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Business Writing

Le tecniche di scrittura
efficace in ambito
aziendale
A le ssa n d ro Pie tro g ia co m i
Obiettivo del workshop
2

Che cosa rende efficace una


comunicazione?

Come deve essere organizzata una


buona comunicazione?
Come si scrive una comunicazione
corretta ?
Assioma: lavoriamo
comunicando
Ci sono tre buoni motivi per
scrivere in modo chiaro:
1 interagire in
modo più efficace 2 ridurre la
corrispondenza
3 Instaurare
clima
un

inutile costruttivo
La qualità del nostro lavoro si
riflette nella comunicazione
Valori e competenze Esempi
Rigore analitico, “basarsi su dati e fatti” Synthesized findings
Reliance on logic
Data charts as support

Obiettività, imparzialità Factual, unemotional tone


Even-handed comparison of alternative scenarios
Teamwork Single, uniform voice in group-written documents

“We” or no expressed agent more often than “I”

Firm-wide consistency in document appearance

Decision making (Take perspective, exercise obligation to Argumentative mode – taking a perspective and supporting it

dissent)
Pragmatismo, “andare al sodo” Conclusions first
Rigorous synthesis
Summaries and previews

Etica e responsabilità Tact and discretion in words and phrasing



Una formula semplice per una
comunicazione scritta efficace
Strategia
Definire la strategia
di comunicazione
Definire l’obiettivo

Analizzare i destinatari

Scegliere la forma più appropriata

Determinare il messaggio principale


Chiaritevi le idee prima di
cominciare a scrivereObiettivi del
Destinatari
documento

Punti essenziali del testo


Un discorso chiaro può nascere  Decidere qual è il messaggio
unicamente da un pensiero chiaro da trasmettere.
 Elaborare un elenco o uno
schema che riporti senza un
ordine particolare tutti i
punti salienti del documento.
 Sopprimere quanto è
irrilevante.
 Raggruppare per argomento i
punti restanti.
 Colmare eventuali lacune
prendendo nota dei dati da
controllare e/o degli esperti
da consultare
DEFINIRE L’OBIETTIVO DELLA
COMUNICAZIONE
9 Che finalità ha il documento? Chi
lo legge dovrà :
 Prendere una decisione?
 Far fronte ad una data situazione?
 Risolvere un problema particolare?
 Cambiare atteggiamento su qualcosa?

Qual è il nostro obiettivo


principale?
Raggiungere un accordo?
Spingere all’azione?
Neutralizzare una resistenza?
Assicurare la comprensione?
Scambiare punti di vista?
Ottenere informazioni?
OBIETTIVI CHIARI E MISURABILI
10

NN Sí

oo
•Il mio obiettivo è •Il mio obiettivo è
spiegare perché dobbiamo persuadere il Presidente
aumentare il budget di ad autorizzare un aumento
Ricerca e Sviluppo del 20 per cento sul
• budget di Ricerca e
•Il mio obiettivo è Sviluppo
descrivere le condizioni •
che hanno richiesto lo •Il mio obiettivo è
sviluppo del Prodotto X, spingere la forza di
i suoi tempi di vendita a promuovere il
produzione, le sue prodotto X
caratteristiche, il suo
11
Pensate a chi legge
SCEGLIERE LA FORMA

13
Maggiore Minore
interattivi interattività

Riunione Pacchetto Presenta - Presenta - Memo - Relazione


operativa di tavole zione con zione con randum
( con testo e diapositiv
scaletta o tavole e
senza )
Obiettivo Scambio di Confermare i Presentare un argomento Presentare Spiegare Assicurare
primario punti di dati ; in modo piuttosto in modo il punto la
vista , accordarsi direttivo ; convincere formale i di vista comprensione
coinvolgi - sull ’ interpret dell'opportunità delle risultati di su una
mento a - zione raccomandazioni un ’ analisi / data
progetto questione
Max 6 - Dai 15 - Qualsi Qualsi
Dimensioni 1 - 10 4 - 10 1 - 10 20 asi asi
dell'audien 7 in su
ce
DETERMINARE IL MESSAGGIO PRINCIPALE
14
Test dei 30 A quale domanda
secondi risponde questa Domanda
comunicazione?

Che cosa vogliamo che


i destinatari
sappiano , pensino o Risposta
facciano a seguito
della comunicazione
LA RISPOSTA È IL MESSAGGIO PRINCIPALE
15
Che cosa voglio che i
destinatari sappiano , Messaggio
pensino o facciano a principale
seguito della
comunicazione
•Risponde alla domanda
principale dei
destinatari

•È lo scopo della
comunicazione

•È un pensiero completo
QUAL È IL MESSAGGIO PRINCIPALE?
16

Domanda : cosa devo


fare degli impianti
produttivi industriali? ?
I risultati I prodotti Il mercato
economici indu - striali industriale
degli impianti possono essere offre
sono positivi venduti con opportunità
profitto interessanti

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


17 Gli impianti
produttivi
industriali non
devono essere
chiusi

I risultati I prodotti indu - Il mercato


economici striali possono industriale
degli impianti essere venduti offre
sono positivi con profitto opportunità
interessanti

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


Struttura
La struttura della
comunicazione
Organizzare i contenuti della
comunicazione in una scaletta
logica
Logica induttiva: raggruppamento
logico
Logica deduttiva: logica progressiva
La struttura della comunicazione
SVILUPPARE UNA COMUNICAZIONE SCRITTA EFFICACE
20

Prodotto
Strategia Struttura finito

 Organizzare i contenuti
della comunicazione in
una scaletta logica
- Logica induttiva:
raggruppamento logico
- Logica deduttiva:
logica progressiva

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COSA RENDE EFFICACE UNA COMUNICAZIONE?
21
Affinché il
destinatario Occorre

