Evaluación de las condiciones iniciales

Evaluación
dePreliminar
un proyecto
 Definición del alcance del proyecto
 Evaluación Preliminar
 Estructura de la descomposición del trabajo (WBS)
 Ruta crítica
 Flujo de efectivo y Razones Financieras
 Análisis de Riesgo
 Modelo de contribución
Evaluación de las condiciones iniciales
 Salir

del proyecto
Evaluación Preliminar de un
Proyecto
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Definición del Alcance del Proyecto

 Proceso requerido para asegurar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido,
y sólo el trabajo requerido para realizar el
proyecto con éxito.
 Alcance
 Producto: Características y funciones del
producto o servicio
 Proyecto: El trabajo que debe ser hecho para
entregar el producto con las características y
funciones definidas
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Etapas (PmBok)
Iniciación

Planeación del
Alcance
Definición del
Alcance
Verificación del
Alcance
Control de cambios
del Alcance
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Cliente
Iniciación
 Compromiso de la organización para iniciar la siguiente fase del
proyecto

Inputs Herramientas Outputs

• Descripción del • Métodos de • Descripción
producto selección de “Charter” del
proyectos proyecto
• Plan estratégico
• Juicios de • Identificación /
• Criterio de asignación del
expertos
selección de administrador del
proyectos proyecto
• Información Gerencia • Restricciones
histórica del cliente • Supuestos
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Planeación del Alcance

 Desarrollo de un escrito como base para
decisiones futuras
Inputs Herramientas Outputs
• Descripción del • Análisis del • Escrito sobre la
producto producto descripción del
alcance
• Descripción del • Análisis
• Detalles de
proyecto costo/beneficio
soporte
“Charter”
• Identificación de • Plan de
• Restricciones alternativas administración
• Supuestos • Juicio de del alcance
expertos
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Definición del Alcance

 Subdivisión de los productos del proyecto en
componentes pequeños
Inputs Herramientas Outputs
• Escrito sobre la • Modelos para • Estructura de
descripción del estructura de descomposición
alcance descomposición del trabajo
• Restricciones del trabajo
• Supuestos (WBS)
• Otros documentos • Descomposición
de la planeación Evaluación
• Información
histórica Preliminar
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Verificación del Alcance

 Formalización de la aceptación del alcance
del proyecto
Inputs Herramientas Outputs
• Resultados del • Inspección • Aceptación
trabajo formal
• Documentación
del producto

Durante el
desarrollo
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Control de Cambios del Alcance

 Controlar los cambios que afectan
desempeño, tiempo y costo
Inputs Herramientas Outputs
• Estructura de • Sistema de • Cambios al
descomposición control de alcance
del trabajo cambios • Acción correctiva
• Reportes de
• Medición del • Lecciones
desempeño
• Requisiciones de desempeño aprendidas
cambios
• Planeación
• Plan de
adicional
administración del
alcance
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Evaluación Preliminar RFP

Cliente
Conoce sus requerimientos Proyecto
¿Tiempo?
 Inicio del proyecto:
Precio???
 Plan estratégico o del negocio
 Identificación/Selección ¿Factibilidad?
 del proyecto
 Identificación de responsables
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Evaluación Preliminar
 ¿Será un proyecto exitoso?
 ¿Puede realizarse con las expectativas
definidas?
 ¿Conviene realizarlo?
 ¿Qué ajustes deben realizarse en su
definición?

