GERENCIA DE PROYECTOS I

Docente: Sandra Milena Jaramillo Riascos

Especialista en Gerencia Institucional y Formulación, Ejecución de Proyectos
 GERENCIA DE PROYECTOS II
1. HISTORIA DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
2. VOCABULARIO COMUN, CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA PROFESIONAL
3. QUE ES UN PROYECTO
4. PORQUE LOS PROYECTOS IMPULSAN EL CAMBIO
5. CONTEXTO DE INICIACION DE PROYECTOS (ejercicios)
6. PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
7. COMPONENTES CLAVE DE LOS PROYECTOS
8. DOCUMENTOS DE NEGOCIO DE LA DIRECCION DE PROYECTOS
9. EL ENTORNO EN EL QUE OPERAN LOS PROYECTOS
10. SISTEMAS ORGANIZACIONALES
11. EL ROL DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
12. COMPETENCIAS DEL DIRECTOR DE PROYECTOS
 ESFUERZO TEMPORAL PRINCIPIO Y FIN
TIEMPO ESPECIFICO
PERIODO DE VIDA FINITO

PRODUCTO SERVICIO O ENTREGABLES

RESULTADO

IMPULSAN EL CAMBIO MEJORAS

¿QUE ES UN PROYECTO? CONTEXTO DE INICIACION RAZONES
OBJETIVO CARACTERISTICAS
TAREAS INTERDEPENDIENTES
UTILIZA VARIOS RECURSOS MAYORIA
PUEDE SER UNA TAREA UNICA
TIENE PATROCINADOR O CLIENTE CUANDO
IMPLICA GRADO DE
SUPUESTOS
INCERTIDUMBRE
EJEMPLOS DE PROYECTOS

1. PIRAMIDES DE GUIZA
2. LOS JUEGOS OLIMPICOS
3. LA GRAN MURALLA CHINA
4. LA CARACTERIZACION DE UNAS ESCUELAS RURALES
DEL DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO
6. LA LLEGADA DEL HOMBRE A LA LUNA
7. LA COLOCACION DE LA ESTACION ESPACIAL
INTERNACIONAL EN LA ORBITA TERRESTRE
8. LA CONSTRUCCION DEL PARQUE DE MOCOA
9. EL CANAL DE PANAMA
VOCABULARIO COMUN CODIGO DE ETICA
 VALOR DEL NEGOCIO
BENEFICIOS TANGIBLES O INTANGIBLES
1. Reconstruir un puente, construir una escuela,
crear un software para recaudar impuestos, sistema
De tratamiento de aguas residuales.
2. Aprovechar oportunidades de mercado: producir un bien
Con el fin de aprovechar su demanda, montar una sucursal en
otra región.
3. Desarrollar una plataforma on line para vender
Productos virtualmente.
4. Incorporar nueva tecnología a los procesos
 IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
DE PROYECTOS
• CONJUNCION DE HABILIDADES + METODOLOGIAS = CUMPLIR OBJETIVOS
EFICACIA Y EFICIENCIA
CUMPLIR OBJETIVOS
SATISFACER NECESIDADES DE LOS INTERESADOS
SER MAS PREDECIBLES
ENTREGAR EL RESULTADO BAJO LOS TIEMPOS ESTIPULADOS
RESPONDER A LOS RIESGOS DE MANERA OPORTUNA
OPTIMIZAR EL USO DE LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN
taller
 ATRIBUTOS DEL PROYECTO
• Objetivo

• Temporal

• Tareas
sillas
interdependientes

• Recursos
 ATRIBUTOS DEL PROYECTO
• Patrocinador o cliente

• Grado de incertidumbre
EQUILIBRIO DE LAS RESTRICCIONES DEL PROYECTO
 Reto del Gerente

1. Equilibrar factores
2. Prevenir, anticipar o superar las circunstancias que se produzcan
3. Realizar adecuada planeación
4. Mantener una comunicación efectiva
PROGRAMAS, PROYECTOS PORTAFOLIOS
COMPONENTES CLAVE EN LA VIDA DE UN PROYECTO