 Esporre per prima cosa


il messaggio principale
La capisca
La condivida
La trovi
utile

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


22

rl ey,
Shi s i amo
a che
Car p o
tem he…
c ese fa che
t o ,
t an m i
a n m
è d
a u e r ito tivo
f
rca ha ri di cat
c i
Ma, no mi lcosa , due a
u a lcu o qua P oi venut no
q t n
det di me on sei mplea orni

ha i su fa n di co ci gi
i m a n e f e s t a d i d i eo n i …
t
set a mia è piú telef
all fine, on mi
n n
… I che
ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
23

le y,
S hir
a
Car
dio
.
o go
ti s pie
ti
Ora ché:
per


ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


COSA RENDE EFFICACE UNA COMUNICAZIONE?
24
Affinché il
destinatario Occorre

 Esporre per prima cosa il


messaggio principale
La capisca
 Sostenere logicamente tale
La condivida messaggio : ogni idea è la
sintesi delle idee che la
La trovi sostengono
utile

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


IL PRINCIPIO DELLA PIRAMIDE
25
Cara Shirley…

Ti odio

Ragione # 1 Ragione # 2 Ragione # 3

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Memorandum
Paolo,
Riunione 14 febbraio 1999

la riunione diPaolo
A: domani dovrebbe servire a
Da:
prendere una decisione sul lancio del
prodotto
Roberto
X. Giovanni Rossi non si trova o
Data:vuol venire.
non 13 Non so comunque se
abbiamofebbraio
tutte le informazioni necessarie per
prendere
1999
una decisione. Neanche Alberto
Bianchi può venire, è fuori città come
Giovanni Rossi. Forse potremmo riunirci lo
stesso per fare un po’ di brainstorming sul
nuovo prodotto Y. Cosa ne dici?
D e d ica re la
riu n io n e d id o m a n i
27 a lb ra in sto rm in g
d e ln u o vo p ro d o tto

D o m a n in o n è E ra g ià in p ro g ra m m a
p o ssib ile d e cid e re u n a riu n io n e p e r
re la tiva m e n te a l d iscu te re d e ln u o vo
p ro d o tto X p ro d o tto

G . R o ssie A . B ia n ch i N o n a b b ia m o tu tte le
so n o fu o ricittà in fo rm a zio n i
n e ce ssa rie

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


Memorandum
Riunione 14 febbraio 1999
A:Paolo
Paolo,
Da:
Roberto
vorrei
Data: dedicare la13riunione di domani al
brainstorming del nuovo prodotto, invece che
febbraio
al lancio 1999
del prodotto X dal momento che:

¶Domani non saremmo in grado


di prendere una decisione
relativamente al prodotto X
perché:

•Giovanni Rossi e
Alberto Bianchi
sono fuori città.

•Non so comunque se
abbiamo tutte le
informazioni
necessarie.

¶Era già stata programmata una


riunione per discutere del
nuovo prodotto.
29

Sia i direttori Sia i direttori Piú


di divisione centrali del direzioni
sia i direttori personale sia i analizzano
di zona capi filiale le stesse
controllano le gestiscono le informazioni
attività assunzioni di costo
operative delle
filiali

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30
E ALLORA?

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


31

Molti compiti
risultano
duplicati

Sia i direttori di Sia i direttori centrali Più direzioni analizzano


divisione sia i del personale sia i capi le stesse informazioni
direttori di zona filiale gestiscono le di costo
controllano le attività assunzioni
operative delle filiali

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


DAL BASSO VERSO L ’ ALTO : SPINGE A TRARRE DELLE
CONCLUSIONI
32

?
Le vendite sono Il tasso di crescita
aumentate del 4% dal 1976 al 1979 è
all'anno dal 1970 al stato doppio
E allora? 1979 rispetto al 1970-76

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


DAL BASSO VERSO L ’ ALTO : SPINGE A TRARRE DELLE
CONCLUSIONI
33

Le vendite sono
fortemente aumentate
negli anni ’70,
soprattutto dopo il
1975

Le vendite sono Il tasso di crescita


aumentate del 4% dal 1976 al 1979 è
all’anno dal 1970 al stato doppio
E allora? 1979 rispetto al 1970-76

ML24 .1 /2 .15 .3 .3 - 270499 - 19620 /MG


DALL ’ ALTO VERSO IL BASSO : AIUTA A RIVELARE I PUNTI MANCANTI
34

La linea di
Conclusioni prodotti è
redditizia

Perché lo Gli utili I profitti per I profitti per


diciamo? complessivi sono ciascun prodotto sono ciascun mercato sono
eccellenti eccellenti eccellenti

In che In Come % Come % Come % Come % Come L/mq Come % Come


senso? termini delle dello della della della L/mq
assoluti vendite attivo contrib
contrib.. contrib
contrib.. contrib
contrib..

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


COSA RENDE EFFICACE UNA COMUNICAZIONE?
35
Affinché il
destinatario Occorre

 Esporre per prima cosa il


La capisca messaggio principale

La condivida  Sostenere logicamente tale


messaggio: ogni idea è la sintesi
La trovi delle idee che la sostengono
utile  Avere idee di uno stesso gruppo
che siano omogenee, esaustive e
non si sovrappongano

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LA COMUNICAZIONE DEVE ESSERE COMPLETA – EVITARE
SOVRAPPOSIZIONI
36

MECE

M utualmente E sclusive C omplessivamente E saustive

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È MECE?
37
Le barriere
all ’ entrata
sono basse

I costi di Non c ’ è alcuna L ’ esigenza di C ’ è disponibi -


start - up sono regolamenta - tecnologia è lità di
minimi zione limitata risorse
limitativa qualificate

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


È MECE?
Le barriere
38
all ’ entrata
sono basse

I costi di Non c ’ è alcuna L ’ esigenza di C ’ è disponibi -


start - up sono regolamenta - tecnologia è lità di
minimi zione limitata risorse
limitativa qualificate

 La 1ª e la 3ª idea si sovrappongono

 La comunicazione non è completa perché non


sono presi in considerazione altri elementi
(es. l’esistenza di monopolio, ecc.)
ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
ALCUNI ERRORI TIPICI