K
E
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Evaluación Preliminar
 Objetivo
 Es la primera impresión que realiza el
equipo del proyecto de las condiciones en las
que inicia el proyecto
 La realiza el Administrador del proyecto con
expertos en diferentes áreas:
 Técnica
 Administración Experiencia
 Desarrollo previa
K  Estimaciones
E
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Evaluación Preliminar
 Se realiza en un tiempo mínimo dependiendo
del tamaño del proyecto
 Se utilizan instrumentos que van de una
simple fórmula a sistemas computacionales
sofisticados
 Produce recomendaciones o cambios a las
especificaciones de inicio del proyecto
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Evaluación Preliminar
 Producto final

 Entendimiento de las condiciones de éxito a nivel

concepto

 Información para demostrar al cliente los

problemas para el éxito del proyecto desde su
primera apreciación
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Análisis a Nivel Concepto

1. Objetivos del proyecto

2. Componentes del producto y componentes de
desarrollo
3. Análisis de flujo de efectivo y razones financieras
4. Análisis de riesgo
5. Análisis de factores estratégicos y modelo de
contribución
•Aceptación
•Rechazo
•Modificaciones
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Caso Ejemplo
 Para el tema, se utilizará un caso que
considera fórmulas e instrumentos sencillos
con el fin de ilustrar el proceso

 Cada empresa establece sus propios

métodos de evaluación que pueden ser
aplicaciones comerciales sofisticadas
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

1. Objetivos del Proyecto

 Describir claramente los objetivos del

proyecto enfatizando lo que se entregará
como resultado final
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto
Componentes del producto y componentes de
desarrollo (mano de obra)
 Todos los proyectos se inician con valores
sobre el tiempo, costo y desempeño
esperado por el cliente
 Se asume que para llevarlo a cabo la
organización tiene conocimiento sobre su
negocio
E en aspectos como:
 Gastos de operación
 Facilidades de los proveedores K
 Razones de desempeño
 Márgenes de utilidad aceptados
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto
Componentes del producto y componentes de
desarrollo (mano de obra)
 Componentes de producto
 Elementos del proyecto que son comprados o
subcontratado a terceros
 El riesgo corresponde a quién lo hace
 Componentes de desarrollo (mano de obra)
 Las actividades que deben desarrollarse para
obtener el producto final
 Se estiman en función del tiempo y de la razón de
costo derivada de su especialidad E
K
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Caso Ejemplo
 Componentes de producto
 5 computadoras $10,500 cada
una
 Servidor $20,000
 Software de Red/Licencias $7,500
 Gastos de oficina $800 por mes
K
Calcule el precio tentativo , suponiendo que el Administrador del proyecto se
calcula con una razón del 20% del costo de desarrollo (antes de la utilidad) y
que el margen de utilidad es del 25% para componentes de desarrollo.
E
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Caso Ejemplo
 Componentes de Mano de obra
 Equipo de trabajo
(5 meses de tres personas cuya razón es de $8,000
mensuales c/u)
 Administración del proyecto

K Estructura de descomposición del trabajo

Calcule el precio tentativo , suponiendo que el Administrador del proyecto se
calcula con una razón del 20% del costo de desarrollo (antes de la utilidad) y
que el margen de utilidad es del 25% para componentes de desarrollo.
E
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Estructura de la descomposición del

trabajo
 WBS (Workbreakdown Structure):
 Descomposición del proyecto en pequeños
elementos de trabajo.
 Es el mapa del proyecto.
 Estructura diferentes niveles de detalle.
 Puede realizarse en dos formas: Top down o
bottom up.
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Estructura de la descomposición del

trabajo
 Asegura:
 La identificación de todos los elementos del trabajo.
 La integración del proyecto a la organización actual.
 El establecimiento de las bases de control.
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Entregable final
descomposición

Entregables principales
Niveles de

Entregables de soporte para

lograr el entregable

Entregable de nivel más bajo

Paquetes de Trabajo
(Agrupación por tipo)
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Estructura de la descomposición del

trabajo
 Descomposición en paquetes de
trabajo:
 En cada paquete se define el trabajo QUÉ
 Identifica el tiempo para terminar el trabajo
CUÁNTO TIEMPO
 Identifica el presupuesto para completar el trabajo
COSTO
 Asigna responsable QUIÉN
 Establece los recursos necesarios CUÁNTOS
 Asigna puntos de control para medir el avance
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Caso Ejemplo
Inventarios
en Red

