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RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Wilmer E. Ibáñez Florez


Instructor

Noviembre.
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
CONTRATO DE FUNCIONAMIENTO
Son las “Reglas de Juego" del equipo para definir su
“manera” de funcionar. Son sus normas.

• Es el compromiso
asumido, “de salida”,
por todos, para el
funcionamiento del
equipo.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
1. EL ARCHIVO COMO UN SISTEMA

ENTRADA PROCESO SALIDA

Documentos Seguimiento y control de documentos Respuesta al


producidos al en trámite dentro de la gestión usuario interno
interior. administrativa y externo

Documentos Archivo de
recibidos del documentos
exterior. Reacción a la salida Retroalimentación activos

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
1. PRODUCCIÓN

2. PROGRAM
2. RECEPCIÓN
DE GESTIÓN
8. DISPOSICIÓN FINAL
DOCUMENTAL
PROCESOS
3. DISTRIBUCIÓN DE UN
PGD 7. CONSERVACIÓN

4. TRÁMITE 6.CONSULTA

5. ORGANIZACIÓN
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3. RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y
TRÁMITE

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1 Radicación:
• Procedimiento por el cual, se asigna un
número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envío
• Actividades: ingreso, recibo y clasificación.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.1 Ingreso:
• Identifica canales de ingreso. Forma
directa, mediante mensajero o entrega
directa del interesado.
• Apartado aéreo.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.1 Ingreso:
• Correo especializado.
• Telefax.
• Correo electrónico.
• Otros

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.2 Recibo: ¿Quien es responsable?
• Unidades de correspondencia.
• Designados por la empresa.
• Prohibición a otros.
• Socializar los roles de la unidad de
correspondencia

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.2 Recibo: ¿y la información contable?
• Con el fin de realizar una gestión mas
eficiente, se puede recibir directamente en el
área de contabilidad.
• Se tienen que llevar controles

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.2 Recibo:
• Establecer un horario para la recolección
diaria (apartado y empresa).
• Disponer de dispositivos para transportar y
proteger los sobres, evitando su perdida y
deterioro por contacto con el agua o lodo

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.2 Recibo:
• Las llaves del apartado deben conservarse
en la empresa, para evitar trastornos por
ausentismo del mensajero.
• Las personas encargadas de estas actividad
deben conocer la estructura de la empresa

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.2 Recibo: Correspondencia externa
• Canalizar su recibo a través de una salo persona u
oficina. Determinar quién o quienes deben
encargarse de su tramitación.
• Establecer normas y procedimientos los cuales
deben ser conocidos y acatados por todos en la
empresa. (Manual de correspondencia y archivo)

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.2 Recibo: Correspondencia externa
• Establecer un única responsabilidad para el
recibo.
• Respaldar con normas y procedimientos
esta actividad.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.2 Recibo:
• Para las empresas publicas y privadas que
ejerzan función publica = comunicados
oficiales + correspondencia.
• Empresa privada = correspondencia

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación: Debido a la gran
cantidad de documentos que pueden llegar a
la empresa, las empresas establecen
normas para determinar cuáles documentos
se radican y registran para control de su
recibo. (ejemplo sobre con nombre sin cargo)

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación: Agrupar la
correspondencia de la siguiente manera:
• Correspondencia personal. Es toda la
que esta dirigida a nombre propio de
persona y NO tenga el cargo que ésta
desempeñando en la empresa.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación:
• Correspondencia personal. La que esta
marcada “confidencia”, “personal”, “solo para
abrir por” o “privada”.
• Cuando el sobre llegue marcado a mano.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación:
• Correspondencia personal. La que no se
puede identificar con facilidad, no abrir y
enviar al destinatario con nota de “Si esta
comunicación no es personal por favor
devuélvala para su radicación”

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación:
• Correspondencia personal. Imprímale la
fecha de recibido, con sello fechador o reloj
de correspondencia además de sello de
correspondencia personal. (Hágalo llegar al
interesado).

