Slo cuando las expectativas se comparten es posible la coordinacin y tiene lugar la organizacin. Cuando no se comparten los significados y las expectativas se limitan a funcionar en mundos privados.

Intercambio de Smbolos

El intercambio de smbolos con los dems permite crear significados y compartir expectativas. Los smbolos pueden ser:  1. Verbales  2. No Verbales


Smbolos Verbales
Cuando se utilizan palabras para hablar o escribir a otros:


Verbal-oral: dar instrucciones, entrevistar, dar o recibir informacin.etc. Verbal-escrito: cartas, informes, boletines, etc.

Smbolos No Verbales
     

Los gestos, expresiones faciales El mobiliario o equipo de oficina La ropa y las joyas Entonacin Modulacin Intensidad de voz

En el contexto de una organizacin

Un ejemplo...
Te vi entrar a la oficina de la Sra. Sara. tuviste la oportunidad de contarle nuestra idea sobre la reunin de consultas en lnea? Pues no. Pareca cortante y tuve la impresin de que no quera que le quitara mucho tiempo.

Retomemos


La comunicacin es la base de los procesos de organizar que tienen lugar en las organizaciones. Pero es diferente a informacin. Qu es la informacin? Reconoce patrones y determina el grado de prediccin de su ocurrencia. La funcin de la informacin es reducir la incertidumbre.

Qu es la Comunicacin? Se refiere a un tipo especial de reconocimiento de patrones: el que se expresa en forma simblica.  Las personas deben compartir un sistema simblico.  Las palabras o smbolos deben significar lo mismo para ambos.

Qu es la Comunicacin?
1. La comunicacin es susceptible de ser estudiada, pero necesitamos varios enfoques disciplinarios. 2. Toda comunicacin involucra signos y cdigos. Los signos son actos o artefactos que se refieren a algo diferente de ellos mismos, es decir, son conceptos significativos. Los cdigos son sistemas de organizacin de los signos que determinan como stos pueden estar inter-relacionados. 3. Estos signos o cdigos son transmitidos, o puestos a disposicin de otros; y transmitir o recibir signos, cdigos o comunicacin, es la prctica de las relaciones sociales. 4. La comunicacin es central a la vida de nuestra cultura: sin ella, la cultura muere. En consecuencia, el estudio de la comunicacin implica el estudio de la cultura a la cual est integrada.

Elementos del proceso de Comunicacin

Contexto Referente

Mensaje Emisor
Productor Originario de la Comunicacin

Cdigo Medio o Canal Retroalimentacin

Destinatario final de la Comunicacin

Receptor

Y Cmo hacemos para que la comunicacin sea efectiva?

Primero: preprese
   

Es necesario entrenarse. No lo haga espontneamente. Busque asesora y haga pruebas. Redescubra el proceso.

Despus: hgase preguntas Piense en el receptor y hgase muchas preguntas: Quin es? Cmo es? Cules son sus costumbres? Qu lee? Por qu? En dnde?

1. 2. 3. 4. 5. 6.

El receptor
  

 

Es posible que sean varios: clasifquelos. Hgase las mismas preguntas para todos. Determine sus necesidades exactas de comunicacin o de transmisin de informacin. Haga un plan detallado con cada uno. Evale la efectividad.

Tenga en cuenta
  

   

Evitar ruidos en el proceso Siempre estar en contexto No hable en clave o con trminos desconocidos Escoja muy bien los medios o canales Elabore muy bien el contenido (7%) Interacte siempre pensando en el otro Desde los zapatos del otro

La comunicacin es: Intercultural. Tolerante. Incluyente. Clara y precisa. Escuchar antes de hablar. Un ejercicio planeado. Es transversal a todo lo que hacemos.

      

Muchas gracias
E-mail: gnieto@icesi.edu.co Telfono: 555 2334 ext.324 Cali Colombia