FUNCIONES DE LA

ADMINISTRACIÓN:
LA PLANEACIÓN
 PLANEACIÓN
Definición: Seleccionar proyectos y
objetivos, así como las acciones para
lograrlos, lo cual requiere toma de
decisiones.
 COMO ELABORO UN PLAN?
• Propósitos o visión.
• Misión
• Objetivos o metas
• Estrategias
• Políticas
• Procedimientos
• Reglas
• Programas
• Presupuestos.
 MISION
Se refiere a un motivo o una razón de ser por
parte de una organización, una empresa o una
institución. Este motivo se enfoca en el
presente, es decir, es la actividad que justifica lo
que el grupo o el individuo está haciendo en un
momento dado.
 VISION
Se refiere a una imagen que la organización plantea a
largo plazo sobre cómo espera que sea su futuro,
una expectativa ideal de lo que espera que ocurra. La
visión debe ser realista pero puede ser ambiciosa, su
función es guiar y motivar al grupo para continuar con
el trabajo.
 OBJETIVOS O METAS
Es el fin que se pretende alcanzar y
hacia la que se dirigen los esfuerzos y
recursos
 ESTRATEGIA
Implementación de cursos de acción y
asignación de recursos necesarios
para alcanzar esas metas.
 POLÍTICAS
Declaraciones generales que guían o
canalizan el pensamiento en la toma
de decisiones.
 PROCEDIMIENTOS
Secuencias cronológicas de acciones
requeridas que detallan la manera
precisa de cómo deben realizarse
ciertas actividades.
 REGLAS
Establecen acciones especificas
necesarias, las cuales no permiten
desviaciones.
 PROGRAMA
Complejo de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones
de tareas, pasos a seguir, recursos a
emplear y otros elementos necesarios
para realizar un curso de acción
determinado.
 PRESUPUESTO
Informe de resultados esperados
expresado en términos numéricos.
 MATRIZ DOFA
Herramienta utilizada para identificar la
Oportunidades y Amenazas (Ambiente
Externo) y Debilidades y Fortalezas
(Ambiente interno) analizando la situación
competitiva de una compañía.
 MATRIZ DOFA
Fortalezas Debilidades

Recursos y capacidades
Capacidades distintas escasas
Análisis
Interno Ventajas naturales Resistencia al cambio
Recursos superiores Problemas de
motivación del personal

Oportunidades Amenazas

mejores Nuevas
tecnologías
Análisis Debilitamiento de Altos riesgos - Cambios
Externo competidores en el entorno
Posicionamiento
estratégico
 MATRIZ DOFA
Al combinar estos factores podemos encontrar cuatro
estrategias alternativas, así:
1- Estrategia DA: Minimizar las debilidades y
amenazas.
2- Estrategia DO: Minimiza las debilidades y maximiza
las oportunidades.
3- Estrategia FA: Utiliza las fortalezas de la organización
para ocuparse de las amenazas en el ambiente.
4- Estrategia FO: Capitaliza las fortalezas de una
compañía para aprovechar las oportunidades, es la
más deseable.
ORGANIZACIÓN
 DEFINICIÓN
Estructura formalizada la cual aplica la organización y
coordinación de sus métodos gerenciales y el empleo de los
recursos para alcanzar sus metas.

ORGANIZACIÓN FORMAL.
Estructura de personas que trabajan juntas y desempeñan
ciertos roles dentro de una empresa formalmente
organizada.

ORGANIGRAMA.
Gráfico de la estructura formal de una organización, señala
los diferentes cargos, departamentos, jerarquía y relaciones
de apoyo y dependencia que existe entre ellos.

ORGANIZACIÓN INFORMAL.
La “organización” que emerge espontánea y naturalmente
entre las personas que ocupan posiciones en la
organización formal.
Conceptos relacionados
con la función
Organización
La función organización realiza
todas las actividades necesarias
para establecer un orden
estructurado que permita regular
el comportamiento de los
elementos organizacionales y sus
interrelaciones.
Existen tres subfunciones:

• La división del trabajo

• Departamentalización
• Esfera de Control
LA DIVISION DEL TRABAJO
DEPARTAMENTALIZACIÓN
ESFERA DE CONTROL
PODER

«El poder es un acto, es algo que se

usa o ejerce, y como todo acto tiene sus
resultados y estos pueden manifestarse
en forma de aceptación o conflicto»
AUTORIDAD
AUTORIDAD

«Es la relación que existe entre dos

personas cuando una acepta que las
directrices de la otra son mandatos, es
decir, cuando el individuo que recibe la
directriz pese las consecuencias de
aceptarlas»
CONCEPTOS
Principio escalar: Escala no interrumpida o serie de
pasos donde se evidencia que entre más clara sea la
línea de autoridad, más clara la autoridad y más
efectiva la comunicación organizacional.