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación:
• Folletos, revistas, publicaciones.
Imprímale la fecha de recibido. (Hágalo
llegar al interesado).

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación:
• Correspondencia interna y externa de la
empresa. Son los sobres dirigidos a nombre
de la empresa, a una persona, con el cargo
que desempeña.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación:
• Correspondencia interna y externa de la
empresa. Verificar la competencia de la
correspondencia, si no es de competencia
de la empresa, devolver el sobre sin abrir al
destinatario equivocado con nota aclaratoria.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación: Desempacar la
correspondencia
• Tome el sobre en posición de lectura.
• Gírelo hacia el lado izquierdo y golpéelo
para que el contenido caiga sobre este lado.
• Vuelva el sobre a posición de lectura.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación: Desempacar la
correspondencia
• Con unas tijeras, corte la franja muy angosta del
lado derecho para evitar cortar parte del contenido.
• Extraiga con cuidado los documentos del sobre.
Algunos vienen pegados al sobre, tirar de ellos
puede causar daños en el documento. (cheque)

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación: Desempacar la
correspondencia
• Revise que todo el contenido haya sido retirado
del sobre. Así se evita que algún anexo termine en
la basura. (si el documento trae hojas sueltas unir
con gancho de cosedora para evitar confusiones
con los anexos)

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1.3 Clasificación: Lea la correspondencia
• Comparar las fechas de elaboración, de entrega
al correo y recibido.
• Revisar si esta firmado.
• Verificar la inclusión de anexos. (nota en doc. y
agenda)
• Verificar a quien esta dirigida la correspondencia.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1 Radicar: Una vez se ha cumplido con
las actividades de ingreso, recibo y
clasificación, se radican los documentos,
“Procedimiento por el cual, se asigna un
número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío” .
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1 Radicar: También es ubicar los
documentos que hacen parte de la gestión
administrativa y que van a conformar la
memoria institucional. Se debe radicar todo
documento que tienen que ver con las
actividades propias de la empresa.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1 Radicar: Para radicar se utilizan sellos
radicares, que pueden ser en caucho o
electrónicos, el primero es muy común por
su economía y el segundo lo adquieren
empresas que manejan gran volumen de
correspondencia.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.1 Radicar: Sello radicador
Resumen: NOMBRE DE LA EMPRESA

-Organizar en orden de recepción. No. Orden:_________________

- Colocar sello. Fecha de


recibido:____________
- Colocar No orden. PASE A: ATENDIDO:

- Colocar fecha de recibo.


- Indicar el pase a:
Respuesta: Fecha:
No.:

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.2 Registro: Procedimiento por el cual,
las entidades ingresan en sus sistemas
datos como: Remitente o destinatario,
Nombre o código de la dependencia
competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de
respuesta.
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.2 Registro: Se realiza para que quede
evidencia del recibo y distribución de los
documentos, como un mecanismo de
control, este control se realiza mediante un
formato llamado Registro de
Correspondencia, puede ser físico o virtual.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.2 Registro: Se registran todos aquellos
documentos que se radican.

Los documentos de almacén, contabilidad y


tesorería, los reciben las respectivas áreas y
deben realizar el correspondiente control.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.2 Registro: Formato Registro de
Correspondencia.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.2 Registro: Recuerde que en la columna
detalle o asunto, se debe registra el
contenido del documento en un resumen o
síntesis.
Conserve las hojas de registro legajadas y
protegidas de acuerdo a la tabla de retención

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.1 RECEPCIÓN
3.1.2 Registro: Con este control, se evitaran
los traumas administrativos que
seguramente se presentarán con el tiempo.

