DERECHO NOTARIAL

UNIDAD 5

EL PROTOCOLO NOTARIAL

NELSON MENDOZA
 El Protocolo Notarial
• El Protocolo surge de la necesidad de los hombres de materializar en un
escrito la voluntad creadora de sus derechos, de materializar la prueba, de
recurrir a la impresión gráfica sobre un elemento físico que hiciera visible y
perpetua su consideración, de esa manera los hombres idearon que la
emitirse la voluntad se hiciera entre solemnidades y quedara grabada
descriptivamente sobre un objeto material conservador de una creación del
hombre; a esa primera fuente de la génesis del acto jurídico llamaron
Protocolo.

• Existen varias acepciones de la palabra Protocolo. Su etimología poco

ayuda para esclarecer cual es su sentido propio, pues hay diversidad de
opiniones acerca de su origen. Puede resultar de la palabra compuesta del
prefijo PROTO, procedente de la vos griega PROTOS, y el sufijo COLO o COLON,
sobre cuya significación no se ha puesto de acuerdo los autores. Según
Scriche proviene de la voz latina COLLIUM o COLLATIO, que significa
comparación o cotejo; pero existen o tras series de significaciones
asignadas por otros autores.
 REQUISITOS Y FORMALIDADES
• El protocolo se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del Notario,
conteniendo cada uno todas las actas que se escrituren entre el primer día de enero y el
31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. Dichas actas deben llevar el número
que les corresponda, escrito en letras y por estricto orden de fecha. Las hojas deben ser
foliadas, es decir marcadas con el número que les pertenezca y escribírsele en letras y
guarismos o dígitos.

• Todas las hojas de las escrituras matrices, tendrán un margen blanco de cuatro
centímetros por la parte en que haya de encuadernarse y uno de dos centímetros por la
opuesta. Además se dejará en las dos plantas de la hoja, otro margen de cinco
centímetros por la parte donde comienzan a escribirse los renglones.
• Todas las hojas del protocolo, serán firmadas por el Notario en el margen de cinco
centímetros, a excepción de aquellas que por el contenido del documento se hallan llenas
con notas debidamente firmadas por el Notario, las partes y los testigos.
 CONTENIDO
• En sentido estricto, el libro-protocolo
del notario, tal como indica la ley,
contendrá los originales de las actas
auténticas que escriture entre el
primero de enero y el 31 de
diciembre de cada año, ambas fechas
inclusive. A seguida de cada acta se
colocarán los documentos que se
anexen al mismo como
comprobantes.
 APERTURA DEL PROTOCOLO

• Es ordenado por la Ley del Notariado que desde el primer día de cada año los notarios
abran el volumen del protocolo correspondiente a ese año.

• El protocolo se abre cada año con la primera escritura que se hace, la cual llevará
siempre el número UNO y principiará en la línea del folio inicial. La forma indicada en su
artículo 38, para la apertura del protocolo se hace extendiendo una nota que diga de
esta manera:

• “Volumen del Protocolo de los Instrumentos Públicos correspondientes al año de...( )”.
• En la ciudad de….., Municipio de…….., Provincia de……., al primer (1er.) día del mes de
enero del año… ( )”.
 Cierre del Protocolo.
• El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero también puede cerrarse en
cualquier momento que el notario dejare de ejercer la función.
• El cierre debe contener: la fecha, el número total de instrumentos autorizados, indicando cuantos de
ellos son escrituras públicas y el número de actas de protocolización, si las hubieren; así como el
total de folios utilizados; observaciones si fueren necesarias y la firma del notario.

• Señala el segundo párrafo del artículo 38 de la Ley dominicana que debe extenderse una nota
análoga el último día del año para cerrar el volumen que haga constar lo siguiente:

• “Concluye el volumen del Protocolo de los Instrumentos Públicos correspondientes al año…. ( ), que
contiene…. ( ) Instrumentos y…. ( ) folios, escriturados durante el mismo por el infrascrito Notario”.
En la ciudad de ….., Municipio de …., Provincia de ……, a los treinta y un (31) días del mes de
diciembre del año…. ( ). A seguidas se coloca la fecha en letras, la firma y el sello profesional del
Notario.
 Libro Índice
• Por las disposiciones combinadas de los artículos 41 y 42 de la ley sobre notariado es
obligatorio tener un un libro índice con todas las actas auténticas que se escrituren. Este
índice contendrá la fecha y naturaleza del acta, los nombres de las partes y nombres de
testigos y la relación del registro. Deberá ser firmado y sellado en la primera y última hoja
por el Presidente del Juzgado de Primera Instancia del Distrito \Instancia del Distrito
judicial a que pertenezca el notario y, porque la ley lo indica expresamente, exonerado del
pago de cualquier tipo de impuesto.

• Para cumplir con el artículo 63 de la ley, una copia de este índice redactado conforme al
artículo 41 de la legislación notarial debe ser enviada por los notarios a la Secretaría de la
suprema Corte de Justicia dentro del primer trimestre de cada año, es decir, hasta el día
31 de marzo.
 LOS FOLIOS

• Los folios son las hojas numeradas, selladas y

autorizadas que serán cronológicamente utilizadas y
ordenadas y sólidamente empastadas para constituir los
libros. Cada folio se utilizará por ambas caras,
constituyéndose por dos páginas.

• Para asentar las escrituras y actas en los folios, deberán

utilizarse procedimientos de escritura o impresión que
sean firme, indelebles y legibles. La parte utilizable del
folio deberá aprovecharse al máximo posible, no
deberán dejarse espacios en blanco y las líneas que se
impriman deberán estar a igual distancias unas de otras.
 Minuta
• Una minuta es un original de un acto auténtico, del que no puede
desprenderse el oficial público que es su depositario. Es, dicho de otra
manera, un acto original emanado de la autoridad administrativa o
judicial, o para nuestro caso específico, el acto entregado por notario que
la ley prescribe que debe conservarse.
 CONCLUSION

• Es obligatorio de tener los actos auténticos; volúmenes anuales; numeración de las actas;
foliado de todas las hojas de cada volumen; márgenes de las hojas, tanto en ambos lados como
en la parte de abajo; apertura y cierre del volumen anual; la posibilidad de la división del
volumen anual en varios tomos; la obligación de protocolizar cada año a más tardar el día 31 de
marzo; la responsabilidad del Notario en relación con la integridad y conservación de los
protocolos.

• El protocolo se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del Notario, conteniendo
cada uno todas las actas que se escrituren entre el primer día de enero y el 31 de diciembre de
cada año, ambas fechas inclusive. Dichas actas deben llevar el número que les corresponda,
escrito en letras y por estricto orden de fecha. Las hojas deben ser foliadas, es decir marcadas
con el número que les pertenezca y escribírsele en letras y guarismos o dígitos.