Administración Moderna y

Teoría General de Sistemas

Profesor: Juan Luis Ceballos
Correo: juanluisceballos@gmail.com
Fecha: 20-10-15
 PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer

normas de desempeño con objetivos de planificación,
- para diseñar sistemas de re-información,
- para comparar los resultados reales con las normas previamente
establecidas,
- para determinar si existen desviaciones y para medir su
importancia, así como
- para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que
todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y
eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

 Los cuatro pasos del Control
1. Establecer normas y métodos para medir el
rendimiento.

2. Medir los resultados.

3. Tomar medidas correctivos .

4. Retroalimentación
 Principios de control

• Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el

grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se
delega y la responsabilidad se comparte.

• De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe

aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas, con anticipación.
• De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los
objetivos.
• De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente.
• Del costo-beneficio: El establecimiento de un sistema de control debe
justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con
las ventajas reales que este represente.
• De excepción: El control debe aplicarse,
preferentemente, a las actividades representativas, a fin
de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente
que funciones estratégicas requieren el control.
• De la función controladora: La función controladora por
ningún motivo debe incluir al área contralora, debe
existir otra unidad que la controle (por ejemplo externa)
 Tipos de Control
Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración”

PRELIMINAR CONCURRENTE RETROALIMENTACIÒN

• Control preliminar, este tipo de control tiene lugar
antes de que principien las operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de
esperar los resultados y compararlos con los
objetivos es posible ejercer una influencia
controladora limitando las actividades por
adelantado.
• Control concurrente, este tipo de control tiene

lugar durante la fase de la acción de ejecutar los

planes e incluye la dirección, vigilancia y
sincronización de las actividades según vayan
ocurriendo, en otras palabras, pueden ayudar a
garantizar que el plan será llevado a cabo en el
tiempo específico y bajo las condiciones
requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente
es la supervisión directa.
 Control de retroalimentación, este
tipo de control se enfoca sobre el uso
de la información de los resultados
anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras de estándar
aceptable.
 Áreas del control
Las principales áreas de control en la empresa son:
• Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de
producción es aquella donde se fabrican los productos; si la
empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción
es aquella donde se prestan los servicios;
Los principales controles existentes en el área de producción son los
siguientes:

 Control de producción
 Control de calidad
 Control de costos
 Control de los tiempos de producción
 Control de inventarios
 Control de operaciones Productivos
 Control de mantenimiento y conservación
 Control de desperdicios
• Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de
vender o comercializar los productos o servicios producidos.
 Control de ventas
 Control de cobranzas (Cuentas por Cobrar)
 Control de publicidad

 Control de Costos de ventas y de marketing

Área finanzas: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como
el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles
en el área financiera se presentan a continuación:
Control presupuestario
Control de costos
Control de gastos
Control de márgenes

Área de recursos humanos: Es el área que administra al personal,

Los principales controles que se aplican son los que siguen:
Controles de asistencia y retrasos

Control de vacaciones

Control de salarios
 Técnicas para el control
Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

 Contabilidad
 Auditoria
 Presupuestos
 Reportes, informes
 Formularios
 Archivos (memorias de expedientes)
 Computacionales
 Mecanizados
 Gráficos y diagramas
 Proceso, procedimientos, Cartas Gantt, etc.
 Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. 
 Métodos cuantitativos
 Redes
 Modelos matemáticos
 Investigación de operaciones
 Estadística
 Cálculos probabilísticas
 Administración por objetivos

 Principios generales de la administración por objetivos:

La administración por objetivos constituye un especial criterio o

filosofía de la administración, que consiste en que los jefes
superiores discuten en común con los jefes que dependen
inmediatamente de ellos, la cuantificación de los objetivos y
estándares que deben establecerse.
Condiciones para un sistema de Administración por Objetivos

 El requisito básico es que exista un pleno apoyo de la dirección o

gerencia general.
 Ordinariamente deben operar por años para afinar objetivos
 Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la
empresa en los términos más exactos que sea posible. Es necesario
convertir los objetivos en estándares.
 Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes
generales, y sobre todo en la organización de la empresa.
 Debe pedirse a cada jefe, que fije sus propios estándares u
objetivos.
 El jefe superior deberá ensayar la fijación de los estándares o
metas, debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que
lo están haciendo también sus subordinados.
• Debe discutirse en cada uno de éstos lo que por ello ha sido señalado.
Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en los estándares, no
habrá problemas.
• Las decisiones adoptadas en estas juntas, pueden crear, modificar o
ajustar los objetivos generales, lo que constituye retroalimentación.
• Durante el desarrollo de los programas durante el año, debe revisarse
cada determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los estándares
prefijados y lo que se ha logrado.
• Con los resultado de la revisión parcial antes mencionada, podrá ocurrir
que algunas metas esperadas deban reducirse, o hasta desecharse, o bien,
que se puedan aumentar otras o ampliarlas.
• Finalmente la revisión permitirá preparar los nuevos estándares para el
siguiente período.
 Técnicas varias para el control
• Gráfica de Gantt o Cartas Gantt: Uno de los elementos más importantes de
controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de
ellas implica para este efecto las cartas o gráficas. Muestra las secuencias operacionales y
administrativas, en forma paralela, etapa por etapa hasta finalizar el proceso de la
empresa.

• Las técnicas de Trayectoria Crítica o Ruta Crítica: Entre los mayores y más
modernos avances en materia de técnicas de control planeación se encuentran, las
llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica o Ruta Crítica. Aunque son métodos diversos,
tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha
puesto el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades).
Estas técnicas constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos,
secuencias, relación de actividades, entre otros. Generalmente se trata del proceso más
largo.
• La técnica CPM o Ruta Crítica: CPM(Critical Path Method:
Método de la Ruta Crítica) es prácticamente igual al PERT, del cual difiere
porque trabaja solamente con un tiempo probable de ejecución, basado
en experiencias previamente registradas, con el fin de fijar el tiempo más
conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para
lograr el mínimo costo posible.
Carta Gantt
Ruta Crítica
• Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and
Review Technique, que traducido al español significa Técnica de
Evaluación y Revisión de Programas. Consiste en un instrumento con bases
en una red de actividades y eventos, y mediante la estimación de los
tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha
determinada.
• Las Técnicas de Revisión y Evaluación de Proyectos,
comúnmente abreviada como PERT (del inglés, Project
Evaluation and Review Techniques), es un modelo para la
administración y gestión de proyectos inventado en 1957 por
la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del
Departamento de Defensa de EE. UU. como parte del
proyecto Polaris de misil balístico móvil lanzado desde
submarino. Este proyecto fue una respuesta directa a la crisis
del Sputnik (carrera espacial)

• PERT es básicamente un método para analizar las tareas

involucradas en completar un proyecto dado, especialmente
el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo
mínimo necesario para completar el proyecto total.
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
• AUDITORIAS: El término auditoria va ligado a la detección de fraudes.
Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la
honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una
base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorias: las
externas y las internas. Además existen auditorías financieras y auditorias
operacionales.
 Auditorias externas: Es un proceso de verificación que implica la
evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la
organización. Se revisan los activos y los pasivos, así como también los
informes financieros con el objetivo de verificar si están completos y
exactos. La auditoria es realizada por personal contable.
 Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la organización. Su
propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la
organización están debidamente protegidos y de que los registros
financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente para
preparar los estados financieros.
• Auditorías financieras: están referidas a la
contabilidad
• Auditorías operacionales: como su nombre lo
indica revisa lo correcto o no de las distintas
operaciones tanto productivas, como
comerciales o administrativas.