Ciclo de vida

Fase del
proyecto

Punto de
revisión

Procesos de
la dirección

Grupo de
procesos

Área de
conocimientos
COMPONENTES CLAVE EN LA VIDA DE UN PROYECTO

Ciclo de vida
FASES DEL PROYECTO
• Subconjunto de actividades
del proyecto.
• Relación lógica
• Culmina con entregables
• Deberá contener:
- Nombre o numero
- Duración
- Requisitos de recursos
- Criterios de entrada
- Criterios de salida
Fase del
proyecto
PUNTO DE REVISION DE FASE
Se compara
avances con Revisar si es viable pasar
documentos iniciales a la sig. fase

Se deben realizar
Modificaciones?

Se debe finalizar el Se debe repetir la fase del

proyecto? proyecto?

Punto de
revisión
 PROCESOS DE DIRECCION

• UNICOS
• PERIODICOS
Procesos de
• CONTINUOS la dirección
PROCESOS DE DIRECCION
 QUE ES UN PROCESO Y EJEMPLO DE PROCESO
• Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de
comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema. Ejemplo de proceso:
• Una empresa que fabrica cerámicas de piso, tiene dos áreas de venta, el área 1 muestra las cerámicas y las vende, y en el mismo piso queda el área de caja donde los
clientes cancelan. El área 2, cuenta con un vendedor y un operario de corte, quien presta el servicio de corte de cerámica y pulido de la misma, para lo cual requiere
productos básicos para limpieza de cerámicas, para lo cual el operario de corte se acerca hasta el área 1 solicita los insumos , dejando como evidencia unas notas
manuales de lo que se le entrego al operario.
• Muchas veces los clientes del Area 2 adquieren servicios de corte, y en algunas oportunidades le cancelan directamente al operario y en otras oportunidades le cancelan
al asesor y en otras oportunidades cancelan en caja. La empres NO ha definido un proceso concreto donde deben cancelar, por lo cual incluso algunas veces los clientes se
han marchado sin cancelar sin que nadie se diera cuenta o en aquellas oportunidades cuando el cliente le cancela al operario este no reporta la venta, quedándose con
los ingresos de la empresa. Por otra parte cuando se venden insumos de limpieza de cerámica estos no están bajo un control de inventarios por lo tanto perfectamente el
vendedor puede quedarse con el dinero, sin que se reciba una sanción por ello ya que nadie se dio cuenta.
• Por lo tanto después la empresa decide crear el siguiente Proceso:
1. Ningún operario de corte deberá entablar relación con el cliente, ya que será el vendedor del área 1 quien haga la recepción del cliente y para ello deberá llenar una orden
de trabajo donde redacta las necesidades iniciales del cliente, este a su vez se lo remite al operario junto con el formulario, el operario una vez haya realizado el trabajo
firma la orden de corte y se lo entrega al vendedor, quien a su vez le entregará al cliente tanto el producto final como la orden de servicio, una vez se haya cancelado por
el.
2. Ni el vendedor, ni los operarios del área 1 podrán recibir dinero alguno por servicios o productos vendidos. El cliente tendrá que dirigirse a caja del área 1 a cancelar junto
con la orden de compra que le entregue el vendedor del área 1. Una vez cancelado en caja el cliente regresara al área 1 a recibir los productos y/o servicios que haya
adquirido, presentando para ello la factura.
3. Cuando del área de insumos le es entregado un producto al operario para realizar los cortes, estos deben ir con cargo al cliente que solicito el servicio, generando para
ello una orden provisional de compra, de tal forma que cuando se acerque el cliente a cancelar, aparecerá en el sistema una factura a cargo.
GRUPOS DE PROCESOS

