Auditoría

Interna
(Área Biblioteca)

Isabel Cristina Naranjo

Yaneth Bibiana Giraldo
Sandra Milena Zapata
Juliet Munera Mendoza
 Roles del Auditor (área Biblioteca)
Área de
Conocimiento Nivel requerido Indicador Identificado Evidencia
y Habilidades
Capacidad de leer, escribir, analizar, Certificados
Educación Bachiller
concluir. Hojas de vida
Experiencia Al menos 3 semestres de Conocimientos de la universidad y sus Matriculado en la
(conocimiento experiencia en La Universidad procesos universidad
de la
universidad)
Formación en - Terminología de calidad, - Examen entidad
auditoria ambiental, seguridad y salud - Capacidad para programar, ejecutar, interna o externas
interna en el trabajo preparar informes y hacer seguimiento
- Principios de gestión de de auditorías internas según los
calidad, ambiental y salud y lineamientos establecidos.
seguridad en el trabajo - Capacidad para identificar no
- Conocimiento de la conformidades respecto a las normas
Norma ISO 9001:2015. 14001: ISO 9001, 14001 y OSHAS 18001
2015 y OSHAS 18001 objetivos y reglamentación.
 Roles del Auditor (área Biblioteca)
Área de
Conocimiento Nivel requerido Indicador Identificado Evidencia
y Habilidades

Presentación de evidencia objetiva para la

Búsqueda de información
sustentación de hallazgos.
Planeación y Organización
Oportunidad en la elaboración y entrega
del trabajo
del plan de auditoria.
Informe de auditoría y
Habilidades Comunicación
Facilidad de comunicación con personas de reportes de acciones
generados.
todos los niveles de la organización.
 Equipo Auditor
Jefe de auditoria
Isabel Naranjo

Auditor Supervisor
Yaneth Giraldo

Auditor 1 Auditor 2
Sandra Zapata Julieth Munera
 Responsabilidades del Jefe de auditoria
Determinar la
cantidad de
trabajo.

Asignar tareas a
Nombrar a los otros  los miembros del equip
miembros del equipo. o

Asegurar que los

miembros del equipo
estén completamente
preparados.
Responsabilidades del Auditor supervisor

Dirigir el trabajo
de un equipo de
auditoria

Controlar tiem Vigilar y
po la controlar el
calidad y costo  cumplimiento de
de la auditoría la norma
 Responsabilidades de los Auditores
Aplicar los programas de
auditoría preparados para el
desarrollo del trabajo,
conforme a las instrucciones
del jefe de equipo.
Sugerir procedimientos
alternativos o adicionales
para promover la
eficiencia en las
actividades de auditoría
realizadas.
imagen positiva de la auditoría.
Estructurar el expediente de
papeles de trabajo y
entregarlo al jefe de equipo
para la integración completa
de los resultados y su
correspondiente archivo.
Documentar la aplicación de
los procedimientos de Mantener ordenados y
auditoría utilizando la completos los papeles de
estructura y orden definido trabajo.
para los papeles de trabajo.
Obtener la evidencia
Colaborar continuamente para
suficiente, competente y
fomentar el logro de los
pertinente de los hallazgos
objetivos incluidos en la
de la auditoría y así
planificación específica y
desarrollar sus principales
contribuir para proyectar una
atributos y analizarlos.
Cumplir con los criterios de ejecución
Cumplir con las disposiciones
legales, normatividad e establecidos para su trabajo, así como, los
estándares profesionales (normas de
instrucciones relacionadas
con el ejercicio de la auditoría) y de encontrar dificultades,
comunicarlas de inmediato al auditor jefe de
auditoría.
equipo de la auditoría.
 Objetivo de la Auditoría

Verificar y evaluar la calidad en el

Bibliotec servicio de la biblioteca y el apoyo
académico correcto con respecto a
a los procesos de formación e
investigación académica. 
 Alcance de la Auditoría
Se pretende revisar la veracidad e integridad de la
información, la planeación y la operación de la
Biblioteca; además de los medios utilizados para
identificar, medir, clasificar y reportar datos.
Explorar los procedimientos y sistemas
establecidos, con el fin de verificar el
cumplimiento de los procesos y funcionalidad de
la biblioteca como herramienta eficaz para todos
los miembros de la universidad.
 Criterios de la Auditoría