1.0 2.0 3.0 4.0 5.0

Licencias y Instalación Sistema de Pruebas e
Equipo Capacitación
de la red Inventarios Integración
José Luis José Laura
Laura

1.1 1.2 1.3

Captura Movimientos Consultas Reportes
Sistemas de
Búsqueda Selección Compra Red
Inventarios
Laura José Luis Laura
José José José José Luis
3.1 3.2 3.3 3.4
4.1 4.2
Instalación Instalación Integración
Servidor Software De la red
Luis José Luis
2.1 2.2 2.3
Entradas a Actualiza.
Devoluciones
Almacenes Facturación
José Luis Laura
3.2.1 3.2.2 3.2.3
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Estimación del tiempo y duración del

proyecto
Determinación del número de períodos de trabajo
que se requieren para completar cada actividad

Inputs Herramientas Outputs

• Lista de • Juicio • Estimados de
actividades experto la duración
• Restricciones de las
• Estimación
actividades
• Supuestos Análoga
• Bases de la
• Requerimientos • Simulación estimación
de recursos
• Actualización
• Capacidades de la lista de
• Información actividades
Histórica
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Técnicas de estimación
 Top Down Bottom up

 Macroestimado en la etapa
conceptual del proyecto.
 Útil en el desarrollo inicial
del plan.
 No identifica elementos
individuales de trabajo.
 Ofrece una visión general
del proyecto.
 Establece parámetros
generales del proyecto.
 Se desarrolla cuando se
ha definido un nivel de
detalle del proyecto.
 Coloca los costos en
los paquetes de trabajo
de la WBS.
 Calcula el costo total en
función de un proceso
de “roll-up”.
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Dependencias de tareas
 Permiten construir un diagrama gráfico del
flujo de trabajo del proyecto.
 Unen las actividades o los paquetes de
trabajo en una red de actividades.
 La red de actividades muestra:
 Las actividades del proyecto.
 La secuencia lógica de las actividades.
 Las interdependencias entre actividades.
 El camino o ruta crítica.
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Construcción de la red de actividades

 Utiliza nodos y flechas
 La actividad representa una o más tareas que requieren tiempo.
 Terminología
 Actividad
 Actividad fusionadora (Merge)
 Actividad paralela (Parallel)
 Camino (Path)
 Camino crítico (Critical path)
 Evento
 Actividad de ruptura (Burst)

Enfoques
 AON

 AOA
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Ruta crítica
Serie de actividades dependientes que
representan la mayor duración del
proyecto

• El conocerla
permite:
• Administrar el
calendario.
• Asignación de
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Para cada actividad se calcula:

Tiempo Último de Inicio
Tiempo Último de Terminación
(Latest Start) (Latest Finish)

17 23 23 23

E,6 Fin,0

0 23 23
Tiempo último de 17 23
terminación menos
la duración Se iguala a la fecha
optimista
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Ruta crítica
Tiempo último de Inicio/Tiempo último de
Terminación
0 5 5 9 17 23
A,5 C,4
E,6
0 5 5 9 17 23
0 0 9 17 23 23
Inicio,0 D,8 Fin,0

0 0 0 3 9 17 23 23
B,3 17 20
F,3
6 9
20 23
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Componentes de mano de obra

No. Descripción
1.0 Licencias y equipo
1.1 Búsqueda
1.2 Selección
1.3 Compra
2.0 Instalación de la Red
2.1 Instalación del servidor
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

3. Análisis de Flujo de
efectivo y Razones
Financieras
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Caso ejemplo: Flujo de efectivo

 Consiste en el desglose de los ingresos y gastos
que se tendrán durante el ciclo de vida del proyecto
 En el cálculo se utiliza el precio del proyecto que
representa los ingresos, dividido en los pagos
acordados con el cliente y distribuido en las fechas
indicadas
 Los gastos se colocan en los meses
correspondientes y representan los pagos que
deben hacerse de acuerdo a las necesidades
E
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Caso ejemplo: Flujo de efectivo