Grupo de
procesos
AREAS DE CONOCIMIENTO
 EL INICIO DE UN PROYECTO
• IDENTIFICACIÓN DE UN PROYECTO
• SELECCIÓN DE UN PROYECTO
• Criterios de evaluación
• Estimaciones financieras
• Afectaciones a grupos de interés
• Desarrollar un sistema de calificación
• PRESENTACION DE UNA PROPUESTA
 PRESENTACION DE LA PROPUESTA
• OBJETIVO DEL PROYECTO
• DESCRIPCION DEL TRABAJO
• REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE
• ENTREGABLES
• CRITERIOS DE ACEPTACION
• ELEMENTOS SUMINISTRADOS POR EL CLIENTE
• APROBACIONES REQUERIDAS POR EL CLIENTE
• TIPO DE CONTRATO
• CRONOGRAMA O FECHAS DE INICIO Y TERMINACION
• FECHA DE ENTREGA
• VALOR DE LA PROPUESTA
 DESARROLLO DE PROPUESTAS
Y PROYECTOS
• CONSTRUCCION DE RELACIONES CON LOS CLIENTES: ética
• MARKETING PREVIO A LA PROPUESTA
• DECISION PARA DESARROLLAR UNA PROPUESTA: toma tiempo y costo
• Competencia
• Riesgo: demasiada incertidumbre
• Misión: especialidad contratista
• Ampliación de capacidades
• Reputación:
• Fondos del cliente
• Recursos de la propuesta: asegurar calidad
 ACTA DE INICIO
• TITULO DEL PROYECTO • RIESGOS PRINCIPALES
• EL PROPOSITO O JUSTIFICACION • REQUERIMIENTOS DE APROBACION
• EL OBJETIVO INCLUYE BENEFICIOS Y • GERENTE DEL PROYECTO
FINANCIAMIENTO • REQUERIMIENTOS DE REPORTES
• ACLARACION SOBRE EL • LISTA DE INTERESADOS
FINANCIAMIENTO
• NIVEL DE AUTORIDAD
• ENTREGABLES PRINCIPALES
• AUTORIZADO POR
• CRITERIOS DE ACEPTACION
• CRONOGRAMA RESUMEN
• SUPUESTOS CLAVE
• RESTRICCIONES
 Gestión de los interesados
• Incluye procesos para identificar a las personas, grupos u
organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto.
• Para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el
proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas para
lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la
ejecución del proyecto.
• Gestión de los recursos humanos y comunicaciones
• El gerente del proyecto pasa el 90% del tiempo comunicándose
• Expectativas, inconvenientes, satisfacción, necesidades, abordar
incidentes, gestionar conflictos, fomentar adecuada participación
GESTION DE LOS INTERESADOS
1. Es critico para el éxito del
proyecto
2. Gestión iterativa a lo largo del
proyecto
3. Todos los miembros del equipo
deben gestionar las expectativas
de los interesados
 Quienes son los interesados?
• Quienes puedan afectar nuestro proyecto tanto positiva como
negativamente
• No necesariamente deben tener interés en el proyecto
 QUE DEBO HACER COMO GERENTE DEL PROYECTO?

1. Identificarlos a todos de la manera mas temprana posible

2. Todos aquellos interesados que se descubran tarde en el proyecto
pueden solicitar cambios y esto retrasa el pto
3. Identificar sus expectativas: aquellas cosas que ellos creen que les va a
suceder con el proyecto
4. Determinar sus intereses: nivel de interés en el proyecto
5. Determinar su nivel de influencia y centrarse en los de mayor influencia
6. Planificar como se los va a dirigir: como nos vamos a comunicar con
Ellos
 GRAFICA DE PROCESOS
• 1.3.1 identificar a los interesados
Incluye procesos para identificar a las personas, grupos u
organizaciones que pueden afectar o ser afectados por una decisión,
actividad o resultado del proyecto, así como de analizar y documentar
información relevante relativa a sus intereses, participación,
interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del
proyecto.
• El proceso de comunicación es continuo
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
• Identificarlos
• Analizar el impacto o apoyo potencial
• Clasificarlos
• Evaluar el modo que los interesados pueden ayudar o responder

