Excel Avanzado

Tablas y Bases de datos

JULIAN FERNANDO CUERO PALOMINO

Profesor
 Sesión 1 - Contenido Temático

1. Definición de un entorno de datos dentro de un modelo de Análisis estructurado

2. Modelo relacional
3. Definición de un DER (Diagrama Entidad Relación)
4. Normalización de datos
5. Diccionario de datos

Duración: 3 Horas
 Objetivos

• Desarrollar modelos estructurados que constituya el modelo de base de datos de la unidad de negocio

• Establecer la conexión entre los distintos objetos de datos dentro de un modelo

• Diseñar la estructura normalizada de la base de datos

• Diseñar las tablas de datos relacionadas en Excel

 Diseño estructurado moderno

Es fundamental que todo proceso enfocado al diseño de datos debe tener un punto inicial, aunque quizás se diga que no sea
algo sumamente importante, el éxito de un análisis previo que defina el conjunto de entidades que constituyen una base de
datos facilitara que la información sea accesible y adaptable a cualquier modelo cambiante en el tiempo, eso con el fin de
evitar rediseños.

Para adaptar el curso trataremos un caso particular relacionado con un sistema de facturación, para lo cual estudiaremos los
siguientes puntos esenciales:

a. Especificación de propósito
b. Diagrama de contexto inicial
c. Diagrama de flujo de datos
d. Modelo Relacional
e. Diagrama Entidad Relación
 Especificación de propósito

La especificación de propósito, es un procedimiento que resume toda la naturaleza del sistema de datos que se pretende
diseñar; para nuestro ejemplo supongamos que la información que recopilamos fue la siguiente

La Empresa ABX, compra y vende mercancías de construcción de distintos proveedores a Clientes los cuales realizan sus
pedidos personalmente o vía correo, por medio de una Solicitud, además anexando los datos personales del mismo (si es
por primera vez) o por medio de un código especial de cliente rutinario; la solicitud una vez diligenciada se entrega al
Almacén el cual selecciona los productos que envía posteriormente por medio de una remisión.

Una vez remitidos los productos, se procede a la facturación de los mismos y su correspondiente entrega
Diagrama de contexto inicial
 Diagrama de flujo de datos

El diagrama de flujo de datos nos permitirá conocer como funcionan los objetos de almacenamiento, es decir donde se
almacena la información, y serán estos los que determinan el sistema de datos final que podemos trasladar fácilmente a Excel u
otro Diseñador de base de datos avanzado.

Ud. notara que las figuras del diagrama representadas por sus flechas son el referente que indica que ahí hay información,
ahí hay datos.

Para entender un poco remitámonos a la especificación de propósito y extraigamos del texto todas las acciones o procesos
que ahí se vean Veamos
 Diagrama de flujo de datos

1. El cliente solicita productos por medio de una solicitud (Como se solicita)

2. El cliente es registrado (Si es primera vez) en una ficha de registro
3. El cliente es consultado (Si ya es antiguo) en el archivo de clientes
4. La solicitud es enviada al almacén (Quienes leen la solicitud y como se logra)
5. Los productos se separan y registran en una remisión
6. La remisión y los productos son enviados al almacén
7. Se genera la factura
8. Los productos y factura se entregan al cliente final
 Diagrama de flujo de datos
• El cliente solicita productos por medio de una solicitud (Como se solicita)
• El cliente es registrado (Si es primera vez) en una ficha de registro
• El cliente es consultado (Si ya es antiguo) en el archivo de clientes
 Diagrama de flujo de datos
• La solicitud es enviada al almacén (Quienes leen la solicitud y como se logra)
• Los productos se separan y registran en una remisión
• La remisión y los productos son enviados al almacén
 Diagrama de flujo de datos