 Finalmente, se obtiene un total por mes que
puede ser:
 Un remanente que se agrega a los ingresos del
siguiente mes
 Una inversión que corresponde a lo que se tiene
que aportar en dicho mes para cubrir los gastos.
Este remanente negativo no se acumula a través
de los meses, se calcula independientemente
 La utilidad restante en el último mes es
llamada utilidad bruta y al restársele la
inversión total (De todos los meses) se
obtiene la utilidad neta
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Caso ejemplo: Flujo de efectivo

Administración de Proyectos de Informática

Matrículas

Concepto Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5

Saldo anterior Se colocan los pagos del cliente en los meses correspondientes
Remanente del mes anterior Saldo positivo del mes anterior
Saldo del mes Saldo total (Anterior mas remanente)

Componentes de Producto
2 Computadoras
Componente 2 Se coloca el pago al proveedor en el mes correspondiente
Componente 3
Componente x Se colocan los gastos fijos de cada mes

Componentes de mano de obra

Administración del proyecto
Desarrollo del sistema En cada mes se coloca el pago a los desarrolladores
Total Total del mes, se restan los egresos del saldo para cada mes

Utilidad Bruta

Si el saldo es negativo, se deja como saldo del mes,

si es positivo, se coloca como remanente del siguiente

ROI= Utilidad Bruta - Inversión

Inversión La inversión la constituye la suma de las inversiones (Cantidades negativas) de cada mes

ROI =
 Remanente del mes anterior Saldo positivo del mes anterior
Saldo del mes Saldo total (Anterior mas remanente)

Evaluación Preliminar de un
Componentes de Producto
2 Computadoras
Componente 2 Se coloca el pago al proveedor en el mes correspondiente
Componente 3

Proyecto
Componente x

Componentes de mano de obra

Se colocan los gastos fijos de cada mes

Administración del proyecto

Desarrollo del sistema En cada mes se coloca el pago a los desarrolladores
Total Total del mes, se restan los egresos del saldo para cada mes

Caso Ejemplo: Retorno sobre la

Utilidad Bruta

Si el saldo es negativo, se deja como saldo del mes,

si es positivo, se coloca como remanente del siguiente

Inversión
ROI= Utilidad Bruta - Inversión
Inversión La inversión la constituye la suma de las inversiones (Cantidades negativas) de cada mes

ROI =

 Calcula cuánto recibirá el negocio por cada peso

que invierta
 Es un índice sencillo que no contempla el valor del
dinero a través del tiempo
 Existen indicadores sofisticados para la evaluación
financiera de la inversión
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

4. Análisis de Riesgo
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Riesgo del proyecto

 Al inicio del proyecto se puede estimar el
riesgo total del mismo, sin embargo, el 80%
del riesgo se ubica en el 20% de las tareas
por lo que posteriormente, cuando se hace la
descomposición de tareas se identificarán las
tareas riesgosas

 En el caso ejemplo se utilizará una fórmula

aritmética de acuerdo al análisis de Roetzheim
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Caso ejemplo: Estimación del riesgo

 Incluye tres pasos:
1. Estimar el factor de probabilidad de falla,
2. Estimar el factor de consecuencia de falla,
3. Combinar estos factores para determinar el
factor de riesgo del proyecto.