Con el fin de planificar como influir en ellos, para saber como gestionar
su apoyo o mitigar los efectos negativos
 MATRIZ DE PODER INTERES

MANTENER SATISFECHO GESTIONAR DE FORMA

PODER CERCANA

MONITOREAR MANTENER INFORMADO

INTERES
 JUICIO DE EXPERTOS
• PERSONAS CON EXPERIENCIA:
• La alta dirección
• Otras unidades dentro de la organización
• Los interesados clave identificados
• Los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos
con el mismo ámbito
 1.3.1 REGISTRO INTERESADOS
• INFORMACION DE IDENTIFICACION
• Nombre
• Puesto en la organización
• Ubicación
• Rol
• Información de contacto
• INFORMACION DE EVALUACION
• Requisitos principales
• Expectativas
• Influencia
• CLASIFICACION DE LOS INTERESADOS
• Interno/externo
• Partidario/neutral/reticente
 PLANIFICAR GESTION
DE INTERESADOS
• Proceso de desarrollar estrategias de gestión
• Participación eficaz de los interesados

• ENTRADAS: Registro de los interesados

• HERRAMIENTAS Y TECNICAS
• El nivel de participación d los interesados se pueden clasificar de la siguientes manera:
• Desconocedor
• Reticente: conoce proyecto y beneficios pero se rehusa al cambio
• Neutral: Ni es partidario, ni es reticente
• Partidario: conoce el proyecto y beneficios y apoya el cambio
• Lider: esta activamente involucrado en el éxito del proyecto
 ESTRATEGIAS
1. IDENTIFICARLOS
2. CLASIFICARLOS
3. ORGANIZAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN CON LOS DE MAYOR INFLUENCIA Y PODER
4. DEDICAR TIEMPO A LOS INTERESADOS
5. REUNIONES PERMANENTES
6. ATENDER CON RESPETO SUS OBSERVACIONES
7. NUNCA DEJARSE IRRITAR SI ELLOS NO ESTAN DE ACUERDO
8. A LOS INTERESADOS OPOSITORES O RESILENTES SE LOS DEBE ABORDAR DE MANERA
INDEPENDIENTE Y NO EN GRUPO
9. TRATAR DE NEGOCIAR CON LOS LIDERES DE LOS GRUPOS CON UN NEGOCIO GANA—GANA
10. CUANDO SE TRATA DE PERSONAS CON CULTURAS DIFERENTES: INDIGENAS, CAMPESINOS,
CULTIVADORES COCA SE DEBE SER MUY CAUTELOSO CON LO QUE SE HABLA, NUNCA TRATAR DE
IMPONER, PONERSE A LA MISMA ALTURA DE ELLOS,
 PLANIFICAR LA GESTION DE LOS
INTERESADOS
INTERESADO DESCONOCEDOR RETICENTE NEUTRAL PARTIDARIO LIDER
INTRESADO 1 D
C

INTERESADO 2 C CD

C: PARTICIPACION ACTUAL
D: PARTICIPACION DESEADA
 GRUPO DE PROCESOS: PLANEACION
• Planear el alcance

• Planear el cronograma
• Planear los costos
• Planear los riesgos
Desarrollar
el plan para • Planear la calidad
la dirección • Planear las comunicaciones
del proyecto
• Planear los recursos

• Planear las adquisiciones

• Involucrar los interesados

 PLANEAR EL ALCANCE
• Planear el alcance del proyecto y de producto
• Alcance del proyecto: preguntas generadoras generales
• Alcance del producto: que características debe tener el producto?
• Veamos el alcance del producto: hay diferentes proyectos y por lo tanto diferentes
productos: bienes, servicios o resultados:
1. Bienes: características físicas y técnicas y sus beneficios
2. Servicios: características intangibles y sus beneficios
3. Resultados: beneficios que debe generar y sus beneficios

En algunos proyectos, especialmente en los sociales, se pueden conjugar los productos:

bienes, servicios y resultados
 PLANEACION DEL ALCANCE
• Para definir el alcance:

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

• Requisitos exigidos - Experiencias de otros proyectos - Alcance del proyecto y
• Acta de inicio - juicio de expertos del producto
• Estudio de caso - conocimientos teóricos
 ALCANCE DEL PROYECTO:

• Define lo que se debe hacer. Todos los entregables del

proyecto.
• Deben contar con la aprobación del cliente o patrocinador.
 EL ALCANCE DEL PROYECTO CONTIENE:

1) Los requerimientos del cliente:

• Especificación de las funciones o el desempeño para el producto
final: nuevo software, nuevo vehículo, capacitación
• Tamaño, color, peso, rapidez, medidas (características técnicas),
rendimiento, funcionamiento.
• Por ejemplo casa nueva:
• 5 recamaras
• 1 garaje para 2 automóviles
• 1 chimenea, calefacción
No basta con lo consignado en la formulación del proyecto porque
este a veces no incluye todo lo que se requiere saber, hay que
recabar entonces entrevistando al cliente o al patrocinador, sus
proyectos sociales, entrevistando a la comunidad.

Ejemplo: Antes de implementar un sistema de información

consulte a los usuarios actuales del proceso, tales como asesores
comerciales, cajeros, recepcionista.
1) Las normas técnicas, legales, códigos de calidad, que deben
usarse y cumplirse:
Ejemplo: Jardín Infantil:
• Mts2 x niño
• Numero de baños
• Uso de materiales resistentes al fuego
• Altura desde el piso hasta los tomacorrientes
Ejemplo: Clínica
3) La declaración del trabajo:
• Principales tareas que deben llevarse a cabo
• Define lo que hará el equipo del proyecto o contratista
• Lo que no se incluya se supondrá que no se realizará
• Que esté aprobado por el cliente o patrocinador

Ejemplo: si la capacitación de usuarios en el sistema nuevo:

• No se mencionó en el proyecto, o se hizo de manera ambigua,
entonces al incluirla en la declaración del trabajo permite aclarar si el
contratista debe o no entregar dicha capacitación.
• Un jardín en una casa así el propietario piense que sí
4) Los entregables = Resultados fases:
• Son varios, no es único
• El objetivo del proyecto es generar un producto tangible o
intangible
• Para lograr un mayor control sobre el éxito del proyecto se debe
descomponer en partes más pequeñas.
Ejemplo: Objetivo: Construir Hospital
ENTREGABLE: • Puertas
Fase 1: • Ventanas
• Excavación • Piso
• Zapatas
• Explanación Fase 4:
• Camillas
Fase 2: • Laboratorios
• Muros • Quirófanos =
• Techo PAQUETES DE TRABAJO:
• Vigas • Aire acondicionado
• Columnas • Sin ventanas
• Paredes lisas, sin
esquinas, no rugosas
Fase 3: • Sin puertas abatibles
• Acabados
5) Los criterios de aceptación: Ayudarán a determinar si un
entregable es aceptable o no:
• Medidas cuantitativas
• Referencias o especificaciones
• Normas o códigos:
Ejemplo: Duración de pruebas de una máquina, si no se especifica en
los criterios de aceptación podrán ser de un solo día (aunque
realmente este no sea suficiente).
 CONTENIDO PRESENTACION FORO
• 1. PRESENTACION DEL GRUPO COMO GERENTES DEL PROYECTO
• 2. PRESENTACION DEL reformulación OBJETIVO DEL PROYECTO
• 3. PRESENTACION DE LA VIABILIDAD FINANCIERA: TIR Y VPN
• 4. PRESENTACION DEL ALCANCE DEL PROYECTO
• 5. PRESENTACION DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO
 DATOS GENERALES

• Datos e información de la dirección de proyectos

• Adaptación
• Documentos de negocio:
1. Caso de negocio del proyecto
2. Plan de beneficios del proyecto
3. Acta de constitución
4. Criterios de éxito del proyecto