• Se genera la factura
• Los productos y factura se entregan al cliente final
 Modelo relacional
El modelo relacional viene a ser la manera de ver como se conectan los archivos de datos entre si, esto se puede ver en cada
uno de los episodios del modelo de datos
 Llaves principales y foráneas
De acuerdo al grafico abajo, podemos ver flujos de salida y entrada, estos flujos indicaran la dirección de los registros que
estarán contenidos en una tabla y aparecerán en otras tablas donde la flecha toque, entonces consideremos QUE LAS
TABLAS se conectan por medio de llaves
 Llaves principales y foráneas
Las Llaves son de dos tipos; llaves primarias constituyen a todos los registros únicos de una tabla; las llaves foráneas
constituyen una replica duplicada o no de los registros contenidos en una tabla de llave principal
 Llaves principales y foráneas
Entonces de acuerdo a lo anterior podemos decir que registros de una tabla A pueden aparecer en una tabla B de varias
maneras (duplicados o únicos), lo que nos lleva al siguiente punto denominado cardinalidad o la forma de combinarse dos o
mas tablas
 Llaves principales y foráneas
Para entender la cardinalidad hay que entender de que forma se genera una combinación, por ejemplo cuando un cliente
hace solicitud de productos hay que preguntarse cuantas veces se puede hacer solicitudes, o es que acaso después que un
cliente hace una compra no puede comprar de nuevo en el almacén?
 Diagrama Entidad Relación
1. El cliente solicita productos por medio de una solicitud (Cuantas veces se solicita? Muchas veces)
2. La solicitud solo las hace un cliente o varios clientes?
3. La solicitud solo se hará para un grupo de productos o solo para uno
4. Los productos aparecen en el detalle de la solicitud una vez o varias veces
5. La remisión tiene la información de cuantas solicitudes?
6. La factura tiene la información de cuantas solicitudes?
 Normalización de datos
• El cliente solicita productos por medio de una solicitud (Cuantas veces se solicita? Muchas veces)

La identificación de un cliente Aparece en la solicitud como mínimo UNA VEZ máxima MUCHAS VECES; y el registro de
identificación pertenece a la Solicitud como mínimo UNA VEZ máximo UNA VEZ
 Normalización de datos
• La solicitud solo se hará para un grupo de productos o solo para uno

El numero de solicitud Aparece en el Producto como mínimo UNA VEZ máxima MUCHAS VECES; y el registro de
identificación de producto pertenece a la Solicitud como mínimo UNA VEZ máximo MUCHAS VECES
 Normalización de datos
Cuando en dos tablas se presenta el fenómeno de que ambas reciben MUCHAS referencias de identificación, como se muestra
en la imagen, entonces tendremos que abreviar este problema como se vera en la siguiente imagen, construyendo una
nueva tabla que contenga a las dos primarias
 Normalización de datos
• La remisión tiene la información de cuantas solicitudes?

El numero de Solicitud Aparece en la Remisión como mínimo UNA VEZ máxima UNA VEZ; y el registro de identificación
de Remisión pertenece a la Solicitud como mínimo UNA VEZ máximo UNA VEZ

Cuando en dos tablas se presenta el fenómeno de que ambas reciben UNA referencias de identificación, como se muestra en
la imagen, esto indica que tal fenómeno es común en archivos relacionados con documentos comerciales en su mayoría
 Normalización de datos
• La Factura tiene la información de cuantas solicitudes?

El numero de Solicitud Aparece en la Factura como mínimo UNA VEZ máxima UNA VEZ; y el registro de identificación de
Remisión pertenece a la Solicitud como mínimo UNA VEZ máximo UNA VEZ
 Diccionario de datos
(Cliente hace Solicitud)
 Diccionario de datos
(Solicitar Detalle de Productos)
 Diccionario de datos
(Registrar Remisión de productos Solicitados)
 Diccionario de datos
(Registrar Factura de productos Solicitados)
 Conclusión

En la sección anterior vimos el proceso de construcción de una base de datos que se adapta a cualquier modelo de datos
de las organizaciones; por lo general la impresión ante dicho ejercicio realizado esta representada en el hecho de no
definir directamente en el aplicativo, pero es fundamental que de forma anticipada diseñemos un boceto de como se
procederá el diseño el cual veremos en el siguiente estudio, donde abordaremos ya el diseño en el aplicativo Excel