El mejor medio para cerciorarse del recibo


de la correspondencia es el Registro de
Correspondencia.
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.2 DISTRIBUCIÓN
3.2 Distribución: Actividades tendientes a
garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.2 DISTRIBUCIÓN
3.2 Distribución:
Reparto interno de las comunicaciones a
cada una de las áreas, para su respectivo
trámite administrativo.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.2 DISTRIBUCIÓN
3.2.1 Insumos:
-Mensajero interno
-Bolsas de correspondencia
-Documentos clasificados
-Documentos radicados y registrados
-Formato de control de entregas
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.2 DISTRIBUCIÓN
3.2.2 Actividades:
- Planeación del recorrido, horarios,
frecuencias.
- Diseñar y definir unidades de
transferencias para los documentos (bolsas
de colores, donde introducir los doc
holgadamente)
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.2 DISTRIBUCIÓN
3.2.2 Actividades:
- Diseñar formato que permita evidencia de
la entrega de los documentos que se
distribuyen internamente. (Control de
entregas)

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.2 DISTRIBUCIÓN
3.2.2 Actividades: Orden en el control de
entregas:
- Correspondencia de la empresa
- Correspondencia personal
- Las revistas, folletos, paquetes y objetos
- Entregas urgentes, tramitarse de inmediato
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.2 DISTRIBUCIÓN
3.2.2 Actividades:
Control de entregas.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3 Trámite: Curso del documento desde su
producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.1 Producción:
- Definir modelos y estilos de los
documentos
- Definir las personas autorizadas para firma
de documentos
- Documentar (Manual de correspondencia)
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.1 Producción:
- Elaborar documentos con calidad, de ellos
depende el éxito del negocio y la buena
imagen que proyecta.

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.2 Consecutivo de correspondencia:
- Numeración consecutiva de la
correspondencia despachada de una
empresa, para control de la misma.
(Consecutivo de correspondencia
despachada)

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.2 Consecutivo de correspondencia:
- Deben quedar en el consecutivo de
correspondencia los oficios (cartas), oficios
circulares (cartas circulares), los
memorandos y telegramas, cuyas copias
deben empastarse en orden numérico y
cronológico cada año. (C.C)
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.3 Despacho de documentos:
- Revisar la documentación antes de asignar
consecutivo
- Revisar que los documentos cumplan con las
normas para su elaboración
- Revisar que los documentos no presenten
enmendaduras, errores de digitación, ortografía,
etc
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.3 Despacho de documentos:
- Revisar que el documento tenga la firma del
remitente.
- Revisar que quien firma es la persona autorizada,
si hay duda consultar
- Revisar que lleve anexos, y el numero indicado
(el original, su copia y la del consecutivo)
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.3 Despacho de documentos:
- Si una vez realizada la revisión todo esta en
orden, proceder a asignar el consecutivo
- El consecutivo inicia cada año.
- Llevar un control del consecutivo de forma física o
virtual (depende del tamaño de la empresa)

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.3 Despacho de documentos:
- El numero de consecutivo asignado se debe
colocar, al original, las copias y el sobre, trata de
utilizar siempre el mismo lugar (depende del estilo
para la elaboración de documentos)
- Si el doc no tiene fecha, asignar la fecha (el
documento no siempre se despacha en la fecha de
elaboración)
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.3 Despacho de documentos:
- Si el documento es respuesta de un
documento recibido, diligencie en el sello
radicador, tanto el numero como la fecha de
respuesta, esto permite tener la información
completa para control de la correspondencia

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.4 Medios:
- Determinar el medio de envío de acuerdo a
la normatividad vigente y las políticas de la
empresa.
- Diseñar y diligenciar el formato de Control
de Mensajería.
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.5 Descargue: Es liberar de la
responsabilidad, a la persona o dependencia
a la que se envió la comunicación para su
trámite.
- Documentos que han completado su
trámite, se deben devolver al archivo para su
custodia.
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
3.3 TRAMITE
3.3.5 Descargue:
-Revisar que en el atendido del sello
radicador, se encuentre la firma del jefe o de
quien dio respuesta, no debe ser la
secretaria si símbolos.
- Diligenciar el resto del sello radicador.
SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
Recepción, Distribución y Trámite
Taller de trámite…
Diligenciar los formatos en equipo y de
forma individual subir a la plataforma los
formatos y las respuestas diligenciadas
en los formatos. Inician consecutivo en
900

SENA:
CONOCIMIENTOY EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

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