Le idee del primo


39 Disporre molte livello devono
idee al primo essere poche e di
livello grande impatto

Mettere nello
stesso gruppo idee È necessario
senza alcuna riorganizzare le
? associazione con idee
? l’idea dominante
È necessario
riorganizzare le
Costruire gruppi idee cercando di
“poveri” e gruppi collocare quelle
molto “ricchi” meno sviluppate a un
livello inferiore di
dettaglio
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Memorandum
A: Dott. Gugliotti
(Direttore Generale)
Da: Dott. Lellini
È importante decidere al più
(Direttore
presto come riutilizzare i locali che
Commerciale)
verranno liberati nel breve-medio
periodo, dopo la chiusura di alcuni
negozi.
Si tratta tuttavia di decidere
quali, nella nostra rete di negozi, sono
quelli che perdono di più individuando
il livello minimo di profitto per
mantenere un negozio aperto.
Non è pensabile infatti ridurre i
costi della rete senza chiudere i negozi
che hanno avuto i risultati peggiori.
Bisognerà anche trovare il
modo di riallocare il personale di
questi negozi.
È fondamentale, per i negozi
che verranno mantenuti in attività,
l'individuazione delle voci che
incidono maggiormente sulla struttura
dei costi.
Quali sono queste voci? Come
LA PIRAMIDE È UNA SCALETTA LOGICA
Ridurre i costi
della rete
richiede due
interventi
41 specifici
Quali?

Chiudere i Ridurre i costi


negozi che nella rete
perdono di più rimanente

Come?

Individuare il Decidere come Decidere come Individuare le Definire


livello minimo di riallocare il riutilizzare gli voci che progetti
profitto per personale dei spazi dei negozi incidono specifici di
mantenere un negozi da da chiudere maggiormente riduzione costi
negozio chiudere sui costi

Progetto Progetto Progetto


riduzione sconto sugli miglioramento
personale acquisti circolante

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


Memorandum
A: Dott. Gugliotti
(Direttore Generale)
Da: Dott. Lellini
(Direttore
Commerciale)
Nel breve/medio periodo si dovrà procedere a
una riduzione dei costi della rete attraverso due
interventi specifici:
¶ Chiusura dei negozi che perdono di piú
• Individuare quali sono, identificando il
livello minimo di profitto per
mantenere aperto un negozio.
• Decidere come riallocare il personale.
• Decidere come riutilizzare gli spazi.
¶ Riduzione dei costi della rete rimanente
• Individuare le voci che incidono
maggiormente sulla struttura dei costi.
• Definire progetti specifici di riduzione
costi
– Progetto riduzione personale.
– Progetto sconto sugli acquisti.
– Progetto miglioramento circolante.
43
M e ssa g g io
p rin cip a le
R a g g ru p p a m e n to
lo g ico Po n e le
’ n fa si
G ru p p i d i id e e
su lle co n clu sio n io
d e llo ste sso tip o
ra cco m a n d a zio n i

M e ssa g g io
p rin cip a le
L o g ica
p ro g re s s iv a Po n e le
’ n fa si
A ffe rm a zio n e C o m m e n to Im p lica zio n e su lle sin g o le p a rti
d e lp ro b le m a

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


RAGGRUPPAMENTO LOGICO
44

Messaggio
principale

Gruppi di idee Pone l'enfasi


dello stesso tipo sulle conclusioni
o raccomandazioni

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


VANTAGGI / SVANTAGGI DEL RAGGRUPPAMENTO LOGICO
45

Messaggio
principale

Azioni ,
ragioni , fasi
in un processo

Vantaggi :  I punti fondamentali sono facili da ricordare


 Molto efficace per un tipo di audience orientata all'azione
 Se l’audience non concorda su un’affermazione (ragione, azione), la
forza intrinseca delle altre affermazioni permane

Svantaggi :  Può essere troppo “diretto” per alcuni tipi di audience


ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
È UN BUON ESEMPIO DI RAGGRUPPAMENTO LOGICO?
33

Per migliorare la
redditività, la
divisione dovrebbe
intraprendere numerose
azioni

Spostare il focus Ripensare gli Il programma di miglio-


strategico incentivi della forza ramento comporta
vendita importanti implicazioni
per l’organizzazione

ML24 .1 /2 .15 .3 .3 - 270499 - 19620 /MG


È UN BUON ESEMPIO DI RAGGRUPPAMENTO LOGICO?
SOLUZIONE

44 Per migliorare la Messaggio


principale non molto
redditività, la incisivo: enfasi piú
divisione dovrebbe sulla natura che sul
intraprendere numerose numero delle
azioni azioni

Spostare il focus Ripensare gli Il programma di miglio-


strategico incentivi della forza ramento comporta
vendita importanti implicazioni
per l’organizzazione

Piuttosto Non è una


vaghi azione
ML24 .1 /2 .15 .3 .3 - 270499 - 19620 /MG
È UN BUON ESEMPIO DI RAGGRUPPAMENTO LOGICO?
48
Il sistema
contabile deve
essere modificato

I negozi al Le variazioni La regione L’attuale sistema


dettaglio non della redditività meridionale è di conto profitti
hanno avuto un della linea di solo di poco e perdite porta a
significativo calo prodotto per piú redditizia prendere
di profitti regione non sono decisioni errate
state incluse a livello di
negozio

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


È UN BUON ESEMPIO DI RAGGRUPPAMENTO LOGICO?
SOLUZIONE
Il sistema
contabile deve
49 essere modificato

I negozi al Le variazioni La regione L’attuale sistema


dettaglio non della redditività meridionale è solo di conto profitti
hanno avuto un della linea di di poco piú e perdite porta a
significativo calo prodotto per redditizia prendere
di profitti regione non sono decisioni errate
state incluse a livello di
negozio

Non c’è
associazione con
il messaggio
principale
ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
VANTAGGI / SVANTAGGI DEL RAGGRUPPAMENTO LOGICO
50

Messaggio
principale

Azioni ,
ragioni , fasi
in un processo

Vantaggi :  I punti fondamentali sono facili da ricordare


 Molto efficace per un tipo di audience orientata all'azione
 Se l’audience non concorda su un’affermazione (ragione, azione), la
forza intrinseca delle altre affermazioni permane

