DOCUMENTOS CONTABLES

CONCEPTOS Y DESCRIPCIÓN

DOCUMENTOS 1.NEGOCIABLES
CONTABLES 2. NO NEGOCIABLES
CONCEPTO
Los documentos comerciales, son
todos los comprobantes dejados
por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que
se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con usos y
costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley.
 DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES.

Los documentos negociables sustituyen al dinero al

efectivo, se utiliza por seguridad y comodidad para
pagar o respaldar las deudas adquiridas por las
personas cuando se realizan negocios y sirven de
soporte para el registro contable.
 1 DOCUMENTO CONTABLE
NEGOCIABLE

CHEQUE
Concepto

Es un documento negociable
donde se moviliza la mayor
cantidad de dinero en un país, por
medio del cual, una persona tiene
derecho a disponer de la provisión
de fondos que tiene en cuenta
corriente bancaria, bien sea a
favor de si mismo o de un tercero.
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL GIRO DE UN CHEQUE

El Girador o Librador: es la persona que gira un

cheque contra la sucursal del Banco donde tiene
su cuenta corriente, ordenando su pago al firmar
en el ángulo inferior derecho. 

El Librado o Girado: es la sucursal del Banco

contra la cual se gira el documento.

Beneficiario: es la persona a cuyo nombre se

extiende el documento.  
Los cheques están regulados por el 
código de comercio, en sus artículos 712 y
siguientes.
el artículo 718 consagra los plazos para la presentación de los cheques así:
“Los cheques deberán presentarse para su pago:
1. Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su
expedición;
2. Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en lugar
distinto al de ésta;
3. Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos en algún
otro país de América Latina.
4. Dentro de cuatro meses, si fueren expedidos en algún país latinoamericano para ser pagados
fuera de América Latina”.
La consecuencia de la inoportuna presentación de los cheques en los términos señalados es la
caducidad de la acción cambiaria1, esto es, la imposibilidad de que el derecho cambiario nazca
ya que la obligación de pago está sujeta a la condición de que el tenedor presente el título para
su pago y lo proteste en tiempo.
el artículo 721 del Estatuto Mercantil consagra:
“Aún cuando el cheque no hubiere sido presentado en tiempo, el librado deberá
pagarlo si tiene fondos suficientes del librador o hacer la oferta de pago parcial,
siempre que se presente dentro de los seis meses que sigan a su fecha”.
Este artículo se refiere ya no a la caducidad de la acción cambiaria sino que se refiere a
la obligación del banco de pagar el cheque si este es presentado dentro de los seis
meses siguientes a su fecha.
La acción cambiaria contra los demás signatarios, caduca por la
simple falta de presentación o protesto oportuno.”
Entonces la caducidad de la acción cambiaria en el cheque
procede cuando:

•No ha sido presentado en tiempo para su pago.

•Si el librador tenía fondos suficientes y por causa no imputable a
él,  no pudo pagarse.
•Cuando haya sido presentado en tiempo, pero no se haya
efectuado el protesto.
Por otro lado respecto a la prescripción de la acción cambiaria
del cheque esta prescribe:

1.La del último tenedor en seis meses, los cuales se cuentan a

partir de la presentación del cheque para su pago
2.La de los endosantes y avalistas también en seis, contados
desde el día siguiente que paguen el cheque.
 2 DOCUMENTO CONTABLE
NEGOCIABLE

LETRA DE CAMBIO
Concepto

Es una orden escrita de una

persona a otra para que pague
una determinada cantidad de
dinero en un tiempo futuro a un
tercero.
 3 DOCUMENTO CONTABLE
NEGOCIABLE

PAGARE
Concepto

Es un titulo valor por el cual una

persona denominada suscriptor se
compromete a pagar una suma de
dinero en una fecha determinada a
otra persona, que se llama
beneficiario. Este documento es
utilizado por empresas de
financiamiento comercial, para
captación de dinero.
4 DOCUMENTO CONTABLE
NEGOCIABLE