Línea de Autoridad: Relación en la que un superior

ejerce supervisión directa sobre el subordinado.

Personal Staff: Personal de apoyo que investiga y

busca dar asesoría a los gerentes de línea.
DELEGAR
DELEGACION DE AUTORIDAD
DELEGACION DE AUTORIDAD

Consiste en asignar PODER suficiente a

una persona para que pueda ejercer
AUTORIDAD legal sobre otras personas y
tomar decisiones a nombre la persona que
delega.
RESPONSABILIDAD

.
RESPONSABILIDAD

Todo individuo al aceptar determinada

posición organizacional, asume
responsabilidades generales implícitas en
la posición, asociadas con el cargo.
ESTRUCTURAS CLASICAS
 ESTRUCTURA FUNCIONAL

PRESIDENTE
 
 
           
   
DIRECTOR DE DIRECTOR DE DIRECTOR DE
PRODUCCION FINANZAS VENTAS
 FUNCIONAL
Ventajas
• Se reflejan las funciones.
• Mantiene el poder y el prestigio de las funciones especiales.
• Sigue el principio de la especialización ocupacional.
• Simplifica la capacitación.
• Proporciona medios de control rígidos en la alta dirección.

Desventajas
• Resta importancia a los objetivos globales de la compañía.
• Especializa demasiado y hace más estrechos los puntos de vista
del personal clave.
• Reduce la coordinación entre las funciones.
• La responsabilidad de las utilidades sólo está en la alta dirección.
• Adaptación lenta a los cambios del ambiente.
 ESTRUCTURA TERRITORIAL O
GEOGRÁFICA
DIVISION DE
OPERACIONES
 
 
           
     
REGIÓN CENTRO REGIÓN SUR REGIÓN NORTE
 
 
   
AGENCIA DEL VALLE AGENCIA QUINDIO
 Territorial o geográfica
Ventajas
• Sitúa la responsabilidad a un nivel más bajo.
• Hace hincapié en los mercados y problemas locales.
• Mejora la coordinación de una región.
• Aprovecha las economías de las operaciones locales.
• Mejor comunicación personal con los intereses locales.
• Proporciona un terreno e capacitación mensurable para los
futuros gerentes generales.

Desventajas
• Dispersión física de las actividades dificulta la coordinación
centralizada.
• Requiere más personas con habilidades generales de gerente.
• Agrava los problemas de control de la alta dirección.
 ESTRUCTURA POR
PRODUCTOS
DIRECCION

           

   
DIVISIÓN
FARMACÉUTICA DIVISIÓN VETERINARIA DIVISIÓN QUÍMICA
 Por productos
Ventajas
• Permite al personal desarrollar una pericia total en la
investigación, fabricación y distribución de una línea de productos.
• Facilita a la alta gerencia coordinar las acciones debido a que la
autoridad y la responsabilidad se concentra en el departamento
del producto específico.
Desventajas
• Se debe disponer de personal en cada una de las áreas, con
peligro de aumento de los costos.
• Requiere mucho control
 ESTRUCTURA POR CLIENTES

DIVISION DE VENTAS
   
 
           
   
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO BANCA DEPARTAMENTO
BANCA PERSONAL EMPRESARIAL BANCA MYPYMES
 Por clientes
Ventajas
• Alienta la concentración en las necesidades del consumidor.
• Le da a los consumidores la sensación de que cuenta con un
proveedor comprensivo.
• Adquiere destreza en el servicio al cliente.
Desventajas
• Puede ser difícil de coordinar operaciones entre demandas en
competencias de los clientes.
• Requiere gerentes y staff expertos en los problemas del consumidor.