Svantaggi :  Può essere troppo “diretto” per alcuni tipi di audience


ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
LOGICA PROGRESSIVA
51

Messaggio
principale

Affermazione riguardo Commento


la situazione in sull'affermazione Implicazione
discussione

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


LOGICA PROGRESSIVA : ESEMPIO
52

Ogni mercato richiede


un approccio
di marketing diverso

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


LOGICA PROGRESSIVA : ESEMPIO ( Cont .)
53

Ogni mercato richiede L’organizzazione


un approccio di attuale non è in grado
marketing diverso di svolgere un’attività
così diversificata

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


LOGICA PROGRESSIVA : ESEMPIO ( Cont .)
54

Ogni mercato richiede L’organizzazione Quindi, il marketing


un approccio di attuale non è in grado deve organizzarsi
marketing diverso di svolgere un’attività per aree decisionali
così diversificata chiave

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


LOGICA PROGRESSIVA : ESEMPIO ( Cont .)
55 L’organizzazione del
marketing deve
essere modificata
per rispondere alle
complesse esigenze
del settore

Ogni mercato richiede L’organizzazione Quindi, il marketing


un approccio di attuale non è in grado deve organizzarsi
marketing diverso di svolgere un’attività per aree decisionali
così diversificata chiave

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


LOGICA PROGRESSIVA : TEST LOGICO
L’organizzazione del
marketing deve
56 essere modificata
per rispondere alle
complesse esigenze
del settore

Ogni mercato richiede L’organizzazione Quindi, il marketing


un approccio di attuale non è in grado deve organizzarsi
marketing diverso di svolgere un’attività per aree decisionali
così diversificata chiave

Test logico : •L’affermazione contenuta nel secondo punto fa un commento sul


soggetto o sul predicato dell’affermazione contenuta nel
primo?
•L’affermazione contenuta nel terzo punto è l’unica
ML24.1/2.15.3.3
conclusione - 270499trarre
che è possibile - 19620/MG
dalle affermazioni
precedenti?
È UN BUON ESEMPIO DI LOGICA PROGRESSIVA?
57

Pe r a ve re su cce sso ,
N a tio n a ld e ve d ive n ta re
u n b u sin e ss g lo b a le

N a tio n a l si sta se m p re Tu tta via , im e rca ti Quindi, National


n a zio n a lid ive n te ra n n o dovrebbe espandersi nei
p iú co n ce n tra n d o su i mercati dell’Estremo
m e rca ti n a zio n a li se m p re p iú co m p e titivi Oriente

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


È UN BUON ESEMPIO DI LOGICA PROGRESSIVA?
Pe r a ve re su cce sso , SOLUZIONE
N a tio n a ld e ve d ive n ta re
58 u n b u sin e ss g lo b a le

N a tio n a l si sta se m p re Tu tta via , im e rca ti Quindi, National


n a zio n a lid ive n te ra n n o dovrebbe espandersi nei
p iú co n ce n tra n d o su i mercati dell’Estremo
m e rca ti n a zio n a li se m p re p iú co m p e titivi Oriente

 Non è l’unica
conclusione che è
possibile trarre dalle
affermazioni precedenti
 Estremo Oriente ≠
essere globali
ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
È UN BUON ESEMPIO DI LOGICA PROGRESSIVA?
59

È necessaria una
nuova struttura
dell’organizzazione

La struttura esistente Quindi, dovrebbe La nuova struttura dovrebbe


non risponde alle esserne adottata una essere tanto flessibile da
esigenze nuova rispondere velocemente ai
dell’organizzazione cambiamenti del mercato (ad
es. la tecnologia in
continua evoluzione)

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


È UN BUON ESEMPIO DI LOGICA PROGRESSIVA?
È necessaria una SOLUZIONE
nuova struttura Manca di
dell’organizzazione specificità
60

La struttura esistente Quindi, dovrebbe La nuova struttura dovrebbe


non risponde alle esserne adottata una essere tanto flessibile da
esigenze nuova rispondere velocemente ai
dell’organizzazione cambiamenti del mercato (ad
es. la tecnologia in
continua evoluzione)

Non è un commento Non è


L’affermazione non alla situazione una conclusione
è ma una in relazione con
incontrovertibile conclusione le affermazioni
precedenti
ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
VANTAGGI / SVANTAGGI DELLA LOGICA PROGRESSIVA

61 Messaggio

Implicazioni derivanti
Affermazione riguardante Commento sulla dal commento (“di
argomento in oggetto affermazione conseguenza
conseguenza…)
…)

Vantaggi : •Dimostra che nessun’altra soluzione, tranne quella suggerita, può


funzionare
•Permette di presentare tutte le conclusioni e raccomandazioni
allo stesso tempo

Svantaggi : •Se l’audience non è d’accordo con “affermazione” o “commento”, il
ragionamento non riuscirà a convincere
•Si deve mantenere l’attenzione dell’audience a lungo prima di
arrivare alla conclusione
ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
NON ESISTE UN ’ UNICA SOLUZIONE

62
Raggruppamento logico Logica progressiva
Per garantire una Per garantire una
presenza redditizia presenza redditizia
sostenibile a lungo sostenibile a lungo
su questo mercato, su questo mercato,
AIP deve ridurre i AIP deve ridurre i
propri costi propri costi

Cogliere Una struttura di Tuttavia, AIP ha uno Quindi, AIP dovrebbe


Riconsiderare il costi snella è svantaggio di costo concentrarsi sulla
opportunità già proprio approccio
esistenti fondamentale per nei confronti dei riduzione costi
al mercato garantire una concorrenti
presenza sostenibile
a lungo nel mercato

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


Stile
Lo Stile di
comunicazione
Introduzione, corpo e conclusione

8 regole per scrivere chiaro

……………..