LIBRANZA
Concepto

Documento utilizado
regularmente, por cooperativas o
empresas en las cuales labora el
beneficiario de un préstamo o
crédito, mediante la libranza el
deudor autoriza a su patrono la
deducción de cuotas periódicas de
su salario, honorarios o
participaciones a que tiene
derecho.
DOCUMENTOS NO NEGOCIABLES
Son aquellos que se requieren para la buena marcha
de una empresa, ya que son de uso diario, constante
y corriente; son indispensables para el control de la
empresa ya que permite sustentar los gastos, de la
misma, es decir las transacciones frecuentes y no
frecuentes
1 DOCUMENTOS NO
NEGOCIABLES

Cotizaciones
Concepto

Son documentos utilizados en

el departamentos de compras
para una negociación,
contiene una lista de precios
de los productos o servicios
que ofrecen los proveedores
a sus clientes reales o
potenciales.
2 DOCUMENTOS NO
NEGOCIABLES

NOTA DE PEDIDO
Concepto

Es un documento emitido por la

empresa proveedora con fines
de control interno. Se extiende
por duplicado o triplicado, el
original queda para la empresa
proveedora y la copia se entrega
al cliente para control de su
pedido.
3 DOCUMENTOS NO
NEGOCIABLES

RECIBO DE CAJA MENOR

Concepto

Respalda todos los pagos que por

diferentes conceptos se cancelan a
las personas que prestan algún
servicio o venden un bien y que
firman en señal de haberlo recibido
4 DOCUMENTOS NO
NEGOCIABLES

TARJETA KARDEX
Concepto

Ofrece Información inmediata acerca

de las existencias de un producto, con
el objeto de mantener actualizado el
saldo disponible para la venta, consta
de lo siguiente: Fecha, descripción,
valor unitario, entradas, salidas, saldo,
proveedores, ubicación, unidad,
máximas y mínimos, articulo
5 DOCUMENTOS NO
NEGOCIABLES

FACTURA
Concepto

Es la nota que el vendedor

entrega al comprador, en la cual
se detallan las mercancías
compradas
6 DOCUMENTOS NO
NEGOCIABLES

RECIBO DE CAJA O
COMPROBANTE DE INGRESOS
Concepto

Sirve como comprobante de

todos los ingresos recibidos y de
constancia del pago efectuado
por un cliente
7 DOCUMENTOS NO
NEGOCIABLES

COMPROBANTE DE EGRESO
Concepto

Sirve de constancia de los dineros

entregados por la empresa
8 DOCUMENTOS NO
NEGOCIABLES

COMPROBANTE DE CONSIGNACION
Concepto

Es el que se elabora cuando se

deposita dinero en efectivo,
cheque o recibos de tarjetas de
crédito en la cuenta corriente
bancaria, para que este
comprobante de consignación
tenga validez requiere de la firma
y sello del cajero del banco.
9 DOCUMENTOS NO
NEGOCIABLES

REMISION
Concepto

Le permite al comprador la
confrontación de la mercancía recibida
con la solicitada en su pedido,
contiene los siguientes datos: Numero,
Nombre y dirección del comprador,
datos del transportador, Descripción
de la Mercancía, Observaciones, firma
de los responsables
10 DOCUMENTOS NO
NEGOCIABLES

NOTA DEBITO

Concepto

Es un documento por
medio del cual una empresa
informa a otra el cargo en su
cuenta por concepto
especificados en la misma.
11 DOCUMENTOS NO
NEGOCIABLES

NOTA CREDITO

Concepto

Es un documento por medio

del cual una empresa
notifica a otra la
disminución del importe de
una factura por concepto de
descuentos o de
anulaciones.
EJERCICIO 1 EJERCICIO 2 EJERCICIO 3
La empresa La empresa Americana La empresa Comercializadora
Comercializadora Calipso de Muebles S.A; vende Calypso S.A.S devuelve a
S.A.S compra mercancía a su cliente Andrés Proquinal S.A.S el 30% de la
por valor de $2.450.180 Zamora mercancía por mercancía de la factura N°380.
IVA incluido, según valor de $1.217.000, IVA Nota crédito NC-013450.
factura N°380. Cancela incluido, según factura
de contado con cheque N°1234 y le pagan con
N°456575, comprobante cheque N°0987-3456, el
NOTA: Para efectos
de pago N°201 cual se lo consignan a su
cuenta del banco de
didácticos el IVA
Bogotá utilizado, para la fecha
de la transacción es del
16%.
En la actualidad el IVA
es del 19%
EJERCICIO 1
EJERCICIO 2
EJERCICIO 3