Físicas Testimonial Documentada Analítica

 Información de  Entrevistas con las  Fuentes donde la  Este tipo de

procesos y partes interesadas. documentación de la evidencia será
procedimientos. Se documentarán en evidencia puede ser desarrollada por el
forma de notas de obtenida: auditor.
 Verificación de entrevista o minutas Respuestas a oficios o
activos, levantadas, requerimientos, Actas,
inspecciones de debidamente Manuales, Archivos,
funciones y firmadas por las
Reportes, Instrucciones,
Contratos, Facturas, entre
responsabilidades. partes. otros.
 Cronograma
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA - Área Biblioteca
CRONOGRAMA DE AUDITORÍA ABRIL - 2020
ABRIL
Dependencia Responsable Actividad Duración
SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3

Reunión inicial con el equipo auditor 4 horas 13-abr    

Estructuración de la propuesta de la auditoría para la alta gerencia 8 horas
14-abr    
Presentación de la propuesta de auditoría a la alta gerencia 3 horas
Auditoría Interna y Cumplimiento

15-abr    
Ajuste del proceso de auditoría con base a las observaciones de la alta gerencia 2 horas
Lider de Control Interno

16-abr    
Socialización de la auditoría con el equipo auditor y estructuración de cronograma 2 horas
16-abr    
Comunicación oficial del cronograma de actividades de la auditoría a la dependencia de la 1 hora
biblioteca 16-abr    
Reunión de apertura 4 horas   20-abr  
Auditoría macro proceso biblioteca 16 horas 21-abr
  22-abri  
Reunión equipo auditor para verificación y consolidación de hallazgos 8 horas
  23-abr  

Reunión con alta gerencia y líderes de cada maroproceso o dependencia para comunicación
de hallazgos 4 horas
    24-abr
Preparación de reuniónde cierre 1 hora     28-abr
Reunión de cierre de auditoría 2 horas     29-abr
Memorando
 Listado de Asistencia
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL -SGI
INSTITUCIÓN LISTADO DE ASISTENCIA
UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA CÓDIGO: FT-GIC-15 VERSIÓN: 03 PÁGINA: 1 DE 2
 
TEMA: FACILITADOR: RESPONSABLE:
 
FECHA: LUGAR: DURACIÓN:
     
N° Nombre del Asistente Dependencia/Entidad Telefono/Ext. Correo Electrónico Firma
1          

2          

3          

4          

5          

6          

7          

8          

9          

10          
 Formas de Comunicación
Descendente Horizontal o Comunicación
Ascendente
lateral transversal
• Proviene del Líder • Del grupo auditor • Es la comunicación • Comunicación
de la Auditoria al para informar con el auditado. participativa de
grupo auditor. resultados del todos los
proceso y solicitud elementos
de apoyo del Líder integrantes del
de la Auditoria. proceso auditor.
(retroalimentación)
Estrategias de Comunicación
Durante la auditoría, el líder del equipo auditor deberá comunicar
periódicamente los progresos de la auditoría y cualquier inquietud
al auditado al igual que las evidencias recopiladas durante la
auditoría que sugieren un riesgo inmediato y significativo (por
ejemplo: para la seguridad, el medio ambiente o la calidad)
deberían comunicarse sin demora al auditado.

Cualquier inquietud relacionada con un aspecto externo al alcance

de la auditoría debería registrarse y notificarse al líder del equipo
auditor, para su posible comunicación al auditado.
 Estrategias de Comunicación
Serán dirigidas al equipo de trabajo auditor, estas estrategias buscan
fomentar proceso de comunicación asertiva que permitan la optimización
de los recursos y el encadenamiento productivo de la auditoria.

Información
oportuna

Participación Apoyo de las

de los Estrategias diferentes
miembros de áreas
trabajo auditadas

Evaluación
permanente
Canales de Comunicación
Medio online: correos, ya que estos ayudarán a que toda la
información repose de forma virtual para garantizar la cadena
de comunicación asertiva, eficaz y oportuna.

Documentos físicos: Actas sobre reuniones al momento de

brindar información sobre los adelantos de la auditoría y
comunicados impresos.
Técnicas de Recolección de Información
Observació
n
Se presenciarán los proceso
y procedimientos aplicados
por otras personas, con el fin
de obtener evidencia de
cómo se está realizando
dicho proceso.
Entrevista
Proceso de entrevista en la auditoria área Biblioteca.
- Los auditados deben describir sus procedimientos de manera clara
para que el auditor pueda entenderlos y al mismo tiempo demostrar
lo bien que entienden los mimos.
- Dar en todo momento una oportunidad al auditado de explicar lo
que hace, puesto que de esa forma recopilamos una información más
completa.
- Volver a plantear la misma pregunta si se considera necesario.
- Prestar atención a lo que dice la persona a la que se le ha formulado
una pregunta y no anticipar respuestas.
Gracias.

Isabel Cristina Naranjo

Yaneth Bibiana Giraldo
Sandra Milena Zapata
Juliet Munera Mendoza