…………….
Lo Stile di comunicazione
SVILUPPARE UNA COMUNICAZIONE SCRITTA EFFICACE
65

Strategia Struttura Prodotto


finito

 Completare la
comunicazione
- Introduzione
- Conclusione

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


STRUTTURA DI UN PRODOTTO FINITO

66
Introduzione Corpo Conclusione

Cattura l ’ attenzione :
 Chiarisce lo scopo
della comunicazione
 Presenta il messaggio
principale
 Mette in luce il
valore per
i destinatari
 Anticipa come è
organizzato il documento/
presentazioneML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
L ’ INTRODUZIONE È UNA STORIA
Situazione Complicazione Domanda
67 ( di che cosa ( perché ne stiamo ( qual è il messaggio
stiamo parlando ) parlando ) principale )

Contestualizzazione •Qualcosa è andato male •Cosa facciamo?


dell’argomento • •
•Qualcosa potrebbe andar •Come possiamo
male evitarlo?
• •
•Qualcosa è cambiato •Che cosa dovremmo
• fare?
•Qualcosa potrebbe cambiare •
• •Come dovremmo
•Ecco cosa potreste reagire?
aspettarvi di trovare •
• •Quali sono le
•Ecco qualcuno con alternative?
un'opinione diversa •
• •
•In questa situazione •Chi ha ragione?
abbiamo diverse opzioni •
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ESEMPIO DI INTRODUZIONE
68

In America sta accadendo qualcosa; il tasso dei


telespettatori sta diminuendo. Nielsen ha rilevato che il
tasso è diminuito del 6,4% durante il giorno e del 3,1%
durante la notte. Stiamo parlando di milioni di persone, e
la domanda principale è: “Dove sono andate a finire queste
persone e che cosa fanno, se non guardano la televisione?”
Art Buchwald, International Herald Tribune, 1998

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ESEMPIO DI INTRODUZIONE

Situazione = I telespettatori diminuiscono


69 Complicazione = Mancano milioni di persone
Domanda = Cosa fanno se non guardano
piú la TV?
In America sta accadendo qualcosa; il tasso dei
telespettatori sta diminuendo. Nielsen ha rilevato che il
tasso è diminuito del 6,4% durante il giorno e del 3,1%
durante la notte. Stiamo parlando di milioni di persone, e
la domanda principale è: “Dove sono andate a finire queste
persone e che cosa fanno, se non guardano la televisione?”
Art Buchwald, International Herald Tribune, 1998

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FONDERE L ’ INTRODUZIONE CON LA PIRAMIDE
70
 Situazione
 Complicazione
 Domanda
Risposta
(messaggio
principale
principale))

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STRUTTURA DI UN PRODOTTO FINITO
71

Introduzione Corpo Conclusione

La piramide

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STRUTTURA DI UN PRODOTTO FINITO
72

Introduzione Corpo Conclusione

 Sintetizza i
punti principali
della comunicazione
 Sottolinea il
valore per i
destinatari
 Dà una
prospettiva:
- “Prossimi passi”
- Implicazioni
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LO STILE
73

Concisione

Nella comunicazione
aziendale lo stile deve Equilibrio
aspirare a :

Precisione

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ESEMPIO DI STILE
74

Spesso viene usato a sproposito


un linguaggio retorico e
ampolloso

Come prodotto finito di questa fase


sembrerebbe opportuno lo sviluppo di un
piano di azione specifico , concepito come il
risultato della strategia messa a punto
nella fase precedente dello studio , per
assistere l ’ azienda nella realizzazione delle
raccomandazioni suggerite
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75 ESEMPIO DI STILE

“ Svilupperemo un piano specifico per


assistere l ’ azienda nell ’ attuazione
della strategia raccomandata ”

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ESEMPIO DI STILE
76

Ma bisogna evitare anche di diventare


così telegrafici da essere criptici ,
oscuri o bruschi :

“ Completeremo un piano di azione ”

“ Assisteremo l ’ azienda
nell ’ attuazione della strategia ”

“ Il nostro prodotto finito è un


piano ” ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
ALCUNI SUGGERIMENTI
No Megli
Megli
No oo
77 Prioritizzar
•Prioritizzar •Elencare in ordine di importanza
e •Riassumere , concentrare , completare
Sintetizzare
•Sintetizzare •Avere lo scopo di , l ’ obiettivo di , portare a
Finalizzare
•Finalizzare termine
Concettualiz
•Concettualiz •Concepire , pensare , immaginare
zare •Aumentare , accrescere , raggiungere
Massimizzare
•Massimizzare •Sottolineare , enfatizzare
Stressare
•Stressare •Migliorare , perfezionare
Ottimizzare
•Ottimizzare •Ridurre , limitare
Minimizzare
•Minimizzare •Misurare , trasformare in cifre
Monetizzare
•Monetizzare •Realizzare , attuare
Implementare
•Implementare •A fronte di
Versus
•Versus Articolare
•Articolare
Fasare
•Fasare •Attraente , interessante
Attrattivo
•Attrattivo •Flessibile , adeguato
Adattivo
•Adattivo •Logica , motivazione
Razionale
•Razionale •Prove , fatti
Evidenze
•Evidenze •Sostenere , giustificare
Supportare
•Supportare •In - eccesso
ML24.1/2.15.3.3 270499 - 19620/MG
Esuberante
•Esuberante
COSA VUOL DIRE?
Brandizzare? Schedulare?
78
Selfizzare? Splittare?
Snowppackare? Assemblare?
Chargiare? Fare senso?
Reharsare? Matchare?
Billare? Fittare?
Schroedare? Distruggere valore?
Faxare? Razionalizzazione delle facilità?
Buildare? Fattoria?
Stressare? Esuberante?
Settare? Randomizzare?
Sketchare? Non sono sconfortevole con l'idea?
Pallettizzare? Potenzialità ipotizzata?
ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
ALCUNI ERRORI DIFFUSI
I DUBBI
SI
SI’
SI
SI’’’ NO
NO SI
SI’
SI
SI’’’ NO
NO
79 Forme corrette Forme scorrette Forme corrette Forme scorrette
Perché Perchè Intravedere Intravvedere
Caffè Caffé Non fa niente Fa niente
Sé Sè Figlio di Figlio a
Né Nè Gratis A gratis
Accelerare Accellerare Inerente alla Inerente la legge
Asma allergico Asma allergica legge Il pranzo inizia
Aeroporto Aereoporto Il pranzo si I films
inizia
Affatto (= del Affatto (= per Complementarietà
tutto
tutto)) niente
niente)) I film
Gli hobbies
Anòdino Anodìno Complementarità
Ventitre
Arancia Arancio Gli hobby
Qual ’ è
A poco a poco Poco a poco Ventitré
Redarre
Ci azzecca C ’ azzecca Qual è
Malediva
Collutorio Colluttorio Redigere
Camice
Ad andare A andare Malediceva
Provincie
E andare Ed andare Camicie
ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG O non , o meno
Esterrefatto Esterefatto Province
ALCUNE REGOLE PER UNO STILE CHE FAVORISCA
CHIAREZZA ED EFFICACIA

