TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD

DEFINICION:

Es una herramienta archivística que permite agrupar la

documentación de acuerdo con las funciones propias
de cada dependencia y establecer un tiempo de
permanencia en cada fase de formación del archivo.
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD

Así como la contabilidad tiene un instrumento

denominado PLAN ÚNICO DE CUENTAS, que le
permite establecer centros de costos (AREAS) e
identificar, clasificar y agrupar las cuentas mediante
la utilización de códigos numéricos, un archivo
también tiene un instrumento denominado TABLA
DE RETENCION DOCUMENTAL, que le permite
establecer centros documentales e identificar,
clasificar y agrupar los documentos,
adicionalmente contiene los tiempos que se deben
conservar en cada fase de su ciclo de vida. (archivo
de gestión, archivo central y archivo histórico)
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD
En el Municipio de Santiago de Cali
En la Administración Municipal de Santiago de Cali, los códigos de la TABLA
DE RETENCION DOCUMENTAL, se construyeron a partir del código del
Sistema Financiero (SAP), quedando así:

41: Dígitos que Identifican al Municipio de Santiago de Cali.

4143: Dígitos que Identifican a la Secretaría de Educación. dentro de la

estructura del Municipio de Santiago de Cali.

4143.0. Dígitos que Identifican al Despacho dentro de la estructura de la

Secretaría de Educación.

4143,1. Dígitos que Identifican a la Subsecretaría Planeación Sectorial dentro

de la estructura de la Secretaría de Educación.

4143.2. Dígitos que Identifican a la subsecretaría de Desarrollo Pedagógico

dentro de la estructura de la Secretaría de Educación.

4143.3. Dígitos que Identifican a la subsecretaría para la Direc. y Admón. de

los Recursos dentro de la estructura de la Secretaría de Educación
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD

Continuando, y posterior a los primeros 5 dígitos, arriba explicados con

sus respectivas denominaciones, se tiene seguidamente las: Series o
subseries y Tipo documental, Las cuales se definen así:

Serie o subserie:

Corresponden a los dígitos subsiguientes o posteriores a los 5 dígitos

arriba indicados, que son definidos como el conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.

Tipo documental.
Definido como la unidad documental simple originada en una actividad
administrativa.
EJEMPLO: (TOMAMOS COMO REFERENCIA A DESPACHO)

4143.0.14 PROGRAMAS
4143.0.14.12 Programa de Seguimiento a los Sistemas de Gestión
Informes de Evaluación
Actas
Manuales
Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

Lo anterior se desglosa así:

4143. Dígitos del código TRD que identifican a Educación
4143.0. Dígitos del código TRD que identifican a Despacho
4143.0.14 Dígitos del código TRD que identifican a una Serie
4143.0.14.12 Dígitos del código TRD que identifican a una subserie

Y lo que se desprende de la subserie, son los tipo documentales.

(Informes de Evaluación, Actas, Manuales, Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad)
EJEMPLO: (TOMAMOS COMO REFERENCIA A la subsecretaría para
la Direc. y Admón. de los Recursos )

4143.3.12 HISTORIAS
4143.3.12.1 Historia laboral
Actas de Posesión
Resolución Ascenso de Escalafón
Sentencias
Incapacidades médicas
Actos administrativos
Fallos de Tutela
Licencias
Resoluciones Prestaciones Sociales

Lo anterior se desglosa así:

4143. Dígitos del código TRD que identifican a Educación
4143.3. Dígitos del código TRD que identifican a la subsecretaría
para la Direc. y Admón. de los Recursos
4143.3.1 Dígitos del código TRD que identifican a una Serie

Y lo que se desprende de la serie, son los tipo documentales. ( Actas de Posesión,

Resolución Ascenso de Escalafón, Sentencias, Incapacidades médicas, Actos administrativos,
Fallos de Tutela, Licencias, Resoluciones Prestaciones Sociales)
RETENCIÓN (años de conservación en una fase del ciclo de
vida)

RECORDEMOS, que los archivos tienen 3 fases:

•LA PRIMERA es conocida como ARCHIVO DE GESTION, que corresponde a la

documentación en tramite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
• Para nuestro caso se conservan en el piso 8º y edificio Versalles; y
•En el taller del barrio El piloto donde se conserva el Archivo de Gestión inactivo.

•Su tiempo de permanencia en esta fase oscila entre 1 y 5 años.

LA SEGUNDA es conocida como ARCHIVO CENTRAL, que corresponde a los

documentos trasladados del ARCHIVO DE GESTION
•El responsable de este archivo es el Ente Territorial, su diseño y construcción esta en
proceso.
•El tiempo de permanencia en esta fase oscilan entre 2 y 80 años.

LATERCERA es conocida como ARCHIVO HISTORICO, que corresponde a los

documentos trasladados del ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTION una vez cumplido su
ciclo y que que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura.
•Su tiempo de permanencia en esta fase es indefinido.
COMO CONCLUSION TENEMOS QUE LA TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL, ES LA GUIA INSTITUCIONAL EN MATERIA
ARCHIVISTICA PARA:

CODIFICAR, CLASIFICAR, ORGANIZAR, CONTROLAR, ALMACENAR Y

RECUPERAR NUESTROS DOCUMENTOS. (ARCHIVO)
 
IDENTIFICAR ORIGEN DE LOS DOCUMENTOS. (SEGÚN QUIEN FIRMA)

UBICAR ORGANIZADAMENTE EN LOS ARCHIVADORES ASIGNADOS.

FACILITAR RAPIDAMENTE SU RECUPERACION AL MOMENTO DE

CUALQUIER CONSULTA.

DETERMINAR LOS TIEMPOS DE CONSERVACION.

MANTENER LA MEMORIA INSTITUCIONAL E HISTORICA

DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY, A LA GESTION DE CALIDAD Y GENERAR

TRANQUILIDAD LABORAL.
MUCHAS GRACIAS POR INTERESARCE EN EL TEMA DE
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD,
CONOCERLO, PONERLO EN PRATICA EN SU DIARIA
GESTION Y VELAR POR QUE SEA APLICADO POR LOS
DEMAS SERVIDORES PUBLICOS DE LA S.E.M.

ATTE:

EQUIPO DE GESTION ORGANIZACIONAL

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

Proyecto y elaboró: Omar Romo

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