Falla: Término que significa que el proyecto no es

capaz de coincidir con sus metas técnicas, de costo
o de calendarización por un margen significante.
Roetzheim
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Probabilidad de falla
 Factor con un valor entre 1 y 10, que representa el estimado de qué
tan probable es la falla del proyecto donde 10 representa la más
alta probabilidad de falla
 Hay 5 causas potenciales de falla:
 La inmadurez de tecnología de hardware Mh

 La inmadurez de tecnología de software Ms

 La complejidad del hardware del sistema Ch

 La complejidad del software del sistema Cs

 La dependencia con factores externos De

Roetzheim
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Criterios
MH MS CH CS DE
Valor

1 Existente Existente Diseño Simple Diseño simple Independiente

2 Rediseño Rediseño menor Algo Complejo Algo Complejo Calendario

menor dependiente de
sistema existente

5 Factible a Factible a Complejidad Complejidad Desempeño

cambios cambios mayores moderada moderada dependiente de
mayores sistema existente

7 Diseño Software nuevo Complejidad Complejidad Calendario

complejo significativa significativa dependiente de
sistema nuevo

9 “state of art” “state of art” Extremada Extremada Desempeño

complejidad complejidad dependiente de
un sistema nuevo

El factor de falla se obtiene promediando los 5 factores anteriores Roetzheim

 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Consecuencia de la falla
 Factor con un valor entre 1 a 10 que representa el estimado de la
seriedad de la falla de un proyecto
 Se divide en tres factores:
 Consecuencia de falla técnica Ct

 Consecuencia de falla de costo Cc

 Consecuencia de falla de calendarización Cs

El factor de consecuencia se obtiene

promediando los 3 factores anteriores
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto
Criterios
Valor Técnica Costo Calendarización

1 Consecuencia mínima Dentro del presupuesto Retraso insignificante

3 Pequeña reducción de El costo se incrementa de 1 a Retraso menor

desempeño 10%

5 Reducción moderada en El costo se incrementa de 11 Retraso moderado

desempeño a 25%

7 Reducción significativa de El costo se incrementa de 11 Retraso significativo

desempeño a 25%

9 Las metas técnicas no se El costo se incrementa Retraso inaceptable, más

pueden lograr del 50%

Roetzheim
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Cálculo del riesgo RP

 Se combina el factor de probabilidad de falla
Lf y el factor de consecuencia de falla Cf :

Rp=Lf+Cf-0.1(Lf*Cf)
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

5. Análisis de factores
estratégicos y modelo de
contribución
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Modelo de contribución
 El modelo de contribución reúne todos los
factores que deben evaluarse para obtener
una calificación final del proyecto que
indica la conveniencia de realizarlo y los
factores que en su caso requieren un
cambio para hacer del proyecto un éxito

Roetzheim
Evaluación Preliminar de un
Proyecto

Ponderación de los factores

 Económicos 40
 Utilidad 50
 Índice económico 50
 Riesgo 35
 Factores estratégicos 25
 Aprendizaje
 Nuevos proyectos 10
 Experiencia 40
 Oportunidad
 Reuso del software
 Imagen 30
 Nuevas áreas de trabajo 20
Roetzheim
 Evaluación Preliminar de un
Proyecto
Evaluación de las condiciones

Evaluación
Criterios Preliminar
iniciales
de evaluación deInventarios
un proyecto
en Red
Definición del alcance del proyecto


 Evaluación Preliminar

 Estructura de la descomposición del trabajo (WBS)

 Ruta crítica
Factores
Económicos Riesgo
 Flujo de efectivo y Razones Financieras
Estratégicos
40 35
 Análisis de Riesgo
25
 Modelo de contribución

 Salir

Evaluación Nuevos
de las condiciones iniciales
Nuevas áreas
Utilidad ROI Experiencia Imagen
50 del
50 proyecto
proyectos
10
40 30
De trabajo
20
90 70 40 50 70 30
Fin de la presentación
Criterio de calificación:
Continúe
Estos factores en la siguiente
se califican actividad
de acuerdo a los criterios
Ut. 10%= 10 ROI .01= 10
importantes para el equipo del proyecto, por ejemplo:
Ut. 25%= 50 ROI .50= 50
Imagen… Externa=90 En desarrollo de un producto=50
Ut >50%= 90 ROI>1.0=90

Roetzheim