80 No Sì No Sì
Non è ignoto E' noto Non si tengono La Direzione Commerciale
presenti alcune non considera i
Dialogare sui punti Discutere i punti necessità del settore requisiti per il
successo nel settore
Nella misura in cui Se
Prendere delle E' impossibile prendere
Nel caso che Se decisioni in assenza delle decisioni in
delle informazioni assenza . . .
necessarie e di
Rappresentare Essere parametri di giudizio
è impossibile
Precedentemente Prima
Il piano d'attuazione Il piano d'attuazione
Utilizzare Uso specifica i passi da specifica quali passi
compiere, quando compiere, quando
compierli e le compierli e a chi
responsabilità affidare la
relative responsabilità
ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG
81

ELIMINATE

ML24.1/2.15.3.3 - 270499 - 19620/MG


ORGANIZZARE LE SEGUENTI IDEE IN UNA
SCALETTA LOGICA UTILIZZANDO IL
RAGGRUPPAMENTO LOGICO O LA LOGICA
PROGRESSIVA
COME AUMENTARE LA PRODUTTIVITÀ DELLE
RIUNIONI
Invitando alla riunione solo i responsabili delle decisioni e/o
della relativa attuazione
Chiedendoci, subito dopo la riunione: abbiamo preso le
decisioni?
I responsabili si sono impegnati ad agire?
Designando i responsabili della fase realizzativa
Definendo obiettivi misurabili
Durante la riunione, dobbiamo formulare le nostre decisioni in
modo da verificarne in seguito l’attuazione
Chiedendoci ancora, piú in là nel tempo: le decisioni sono state
modificate, e se sì, perché? I programmi di lavoro vengono
rispettati?
E se no, perché?
A valle, dobbiamo sempre esaminare i risultati della riunione,
per esempio:
Possiamo rendere piú produttive le nostre riunioni curandone
l’efficacia in tre fasi successive
Definendo precise scadenze
Definendo un ordine del giorno realistico
A monte, nell’organizzazione della riunione, possiamo
eliminare i fattori di dispersione, per esempio:
SOLUZIONE
COME AUMENTARE LA PRODUTTIVITÀ DELLE
RIUNIONI
Possiamo rendere piú produttive le nostre riunioni curandone
l’efficacia in tre fasi successive
¶ A monte, nell’organizzazione della riunione,
possiamo eliminare i fattori di dispersione, per esempio:
• Definendo un ordine del giorno realistico
• Invitando alla riunione solo i responsabili
delle decisioni e/o della relativa fase realizzativa.
¶ Durante la riunione, dobbiamo formulare le
nostre decisioni in modo da verificarne in seguito la
realizzazione:
• Definendo obiettivi misurabili
• Designando i responsabili della fase
realizzativa
• Definendo precise scadenze.
¶ A valle, dobbiamo sempre esaminare i risultati
della riunione, per esempio:
• Chiedendoci, subito dopo la riunione:
abbiamo preso le decisioni? I responsabili si sono
impegnati ad agire?
• Chiedendoci ancora, piú in là nel tempo: le
decisioni sono state modificate, e se sì, perché? I
programmi di lavoro vengono rispettati? E se no,
perché?
ORGANIZZARE LE SEGUENTI IDEE IN UNA SCALETTA
LOGICA UTILIZZANDO IL RAGGRUPPAMENTO LOGICO
O LA LOGICA PROGRESSIVA
OPPORTUNITÀ DI SVILUPPO IN ITALIA PER I
QUOTIDIANI FINANZIARI DI LINGUA INGLESE
I due principali quotidiani finanziari di lingua inglese in Italia
(The Financial Times, The Wall Street Journal) sembrano aver
raggiunto un livello stabile di vendita
Inoltre, una maggiore diffusione sembra ostacolata dalla barriera
linguistica
Le vendite in Italia sono relativamente limitate
Per esempio istituti bancari
Gli operatori economici italiani poliglotti sono pochi
Per esempio compagnie d’assicurazione
Per esempio grandi gruppi industriali
Gli uffici studi e gli uffici stampa di istituzioni finanziarie e di
grandi aziende sono già acquirenti costanti
Quindi, in Italia i quotidiani finanziari di lingua inglese possono
puntare essenzialmente sulla vendita di spazi pubblicitari a
clienti che desiderano un’immagine internazionale di prestigio
Le opportunità di sviluppo in Italia per i quotidiani finanziari di
lingua inglese sembrano attualmente legate alla vendita di spazi
pubblicitari
Gli operatori economici poliglotti sono concentrati negli uffici
studi e uffici stampa di istituzioni finanziarie e di grandi aziende
Quindi, è difficile trovare altri potenziali clienti poliglotti
ESERCIZIO – SOLUZIONE
Le opportunità di sviluppo in
Italia per i quotidiani
finanziari di lingua inglese
sembrano attualmente legate alla
85 vendita di spazi pubblicitari

Le vendite in Italia Inoltre, una maggiore Quindi, in Italia i quotidiani


sono relativamente diffusione sembra finanziari di lingua inglese possono
limitate ostacolata dalla barriera puntare essenzialmente sulla vendita
linguistica di spazi pubblicitari a clienti che
desiderano un’immagine internazionale
di prestigio

Gli operatori I tre Gli operatori Gli uffici Quindi è Per esempio, Per esempio, Per esempio,
economici principali economici studi e gli difficile istituti bancari compagnie di grandi gruppi
italiani quotidiani poliglotti uffici stampa trovare altri assicurazione industriali
poliglotti finanziari di sono di potenziali
sono pochi lingua inglese concentrati istituzioni clienti
in Italia negli uffici finanziarie e poliglotti
sembrano aver studi e stampa di grandi
raggiunto un di istituzioni aziende sono
livello stabile finanziarie e già
di vendite di grandi acquirenti
aziende costanti

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 Understandings the Basics
 Getting Started
 Organizing your material
 Writing The First Draft
 Structuring Paragraphs
 Editing for content
 Editing for style
 Drafting Emails
 Steps, Tips & Tools

 Understandings the Basics
 Getting Started
 Organizing your material
 Writing The First Draft
 Structuring Paragraphs
 Editing for content
 Editing for style
 Drafting Emails
 Steps, Tips & Tools

Test widescreen (16:9)

Test proporzioni
(Deve apparire circolare )

4x3

16x9
Fundamentals of Proposal Writing
Contents
90
•Analyzing the Writing Situation

•Designing the Proposal

•Writing It

©2001 Accenture. All Rights Reserved.


the writing situation, design the
proposal and then write it.
91

1 2 3
Analyze the Design the
writing proposal Write it
situation Click to edit Master title style
Second line here
Presenter’s name
Presenter’s title or date

 What is the •What should you put •What can you do to


objective? in? be heard?
 What is the •What order should •Can beginnings and
subject? it be in? endings be
•How should it look? interesting?
 Who is the
•Do you need to
audience? edit?
 •What about quality
reviews?

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First, determine what is the
objective of the proposal.
92

 Simply raise awareness and discuss a topic

 To sell an idea or project

 To record agreement on work to be done

 To present a work plan

 Other…

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Next, analyze your audience.
93
 How much do your readers know about this
type of project?

 How much do they want or need to know?

 How close a working relationship should you


outline?

 How much control will they want?

 How worried are they about costs?

©2001 Accenture.
 HowAll do
Rights
theyReserved.
see the relationship with your
group?
and decide on length and level
of detail.
94

 Options

?
•Letter
•PowerPoint presentation
•Report—fully
articulated
•Answering an RFP
•Other

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and how you would go about
solving it.
95 Section D e scrip tio n
Overview of the Background/Situa Discusses industry and relative business
Problem tion situation, restates problem(s)/situation
Problem Analyzes the problem/situation and key
Overview of the Discussion question(s) facing the company — may
Project Objectives and Outlines
briefly describe primary objectives
company goalsof the project
Scope and its scope (functional areas, business
Approach and Sets
unitsout , etchow .) you will address the
Deliverables problem(s) and what primary product of
Anticipated Presents
project will quantitative and/phase
be for each or qualitative
/segment
Benefits
Timing and Costs benefits ( tangible
Explains scheduling and costs and intangible )
Project Team Discusses project staffing
Appendix
Project Presents project team resumes, additional
Credentials/ credentials, case studies of previous work,
Resume/Other examples of thought leadership, sample

deliverables, etc.
Note: You may choose to discuss costs separately, once you sell your idea and its benefits.
understand their business
situation.
Elements of Background/Situation
96
Element Detail
Industry Summarize insights on industry and prospect’s
Discussion position
Prospect Situation •Reiterate prospect’s major problem(s)
Discussion •Present additional relevant information about
prospect, or similar situations faced by our clients
Key Question(s) •Reassure prospect that we understand issues
Facing Prospect •Anticipate and address questions prospect may have
about Accenture/client interaction or the project in
general

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with the situation and can offer
insights even at this point.
Elements of Problem Discussion
97
Element Detail
Problem Diagnosis Break problem down into issue tree
Other Relevant Work •Highlight critical issues
•Identify analyses needed to address situation
Hypothesis Generation •Provide analogies of other companies/industries that give
insight into your company’s situation
•Outline possible project approach(s) to solve the
situation, recommend one based on experience

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only include what is essential to
understand the situation.
98

 Need to understand how prospect came


to have problem/question
INTRODUCTION

 Should tell the reader in story form what


he already knows or can be expected
to know and remind him of the
question this document will answer

 Generally, keep as short as possible

 The beginning is crucial to get the


reader’s attention and to show your
insight into the situation
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These S-C-Q structure is popular
in documents and presentations.
99 How did/do I do Should we do planned
What should you do? something? action?
S Did/want to do X/have S Must do X to solve problem S Have situation/problem
situation C To do X must do Y C Plan to take particular
C Did not work/cannot do/have Q How do you do Y? action
problem Q Is it the right action?
Q How proceed?
S Have problem
C Have solution S Had problem, have solution
S Have problem C Afraid there may be
Q How to implement solution?
C Want solution that does X problem implementing it
Q What to do to get that Q Will there be a problem?
solution? S Had problem
C Solved by doing X
S Had problem, have solution
Q How did I do X?
S Want to do X C Tested solution
C Have alternative ways Q Is it OK?
Q Which? S Have/had objective
C Installing system/process
to accomplish S Planning to do X
S Not follow process to C Do not want to unless it
Q How does it work?
achieve X will achieve Y
C Did review to see if any Q Will it achieve Y?
changes needed
Q Any changes needed?
S Have a problem
C Want consultant to help
S You have a problem solve it
C Want consultant to help
you solve it ©2001 Accenture. All Rights Reserved. Q
should hire?
Are you the consultant we

Q How will I help you solve


prospect into specific project
objectives.
Elements of Objective and Scope
100
Element Detail
Project Objective(s) •Identify specific objectives the project will try to
achieve
•Describe overall desired outcome of the project
Project Scope •Describe functional areas, business units, management
issues, etc. that project will address
•Explicitly define boundaries of the project and those
areas that will not be addressed

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convincing manner; this is where
you show your expertise.
101 A p p ro a ch a n d D e live ra b le s

A n ticip a te d B e n e fits

Tim in g
O ffe r u n iq u e se llin g p ro p o sitio n
Pro je ct Te a m th e m e s.

Q u a lifica tio n s

A p p e n d ix :
C re d e n tia ls/ R e su m e s/ O th e r
Write the approach with the reader in mind
Convey your expertise in a way that will make

sense to a non-expert, at a level of detail


appropriate to the type of proposal and the
type of reader you expect to have
©2001 Accenture. All Rights Reserved.
deliverables for which you will be
responsible.
102 Element Detail
Project •Break project down into its primary phases or
Approach stages; communicate graphically (e.g., Gantt or
process chart)
•Delineate major tasks or action steps needed
to achieve objectives for each phase
•Identify tools that will be used (e.g.,
interviews, qualitative and/or quantitative
Project •Describe
analysestype
) and timing of each output to be
Deliverables delivered
•Include sample deliverables, either from
previous work or blank templates, if
appropriate

©2001 Accenture. All Rights Reserved.


structure; the pyramid
addresses this.
103

 Is argument logical?

Main Message
 Is it cohesive?

Key Key
Line Line  At the end of the document,
does prospect come to
Point Xxx
Xxx 1 Xxx Point
Xxx 2 Xxx same conclusion?
x x x x x

©2001 Accenture. All Rights Reserved.


benefits from the proposed
project.
Elements of Anticipated Benefits
104
Element Examples of Benefits
Tangible Benefits •Financially related benefits (e.g., increased sales, profit,
or shareholder value)
•Non-financially related benefits (e.g., decreased time to
market, increased market share, better product awareness,
improved employee skill level)
Intangible Benefits • Internal benefits (e.g., improved employee satisfaction,
corporate culture, and internal communication)
•External benefits (e.g., improved consumer perception,
corporate image, increased brand equity)

©2001 Accenture. All Rights Reserved.


how long it will take to complete
the project.
105Detail Project
Timeline  Estimate time needed to
complete each major
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 project activity
Phase 1 Design
Test
Build
Phase 2 Design
Test  Define time each person will
Build
Phase 3 Design dedicate to the project and
Test their respective roles
Build

Ongoing

Meeting

Intermittent Activity
 Understand that accuracy of
timeline is critical since
expectations will be set

 May need to mention if delivery


©2001 Accenture. All Rights Reserved. date is dependent on
information or support from
Be sure to respond to the
prospect’s needs realistically.
106

 Has the prospect expressed a need for


results at a specific time?

 How long might it take to get approval to


start the project?

©2001 Accenture. All Rights Reserved.


Also, set out what staffing
resources will be required.
107
Core Project Staff Prospect Staff

+ =
•Identify the number and  Define the prospect
level of all staff on
the project
resources
needed (e.g., Team
–Provide “mini full- and part-
bios” in the time
proposal
participation)
–Append full
resumes 

tailored to
emphasize the
aspects of
each
individual’s
experience as
it relates to
specifics of
proposal
©2001 Accenture. All Rights Reserved.
The Appendix can include
details related to qualifications.
Elements of Project Credentials/Resumes/Other
108
Element Detail
Capabilities/Credentials Determine the characteristics that set’s you
solution apart and assess the relevance of
each statement to the prospect’s problem(s)
Relevant Project Experience Functional experience and case studies of
related work you’ve done in similar (or same)
industries or situations
Thought Leadership Provide related reference articles, research
projects, or other intellectual capital
evidence of thought leadership and industry
knowledge
Staff Qualifications Present resumes of the key staff associated
with project

©2001 Accenture. All Rights Reserved.


Final thoughts.
109
Writing the Proposal: What You are not done until you
can you do to be heard? edit your document.
 Your voice •Fix
Style
–Omissions

 Tone
–Monotony
 Person
 Branding –Smothered
construction
–Echoes
–Grammatical errors
•Pare down to essentials
How do you write an interesting ending?
•Schematic summary
–Phases, steps,
–Time/cost estimates
•Five -star Accenture.
©2001 finish — what s interesting
All ’Rights /important about the
Reserved.
study
It should tell a story.
110 Situation Complication

Call:

Question: How do I get


help?

©2001 Accenture. All Rights Reserved.


3-S WRITING FRAMEWORK

• Consider your relation- • Harness two forc


ship with your readers stories and hiera
• Foster your readers’ • Build a coherent
relationship with the from beginning t
document
STRATEGIC CHOICES – BUILDING COMMON G
AND STRENGTHENING RELATIONSHIPS WITH

Consider your relationship


with your readers
• Clarify writer’s objectives
– Share information
– Influence the dialogue
– Move readers to action
STRUCTURAL DIMENSIONS – INTEGRATING S

Harness two
• Exploit powe
– Engage re
– Provide fra
• Manage hier
– Identify rel
– Arrange id
THOUGHT HIERARCHY INTHOUGHT
OUTLINE FORM
HIERARCHY I

NewPhone will almost certainly adopt the multi- ¶ Issuing its o


purpose card’s payment platform for its pay phone a small play
business.
• Cards are
¶ NewPhone’s cash-handling costs are extremely • Cards are
high, making e-cash an attractive alternative.
¶ NewPhone
¶ NewPhone is in a weak position to introduce phone vend
NewPhone’s cash-handling
e-cash on its own, or even jointly with other
costs are extremely payment
high, sta
EXAMPLE OF A McKINSEYEXAMPLE
GROUPING
OF A McKINS

Governing XYZ can tap the potential in


thought non-U.S. markets by acquiring
Steelco and capitalizing on its
capabilities
What capabilities?

Key line Worldwide marketing and sales Internat


capabilities give Steelco Situation capabili
STYLISTIC LEVERS – MASTERING VOICE, CRA
3-S WRITING FRAMEWORK

Strategic choices
Consider your relationship
with readers
• Clarify writer’s objectives
• Identify readers and their needs
Foster readers’ relationship
SVILUPPARE UNA COMUNICAZIONE SCRITTA EFFICACE
118

Strategia Struttura Stile


1 Definire la strategia di comunicazione
 Insert text here